MẪU HỒ SƠ PHÂN TÍCH.doc

MẪU HỒ SƠ PHÂN TÍCH

HỒ SƠ KHẢO SÁT

PHẦN I HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG

I MÔ HÌNH TỔ CHỨC

Công ty Khai thác dầu khí Việt-Xô là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực khai thác dầu khí, công ty có hai nhiệm vụ chính là trực tiếp khai thác dầu và cho thuê các trang thiết bị phục vụ việc khai thác.

Trong đó các xí nghiệp khai thác là những đơn vị trực tiếp làm nhiệm vụ khai thác dầu và khí tại các mỏ của công ty Bộ phận dịch vụ có nhiệm vụ quản lý việc cho thuê các thiết bị khai thác Việc sửa chữa các thiết bị hỏng hoặc thay thế các thiết bị theo định kỳ được thực hiện bởi bộ phận Bảo dưỡng thiết bị Nguồn linh kiện thay thế và sửa chữa được đảm bảo bởi bộ phận mua hàng và được cất giữ tại các kho

II CÁC KHÁI NIỆM CHÍNH

 Thiết bị: Là tập hợp các loại máy móc, kết cấu phục vụ công

việc khai thác dầu khí của công ty như tàu thuyền, ô tô, máy bơm, giàn khoan…

 Linh kiện: Là tập hợp các chi tiết cấu thành nên các thiết bị Loại thiết bị: Một loại thiết bị là tập hợp các thiết bị có cùng

một số thông số kĩ thuật nào đó

 Loại linh kiện: Một loại linh kiện là tập hợp các linh kiện có

cùng một số thông số kỹ thuật.

Chú ý: Mỗi loại thiết bao gồm nhiều loại linh kiện khác nhau và mỗi

loại linh kiện có thể thuộc nhiều loại thiết bị.

 Tỷ lệ hỏng trung bình của một loại linh kiện trong một loạithiết bị nào đó trong một năm: Được tính bằng tỷ số giữa số

linh kiện thuộc loại đó được dùng để sửa chữa, thay thế cho các thiết bị thuộc loại thiết bị này trong một năm với tổng số linh kiện trong các thiết bị loại này.

 Linh kiện dự trữ: Là các linh kiện mới được cất trong kho để

đáp ứng nhu cầu sửa chữa thay thế khi cần thiết, số lượng linh kiện dữ trữ tỉ lệ thuận với số thiết bị công ty đang sử dụng và tỷ lệ hỏng trung bình của linh kiện trong mỗi loại thiết bị.

 Kế hoạch mua hàng: Là bảng danh mục các loại linh kiện cần

mua trong đó xác định tên và số lượng của từng loại linh kiện.

 Bảng chào hàng: Là danh mục các linh kiện kèm theo giá cả

và thời hạn cung cấp mà các nhà cung cấp gửi cho công ty để giới thiệu.

III QUI TRÌNH QUẢN LÝ

1 Mô tả

Theo hạn định hàng tháng, bộ phận mua hàng sẽ lên danh mục các loại linh kiện cần mua kèm theo số lượng cần mua của mỗi loại Sau đó căn cứ vào các chào hàng từ phía nhà cung cấp để chọn nhà cung cấp hàng Bước cuối cùng là lập đơn đặt hàng Chi tiết quy trình như sau:

Quy trình lên danh mục linh kiện cần mua: Để xác định số lượng

mỗi loại linh kiện cần mua( CM), bộ phận mua hàng cần nắm được các thông tin sau:

 Số lượng các linh kiện mỗi loại hiện đang được sử dụng trong công ty( ký hiệu là DSD) Vì các linh kiện được gắn với các thiết bị do đó số lượng linh kiện hiện có được tính thông qua số lượng thiết bị công ty đang sử dụng Thông tin về số lượng linh kiện được quản lý thông qua việc quản lý các chứng từ mua mới và biên bản thanh lý, mỗi chứng từ mua mới sẽ cho biết công ty có thêm bao nhiêu thiết bị theo từng loại, mỗi biên bản thanh lý sẽ cho biết có bao nhiêu thiết bị từng loại không còn được sử dụng nữa

 Tỷ lệ hỏng trung bình trong năm của mỗi loại linh kiện trong mỗi loại thiết bị( ký thiệu là TLH) Thông tin về tỉ lệ hỏng hay thay thế của mỗi loại linh kiện trong một loại thiết bị được tính toán dựa trên các thông kê về tình hình sử dụng thiết bị trong nhiều năm Tùy theo tình hình thực tế hoạt động của công ty

mà tỷ lệ này có thể được điều chỉnh để đảm bảo lượng linh kiện dữ trữ trong kho đáp ứng được nhu cầu thực tế của công ty  Số lượng trong kho của mỗi loại linh kiện( ký hiệu là STK).

