luận văn thạc sĩ hoàn thiện công tác kế toán tại công ty cố phần licogi13

1.2 Yêu cầu của công tác kế toán trong doanh nghiệp Để phát huy đầy đủ chức năng, vai trò và thực hiện đấy đủ các nhiệm vụnói trên, công tác kế toán phải đảm bảo các yêu cầu sau đây: Thứ

LỜI CÁM ƠN

Tôi xin trân trọng kính gửi lòng biết ơn và lời cảm ơn chân thành tới

PGS.TS Nguyễn Trọng Cơ người hướng dẫn đã tạo điều kiện thuận lợi, chỉ

bảo, giúp đỡ nhiệt tình, đầy trách nhiệm với tôi trong suốt quá trình làm luậnvăn;

Tôi cũng xin trân trọng cám ơn các nhà khoa học, các thầy cô giáo trongtrường Học viện tài chính; các tác giả có công trình khoa học, bài viết tôitham khảo

Cuối cùng, tôi xin trân trọng cảm ơn Ban lãnh đạo, các đồng nghiệp

trong công ty Licogi13 đã chia sẻ công việc, giúp đỡ, cung cấp số liệu, tài liệu

để tôi hoàn thành luận văn

Trân trọng!

Tác giả

Nguyễn Thị Cảnh Hoa

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan: Luận văn “Hoàn thiện công tác kế toán tại công ty

cổ phần Licogi13” là công trình nghiên cứu thực sự của cá nhân tôi, được

thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của PGS.TS Nguyễn Trọng Cơ.

Các số liệu, những kết luận nghiên cứu được trình bày trong luận vănnày trung thực và chưa từng được công bố dưới bất cứ hình thức nào

Tôi xin chịu trách nhiệm về nghiên cứu của mình

Tác giả

Nguyễn Thị Cảnh Hoa

MỤC LỤC

LỜI CÁM ƠN i

LỜI CAM ĐOAN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ v

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vi

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Tổng quan về tài liệu nghiên cứu 3

6 Kết cấu luận văn 4

CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 5

1.1 Khái niệm, đặc điểm, nhiệm vụ của kế toán trong doanh nghiệp xây lắp 5

1.2 Yêu cầu của công tác kế toán trong doanh nghiệp 8

1.3 Nội dung công tác kế toán trong doanh nghiệp xây lắp 10

1.3.1 Chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán 10

1.3.2 Báo cáo kế toán 29

1.3.3 Kiểm tra và kiểm kê, bảo quản, lưu trữ kế toán 31

1.4 Nhân tố ảnh hưởng tới công tác kế toán tại các doanh nghiệp xây lắp 33

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LICOGI13 37

2.1 Khái quát về công ty cổ phần Licogi13 37

2.1.1 Lịch sử hình thành 37

2.1.2 Cơ cấu tổ chức 38

2.2Thực trạng công tác kế toán tại công ty cố phần Licogi13 41

2.2.1Khái quát chung về tổ chức bộ máy kế toán tại công ty cố phần Licogi13 41

2.2.2 Thực trạng chứng từ, sổ sách, tài khoản kế toán tại công ty cổ phần Licogi13 44

2.2.3 Thực trạng báo cáo kế toán tại công ty cổ phần Licogi13 56

2.2.4 Thực trạng kiểm tra và lưu trữ kế toán tại công ty cổ phần Licogi13 57

2.3 Đánh giá thực trạng công tác kế toán tại công ty cố phần Licogi13 58

2.3.1 Thành công 58

2.3.2 Hạn chế 59

2.3.3 Nguyên nhân của các hạn chế 61

CHƯƠNG 3:HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỐ PHẦN LICOGI13 63

3.1 Sự cần thiết và phương hướng hoàn thiện công tác kế toán tại công ty cố phần Licogi13 63

3.1.1 Sự cần thiết hoàn thiện công tác kế toán tại công ty cố phần Licogi13.63 3.1.2 Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán tại công ty cố phần Licogi13 63

3.2 Một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tại công ty cố phần Licogi13 .64

3.2.1 Hoàn thiện chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán 64

3.2.2 Hoàn thiện lập và báo cáo kế toán 66

3.2.3 Hoàn thiện kiêm tra, lưu trữ kế toán 66

3.2.4 Nâng cao trình độ của độ ngũ cán bộ, nhân viên kế toán 69

3.3 Một số kiến nghị 72

3.3.1 Với nhà nước và các cơ quan liên quan 72

3.3.2 Với Công ty Cố phần Licogi13 73

KẾT LUẬN 74

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 75

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ BẢNG

Sơ đồ 1.1: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – sổ cái 17

Sơ đồ 1.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung 20

Sơ đồ 1.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ 22

Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chứng từ 25

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức công ty cố phần Licogi13 38

Sơ đồ 2.2 : Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh 40

Sơ đồ 2.3:Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh tại ban điều hành 41

Sơ đồ 2.4: Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh tại các đội thi công 41

Sơ đồ 2.5: Tổ chức bộ máy kế toán 42

Sơ đồ 2.6 : Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung tại công ty cổ phần Licoogi13 45

Sơ đồ 2.7 : Quy trình kế toán vốn bằng tiền tại công ty Licoogi13 46

Sơ đồ 2.8: Trình tự hạch toán tổng hợp TSCĐ tại công ty LICOGI 13 48

Sơ đồ 2.9: Trình tự hạch toán tổng hợp thanh toán với người bán tại công ty Licoogi13 49

Bảng 2.1 Sổ cái tài khoản 50

Bảng 2.2 Bảng tổng hợp chi phí sản xuất 54

Bảng 2.3 Thẻ tính giá thành sản phẩm 55

Bảng 2.4 Sổ chi phí sản xuất kinh doanh 55

Biểu số 2.16 :Sổ chi tiết tài khoản 154 56

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Sản xuất xây lắp là một ngành sản xuất có tính chất công nghiệp Tuynhiên đó là một ngành sản xuất công nghiệp đặc biệt Sản phẩm xây lắp cũngđược tiến hành sản xuất một cách liên tục, từ khâu thăm dò, điều tra khảo sátđến thiết kế thi công và quyết toán công trình khi hoàn thành Các khâu củahoạt động sản xuất có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, nếu một khâu ngừng trệ

sẽ ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất của các khâu khác

Với đặc điểm là vốn đầu tư lớn, khối lượng thi công công trình lớn, thờigian đầu tư và thi công dài, nhiều khoản mục chi phí phức tạp, nên các công

