luận văn hệ thống thông tin kinh tế hoàn thiện hệ thống thông tin quản lí nhân sự tại công ty TNHH kim khánh hà nội

LỜI CẢM ƠNSau một thời gian ngồi trên ghế giảng đường Đại học Thương Mại với vốn trithức bản thân tích lũy được, dưới sự giảng dạy nhiệt tình của các thấy cô giáo và kiếnthức thực tế thu

LỜI CẢM ƠN

Sau một thời gian ngồi trên ghế giảng đường Đại học Thương Mại với vốn trithức bản thân tích lũy được, dưới sự giảng dạy nhiệt tình của các thấy cô giáo và kiếnthức thực tế thu được qua quá trình thực tập tại Công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội,

em đã hoàn thành khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Hoàn thiện hệ thống thông tin

quản lí nhân sự tại Công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội”.

Trước hết em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Đàm Gia Mạnh đã hướng dẫntận tình, chỉ bảo em trong suốt thời gian thực hiện đề tài để em có thể hoàn thành Khóaluận tốt nghiệp

Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Khoa Hệ thống thông tin kinh tế,trường Đại Học Thương Mại đã tạo điều kiện cho em học tập nghiên cứu

Em xin gửi lòng biết ơn sâu sắc đến quý công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội,

Ban lãnh đạo công ty cùng toàn thể nhân viên trong công ty đã tạo điều kiện cho emtìm hiểu, nghiên cứu trong suốt quá trình thực tập tại công ty

Mặc dù em đã cố gắng hoàn thành luận văn với tất cả sự nỗ lực của bản thân,nhưng Khóa luận chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót

Kính mong được sự chỉ bảo và giúp đỡ của quý thầy cô và các bạn để khóa luậnđược hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ HÌNH VẼ iv

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT v

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1

1.1 Tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu 1

1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu 1

1.3 Mục tiêu cụ thể đặt ra cần giải quyết trong đề tài 2

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

1.5 Phương pháp thực hiện đề tài 3

1.6 Kết cấu của khóa luận 4

PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH KIM KHÁNH HÀ NỘI 5

2.1 Cơ sở lí luận về hệ thống thông tin và hệ thống thông tin quản lý nhân sự 5

2.1.1 Một số khái niệm cơ bản 5

2.1.2 Một số lí thuyết về quản lý nhân sự 6

2.1.3 Cơ sở lý luận về hoàn thiện HTTT 8

2.1.4 Phân định nội dung nghiên cứu 9

2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng HTTT quản lí nhân sự tại công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội 9

2.2.1 Giới thiệu về công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội 9

2.2.2 Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội 11

2.2.3 Phân tích thực trạng HTTT quản lí nhân sự tại công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội 12

2.2.4 Đánh giá thực trạng HTTT quản lí nhân sự tại công ty 21

PHẦN 3: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY

TNHH KIM KHÁNH HÀ NỘI 22

3.1 Định hướng phát triển HTTT quản lý nhân sự tại công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội 22

3.2 Đề xuất hoàn thiện hệ thống thông tin quản lí nhân sự tại công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội 23

3.2.1 Các yêu cầu về chức năng của hệ thống thông tin quản lí nhân sự tại công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội 23

3.2.2 Phân tích hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội 26

3.2.3 Thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội 29

3.3 Một số kiến nghị 31

KẾT LUẬN 32

TÀI LIỆU THAM KHẢO 33 PHỤ LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ HÌNH VẼ BẢNG

HÌNH VẼ

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

DSS Decision Support System Hệ thống trợ giúp ra quyết địnhESS Executive Support Sytem Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành

KWS KnowledgeWork Systems HTTT quản lý tri thức

MIS Management Infomation

System Hệ thống thông tin quản lýOAS Officer Automation System HTTT tự động hóa văn phòng

Ngôn ngữ mô hình hóa tổng quát hệ

thống hướng đối tượng

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

1.1 Tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu.

Bước vào kỷ nguyên mới, kỷ nguyên khoa học và công nghệ, đặc biệt là côngnghệ thông tin.Việt Nam đang trên con đường công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước,khai thác và ứng dụng tin học trên tất cả lĩnh vực Ứng dụng công nghệ thông tin dovậy trở thành một thành phần không thể thiếu trong các chiến lược cạnh tranh của cácdoanh nghiệp và quốc gia Việc ứng dụng CNTT trong quản lí đã trở nên khá phổ biến

ở các mặt như: quản lí nhân sự, quản lí bán hàng, quản lí tài chính kế toán, quản líkhách hàng, Trong đó HTTT quản lí nhân sự đang được các doanh nghiệp hết sứcquan tâm

Hiện nay, nhân lực luôn là mối quan tâm hàng đầu của mỗi quốc gia nói chung

và các doanh nghiệp nói riêng Mỗi doanh nghiệp muốn vận hành đều cần có số lượngnhân viên nhất định và khi kinh tế phát triển thì quy mô nhân lực sẽ tăng và khôngngừng thay đổi Vì thế với các doanh nghiệp việc quản lí nhân sự một cách thủ công sẽ

là khó khăn và gặp nhiều sai sót Một HTTT quản lí nhân sự hoạt động ổn định sẽ giúpgiải quyết các vấn đề về nhân sự, giúp nhà lãnh đạo có một cái nhìn tổng thể về tìnhhình nhân sự của công ty và ra các quyết định chính xác, tiết kiệm tối đa thời gian, chiphí

Trong suốt quá trình thực tập tại công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội, em nhậnthấy sự cần thiết phải hoàn thiện HTTT quản lí nhân sự cho công ty nhằm mục đíchtối ưu hiệu quả trong công tác quản lí dữ liệu về nhân sự để tăng năng suất, nâng caochất lượng, giảm thiểu chi phí tối đa, rút ngắn thời gian tìm kiếm làm việc và đảm bảo

tính chính xác cao Vì vậy em đã quyết định lựa chon đề tài: “Hoàn thiện HTTT quản

lí nhân sự tại Công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội” giúp đem lại lợi ích thiết thực cho

công ty từ việc lưu trữ cho đến tìm kiếm thông tin, lập báo cáo chính xác tạo điều kiệncho công tác quản lí được thực hiện dễ dàng hơn

1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu.

