giao trinh tin vp ngan han

Bài 1: Giới thiệu microsoft word 2003 I. Tổng quan về MICROSOFT WORD 2003 1) Giới thiệu về Microsoft Word 2003: MICROSOFT WORD là một trong các chơng trình xử lý văn bản phổ biến nhất hiện nay chạy trên nền Windows với các u điểm sau: Có thể thay đổi FONT, cỡ chữ và kiểu chữ theo ý muốn. Có khả năng liên kết dữ liệu với các ứng dung khác. Có khả năng tạo các văn bản đặc biệt nhờ các chơng trình hỗ trợ. Hãng MICROSOFT đã tổng hợp các chơng trình ứng dụng cho văn phòng, quản lý, trong đó có MICROSOFT WORD là một trong các ứng dụng của phần mềm MICROSOFT OFFICE. MICROSOFT WORD (còn gọi WIN WORD hoặc WORD) có nhiều phiên bản nh 4.0, 6.0, hiện nay WORD 97, 2000, XP, 2003, 2007). MICROSOFT WORD với nguồn gốc là soạn thảo văn bản tiếng anh vì vậy để soạn thảo các ngôn ngữ khác cần có các phần mềm trợ giúp về phông chữ (ví dụ ABC, viet key, dùng cho tiếng việt, Russian dùng cho tiếng Nga.v.v ). 2) Khởi động MICROSOFT WORD 2003: Để khởi động MICROSOFT WORD, điều kiện là nó đã đợc cài đặt. Có nhiều cách khởi động MICROSOFT WORD : Cách 1: Chọn Start/Programs/Microsoft Office/Microsoft Word 2003 Cách 2: - Kích hoạt menu Start e) Chọn File văn bản Word trong Documents Cách 3: Click vào biểu tợng Word trên thanh biểu tợng hoặc trên Desktop (nếu có) Cách 4 : Click vào biểu tợng lối tắt My Documents, chọn tài liệu muốn mở và Double- click Cách 5: Kích hoạt My Computer hoặc Windows Explorer, chọn tài liệu muốn mở và Double-click hoặc phải chuột vào tài liệu chọn open 3) Màn hình Microsof word 2003: Sau khi khởi động, màn hình chính của MICROSOFT WORD xuất hiện nh hình sau: 4) Menu chính : 1 Menu chính có các mục nh sau: file: các chức năng về file Edit: các chức năng về soạn thảo View: các chức năng xem insert: các chức năng chèn Format: các chức năng về hình thức hình dạng văn bản Tools: các chức năng về công cụ window: các chức năng về cửa sổ Help: các chức năng trợ giúp 4) Thanh công cụ chuẩn Standard Tool Bar: - Mở một văn bản mới dựa trên khuôn mẫu Normal - Mở tài liệu đã có trên đĩa - Cất giữ văn bản đang soạn vào đĩa - In toàn bộ tài liệu ra máy in - Xem văn bản trớc khi in - Kiểm tra chính tả đối với văn bản tiêng Anh - Cắt bỏ khối văn bản và lu nội dung đó vào Clipboard - Sao chép khối văn bản vào Clipboard - Sao chép khối văn bản từ Clipboard vào vị trí con trỏ tại văn bản - Chổi định dạng ký tự - Xoá bỏ một động tác soạn thảo hoặc định dạng trớc đó - Làm tiếp một động tác soạn thảo hoặc định dạng trớc đó - Chế độ định dạng tự động - Dùng Autotext - Chèn bảng biểu vào văn bản tại vị trí con trỏ - Chèn bảng tính EXCEL vào văn bản tại vị trí con trỏ - Định dạng văn bản dới dạng cột báo. - Khởi động chơng trình vẽ Microsoft Draw - Khởi động chơng trình đồ thị Microsoft Graph - Tắt bật hiển thị Tab hoặc Space - Thay đổi tỉ lệ hiển thị 2 5) Thanh công cụ định dạng - F rmat Tool Bar: Dùng để định dạng chữ và đoạn văn bản: - Hộp chọn khuôn mẫu - Syle - Hộp chọn phông chữ - Font - Hộp chọn cỡ chữ - Size - Tắt bật in đậm - B ld - Tắt bật in nghiêng - I alic - Tắt bật in có gạch chân - U derline - Căn lề văn bản theo lề trái - Căn lề văn bản theo giữa - Căn lề văn bản theo lề phải - Căn lề văn bản theo 2 lề phải, trái - Đánh số thứ tự tự động cho các đoạn văn bản - Đặt dấu trớc mỗi đoạn văn bản - Di chuyển sang trái 1 Tab khối văn bản đã chọn - Di chuyển sang phải 1 Tab khối văn bản đã chọn - Hiển, ẩn thanh công cụ Boarders 5) Kết thúc Microsoft Word 2003: Hoàn toàn giống kết thúc một chơng trình ứng dụng của windows Có nhiều cách đóng cửa sổ: *) Cách 1 : nhấp vào nút Close ổ góc phải trên cửa sổ *) Cách 2: nhấp đúp biểu tợng góc trái trên cửa sổ *) Cách 3: nhấp biểu tợng góc trái trên rồi chọn Close: *) Cách 4 : kéo Menu File xuống và chọn Exit (nếu là một ứng dụng): 3 *) Cách 5: nhấp nút phải chuột lên nút đại diện cửa sổ ở thanh tác vụ và chọn Close. *) Cách 6 : ấn Alt+F4. II) Các thao tác cơ bản trong soạn thảo văn bản 1) vài kiến thức về văn bản: e) a) đặt khoảng cách lề và tiêu đề trên, dới: e) Thao tác nh sau: C họn menu File/Page Setup/Magin Các thông số của Margins là: Top: Lề trên Bottom: Lề dới Left: Lề trái Right: Lề phải Gutter: Khoảng cách lề cho việc đóng tập tài liệu Multiple pages/Mirror margins: Làm lề đối xứng khi in 2 mặt 4 Tiêu đề đầu trang Lề trên Lề phải Đoạn văn bản (Paragraph) Lề trái Hình ảnh Tiêu đề chân trang Lề dưới 2) Các thao tác về file văn bản: a) Mở file mới: Ta có các cách sau: Cách 1- Dùng menu: Kích hoạt menu File- chọn New Chọn Blank Document: Cách 2- Dùng phím nóng: Ctrl+N Cách 3- Dùng biểu tợng: Bấm vào biểu tợng New Khi ta mở tài liệu mới thì hộp thoại New sẽ cho phép ta chọn các mẫu soạn thảo. Thông thờng ta chọn kiểu Normal đã có các thông số chuẩn, ta chỉ sửa đổi lại chút ít các thông số cho phù hợp với loại tài liệu ta định soạn thảo nh cài đặt khổ giấy, quy cách văn bản tài liệu. b) Mở file cũ: Ta có các cách sau: C ách 1- Dùng menu: Kích hoạt menu File - Cọn Open Lựa chọn File cần mở trong hộp thoại Open: Cách 2- Dùng phím nóng: Ctrl+O, chọn File cần mở trong hộp thoại Open Cách 2- Dùng biểu tợng: Bấm vào biểu tợng Open- ; Lựa chọn File cần mở trong hộp thoại Open 5 c) Đóng tệp đang soạn thảo: Ta có các cách sau: Cách 1- Dùng menu: Kích hoạt menu File Chọn Close Cách 2: Bấm nút trái chuột vào biểu tợng góc trái trên Chọn Close Cách 3: Bấm đúp vào biểu tợng Cách 4: Bấm vào biểu tợng Close ở dới d) Lu giữ nội dung tệp đang soạn thảo đã đặt tên: Ta có các cách sau: Cách 1: Dùng menu: Kích hoạt menu File chọn Save Cách 2: Bấm nút trái chuột vào biểu tợng Save e) Lu giữ nội dung tệp với tên khác: Thao tác nh sau: Kích hoạt menu File chọn Save As Đánh tên mới vào hộp File Name và bấm chọn Save 6 3) Thiết lập màn hình khi soạn thảo: Có 4 chế độ khác