ty xây lắp cần phải quản lý vốn đầu tư,khắc phục tình trạng lãng phí, hạ giáthành sản phẩm, song vẫn phải đảm bảo chất lượng cũng như tiến độ thi công.Muốn vậy, các công ty cần phải có một hệ thống kế toán thực sự hữu hiệu đểcung cấp thông tin về tài chính và tình hình hoạt động của công ty một cáchchính xác, kịp thời, đáp ứng nhu cầu quản lý Là một bộ phận cung cấp thôngtin quan trọng của hệ thống quản lý, công tác kế toán cũng cần có sự đổi mới,hoàn thiện để đáp ứng những yêu cầu quản lý và từng bước hoà nhập thông

lệ, chuẩn mực quốc tế về kế toán

Hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp xây lắp không chỉ có ý nghĩa

to lớn trong phạm vi ngành mà còn có ý nghĩa kinh tế - xã hội rất to lớn đốivới các ngành khác và toàn bộ nền kinh tế quốc dân Thực tế hiện nay côngtác kế toán ở các doanh nghiệp xây lắp nói chung và các doanh nghiệp xâydựng nói riêng còn chưa tốt dẫn đến tình trạng thất thoát, lãng phí vật tư, laođộng, tiền vốn Vì vậy việc thực hiện công tác kế toán chặt chẽ, hiệu quả là rấtcần thiết nhằm mục đích kiểm tra, giám sát đồng thời cung cấp thông tin kịpthời phục vụ cho việc ra quyết định của các nhà quản trị doanh nghiệp

Qua quá trình làm việc tại Công ty Cổ phần Licogi13, tác giả thấy côngtác kế toán ở Công ty chưa thật sự hợp lý, chứng từ kế toán từ khâu lập, kýcho đến bảo quản, lưu trữ chưa khoa học, thiếu chặt chẽ và phù hợp với thựctiễn triển khai, báo cáo kế toán có sự chồng chéo, rối rẵm dễ nhầm lẫn, cácbáo cáo có nhiều sai sót và chưa kịp thời từ đó chưa bảo đảm được yêu cầu vềthông tin cho quản lý, cơ sở về thông tin kế toán để ra quyết định của nhàquản trị còn gặp nhiều bất cập Vì thế việc nghiên cứu đề tài “ Hoàn thiệncông tác kế toán tại Công ty Cổ phần licogi13” là hết sức cần thiết và cấpbách.

2 Mục tiêu nghiên cứu.

Luận văn tập trung nghiên cứu cơ sở lý luận về công tác kế toán nóichung Từ đó vận dụng nghiên cứu thực trạng công tác kế toán ở Công ty CổPhần Licogi13 nói riêng nhằm mục đích tìm ra những mặt còn tồn tại và đềxuất các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty về các mặt: quitrình kế toán, thực hiện kế toán các phần hành và báo cáo kế toán

Từ mục tiêu trên, đề tài đặt ra các câu hỏi nghiên cứu sau:

1Công tác kế toán tại công ty cổ phần licogi13 đã hiệu quả và hợp lýchưa, cần hoàn thiện như thế nào?

2Việc thực hiện công tác kế toán đã đáp ứng các yêu cầu và nguyên tắc

kế toán cũng như thực tiễn công ty chưa, cần hoàn thiện như thế nào?

3Công tác kế toán tại công ty cổ phần Licogi13 cần hoàn thiện như thếnào?

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.

Đối tượng nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu về công tác kế toán

Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi không gian: Nghiên cứu tại công ty cổ phần Licogi13

Phạm vi thời gian: Nghiên cứu dữ liệu từ 2012-2016

4 Phương pháp nghiên cứu.

Sử dụng các phương pháp thu thập thông tin từ sự quan sát, tổng hợpphân tích, so sánh, phỏng vấn, … liên quan đến thực trạng tổ chức công tác kếtoán tại Công ty cổ phần Licogi13

5 Tổng quan về tài liệu nghiên cứu

Để hoàn thành luận văn của mình, tác giả đã nghiên cứu một số đề tàiliên quan và các tài liệu như sau:

Luận văn: “Hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sảnphẩm xây lắp tại công ty cổ phần phát triển công trình và ứng dụng công nghệBắc Hà” – Đỗ Mai Anh nghiên cứu năm 2011 Tác giả đã đưa ra được một sốgiải pháp hoàn thiện cách phân bổ chi phí và tiết kiệm chi phí của doanhnghiệp tuy nhiên chưa có giải pháp cụ thể giúp nâng cao …

Luận văn “ Hoàn thiện kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thànhsản phẩm xây lắp tại Công ty Cổ phần đầu tư và phát triển nhà Hà Nội số 5”của tác giả Nguyễn Thị Thu Hằng năm 2014 Luận văn đã trình bày những cơ

sở lý luận chung và thực trạng về kế toán chi phí sản xuất và tính giá thànhsản phẩm trong doanh nghiệp xây lắp như khái niệm phân loại , phương pháp

kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phísản xuất chung….kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trongcông ty xây dựng

Luận văn “Hoàn thiện kế toán quản trị chi phí xây lắp tại Công ty Sông

Đà 11” – Lưu Thị Phương Thúy năm 2014 Luận văn đã đánh giá được cácđiểm mạnh, điểm yếu trong công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thànhnói riêng và kế toán doanh nghiệp nói chung Đồng thời, tác giả cũng đã đưa

ra được các giải pháp nhằm hoàn thiện phương pháp hạch toán kế toán chi phísản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp

Qua các luận văn mà tác giả đã nghiên cứu cho thấy đề tài đã đưa rađược các nội dung cơ bản về mặt lý luận và thực tiễn dưới hai góc độ là kếtoán tài chính và kế toán quản trị, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện kếtoán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp cụ thể theo phạm vinghiên cứu của từng đề tài tuy nhiên chưa đề tài nào thực hiện về công tác kếtoán tại theo góc độ tiếp cận rộng một cách phù hợp Đặc biệt là nghiên cứu

về công tác kế toán tại Công ty cổ phần Licogi13 thì chưa có

6 Kết cấu luận văn.

Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, luận văn có kết cấu 3chương:

Chương 1: Những vấn đề lý luận về công tác kế toán trong doanh nghiệpChương 2: Thực trạng công tác kế toán tại công ty cổ phần Licogi13Chương 3: Hoàn thiện công tác kế toán tại công ty cố phần Licogi13

số liệu kế toán theo quy định của pháp luật.