Để thực hiện bài khóa luận em đã nghiên cứu một số tài liệu liên quan đến HTTTquản lý nhân sự như:

Chuyên đề tốt nghiệp: “Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lí nhân sự cho Công ty Tin học Anh Ngọc”, Trần Mạnh Cường – lớp CNTTK1- Đại học công nghệ

thông tin và truyền thông Chuyên đề tốt nghiệp của tác giả Trần Mạnh Cường đã đưa

ra lý thuyết về xây dựng HTTT, từ đó tiến hành các bước phân tích thiết kế hệ thống

Hệ thống thông tin quản lí nhân sự được xây dựng về cơ bản đã đáp ứng được một sốyêu cầu của hệ thống nhưng chỉ dừng lại ở mức thiết kế giao diện cho hệ thống

Luận văn tốt nghiệp: “Thiết kế phần mềm quản lí nhân sự tại công ty Cổ phần Hải Dương”, Vũ Văn An – lớp 45C – Khoa Quản trị hệ thống thông tin kinh tế, Đại

học Kinh tế quốc dân Luận văn đã làm rõ được một số lý thuyết về HTTT, phân loạiHTTT, các bước xây dựng một HTTT và quy trình phân tích thiết kế hệ thống thôngtin hướng cấu trúc.Luận văn đã cho thấy một hướng nhìn khác về hê thống và hoànthành đươc các bước phân tích thiết kế hệ thống

Đồ án tốt nghiệp: “Xây dựng hệ thông thông tin quản lí bán hàng tại công ty Cổ phần vật tư vận tải Ngọc Khánh”, Nguyễn Hoàng Vũ – lớp K43/41.01 – Khoa Quản trị

hệ thống thông tin kin tế, Học viện Tài chính Đồ án tốt nghiệp của tác giả đã hoànthành đầy đủ các bước trong quy trình phân tích thiết kế HTTT quản lí bán hàng khicông ty chưa có hệ thống quản lí bằng máy tính trước đó, đã đáp ứng được nhu cầuquản lí cho đơn vị nghiên cứu, tuy nhiên đây là một HTTT phức tạp chỉ phù hợp vớinhững công ty có quy mô lớn và đã sử dụng HTTT cho công tác quản lí từ trước

1.3 Mục tiêu cụ thể đặt ra cần giải quyết trong đề tài.

Đề tài: “Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lí nhân sự tại công ty TNHH KimKhánh Hà Nội” được đề xuất cho doanh nghiệp với các muc tiêu sau:

Trình bày khái niệm, lý thuyết về HTTT quản lý, các phương pháp phân tích thiết

kế và quy trình phân tích thiết kế hệ thống với UML

Khảo sát và đánh giá thực trạng của công tác quản lí nhân sự tại công ty Từ đóđưa ra giải pháp và tiến hành xây dựng hoàn thiện một HTTT quản lí nhân sự phù hợp,giải quyết được bài toán quản lí nhân sự của công ty, giúp công ty đạt được hiệu quảcao trong công tác quản lí lao động, công tác đào tạo, khen thưởng, kỉ luật, quản lílương thưởng cho nhân viên,…

Nghiên cứu và xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho côngTNHH Kim Khánh Hà Nội đáp ứng được các tiêu chí:

+ Hệ thống dễ sử dụng, thân thiện với người dùng.

+ Hệ thống có khả năng mở rộng, tích hợp với các hệ thống khác khi mở rộngtrong tương lai

+ Chú trọng về tính bảo mật thông tin

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.

Đối tượng nghiên cứu của đề tài.

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là ‘Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý nhân

sự tại công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội’

Phạm vi nghiên cứu của đề tài.

Các lí thuyết cơ bản về thông tin, hệ thống thông tin, phân tích thiết kế HTTTquản lí nhân sự và quy trình phân tích thiết kế hệ thống hướng đối tượng với UML.Lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức, lĩnh vực kinh doanh, tình hình hoạt động kinhdoanh từ năm 2012- 2015 và thực trạng về công tác quản lí nhân sự, cách thức quản línhân sự của công ty hiện nay

Các bước triển khai phân tích thiết kế hoàn thiện hệ thống quản lí nhân sự cụ thểcho công tác quản lí nhân sự tại công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội

1.5 Phương pháp thực hiện đề tài.

Phương pháp thu thập tài liệu.

+ Gửi phiếu phỏng vấn: chuẩn bị các câu hỏi phỏng vấn gửi tới các phòng ban,nhân viên để tìm hiểu những nội dung liên quan đến thực trạng quản lí nhân sự hiện tại

và nhu cầu xây dựng hoàn thiện HTTT quản lí nhân sự của công ty

+ Quan sát trực tiếp CSHT, môi trường làm việc của doanh nghiệp để nắm bắtđược các nghiệp vụ quản lí nhân sự tại trung tâm

+ Nghiên cứu tài liệu thông qua các bài báo, internet, để tìm hiểu chung về công ty.+ Sưu tầm sách, tài liệu có liên quan tới các lí luận, lí thuyết về HTTT và phântích thiết kế hệ thống

Tổng hợp, phân tích, xử lí số liệu.

Sau khi đã thu thập được các số liệu (sơ cấp, thứ cấp) tiến hành tổng hợp, phântích, so sánh, đánh giá các dữ liệu thu thập được, có thể rút ra một số đánh giá về thựctrạng công tác quản lí nhân sự và tình hình HTTT quản lí nhân sự tại công ty hiện nay

Từ đó có thể nhận thấy tính cấp thiết của đề tài khóa luận này

Đồng thời, từ kết quả khảo sát, ta sẽ lựa chọn được biện pháp và quy trình phântích hoàn thiện hệ thống cho phù hợp, đảm bảo đáp ứng được những mục tiêu đặt racủa đề tài.

Công cụ sử dụng để thực hiện đề tài.

+ SQL server 2008 để tạo CSDL phục vụ cho việc kết nối nguồn dữ liệu từ cácform của hệ thống trong quá trình thao tác trên phần mềm

+ Phần mềm Visual Studio dùng cho việc thiết kế giao diện của hệ thống

+ Phần mềm Rational Rose dùng để mô hình hóa hệ thống, thiết kế các biểu đồsau: biểu đồ UC, biểu đồ lớp, biểu đồ tuần tự, biểu đồ hoạt động

1.6 Kết cấu của khóa luận.

Nội dung của đề tài khóa luận gồm ba phần:

Phần I: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu.

Phần II: Cơ sở lí luận và thực trạng hoàn thiện HTTT quản lí nhân sự tại công ty

TNHH Kim Khánh Hà Nội

Phần III: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp hoàn thiện HTTT quản lí

nhân sự tại công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội

PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ

TẠI CÔNG TY TNHH KIM KHÁNH HÀ NỘI

2.1 Cơ sở lí luận về hệ thống thông tin và hệ thống thông tin quản lý nhân sự.

2.1.1 Một số khái niệm cơ bản.

Thông tin: Là các tin tức mà con người trao đổi với nhau, hay nói rộng hơn

thông tin bao gồm những tri thức về các đối tượng Thông tin vừa là nguyên liệu đầuvào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thống quản lí Tiếp nhận và xử lý thông tin là yêucầu cần thiết của nhà quản lí, để thực hiện các chức năng và hoạt động quản lí, hoạch

định chính sách, các quyết định kinh tế đối với doanh nghiệp (Theo Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin, Thạc Bình Cường, Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội).

