3.2.1 Hoàn thiện chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán
Công ty Licogi13 cần thực hiện đúng trình tự lập và ký chứng từ kế toán, đặc biệt là qui trình thực hiện ký chứng từ kế toán. Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài
chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số.
Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ.
Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó.
Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế toán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó.
Người phụ trách kế toán phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng.
Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người được uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã
đăng ký tại ngân hàng. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng.
Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) không được ký “thừa uỷ quyền” của người đứng đầu doanh nghiệp. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác.
Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người được uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký.
Những cá nhân có quyền hoặc được uỷ quyền ký chứng từ, không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký.
3.2.2 Hoàn thiện lập và báo cáo kế toán
− Thẩm định lại báo cáo tài chính và điều chỉnh theo luật thuế.
− Chịu trách nhiệm giải trình khi doanh nghiệp quyết toán thực tế
− Đảm bảo tính bảo mật, thống nhất hệ thống thông tin trên Báo cáo tài chính đúng chuẩn mực kế toán và thuế
3.2.3 Hoàn thiện kiêm tra, lưu trữ kế toán Về kiểm tra tài liệu kế toán
Hình thức kiểm tra: Thực hiện kiểm tra thường xuyên và kiểm tra đột xuất. Đối với kiểm tra thường xuyên là thực hiện theo kế hoạch với các nội dung cụ thể của lĩnh vực kế toán và lĩnh vực tài chính, trên các khía cạnh nghiệp vụ phát sinh và ghi nhận vào chứng từ, sổ kế toán. Kiểm tra đột xuất thực hiện theo tính cấp thiết của từng vụ việc nhằm xác minh các thông tin cần thiết.
Nội dung kiểm tra: Nội dung công tác kiểm tra trong nội bộ đơn vị cần được thực hiện theo các chuyên đề chuyên sâu, bao gồm kiểm tra về lập dự
toán, chấp hành và quyết toán ngân sách nhà nước; Về các khoản thu; Các khoản chi của đơn vị; Kiểm tra trích lập và sử dụng các quỹ; Kiểm tra tình hình theo dõi quản lý tài sản cố định và công cụ dụng cụ; Kiểm tra tình hình quỹ lương và các khoản trợ cấp; Kiểm tra tình hình thanh toán; Kiểm tra việc lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán...
Thực hiện kiểm tra công tác kế toán lần đầu và kiểm tra lần sau công tác kế toán để tránh hiện tượng thiếu thông tin, nhầm lẫn số liệu. Việc kiểm tra công tác kế toán cũng cần được xây dựng theo trình tự nhất định để đảm bảo tính khoa học.
Đó là kiểm tra các thông tin của yếu tố trên công tác kế toán về tính đầy đủ, tính trung thực; Kiểm tra tính hợp pháp của công tác kế toán dựa vào các quy định của ngành, các quy định liên ngành cũng như đối chiếu với các tài liệu liên quan; Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên công tác kế toán; kiểm tra việc ký duyệt cũng như tính đúng của các liên của công tác kế toán.
Trường hợp kiểm tra nếu phát hiện vi phạm về các chính sách, chế độ quản lý tài chính, Nhà nước thì phải từ chối thực hiện và yêu cầu xác minh, giải trình rồi sẽ báo cáo lãnh đạo đơn vị để có biện pháp xử lý, còn nếu thiếu thông tin thì yêu cầu bổ sung đầy đủ các thông tin.
Với việc kiểm tra kế toán tài chính, cần phải có quy định về điều kiện và nội dung kiểm tra đối với từng hình thức kiểm tra. Cụ thể, đối với kiểm tra thường xuyên thì đối tượng, nội dung và hình thức kiểm tra là gì, kết luận kiểm tra thực hiện như thế nào? Các hình thức kiểm tra khác cũng được quy định tương tự nhằm đảm bảo tính khoa học, tránh chồng chéo gây khó khăn cho đối tượng được kiểm tra.
Về lưu trữ, bảo mật tài liệu kế toán
Đối với những dữ liệu bằng giấy: Phải sắp xếp chứng từ khoa học gọn gàng, ngay thẳng, ngăn nắp, đánh số thứ tự, ký hiệu, danh mục, đóng lại thành tập theo hệ thống danh mục, mục lục và cho vào niêm phong theo thứ tự từng tháng, từng quý, từng năm và ngoài bìa, ghi mã nguồn, chương, loại, khoản, hạng để dễ phân biệt và tiện lợi khi cần đến chứng từ nào thì dễ dàng lấy ra nhanh. Đồng thời, phải lưu trữ những danh mục và ký hiệu theo dõi trong hệ thống máy tính. Hàng tháng, quý, năm kế toán phải kiểm tra lại một lần xem có mất mát chứng từ, có hư hỏng hay mối mọt, nếu có thì báo cáo với lãnh đạo để có biện pháp xử lý kịp thời.
