QUY ĐỊNH CHẾ ĐỘ BÀN GIAO CỦA CB-NV I MỤC ĐÍCH: Qui đònh thủ tục, nội dung trách nhiệm cá nhân, đơn vò trình bàn giao công việc, nhằm đảm bảo công việc theo dõi, triển khai thực liên tục, đầy đủ, không bò gián đoạn có thay đổi nhân II PHẠM VI ÁP DỤNG: Đối tượng áp dụng: qui đònh áp dụng việc Bàn giao công việc tất Cán - nhân viên gián tiếp đơn vò (XN/ Phòng) Công ty thay đổi công việc (nghỉ việc, miễn nhiệm, điều chỉnh phân công, điều chuyển sang đơn vò khác ) điều chuyển chức năng, nhiệm vụ đơn vò Đối tượng không áp dụng : − Các CN trực tiếp sản xuất, phục vụ sản xuất − Riêng nhân phụ trách kinh doanh, mua hàng : việc bàn giao áp dụng theo biểu mẫu: Biên bàn giao “Quy đònh Thông báo với khách hàng có thay đổi nhân sự” Trách nhiệm thực hiện: tất cá nhân, đơn vò liên quan III MÔ TẢ Trình tự, thủ tục trách nhiệm bàn giao: 1.1 Khi có điều chuyển nghỉ việc, CB-NV điều chuyển, miễn nhiệm nghỉ việc phải tiến hành bàn giao đầy đủ tài sản, hồ sơ, tài liệu công việc cho người đònh nhận bàn giao 1.2 Người bàn giao có trách nhiệm lập biên bàn giao (theo biểu mẫu số 01 CBQL từ Trưởng đơn vò trở lên; theo biểu mẫu số CBNV khác) đính kèm “Báo cáo tình hình thực công tác đònh kỳ” kỳ báo cáo gần “Biên bàn giao” với tư cách người nhận bàn giao giao nhiệm vụ 1.3 Người bàn giao phải chòu trách nhiệm tính đầy đủ, xác nội dung bàn giao Trường hợp không bàn giao đầy đủ nội dung công việc giao tài sản, vật tư , công nợ … phụ trách người bàn giao phải chòu trách nhiệm trước pháp luật thiệt hại việc bàn giao không đầy đủ gây 1.4 Trường hợp việc bàn giao liên quan đến nhiều cá nhân, đơn vò cá nhân, đơn vò tham gia vào thành phần bàn giao tham dự bàn giao 1.5 Nội dung bàn giao phải sở nội dung nhận bàn giao từ người tiền nhiệm vấn đề phát sinh trình giữ nhiệm vụ người bàn giao 1.6 Đối với người bàn giao nguyên Cán cấp trưởng đơn vò trực thuộc Công ty : bàn giao cho người Tổng Giám Đốc /hoặc Phó TGĐ phụ trách đònh nhận bàn giao Biên bàn giao Tổng Giám Đốc/hoặc Phó TGĐ phụ trách phê duyệt 1.7 Đối với người bàn giao nguyên cán cấp phó trở xuống: bàn giao cho người Trưởng đơn vò quản lý đònh nhận bàn giao Biên bàn giao Trưởng đơn vò quản lý phê duyệt 1.8 Trưởng đơn vò người đònh nhận bàn giao có trách nhiệm đôn đốc, yêu cầu người bàn giao thực bàn giao đầy đủ, tiến độ ; kiểm tra chòu trách nhiệm nội dung nhận bàn giao 1.9 Trường hợp không yêu cầu người bàn giao thực bàn giao đầy đủ ; không kiểm tra, đối chiếu nội dung bàn giao với đơn vò liên quan dẫn đến bàn giao không đầy đủ, gây gián đọan công việc, thất thóat tài sản, phương tiện, dụng cụ làm việc người đònh nhận bàn giao người phê duyệt bàn giao phải chòu trách nhiệm trước Công ty sau: - Trách nhiệm hành chính: Tùy mức độ vi phạm, người vi phạm bò xử lý từ mức Nhắc nhở đến Khiển trách - Trách nhiệm vật chất: tùy theo mức độ vi phạm mức độ thiệt hại , người vi phạm phải bồi thường phần tòan thiệt hại gây 1.10 Đối với đơn vò quản lý tài sản, phương tiện làm việc: Phòng KTTC; Phòng CNTT, Phòng QTĐS: trường hợp không theo dõi, quản lý tài sản, công nợ dẫn đến kiểm tra, xác nhận không xác không đôn đốc , yêu cầu bàn giao dẫn đến thiệt hại bàn giao không đầy đủ tùy theo mức độ vi phạm mức độ thiệt hại phải liên đới chòu trách nhiệm hành trách nhiệm vật chất 1.11 Trường hợp bên nhận bàn giao không thống với người bàn giao nội dung bàn giao phải báo cáo trình cấp đònh 1.12 Trường hợp bàn giao để nghỉ việc : Biên bản giao lập thành bản: Người bàn giao giữ bản; Người nhận bàn giao