Thông tin này thu được thông qua việc đối chiếu các phiếu nhập khoa và phiếu xuất kho.

 Số linh kiện đã được đặt hàng nhưng chưa được cung cấp( ký hiệu là SDH) Thông tin này được tính thông qua việc quản lý tổng số hàng đã được đặt trong các đơn hàng và số lượng hàng đã được nhập về kho.

Dựa trên các thông tin trên, bộ phận mua hàng sẽ tính được số lượng linh kiện cần mua của mỗi loại linh kiện theo công thức sau:

CM = DSD * TLH – STK - SDH

Quy trình lập đơn đặt hàng: Căn cứ trên danh mục các loại linh kiện

cần mua, bộ phận mua hàng cần xác định sẽ đặt hàng từ nhà cung cấp nào, tiều chí để chọn nhà cung cấp là giá thành và thời hạn cung cấp.

2 Sơ đồ quy trình xử lý

a Quy trình lập kế hoạch mua hàng

XN khai thácBP dịch vụBP mua hàng BP bảo dưỡng BP kho

b Quy trình lập đơn đặt hàng

IV PHÂN TÍCH CÁC ĐỐI TƯỢNG QUẢN LÝ

V MẪU BIỂU ĐẦU VÀO, ĐẦU RA

Danh sách các mẫu biểu được sử dụng:  Chứng từ mua mới thiết bị  Biên bản thanh lý thiết bị  Phiếu nhập kho - tần xuất cao  Phiếu xuất kho - tần xuất cao  Báo cáo kế hoạch mua hàng

PHẦN II MÔ HÌNH HỆ THỐNG THÔNG TIN

I QUI TRÌNH QUẢN LÝ

Mục tiêu quản lý:

 Theo dõi được thông tin thiết bị của công ty  Theo dõi việc xuất nhập kho

 Theo dõi linh kiện đã đặt mua

 Theo dõi được thông tin chào hàng của các nhà cung cấp

II MẪU BIỂU ĐẦU VÀO, ĐẦU RA

Danh sách các mẫu biểu được sử dụng:  Chứng từ mua mới thiết bị  Biên bản thanh lý thiết bị  Phiếu nhập kho - tần xuất cao  Phiếu xuất kho - tần xuất cao  Báo cáo kế hoạch mua hàng  Đơn đặt hàng

 Bảng chào hàng từ nhà cung cấp

III CÁC THAY ĐỔI CHÍNH

Thay đổi chính khi đưa hệ thống quản lý vào sử dụng là các lợi ích về mặt thời gian xử lý công việc nhưng cũng đòi hỏi một số thay đổi về thói quen làm việc của các nhân viên bộ phận mua hang:

Các lợi ích có được:

 Thời gian lên kế hoạch mua hàng có thể được tính toán với chu kỳ theo giờ hoặc ngày

 Tổng hợp nhanh báo cáo tồn kho

 Tổng hợp nhanh báo cáo tình trạng các linh kiện đã đặt  Cung cấp gợi ý chọn nhà cung cấp ở bước đặt hàng

Các yêu cầu thay đổi về thói quen làm việc:

 Các nhân viên phải thường xuyên cập nhật thông tin vào hệ thống.

 Có thói quen sử dụng máy tính để tham gia vào hệ thống trong quá trình thao tác nghiệp vụ của mình.

PHẦN III TỔ CHỨC THỰC HIỆN

I THỜI GIAN / KẾ HOẠCH THỰC HIỆNII KẾ HOẠCH NHÂN SỰ

PHẦN IV ĐÁNH GIÁ

I ĐÁNH GIÁ PHƯƠNG ÁN

Phương án xây dựng hệ thống thông tin ở đây là xây dựng hệ thống dựa trên môi trường web với cơ sở dữ liệu tập trung Sở dĩ lựa chọn phương án này bởi qua khảo sát cho thấy đặc trưng của công ty là có nhiều bộ phân nằm phân tán về mặt địa lý, công việc của bộ phận mua hàng lại đòi hỏi thông tin tổng hợp từ nhiều bộ phận khác nhau do đó việc xây dựng cơ sở dữ liệu tập trung qua môi trường mạng sẽ thuận lợi hơn so với việc xây dựng các phân hệ riêng biệt.

II ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ

Khi hệ thống đi vào hoạt động thì lợi ích có thể nhìn thấy ngay là tốc độ xử lý các yêu cầu nghiệp vụ sẽ tăng lên do việc giảm thời gian tính toán và tổng hợp số liệu Đặc biết phần quy trình lập kế hoạch mua hàng sẽ phát huy được hiệu quả tốt hơn so với trước bởi nó có thể cung cấp các báo cáo kế hoạch mua hàng với chu kỳ ngắn hơn nhiều so với việc làm thủ công bằng tay.

III ĐÁNH GIÁ RỦI RO

Khó khăn có thể gặp phải trong khi triển khai dự án có thể là: - Lượng thông tin cần chuyển đổi vào máy là lớn.

- Đòi hỏi các bộ phận có liên quan như sửa chữa, kho phải thường xuyên cập nhật thông tin về tình hình hoạt động của bộ phần mình, điều này có thể đòi hỏi phải thay đổi thói quen làm việc của các bộ phận này.

MẪU HỒ SƠ PHÂN TÍCH

PHẦN I MÔ HÌNH QUI TRÌNH NGHIỆP VỤ

I CÁC SƠ ĐỒ QUI TRÌNH XỬ LÝ CHI TIẾT VÀ DIỄN GIẢI

II CÁC SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU VÀ DIỄN GIẢI

1 Sơ đồ quan hệ thực thể chưa chuẩn hóa

2 Sơ đồ dòng dữ liệu

Báo cáo kho

Loại Linh kiện

Bảng kê khai tài

Theo dõi thông tin thiết bị

PHẦN II MÔ HÌNH CHỨC NĂNG

I SƠ ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG

Lập kế hoạch mua hàng và đơn đặt hàng

II PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG CHI TIẾT

 Nhập báo cáo thiết bị sử dụng và cho thuê

Nhập báo cáo về số lượng từng loại thiết bị hiện đang được sử dụng hoặc cho thuê hàng tháng Tần xuất sử dụng trung bình Không có yêu cầu về tốc độ xử lý

 Thống kế số lượng thiết bị đang dùng

Dựa trên chứng từ mua mới và biên bản thanh lý để thống kế số lượng thiết bị mỗi loại mà công ty hiện có Tần xuất sử dụng trung bình Không có yêu cầu về tốc độ xử lý

 Nhập báo cáo kho

Nhập báo cáo về số lượng từng loại linh kiện còn tồn trong kho hàng tháng Tần xuất sử dụng chức năng trung bình Không có yêu cầu về tốc độ xử lý

 Theo dõi linh kiện đặt mua

Theo dõi các đơn đặt hàng, và tình trạng giao hàng của nhà cung cấp để biết các linh kiện được đặt mua đã được giao chưa và thời điểm giao Tần xuất sử dụng chức năng cao Không có yêu cầu về tốc độ xử lý

 Nhập bảng tỉ lệ hỏng hóc trung bình của linh kiện trong thiết bị

Nhập bảng tỉ lệ hỏng hóc trung bình của linh kiện trong một loại thiết bị nào đó hàng năm Tần xuất sử dụng thấp Không có yêu cầu về tốc độ xử lý

 Theo dõi giá chào - thời hạn cung cấp của nhà cung cấp

Theo dõi giá chào - thời hạn cung cấp của nhà cung cấp Tần xuất sử dụng cao Không có yêu cầu về tốc độ xử lý

 Lập kế hoạch mua hàng

Lập kế hoạch mua hàng Tần xuất sử dụng cao Có yêu cầu về tốc độ xử lý

 Lập đơn đặt hàng

Lập đơn đặt hàng Tần xuất sử dụng cao Có yêu cầu về tốc độ xử lý

1 Nhập báo cáo thiết bị sử dụng và cho thuê

Tên chức năng: Thống kế số lượng thiết bị đang dùng

Mô tả tóm tắt: Dựa trên chứng từ mua mới và biên bản thanh lý để thống kế số lượng thiết bị mỗi loại mà công ty hiện có

Tần xuất sử dụng:Trung bình Không có yêu cầu về tốc độ xử lý

1 Mô tả chức năng

Chức năng này nhằm Nhập báo cáo về số lượng từng loại thiết bị hiện đang được các Xí nghiệp khai thác sử dụng hoặc được cho thuê hàng tháng Nó được kích hoạt khi đến cuối tháng bộ phận Dịch vụ thống kê số lượng các thiết bị hiện đang được sử dụng hoặc cho thuê Và lập ra một báo cáo thống kê thiết bị sử dụng và cho thuê bao gồm loại thiết bị và số lượng thiết bị, tình trạng đang được sử dụng hoặc cho thuê, rồi gửi cho Bộ phận Mua hàng Bộ phận Mua hàng nhận báo cáo và lưu

