TỔNG CÔNG TY LẮP MÁY VIỆT NAM CÔNG TY CỔ PHẦN LILAMA HÀ NỘI -o0o - LILAMA HANOI JSC, CO QUY TRÌNH XUẤT NHẬP VẬT TƯ VÀ QUẢN LÝ KHO MÃ SỐ: QT-16 ,, NGƯỜI BIÊN SOẠN NGƯỜI XEM XÉT PHÊ DUYỆT Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-16 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 1/10 QUY TRÌNH XUẤT NHẬP VẬT TƯ VÀ QUẢN LÝ KHO Mã số QT-16 Ngày ban hành 10/02/2012 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 THEO DÕI SỬA ĐỔI Ngày Vị trí Nội dung sửa đổi Ghi THEO DÕI PHÂN PHỐI Ban Tổng Giám Đốc Phòng QL máy-Cơ giới-An tồn Phòng Tổ chức Phòng Quản trị Tổng hợp Phòng Tài chính-kế tốn Phòng Vật tư Phòng Phát triển dự án đầu tư Nhà máy Cơ khí Lilama Hà Nội Phòng Kinh tế Kỹ thuật MỤC ĐÍCH: Xí nghiệp, Đội/Cơng trình Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-16 Ngày ban hành: 01/12/2011 Lần ban hành: 01 Trang: 2/10 QUY TRÌNH XUẤT NHẬP VẬT TƯ VÀ QUẢN LÝ KHO Mã số QT-16 Ngày ban hành 10/02/2012 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 Quy định thống cách thức bảo quản, quản lý vật tư, hàng hoá lưu giữ kho nhà máy, tổ đội, Ban chi huy cơng trình trực thuộc Công ty Nhằm xác nhận số lượng vật tư, sản phẩm, hàng hoá nhập kho xuất kho làm ghi thẻ kho nhằm quản lý thiết bị cách xác Quản lý vật tư hàng hóa theo qui trình xuyên suốt từ khâu nhập kho, xuất kho khâu thống kê báo cáo đánh giá tình hình tồn kho Cân đối lượng vật tư hàng hóa tồn kho với kế hoạch sản xuất nhằm đưa định kịp thời xác phục vụ cho hoạt động sản xuất phân phối hàng hóa PHẠM VI ÁP DỤNG: Quy trình áp dụng cho kho nhà máy, công trường TÀI LIỆU THAM KHẢO: Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 ĐỊNH NGHĨA/TỪ VIẾT TẮT: Lưu kho bảo quản hàng hố: q trình tiếp nhận, xếp, bảo quản, kiểm tra nhằm hạn chế đến mức thấp mát, hư hỏng, giảm sút chất lượng hàng hoá thuận tiện xuất hàng từ kho NỘI DUNG: A./ Nhập vật tư 5.1 Lưu đồ: Bước Trách nhiệm Nội dung Thời gian BM đính kèm Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ không đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-16 Ngày ban hành: 01/12/2011 Lần ban hành: 01 Trang: 3/10 QUY TRÌNH XUẤT NHẬP VẬT TƯ VÀ QUẢN LÝ KHO Phòng VT, Bước Nhà máy/Đội Mã số QT-16 Ngày ban hành 10/02/2012 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 Khi hàng Vật tư, thiết bị kho/chân cơng trình đến kho/cơng thi cơng trình Lãnh đạo Bước NM/Đội, CB Kiểm tra kỹ thuật, Thủ kho, Kế toán Đáp ứng Bước Thủ kho, Kế kho, Kế toán Ngay sau hàng kho BM-16-01 Báo phòng Vật tư Lập phiếu nhập kho BM-16-02 Sau kiểm tra toán CBKT, Thủ Bước Ko đáp ứng Vận chuyển, xếp dỡ hàng hố BM-16-03 Sau hồn thiện nhà máy/Xí phiếu nhập kho nghiệp Thủ kho, Kế Bước Lập thẻ kho tốn nhà Ngay máy/Xí ngày BM-16-04 nghiệp Thủ kho, Kế Bước toán nhà Ngay Lập bảng theo dõi X-N-T BM-16-05 ngày máy/Xí nghiệp Thủ kho, Kế Bước toán nhà Thường xuyên Tổng hợp báo cáo BM-16-11 (theo tuần, máy/Xí tháng ) nghiệp 5.2 Diễn giải lưu đồ 5.2.1 Tiếp nhận vật tư/hàng hố: Khi vật tư thiết bị kho/cơng trường, Phòng vật tư, ban lãnh đạo nhà máy, xí nghiệp, đội thi cơng, phận liên quan có trách nhiệm tiếp nhận tiến hành