Kế toán có những đặc điểm sau:

Cơ sở ghi sổ là những chứng từ gốc hợp lệ, bảo đảm thông tin chínhxác và có cơ sở pháp lý

Sử dụng cả 3 loại thước đo là: giá trị, hiện vật và thời gian, nhưng chủyếu và bắt buộc là giá trị

Thông tin số liệu: Chủ yếu trình bày bằng hệ thống biểu mẫu báo cáotheo quy định của nhà nước (đối với thông tin cho bên ngoài) hay theo nhữngbáo cáo do giám đốc xí nghiệp quy định (đối với nội bộ)

Phạm vi sử dụng thông tin: Trong nội bộ đơn vị kinh tế cơ sở và các cơquan chức năng của nhà nước và những đối tượng trên quan như các nhà đầu

tư, ngân hàng, người cung cấp

Chức năng của hệ thống kế toán bao gồm :

Quan sát, thu nhận và ghi chép một cách có hệ thống hoạt động kinhdoanh hàng ngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các sự kiện kinh tế khác

Phân loại các nghiệp vụ và sự kiện kinh tế thành các nhóm và các loạikhác nhau, việc phân loại này có tác dụng giảm được khối lượng lớn các chitiết thành dạng cô đọng và hữu dụng

Tổng hợp các thông tin đã phân loại thành các báo cáo kế toán đáp ứngyêu cầu của người ra các quyết định

Ngoài ra, quá trình kế toán còn bao gồm các thao tác như việc truyềnđạt thông tin đến những đối tượng quan tâm và giải thích các thông tin kếtoán cần thiết cho việc ra các quyết định kinh doanh riêng biệt

Đặc điểm của kế toán

Với chức năng phản ảnh và kiểm tra, cung cấp thông tin toàn bộ cáchoạt động kinh tế của doanh nghiệp, kế toán có những nhiệm vụ cơ bản nhưsau:

–Thu nhập xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dungcông việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán

–Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sửdụng tài sản, vật tư, tiền vốn; quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinhdoanh (SXKD) và tình hình sử dụng kinh phí (nếu có) của đơn vị

–Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch SXKD, kế hoạch thu chi tàichính, kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi phí tài chính, các nghĩa vụ thu,nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hìnhthành tài sản; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm phát luật về tàichính, kế toán

–Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động SXKD,kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế, tài chính phục vụcông tác lập và theodõi thực hiện kế hoạch phục vụ công tác thống kê và thông tin kinh tế

Doanh nghiệp xây lắp là đơn vị kinh tế cơ sở, là nơi trực tiếp sản xuấtkinh doanh, gồm một tập thể lao động nhất định có nhiệm vụ sử dụng các tưliệu lao động và đối tượng lao động để sản xuất ra các sản phẩm xây lắp vàtạo nguồn tích lũy cho Nhà nước Doanh nghiệp xây lắp thường được gọi lànhà thầu Sản xuất xây lắp là hoạt động xây dựng mới, mở rộng, khôi phục,cải tạo lại hay hiện đại hóa các công trình hiện có thuộc mọi lĩnh vực trongnền kinh tế quốc dân như công trình giao thông thủy lợi, các khu công nghiệp,các công trình quốc phòng, công trình dân dụng khác Đây là hoạt động nhằmtạo ra cơ sở vật chất kỹ thuật cho mọi ngành trong nền kinh tế Sản xuất xâylắp là một loại sản xuất công nghiệp đặc biệt theo đơn đặt hàng Sản phẩmxây lắp mang tính chất đơn chiếc, riêng lẻ.

Mỗi đối tượng xây lắp là từng công trình, hạng mục công trình, đòi hỏiyêu cầu kinh nghiệm, kết cấu, hình thức,địa điểm xây dựng thích hợp, đượcxác định cụ thể trên từng thiết kế dự toán của từng đối tượng riêng biệt Dotính chất đơn chiếc, riêng lẻ nên chi phí bỏ ra để thi công xây lắp các côngtrình và kết cấu không đồng nhất như các loại sản phẩm công nghiệp Từ đặcđiểm này, kế toán xây dựng xây lắp phải tính đến việc theo dõi ghi nhận chiphí, tính giá thành và tính kết quả thi công cho từng sản phẩm xây lắp riêngbiệt (từng công trình, hạng mục công trình) hoặc từng nhóm sản phẩm xây lắpnếu chúng được xây dựng theo cùng một thiết kế mẫu trên cùng một địa điểmnhất định Nắm được đặc điểm này, kế toán dễ dàng xác định chi phí sản xuất

và tính giá thành một cách chính xác hơn

Đối tượng xây lắp thường có khối lượng lớn, giá trị lớn, thời gian thicông tương đối dài Kỳ tính giá sản phẩm xây lắp không xác định hàng thángnhư các loại hình DN khác, mà được xác định tùy thuộc vào dặc điểm kỹthuật của từng công trình, điều này thể hiện qua phương thức thanh toán giữahai bên nhà thầu và khách hàng Việc xác định đúng đắn đối tượng tính giá

thành và kỳ tính giá thành sẽ đáp ứng yêu cầu quản trị kịp thời và chặt chẽ chiphí, phản ánh đúng đắn tình hình quản lý và thi công trong từng thời kỳ nhấtđịnh Đồng thời tránh tình trạng căng thẳng vốn đầu tư cho nhà thầu.

Sản xuất xây lắp thường diễn ra ngoài trời, chịu tác động trực tiếp củacác yêu tố môi trường trực tiếp, do vậy thi công xây lắp mang tính thời vụ.Các yếu tố môi trường thời tiết có ảnh hưởng đến kỹ thuật và tiến độ thicông đồng thời nhà thầu còn phải chú ý đến các biện pháp quản lý máy thicông và vật liệu ngoài trời Việc thi công diễn ra dài và thi công ngoài trờicòn tạo nhiều nhân tố gây nên những khoản thiệt hại bất ngờ Vì vậy kế toánphải chọn những phương pháp hợp lý để xác định những chi phí mang tínhchất thời vụ và những thiệt hại một cách đúng đắn

Sản xuất xây lắp được thực hiện trên các địa điểm biến động Sản phẩmxây lắp mang tính chất cố định, gắn liền với địa điểm xây dựng, khi hoànthành không nhập kho như các ngành vật chất khác

Trong quá trình thi công nhà thầu phải thường xuyên thay đổi địa điểm,

do đó sẽ phát sinh một số chi phí cần thiết như chi phí điều động công nhân,máy thi công, chi phí chuẩn bị mặt bằng… Kế toán phải ghi nhận các chi phínày và tổ chức phân bổ hợp lý

1.2 Yêu cầu của công tác kế toán trong doanh nghiệp

Để phát huy đầy đủ chức năng, vai trò và thực hiện đấy đủ các nhiệm vụnói trên, công tác kế toán phải đảm bảo các yêu cầu sau đây:

