Áp dụng quy trình 5s vào hoạt động của khoa cấp cứu và đánh giá điều kiện làm việc cũng như tình trạng làm việc của nhân viên sau khi áp dụng 5s.
Nghiên cứu Y học Y Học TP Hồ Chí Minh * Phụ Bản Tập 21 * Số * 2017 KHẢO SÁT THỰC HIỆN 5S TẠI BỆNH ViỆN NGUYỄN TRI PHƯƠNG Tất Mỹ Hoa*, Võ Văn Nhanh*, Nguyễn Thị Tuyết Mai* TÓM TẮT Đặt vấn đề: Phương pháp 5s phương pháp quản lý chất lượng môi trường làm việc tổ chức Tại bệnh viện Nguyễn Tri Phương, đặc biệt khoa cấp cứu, mơi trường làm việc nhiều lãng phí bất cập Vì vậy, việc áp dụng quy trình 5s nhằm cải thiện chất lượng môi trường làm việc khoa cấp cứu điều cần thiết Mục tiêu: Áp dụng quy trình 5s vào hoạt động khoa cấp cứu đánh giá điều kiện làm việc tình trạng làm việc nhân viên sau áp dụng 5s Phương pháp nghiên cứu: nghiên cứu cắt ngang mô tả tiến hành từ tháng 1/2016 đến tháng 12/2016 Đối tượng nghiên cứu bốn mươi cán bộ/nhân viên khoa cấp cứu bệnh viện Nguyễn Tri Phương Nghiên cứu sử dụng bảng kiểm soạn sẵn dựa nghiên cứu khác, đánh giá khía cạnh điều kiện làm việc tình trạng làm việc nhân viên Hình ảnh điều kiện làm việc tình trạng làm việc nhân viên thu thập để đánh giá thay đổi trước sau áp dụng quy trình 5s khoa cấp cứu Kết quả: Kết cho thấy bước quy trình 5s, có hành động nhân viên chưa thực trước áp dụng 5s Ở bước sàng lọc hầu hết nhân viên chưa thực việc nhận dạng đồ đạc cần bỏ đi, dán nhãn chúng cách rõ ràng để xử lý (9/40) Ở bước xếp, hai nội dung nhân viên thực trước áp dụng 5s xếp đồ đạc hỗ trợ cơng việc theo chu trình liên tục (10/40) di chuyển đồ đạc đến khu vực lưu trữ thứ cấp (11/40) Ở bước sẽ, hành động đánh dấu khu vực làm việc nhân viên thực Sau triển khai 5s, điều kiện làm việc tình trạng làm việc nhân viên cải thiện đáng kể Các nhân viên cam kết tiếp tục thực 5s thời gian tới nhận thấy lợi ích việc thực 5s môi trường làm việc công việc ngày Kết luận: Việc áp dụng 5s vào môi trường làm việc khoa đạt thành công định Từ kết đạt thấy cần nhân rộng mơ hình khoa phòng khác Bên cạnh để trì hoạt động cần thành lập đội kiểm tra, thi đua để trì 5s khoa/phòng Ngồi ra, quy trình 5s cần phải liên tục cải tiến cho phù hợp với thực tế bệnh viện nhằm nâng cao hiệu quy trình 5s Từ khóa: quy trình 5s, khoa cấp cứu, mơi trường làm việc ABSTRACT EVALUATION OF 5S PROCEDURE IMPLEMENTATION IN NGUYEN TRI PHUONG HOSPITAL Tat My Hoa, Vo Van Nhanh, Nguyen Thi Tuyet Mai * Y Hoc TP Ho Chi Minh * Supplement of Vol 21 - No - 2017: 98 - 105 Background: 5s method is one of quality control methods of work environment of an organization In Nguyen Tri Phuong hospital, especially in the emergency department, the work environment remains wastefully and insufficiently Therefore, the application of 5s method to improve the quality of working environment in the emergency department is necessary Objectives: Implementing 5s procedures