Đối với dữ liệu trên máy tính: Ngoài việc in dữ liệu ra để lưu trữ, để đảm bảo tính an toàn và hiệu quả trong công tác lưu trữ dữ liệu kế toán, thì dữ liệu cần được lưu trên các bản mềm khác nhau, lưu trên đĩa, USB... và được đánh số thứ tự rõ về nguồn dữ liệu, ngày tháng năm đảm bảo cho việc cung cấp dữ liệu sau này.
Ngoài ra, để công tác lưu trữ dữ liệu kế toán được hiệu quả, Licogi13 cần phải đầu tư hệ thống tủ, kho lưu trữ đảm bảo, hệ thống thiết bị máy tính, ổ đĩa phục vụ lưu trữ trên máy. Lãnh đạo công ty cần đưa ra quy định cụ thể cho toàn bộ nhân viên trong đơn vị về công tác luân chuyển và lưu trữ dữ liệu của các bộ phận liên quan nhằm nâng cao trách nhiệm bảo quản dữ liệu trong quá trình hoạt động của mỗi đơn vị.
Một số yêu cầu về lưu trữ kế toán mà Licogi 13 phải thực hiện ngay là Tài liệu kế toán được lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ (hồ sơ chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính ...). Trong từng bộ hồ sơ, tài liệu kế toán phải được sắp xếp theo thứ tự thời gian phát sinh theo mỗi niên độ kế toán, bảo đảm hợp lý, dễ tra cứu, sử dụng khi cần thiết.
Tài liệu kế toán của niên độ kế toán đã kết thúc và không còn sử dụng để ghi sổ kế toán trong niên độ kế toán tiếp theo, đưa vào lưu trữ chậm nhất là 12 tháng kể từ ngày kết thúc niên độ kế toán. Tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành, phải đưa vào lưu trữ chậm nhất là 12 tháng kể từ ngày báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành được duyệt.
Tài liệu kế toán liên quan đến giải thể, phá sản, cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu, đưa vào lưu trữ chậm nhất là 06 tháng kể từ ngày kết thúc mỗi công việc nói trên.
Thực hiện lưu trữ tài liệu đảm bảo yêu cầu về mặt thời gian:
• Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính thời gian lưu trữ tối thiểu là 5 năm;
• Tài liệu kế toán là những chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác) thời gian lưu trữ tối thiểu là 10 năm;
• Tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng thì cần được lưu trữ vĩnh viễn.
3.2.4 Nâng cao trình độ của độ ngũ cán bộ, nhân viên kế toán
Đội ngũ cán bộ, nhân viên kế toán là chủ thể quản lý góp phần quyết định đến chất lượng và hiệu quả công tác kế toán. Để có đội ngũ cán bộ, nhân viên vững trình độ chuyên môn, có phẩm chất đạo đức, Licogi13 cần thực hiện tốt một số nội dung biện pháp cụ thể sau:
Xây dựng đội ngũ cán bộ, nhân viên kế toán có chất lượng toàn diện về chính trị, tư tưởng, phẩm chất đạo đức, về năng lực tham mưu, đề xuất, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện. Gương mẫu chấp hành mọi chủ trương, chính sách pháp luật của Nhà nước và quy định của công ty, mà trước hết là các chính sách, chế độ quy định về quản lý kinh tế, tài chính. Cán bộ, nhân
viên kế toán phải thực sự cần, kiệm, liêm, chính, chí công, vô tư trong thi hành nhiệm vụ.
Tổ chức, bồi dưỡng, đào tạo, đào tạo lại, gửi cán bộ, nhân viên đi học đại học, sau đại học nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu phát triển của ngành tài chính trong tình hình hội nhập kinh tế quốc tế và yêu cầu quản lý kinh tế, tài chính, tiền tệ ngày càng cao.
Khẩn trương xây dựng và đưa vào triển khai kế hoạch đào tạo và xây dựng được một đội ngũ cán bộ chuyên môn, quản lý có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, có khả năng tiếp cận, nắm vững làm chủ với xu thế nghiệp vụ về tài chính của các nước phát triển; có trình độ, kiến thức về quản lý kinh tế thị trường nhiều thành phần trong môi trường kinh tế mở hội nhập.