Thứ nhất, Kế toán phải chính xác, trung thực, khách quan, thể hiện ở cácmặt:

+ Chứng từ phải chính xác: chứng từ là khâu khởi điểm của kếtoán, nộidung và số liệu ghi trên chứng từ đúng với thực tế của các hoạt động kinh tế.Toàn bộ công tác kế toán có chính xác hay không phần lớn phụ thuộc vàokhâu lập chứng từ ghi chép ban đầu

+ Vào sổ phải chính xác: phải ghi chép, kiểm tra, tính toán đảm bảo sựchính xác số liệu, sau đó xếp đặt, lưu trữ chứng từ đầy đủ, gọn gàng ngăn nắp.+ Báo cáo phải chính xác: lập báo cáo phải cẩn thận, kiểm tra sốliệu thậtchính xác trước khi nộp cho các nơi nhận theo quy định và theo yêu cầu quản

lý Nói chung các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáotrên cơ sở các bằng chứng đấy đủ, khách quan đúng với thực tế về hiện trạng,bản chất nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế phát sinh Các thông tin và

số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo đúng với thực tế, không bịxuyên tạc, không bị bóp méo

Thứ hai, Kế toán phải kịp thời: Kế toán chính xác nhưng phải kịp thờimới có tác dụng thiết thực đến công tác điều hành hoạt động sản xuất kinhdoanh thông qua việc cung cấp kịp thời các thông tin phục vụ yêu cấu quản

lý Muốn kịp thời thì nghiệp vụ kinh tế phát sinh lúc nào, ngày nào phải đượctính toán ghi chép phản ánh vào sổ kế toán lúc ấy, ngày ấy Việc khóa sổ, lậpbáo cáo quy định vào thời gian nào phải làm đúng không chậm trễ

Thứ ba, Kế toán phải đầy đủ: phải phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh

tế phát sinh trên cơ sở các chứng từ gốc hợp lệ, hợp pháp không thêm bớt,không bỏ sót và phải phản ánh tất cả các hoạt động kinh tế tài chính, thuộccác loại tài sản của doanh nghiệp Thực hiện đầy đủ các nguyên tắc, thủ tụcquy định mở đầy đủ các loại sổ sách cần thiết và lập đầy đủ các báo cáo kếtoán theo quy định

Thứ tư, Kế toán phải rõ ràng dễ hiểu, dễ so sánh, đối chiếu: Các côngviệc của kế toán từ khâu ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên các chứng

từ gốc đến việc phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế trên các sổsách kế toán và tổng hợp lại thành các chỉ tiêu kinh tế trên các báo cáo kế toánđều phải được trình bày một cách rõ ràng dễ hiểu

Những thông tin về những vấn đề phức tạp trong báo cáo tài chính phảiđược giải trình trong phần thuyết minh Các chỉ tiêu kinh tế do kế toán báocáo phải phù hợp cả về nội dung và phương pháp tính với các chỉ tiêu kếhoạch để người đọc báo cáo dễ dàng so sánh đánh giá tình hình thực hiện kếhoạch sản xuất kinh doanh của đơn vị Các thông tin và số liệu giữa các kỳ kếtoán trong một doanh nghiệp và giữa các doanh nghiệp chỉ có thể so sánhđược khi tính toán và trình bày nhất quán Trường hợp không nhất quán thìphải giải trình trong phần thuyết minh để người sử dụng báo cáo tài chính cóthể so sánh thông tin giữa các kỳ kế toán, giữa các doanh nghiệp hoặc giữathông tin thực hiện với thông tin dự toán, kế hoạch.

Thứ năm, Tổ chức kế toán trong đơn vị phải theo nguyên tắc tiết kiệm,hiệu quả: Công tác kế toán cũng như công việc khác trong đơn vị khi tiếnhành đều phải thực hiện tiết kiệm chi phí và đạt hiệu quả cao góp phần nângcao hiệu quả hoạt động toàn đơn vị

Những yêu cầu trên đối với kế toán đều phải được thực hiện đầy đủ.Tuy nhiên trong từng giai đoạn phát triển và mục đích sử dụng thông tin kếtoán mà yêu cầu này hay yêu cầu khác có được chú trọng hơn

1.3 Nội dung công tác kế toán trong doanh nghiệp xây lắp

1.3.1 Chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán

Chứng từ kế toán

Nội dung đầu tiên của công tác kế toán là liên quan đến chứng từ kế

toán, tức thực hiện các qui định pháp luật về chứng từ kế toán, bao gồm:

Lập, ký chứng từ kế toán: Khi có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phátsinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đểu phải tổ chức lập chứng từ

kế toán Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tàichính Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xáctheo nội dung quy định trên mẫu Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có

quy định mẫu thì doanh nghiệp được tự lập chứng từ kinh tế nhưng phải cóđầy đủ các nội dung quy định tại Luật kế toán Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tàichính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xoá sửachữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục không ngắtquãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xoá sửa chữa đều không cógiá trị thanh toán và ghi sổ kế toán Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thìphải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ sai Chứng từ kế toán phảiđược lập đủ số liên quy định Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toáncho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.Chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân bênngoài doanh nghiệp thì liên gửi cho bên ngoài có dấu của doanhnghiệp.Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ

kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký Chữ ký trên chứng từ kế toán phảiđược ký bằng bút mực Không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặcđóng dấu chữ ký khác sẵn Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phảithống nhất Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặcđược uỷ quyền ký Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dungchứng từ thuộc trách nhiệm của người ký Chứng từ kế toán chi tiền phải dongười có thẩm quyền ký duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được uỷquyền ký trước khi thực hiện Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiềnphải ký theo từng liên Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy địnhcủa pháp luật

Chứng từ kế toán có thể là chứng từ kế toán bắt buộc hoặc chứng từ kếtoán hướng dẫn Những chứng từ kế toán bắt buộc gồm chứng từ kế toán do

cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định nội dung, kết cấu của chứng từ màdoanh nghiệp phải thực hiện đúng về biểu mẫu, nội dung, phương pháp ghi

các chỉ tiêu và áp dụng thống nhất cho các doanh nghiệp hoặc từng doanhnghiệp cụ thể Các chứng từ kế toán hướng dẫn gồm những chứng từ kế toán

do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định nhưng doanh nghiệp có thể sửachữa, bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi thiết kế mẫu biểu cho phù hợp vớiviệc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị nhưng phải đảm bảo đầy đủ cácnội dung quy định của chứng từ kế toán