on operations of the emergency department and evaluating working conditions and working status of health staff after applying 5s * Bệnh viện Nguyễn Tri Phương Tác giả liên lạc: Ths Nguyễn Thị Tuyết Mai 98 ĐT: 0903674319 Email: mai2p@yahoo.com.vn Hội Nghị Khoa Học Kỹ Thuật Bệnh Viện Nguyễn Tri Phương năm 2016 Y Học TP Hồ Chí Minh * Phụ Bản Tập 21 * Số * 2017 Nghiên cứu Y học Methods: A descriptive cross-sectional study was conducted from January to December 2016 Study population was forty health staff working in the emergency department of Nguyen Tri Phuong hospital A checklist based on previous studies was developed to evaluate two aspects including working conditions and working status of health staff Photos about working conditions and working status of the health staff were also collected to evaluate the changes after application of 5s procedures in the emergency department Result: Results showed that at each step of the 5s, there were several actions those were not implemented by health staff before 5s application At the sorting step, most employees did not screen unnecessary items and then label them clearly for handling (9/40) At the set-in order step, two actions those health staff hardly practiced were arranging items in a way that support works in a continuous cycle (10/40) and moving items to a secondary storage area (11/40) At the shine step, most of health staff did not mark the working areas After deploying 5s, working conditions and working status of health staff were significantly improved The health staff also committed to continue implementing 5s soon as it realized benefits of implementation of 5s in their working environment as well as their routine work Conclusion: The application of 5s on the working environment of the emergency department had achieved certain successes Those results showed that 5s procedures should be replicated to other divisions and departments in the hospital Besides, it should establish inspection teams and hold competitions to maintain 5s in divisions and departments of the hospital Moreover, the 5s procedures should be improved continuously so that it should be appropriate to hospital’s setting and that in turn improve the effectiveness of 5s procedure Keywords: 5s procedure, emergency department, working environment ĐẶT VẤN ĐỀ Hiện nay, nhu cầu người bệnh luôn thay đổi, công nghệ y tế tiếp tục phát triển, ngày xuất nhiều hệ thuốc kỹ thuật y tế Trong đó, áp lực nâng cao chất lượng giảm chi phí y tế sở khám chữa bệnh ngày cao qua năm Tuy nhiên, thực tế nhiều sở khám chữa bệnh gặp phải lãng phí hoạt động thường ngày lãng phí sản xuất mức, lãng phí chờ đợi, lãng phí nguồn nhân lực khiến cho chi phí y tế chất lượng dịch vụ y tế tăng cao Phương pháp 5s với bước thực gồm sàng lọc, xếp, sẽ, săn sóc, sẵn sàng phương pháp quản lý chất lượng môi trường làm việc tổ chức(2) Mục đích 5s tạo mơi trường làm việc có tổ chức an tồn cho nhân viên từ làm giảm chi phí nguồn lực cho tổ chức(3) Trong lĩnh vực y tế, phương pháp 5s chưa sử dụng phổ biến sở khám chữa bệnh toàn quốc Tại bệnh viện Nguyễn Tri Phương, đặc biệt khoa cấp cứu bệnh viện, công tác y tế triển khai thực theo quy trình chuẩn nhiều năm, nhiên hiệu chất lượng cơng tác phòng cấp cứu chưa cao Theo khảo sát sơ tác giả, khoa cấp cứu vật tư, thiết bị, phương tiện chăm sóc khơng ngăn nắp, chưa sẵn sàng Bên cạnh vật tư tiêu hao tồn kho phòng nhiều máy móc, vật tư thiết bị chưa chuẩn hóa đồng Ngoài ra, ý thức cá nhân trật tự khoa phòng nhân viên y tế chưa cao Xuất phát từ thực tế này, việc áp dụng quy trình 5s nhằm cải thiện chất lượng mơi trường làm việc khoa cấp cứu điều cần thiết Mục tiêu nghiên cứu Áp dụng quy trình 5s vào hoạt động khoa cấp cứu đánh giá điều kiện làm việc tình trạng làm việc nhân viên sau áp dụng 5s Hội Nghị Khoa Học Kỹ Thuật Bệnh Viện Nguyễn Tri Phương năm 2016 99 Nghiên cứu Y học Y Học TP Hồ Chí Minh * Phụ Bản Tập 21 * Số * 2017 ĐỐITƯỢNG-PHƯƠNGPHÁPNGHIÊNCỨU Đối tượng nghiên cứu Bốn mươi cán bộ/nhân viên khoa cấp cứu bệnh viện Nguyễn Tri Phương Thiết kế nghiên cứu Nghiên cứu cắt ngang tiến hành từ tháng 1/2016 đến tháng 12/2016 Nghiên cứu triển khai hai giai đoạn: giai đoạn 1: triển khai bước đầu 5s khoa cấp cứu Trong giai đoạn này, điều kiện làm việc tình trạng làm việc 40 nhân viên đánh giá trước áp dụng 5s (đánh giá trước), sau quy trình 5s áp dụng khoa Đến tháng 9/2016 đánh giá lại điều kiện làm việc tình trạng làm việc nhân viên (đánh giá sau) Giai đoạn từ tháng 11/2016 tiếp tục triển khai 5s khoa/phòng khác cuối năm 2016 Một bảng kiểm dựa nguyên cứu giới sử dụng dùng để đánh giá trước sau điều kiện làm việc tình trạng làm việc nhân viên Đối với điều kiện làm việc, nhân viên đánh giá dựa bước quy trình 5s Ở bước sàng lọc, nhân viên đánh giá nội dung dọn dẹp bàn, kệ, tủ; đổ dọn dẹp rác v.v Bệnh nhân điểm thực nội dung điểm không thực nội dụng Điểm trung bình bước sàng lọc tính dựa tổng điểm nội dung Các bước xếp (6 nội dung), (4 nội dung), săn sóc (6 nội dung) sẵn sàng (7 nội dung) có cách tính điểm tương tự bước sàng lọc Đối với tình trạng làm việc bệnh nhân đánh nội dung tham dự lớp tập huấn 5s, thực cam kết 5s v.v Bệnh nhân có thực nội dung điểm, không thực điểm Điểm tình trạng làm việc điểm trung bình tổng điểm nội dung Hình ảnh điều kiện làm việc tình trạng làm việc nhân viên thu thập để đánh giá thay đổi trước sau áp dụng quy trình 5s khoa cấp cứu KẾT QUẢ - BÀN LUẬN Điều kiện làm việc nhân viên trước sau áp dụng 5s Bảng 1: Các nội dung bước sàng lọc trước sau áp dụng 5s (n = 40) SÀNG LỌC Trước Sau Dọn dẹp bàn, kệ, tủ băng ghế dài 13/40 38/40 Đổ dọn dẹp rác, chất thải 35/40 40/40 Nhận dạng đồ đạc