Mua bán hàng hóa qua sở giao dịch theo quy định của pháp luật hiện hành.doc

Mua bán hàng hóa qua sở giao dịch theo quy định của pháp luật hiện hành

Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh

Khoa Kinh tế - Luật

5 Nguyễn Ngọc Thuý Nga K064020295

6 Nguyễn Phượng Hoàng Oanh K064020311

Mục lục

Mục lục……… 3

Lời mở đầu……… 4

Phần nội dung……… 5

I Tổng quan về chính sách thu nợ trong MNCs……… 5

1 Khoản phải thu trong MNCs……… 5

2 Chính sách tín dụng thương mại (chính sách bán chịu)……… 6

3 Vấn đề ảnh hưởng đến chính sách tín dụng trong MNCs……… 7

4 Các biện pháp quản lý nợ phải thu……… 12

5 Các bước thu hồi nợ……… 14

II Các cách thức thu hồi nợ của MNCs……… 18

A Leter……… 18

B Telephone……… 23

C Cash discount……… 24

D Interests and Penalties……… 25

E Credit insurance……… 30

F Collection Agency……… 33

G Invoice discounting……… 38

H Factoring 39

I Court……… 46

Lời kết……… 49

Phụ lục……… 50

Lời mở đầu

Công ty đa quốc gia hoạt động trên nhiều thị trường, nhiều nền kinh tế cùng với

sự đa dạng, phong phú về phong tục, tập quán kinh doanh Chính vì vậy, các MNCsthường phải đối mặt với nhiều khó khăn, trở ngại và rủi ro Chẳng hạn như, rủi ro hốiđoái có thể làm giảm giá trị của các khoản phải thu thu về hay rủi ro về văn hóa có thểkhiến việc kinh doanh ở thị trường đó thất bại và rủi ro về chính sách bảo hộ của Nhànước khiến cho việc tấn công vào một ngành hàng mới của MNC bị hạn chế…Vìnhững khó khăn, rủi ro này mà các MNCs nên có những chiến lược chuẩn bị cụ thể khiđặt chân vào thị trường mới

Hoạt động ở các thị trường khác nhau nên việc tối đa hóa lợi ích của MNCskhông phải là một việc dễ dàng Công ty mẹ phải thường xuyên kiểm tra, điều phốihoạt động của các chi nhánh vì mục tiêu chung của toàn MNCs Thêm vào đó MNCscòn cần phải có các chính sách cụ thể để khắc phục những rủi ro kể trên để đảm bảo lợiích tối đa của mình Việc quản trị rủi ro thì rất đa dạng bao gồm nhiều khâu, nhiều mặt,rủi ro càng nhiều thì việc quản trị càng phức tạp Đi kèm với các hoạt động quản trị rủi

ro là các chính sách cụ thể đối với từng loại rủi ro Các chính sách này chính là công cụ,

là biện pháp, là chìa khóa tháo gỡ những khó khăn do rủi ro mang lại

Để nói hết về các chính sách quản trị rủi ro của MNCs thì rất đa dạng và phứctạp Trong giới hạn đề tài này, chúng tôi chỉ xin đề cập đến một khâu nhỏ trong chínhsách quản trị rủi ro – đó là chính sách thu hồi nợ Trong hoạt động kinh doanh, việcphát sinh những khoản phải thu là chuyện rất tự nhiên, hay nói cách khác chính việcphát sinh những khoản nợ của khách hàng là bằng chứng chứng minh doanh nghiệpđang hoạt động bình thường Tuy nhiên việc thu hồi các khoản nợ của khách hàng làmột hoạt động rất quan trọng và cũng không hề đơn giản đặc biệt là những khoản nợxấu Thu hồi các khoản phải thu chính là một cách để quay vòng vốn đầu tư cho MNCs,đảm bảo cho guồng máy của MNCs diễn ra liên tục, xuyên suốt Do vậy, việc thu hồi

nợ cần có những chính sách và phương pháp cụ thể nhằm hạn chế những khoản nợ xấu

và đảm bảo lợi ích của toàn MNCs

Phần nội dung

I Tổng quan về chính sách thu nợ trong MNCs

1 Khoản phải thu trong MNCs

Trong hoạt động kinh doanh của các MNCs, do nhiều nguyên nhân luôntồn tại các khoản vốn trong thanh toán như các khoản phải thu, các khoản tạmứng Trong số các khoản phải thu, khoản phải thu từ khách hàng chiếm tỷ trọnglớn nhất, phát sinh thường xuyên và có tính chất chu kỳ