Hệ thống: Là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ rang

buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung thông qua việc tiếpnhận các đầu vào và sản xuất ra các đầu ra nhờ một quá trình chuyển đổi được tổ chức

Hệ thống này còn được gọi là hệ thống động (Dynamic system) (Theo Giáo trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin, Nguyễn Văn Ba, Nhà xuất bản Đại học quốc gia Hà

Nội)

Hệ thống thông tin: Là một tập hợp gồm nhiều thành phần mà mối liên hệ giữa

các thành phần này cũng như liên hệ giữa chúng với các hệ thống khác là liên hệ thông

tin với nhau (Theo Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin, Nguyễn Văn Ba,

Nhà xuất bản Đại học quốc gia, Hà Nội)

Hệ thống thông tin quản lí nhân sự: Là HTTT bao gồm tất cả những quyết định

và hoạt động quản lí (tuyển dụng, quản lý, trả lương, nâng cao hoạt động , sa thải nhânviên trong doanh nghiệp,…) có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và độingũ nhân viên của doanh nghiệp

Các hệ thống thông tin nguồn nhân sự theo mức quản lý.

Hệ thống thông tin nhân sự chiến lược bao gồm: Hệ thống dự báo cầu nguồnnhân lực, hệ thống dự báo cung nguồn nhân lực

Hệ thống thông tin nhân sự sách lược bao gồm: HTTT phân tích thiết kế nhânlực, HTTT tuyển chọn nhân lực, HTTT quản lý lương thưởng bảo hiểm trợ cấp, HTTTđào tạo phát triển nguồn nhân lực

Hệ thống thông tin nhân lực tác nghiệp bao gồm: HTTT quản lý lương, HTTTquản trị vị trí làm việc, HTTT người lao động, HTTT báo cáo lên cấp trên, HTTTtuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc

Vai trò của HTTT quản lí nhân sự.

Nguồn lực con người là nguồn tài nguyên quan trọng bậc nhất đối với sự tồn tạicủa một tổ chức, doanh nghiệp Để tạo lập và duy trì được một đội ngũ nhân sự vữngmạnh yêu cầu ban quản lí nhân sự của công ty phải có cách thức quản lí tốt, tạo điềukiện cho các cá nhân phát huy được khả năng của mình Ngoài ra việc quản lí tốt cũngthể hiện được sự quan tâm, động viên của lãnh đạo đối với các cá nhân trong tập thể,tạo điều kiện cần thiết giúp các cá nhân hoàn thiện mình

Do đó, nhu cầu cần có một HTTT quản lí nhân sự là rất cần thiết nhằm khắc phụcnhững khuyết điểm trong việc quản lí nhân sự bằng phương pháp thủ công, đảm bảocung cấp kịp thời đầy đủ thông tin theo yêu cầu của người quản lí

Nhờ những thông tin mà HTTT quản lí nhân sự cung cấp, nhà quản lí của công ty

có thể dễ dàng theo dõi tình hình nhân sự về mọi mặt của các cán bộ, nhân viên mộtcách nhanh chóng và chính xác HTTT quản lí nhân sự cuả một doanh nghiệp phảnánh đầy đủ toàn diện những tiềm năng về trí lực của từng nhân viên, hệ thống giúp tiếtkiệm thời gian và chi phí một cách hiệu quả

2.1.2 Một số lí thuyết về quản lý nhân sự.

b Nội dung chủ yếu của quản lý nhân sự.

+ Phân tích công việc:

Phân tích công việc là một tiến trình xác định một cách có hệ thống các nhiệm vụ

và kỹ năng cần thiết để thực hiện các chức năng của một tổ chức, nó mô tả và ghi nhậnmục tiêu của mỗi nhiệm vụ, thực hiện ở đâu, khi nào hoàn thành, cách làm, kỹ năngcần thiết, các điều kiện cần và đủ để hoàn thành trách nhiệm với công việc được giao

Đánh giá thành tích công tác là một hệ thống chính thức để xem xét và đánh giá

sự hoàn thành chức trách của mỗi cá nhân, được thực hiện theo định kỳ

c Đào tạo và phát triển nhân lực.

Đào tạo phát triển là một quá trình không bao gì dứt Các bước tiến hành thôngthường là: Định rõ nhu cầu đào tạo và phát triển; Ấn định các mục tiêu đào tạo cụ thể;Lựa chọn các phương pháp thích hợp; Lựa chọn các phương tiện thích hợp Mục tiêucủa đào tạo là nhằm mục tiêu của doanh nghiệp

d Đánh giá khả năng hoàn thành công việc.

Đánh giá khả năng hoàn thành công việc của nhân viên là một hoạt động quantrọng trong quản lý nhân sự Nó giúp cho công ty có cơ sở hoạch định, tuyển chọn, đàotạo và phát triển nhân sự Đánh giá đúng năng lực của nhân viên quyết định không nhỏ

sự thành công của công ty, xí nghiệp Nâng cao và hoàn thiện hiệu năng công tác, là cơ

sở để khen thưởng, động viên khích lệ hoặc kỷ luật nhân viên giúp nhà quản lý trảlương một cách công bằng

e Giải quyết các vấn đề về lương bổng, phúc lợi.

Tiền lương có vai trò là một trong những hình thức kích thích lợi ích vật chất đốivới người lao động Vì vậy, để sử dụng đòn bẩy tiền lương nhằm đảm bảo sản xuất

phát triển, duy trì một đội ngũ lao động có trình độ kỹ thuật nghiệp vụ cao với ý thức

kỷ luật vững, đòi hỏi công tác tiền lương trong doanh nghiệp phải đặc biệt coi trọng

f Tương quan nhân sự.

Quan hệ về tương quan nhân sự bao gồm các quan hệ nhân sự chính thức trongquản lý như thi hành kỷ luật, thăng chức, giáng chức, thuyên chuyển, thôi việc

2.1.3 Cơ sở lý luận về hoàn thiện HTTT.

UML và công cụ phát triển hệ thống thông tin.

- Giới thiệu UML

UML (Unified Modelling Language) là ngôn ngữ mô hình hóa tổng quát đượcxây dựng để đặc tả, phát triển, phát triển và viết tài liệu cho các khía cạnh phát triểnphần mềm hướng đối tượng UML giúp người phát triển hiểu rõ và ra quyết định liênquan đến phần mềm cần xây dựng UML bao gồm một tập các khai niệm, các kí hiệu,các biểu đồ và hướng dẫn

- Một số khái niệm cơ bản trong UML:

Mô hình là một biểu diễn của sự vật hay một tập các sự vật trong một lĩnh vực áp

dụng nào đó theo một cách khác Mô hình nhằm nắm bắt các khía cạnh quan trọng của

sự vật, bỏ qua các khía cạnh không quan trọng và biểu diễn theo một tập kí hiệu vèquy tắc nào đó

Các hướng nhìn (Views) trong UML: một hướng nhìn trong UML là một tập con

các biểu đồ UML được xây dựng để biểu diễn một khía cạnh nào đó của hệ thống Sựphân biệt giữa các hướng nhìn rất linh hoạt Có những biểu đồ UML có mặt trong cảhai hướng nhìn

