QUY ĐỊNH CHẾ ĐỘ BÀN GIAO CỦA CB-NV I MỤC ĐÍCH: Qui định thủ tục, nội dung trách nhiệm cá nhân, đơn vị trình bàn giao cơng việc, nhằm đảm bảo cơng việc theo dõi, triển khai thực liên tục, đầy đủ, khơng bị gián đoạn có thay đổi nhân II PHẠM VI ÁP DỤNG: Đối tượng áp dụng: qui định áp dụng việc Bàn giao công việc tất Cán - nhân viên gián tiếp đơn vị (XN/ Phòng) Cơng ty thay đổi cơng việc (nghỉ việc, miễn nhiệm, điều chỉnh phân công, điều chuyển sang đơn vị khác ) điều chuyển chức năng, nhiệm vụ đơn vị Đối tượng không áp dụng : Các CN trực tiếp sản xuất, phục vụ sản xuất Riêng nhân phụ trách kinh doanh, mua hàng : việc bàn giao áp dụng theo biểu mẫu: Biên bàn giao “Quy định Thơng báo với khách hàng có thay đổi nhân sự” Trách nhiệm thực hiện: tất cá nhân, đơn vị liên quan III MÔ TẢ Trình tự, thủ tục trách nhiệm bàn giao: 1.1 Khi có điều chuyển nghỉ việc, CB-NV điều chuyển, miễn nhiệm nghỉ việc phải tiến hành bàn giao đầy đủ tài sản, hồ sơ, tài liệu công việc cho người định nhận bàn giao 1.2 Người bàn giao có trách nhiệm lập biên bàn giao (theo biểu mẫu số 01 CBQL từ Trưởng đơn vị trở lên; theo biểu mẫu số CBNV khác) đính kèm “Báo cáo tình hình thực cơng tác định kỳ” kỳ báo cáo gần “Biên bàn giao” với tư cách người nhận bàn giao giao nhiệm vụ 1.3 Người bàn giao phải chịu trách nhiệm tính đầy đủ, xác nội dung bàn giao Trường hợp không bàn giao đầy đủ nội dung công việc giao tài sản, vật tư , công nợ … phụ trách người bàn giao phải chịu trách nhiệm trước pháp luật thiệt hại việc bàn giao không đầy đủ gây 1.4 Trường hợp việc bàn giao liên quan đến nhiều cá nhân, đơn vị cá nhân, đơn vị tham gia vào thành phần bàn giao tham dự bàn giao 1.5 Nội dung bàn giao phải sở nội dung nhận bàn giao từ người tiền nhiệm vấn đề phát sinh trình giữ nhiệm vụ người bàn giao 1.6 Đối với người bàn giao nguyên Cán cấp trưởng đơn vị trực thuộc Công ty : bàn giao cho người Tổng Giám Đốc /hoặc Phó TGĐ phụ trách định nhận bàn giao Biên bàn giao Tổng Giám Đốc/hoặc Phó TGĐ phụ trách phê duyệt 1.7 Đối với người bàn giao nguyên cán cấp phó trở xuống: bàn giao cho người Trưởng đơn vị quản lý định nhận bàn giao Biên bàn giao Trưởng đơn vị quản lý phê duyệt 1.8 Trưởng đơn vị người định nhận bàn giao có trách nhiệm đôn đốc, yêu cầu người bàn giao thực bàn giao đầy đủ, tiến độ ; kiểm tra chịu trách nhiệm nội dung nhận bàn giao 1.9 Trường hợp không yêu cầu người bàn giao thực bàn giao đầy đủ ; không kiểm tra, đối chiếu nội dung bàn giao với đơn vị liên quan dẫn đến bàn giao không đầy đủ, gây gián đọan cơng việc, thất thóat tài sản, phương tiện, dụng cụ làm việc người định nhận bàn giao người phê duyệt bàn giao phải chịu trách nhiệm trước Công ty sau: - Trách nhiệm hành chính: Tùy mức độ vi phạm, người vi phạm bị xử lý từ mức Nhắc nhở đến Khiển trách - Trách nhiệm vật chất: tùy theo mức độ vi phạm mức độ thiệt hại , người vi phạm phải bồi thường phần tòan thiệt hại gây 1.10 Đối với đơn vị quản lý tài sản, phương tiện làm việc: Phòng KTTC; Phòng CNTT, Phòng QTĐS: trường hợp khơng theo dõi, quản lý tài sản, công nợ dẫn đến kiểm tra, xác nhận khơng xác khơng đơn đốc , u cầu bàn giao dẫn đến thiệt hại bàn giao khơng đầy đủ tùy theo mức độ vi phạm mức độ thiệt hại phải liên đới chịu trách nhiệm hành trách nhiệm vật chất 1.11 Trường hợp bên nhận bàn giao không thống với người bàn giao nội dung bàn giao phải báo cáo trình cấp định 1.12 Trường hợp bàn giao để nghỉ việc : Biên bản giao lập thành bản: Người bàn giao giữ bản; Người nhận bàn giao