Thúc đẩy cải tiến năng suất doanh nghiệp thông qua thiết lập hệ thống cơ sở dữ liệu chuẩn đối sánh và thực hành tốt nhất về năng suất

Mô hình thực hành chuẩn đối sánh (Benchmarking) đã được áp dụng từ lâu tại nhiều nước trên thế giới. Ở Việt Nam, nhiều doanh nghiệp cũng đã tiếp cận mô hình này nhưng chưa thực sự phát huy được hiệu quả. Nhằm giúp các doanh nghiệp có điều kiện tốt nhất trong áp dụng mô hình, Viện Năng suất Việt Nam đã xây dựng và vận hành hệ thống cơ sở dữ liệu chuẩn đối sánh và thực hành tốt nhất về năng suất nhằm giúp các doanh nghiệp thông qua các đối thủ cạnh tranh có thể đưa ra các phương pháp tốt nhất để cải tiến doanh nghiệp của mình.

Diễn đàn khoa học - công nghệ Thúc đẩy cải tiến suất doanh nghiệp thông qua thiết lập hệ thống sở liệu chuẩn đối sánh thực hành tốt suất Nguyễn Thị Lê Hoa Viện Năng suất Việt Nam Mô hình thực hành chuẩn đối sánh (Benchmarking) áp dụng từ lâu nhiều nước giới Ở Việt Nam, nhiều doanh nghiệp tiếp cận mô hình chưa thực phát huy hiệu Nhằm giúp doanh nghiệp có điều kiện tốt áp dụng mơ hình, Viện Năng suất Việt Nam xây dựng vận hành hệ thống sở liệu chuẩn đối sánh thực hành tốt suất nhằm giúp doanh nghiệp thông qua đối thủ cạnh tranh đưa phương pháp tốt để cải tiến doanh nghiệp Mơ hình thực hành chuẩn đối sánh gì? Thuật ngữ Benchmarking (tiếng Việt “Chuẩn đối sánh”, hay “So sánh với chuẩn”) Michael Spendolini định nghĩa Benchmarking (1992), “một q trình có hệ thống liên tục đánh giá sản phẩm, dịch vụ trình tổ chức xác nhận đại diện cho phương thức làm việc tốt nhằm mục đích cải tiến doanh nghiệp mình” Còn theo Cơ quan Năng suất Malaysia, chuẩn đối sánh “một q trình có hệ thống liên tục tìm kiếm, học tập, tiếp nhận thực có hệ thống phương pháp tốt từ bên tổ chức từ tổ chức khác để đạt hiệu suất cao” Trung tâm Năng suất Chất lượng Hoa Kỳ (American Productivity & Quality Center - APQC) định nghĩa: “Những phương pháp sử dụng lựa chọn q trình có hệ thống, xem chuẩn mực chứng minh đem lại kết tốt đẹp thành công Khi áp dụng, phương pháp tốt xem xét, sửa lại cho thích ứng với đặc thù tổ chức” Thuật ngữ “tốt nhất” thuật ngữ mang tính tương đối Đó mục tiêu không ngừng thay đổi phù hợp với tình cụ thể Mỗi tổ chức khác ngành nghề, văn hố, cơng nghệ, nên khơng có phương pháp tốt cho tất trường hợp Vì thuật ngữ “tốt nhất” mang tính tương đối nên chọn phương pháp tốt cần xem xét đến điểm sau: i) Phương pháp đem lại hiệu quả, tạo đổi cải tiến đáng kể; ii) Được cá nhân tổ chức có danh tiếng cơng nhận (ví dụ, chun gia đầu ngành thơng qua trình đánh giá, xem xét trao thưởng); iii) Được khách hàng nhà cung cấp tổ chức biết đến Chiến lược học hỏi từ phương thức tốt giúp tổ chức đánh giá trình quan trọng xác định nội dung cần cải tiến, tìm phương pháp sáng tạo, hiệu Việc ứng dụng đem đến cải tiến có ý nghĩa liên quan đến tiêu quan trọng như: chất lượng, chi phí, thời gian giao hàng, thoả mãn khách hàng, suất, huy động người hiệu mặt tài Bản thân khái niệm chuẩn đối sánh khơng phải mẻ mà thực thành cơng nhiều tổ chức Có thể lấy ví dụ điển hình trường hợp tập đồn Xerox (tập đoàn  hàng đầu kỹ thuật in ấn thành lập từ năm 1906 Hoa Kỳ) Vì áp lực cạnh tranh tăng lên, đặc