Khoản phải thu là số tiền khách hàng nợ doanh nghiệp do mua chịu hànghóa hoặc dịch vụ Có thể nói hầu hết các công ty đều phát sinh các khoản phảithu nhưng với mức độ khác nhau, từ mức không đáng kể cho đến mức không thểkiểm soát nổi Kiểm soát khoản phải thu liên quan đến việc đánh đổi giữa lợinhuận và rủi ro

1.1 Ý nghĩa của các khoản phải thu

Sự tồn tại các khoản phải thu xuất phát từ lý do:

 Công ty thực hiện chính sách bán chịu để thu hút khách hàng, đẩymạnh tiêu thụ sản phẩm, tăng khả năng cạnh tranh

 Xu hướng ngày càng gia tăng của hình thức thanh toán không dùngtiền mặt trong thanh toán quốc tế

1.2 Điểm bất lợi khi phát sinh các khoản phải thu

 Phát sinh các chi phí quản lý, thu hồi nợ, chi phí nhân viên quản lý

 Công ty có thể gánh chịu rủi ro mất vốn do không thu hồi được nợ

 Kìm hãm tốc độ chu chuyển của vốn lưu động, ứ đọng vốn khâu lưuthông, làm thiếu vốn khâu sản xuất

 Công ty bị mất chi phí cơ hội của vốn

Có thể nói: Nếu không bán chịu hàng hóa thì sẽ mất đi cơ hội bán hàng,

do đó, mất đi lợi nhuận Còn nếu bán chịu hàng hóa quá nhiều thì chi phí chokhoản phải thu tăng có nguy cơ phát sinh các khoản nợ khó đòi, do đó, rủi rokhông thu hồi được nợ cũng gia tăng Vì vậy, mỗi MNCs cần xây dựng chínhsách bán chịu sản phẩm một cách hợp lý nhằm tạo ra những điều kiện đẩy mạnhtiêu thụ, tăng lợi nhuận của công ty, hạn chế thấp nhất các thiệt hại và mức độrủi ro mất vốn

1.3 Các nhân tố ảnh hưởng tới quy mô các khoản phải thu của công tygồm:

 Quy mô sản phẩm - hàng hoá bán chịu cho khách hàng

 Tính chất thời vụ của việc tiêu thụ sản phẩm trong các công ty

 Mức giới hạn nợ của công ty cho khách hàng

 Mức độ quan hệ và độ tín nhiệm của khách hàng với công ty

2 Chính sách tín dụng thương mại (chính sách bán chịu)

Khoản phải thu của doanh nghiệp phát sinh nhiều hay ít phụ thuộc vàocác yếu tố:

 Tình hình nền kinh tế

 Giá cả sản phẩm

 Chất lượng sản phẩm

 Chính sách bán chịu của doanh nghiệp

Trong các yếu tố này, chính sách bán chịu ảnh hưởng mạnh nhất đếnkhoản phải thu và sự kiểm soát của giám đốc tài chính Giám đốc tài chính củaMNCs có thể thay đổi mức độ bán chịu để kiểm soát khoản phải thu sao cho phùhợp với sự đánh đổi giữa lợi nhuận và rủi ro Hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu có thểkích thích được nhu cầu dẫn tới gia tăng doanh thu và lợi nhuận, nhưng vì bánchịu sẽ làm phát sinh khoản phải thu, và do bao giờ cũng có chi phí đi kèm theokhoản phải thu nên giám đốc tài chính cần xem xét cẩn thận sự đánh đổi này

Khi xây dựng chính sách bán chịu, cần đánh giá kỹ ảnh hưởng của chínhsách bán chịu tới lợi nhuận của công ty Do vậy, mỗi chính sách bán chịu cầnđược đánh giá trên các tiêu thức sau:

 Dự kiến quy mô sản phẩm hàng hoá dịch vụ tiêu thụ.