Căn cứ danh mục chứng từ kế toán quy định trong chế độ chứng từ kếtoán áp dụng, doanh nghiệp lựa chọn loại chứng từ phù hợp với hoạt động củađơn vị hoặc dựa vào các mẫu biểu của hệ thống chứng từ ban hành của Bộ Tàichính để có sự bổ sung, sửa đổi phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị.Những bổ sung, sửa đổi các mẫu chứng từ doanh nghiệp phải tôn trọng cácnội dung kinh tế cần phản ánh trên chứng từ, chữ ký của người chịu tráchnhiệm phê duyệt và những người chịu trách nhiệm vật chất liên quan đến nộidung nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Thực hiện chế độ hoá đơn bán hàng: Doanh nghiệp khi bán hàng hoáhoặc cung cấp dịch vụ phải lập hoá đơn bán hàng giao cho khách hàng.Doanh nghiệp có sử dụng hoá đơn bán hàng, khi bán lẻ hàng hoá hoặc cungcấp dịch vụ một lần có giá trị dưới mức quy định của Bộ Tài chính thì khôngbắt buộc phải lập và giao hoá đơn theo đúng quy định Hàng hoá bán lẻ cungcấp dịch vụ một lần có giá trị dưới mức quy định tuy không bắt buộc phải lậphoá đơn bán hàng, trừ khi người mua hàng yêu cầu giao hoá đơn thì ngườibán hàng phải lập và giao hoá đơn theo đúng quy định Hàng hoá bán lẻ cungcấp dịch vụ một lần có giá trị dưới mức quy định tuy không bắt buộc phải lậphoá đơn nhưng vẫn phải lập bảng kê bản lẻ hàng hoá, dịch vụ hoặc có thể lậphoá đơn bán hàng theo quy định để làm chứng từ kế toán, trường hợp lậpbảng kê bản lẻ hàng hoá, dịch vụ thì cuối mỗi ngày phải căn cứ vào số liệutổng hợp của bảng kê để lập hoá đơn bán hàng trong ngày theo quy định

Doanh nghiệp khi mua sản phẩm, hàng hoá hoặc được cung cấp dịch vụ

có quyền yêu cầu người bán, người cung cấp dịch vụ lập và giao liên 2 hoáđơn bán hàng cho mình để sử dụng và lưu trữ theo quy định

Doanh nghiệp tự in hoá đơn bán hàng phải được Bộ Tài chính chấpthuận bằng văn bản trước khi thực hiện Doanh nghiệp được tự in hoá đơnphải có hợp đồng in hoá đơn với tổ chức nhận in, trong đó ghi rõ số lượng, kýhiệu, số thứ tự hoá đơn Sau mỗi lần in hoá đơn hoặc kết thúc hợp đồng inphải thực hiện thanh lý hợp đồng in

Doanh nghiệp phải sử dụng hoá đơn bán hàng theo đúng quy định;không được bán, mua, trao đổi, cho hoá đơn hoặc sử dụng hoá đơn của tổchức, cá nhân khác; không được sử dụng hoá đơn để kê khai trốn lậu thuế;phải mở sổ theo dõi, có nội quy quản lý, phương tiện bảo quản và lưu giữ hoáđơn theo đúng quy định của pháp luật; không được để hư hỏng, mất hoá đơn.Trường hợp hoá đơn bị hư hỏng hoặc mất phải thông báo bằng văn bản với cơquan thuế cùng cấp

Chứng từ điện tử: Chứng từ điện tử phải có đủ các nội dung quy địnhcho chứng từ kế toán và phải được mã hoá đảm bảo an toàn giữ liệu điện tửtrong quá trình xử lý, truyền tin và lưu trữ Chứng từ điện tử dùng trong kếtoán được chứa trong các vật mang tin như: Băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanhtoán, mạng truyển tin

Chứng từ điện tử phải đảm bảo được tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu,thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải có biện pháp quản lý, kiểmtra chống các hình thức lợi dụng khai thác, thâm nhập, sao chép, đánh cắphoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định Chứng từ điện tử khibảo quản, được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản quy định nóđược tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụngkhi cần thiết

Thu nhận thông tin kế toán phản ánh trong chứng từ kế toán: Thông tin

kế toán là những thông tin về sự vận động của đối tượng kế toán Để thu nhậnđược đầy đủ, kịp thời nội dung thông tin kế toán phát sinh ở doanh nghiệp, kếtoán trưởng cần xác định rõ việc sử dụng các mẫu chứng từ kế toán thích hợpđối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở tất cả các bộ phậntrong doanh nghiệp, xác định rõ những người chịu trách nhiệm đến việc ghinhận hoặc trực tiếp liên quan đến việc ghi nhận nội dung thông tin phản ánhtrong chứng từ kế toán

Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán Tínhtrung thực của thông tin phản ánh trong chứng từ kế toán quyết định tínhtrung thực của số liệu kế toán, vì vậy tổ chức tốt việc thu nhận thông tin vềcác nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh vào chứng từ kế toán có ýnghĩa quyết định đối với chất lượng công tác kế toán tại doanh nghiệp

Kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán trước khi ghi sổphải được kiểm tra chặt chẽ nhằm đảm bảo tính trung thực, tính hợp pháp vàhợp lý của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ,chỉnh lý những sai sót (nếu có) trong chứng từ nhằm đảm bảo ghi nhận đầy đủcác yếu tố cần thiết của chứng từ và tiến hành các công việc cần thiết để ghi

sổ kế toán Kiểm tra chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định đối với chấtlượng của công tác kế toán, vì vậy cần phải thực hiện nghiêm túc việc kiểmtra chứng từ kế toán trước khi tiến hành ghi sổ kế toán

Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm:

Kiểm tra tính trung thực và chính xác của các nghiệp vụ kinh tế phátsinh phản ánh trong chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tính trung thực và chínhxác của thông tin kế toán;

Kiểm tra tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánhtrong chứng từ kế toán nhằm đảm bảo không vi phạm các chế độ chính sách

về quản lý kinh tế tài chính;

Kiểm tra tính hợp lý của nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trongchứng từ nhằm đảm bảo phù hợp với các chỉ tiêu kế hoạch, chỉ tiêu dự toánhoặc các định mức kinh tế, kỹ thuật hiện hành, phù hợp với giá cả thị trường,với điều kiện hợp đồng đã ký kết, ;

Kiểm tra tính chính xác của các chỉ tiêu số lượng và giá trị ghi trongchứng từ và các yếu tố khác của chứng từ