Thường xuyên thực hiện việc đánh giá về chất lượng và số lượng lao động hiện có Đơn vị trực thuộc có thể sử dụng hồ NNL và hồ sơ phát triển NNL. Thông tin về mỗi CBCNV đều được thu thập và sau đó được lưu trữ dưới dạng bản tóm tắt. Các thông tin này sau đó sẽ được sử dụng như là các thông tin thứ cấp để xác định xem người lao động nào có sẵn khả năng để được thăng chức hoặc thuyên chuyển sang vị trí mới theo dự kiến trong tương lai.
Gắn chặt công tác kế hoạch hóa NNL với kế hoạch và chiến lược kinh doanh của công ty; Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ làm công tác kế hoạch;
Thường xuyên thực hiện việc đánh giá về chất lượng và số lượng lao động hiện có; Tăng cường công tác dự báo trong xây dựng kế hoạch NNL
Thực hiện công tác tuyển chọn nguồn nhân lực
• Mở mở rộng hình thức, nguồn tuyển mộ;
• Cải tiến các hình thức thi tuyển và xét tuyển theo hướng: Cần phỏng vấn ứng viên trước khi xét chọn;
• Nội dung thi thực hành hoặc thi viết nên gắn với thực tế nghiệp vụ chuyên môn về kế toán; Nên chọn hình thức thi trắc nghiệm trong thi viết …
Giao thêm quyền và trách nhiệm trong công tác tuyển dụng cho các đơn vị trực thuộc Licogi13 xây dựng quy trình đánh giá thực hiện công việc và tổ chức đánh giá thực hiện công việc một cách định kỳ. Điều quan trọng nhất của công tác đánh giá NNL là đưa ra được những tiêu chí để làm căn cứ cho đánh giá. Những tiêu chí này cần chính xác, phù hợp đối với mỗi loại lao động khác nhau, giúp đơn vị đánh giá được mức độ hoàn thành công việc của người lao động, đánh giá được mức độ đóng góp của người lao động đối với thành quả chung. Thực hiện công tác đào tạo, phát triển nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu của kế toán doanh nghiệp xây lắp.
• Nhu cầu đào tạo và đối tượng đào tạo cần được xác định đúng hướng;
• Cần tập trung đào tạo theo các hướng khác nhau với mỗi loại lao động khác nhau;
• Xây dựng chương trình đào tạo nghiệp vụ chuyên môn;
• Bố trí công việc phù hợp sau đào tạo;
• Đánh giá hiệu quả sau đào tạo.
Đảm bảo các chế độ đối ngộ và phúc lợi cho người lao động
• Chính sách lương, thưởng cần thể hiện tính hợp lý và cạnh tranh hơn nữa, hạn chế tính cào bằng;
• Chế độ trả công lao động và đãi ngộ, phúc lợi cần ưu tiên lao động có trình độ và cống hiến lâu dài;
• Xây dựng môi trường làm việc;
• Xây dựng chính sách lương đãi ngộ người tài;
• Hoàn thiện chính sách khen thưởng, chế độ phúc lợi.
Xây dựng văn hóa doanh nghiệp
• Cần xóa bỏ những định kiến trước kia như thái độ cửa quyền, quan liêu bao cấp trong kinh doanh của các cán bộ từng công tác trong quản lý nhà nước trước kia
• Licogi 13 nên hướng tới xây dựng bầu không khí văn hoá có tính cởi mở và hợp tác, xây dựng mối quan hệ ứng xử tốt đẹp giữa các thành viên trong cộng đồng DN
• Tăng cường vai trò hoạt động của tổ chức công đoàn cùng các tổ chức chính trị khác trong công ty;
Một số biện pháp cụ thể Licogi13 có thể thực hiện ngay như sau:
Xây dựng kế hoạch đào tạo và đào tạo lại đội ngũ cán bộ hiện có hàng năm và đào tạo cán bộ mới, tập trung đào tạo chuyên sâu cho phù hợp với lĩnh vực hoạt động của các Ban nghiệp vụ, trong đó tập trung đào tạo kỹ năng:
Bóc tách, tập hợp chi phí xây dựng cơ bản, thực hiện chứng từ kế toán, hồ sơ dự án, hồ sơ công trình, báo cáo theo hạng mục công trình.
Xây dựng sổ tay hướng dẫn các nghiệp vụ xử lý nợ cho nhân viên để nghiệp vụ kế toán được thực hiện nhất quán trong đoàn công ty, tăng cường trách nhiệm cho nhân viên, đồng thời tạo điều kiện để công ty kiểm soát chặt chẽ việc thực hiện quy trình kế toán của các tổ, đội.