cần bỏ đi, dán nhãn chúng cách rõ ràng để xử lý 9/40 36/40 Dọn dẹp ổ đĩa điện tử, tệp, tập tin hình máy tính 23/40 34/40 Di chuyển, dọn dẹp vật dụng không sử dụng; nội quy thơng báo cũ bảng ghi tường 12/40 32/40 Di chuyển đồ đạc, vật dụng bỏ đến khu vực lưu trữ tạm thời 21/40 40/40 Điểm (Trung bình ± Độ lệch chuẩn) 2,7 ± 0,8 3,5 ± 2,5 Kết cho thấy trước áp dụng 5s, hầu hết nhân viên chưa thực việc nhận dạng đồ đạc cần bỏ đi, dán nhãn chúng cách rõ ràng để xử lý Tuy nhiên sau tập huấn áp dụng 5s vào quy trình làm việc số nhân viên thực việc nhận dạng đồ đạc tăng lên đánh kể (36/40) Điều hoàn toàn phù hợp trước tập huấn 5s, nhân viên khoa cấp cứu chưa quan tâm nhiều đến việc phân loại vật dụng sử dụng khơng sử dụng dán nhãn vật dụng cách rõ ràng Nghiên cứu Aziz(1) bệnh viện chuyên khoa Malaysia ghi nhận cải thiện đáng kể nhân viên việc nhận dạng, phân loại vật dung sau tập huấn 5s Bảng 2: Các nội dung bước xếp trước sau áp dụng 5s (n = 40) 100 SẮP XẾP Trước Sau Sắp xếp đồ đạc vật dụng cho hỗ trợ cho cơng việc theo chu trình liên tục 10/40 32/40 Đặt vật dụng, thiết bị mà bạn sử dụng cho chúng nằm cạnh 30/40 40/40 Di chuyển đồ đạc, thiết bị bạn không thường xuyên sử dụng đến khu vực lưu trữ thứ cấp 11/40 36/40 Hội Nghị Khoa Học Kỹ Thuật Bệnh Viện Nguyễn Tri Phương năm 2016 Y Học TP Hồ Chí Minh * Phụ Bản Tập 21 * Số * 2017 Nghiên cứu Y học SẮP XẾP Trước Sau Thiết lập khu vực thao tác công việc theo cách giống nhau, đồ vật giống dạng đặt chung với 29/40 37/40 Sắp xếp, tổ chức dán lại bảng thông báo thông tin 21/40 36/40 Sử dụng hộp/khay chứa đựng phù hợp để bỏ đồ đạc, vật dụng cho khơng đầy trồi kệ để rơi sàn nhà 25/40 36/40 Điểm (Trung bình ± Độ lệch chuẩn) 3,1 ± 1,1 4,0 ± 1,7 Ở bước xếp, hai nội dung nhân viên thực trước áp dụng 5s xếp đồ đạc hỗ trợ cơng việc theo chu trình liên tục (10/40) di chuyển đồ đạc đến khu vực lưu trữ thứ cấp (11/40) Điều nhìn nhận nhiều nhân viên khoa đồ đạc thường khơng xếp phù hợp, việc tìm kiếm thường thời gian Bên cạnh khoa khu vực lưu trữ đồ đạc nhỏ hẹp nhiều nhân viên ngại việc di chuyển đồ đạc đến khu vực Sau triển khai 5s, tỷ lệ nhân viên thực hai hành động tăng lên đáng kể (32/40 36/40) Bảng Các nội dung bước trước sau áp dụng 5s (n = 40) SẠCH SẼ Trước Sau Dọn dẹp, lau chùi khu vực làm việc cách mà bạn phân loại cho khơng dơ, bụi bặm hay rác 30/40 40/40 Chắc chắn chỗ làm việc bạn đảm bảo an tồn khơng tiềm ẩn nguy 30/40 40/40 Sắp xếp tổ chức lại hệ thống dây cáp, dây điện giảm thiểu nguy cơ, rủi ro an toàn 29/40 36/40 Đánh dấu khu vực làm việc bạn sau dọn dẹp bố trí xếp lại cách tuyệt vời 13/40 38/40 Điểm ((Trung bình ± Độ lệch chuẩn) Ở bước sẽ, số nhân viên thực hành động bước cao Điều có lẽ liên quan đến quy trình vệ sinh vơ khuẩn khoa cấp cứu đòi hỏi nhân viên phải giữ vệ sinh nơi làm việc Hành động đánh dấu khu vực làm việc