Sau khi kiểm tra chứng từ kế toán đảm bảo các yêu cầu nói trên mớidùng chứng từ để ghi sổ kế toán như: Lập bảng tổng hợp chứng từ gốc cùngloại, lập bảng tính toán phân bổ chi phí (nếu cần), lập định khoản kế toán,

Luân chuyển chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán phản ánh nghiệp vụkinh tế tài chính từ khi phát sinh đến khi ghi sổ kế toán và bảo quản, lưu trữ

có liên quan đến nhiều người ở các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp vàliên quan đến nhiều bộ phận kế toán khác nhau trong phòng kế toán, vì vậy kếtoán trưởng cần phải xây dựng các quy trình luân chuyển chứng từ cho từngloại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh để đảm bảo cho các bộ phận quản

lý, các bộ phận kế toán có liên quan có thể thực hiện việc ghi chép hạch toánđược kịp thời, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời phục vụ lãnh đạo và quản

lý hoạt động hoạt động sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp

Tài khoản và sổ kế toán kế toán

Doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định về hệ thống tài khoản kế toán,

kể cả mã số và tên gọi, nội dung, kết cấu và phương pháp kế toán của từng tàikhoản kế toán

Dựa vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành, doanhnghiệp căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và tính chất hoạt động của doanhnghiệp minh cũng như đặc điệm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý đểnghiên cứu, lựa chọn các tài khoản kế toán phù hợp, cần thiết để hình thànhmột hệ thống tài khoản kế toán cho đơn vị mình

Theo chế độ hiện hành, hiện có 2 hệ thống tài khoản để doanh nghiệp

có thể lựa chọn là hệ thống tài khoản ban hành kèm theo Thông tư số200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014 và hệ thống tàikhoản ban hành kèm theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC có hiệu lực từ ngày01/01/2017, về chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ

Để đáp ứng nhu cầu quản lý của đơn vị, doanh nghiệp được phép cụ thểhoá, bổ sung thêm tài khoản cấp 3, 4 nhung phải phù hợp với nội dung, kếtcấu và phương pháp hạch toán của tài khoản cấp trên tương ứng Doanhnghiệp được đề nghị bổ sung tài khoản cấp I, hoặc cấp II đối với các tài khoảntrong hệ thống kế toán doanh nghiệp chưa có để phản ánh nội dung kinh tếriêng có phát sinh của doanh nghiệp, phù hợp với quy định thống nhất củanhà nước và các văn bản hướng dẫn thực hiện của các cơ quan quản lý cấptrên của doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin trên máy vi tính vàthoả măn nhu cầu thông tin cho các đối tượng sử dụng

Hình thức kế toán là hệ thống tổ chức sổ kế toán bao gồm số lượng sổ,kết cấu các loại sổ, mẫu sổ và mối quan hệ giữa các loại sổ với trình tự vàphương pháp ghi sổ nhất định để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hóa số liệu từchứng từ gốc vào các sổ kế toán và lập báo cáo tài chính

Kế toán trưởng căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, căn cứ quy

mô và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, căn cứ vào trình độ cán bộ kế toán

và phương tiện tính toán để lựa chọn hình kế toán thích hợp áp dụng cho đơn vị

Theo chế độ kế toán hiện hành, Doanh nghiệp được áp dụng một trong

5 hình thức kế toán sau:

(1) Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái;

Sơ đồ 1.1: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – sổ cái

ký - Sổ Cái Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toánhoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

- Tách rời việc ghi chép kế toán ở tài khoản cấp 1 với việc ghi chép kếtoán ở các tài khoản chi tiết và ghi ở 2 loại sổ kế toán khác nhau là sổ kế toántổng hợp và sổ kế toán chi tiết

Chứng từ kế toán

Sổ quỹ

NHẬT KÝ – SỔ CÁI

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

Sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Không cần lập bảng đối chiếu số phát sinh của các tài khoản cấp 1 vì cóthể kiểm tra được trính chính xác của việc ghi chép ở các tài khoản kế toáncấp 1 ngay ở dòng tổng cộng số phát sinh trong sổ nhật ký sổ cái

c Ưu nhược điểm:

- Ưu điểm: Đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu, phù hợp với đơn vị có quy

mô nhỏ có ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nội dung đơn giản, sử dụng ít tàikhoản, số người làm kế toán ít

- Nhược điểm: Không áp dụng tại các đơn vị có quy mô lớn và vừa, cónhiều nghiệp vụ phát sinh, nội dung phức tạp, sử dụng nhiều tài khoản , kếtcấu số không thuận tiện cho nhiều người ghi sổ cùng lúc nên việc báo cáothường chậm trễ

c Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái

(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổnghợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi

sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật

ký – Sổ Cái Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toáncùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái Bảngtổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu,phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,…) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặcđịnh kỳ 1 đến 3 ngày

Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi

đã ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết cóliên quan

(2) Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinhtrong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toántiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột

Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuốitháng Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính

ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này Căn cứ vào số dư đầutháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng(cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái

(3) Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật

ký - Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Tổng số phát sinh

Có của tất cả các Tài khoản

Tổng số dư Nợ các Tài

khoản = Tổng số dư Có các tài khoản

(4) Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phátsinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng Căn

cứ vào số liệu khoá sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" chotừng tài khoản Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với sốphát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên SổNhật ký - Sổ Cái

Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khikhóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báocáo tài chính

(2) Hình thức kế toán Nhật ký chung;

Sơ đồ 1.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung

a Đặc điểm

Là hình thức kế toán đơn giản, được sử dụng rộng rãi ở các doanhnghiệp có quy mô lớn, đã sử dụng máy vi tính vào công tác kế toán

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả cácnghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, màtrọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nộidung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trêncác sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.

Như vậy, hình thức này cũng có đặc điểm giống hình thức chứng từ ghi

sổ nhưng khác là không cần lập chứng từ ghi sổ mà chi căn cứ chứng từ kếtoán để lập định khoản trực tiếp vào sổ Nhật ký chung hoặc nhật ký đặc biệt.Sau đó, căn cứ định khoản trong các sổ nhật ký này để ghi sổ cái

b Hệ thống sổ

Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:

- Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt; - Sổ Cái;

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Ưu điểm : Thuận tiện cho việc đối chiếu kiểm tra chi tiết theo từngchứng từ gốc, tiện cho việc sử dụng kế toán máy

Nhược điểm : Một số nghiệp vụ bị trùng do vậy, cuối tháng phải loại bỏ

số liệu trùng mới được ghi vào sổ cái

b Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung

(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn

cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn

cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản

kế toán phù hợp Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời vớiviệc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ

kế toán chi tiết liên quan

Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vàocác chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổNhật ký đặc biệt liên quan Định kỳ (3, 5, 10 ngày) hoặc cuối tháng, tuỳkhối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu

để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp

do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có)

(2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảngcân đối số phát sinh.

Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảngtổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lậpcác Báo cáo tài chính

Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảngcân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Cótrên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt saukhi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ Cái

Sổ đăng ký chứng

từ ghi sổ

Bảng cân đối số phát sinh

số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Là hình thức kế toán thường được sử dụng ở các doanh nghiệp có quy

mô vừa, sử dụng nhiều tài khoản kế toán

Hình thức này tách rời việc ghi sổ theo trình tự thời gian với việc ghichép theo nội dung kinh tế các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh để ghivào hai sổ kế toán tổng hợp riêng biệt là Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cáiCăn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ” Việcghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:

+ Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ

+ Ghi theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên Sổ Cái.Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặcBảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế và đượcđánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong SổĐăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kếtoán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán

Việc ghi sổ kế toán chi tiết được căn cứ vào các chứng từ kế toán đínhkèm theo chứng từ ghi sổ Như vậy, việc ghi chép kế toán tổng hợp và ghichép kế toán chi tiết là tách rời nhau

Mỗi tài khoản kế toán cấp 1 được ghi ở một tờ sổ riêng nên cuối thángphải lập Bảng đối chiếu số phát sinh (Bảng cân đối tài khoản) để kiểm tra tínhchính xác của việc ghi sổ cái

- Sổ kế toán chi tiết:

+ Sổ kế toán chi tiết vật tư, Thẻ kế toán chi tiết

+ Sổ chi tiết phải thu của khách hang, phải trả người bán …

c Ưu nhược điểm:

Ưu điểm : Dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu, công việc kế toán được phânđều trong tháng, dễ phân chia công việc Phù hợp với nhiều loại hình, quy môđơn vị

Nhược điểm : Ghi chép bị trùng lặp, tăng khối lượng công việc, giảmnăng suất và hiệu quả công tác kế toán

d Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

(1)- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợpchứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kếtoán lập Chứng từ ghi sổ Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng kýChứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái Các chứng từ kế toánsau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toánchi tiết có liên quan

(2)- Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh

tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính raTổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên

Sổ Cái Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh

(3)- Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổnghợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáotài chính

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng

số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phảibằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ.Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phátsinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát

sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chitiết.

Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ

Sổ Cái

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Hình thức này có đặc điểm chủ yếu sau:

- Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Cócủa các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo cáctài khoản đối ứng Nợ

- Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theotrình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế(theo tài khoản) vào một sổ kế toán tổng hợp riêng biệt là sổ Nhật ký - chứng

từ Kế toán lấy bên Có của Tài khoản kế toán làm tiêu thức phân loại cácnghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh, tức là cá nghiệp vụ phát sinh liên đếnbên Có của một tài khoản thì được tập hợp ghi vào Nhật ký – chứng từ mởcho bên Có của tài khoản đó Khi ghi vào Nhật ký – chứng từ thi ghi theoquan hệ đối ứng tài khoản Vì vậy số cộng cuối tháng ở Nhật ký – chứng từchính là định khoản kế toán để ghi vào sổ cái Như vậy Nhật ký chứng từ vừa

là sổ nhật ký vừa là chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ cái

- Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trêncùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép

- Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản

lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính

- Không cần lập Bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản tổng hợp vì sốcộng ở các Nhật ký – chứng từ là các định khoản kế toán ghi Nợ, ghi Có vàocác tài khoản phải cân bằng nhau

- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.gồm

Sổ kế toán chi tiết vật tư

Sổ kế toán chi tiết tài sản cố định

Sổ kế toán chi tiết nợ phải thu, phải trả…

c Ưu nhược điểm

- Ưu điểm : Giảm ghi chép trùng lặp, giảm khối lượng ghi chép hàngngày, nâng cao năng suất lao động cho cán bộ kế toán Tiện lợi cho việcchuyên môn hóa cán bộ kế toán

- Nhược điểm : Mẫu sổ phức tạp, không phù hợp với các đơn vị quy

mô nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế hoặc đơn vị có trình độ cán bộ kế toán còn yếu

d Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ

(1) Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy sốliệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liênquan

Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặcmang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loạitrong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vàocác Bảng kê và Nhật ký - Chứng từ có liên quan

Đối với các Nhật ký - Chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chitiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối thángchuyển số liệu vào Nhật ký - Chứng từ

(2) Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ, kiểmtra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chitiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật

ký - Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái

Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thìđược ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan Cuối tháng, cộng các sổ hoặc

thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảngtổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái.

Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tàichính

-(5) Hình thức kế toán trên máy vi tính

Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kếtoán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vitính Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hìnhthức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây Phần mềm

kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in đượcđầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định Phần mềm kế toán đượcthiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đónhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay

Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lượng,kết cấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ

kế toán

Như vậy, mỗi hình thức kế toán có nội dung, ưu nhược điểm và phạm vi

áp dụng thích hợp Trong mỗi hình thức kế toán có những quy định cụ thể về

số lượng, kết cấu, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa cá sổ

kế toán Trình tự ghi sổ theo từng hình thức có thể khái quát lại như sau : (1) Kiểm tra đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ

(2) Ghi sổ kế toán chi tiết

(3) Ghi sổ kế toán tổng hợp

(4) Kiểm tra đối chiếu số liệu

(5) Tổng hợp số liệu lập báo cáo tài chính

Do vậy, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong bốn hình thức kế toánnêu ra để ghi sổ kế toán Từ hình thức kế toán đã lựa chọn doanh nghiệp phảicăn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ tài chính quy định để chọn một hệthống sổ kế toán chính thức và duy nhất áp dụng phù hợp với quy mô, đặcđiểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kếtoán cũng như các giao dịch kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp theo hệ thốngcác tài khoản kế toán mà doanh nghiệp đã lựa chọn và theo phương pháp kếtoán quy định trong chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam.