nhau để xem tài liệu trên cửa sổ màn hình khi soạn thảo. Thao tác nh sau: Kích hoạt menu VIEW. Chọn 1 trong 5 chế độ : Các chế độ VIEW là: Normal - Chế độ bình thờng: chế độ này có 1 số chi tiết đợc đơn giản hoá để tăng tốc độ truy xuất ( ví dụ nh không thấy số trang, không thực hiện đợc thao tác vẽ) Web Layout Chế độ trang Web: Dùng để thực hiện, xem các tài liệu từ Websize Print Layout - Chế độ trình bày trang: Tài liệu sẽ đợc thể hiện giống nh khi đợc in ra. Reading Layout - chế độ tổng quan tài liệu: thờng dùng để xem cùng lúc nhiều trang tài liệu. Outline - Chế độ tổng quan: thờng dùng để xem những mục tiêu lớn của tài liệu, giấu đi các chi tiết nhỏ. 4) Thao tác soạn thảo: a) Các thao tác đánh tiếng Việt: Cần chú ý muốn đánh tiếng thì phần mềm FONT tiếng Việt phải ở trạng thái bật ( ON ). Thao tác nhập văn bản từ bàn phím Ta gõ các phím theo th tự các chữ cái của văn bản cần soạn thảo Hết dòng thì máy tự xuống dòng khác Khi hết một đoạn (có thụt đầu dòng ) mới ấn phím Enter Word có hai chế độ gõ: Chế độ chèn (insert): ký tự đợc gõ vàosẽ đẩy ký tự sau con trỏ sang phải. Chế độ đè (OVER): ký tự mới chồng lên ký tự sau con trỏ Xoá ký tự sai: dùng Back space 7 dùng phím di chuyển con trỏ đến ký tự sai dùng phím DEL Các thao tác đánh chữ cái đặc biệt : - đ = dd ô = oo â = aa - ă = aw - ơ = ow hoặc } - = uw hoặc { w = ww Các ký tự bỏ dấu: x = xx R = RR j = jj s = ss f = ff Các thao tác bỏ dấu: dấu / = s dấu \ = f dấu ? = r dấu . = j dấu ~ = x b) Các phím di chuyển: Di chuyển Phím Sang phải một ký tự Sang trái một ký tự Lên một hàng Xuống một dòng Về đầu hàng Về cuối hàng Về đầu tài liệu Về cuối tài liệu Lên một trang màn hình Xuống một trang màn hình Home End Ctrl + Home Ctrl + End Page Up Page Down c) Di chuyển dùng chuột: Đến nơi bất kỳ trong màn hình: di chuyển con trỏ chuột đến vị trí đó, ấn nút trái chuột. Di chuyển lớn hơn màn hình - dùng Rule dọc: Muốn thay đổi một hàng thì bấm vào nút tam giác chỉ hớng. Muốn chuyển nhanh thì bấm và giữ nút trái chuột vào icon trợt kéo đi khi vị trí muốn di chuyển trên màn hình thì dùng lại. Di con trỏ đến vị trí đó bấm nút phải chuột. Trang giấy rộng hơn màn hình thì dùng Ruler ngang, các thao tác giống Rule dọc . 8 d) Di chuyển nhanh tới 1 trang nào đấy: Kích hoạt menu EDIT- Chọn GOTO - Đánh số trang cần chuyển đến. (hoặc bấm phím F5) Bấm GO TO Bấm CLOSE e) Tạo chỉ số trên, dới : Trong văn bản, rất hay có dạng chỉ số trên M n và dạng chỉ số dới M n . Muốn tạo chỉ số trên và dới , thao tác nh sau: Cách 1:- Bấm biểu tợng X 2 - : tạo chỉ số trên Bấm biểu tợng X 2 - : chỉ số dới Muốn trở lại bình thờng bấm biểu tợng tơng ứng lần nữa Cách 2: dùng bàn phím Bấm tổ hợp phím ctrl + Shift + dấu cộng: chỉ số trên Bấm tổ hợp phím ctrl + dấu bằng : chỉ số dới Gõ tổ hợp trên lần nữa trở lại bình thờng 5) Thao tác với khối: Để thực hiện nhanh các công tác soạn thảo, MICROSOFT