- Các biểu đồ trong UML

Biểu đồ USE CASE: biểu diễn chức năng của hệ thống Từ tập yêu cầu của hệ

thống biểu đồ UC phải chỉ ra hệ thống cần thực hiện điều gì để thỏa mãn yêu cầu củangười dùng Đi kèm với các biểu đồ UC là các kịch bản

Biểu đồ lớp: chỉ ra các lớp đối tượng trong hệ thống, các thuộc tính và phươngthức của từng lớp và mối quan hệ giữa những lớp đó

Biểu đồ trạng thái: tương ứng với mỗi lớp sẽ chỉ ra các trạng thái mà đối tượngcủa lớp đó có thể có và sự chuyển tiếp giữa những trạng thái đó

Các biểu đồ tương tác: biểu diễn mối liên hệ giữa các đối tượng trong hệ thống

và giữa các đối tượng với các tác nhân bên ngoài Có hai loại:

+ Biểu đồ tuần tự: biểu diễn mối quan hệ giữa các đối tượng và giữa các đốitượng và tác nhân theo thứ tự thời gian.

+ Biểu đồ cộng tác: biểu diễn các hoạt động và sự đồng bộ, chuyển tiếp các hoạtđộng được dùng để biểu diễn các phương thức phức tạp của lớp

- Quy trình phân tích thiết kế hệ thống bằng UML

Pha phân tích:

+ Xây dựng biểu đồ use case: dựa trên tập yêu cầu ban đầu, người phân tích tiếnhành xác định các tác nhân, use case và các quan hệ giữa các use case để mô tả lại cácchức năng của hệ thống Một thành phần quan trọng trong biểu đồ use case là các kịchbản mô tả hoạt động của hệ thống trong mỗi use case cụ thể

+ Xây dựng biểu đồ lớp: xác định tên các lớp, các thuộc tính của lớp, một sốphương thức và mối quan hệ cơ bản trong sơ đồ lớp

+Xây dựng biểu đồ trạng thái: mô tả các trạng thái và chuyển tiếp trạng thái tronghoạt động của một đối tượng thuộc một lớp nào đó

Pha thiết kế:

+ Xây dựng các biểu đồ tương tác (biểu đồ cộng tác và biểu đồ tuần tự): mô tảchi tiết hoạt động của các use case dựa trên các kịch bản (scenario) đã có và các lớp đãxác định trong pha phân tích

+ Xây dựng biểu đồ lớp chi tiết: tiếp tục hoàn thiện biểu đồ lớp bao gồm bổ sungcác lớp còn thiếu, dựa trên biểu đồ trạng thái để bổ sung các thuộc tính, dựa trên biểu

đồ tương tác để xác định các phương thức và mối quan hê giữa các lớp

+ Xây dựng biểu đồ hoat động: mô tả hoạt động của các phương thức phức tạptrong mỗi lớp hoặc các hoạt động hệ thống có sự liên quan của nhiều lớp

2.1.4 Phân định nội dung nghiên cứu.

Hiện nay phòng nhân sự của công ty thực hiện quản lí nhân sự về mọi mặt: từkhâu tuyển dụng, quản lí đào tạo, quản lí hợp đồng lao động, quản lí hồ sơ nhân viên,

kỷ luật khen thưởng,…của toàn bộ nhân viên của công ty, lập báo cáo về nhân viêncho ban lãnh đạo

Đề tài tập trung nghiên cứu công tác quản lí nhân sự hiện tại của công ty: Quản

lí thông tin nhân viên, quản lí lương, tuyển dụng, quản lí khen thưởng, kỉ luật, tính vàtrả lương cho nhân viên, tìm kiếm thông tin nhân viên, lưu trữ thông tin

2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng HTTT quản lí nhân sự tại công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội.

Giám đốc

Phòng Kinh doanh - Marketing

Phòng kế hoạch-kỹ thuật

Phòng nhân sự

Phòng Kế toán -

tài chính

2.2.1 Giới thiệu về công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội.

a Thông tin cơ bản về công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội.

Tên công ty: Công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội.

Địa chỉ: số nhà 78, đường Láng Hạ, quận Đống Đa, TP Hà Nội

Điện thoại: 0435683994 Fax: 0435683995

Mail:nvkt.hn@nnkk.vn

Giám đốc: Nguyễn Duy Tuyên

Thời điểm hiện tại Kim Khánh Hà Nội đang tiếp tục hoạt động trên các lĩnh vựctheo định hướng ban đầu, và tiến tới mục tiêu Top 50 doanh nghiệp hàng đầu ViệtNam trong cả lĩnh vực Công nghệ thông tin và Truyền thông

b Cấu trúc tổ chức và nhân sự của công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội.

Sơ đồ tổ chức và chức năng của các phòng ban của công ty:

Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức của công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội.

Chức năng của các phòng ban:

Ban giám đốc: là người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty,

là người tổ chức thực hiện các quyết định của hội đồng thành viên, ký kết hợp đồng,tuyển dụng,…

Khối kỹ thuật: gồm các phòng ban làm nhiệm vụ quản lý, vận hành, bảo trì giải

quyết các vấn đề liên quan đến khâu kỹ thuật của công ty

Khối kinh doanh: là các phòng ban chuyên giải quyết các vấn đề liên quan đến

hoạt động kinh doanh của công ty như tìm hiểu, khảo sát thị trường, phân tích, xâydựng và triển khai các phương án kinh doanh

Phòng Kế toán-Tổng hợp: quản lý tiền lương và tính toán các khoản thu chi,

doanh thu, chi phí trong công ty

Phòng tổ chức quản trị nhân sự: quản lý về công tác tổ chức nhân sự, công tác

lao động, tuyển dụng, đào tạo, thi đua khen thưởng,…

2.2.2 Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội.

Dưới đây là bảng thống kê về hoạt động kinh doanh trong 4 năm 2012, 2013,

2014, 2015 vừa qua của công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội

Bảng 2.1 Bảng kết quả kinh doanh của công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội từ

năm 2012 đến 2015.

1 Doanh thu thuần về bán

3 Tổng lợi nhuận kế toán

5 Lợi nhuận sau thuế thu

(nguồn: Phòng Kế toán – Tổng hơp)

Dựa vào bảng kết quả kinh doanh của công ty trong 4 năm gần nhất có thể thấynăng lực cũng như đánh giá được hiệu quả trong việc hoạt động kinh doanh của công ty Năm 2012, khi bước những bước đầu cho công việc kinh doanh công ty đạtdoanh thu xấp xỉ 2 tỉ đồng, nhưng lợi nhuận chỉ đạt hơn 233 triệu đồng, trải qua 1 nămphát triển và hoạt động, tới năm 2013, công ty đạt doanh thu trên 2 tỉ đồng, tăng 25,8%

so với năm trước và lợi nhuận sau thuế đạt gần 352 triệu đồng tăng hơn 150% so vớinăm trước, có thể lý giải cho điều này là vào năm 2012, khi vừa bước vào hoạt độngkinh doanh, công ty vẫn còn gặp khá nhiều khó khăn, từ việc tìm kiếm khách hàng tới

việc đầu tư cho các lĩnh vực kinh doanh, bên cạnh đó còn phải đối mặt với nhiều đốithủ cạnh tranh.