 Giá bán sản phẩm, dịch vụ nếu bán chịu hoặc không bán chịu

 Các chi phí phát sinh do việc tăng thêm các khoản nợ

 Đánh giá mức chiết khấu (thanh toán) có thể chấp nhận

 Xác định nợ phải thu trung bình và kỳ thu tiền trung bình

Thời gian thu hồi nợ càng ngắn thì doanh nghiệp càng có nhiều tiền đểquay vòng vốn Việc tìm ra kỳ thu hồi nợ bán hàng trung bình của một công ty

sẽ cho biết công ty đó phải mất bao lâu để chuyển các khoản phải thu thành tiềnmặt Cũng như các hệ số khác, kỳ thu hồi nợ trung bình phải được xem xét trongmối liên hệ với các thông tin khác Nếu hệ số này lớn hơn số ngày trong chínhsách bán chịu của công ty cho thấy công ty gặp khó khăn trong việc thu hồi nợđúng hạn và cần xem xét lại chính sách bán chịu của mình, ngược lại hệ cố nàynhỏ hơn thì chính sách bán chịu của công ty là đúng đắn

3 Vấn đề ảnh hưởng đến chính sách tín dụng thương mại trong MNCs

3.1 Tiêu chuẩn bán chịu

Tiêu chuẩn bán chịu là:

 Tiêu chuẩn tối thiểu về mặt uy tín tín dụng của khách hàng để đượcdoanh nghiệp chấp nhận bán chịu hàng hóa và dịch vụ

 Một bộ phận cấu thành chính sách bán chịu của doanh nghiệp và mỗidoanh nghiệp đều thiết lập tiêu chuẩn bán chịu của mình chính thức hoặc khôngchính thức

Tiêu chuẩn bán chịu nói riêng và chính sách bán chịu nói chung có ảnhhưởng đáng kể đến doanh thu của doanh nghiệp Nếu đối thủ cạnh tranh mở rộng

tiếp thị sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng, bởi vì bán chịu là yếu tố ảnh hưởng rấtlớn và có tác dụng kích thích nhu cầu Về mặt lý thuyết, doanh nghiệp nên hạthấp tiêu chuẩn bán chịu đến mức có thể chấp nhận được, sao cho lợi nhuận tạo

ra do gia tăng doanh thu, như là kết quả của chính sách bán chịu, vượt quá mứcchi phí phát sinh do bán chịu Ở đây có sự đánh đổi giữa lợi nhuận tăng thêm vàchi phí liên quan đến khoản phải thu tăng thêm, do hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu.Vấn đề đặt ra là khi nào doanh nghiệp nên nới lỏng tiêu chuẩn bán chịu và khinào doanh nghiệp không nên nới lỏng tiêu chuẩn bán chịu? Chúng ta xem xétmột số mô hình ra quyết định trong quản trị các khoản phải thu

MH1 - Mô hình nới lỏng chính sách bán chịu

MH2 - Mô hình thắt chặt chính sách bán chịu

3.2 Điều khoản bán chịu

Điều khoản bán chịu là điều khoản xác định độ dài thời gian hay thời hạnbán chịu và tỷ lệ chiết khấu áp dụng nếu khách hàng trả sớm hơn thời gian bánchịu cho phép Ví dụ điều khoản bán chịu “2/10 net 30” có nghĩa là khách hàngđược hưởng 2% chiết khấu nếu thanh toán trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày hóađơn được phát hành và nếu khách hàng không lấy chiết khấu thì khách hàngđược trả chậm trong thời gian 30 ngày kể từ ngày phát hành hóa đơn

Thay đổi điều khoản bán chịu lại liên quan đến thay đổi thời hạn bán chịu

và thay đổi tỷ lệ chiết khấu

3.2.1 Thời hạn bán chịu

MH3 - Mô hình mở rộng thời hạn bán chịu

Điều khoản chiết khấu liên quan đến hai vấn đề: thời hạn chiết khấu và tỷ

sẽ làm giảm doanh thu ròng, do đó, giảm lợi nhuận Liệu giảm chi phí đầu tưkhoản phải thu có đủ bù đắp thiệt hại do giảm lợi nhuận hay không

MH5 - Mô hình Tăng tỷ lệ chiết khấu

MH6 - Mô hình giảm tỷ lệ chiết khấu

Chính sách tăng tỷ lệ chiết khấu hay bất kỳ chính sách bán chịu nào cũngcần được xem xét thường xuyên xem có phù hợp với tình hình thực tiễn haykhông Sau khi thực hiện chính sách gia tăng tỷ lệ chiết khấu, do tình hình thayđổi, nếu tiết kiệm chi phí không đủ bù đắp cho lợi nhuận giảm, khi ấy công tycần thay đổi chính sách chiết khấu Nếu công ty muốn xem xét có nên quyết địnhgiảm tỷ lệ chiết khấu lại hay không thì tiến hành phân tích mô hình.

