Chương 4 trình bày về Microsoft Office PowerPoint. Nội dung cụ thể của chương này gồm có: Các vấn đề cơ bản của powerpoint, xây dựng các slide, thiết lập hiệu ứng trình diễn, sử dụng các template và công cụ slide master,...
Chương 4 Microsoft Office PowerPoint Chương 4 Microsoft Office PowerPoint GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT OFFICE POWERPOINT Đối tượng nghiên cứu: ü Sinh viên: Muốn trình bày nội dung bài tập lớn, đồ án tốt nghiệp trước hội đồng bảo vệ ü Cán bộ: Muốn trình bày báo cáo cơng việc của mình trước đồng nghiệp ü Nhà khoa học: Muốn trình bày những ý tưởng, những cơng trình nghiên cứu của mình trong những diễn đàn, những cuộc hội thảo Và còn nhiều hồn cảnh khác nữa, khi mà ta muốn trình bày một vấn đề nào đó trước đám đơng. Microsoft Powerpoint sẽ giúp ta làm những cơng việc đó một cách đơn giản mà hiệu quả rất cao. Chương 4 Microsoft Office PowerPoint ü ü ü ü Các loại thơng tin có thể trình diễn: văn bản; hình ảnh; âm thanh; bảng tính; biểu đồ; … Tệp trình diễn: Có phần mở rộng là *.PPT. Bao gồm các trang trình diễn (Slides), được sắp theo một thứ tự. Trang trình diễn: Chứa nội dung thơng tin cần muốn trình bày. Cấu trúc một tệp trình diễn: Có thể minh hoạ bởi các trang trình diễn (Slides) như sau: Chương 4 Microsoft Office PowerPoint Qui trình để tạo và sử dụng một tệp trình diễn: Ø Bước 1: Xác định rõ ràng các nội dung sẽ trình bày. Từ đó sẽ định ra được cấu trúc của tệp trình diễn là: Chọn nền của slide theo mẫu nào cho phù hợp? Cần bao nhiêu slides? Nội dung mỗi Slide là gì? Ø Bước 2: Dùng Powerpoint để xây dựng nội dung các slide đó. Ø Bước 3: Trình diễn Slide. Khi đó nội dung từng Slide sẽ được phóng to lên tồn bộ màn hình máy tính. Nếu máy tính của bạn nối với một máy chiếu (Multimedia Projector chẳng hạn), nội dung các slide trình chiếu sẽ được đưa lên các màn hình lớn, nhiều người có thể quan sát một cách dễ dàng. Chương 4 Microsoft Office PowerPoint I. CÁC VẤN ĐỀ CƠ BẢN CỦA POWERPOINT 1. Khởi động Cách 1: Chọn lệnh Start của Windows như sau: Start | Programs | Microsoft Powerpoint Cách 2: Nháy kép chuột lên biểu tượng của phần mềm Powerpoint trên màn hình nền của Windows; Chương 4 Microsoft Office PowerPoint Hộp thoại đầu tiên của Powerpoint xuất hiện, cho phép chọn hướng làm việc Các lựa chọn công việc ü ü ü ü Blank Presentation From design template From AutoContent wizard From existing presentation Chương 4 Microsoft Office PowerPoint 2. Tạo một trình diễn mới Ø Bước 1: Chọn menu “Blank Presentation” Ø Bước 2: Chọn diện mạo cho Slide: ü Text layout: Hình thức văn bản ü Content layouts: Hình thức nội dung ü Text and Content Layouts: Hình thức văn bản và nội dung ü Other layouts: Hình thức mạo khác Chương 4 Microsoft Office PowerPoint Hệ thống thực đơn lệnh Vùng chứa thơng tin trình diễn Danh sách Slides Điều khiển hình thức hiển thị Hệ thống thanh cơng cụ Mẫu Slides có sẵn Vùng cơng cụ tạo đối tượng đồ họa Chương 4 Microsoft Office PowerPoint ü ü ü ü Bản trình diễn (slide): Là nơi chế bản nội dung các bản trình diễn. Mỗi tệp trình diễn (Presentation) có thể bao gồm nhiều bản trình diễn (Slide). Tại mỗi thời điểm, màn hình chỉ có thể hiển thị được 1 bản trình diễn để thiết kế. Có thể sử dụng các công cụ chế bản (như sử dụng trong Word) để đưa thông tin lên các Slides này Hệ thống thực đơn lệnh (menu): Chứa các lệnh để gọi tới các chức năng của Powerpoint trong khi làm việc. Sử dụng chuột hoặc tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới các mục chọn; Hệ thống thanh cơng cụ (Toolbar): Bao gồm rất nhiều thanh cơng cụ, mỗi thanh cơng cụ bao gồm các nút lệnh để phục vụ một nhóm cơng việc nào đó; Danh sách các Slide: Cho phép định vị nhanh đến một Slide nào đó chỉ bằng cách nhấn chuột. Chương 4 Microsoft Office PowerPoint 3. Soạn thảo thơng tin trong Slide ü Sử dụng bàn phím để gõ thơng tin cần trình diễn, hoặc có thể copy thơng tin từ bản Word sang ü Sử dụng chuột hoặc bàn phím để thay đổi vị trí và kích thước các hộp văn bản cho phù hợp ü Sử dụng chuột để bổ sung các hộp văn bản, hình vẽ, tranh ảnh, biểu đồ, … từ vùng đối tượng đồ họa ü Sử dụng menu “Format|Font” để định dạng văn bản ü Sử dụng menu “Format|Slide Design” để định dạng lại hình thức một Slide (hoặc nhiều) từ mẫu có sẵn ü Sử dụng menu “Insert” để chèn các đối tượng tương ứng ü Sử dụng menu “Slide Show | Slide Transition” để tạo hiệu ứng