nhân viên thực Nghiên cứu Azia(1) Malaysia nghiên cứu Young(4) cho thấy chưa tập huấn 5s, hầu hết nhân viên 2,5 ± 0,5 3,0 ± 1,0 y tế không ý quan tâm đến việc đánh dấu khu vực làm việc mình, điều dẫn đến việc sử dụng lẫn lộn khu vực làm việc tập thể nhân viên khoa/phòng gây nhiều mâu thuẫn q trình làm việc nhân viên y tế Sau tập huấn 5s cho nhân viên, tỷ lệ thực hành động khâu cải thiện đáng kể Bảng Các nội dung bước săn sóc trước sau áp dụng 5s (n = 40) SĂN SÓC Trước Sau Đồng ý với tiêu chuẩn khu vực làm việc bạn 35/40 40/40 Hiển thị hình ảnh thấy nơi/khu vực nên trơng 17/40 37/40 Sử dụng hình thức dán nhãn, ký hiệu hình ảnh thấy nơi lưu trữ trang thiết bị, vật dụng 24/40 39/40 Ghi chú, đánh dấu khu vực đặt để thiết bị, xe đẩy xếp đánh dấu nhiều lớp/tầng 12/40 40/40 Sử dụng màu sắc quy định dán nhãn cho việc xếp đồ vật 6/40 38/40 Thiết lập danh sách bảng thời gian biểu cho nhóm bạn để kiểm tra khu vực thực 5S dọn dẹp, xếp lại thấy cần thiết 0/40 40/40 Điểm (Trung bình ± Độ lệch chuẩn) 2,5 ± 0,5 3,4 ± 2,1 Đối với bước săn sóc, nhân viên y tế phải thực bước sàng lọc, xếp, trước Do bước nhân viên chưa tập huấn 5s có khả thực hành động bước Kết phản ánh điều tỷ lệ thực hành động bước nhân viên y tế khoa cấp cứu thấp Sau tập huấn 5s, số nhân viên thực hành động bước tăng lên đáng kể Hội Nghị Khoa Học Kỹ Thuật Bệnh Viện Nguyễn Tri Phương năm 2016 101 Nghiên cứu Y học Y Học TP Hồ Chí Minh * Phụ Bản Tập 21 * Số * 2017 Bảng Các nội dung bước sẵn sàng trước sau áp dụng 5s (n = 40) SẴN SÀNG Trước Sau Cập nhật quy trình hướng dẫn 5S 0/40 40/40 Phổ biến 5S đến khu vực định hướng sẵn 0/40 40/40 Phân chia trách nhiệm, nghĩ vụ trì 5S theo khu vực 0/40 40/40 Kiểm tra giám sát khu vực bạn có đạt tiêu chuẩn 5S định kỳ tuần 0/40 27/40 Công việc giám sát thực liên tục giám sát viên 0/40 10/40 Thông báo đăng chia sẻ kết kiểm tra bạn 0/40 10/40 Khen thưởng tổ chức kỷ niệm ăn mừng thành thực 5S 0/40 1/40 Điểm (Trung bình ± Độ lệch chuẩn) 0,0 ± 0,0 2,1 ± 0,3 Ở bước sẵn sàng, nhân viên y tế sau thực 5s cần tiếp tục trì hoạt động thực bước nêu Tại thời điểm đánh giá sau, hầu hết hoạt động khâu sẵn sàng thực nhân viên y tế Tuy nhiên việc kiểm tra giám sát khu vực nhân viên đạt chuẩn 5s định kỳ tuần chưa thực đầy đủ cơng việc nhân viên khoa nhiều, nên họ có thời gian để thực việc kiểm tra Đây điều cần cải thiện thời gian tới Tình trạng làm việc nhân viên trước sau áp dụng 5s Bảng Các nội dung bước sẵn sàng trước sau áp dụng 5s (n = 40) NỘI DUNG Trước Sau Đã tham dự lớp tập huấn/khóa học ngắn hạn 5s 0/40 40/40 Khóa học cung cấp thêm thơng tin việc thực 5s nơi làm việc tôi? 0/40 40/40 Thực cam kết thực 5s để đảm bảo khu vực làm việc sẽ, an toàn 0/40 40/40 Các vật dụng sau phân loại xếp 0/40 32/40 Sắp xếp vật dụng cho dễ lấy dễ trả lại sau sử dụng 0/40 40/40 Có lịch trình để đảm bảo nơi làm