Báo cáo sử dụng, cho thuê thiết bị chi tiết

a. Nhập báo cáo kho

1 Mô tả chức năng

Chức năng này nhằm Nhập báo cáo về số lượng từng loại linh kiện còn tồn trong kho hàng tháng Nó được kích hoạt khi đến cuối tháng bộ phận Kho thống kê số lượng từng loại linh kiện còn tồn trong kho Và lập ra một báo cáo kho bao gồm loại linh kiện, số lượng tồn kho, rồi gửi cho Bộ phận Mua hàng Bộ phận Mua hàng nhận báo cáo và lưu bao cáo

2 Sử dụng thực thể

Thực thểChènTruy

xuấtnhậtCậpXóaLưuChú thích

chi tiết

b. Theo dõi linh kiện đặt mua

1 Mô tả chức năng

Chức năng này nhằm Theo dõi các đơn đặt hàng, và tình trạng giao hàng của nhà cung cấp để biết các linh kiện được đặt mua đã được giao hay chưa và thời điểm giao Nó được kích hoạt khi Bộ phận Mua hàng muốn theo dõi tình trạng giao hàng hoặc khi linh kiện đặt mua được nhà cung cấp giao hàng, khi đó Bộ phận Mua hàng sẽ cập nhật vào đơn đặt hàng về thời điểm

Chức năng này nhằm Nhập bảng tỉ lệ hỏng hóc trung bình của linh kiện trong một loại thiết bị nào đó hàng năm Nó được kích hoạt khi đến cuối năm bộ phận Bảo dưỡng Thiết bị thống kê tỉ lệ hỏng hóc trung bình của thiết bị trong từng loại thiết bị và đưa ra một bảng bao gồm loại thiết bị, loại linh kiện và tỉ lệ hỏng hóc trong một năm Từ đó đưa ra một bảng thống kê tỉ lệ hỏng hóc trung bình của linh kiện trong từng loại thiết bị bao gồm loại thiết bị, loại linh kiện và tỉ lệ hỏng hóc trong một năm Sau đó gửi cho Bộ phận Mua hàng, Bộ phận Mua hàng nhận bảng tỉ lệ hỏng hóc rồi lưu lại

Linh kiện 

d.Theo dõi giá chào - thời hạn cung cấp của nhà cung cấp

1 Mô tả chức năng

Chức năng này nhằm theo dõi giá chào - thời hạn cung cấp linh kiện của nhà cung cấp Nó được kích hoạt khi nhà cung cấp chủ động chào hàng với công ty, hoặc khi bộ phận Mua hàng yêu cầu nhà cung cấp chào hàng Và bảng giá chào - thời hạn cung cấp của nhà cung cấp bao gồm loại linh kiện, giá chào, thời hạn cung cấp sẽ được chuyển cho bộ phận Mua hàng của công ty Bộ phận Mua hàng lưu lại bảng giá chào -thời hạn cung cấp, và lưu lại nhà cung cấp nếu nhà cung cấp này chưa

Chức năng này nhằm lập kế hoạch mua hàng cho công ty Nó được kích hoạt khi đến cuối tháng bộ phận Mua hàng cần đưa ra một kế hoạch mua hàng trong tháng tới

Bộ phận Mua hàng nhận được báo cáo kho từ bộ phận Kho, báo cáo thống kê thiết bị sử dụng và cho thuê từ bộ phận Dịch vụ, bảng thống kê tỉ lệ hỏng hóc trung bình của linh kiện trong từng loại thiết bị từ bộ phận Bảo dưỡng Thiết bị hoặc sẵn có, cùng với các đơn đặt mua linh kiện sẵn có

Bộ phận Mua hàng dựa vào báo cáo thống kê thiết bị sử dụng và cho thuê để biết được các thiết bị và số lượng hiện có, tổng hợp báo cáo kho và thống kê linh kiện đặt mua mà các nhà cung cấp chưa giao từ những đơn đặt hàng nhà cung cấp chưa giao hết linh kiện để tính được các linh kiện và số lượng tồn kho hoặc chưa nhận hàng Sau đó, Bộ phận Mua hàng đối chiếu vào bảng thống kê tỉ lệ hỏng hóc trung bình của linh kiện trong từng loại thiết bị để quyết định sẽ phải mua thêm bao nhiêu linh kiện mỗi loại và thời hạn cung cấp để đủ dự trữ trong các tháng tới Từ đó lập được kế hoạch mua hàng gồm loại linh kiện, số lượng và mức ưu tiên cho thời hạn cung cấp.

