Nội dung chương 3 trình bày đến người học những vấn đề liên quan đến MS Excel 2010, cụ thể như: Các khái niệm và thao tác cơ bản, lập và định dạng bảng tính, lập công thức và tính toán với hàm, sắp xếp và lọc dữ liệu,...
CHƢƠNG MS EXCEL 2010 Giảng viên: ThS Nguyễn Thị Uyên Khoa Công nghệ thông tin – ĐHV Email: uyendhv@gmail.com TRANG: NỘI DUNG A 3.1 Các khái niệm thao tác A 3.2 Lập định dạng bảng tính A 3.3 Lập cơng thức tính tốn với hàm 3.4 A Sắp xếp lọc liệu 08/08/2014 3.1 Các khái niệm thao tác • Microsoft Excel phần mềm chương trình ứng dụng, mà chạy chương trình ứng dụng tạo bảng tính bảng tính giúp ta dễ dàng việc thực hiện: • Tính tốn đại số, phân tích liệu • Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách • Truy cập nguồn liệu khác • Vẽ đồ thị sơ đồ • Tự động hóa cơng việc macro • Và nhiều ứng dụng khác để giúp phân tích nhiều loại hình tốn khác Khởi động Excel 2010 Cách 1: Start All Programs Microsoft Office Microsoft Office Excel 2010 Cách 2: Click đúp vào biểu tượng Excel Desktop Thoát khỏi Excel (Biểu tƣợng Excel) Cách 1: File Exit Cách 2: Click vào nút Close () Cách 3: Alt+F4 Giao diện excel 2010 Thanh tiêu đề (Title bar) Thanh Menu (Menu bar) Thanh cơng thức (Formula) Ơ (Cell) hành Ribbon Tên bảng tính (Sheet Tab) Giao diện excel 2010 Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng thực đơn truyền thống thành cụm lệnh dễ dàng truy cập trình bày hình gọi Ribbon Review: Formulas: Data: View: Các Thiết Các nút Chèn lập nút lệnh lệnh công thao chế kiễm thức, độ đối lỗi hiển với đặt thị tên tả, vùng bảng (range), trợtính dịch ngồi như: cơng từ, thêm Excel, phóng cụbiểu, kiểm to, tra danh thu theo nhỏ, vào sách, dõi chia phân cơng ơ,màn thức, tích hình… thiết dữ… Home: Insert: Page Layout: Là Chèn nơi chứa Chứa loại các đối nút nút tượng lệnh lệnh vào vềliệu bảng việc sửhỗ dụng hiển tính thị như: thường bảng bảng xuyên tính thiết vẽthích sơ lập đồ, in trình đồ ấn thị, làm ký việc hiệu, như: lập điều liệu,… bảo khiển vệ bảng việc tính tính.tốn Excel cắt, dán, chép, định dạng tài liệu, kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dịng cột, xếp, tìm kiếm, lọc liệu … Cấu trúc workbook • Workbook: tập tin Excel 2010, có phần tên mở rộng xlsx Một Workbook có tối đa 255 Worksheet (Sheet) • Worksheet : bảng tính gồm cột hàng • Hàng (Row): Có tối đa 1.048.576 (220) hàng, đánh số thứ tự từ 1, 2,3,…, 1048575, 1048576 • Cột (Column): Có tối đa 16.384(214) cột, đánh số từ A, B,…, Z, AA, AB … ZZ, AAA, AAB, …, XFD • Ơ (Cell): Là giao cột hàng Ví dụ: A1 • Vùng (Range): Gồm nhiều ô liên tiếp Địa vùng xác định địa góc bên trái góc bên phải Ví dụ: A5:F10 • Gridline: lưới (Gridline) dùng để phân cách ô DI CHUYỂN CON TRỎ TRONG BẢNG TÍNH Sử dụng phím tổ hợp phím Di chuyển tới , , , Sang ô bên cạnh theo hướng chọn Ctrl+,Ctrl+,Ctrl+,Ctrl + Tới có chứa liệu gần theo mũi tên Enter Về ô liền kề phía Tab Về ô liền kề bên phải Shift + Enter Về liền kề phía Home Về cột A hàng PageUp Lên hình PageDown Xuống hình