WORD có khái niệm khối và các thao tác đối với khối. Khối là một đoạn văn bản, tài liệu liên tục. Thông qua các thao tác copy, xoá, di chuyển, khối làm cho công tác soạn thảo nhanh gấp nhiều lần. Để thực hiện các thao tác copy, xoá, di chuyển, khối thì trớc tiên khối đó phải đợc đánh dấu. a) Các thao tác đánh dấu đoạn, khối văn bản: Đánh dấu khối dùng chuột: di chuột đến đầu khối ; ấn giữ nút trái chuột và kéo chuột cho đến hết khối cần đánh dấu rồi thả nút phải chuột . Đánh dấu khối dùng bàn phím : di chuyển con trỏ đến đầu khối ; ấn giữ phím Shift và bấm các phím di chuyển Khi khối đợc đánh dấu nó sẽ đổi màu nh hình sau: 9 Bỏ chọn bằng phím ESC b) Copy khối văn bản Thao tác nh sau: Đánh dấu khối văn bản cần sao chép Thực hiện một trong các phơng pháp sau: - Bấm vào biểu tợng copy ấn tổ hợp phím Ctrl + c Kích hoạt menu EDIT rồi chọn copy di chuyển đến nơi để khối văn bản sao chép Thực hiện một trong các phơng pháp sau: - Bấm chuột vào biểu tợng paste ấn tổ hợp phím Ctrl + V Kích hoạt menu EDIT rồi chọn PASTE Ta có thể dùng cách sau: đánh dấu khối văn bản ấn giữ phím ctrl bấm giữ nút trái chuột khi chuột trỏ vào khối đã đánh dấu và đa con trỏ đến nơi cần copy rồi thả chuột b) Di chuyển khối văn bản Thao tác nh sau: Đánh dấu khối văn bản cần di chuyển Thực hiện một trong các phơng pháp sau: - Bấm vào biểu tợng CUT- ấn tổ hợp phím Ctrl + X 10 [...]... văn bản Chúng là các thực thể vẽ ( Entity ) Vì vậy mà có sự che khuất nhau a) Thanh công cụ vẽ đồ hoạ: Thanh công cụ vẽ đồ hoạ nh hình sau: Nếu trên màn hình cha có thanh công cụ vẽ đồ hoạ thì nháy đúp chuột vào nút DRAWING Các chức năng, công cụ vẽ chính trong 2 mục Draw và AutoShapes Chức năng các thành phần trên thanh công cụ là: LINE ( vẽ đoạn thẳng): Bấm nút trái chuột vào biểu tợng này,... 17 Cáh 1 : chọn định dạng kiểu từ thanh FORMAT BAR nh hình vẽ: Cách 2: Chọn định dạng kiểu trong hộp thoại STYLE, cách gọi hộp thoại STYLE nh đã trình bày ở phần trên IV - Bảng biểu trong tài liệu, văn bản : 1) Tạo bảng biểu mới: Thao tác tạo bảng biểu nh sau: Đa con trỏ tới điểm cần đặt bảng biểu Dùng một trong các cách sau: Cách 1: bấm nút Insert Table trên thanh công cụ Dùng chuột ( ấn, giữ và... trên nó Thực hiện một trong các cách sau: Bấm vào nút TABLE trên thanh công cụ - 19 Chọn TABLE, chọn INSERT rồi chọn ROW ABOVE nếu muốn chèn dòng phía trên và chọn ROW BELOW nếu muốn chèn dòng phía dới c) Thao tác chèn thêm 1 cột: Chọn cột mà muốn chèn thêm cột vào phía trái nó Thực hiện một trong các cách sau: Bấm vào nút TABLE trên thanh công cụ - Chọn TABLE, chọn INSERT rồi chọn COLUMNS TO THE LEFT... Đánh số thứ tự trong một bảng: Nhiều tài liệu mà ta cần đánh số thứ tự cho bảng Ta có thể đánh số thứ tự bằng tay (gõ số) Để đánh số thứ tự nhanh, ta có thể đánh số thứ tự tự động nh sau: 26 Cách 1: Chọn cột hay hàng cần đánh số th tự Bấm vào nút trên thanh công cụ định dạng Hộp thoại TABLE NUMBERING xuất hiện nh hình sau: Chọn phơng thức đánh số thứ tự theo hàng hay cột Bấm OK STT Họ tên Lơng... bản đặc biệt ( Frame Paragraph ) trong Microsoft Word, nó có thể dùng làm viền hoặc ấn định một vùng riêng để hình vẽ, đồ hoạ hoặc nơi để thông tin khác vào Để mở một khung ta có các cách sau: Cách 1: Chọn menu INSERT Chọn Text Box Cách 2: Bấm vào nút trên thanh công cụ Drawing Toolbar Sau 2 cách trên con trỏ chuột trở thành + Ta đa con trỏ chuột đến nơi bắt đầu khung, ấn và giữ nút trái chuột, rê... nh sau: Chọn FORMAT Chọn STYLES AND FORMATTING, hộp thoại STYLE xuất hiện nh hình bên, chọn New Style để xuất hiện hộp thoại sau: Ta chọn NEW để tạo định dạng mới, hộp thoại NEW STYLE xuất hiện nh hình sau: Nhập tên định dạng kiểu vào hộp NAME Chọn FORMAT để xác định tập các tính chất định dạng Nếu cần xác định tổ hợp phím tắt để sau này gọi STYLE đó nhanh chóng thì chọn SHORTCUT KEY Muốn thay... TABLE không đợc chọn Để in ra đợc các đờng phân chia bảng ta phải kẻ đờng khung Thao tác kẻ đờng khung cho bảng có 2 cách nh sau: Cách 1: Đánh dấu các ô, hàng, cột hoặc cả bảng cần kẻ khung Dùng thanh công cụ BORDER and SHADING Chọn kiểu đờng kẻ: Các hình thức kẻ khung: Nền của ô: Cách 2: Đánh dấu các ô, hàng, cột hoặc cả bảng cần kẻ khung Chọn FORMAT Chọn BORDER and SHADING: Hộp thoại... biệt chữ hoa, chữ thờng Bấm chọn các phơng thức thay thế: FIND NEXT: bỏ qua 1 lần tìm thấy và tìm tiếp REPLACE : thay thế lần tìm thấy đầu tiên REPLACE ALL: thay thế toàn bộ nếu tìm thấy c) Tìm kiếm nhanh trang văn bản: Thao tác nh sau: ở GO TO Gõ vào số trang cần tìm và chọn Next hoặc Enter sau đó chọn Close 7) Hủy và nhắc lại các thao tác vừa làm trớc đó MICROSOFT WORD cho phép chúng ta nhắc lại... Lặp lại lệnh vừa thực hiện trớc đó - REPEAT: Kích hoạt menu EDITrồi chọn REPEAT Bấm vào biểu tợng REDO ctrl + Y 12 8) Sử dụng phím Tab trong soạn thảo: Về nguyên tắc, phím Tab đợc sử dụng để di chuyển nhanh con trỏ đi một khoảng cách nhất định, do đó việc trình bày văn bản ngay ngắn, chính xác theo ý đồ trình bày văn bản của ngời dùng WORD có 4 loại điểm dừng: Điểm dừng TAB trái ( left ): khi đợc chọn... khối, đoạn văn bản : Có các hình thức thụt vào khối, đoạn văn bản nh sau: Left Indentation: Thụt vào so với biên trái Right Indentation: Thụt vào so với biên phải Special Indentation: Chỉ thụt dòng đầu Hanging Indent : giữ nguyên dòng đầu thụt các dòng còn lại Thao tác đặt thụt vào khối, đoạn văn bản có các cách : Cách 1: dùng thớc ( Rule ) Đánh dấu khối, đoạn văn bản định căn chỉnh Đa con trỏ chuột . chuột. Trang giấy rộng hơn màn hình thì dùng Ruler ngang, các thao tác giống Rule dọc . 8 d) Di chuyển nhanh tới 1 trang nào đấy: Kích hoạt menu EDIT- Chọn. về công cụ window: các chức năng về cửa sổ Help: các chức năng trợ giúp 4) Thanh công cụ chuẩn Standard Tool Bar: - Mở một văn bản mới dựa trên khuôn