giữ bản; Đơn vò quản lý người bàn giao giữ bản; Phòng NS giữ 1.13 Trường hợp bàn giao miễn nhiệm, điều chỉnh phân công, điều chuyển: Biên bản giao lập thành 02 bản: Người bàn giao (hoặc Đơn vò bàn giao trường hợp điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ đơn vò) giữ bản; Người nhận bàn giao (hoặc Đơn vò nhận bàn giao trường hợp điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ đơn vò) giữ 1.14 Công ty lập thủ tục điều chuyển nghỉ việc giải chế độ CB-NV hoàn tất thủ tục bàn giao Nội dung Biên bàn giao : - Biên bàn giao phải lập theo Biểu mẫu quy đònh phải có xác nhận đơn vò liên quan theo phân công sau : 1- Phần 1: “Công việc thực cần theo dõi”: a) - Các nội dung cần phải báo cáo theo đạo Tổng giám đốc/ Phó TGĐ (trên mail theo Quyết đònh, Qui đònh Tổng Giám Đốc/ Phó TGĐ): - Nội dung áp dụng người bàn giao cấp Trưởng đơn vò trực thuộc Công ty - Người nhận bàn giao liên hệ Phòng HC để cung cấp đạo TGĐ mail Thư ký đạo PTGĐ theo Quyết đònh để đối chiếu với nội dung bàn giao - Đối với việc bàn giao CB-NV từ cấp phó trở xuống báo cáo theo đạo Trưởng đơn vò đơn vò tự đối chiếu xác nhận b)- Các nội dung cần tiếp tục thực theo chương trình công tác: người bàn giao phải kèm theo “Báo cáo tình hình công tác đònh kỳ” kỳ báo cáo gần nhất” để người nhận bàn giao đối chiếu với nội dung bàn giao 2.2 Phần 2: “Hồ sơ/ Tài liệu văn bản, máy tính” Người bàn giao phải kèm theo “Báo cáo tình hình công tác đònh kỳ” kỳ báo cáo gần “Biên nhận bàn giao” giao nhiệm vụ để người nhận bàn giao đối chiếu với nội dung bàn giao (Ví dụ: Ngày 10/04, nhân xin nghỉ việc tiến hành bàn giao người nhận bàn giao phải vào Báo cáo tình hình công tác Q 01 nhân để đối chiếu công việc thực ( phải kèm hồ sơ chứng minh) công tác cần triển khai.) 2.3 Phần 3: “Phương tiện làm việc: tài sản, vật dụng, công cụ” - Đối với người bàn giao cấp Trưởng đơn vò trực thuộc Công ty: + Phòng Kế toán - TC xác nhận danh mục bàn giao tài sản cố đònh đơn vò để bàn giao + P.CNTT Scan,… xác nhận tài sản máy vi tính, máy in, + P QT đời sống xác nhận tài sản bàn, ghế , tủ làm việc - Đối với người bàn giao cấp phó đơn vò trực thuộc Công ty trở xuống: Trưởng đơn vò tự phân công đối chiếu xác nhận 2.4 Phần 4: “Công nợ” - Phòng Kế tóan - Tài xác nhận khoản công nợ người bàn giao 2.5 Phần 5: “Nhân quản lý” Phòng NS xác nhận danh sách nhân người bàn giao quản lý trương hợp bàn giao Trưởng đơn vò cấp Công ty Bộ phận nhân đơn vò xác nhận danh sách nhân người bàn giao quản lý (nếu có) trường hợp bàn giao cấp phó đơn vò trở xuống IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN: Các đơn vò có trách nhiệm lưu trữ đầy đủ biên bàn giao (nhận giao) đơn vò để đối chiếu thực bàn giao theo dõi công việc Các cá nhân, đơn vò liên quan có trách nhiệm thực theo qui đònh ban hành V BIỂU MẪU ĐÍNH KÈM: - Biên bàn giao CBQL từ Trưởng đơn vò trở lên - Biên bàn giao CBNV khác ... thống với người bàn giao nội dung bàn giao phải báo cáo trình cấp đònh 1.12 Trường hợp bàn giao để nghỉ việc : Biên bản giao lập thành bản: Người bàn giao giữ bản; Người nhận bàn giao giữ bản; Đơn... nhận bàn giao Biên bàn giao Tổng Giám Đốc/hoặc Phó TGĐ phụ trách phê duyệt 1.7 Đối với người bàn giao nguyên cán cấp phó trở xuống: bàn giao cho người Trưởng đơn vò quản lý đònh nhận bàn giao Biên... nhiệm nội dung nhận bàn giao 1.9 Trường hợp không yêu cầu người bàn giao thực bàn giao đầy đủ ; không kiểm tra, đối chiếu nội dung bàn giao với đơn vò liên quan dẫn đến bàn giao không đầy đủ, gây