Năm 2013 được coi là bước biến chuyển vượt bậc Cũng không quá khó hiểu vềđiều này vì công ty đã có thể khẳng định được bản thân của mình trên thương trường

Có thể đánh giá được chất lượng dịch vụ thông qua kết quả hoạt động kinh doanh này.Công ty được coi đã đi đúng hướng, đúng mục tiêu của mình

Năm 2014 công ty đạt doanh thu gần 2,8 tỉ đồng tăng 22.35% so với năm trước,trong đó lợi nhuận sau thuế đạt hơn 3,91 tỉ đồng tăng 11.17% so với năm 2012 Tuyrằng lợi nhuận sau thuế năm 2013 có tỷ lệ tăng trưởng thấp hơn so với năm 2012nhưng lại phản ánh được mức độ ổn định của công việc kinh doanh cũng như năng lựckinh doanh của công ty đang dần được tăng lên

Năm 2015 công ty tăng bền vững với doanh thu đạt được gần 3 tỷ đồng, với mứctăng của lợi nhuận cao hơn năm trước 15,2%

2.2.3 Phân tích thực trạng HTTT quản lí nhân sự tại công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội.

a Thực trạng cơ sở hạ tầng của HTTT tại công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội.

Trang thiết bị phần cứng:

- Số máy chủ: Hiện tại công ty đang sử dụng một máy chủ IBM chính cài đặt trên

hệ điều hành Window Server Enterprise 2003

- Cấu hình máy IBM system x3650-M4 với bộ vi xử lý Intel Xeon E5-2600 loạtv2 12 lõi

- Memory lên đến 768 GB thông qua khe cắm 24 (UDIMM / RDIMM /LRDIMM)

- Hỗ trợ RAID: Tích hợp 6 Gbps phần cứng RAID-0, -1, -10; tùy chọn RAID-5,hoặc -50 -6, -60 Hỗ trợ mới 12 Gbps * RAID

Thông số: Intel Dual Core pen E 2.8×2 – E5500/ Main Ondi Chipset Intel G41/

Hình 2.2 Đánh giá tính ổn định, hiệu quả làm việc và tốc độ xử lý của máy tính

(nguồn: phiếu điều tra)

Theo đánh giá chung từ phiếu điều tra trang thiết bị phần cứng với hệ thống máuchủ, máy tính để bàn, máy tính xách tay, máy in ,máy fax đều đáp ứng được nhu cầucủa công việc.

Trang Thiết Bị Phần Mềm.

- Hệ điều hành: Window 7, word, excel 2010 đối với máy tính để bàn Window

8, word, excel 2013 đối với các máy tính xách tay

- Cơ sở dữ liệu: Microsoft SQL Server, Oracle, MySql

- Ngôn ngữ: C#, VB, ASPX, PHP

- Công nghệ: NET, Web+

- Phương thức truyền nhận thông tin của công ty là sử dụng đường truyền củamạng Lan, wifi và Internet để truyền nhận thông tin giữa cấp trên và cấp dưới, giữanhân viên các phòng ban với nhau

Phần mềm kế toán MISA SME.NET 2012

- PM giúp cập nhật các chế độ kế toán, tài chính mới nhất

- Quản lí hiệu quả mô hình đa chi nhánh

- Tính giá thành theo nhiều phương pháp

- Phân tích tài chính chuyên nghiệp

- Quản lí cổ đông linh hoạt

- Lập dự toán ngân sách và quản lí thu, chi hiệu quả

- Thanh toán ngân hàng trực tuyến

- Kết xuất trực tiếp báo cáo có mã vạch, hỗ trợ nộp hồ sơ khai thuế qua mạng

- Ngoài ra PM còn giúp cho lãnh đạo nắm bắt được tình hình sức khỏe của doanhnghiệp, tình hình doanh thu chi phí, hỗ trợ việc ra quyết định

Phần mềm ServiceDesk Plus ( phần mềm Hỗ trợ và quản lý tài sản hoàn toàn dựa

trên nền tảng Web) Hỗ trợ cho việc giao tiếp giữa khách hàng và nhân viên IT củacông ty

Phần mềm quản lí nhân sự :còn quá sơ sài đơn giản

Phần mềm Plesk: Plesk là phần mềm quản trị Server, VPS và Hosting chuyên

nghiệp Tính năng tự động hóa cao giúp công ty giảm chi phí, thời gian trong việcquản lý, đầu tư thiết bị và nhân lực

Qua khảo sát khả năng đáp ứng của các phần mềm hiệu quả các phần mềm đượcđánh giá cao đến 60% số người được hỏi đều giá đánh giá phần mềm ứng dụng tốt, dễ

(nguồn: Phiếu điều tra)

Việc lựa chọn các phần mềm đóng gói, dễ sử dụng như phần mềm kế toán MISA(MISA SME.NET 2012)…đã mang lại tính hiệu quả, khả năng đáp ứng nhu cầu côngviệc cao (60%)

b Thực trạng nguồn nhân lực về CNTT.

Công ty bên cạnh việc đầu tư, mua sắm trang thiết bị công nghệ, kỹ thuật hiệnđại thì còn chú trọng vào việc thu hút, đào tạo và sử dụng nhân lực nhằm khai thác tối

đa các ứng dụng về CNTT Theo số liệu thu thập được từ phiếu điều tra

Số cán bộ có bằng đại học hoặc cao đẳng CNTT trở lên : 105 người

- 100% nhân viên đều biết sử dụng thành thạo máy tính cũng như xử lí tốt yêucầu nghiệp vụ

Ban lãnh đạo công ty có kiến thức về CNTT, chú trọng tới việc ứng dụng CNTT,HTTT và công tác đào tạo, bồi dưỡng nhân lực CNTT

Câu hỏi: Đánh giá nguồn nhân lực HTTT trong công ty hiện nay?

Bảng 2.3 Bảng đánh giá nguồn nhân lực HTTT trong công ty hiện nay Tiêu chí Số phiếu trả lời Phần trăm(%) Ghi chú

Hình 2.4 Nguồn nhân lực HTTT trong công ty hiện nay

(nguồn: Phiếu điều tra)

Theo khảo sát thì có 40% số người được hỏi đánh giá nguồn nhân lực HTTT hiệntại là tốt và 40% nhận xét là khá và 20% đánh giá là trung bình Như vậy công ty cónguồn nhân lực HTTT khá tốt, đáp ứng được yêu cầu của công việc

c Thực trạng ứng dụng CNTT.