Alt + PageDown Sang phải hình Alt + Page Up Sang trái hình Ctrl + Home Tới A1 Ctrl + End Tới ô hàng cuối cột cuối có chứa liệu DI CHUYỂN CON TRỎ TRONG BẢNG TÍNH Di chuyển đến Menu: Home (Editing) Find & Select Go To (F5) Gõ địa cần đến Ơ chứa giá trị đặc biệt 3.2 Lập định dạng bảng tính 3.2.1 Các khái niệm bảng tính a Kiểu liệu số • Bao gồm: giá trị số: giá trị % giá trị tiền tệ $ giá trị thời gian: ngày, • Kiểu liệu số nhập quy cách mặc định canh lề phải • Để đặt lại quy định cách nhập hiển thị kiểu liệu số Windows: chọn lệnh Start Control Panel Regional and Language Formats Additional Settings Number 10 7.8 NHÓM HÀM CSDL DCOUNTA(database, field, criteria) * Ý nghĩa: Đếm số ghi trường field theo điều kiện, liệu trường đếm kiểu số, ký tự, …vv * Ví dụ: Dựa vào Bang luong, đếm số người có giới tính nữ thực lĩnh lớn triệu: 169 7.9 CHỨC NĂNG CONSOLIDATE • Chức Consolidate cho phép tổng hợp liệu nhiều sheet sheet Book khác Với điều kiện CSDL có cấu trúc giống nhau, kết lưu sheet * Thao tác thực chức Consolidate - Bước 1: Đặt trỏ vị trí cần để bảng tổng hợp, thực lệnh Data/Tại Data Tools chọn Consolidate - Bước 2: Xuất hộp hội thoại: 170 3.5 In bảng tính Thiết lập thơng số cho trang in • Page Layout Page Setup group • Margins: Định dạng lề trang in • Orientation: chiều trang in • Size: Định dạng khổ giấy • Print Area: Thiết lập vùng in • Breaks: Tạo ngắt trang • Background: Tạo hình • Print Titles: Thiết lập thông số cho trang in theo yêu cầu người dùng 171 Thiết lập thông số cho trang in • Page Layout (Page Setup) Page Titles xuất hộp thoại a Tab Page (Điều khiển hướng in) • Portrait: hướng in trang ngang • Landscape: hướng in trang dọc • Adjust to: đặt tỷ lệ % in • Fit to…page(s)… : tự điều chỉnh tỷ lệ rộng, cao thích hợp số trang yêu cầu) • Page size: chọn khổ giấy in • Print quality: đặt chất lượng in • First page number: số trang 172 Thiết lập thông số cho trang in • Page Layout (Page Setup) Page Titles xuất hộp thoại c Tab Header/Footer (Thiết lập tiêu đề) • Custom Header: thiết lập tiêu đề • Custom Footer: thiết lập tiêu đề • Diffenrent odd and even page: tiêu đề trang lẻ trang chẵn khác • Different first page: tiêu đề trang đầu khác trang sau • Scale with document: tỷ lệ giống trang in • Align with page margins: lề theo trang in 173 • Page Layout (Page Setup) Page Titles xuất hộp thoại c Tab Header/Footer (Thiết lập tiêu đề) Chọn Font chữ Chèn ảnh Chèn số trang Chèn tên bảng tính Chèn tổng số trang Chèn ngày tháng Chèn Chèn tên tệp Chèn đường dẫn tệp 174 • Page Layout (Page Setup) Page Titles xuất hộp thoại b Tab Margins (Điều chỉnh kích thước lề) • Top: khoảng cách lề • Left: khoảng cách lề trái • Bottom: khoảng cách lề • Right: khoảng cách lề phải • Header: khoảng cách lề đến tiêu đề • Pooter: khoảng cách đến tiêu đề • Horizontally: trang theo chiều ngang • Vertically: trang theo chiều dọc 175 • Page Layout (Page Setup) Page Titles xuất hộp thoại d Tab Sheet (Thiết lập bảng tính) • Print area: chọn vùng in • Rows to repeat top: in lặp lại tiêu đề • Columns to repeat left: in lặp lại tiêu đề trái • Gridlines: in đường lưới bảng tính • Back and Writie: in đen trắng • Draft quality: chất lượng in • Comments: ghi • Cell errors as: không hiển thị ô lỗi • Down, Then over: thứ tự in dọc • Over, then down: thứ tự in ngang • Rown and column headings: in tiêu đề hàng cột 176 In bảng tính File Print Thực lệnh in Số chép Tên máy in Chọn vùng in Chọn trang in Thứ tự in Hướng in Cỡ giấy in Kích thước trang in 177 Tiêu đề đầu cuối trang in • Insert (Text) Header & Footer • • • • • • • • • • Header: chọn liệu nhập cho tiêu đề Footer: chọn liệu nhập cho tiêu đề Page Number: chèn số trang Number of Pages: chèn tổng số trang Current Date: chèn ngày tháng Current Time: chèn File Path: chèn đường dẫn tệp File Name: chèn tên tệp Sheet Name: chèn tên bảng tính Picture: chèn ảnh 178 • Insert (Text) Header & Footer • Go to Header: nhảy đến tiêu đề • Go to Footer: nhảy đến tiêu đề • Different First Page: tiêu đề trang khác trang sau • Different Odd & Even Pages: tiêu đề trang lẻ khác tiêu đề trang chẵn • Scale with Document: tỷ lệ giống trang in • Align with Page Margins: Căn chỉnh theo kích thước trang in 179 Lƣới tùy chọn khác • Page Layout Scale to Fit group • Width: tự điều chỉnh tỷ lệ rộng • Height: tự điều chỉnh tỷ lệ cao • Scale: đặt tỷ lệ % in • Page Layout Sheet Options group • View (Gridlines): hiển thị đường lưới bảng tính • Pint (Gridlines): in đường lưới bảng tính • View (Headings): hiển thị tiêu đề hàng cột bảng tính • View (Headings): in tiêu đề hàng cột bảng tính 180 Thiết lập tùy chọn autocorrect • File Option Proofing Chọn AutoCorrect Options Hiển thị nút tùy chọn AutoCorrect Sửa lỗi hai ký tự viết hoa, tự chuyển Sửa lỗi, tự viết hoa đầu đoạn Viết hoa tên ngày Sửa lỗi sử dụng phím Caps Lock Thay từ viết tắt chuỗi văn 181 Điều khiển tính tốn • Theo mặc định, nhập công thức, Excel tự động tính tốn kết Khi sửa liệu kết tự động cập nhật sửa lại kết Tuy nhiên việc tự động điều khiển sau: Cách 1: Formulas Calculation group Cách 2: File Options Formulas Calculation Options 182 • Automatic: chế độ tự động tính tốn • Automatic Except for Data Tables: tự động tính tốn trừ bảng liệu • Manual: tính tốn người dùng định • Calculate Now (F9): thực tính tốn(thực tắt chế độ tự động) • Calculate Sheet (Ctrl+F9): thực tính tốn bảng tính (chỉ thực tắt chế độ tự động) 183 ... Office Excel 2010 Cách 2: Click đúp vào biểu tượng Excel Desktop Thoát khỏi Excel (Biểu tƣợng Excel) Cách 1: File Exit Cách 2: Click vào nút Close () Cách 3: Alt+F4 Giao diện excel 2010 Thanh... liệu khác • Vẽ đồ thị sơ đồ • Tự động hóa cơng việc macro • Và nhiều ứng dụng khác để giúp phân tích nhiều loại hình tốn khác Khởi động Excel 2010 Cách 1: Start All Programs Microsoft Office... bar) Thanh cơng thức (Formula) Ơ (Cell) hành Ribbon Tên bảng tính (Sheet Tab) Giao diện excel 2010 Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng thực đơn truyền thống thành cụm lệnh