Bài giảng Tin học văn phòng - Bài 12: Quản trị dữ liệu cung cấp cho người học các kiến thức: Khái niệm cơ bản, sắp xếp dữ liệu, lọc dữ liệu, các hàm cơ sở dữ liệu, tổng kết theo nhóm. Mời các bạn tham khảo.
TIN HỌC VĂN PHÒNG Bài 12: QUẢN TRỊ DỮ LIỆU Nội dung Khái niệm Sắp xếp liệu Lọc liệu Các hàm sở liệu Tổng kết theo nhóm Khái niệm Cơ sở liệu (CSDL) : tập hợp thông tin tổ chức dạng bảng để dễ dàng liệt kê, tìm kiếm, lọc thông tin thỏa mãn điều kiện Vùng CSDL Excel : • vùng chữ nhật bảng tính gồm hàng • hàng chứa tiêu đề (các trường - field) liệu, tiêu đề cột • từ hàng thứ trở chứa liệu, hàng ghi (record) Chú ý : • tên trường phải dạng ký tự, không dùng cơng thức, địa • khơng nên có miền rỗng CSDL Sắp xếp liệu Chọn vùng liệu cần xếp Vào Data → Sort & Filter, chọn Sort • • • • Sort by : chọn trường để xếp Order : chiều xếp Add Level : thêm trường để xếp Delete Level : bỏ trường khỏi danh sách xếp Lọc liệu Để chuẩn bị cho việc lọc liệu, cần xác định yếu tố sau : Miền liệu : vùng CSDL cần xử lý Miền tiêu chuẩn (MTC) : chứa điều kiện để lọc, gồm hàng • hàng đầu chứa tiêu đề cho tiêu chuẩn, tên tiêu đề phụ thuộc vào phương pháp thiết lập trực tiếp hay gián tiếp • hàng chứa điều kiện Miền đích : chứa ghi thoả mãn tiêu chuẩn Lọc liệu Ví dụ : miền liệu B2 : D7, miền tiêu chuẩn H2 : I3 Lọc liệu MTC trực tiếp • chứa tiêu chuẩn để so sánh liệu trường với giá trị • hàng đầu chứa tên tiêu chuẩn, phải tên trường • hàng chứa tiêu chuẩn, thêm toán tử so sánh >, >=, = 50, dùng công thức =DCOUNT(A1 :D10, D1, C12 :D13) =DCOUNT(A1 :D10, B1, C12 :D13) • Tham số thứ (field) tương ứng với trường số bất kỳ, ví dụ khơng dùng trường Tên hay Giới tính DCOUNTA(database, field, criteria) • Đếm số khơng rỗng cột ghi CSDL thoả mãn điều kiện viết miền tiêu chuẩn 15 Tổng kết theo nhóm Tạo dòng tổng kết CSDL SubTotal chèn vị trí cần thiết tính tốn thống kê theo 142 u cầu người sử dụng C¸c tuú chän kh¸c : 16 Các bước thực Sắp xếp liệu theo trường cần tạo SubTotal Vào Data → Outline, chọn Subtotal • At each change in : chọn trường mà theo trường này, vị trí thay đổi Excel chèn vào dòng Tổng kết • Use function : chọn hàm để tính tốn tổng kết liệu • Add subtotal to : chọn trường cần tính tốn 17 Ví dụ Cho bảng liệu đây, làm việc sau Sắp xếp theo trường Trung bình, thứ tự từ cao xuống thấp Dùng Subtotal để phân nhóm theo Xếp loại, cho điểm trung bình nhóm trường Tốn, 139 Tin, Trung bình Tương tự, thực phân nhóm theo Giới tính 18 ... hợp thông tin tổ chức dạng bảng để dễ dàng liệt kê, tìm kiếm, lọc thơng tin thỏa mãn điều kiện Vùng CSDL Excel : • vùng chữ nhật bảng tính gồm hàng • hàng chứa tiêu đề (các trường - field) liệu,... (criteria) Ví dụ : để tính tổng Lương Nữ, trống nhập công thức =DSUM(A1 :D10, 4, C12 :C13) =DSUM(A1 :D10, "Lương", C12 :C13) • giá trị số thứ tự cột Lương CSDL Khi tính tổng theo điều kiện, thay... Ví dụ : để đếm số người Nữ có Lương >= 50, dùng công thức =DCOUNT(A1 :D10, D1, C12 :D13) =DCOUNT(A1 :D10, B1, C12 :D13) • Tham số thứ (field) tương ứng với trường số bất kỳ, ví dụ khơng dùng