giữ bản; Đơn vị quản lý người bàn giao giữ bản; Phòng NS giữ 1.13 Trường hợp bàn giao miễn nhiệm, điều chỉnh phân công, điều chuyển: Biên bản giao lập thành 02 bản: Người bàn giao (hoặc Đơn vị bàn giao trường hợp điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ đơn vị) giữ bản; Người nhận bàn giao (hoặc Đơn vị nhận bàn giao trường hợp điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ đơn vị) giữ 1.14 Công ty lập thủ tục điều chuyển nghỉ việc giải chế độ CB-NV hoàn tất thủ tục bàn giao Nội dung Biên bàn giao : - Biên bàn giao phải lập theo Biểu mẫu quy định phải có xác nhận đơn vị liên quan theo phân công sau : 1- Phần 1: “Công việc thực cần theo dõi”: a) - Các nội dung cần phải báo cáo theo đạo Tổng giám đốc/ Phó TGĐ (trên mail theo Quyết định, Qui định Tổng Giám Đốc/ Phó TGĐ): - Nội dung áp dụng người bàn giao cấp Trưởng đơn vị trực thuộc Công ty - Người nhận bàn giao liên hệ Phòng HC để cung cấp đạo TGĐ mail Thư ký đạo PTGĐ theo Quyết định để đối chiếu với nội dung bàn giao - Đối với việc bàn giao CB-NV từ cấp phó trở xuống báo cáo theo đạo Trưởng đơn vị đơn vị tự đối chiếu xác nhận b)- Các nội dung cần tiếp tục thực theo chương trình cơng tác: người bàn giao phải kèm theo “Báo cáo tình hình cơng tác định kỳ” kỳ báo cáo gần nhất” để người nhận bàn giao đối chiếu với nội dung bàn giao 2.2 Phần 2: “Hồ sơ/ Tài liệu văn bản, máy tính” Người bàn giao phải kèm theo “Báo cáo tình hình cơng tác định kỳ” kỳ báo cáo gần “Biên nhận bàn giao” giao nhiệm vụ để người nhận bàn giao đối chiếu với nội dung bàn giao (Ví dụ: Ngày 10/04, nhân xin nghỉ việc tiến hành bàn giao người nhận bàn giao phải vào Báo cáo tình hình cơng tác Q 01 nhân để đối chiếu công việc thực ( phải kèm hồ sơ chứng minh) công tác cần triển khai.) 2.3 Phần 3: “Phương tiện làm việc: tài sản, vật dụng, công cụ” - Đối với người bàn giao cấp Trưởng đơn vị trực thuộc Cơng ty: + Phòng Kế tốn - TC xác nhận danh mục bàn giao tài sản cố định đơn vị để bàn giao + P.CNTT xác nhận tài sản máy vi tính, máy in, Scan,… + P QT đời sống xác nhận tài sản bàn, ghế , tủ làm việc - Đối với người bàn giao cấp phó đơn vị trực thuộc Công ty trở xuống: Trưởng đơn vị tự phân công đối chiếu xác nhận 2.4 Phần 4: “Công nợ” - Phòng Kế tóan - Tài xác nhận khoản công nợ người bàn giao 2.5 Phần 5: “Nhân quản lý” Phòng NS xác nhận danh sách nhân người bàn giao quản lý trương hợp bàn giao Trưởng đơn vị cấp Công ty Bộ phận nhân đơn vị xác nhận danh sách nhân người bàn giao quản lý (nếu có) trường hợp bàn giao cấp phó đơn vị trở xuống IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN: Các đơn vị có trách nhiệm lưu trữ đầy đủ biên bàn giao (nhận giao) đơn vị để đối chiếu thực bàn giao theo dõi công việc Các cá nhân, đơn vị liên quan có trách nhiệm thực theo qui định ban hành V BIỂU MẪU ĐÍNH KÈM: - Biên bàn giao CBQL từ Trưởng đơn vị trở lên - Biên bàn giao CBNV khác ... thống với người bàn giao nội dung bàn giao phải báo cáo trình cấp định 1.12 Trường hợp bàn giao để nghỉ việc : Biên bản giao lập thành bản: Người bàn giao giữ bản; Người nhận bàn giao giữ bản; Đơn... đơn đốc, yêu cầu người bàn giao thực bàn giao đầy đủ, tiến độ ; kiểm tra chịu trách nhiệm nội dung nhận bàn giao 1.9 Trường hợp không yêu cầu người bàn giao thực bàn giao đầy đủ ; không kiểm tra,... người bàn giao nguyên cán cấp phó trở xuống: bàn giao cho người Trưởng đơn vị quản lý định nhận bàn giao Biên bàn giao Trưởng đơn vị quản lý phê duyệt 1.8 Trưởng đơn vị người định nhận bàn giao có