chuyển động cho một (hoặc nhiều Slide) ü Sử dụng menu “Slide Show | Custom Animation” để tạo hiệu 10 ứng chuyển động cho từng đối tượng trong Slide Chương 4 Microsoft Office PowerPoint Chỉ định mẫu cho từng Slide Bước 1: Vào menu Format|Slide Design” Bước 2: Lựa chọn Slide cần theo mẫu Ø Bước 3: Nhấn trái chuột vào cạnh mẫu (V): ü ü ü ü Apply to All Slides Apply to Selected Slides Use for all new Presentations Show large Previews 36 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint 2. Sử dụng công cụ Slide Master ü Slide master có thể hiểu như một slide chủ của một tệp trình diễn ü Thơng thường khi tạo một tệp trình diễn, muốn thay đổi định dạng dữ liệu của toàn bộ các slide theo một định dạng chuẩn nào đó, bạn phải thay đổi lần lượt định dạng dữ liệu trên từng slide. ü Sử dụng cơng cụ Silde Master để tạo một slide có định dạng chuẩn, rồi gán tồn bộ các slide trên tệp trình diễn theo định dạng như vậy Ø Mỗi mẫu slide mẫu định dạng sẵn (template slide) là một Slide master Ø Với slide master: Có thể thay đổi các định dạng các đối tượng trên nó 37 Ø Có thể thiết lập các tiêu đề đầu, tiêu đề cuối, chèn số trang, Chương 4 Microsoft Office PowerPoint Cách thiết lập Slide master: Bước 1: Mở tệp trình diễn cần thiết lập lại Slide master. Chọn View | Master | Slide master, màn hình làm việc với Slide master xuất hiện với các thành phần như sau: 38 Bước 2: Thay đổi các đối tượng trong một Slide master Chèn ngày tháng Chèn tiêu đề Chèn số trang 39 Chọn mẫu Chương 4 Microsoft Office PowerPoint V. IN ẤN 1. Cài đặt trang in Sử dụng menu “File | Page Setup” 40 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint 1. Cài đặt trang in Ø Slides sized for: Chọn khổ giấy in ra máy in; Ø Width và Height: Chiều rộng và chiều cao khổ giấy in (chỉ sử dụng mục này khi khổ giấy in của bạn không nằm trong danh sách Slides sized for: 41 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint Ø Orientation: Hướng in: ü Portrait: In theo chiều dọc ü Landscape: In theo chiều ngang. Trong đó ü Slides: thiết lập hướng in dữ liệu trên các Slides; ü Notes, handout & outline: Thiết lập hướng in cho phần chú thích đi kèm các slide 42 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint 2. Tiến hành in Ø Xem hình thức trước khi in: Sử dụng menu “File | Print Preview” 43 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint 2. Tiến hành in Ø Tiến hành in: Sử dụng menu “File | Print” hoặc tổ hợp phím Ctrl+P 44 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint Ø Name: Chọn tên máy in để in 45 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint Ø ü ü ü Print Range: Giới hạn in All: In tất cả Current: In Slide hiện hành Slides: Giới hạn Slides (từ đến: 37: Slide thứ 3 đến Slides thứ 7) 46 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint Ø Number of copy: Số bản 47 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint Ø ü ü ü ü Print What: In gì (Slides, Notes Pages, Outline View, …) Slides: In nội dung các slide, mỗi slide sẽ in ra một trang giấy; Handouts: In nội dung các slide, có thể in nhiều slide lên trên cùng một trang giấy. Số slide được in trên một trang giấy bạn có thể chọn ở mục Slides per page; Note page: Chỉ in ra những thơng tin chú thích các slide; Outline: Chỉ in ra những thơng tin chính (outline) trên các slide. 48 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint Ø ü ü ü Color/GrayScale: Màu hay đen trắng GrayScale: In theo các màu đã thiết kế trên slide; Pure Black and White: Chỉ in màu đen trắng. Color: In màu 49 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint Ø Ø Scale to Fitpaper: Tự động căn chỉnh nội dung in vừa khít với trang in; Frame Slide: In cả khung bao quanh mỗi slide (frame); 50 ... nào đó chỉ bằng cách nhấn chuột. Chương 4 Microsoft Office PowerPoint 3. Soạn thảo thơng tin trong Slide ü Sử dụng bàn phím để gõ thơng tin cần trình diễn, hoặc có thể copy thơng tin từ bản Word sang ü... mới cần đặt các Slide vừa Cut, nhấn nút phải chuột và Paste 19 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint 2. Đưa thơng tin lên Slide a) Đưa thơng tin văn bản, hình vẽ lên Slide Sử dụng đối tương TextBox ... chứa Slides cần chèn Bước 3: Giữ phím Ctrl và chọn các Slides cần chèn Bước 4: Quyết định chèn Insert (đã chọn) hoặc Insert All(Tất cả) 24 Chương 4 Microsoft Office PowerPoint III. THIẾT LẬP HIỆU ỨNG TRÌNH DIỄN