Công thức gợi ý tính Số lượng linh kiện Lj cần mua:

Số lượng linh kiện Lj cần mua ≈ SLK * TLH – SLKT + SDH SLK = Số lượng thiết bị Ti có linh kiện Lj

TLH = Tỷ lệ hỏng trong một năm STK = Số lượng linh kiện Lj tồn kho

SDH = Số lượng linh kiện Lj chưa nhận hàng)

Mức ưu tiên cho thời hạn cung cấp linh kiện Lj phụ thuộc vào tỉ lệ:

STK / SLK*TLH

Nếu Tỉ lệ này ≈ 1 thì mức ưu tiên cho thời hạn cung cấp bé, nhưng nếu Tỉ lệ này << 1 thì mức ưu tiên cho thời hạn cung cấp tăng dần và lớn

Báo cáo kho chi

Chức năng này nhằm lập đơn đặt mua hàng hàng tháng Nó được kích hoạt khi đến cuối tháng bộ phận Mua hàng cần lập các đơn đặt mua hàng với các nhà cung cấp để mua hàng trong tháng tới.

Bộ phận Mua hàng sử dụng kế hoạch mua hàng vừa lập rồi đối chiếu với bảng giá chào - thời hạn cung cấp của các nhà cung cấp đã có Từ đó tìm ra cách tối ưu nhất để lập các đơn đặt mua hàng với các nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí giá chào, thời hạn cung cấp Đơn đặt mua hàng gồm thông tin công ty, thông tin nhà cung cấp, loại linh kiện

Phần III Phân tích dữ liệu I Sơ đồ quan hệ thực thể

1 Sơ đồ quan hệ thực thể chưa có dữ liệu đã loại bỏ quan hệ nhiều - nhiều

Chứng từ nhập chi tiết Chứng từ xuất chi tiết

2 Sơ đồ quan hệ thực thể dạng chuẩn 3:

#Mã loại linh kiệnTên loại linh kiện

Bảng báo giá chi tiết

#Mã loại linh kiện@

II PHÂN TÍCH CHI TIẾT THỰC THỂ a Thực thể Loại thiết bị

1 Mục đích sử dụng

Lưu trữ các thông tin chi tiết của từng loại thiết bị 2 Các thuộc tính

Tên thuộc tínhTùy chọnKhuôn dạngĐộ dàiMiềnChú thích

PhảiCóMột hoặc nhiều Báo cáo sử dụng, chothuê thiết bị chi tiết Có tham gia vào khóachính PhảiCóMột hoặc nhiều Tỉ lệ hỏng hóc trungbình Có tham gia vào khóachính

b Thực thể Loại linh kiện

1 Mục đích sử dụng

Lưu trữ các thông tin chi tiết của từng loại linh kiện 2 Các thuộc tính

Tên thuộc tínhchọnTùyKhuôn dạngĐộ dàiMiềnChú thích

Tên loại linh kiệnNCHAR50

PhảiCóMột hoặc nhiềuBáo cáo kho chi tiết Có tham gia vào khóachính PhảiCóMột hoặc nhiềuTỉ lệ hỏng hóc trungCó tham gia vào khóa

PhảiCóMột hoặc nhiềuĐơn đặt hàng chi tiết Có tham gia vào khóachính

c Thực thể Tỉ lệ hỏng hóc trung bình

1 Mục đích sử dụng

Lưu trữ các thông tin về tỉ lệ hỏng hóc trung bình một năm của một loại linh kiện trong một loại thiết bị

2 Các thuộc tính

Tên thuộc tínhchọnTùyKhuôn dạngĐộ dàiMiềnChú thích

Mã loại linh kiệnNCHAR10Mã loại linh kiện

PhảiThuộcMột và chỉ mộtLoại linh kiện Không tham gia vàokhóa chính PhảiThuộcMột và chỉ mộtLoại thiết bị Không tham gia vàokhóa chính

d Thực thể Báo cáo sử dụng, cho thuê thiết bị

1 Mục đích sử dụng

Lưu trữ các thông tin về các báo cáo về các loại thiết bị được sử dụng hoặc cho thuê

2 Các thuộc tính

Tên thuộc tínhchọnTùyKhuôndạngĐộ dàiMiềnChú thích