làm thủ tục nhập hàng 5.2.2 Kiểm tra: Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-16 Ngày ban hành: 01/12/2011 Lần ban hành: 01 Trang: 4/10 QUY TRÌNH XUẤT NHẬP VẬT TƯ VÀ QUẢN LÝ KHO Mã số QT-16 Ngày ban hành 10/02/2012 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 Lãnh đạo nhà máy/đội, cán kỹ thuật, thủ kho, kế tốn cơng trình có trách nhiệm kiểm tra nghiệm thu chặt chẽ chủng loại, số lượng, chất lượng vật tư, hàng hoá trước nhập kho, đó: *./ Lãnh đạo nhà máy/đội: Kiểm tra tổng thể lơ, kiện vật tư, hàng hố nhập kho *./ Kế toán nhà máy/đội kiểm tra chứng từ nhập: Tài liệu, hồ sơ liên quan đến hàng hoá Hoá đơn mua hàng, chứng xuất xứ hàng hoá, phiếu xuất kho nhà cung ứng (các tài liệu hướng dẫn sử dụng, bảo quản có) *./ Cán kỹ thuật nhà máy/đội: kiểm tra chặt chẽ chủng loại, chất lượng hàng hoá, vật tư nhập *./ Thủ kho: kiểm tra số lượng vật tư/hàng hoá, đối chiếu với tài liệu, hồ sơ Trường hợp vật tư, hàng hoá đạt yêu cầu cán kỹ thuật, thủ kho tiến hành thiết lập phiếu kiểm tra vật tư, máy thiết bị theo BM-16-01, biên bàn giao hàng hoá theo (xem QT-15) theo mẫu nhà cung cấp loại hàng hoá đặc biệt xi măng, thép, máy xây dựng… Trường hợp không đạt yêu cầu, nhà máy/đội có trách nhiệm báo phòng vật tư liên hệ với nhà cung ứng nhằm có hướng điều chỉnh phù hợp 5.2.3 Lập phiếu nhập kho: Đối với loại hàng hóa cấp thường xuyên liên tục cát, loại đá xuất nhập trực tiếp công trường sử dụng Biên giao nhận vật tư theo BM-16-03 sử dụng Phiếu nhập kho theo BM-16-02 theo mẫu số 02-VT Bộ tài Lưu trữ đầy đủ phiếu kiểm định hàng sau qua kiểm tra (nếu có) kết thí nghiệm, chứng nhà sản xuất Nếu q trình nhập hàng phát có sai sót, thủ kho phải: + Chủ động giải sai sót, sau báo cáo cho lãnh đạo nhà máy/đội phòng vật tư biết (trường hợp phát sinh không nghiêm trọng) + Phải ngừng hoạt động nhập kho báo cáo lãnh đạo nhà máy/đội, phòng vật tư xem xét, giải sai sót xảy vượt khả giải kho Các sai sót nhập hàng bao gồm: + Thiếu khơng có chứng từ cần thiết Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-16 Ngày ban hành: 01/12/2011 Lần ban hành: 01 Trang: 5/10 QUY TRÌNH XUẤT NHẬP VẬT TƯ VÀ QUẢN LÝ KHO Mã số QT-16 Ngày ban hành 10/02/2012 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 + Có sai lệch chứng từ hàng thực tế chủng loại, số lượng, chất lượng + Hàng có chất lượng khơng đảm bảo u cầu sử dụng, an toàn bảo quản 5.2.4 Vận chuyển, xếp hàng: Cán kỹ thuật, thủ kho có trách nhiệm giám sát q trình vận chuyển, xếp đảm bảo nơi quy định theo sơ đồ bố trí, gắn dấu ký hiệu nhận biết theo quy định kho đưa trực tiếp địa điểm sản xuất, thi công, phải: + Đúng vị trí mặt tổ chức sản xuất, thi công duyệt + Hàng xếp vị trí phù hợp tính chất, yêu cầu sử dụng (xuất, nhập) bảo quản + Dễ nhận biết, dễ kiểm tra, tránh nhầm lẫn + Các hàng hoá đặc biệt: Các vật tư vật liệu dễ cháy nổ xếp kho có trang thiết bị phòng chống cháy nổ xa cơng trình, kho tàng khác theo quy định hành Nhà nước Công ty 5.2.5 Lập thẻ kho Ngay sau nhập kho, vào phiếu xuất kho, nhập kho (biên giao nhận) phiếu giao nhận vật tư cán Thủ kho nhập số liệu vào thẻ kho (theo mẫu BM-16-04), chủng loại vật tư lập thẻ kho Thứ hàng tuần Thủ kho có trách nhiệm chuyển thẻ kho (bản sao) lên phòng vật tư (theo mẫu BM-16-04) Từ ngày 01 đến 03 hàng tháng thủ kho có trách nhiệm chuyển thẻ kho (bản gốc) kèm thẻ kho là: Biên giao nhận, Phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu yêu cầu cấp vật tư Công ty 5.2.6 Lập bảng tổng hợp N-X-T Thủ kho, kế tốn nhà máy/cơng trường lập bảng tổng hợp N-X-T theo BM-16-05, lãnh đạo nhà máy/đội xem xét báo cáo với phòng vật tư, phòng TCKT 5.2.7 Tổng hợp báo cáo Hàng tháng, phòng vật tư phối kết hợp với thủ kho, kế toán nhà máy/đội tiến hành kiểm kê kho, đối chiếu sổ sách, thực tế báo cáo Ban Tổng Giám Đốc Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ không đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-16 Ngày ban hành: 01/12/2011 Lần ban hành: 01 Trang: 6/10 QUY TRÌNH XUẤT NHẬP VẬT TƯ VÀ QUẢN LÝ KHO Mã số QT-16 Ngày ban hành 10/02/2012 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 Hàng tháng vào biên giao nhận hàng hóa, phiếu giao nhận vật tư Thủ kho kết hợp với kế toán nhà máy/đội, cán kỹ thuật lập biên đối chiếu khối lượng với khách hàng Ghi chú: Quá trình lưu kho: Trong trường hợp vật tư, vật liệu mua phục vụ sản xuất, thi cơng xây lắp có dư thừa thay đổi thiết kế, đơn vị phải báo cáo phòng chức để xin ý kiến Tổng Giám đốc điều động cho cơng trình khác Trong chờ vận chuyển phải tiến hành bảo quản hàng hóa Bộ phận kho phải thực hoạt động để bảo quản hàng hoá kho: + Kiểm tra, theo dõi thường xuyên điều kiện bảo quản, tình trạng hàng hố kho, điều kiện an tồn, an ninh hàng hóa kho tàng + Duy trì bổ sung điều kiện vật chất (che chắn) nhằm hạn chế thấp hư hỏng, suy giảm chất lượng, mát hàng hoá tác động tiêu cực gây (mưa, gió, trộm cắp ) tạo thuận lợi cho hoạt động xuất, nhập hàng + Chủ động, kịp thời xử lý vấn đề nảy sinh trình bảo quản, bảo vệ kho tàng, hàng hoá phạm vi, quyền hạn kho kịp thời báo phụ trách đơn vị giải vấn đề vượt ngồi tầm kiểm sốt B./ Xuất vật tư 5.3 Lưu đồ (Xem trang bên) Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ không đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-16 Ngày ban hành: 01/12/2011 Lần ban hành: 01 Trang: 7/10 QUY TRÌNH XUẤT NHẬP VẬT TƯ VÀ QUẢN LÝ KHO Bước Trách nhiệm Bước Các tổ/đội sản xuất, thi công QT-16 Ngày ban hành 10/02/2012 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 Nội dung Thời gian BM đính kèm Khi có nhu cầu BM-16-07 Đề nghị cấp vật tư Thủ kho Bước Mã số Ko phù hợp Kiểm tra Cán giám Sau tiếp nhận đề nghị sát kỹ thuật Phù hợp Lập phiếu xuất kho Thủ kho, Kế Bước Ngay sau toán nhà xuất kho máy/đội CBKT, Thủ Bước Sau viết phiếu Vào sổ theo dõi xuất kho kho, Kế toán xuất nhà máy/đội Thủ kho, Kế Bước Lập thẻ kho Ngay toán nhà Thủ kho, Kế Bước Thường xuyên Tổng hợp báo cáo toán nhà BM-16-08 BM-16-04 ngày máy/đội BM-16-06 (theo tuần, máy/đội tháng ) 5.4 Diễn giải lưu đồ 5.4.1 Đề nghị cấp vật tư Các tổ/đội sản xuất, thi cơng có nhu cầu vật tư lập đề nghị cấp vật tư theo BM-1607 có đầy đủ chữ ký lãnh đạo nhà máy, đội chuyển thủ kho 5.4.2 Kiểm tra Thủ kho kiểm tra hàng hoá trực tiếp số lượng tồn, chủng loại, cán kỹ thuật kiểm tra chất lượng hàng hoá trước xuất kho Chú ý việc xuất hàng cần đảm bảo: Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-16 Ngày ban hành: 01/12/2011 Lần ban hành: 01 Trang: 8/10 QUY TRÌNH XUẤT NHẬP VẬT TƯ VÀ QUẢN LÝ KHO Mã số QT-16 Ngày ban hành 10/02/2012 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 Phiếu yêu cầu vật tư theo biểu mẫu: BM-16-07 (Sau có đầy đủ chữ ký người yêu cầu, xác nhận CB Kỹ thuật, phụ trách nhà máy/đội, thủ kho xuất vật tư vật liệu khỏi kho) Trường hợp xuất sai quy định chưa có đầy đủ chữ ký phiếu yêu cầu vật tư cán Thủ kho hoàn toàn chịu trách nhiệm tài tồn khối lượng vật tư cấp 5.4.3 Lập phiếu xuất kho Nếu đảm bảo điều kiện xuất kho, thủ kho lập Phiếu xuất kho theo mẫu BM-16-06 Phiếu xuất kho theo mẫu 02-VT Bộ tài tiến hành xuất kho vật tư theo đề nghị 5.4.4 Vào sổ theo dõi xuất kho Thủ kho sau làm thủ tục xuất kho cập nhật vào sổ theo dõi xuất vật tư theo biểu mẫu BM-16-08 5.4.5 Lập thẻ kho Thủ kho, kế tốn nhà máy/đội có trách nhiệm cập nhật vật tư xuất vào Thẻ kho 5.4.6 Tổng hợp, báo cáo Hàng tuần, tháng, thủ kho, kế toán nhà máy/đội lập báo cáo tình hình X-N-T gửi phòng vật tư Ghi chú: Nếu trình xuất hàng, phát thấy có sai sót, thủ kho phải: + Chủ động giải sai sót sau báo cáo phụ trách đơn vị biết + Nếu sai sót lớn, nghiêm trọng, phải ngừng hoạt động xuất kho báo phụ trách đơn vị giải LƯU HỒ SƠ: Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-16 Ngày ban hành: 01/12/2011 Lần ban hành: 01 Trang: 9/10 QUY TRÌNH XUẤT NHẬP VẬT TƯ VÀ QUẢN LÝ KHO STT Tên loại hồ sơ Phiếu kiểm tra vật tư, máy móc nhận Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Bảng tổng hợp nhập - xuất - Mã số QT-16 Ngày ban hành 10/02/2012 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 Nơi lưu/Người lưu Thời gian lưu Bộ phận kỹ thuật/thủ kho 05 năm Thủ kho, P.TCKT Thủ kho, P.TCKT Thủ kho, P.TCKT Theo quy định Bộ tài Phòng vật tư 03 năm tồn vật tư Phòng vật tư, Phòng Báo cáo kiểm kê TCKT, nhà máy/đội 03 năm PHỤ LỤC/BIỂU MẪU ĐƯỢC THIẾT LẬP ĐỂ ÁP DỤNG: BM-16-01 Phiếu kiểm tra vật tư, máy móc nhận BM-16-02 Phiếu nhập kho BM-16-03 Biên giao nhận vật tư BM-16-04 Thẻ kho BM-16-05 Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vật tư BM-16-06 Phiếu xuất kho BM-16-07 Phiếu yêu cầu vật tư BM-16-08 Sổ theo dõi xuất vật tư Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-16 Ngày ban hành: 01/12/2011 Lần ban hành: 01 Trang: 10/10 ... xuất kho Nếu đảm bảo điều kiện xuất kho, thủ kho lập Phiếu xuất kho theo mẫu BM-16-06 Phiếu xuất kho theo mẫu 02-VT Bộ tài tiến hành xuất kho vật tư theo đề nghị 5.4.4 Vào sổ theo dõi xuất kho. .. cháy nổ xếp kho có trang thiết bị phòng chống cháy nổ xa cơng trình, kho tàng khác theo quy định hành Nhà nước Công ty 5.2.5 Lập thẻ kho Ngay sau nhập kho, vào phiếu xuất kho, nhập kho (biên giao... phiếu giao nhận vật tư cán Thủ kho nhập số liệu vào thẻ kho (theo mẫu BM-16-04), chủng loại vật tư lập thẻ kho Thứ hàng tu n Thủ kho có trách nhiệm chuyển thẻ kho (bản sao) lên phòng vật tư (theo