Qua phiếu điều tra các ứng dụng cơ bản đã triển khai tại công ty bao gồm: Tinhọc văn phòng, Quản lý tài chính - kế toán, Quản lý nhân sự - tiền lương, Quản lý tàisản, Quản lý hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), Quản lý sản phẩm dịch vụ…100% các ứng dụng đều chạy trên mạng LAN 80% người được hỏi đều trả lờicông ty sử dụng Internet vào tất cả các việc tìm kiếm thông tin, truyền nhận dữ diệu,trao đổi thư điện tử, mua bán qua mạng

d Thực trạng HTTT quản lí nhân sự tại công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội.

Hiện nay công ty đã có HTTT quản lí nhân sự nhưng vẫn rất đơn giản chưa đápứng được yêu cầu, cùng với sự phát triển và mở rộng của công ty yêu cầu cấp thiết đặt

ra là xây dựng hoàn thiện HTTT cho công ty

- Phương thức quản lí nhân sự.

Qua kết quả thu được từ việc lập phiếu điều tra để phỏng vấn cán bộ và nhân viêntrong công ty trong thời gian thực tập về phương thức quản lý nhân sự tại công ty làphương thức nào? Câu trả lời của đa số các nhân viên là hiện tại thì công ty vẫn quản

lý nhân sự theo phương pháp thủ công, chưa có một hệ thống thông tin hiệu quả choviệc quản lý nhân sự và cũng chưa dùng phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng Một

số nhân viên thì không rõ là công ty nơi mình làm việc đã có hệ thống thông tin quản

lý nhân sự chưa, còn một số người thì cho biết công ty có kết hợp giữa phương phápthủ công và sử dụng phần mếm Cụ thể theo kết quả thu được có 5 nhân viên cho rằngcông ty sử dụng phương pháp thủ công cho đơn giản, có 2 phiếu cho rằng công ty có

sử dụng phần mềm, 2 nhân viên không biết phương thức quản lí còn duy nhất mộtngười cho rằng công ty kết hợp thủ công và phần mềm để quản lí nhân sự tại công ty.Tuy nhiên, theo trưởng phòng nhân sự Nguyễn Thủy Ngân cho biết mặc dù đã có htttquản lý nhưng hiện tại công ty vẫn quản lý nhân sự theo phương pháp thủ công là chủyếu do phần mềm không đáp ứng được hết yêu cầu

Câu hỏi: Phương thức quản lý nhân sự tại công ty là gì?

Phương thức quản lý

Thủ công

Sử dụng phần mềm Kết hợp

Không biết

Hình 2.5 Phương thức quản lí nhân sự tại công ty

(nguồn: Phiếu điều tra)

Theo như ý kiến của một số nhân viên là có phần mềm quản lý nhân sự nhưng đócũng chỉ là dùng phần mềm đơn giản để hỗ trợ việc quản lý nhân viên, tính lương vàlưu trữ một số thông tin cơ bản Còn về cơ bản thì các công tác quản lý nhân sự vẫnđược các nhân viên thực hiện chủ yếu là thủ công trên giấy tờ Việc thực hiện thủ côngnhư vậy đã gây ra không ít những khó khăn trong quá trình làm việc, gây mất thờigian, thông tin và thao tác tính toán dễ bị nhầm lẫn Hơn nữa công tác lưu trữ cũng rấtbất tiện do lưu trữ trên giấy sẽ rất cồng kềnh, khó phân loại, dễ bị mất, rách, bị mờ,nhòe… gây lãng phí nhân lực, đòi hỏi số lượng nhân viên làm trong công tác nàynhiều hơn và tính bảo mật lại không cao

- Thời gian lập báo cáo.

Khi được hỏi về thời gian lập báo cáo để trình lên cấp trên đa số các nhân viênđược phỏng vấn đều cho rằng phải mất khá nhiều thời gian, các bước chủ yếu làm thủcông do đó mất khá nhiều thời gian và gặp những sai sót không tránh khỏi do ngườilập báo cáo nhập nhầm thông tin Trong số 10 ý kiến thu thập từ các nhân viên thì có 3nhân viên cho biết mất 2 đến 3 tiếng để lập báo cáo, có 6 nhân viên lại cho biết mấttrên 4 tiếng, và duy nhất một nhân viên cho rằng thời gian là dưới 2 tiếng

Câu hỏi:Thời gian lập báo cáo để trình lên lãnh đạo?

Dưới 2 giờ Từ 2 đến 3 giờ Trên 3 giờ

Thời gian lập báo cáo

Thời gian lập báo cáo

Hình 2.6 Thời gian lập báo cáo

(nguồn: Phiếu điều tra)

- Mức độ hài lòng về công tác quản lí nhân sự tại công ty.

Đánh giá về mức độ hài lòng về công tác quản lí nhân sự tại công ty từ các nhânviên thì có 6 người không hài lòng vì những hạn chế và khó khăn gặp phải của côngtác quản lí Các nhân viên cho biết mỗi khi bổ sung nhân viên mới hay xóa bỏ nhânviên đã nghỉ vì đa phần là làm thủ công khiến họ phải viết chèn, gạch xóa khiến khi tacần xem lại sẽ rất khó khăn và dễ nhầm lẫn do khó nhìn và gây mất thẩm mĩ cũng nhưhiệu quả làm việc Có 3 nhân viên thì cho rằng tạm được và 1 nhân viên cảm thấy hàilòng vì họ làm đã lâu và quen với công việc Dưới đây là kết quả được thể hiện bằnghình vẽ:

Câu hỏi:Bạn có hài lòng về công tác quản lý nhân sự tại công ty?

Hình 2.7 Mức độ hài lòng về công tác quản lí nhân sự.

(nguồn: Phiếu điều tra)

- Nhu cầu hoàn thiện HTTT quản lí nhân sự.

Trước những hạn chế được đưa ra công ty cần thiết phải hoàn thiện HTTT quản

lí nhân sự để công tác quản lí nhân sự trở nên dễ dàng hơn, tiết kiệm chi phí và sức lựcđem lại hiệu quả, chính xác và tính bảo mật cao

Kết quả từ phiếu điều tra được thể hiện qua hình dưới đây:

Câu hỏi:Bạn có muốn hoàn thiện HTTT quản lý nhân sự?

Nhu cầu hoàn thiện HTTT quản lý nhân sự

Cần thiết Không cần thiết

Hình 2.8 Nhu cầu hoàn thiện HTTT quản lí nhân sự.

(nguồn: Phiếu điều tra)

Theo kết quả thu được thì có 8 trong số 10 nhân viên được phỏng vấn cho rằngcần thiết phải hoàn thiện HTTT quản lí nhân sự, sử dụng phần mềm tốt để công tácquản lí nhân sự dễ dàng và thuận tiện hơn tiết kiệm thời gian, chi phí, sức lực Hệthống sẽ giúp họ có thể lưu trữ một lượng lớn thông tin và tra cứu thông tin của mình ởbất kì khi nào, không cần mất thời gian và công sức tới phòng lưu hồ sơ Tuy nhiên có

2 nhân viên không muốn thay đổi cách quản lí nhân sự thủ công hiện tại và họ chorằng việc hoàn thiện HTTT là không cần thiết

- Yêu cầu về các chức năng của HTTT quản lí nhân sự tương lai.