việc bụi bậm 0/40 32/40 Hệ thống 5s hệ thống quản lý tốt 0/40 40/40 Điểm (Trung bình ± Độ lệch chuẩn) 0,0 ± 0,0 3,7 ± 1,3 Kết cho thấy sau thực 5s, tình trạng làm việc nhân viên cải thiện rõ ràng Các nhân viên nhìn nhận hệ thống 5s hệ thống quản lý tốt đồng thời nhờ 5s họ quản lý công việc tốt Họ cam kết thực 5s thời gian tới nhận thấy lợi ích việc thực 5s mơi trường làm việc công việc ngày thân Bảng Một số hình ảnh hiệu áp dụng 5s khoa cấp cứu Trước áp dụng 5s Sau áp dụng 5s Quầy nhận bệnh 102 Hội Nghị Khoa Học Kỹ Thuật Bệnh Viện Nguyễn Tri Phương năm 2016 Y Học TP Hồ Chí Minh * Phụ Bản Tập 21 * Số * 2017 Trước áp dụng 5s Nghiên cứu Y học Sau áp dụng 5s Nơi để xe lăn Xe tiêm Xe hồi sức cấp cứu Vali dụng cụ y tế Hội Nghị Khoa Học Kỹ Thuật Bệnh Viện Nguyễn Tri Phương năm 2016 103 Nghiên cứu Y học Y Học TP Hồ Chí Minh * Phụ Bản Tập 21 * Số * 2017 Trước áp dụng 5s Sau áp dụng 5s Tủ thuốc Khu vực để dụng cụ y tế Túi thuốc y tế 104 Hội Nghị Khoa Học Kỹ Thuật Bệnh Viện Nguyễn Tri Phương năm 2016 Y Học TP Hồ Chí Minh * Phụ Bản Tập 21 * Số * 2017 Trước áp dụng 5s Nghiên cứu Y học Sau áp dụng 5s KẾT LUẬN TÀI LIỆU THAM KHẢO Mặc dù gặp số khó khăn q trình triển khai 5s khoa cấp cứu, nhiên việc áp dụng 5s vào môi trường làm việc khoa đạt thành công định Từ kết đạt thấy cần nhân rộng mơ hình khoa phòng khác Bên cạnh để trì hoạt động cần thành lập đội kiểm tra, thi đua để trì 5s khoa/phòng Ngồi ra, quy trình 5s cần phải liên tục cải tiến cho phù hợp với thực tế bệnh viện nhằm nâng cao hiệu quy trình 5s Azia AA, Nishazini M, zizan NA (2014) Survey To See The Impact Of 5s Implementation Among Staff Of Kpj Seremban Specialist Hospital,Malaysia IOSR Journal of Business and Management 16, 3.I, Pp 82-96 Ho SK, Cicmil S, Fung CK (1995) The Japanese 5-S practice and TQM training Training for Quality, 3, 19-24 Ikumaa LH, Nahmens I (2014) Making safety an integral part of 5S in Healthcare Work, 47, 243–251 Young FYF (2014) The Use of 5S in Healthcare Services: a Literature Review International Journal of Business and Social Science 5,10 (1) PP 240-251 Ngày nhận báo: 31/10/2016 Ngày phản biện nhận xét báo: 15/11/2016 Ngày báo đăng: Hội Nghị Khoa Học Kỹ Thuật Bệnh Viện Nguyễn Tri Phương năm 2016 105 ... Trong lĩnh vực y tế, phương pháp 5s chưa sử dụng phổ biến sở khám chữa bệnh toàn quốc Tại bệnh viện Nguyễn Tri Phương, đặc biệt khoa cấp cứu bệnh viện, công tác y tế tri n khai thực theo quy trình... thân Bảng Một số hình ảnh hiệu áp dụng 5s khoa cấp cứu Trước áp dụng 5s Sau áp dụng 5s Quầy nhận bệnh 102 Hội Nghị Khoa Học Kỹ Thuật Bệnh Viện Nguyễn Tri Phương năm 2016 Y Học TP Hồ Chí Minh *... cứu bệnh viện Nguyễn Tri Phương Thiết kế nghiên cứu Nghiên cứu cắt ngang tiến hành từ tháng 1/2016 đến tháng 12/2016 Nghiên cứu tri n khai hai giai đoạn: giai đoạn 1: tri n khai bước đầu 5s khoa