biệt từ phía cơng ty Nhật Bản, tập đồn Xerox trở thành Số năm 2019 11 Diễn đàn Khoa học - Công nghệ đơn vị tiên phong thực phương pháp chuẩn đối sánh từ năm 1979 Trên sở liệu thu thập từ trình đánh giá đối thủ cạnh tranh, Xerox định theo đuổi chiến lược chất lượng toàn diện Năm 1983, buổi gặp gỡ cổ đông hàng năm, lãnh đạo tập đoàn nêu chủ trương ưu tiên số “chất lượng định hướng, quản lý công việc” thực hành chuẩn đối sánh biện pháp để đạt mục tiêu Tất phòng ban cơng ty đo lường hiệu so sánh với hoạt động tương tự công ty khác Kết là, Xerox không tăng tính cạnh tranh mà đến năm 80, Xerox giành lại hầu hết thị phần trước Đặc điểm mơ hình thực hành chuẩn đối sánh Năm 1993, APQC khảo sát 203 doanh nghiệp Hoa Kỳ thực hành chuẩn đối sánh cho thấy phản hồi tích cực việc áp dụng phương pháp Kết tích cực tạo sở cho APQC lập Ngân hàng chuẩn đối sánh quốc tế trở thành đầu mối cung cấp thông tin chuẩn đối sánh chia sẻ kinh nghiệm Có nhiều mơ hình phương pháp thiết lập để giải thích hướng dẫn trình thực chuẩn đối sánh cho doanh nghiệp Tuy nhiên, đặc điểm chung mơ hình tiếp cận theo bước PDCA (Plan: Kế hoạch - Do: Thực - Check: Kiểm tra - Action: Hành động) Giai đoạn 1: Lập kế hoạch (P) Khi lập kế hoạch cần làm rõ nội dung sau: đối tượng (sản phẩm/hoạt động/quá trình) để 12 làm chuẩn đối sánh: vấn đề quan tâm; tổ chức làm chuẩn đối sánh; phương pháp sử dụng để thu thập liệu Giai đoạn 2: Thực (D) Giai đoạn thực gồm hoạt động chính: i) Thu thập liệu, xây dựng câu hỏi để tìm kiếm thơng tin, tổ chức việc thu thập liệu Thu thập liệu thực trực tiếp cách vấn doanh nghiệp lựa chọn thông qua báo cáo thực hành tốt nhất; ii) Phân tích: q trình phân tích liệu để nhằm đạt mục đích nghiên cứu trả lời câu hỏi đơn giản: đối tác có thực tốt hay khơng? có tốt nào? lại tốt hơn? tổ chức học hỏi từ họ? tổ chức chọn làm chuẩn đối sánh lại trở thành tổ chức đứng đầu? Khi hiểu lý giúp xác định kế hoạch hành động thích hợp Giai đoạn 3: Kiểm tra (C) Giai đoạn gồm bước: 1) Đánh giá điều chỉnh: từ phân tích liệu, đánh giá, lựa chọn phương pháp thực hành tốt để học hỏi áp dụng công ty Các phương pháp thực hành tốt phù hợp với cơng ty chưa phù hợp với tổ chức khác, cần điều chỉnh cho phù hợp áp dụng hiệu công ty; 2) Phổ biến kết quả: trình phổ biến kết cần có tham gia cán chủ chốt người chịu tác động kết Nhưng trước công bố kết quả, cần xem lại mục tiêu tổ chức để xác định thay đổi cần thiết phải thống với kế hoạch hành động Số năm 2019 Giai đoạn 4: Hành động (A) Xây dựng kế hoạch hành động giám sát trình thực kế hoạch cần xem hoạt động quan trọng đem đến kết kỳ vọng Bất kỳ thay đổi kế hoạch chức đòi hỏi điều chỉnh kế hoạch chiến lược Cuối lập kế hoạch cho nghiên cứu để bắt kịp với bên đối tác, thân đối tác cải tiến liên tục Áp dụng chuẩn đối sánh Việt Nam Mặc dù hoạt động chuẩn đối sánh học hỏi từ phương pháp tốt có nhiều lợi ích ý nghĩa nâng cao hiệu hoạt động doanh nghiệp, doanh nghiệp triển khai thực gặp nhiều khó khăn, ví dụ băn khoăn việc nên đo so sánh tiêu nào? lựa chọn doanh nghiệp doanh nghiệp tốt nhất? tiếp cận với tổ chức tốt học hỏi từ họ nào? Năm 2018, Viện Năng suất Việt Nam triển khai nhiệm vụ xây dựng hệ thống sở liệu thực hành tốt suất Mục đích giúp doanh nghiệp truy cập, đánh giá doanh nghiệp khía cạnh khác với doanh nghiệp ngành để thiết lập mục tiêu đổi mới, cải tiến Hệ thống liệu hỗ trợ doanh nghiệp tìm hiểu phương pháp thực hành tốt để doanh nghiệp học hỏi ứng dụng Khi doanh nghiệp thực hành so sánh với chuẩn nghiên cứu phương pháp thực hành tốt, họ tìm thấy điểm thay đổi để đem đến hiệu cao Hệ thống sở liệu đề xuất dựa tiêu chí áp dụng cho giải thưởng Diễn đàn khoa học - công nghệ số khía cạnh nhân với trọng số Khi doanh nghiệp tham gia vào hệ thống sở liệu, hệ thống xếp hạng theo điểm số đạt doanh nghiệp, từ chọn doanh nghiệp dẫn đầu, doanh nghiệp chọn chuẩn để so sánh Dệt may ngành có suất cao Việt Nam chất lượng công nhận Giải thưởng chất lượng quốc gia Malcolm Baldrige (MBNQA), Giải thưởng Chất lượng châu Âu (EQA), Giải thưởng Deming Các tiêu sử dụng cho chuẩn đối sánh suất đề xuất theo khía cạnh để quản lý đo hiệu doanh nghiệp, bao gồm: 1) Sự lãnh đạo (định hướng, trách nhiệm, cam kết chiến lược); 2) Khách hàng (tiếp cận khách hàng, định hướng khách hàng hài lòng khách hàng); 3) Nhân lực (hoạch định, phát triển nhân lực, môi trường làm việc hài lòng nhân viên); 4) Q trình (cơng nghệ, thiết bị, chất lượng sản phẩm giao hàng); 5) Cải tiến, đổi quản lý tri thức; 6) Năng suất hiệu (các kết đạt doanh nghiệp suất hiệu sản xuất kinh doanh) Trong đó, số tiêu đo mức độ đạt theo thang điểm số tiêu quan trọng lượng hóa cụ thể số Mỗi tiêu có trọng số định theo tầm quan trọng tiêu Các tiêu suất hiệu đặt trọng số cao đo tiêu như: khả sinh lợi, suất tổng thể, suất lao động, khả cạnh tranh chi phí lao động, suất vốn, hiệu trình sản xuất, hệ số quay vòng hàng tồn kho Tổng điểm đạt doanh nghiệp tính điểm Tuy nhiên, doanh nghiệp có điểm mạnh khác nhau, vậy, việc xếp hạng doanh nghiệp tốt với điểm tổng cao nhất, xếp hạng doanh nghiệp tốt khía cạnh Ví dụ, khía cạnh lãnh đạo khách hàng, quản trị nhân lực…, khía cạnh tốt trở thành chuẩn để doanh nghiệp khác so sánh Bảng minh họa điểm số khía cạnh tổng điểm đạt doanh nghiệp (Cơng ty TNHH Hồng Dương) so với điểm cao nhất, điểm trung bình điểm thấp có điều tra thử nghiệm 100 doanh nghiệp ngành dệt may thực Viện Năng suất Việt Nam năm 2018 Bảng Điểm số đạt doanh nghiệp so với điểm cao nhất, điểm trung bình điểm thấp Điểm đạt TNHH Hoàng Dương Điểm cao Điểm trung bình Điểm thấp Thứ hạng cơng ty TNHH Hồng Dương/100 doanh nghiệp điều tra) Sự lãnh đạo 8,0 8,8 5,8 0,3 21 Định hướng khách hàng 31,9 53,6 10,0 0,2 Quản trị nhân lực 12,9 17,6 12,4 3,6 11 Quản lý trình 12,9 20,1 10,8 0,8 45 Cải tiến, đổi quản lý tri thức 11,8 27,2 0,7 0  77 Năng suất, hiệu 79,1 102,3 27,2 0,9 Tổng điểm đạt 143,8 143,8 53,6 23,75 Soá năm 2019 13 Diễn đàn Khoa học - Cơng nghệ Bảng Năng suất lao động doanh nghiệp có từ sở liệu chuẩn đối sánh doanh nghiệp Ngành Dệt may Thủy sản Vận tải dịch vụ hỗ trợ Lĩnh vực Đạt cao (triệu đồng/người) Trung bình (triệu đồng/người) Sản xuất sợi 302,8 161,6 Dệt 2545,7 377,9 May 227,0 77,2 Nuôi trồng thủy sản 1854,3 202,4 Khai thác thủy sản 272,8 201,6 Chế biến thủy sản 919,6 122,0 Vận tải đường 430,6 130,3 Vận tải đường biển 831,9 368,0 Dịch vụ hỗ trợ vận