Câu hỏi:Các chức năng mà bạn cần có của HTTT quản lý nhân sự là gì?

Các chức năng cần thiết 0

QL quá trình đào tạo

QL khen thưởng kỷ luật

QL lương Thống kê báo cáo

Hình 2.9 Các chức năng cần có của HTTT quản lí nhân sự tương lai.

Khi được hỏi về yêu cầu về chức năng của HTTT quản lí nhân sự mới, các chứcnăng được quan tâm nhiều nhất là quản lí hồ sơ nhân viên, quản lí hợp đồng lao động,quản lí lương, thống kê báo cáo cáo và tiếp theo đó là chức năng quản trình công tác,quá trình khen thưởng kỉ luật, quá trình đào tạo của nhân viên.

2.2.4 Đánh giá thực trạng HTTT quản lí nhân sự tại công ty.

a Thuận lợi:

Thứ nhất công ty có phần hạ tầng kĩ thuật về CNTT khá hiện đại và đầy đủ, mức

độ triển khai và hiệu quả sử dụng tốt Vì thế mặc dù HTTT quản lý nhân sự còn yếunhưng đây vẫn là một thuận lợi lớn cho việc xây dựng hoàn thiện HTTT

Thứ hai công ty có đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, kinh nghiệm, ham học hỏi

sẽ dễ dàng thích ứng với những thay đổi hiện đại khi sử dụng CNTT

Thứ ba công ty chú trọng việc đầu tư cơ sở hạ tầng, đầu tư xây dựng phát triểnHTTT Ngoài ra công ty thường xuyên tổ chức những khóa đào tạo cho nhân viênnhằm nâng cao trình độ đem lại hiệu quả làm việc cho công ty

b Khó khăn của công tác quản lí nhân sự hiện tại của công ty.

- Môt vài nghiệp vụ vẫn được xử lí thủ công gây ra các khó khăn như:

+ Tốc độ cập nhật, xử lí không cao, không đáp ứng được nhu cầu báo cáo độtxuất của lãnh đạo

+ Mất thời gian và công sức cho công tác thêm, sửa, xóa thông tin của các nhânviên, gây mất thời gian và không mang lại hiệu quả

+ Lưu trữ và tìm kiếm thông tin khó do tiến hành trên giấy và dễ gặp rủi ro, hạnchế số người có thể tra cứu thông tin

+ Không đồng bộ trong việc cập nhật dẫn đến sai sót, tính bảo mật không cao.+ Khi mở rộng quy mô hoạt động thì hệ thống quản lí thủ công sẽ không đáp ứngđược nhu cầu quản lí, do lượng thông tin cần xử lí tăng lên nhiều

+ Công tác truyền tải thông tin giữa các phòng ban trong công ty phải thực hiệntrực tiếp gây mất thời gian thiếu tính chuyên nghiệp và giảm hiệu quả công việc

- Cơ sở hạ tầng đầy đủ tuy nhiên vẫn chưa hiệu quả, bài bản

c Nguyên nhân.

- Do công ty có HTTT quản lí nhân sự chưa tốt vẫn còn đơn giản chưa đáp ứngđược yêu cầu, nhiều nghiệp vụ còn xử lý thủ công

- Chưa có sự phối hợp hiệu quả, bài bản các nguồn lực gây lãng phí

- Số lượng nhân viên ngày càng tăng cùng với dự định mở rộng quy mô trongtương lai trong khi HTTT quản lý nhân sự yếu kém gây ra nhiều khó khăn và bất cập

PHẦN 3: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH

và Truyền thông, phát triển bền vững trên cơ sở kết hợp sức mạnh tri thức, tính đoànkết tập thể và công nghệ ở một tầm cao mới Công ty hoạt động tổ chức với các phòngban chức năng, mỗi phòng ban đảm nhiệm chức năng, nhiệm vụ khác nhau Để côngtác tổ chức quản lý nhân sự tại các phòng ban trong công ty một cách hiệu quả thì công

ty phải tiến hành phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự giúp cho việcquản lý nhân sự một cách nhanh chóng và hiệu quả Một số định hướng phát triển HTquản lý nhân sự tại công ty:

- Thuê người tiến hành phân tích và thiết kế hoàn thiện lại hệ thống thông tinquản lý nhân sự, hoặc có thể sử dụng đào tạo nhân viên của công ty lập ra một đội dự

án để tiến hành xây dựng một HTTT quản lý nhân sự cho công ty

- Tìm hiểu, nghiên cứu và xem xét các phần mềm quản lý nhân sự đang được sửdụng rộng rãi trên thị trường Từ đó tìm kiếm một phần mềm quản lý nhân sự phù hợpvới các điều kiện về cơ sở vật chất, cơ sở hạ tầng, kinh tế… có thể sử dụng tại doanhnghiệp

- Xây dựng và hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý nhân sự trên nền tảngnghiên cứu, khảo sát những điểm mạnh, điểm yếu của hệ thống thông tin quản lý nhân

sự hiện tại Hệ thống được xây dựng cho phép các chức năng hoạt động độc lập vớinhau, khi có sự thay đổi hay có nhu cầu thêm bớt chức năng không cần thiết phải xâydựng lại hệ thống Hệ thống thông tin khi xây dựng thành công sẽ cải thiện được các

thao tác bằng tay trên giấy tờ, sổ sách Hệ thống mới phát triển nhằn giảm bớt số lượngnhân sự tham gia vào bộ phận quản lý.

3.2 Đề xuất hoàn thiện hệ thống thông tin quản lí nhân sự tại công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội.

3.2.1 Các yêu cầu về chức năng của hệ thống thông tin quản lí nhân sự tại công ty TNHH Kim Khánh Hà Nội.

Nhân viên trong công ty sẽ được nhân viên phòng nhân sự cập nhật thông tinnhân viên vào hồ sơ nhân viên Trong khi làm việc tại công ty nhân viên sẽ kí hợpđồng với công ty, hợp đồng giữa nhân viên và công ty sẽ được phòng nhân sự lưu giữ

và quản lí, hợp đồng sẽ được lưu cùng với hồ sơ nhân viên Nhân viên nhân sự có thểthêm thông tin nhân viên khi có nhân viên mới, sửa thông tin nhân viên khi có sự thayđổi và xóa thông tin nhân viên trong hồ sơ nhân viên một cách dễ dàng

Nhân viên nhân sự sẽ theo dõi và cập nhật gồm các hoạt động thêm, sửa, xóa cácthông tin về quá trình công tác, đào tạo, hồ sơ khen thưởng kỉ luật của nhân viên trongthời gian làm việc tại công ty