Hệ thống sổ kế toán phải đảm bảo phản ánh và cung cấp đầy đủ cácthông tin kinh tế - tài chính để lập bào cáo tài chính và đáp ứng các nhu cầukhác về quản lý, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Hệ thống sổ kế toánbao gồm sổ tổng hợp và sổ chi tiết

Sổ tổng hợp dùng để phân loại, tổng hợp thông tin kinh tế tài chính theonội dung kinh tế Sổ kế toán chi tiết dùng để theo dõi chi tiết các thông tin tùytheo yêu cầu của quản lý kinh doanh và cung cấp thông tin kinh tế tài chính

để lập các báo cáo kế toán

Doanh nghiệp được cụ thể hoá hệ thống sổ kế toán đã chọn để phục vụyêu cầu quản lý kinh doanh tại doanh nghiệp

1.3.2 Báo cáo kế toán

Một nội dung quan trọng của công tác kế toán, hay là sản phẩm cuốicùng của quá trình thực hiện công tác kế toán là Báo cáo tài chính Theo đó,công tác kế toán phải thực hiện lập báo cáo tài chính: Doanh nghiệp phải lậpbáo cáo tài chính vào cuối kỳ kế toán năm Việc lập báo cáo tài chinh phảicăn cứ vào số liệu sau khi khoá sổ kế toán Doanh nghiệp có cá đơn vị kế toáncấp cơ sở hoặc có công ty con thì ngoài việc phải lập báo cáo tài chính củadoanh nghiệp đó còn phải lập báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo tài

chính hợp nhất vào cuối kỳ kế toán năm dựa trên bào cáo tài chính của cácđơn vị kế toán cấp cơ sở, hoặc công ty con theo quy định của Bộ tài chinh.Báo cáo tài chính phải được lập đúng nội dung, phương pháp và trìnhbày nhất quán giữa các kỳ kế toán Trường hợp báo cáo tài chính trình bàykhác nhau giữa các kỳ kế toán thì phải thuyết minh rõ lý do.

Báo cáo tài chính phải được người lập, kế toán trưởng và người đại diệntheo pháp luật của doanh nghiệp ký Người ký bào cáo tài chính phải chịutrách nhiệm về nội dung của báo cáo

Báo cáo tài chính được lập theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toándùng để tổng hợp, thuyết minh về tình hình kinh tế, tài chính và kết quả hoạtđộng kinh doanh của doanh nghiệp

Doanh nghiệp phải lập các báo cáo tài chính gồm :

oBảng cân đối kế toán,

oBáo cáo kết quả hoạt động kinh doanh,

oBáo cáo lưu chuyển tiền tệ,

oThuyết minh báo cáo tài chính

Doanh nghiệp phải chấp hành đúng quy định về các mẫu biểu, nội dung,phương pháp tính toán, trình bày, thời gian lập và nộp báo cáo tài chính theoquy định của Chuẩn mực và các chế độ kế toán hiện hành

Doanh nghiệp được bổ sung, cụ thể hoá: Báo cáo kế toán quản trị, bổsung các chỉ tiêu cần giải thích trong bảng thuyết minh báo cáo tài chính,chuyển đổi báo cáo tài chính theo mẫu của công ty mẹ

Thực hiện nộp và công khai báo cáo tài chính

Doanh nghiệp phải tổ chức thực hiện nộp báo cáo tài chính cho các cơquan quản lý nhà nước theo thời hạn quy định

Doanh nghiệp phải lựa chọn hình thức công khai báo cáo tài chính và tổchức thực hiện công khai báo cáo tài chính theo năm chế độ quy định

Doanh nghiệp có các đơn vị kế toán cấp cơ sở khi công khai báo cáo tàichính tổng hợp hoặc báo cáo tài chính hợp nhất phải công khai cả báo cáo tàichinh của các đơn vị kế toán cấp cơ sở và báo cáo tài chinh của các công tycon.

Khi thực hiện công khai báo cáo tài chính, doanh nghiệp phải công khaitheo các nội dung sau: Tình hình tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu; Kết quảhoạt động kinh doanh; trích lập và xử lý các quỹ; thu nhập của người laođộng

Báo cáo tài chinh của doanh nghiệp đã được kiểm toán khi công khaiphải kèm theo kết luận của tổ chức kiểm toán

Doanh nghiệp có thể tổ chức công khai báo cáo tài chính theo các hìnhthức sau:

oPhát hành ấn phẩm

oThông báo bằng văn bản

oNiêm yết hoặc

oCác hình thức khác theo quy đinh của pháp luật

1.3.3 Kiểm tra và kiểm kê, bảo quản, lưu trữ kế toán

Kiểm kê tài sản

Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng, xác nhận và đánhgiá chất lượng, giá trị tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm tra, đốichiếu số liệu trong sổ kế toán

Doanh nghiệp phải tổ chức thực hiện kiểm kê toái sản trong các trườnghợp sau:

(1) Cuối kỳ kế toán năm, trước khi lập báo cáo tài chính

(2) Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sảnhoặc bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp

(3) Chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp

(4) Xảy ra hoả hoạn, lũ lụt hoặc các thiệt hại bất thường khác

(5) Đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩmquyền

(6) Và các trường hợp khác theo quy định của pháp luật

Sau khi kiểm kê tài sản, doanh nghiệp phải lập báo cáo tổng hợp kết quảkiểm kê Trường hợp có chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệughi tên sổ kế toán, doanh nghiệp phải xác định nguyên nhân và phải phản ánh

số chênh lệch và kết quả xử lý vào sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính.Sau khi kiểm kê phải phản ánh đúng thực tế tài sản, nguồn hình thành tàisản Người lập và kỳ báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê phải chiẹu tráchnhiệm về kết quả kiểm kê

Kiểm tra kế toán

Doanh nghiệp phải tự tổ chức kiểm tra kế toán và chịu sự kiểm tra kếtoán của cơ quan có thẩm quyền và không quá một lần kiểm tra trong cùngmột năm Việc kiểm tra kế toán chi được thực hiện khi có quyết định kiểm tracùng nội dung trong một năm Việc kiểm tra kế toán chỉ được thực hiện khi

có quyết định của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật với cácnội dung kiểm tra được quy định trong quyết định kiểm tra, gồm: Kiểm traviệc thực hiện các nội dung công tác kế toán; kiểm tra việc tổ chức bộ máy kếtoán và người làm kế toán; Kiểm tra việc thực hiện tổ chức quản lý hoạt độngnghề nghiệp kiểm toán; kiểm tra việc chấp hành các quy đinh khác của phápluật về kế toán

Doanh nghiệp có trách nhiệm phải cung cấp cho đoàn kiểm tra kế toántài liệu kế toán có liên quan đến nội dung kiểm tra và giải trình cá nội dungtheo yêu cầu của đoạn kiểm tra và thực hiện kết luận của đoàn kiểm tra kếtoán Đồng thời doanh nghiệp có quyền được từ chối kiểm tra nếu thấy việckiểm tra không đúng thẩm quyền hoặc nộ dung kiểm tra trái với quy định của