tải 1973,3 845,4 Cảng biển 122,0 919,6 Ghi chú: suất lao động tính giá trị gia tăng chia số lao động Nguồn: điều tra 300 doanh nghiệp Viện Năng suất Việt Nam năm 2018 Dựa sở liệu, cơng ty so sánh khía cạnh quản lý doanh nghiệp với doanh nghiệp ngành, khoảng cách doanh nghiệp so với doanh nghiệp tốt bao nhiêu, từ đặt định hướng mục tiêu vươn tới vị trí hàng đầu Đây động lực cho hoạt động đổi cải tiến doanh nghiệp Bên cạnh đó, hệ thống sở liệu thiết kế giúp doanh nghiệp so sánh tiêu quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh cụ thể, ví dụ: suất lao động, tốc độ tăng suất lao động, suất vốn, hiệu q trình sản xuất, quay vòng hàng tồn kho, tăng trưởng doanh thu, tăng khả sinh lợi, mức độ hài lòng khách hàng, tỷ lệ lao động đào tạo, mức độ hài lòng nhân viên, tỷ lệ thơi việc, thu nhập bình qn người lao động, trang bị tài sản lao động, tiêu liên quan đến chất lượng giao 14 hàng… Khi doanh nghiệp quan tâm tới khía cạnh muốn biết mức độ hiệu doanh nghiệp so với doanh nghiệp khác so sánh hệ thống Ngoài tiêu chung nêu trên, ngành thiết lập tiêu riêng Tuy nhiên, để thiết lập tiêu phù hợp có ý nghĩa, ngành cần thành lập “cộng đồng thực hành tốt” có thành viên doanh nghiệp thuộc ngành tham gia để lựa chọn tiêu chia sẻ liệu Nhằm hỗ trợ tốt cho doanh nghiệp, hệ thống sở liệu không dừng lại việc chọn doanh nghiệp làm chuẩn đối sánh, mà tiếp tục nghiên cứu để trả lời cho câu hỏi doanh nghiệp tốt làm để có kết tốt Các nghiên cứu chia sẻ doanh nghiệp có kết tốt chủ đề cho doanh nghiệp khác học hỏi Khi Soá naêm 2019 doanh nghiệp thực hành so sánh với chuẩn nghiên cứu phương pháp thực hành tốt, họ tìm thấy điểm sửa đổi để đem đến hiệu cao * * * Thực chuẩn đối sánh học hỏi từ phương pháp thực hành tốt hành trình suy luận học hỏi Bằng cách quan sát đối thủ cạnh tranh doanh nghiệp đánh giá tốt nhất, doanh nghiệp học hỏi cách thức họ vận hành nào, làm ứng dụng phát triển phương pháp để mang đến hiệu cao Càng tìm nhiều chuẩn để đối sánh, doanh nghiệp học hỏi nhiều có liệu đáng tin cậy làm đầu vào cho công tác hoạch định chiến lược, thực hoạt động đổi mới, cải tiến suất ? TÀI LIỆU THAM KHẢO Michael Benchmarking Spendolini (1992), American Productivity and Quality Center (APQC), https://www.apqc.org/ Business Performance Improvement Resource (BPIR), http://www.bpir.com/  Christopher E Bogan, Michael J English (1994), Benchmarking for best practices winning through innovative adaptation Global Benchmarking Network (GBN), http://www.globalbenchmarking org/ Malaysia Productivity Corporation, http://bond.mpc.gov.my/ ... mới, cải tiến Hệ thống liệu hỗ trợ doanh nghiệp tìm hiểu phương pháp thực hành tốt để doanh nghiệp học hỏi ứng dụng Khi doanh nghiệp thực hành so sánh với chuẩn nghiên cứu phương pháp thực hành tốt, ... Năng suất Việt Nam triển khai nhiệm vụ xây dựng hệ thống sở liệu thực hành tốt suất Mục đích giúp doanh nghiệp truy cập, đánh giá doanh nghiệp khía cạnh khác với doanh nghiệp ngành để thiết lập. .. Thực chuẩn đối sánh học hỏi từ phương pháp thực hành tốt hành trình suy luận học hỏi Bằng cách quan sát đối thủ cạnh tranh doanh nghiệp đánh giá tốt nhất, doanh nghiệp học hỏi cách thức họ vận hành