Nhân viên kế toán sẽ lập bảng lương và tính lương cho nhân viên theo hệ sốlương, trợ cấp, bảo hiểm, thưởng, phạt cho nhân viên Nhân viên phòng kế toán dựatrên mức độ khen thưởng, kỉ luật theo hình thức và lí do để tính lương cho nhân viên

Để thuận tiện cho việc quản lí hồ sơ nhân viên hệ thống cho phép nhân viênphòng nhân sự và ban lãnh đạo có thể tra cứu mọi thông tin về nhân viên một cáchthuận lợi nhất

Hệ thống quản lí nhân sự hỗ trợ các chức năng lập báo cáo cho nhân viên phòngnhân sự và phòng kế toán Ban lãnh đạo công ty nhận báo cáo và từ đó đưa ra cáchquản lí phù hợp

Hệ thống cho phép nhân viên trong công ty đăng nhập vào tải khoản nhân viênthông qua mã nhân viên để xem thông tin nhân viên và bảng lương của mình

a Các yêu cầu chức năng của hệ thống:

1 Quản lí hồ sơ nhân viên: Một người khi trở thành nhân viên của công ty sẽ có

thông tin lưu tại hồ sơ nhân viên Các thông tin của nhân viên sẽ được cập nhật vào hồ

sơ nhân viên Nhân viên sẽ được phân vào các phòng ban khác nhau tùy vào trình độnăng lực và vị trí ứng tuyển của mình Tùy vào khả năng, hiệu quả công việc nhân

viên có thể được thăng chức hoặc chuyển đổi phòng ban, hệ thống sẽ cập nhật lại hố sơnhân viên.

+ Cập nhật phòng ban: Nhân viên nhân sự có nhiệm vụ nhập dữ liệu liên quan tớiphòng ban khi có sự thay đổi về các phòng ban trong công ty Khi công ty có quyếtđịnh thành lập thêm phòng ban mới thì nhân viên sẽ cập nhật thông tin vào hệ thốngthêm phòng ban Xóa bớt các phòng ban khi công ty quyết định sát nhập các phòngban nhằm thu hẹp bộ máy nhân sự của công ty

+ Cập nhật thông tin nhân viên: Thông tin nhân viên bao gồm: họ tên, ngày sinh,địa chỉ, số điện thoại, phòng ban, chức vụ, hệ số lương,…Khi có sự thay đổi cơ cấunhân sự thì hệ thống cũng phải cập nhật thông tin cho phù hợp Hệ thống hỗ trợ thêmthông tin nhân viên khi có nhân viên mới được tuyển dụng, sửa thông tin nhân viên khi

có sự luân chuyển nhân sự hoặc bổ sung thông tin trong hồ sơ nhân viên, xóa thông tinnhân viên khi công ty có nhân viên thôi việc

+ Cập nhật danh mục công việc: Nhân viên nhân sự sẽ tiến hành cập nhật danhmục các công việc trong công ty

+ Cập nhật chức vụ: Khi trong công ty có sự thay đổi về các chức vụ của nhânviên, nhân viên nhân sự có nhiệm vụ cập nhật lại thông tin chính xác Việc cập nhậtchức vụ là điều cần thiết, nó thể hiện sự công bằng cho nhân viên

2 Quản lí khen thưởng kỉ luật: Khen thưởng kỉ luật là một trong những cách

đánh giá mức độ làm việc của nhân viên Nhân viên phòng nhân sự sẽ cập nhật thôngtin khen thưởng kỉ luật

+ Quản lí hình thức khen thưởng kỉ luật: Nhân viên được khen thưởng (kỉ luật)bằng hình thức nào sẽ được cập nhật vào hệ thống Khi có dự thay đổi thông tin sẽđược nhân viên nhân sự cập nhật một cách chính xác vào hệ thống

+ Quản lí lí do khen thưởng (kỉ luật): Lí do được khen thưởng hay kỉ luật đềuđược cập nhật vào hệ thống

3 Quản lí quá trình công tác: Quá trình nhân viên làm việc tại các phòng ban,

chức vụ khác nhau, tình hình chuyển nhân viên giữa các bộ phận sẽ được nhân viênnhân sự cập nhật vào hệ thống

4 Quản lí quá trình đào tạo: Các thông tin về học vấn, hệ đào tạo của nhân viên

sẽ được cập nhật vào hệ thống

5 Quản lí hợp đồng lao động: Khi nhân viên kí hợp đồng lao động với công ty,

hợp đồng lao động sẽ được cập nhật vào hệ thống gồm: hợp đồng thử việc, hợp đồngchính thức có thời hạn, hợp đồng chính thức không thời hạn

+ Theo dõi, thông báo gia hạn hợp đồng

+ Theo dõi , lưu trữ hồ sơ khi người lao động nghỉ việc, tạm hoãn hợp đồng

5 Quản lí lương: Cập nhật bảng hệ số lương cho các nhân viên trong công ty bao

gồm các thông số như: mức lương tối thiểu theo quy định của nhà nước, lương thưởng,mức lương được hưởng khi làm thêm ngoài giờ, hệ số lương, hệ số phụ cấp,…Cậpnhật bảng chấm công theo từng tháng cho nhân viên

Thực hiện tính lương: dựa vào hệ số lương để tính lương cho nhân viên:

Tiền lương = Hệ số lương * Lương cơ bản

Bảo hiểm y tế = 6 % * Tiền lương tháng

Tiền lương lĩnh thực = Tiền lương – BHYT – BHXH + Trợ cấp + Thưởng – Phạt

7 Tìm kiếm: Tìm kiếm thông tin nhân viên, thông tin lương một cách dễ dàng.

8 Thống kê báo cáo: Là công việc thường niên của bất cứ doanh nghiệp nào,

trong HTTT quản lí nhân sự người ta cũng thống kê báo cáo theo:

+ Báo cáo thông tin nhân sự bao gồm báo cáo thông tin về hồ sơ nhân viên, hợpđồng lao động, quá trình khen thưởng kỉ luật , quá trình công tác, đào tạo của nhânviên

+ Báo cáo thông tin lương theo từng phòng ban và báo cáo thông tin lương chitiết của nhân viên trong công ty

9 Đăng nhập: Nhân viên đăng nhập hệ thống theo mã nhân viên, với từng chức

vụ khác nhau khi đăng nhập sẽ hiện thị những chức năng khác nhau

b Yêu cầu phi chức năng của hệ thống.

Yêu cầu về hiệu năng hệ thống:

+ Thực hiện hiệu quả các chức năng của hệ thống

+ Hệ thống báo cáo đầy đủ, chính xác có thể theo dõi tình hình quản lí nhân sự.+ Cài đặt dễ dàng, giá thành hợp lí, chất lượng hoàn thành công việc tốt, có độchính xác cao

+ Thao tác nhanh chóng, áp dụng được các công nghệ mới, ít gặp các lỗi kĩ thuậtkhi hoạt động