3.3

Ảnh hưởng của rủi ro bán chịu

Trong các mô hình đã phân tích ở trên, đều chưa đề cập tới tổn thất do nợkhông thể thu hồi Trên thực tế, công ty luôn có những khoản nợ xấu khó đòi vìvậy chính sách bán chịu không chỉ liên quan đến tăng hoặc giảm khoản phải thu

mà còn liên quan đến khả năng thu hồi khoản phải thu Mô hình dưới phân tíchảnh hưởng của rủi ro bán tới chính cách bán chịu :

MH7 - Mô hình nới lỏng chính sách bán chịu có xét đến ảnh hưởng của rủi ro từ bán chịu

Trên đây là một số tình huống giúp làm cơ sở quyết định chính sáchkhoản phải thu Tuy nhiên, do quản trị khoản phải thu phải đối mặt với nhiềutình huống phức tạp nên dưới đây là mô hình chung nhất cho việc đưa ra quyếtđịnh quản trị tín dụng thương mại:

MHTQ - Mô hình tổng quát để ra quyết định quản trị khoản phải thu

4 Một số biện pháp quản lý nợ phải thu.

- Mở sổ chi tiết theo dõi các khoản nợ phải thu trong và ngoài doanhnghiệp, thường xuyên đôn đốc thu hồi nợ đúng hạn

- Có biện pháp phòng ngừa rủi ro thanh toán: lựa chọn khách hàng, xácđịnh mức tín dụng thương mại, yêu cầu đặt cọc, tạm ứng hay trả trước một phầntiền hàng, trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi

- Thực hiện chính sách bán chịu đúng đắn với từng khách hàng trên cơ sởxem xét khả năng thanh toán, vị thế tín dụng của khách hàng

- Phải có sự ràng buộc chặt chẽ trong hợp đồng bán hàng, quy định lãisuất sẽ áp dụng với các khoản nợ quá hạn thanh toán theo hợp đồng

- Định kỳ phân tích tuổi các khoản nợ; chú ý xem xét các khoản nợ quáhạn, tìm ra nguyên nhân dẫn đến nợ quá hạn và áp dụng các biện pháp xử lý

thích hợp Phân tích tuổi nợ hỗ trợ thêm cho các quyết định nên sử dụng phươngthức nào để thu các khoản nợ quá hạn.

Đánh giá tuổi nợ là một nghiệp vụ thêm vào công tác quản trị tín dụng saocho có hiệu quả Đánh giá tuổi nợ cho khách hàng đơn giản là bảng thống kêkhách hàng đang nợ tiền, chỉ ra tổng khoản tiền nợ và khoảng thời gian khoản nợkéo dài Bảng thống kê này có nhiều hình thức khác nhau ở mỗi MNCs Dướiđây là 1 bảng ví dụ của Robins PLC:

Age analysis of debtors as at 30 September 1999

Account

number

Customer name

Balance

Up to

30 days

31-60 days

61-90 days

110.77 _

0.00 _

0.00 _

Ví dụ ở bảng trên cho thấy 25% nợ khó đòi của Robins plc’s thuộc về

Thorpe Ltd Có thể Thorpe Ltd đang gặp khó khăn về tài chính Vì vậy công ty phải có sự liên lạc với Thorpe Ltd ngay về khoản nợ này để có hướng giải quyết với khoản thu này và áp dụng các biện pháp thích hợp Đó là:

 Thực hiện việc bán nợ để thu hồi vốn

 Trích lập dự phòng nợ khó đòi tuỳ theo khả năng trả nợ của khách nợhoặc tuổi nợ quá hạn

Mặc dù chưa đến hạn trả nợ nhưng khách nợ lâm vào tình trạng không cókhả năng thanh toán, thì doanh nghiệp phải trích lập dự phòng giá trị nợ khoảng

có khả năng thu hồi; hoặc khoản nợ quá hạn trên 6 tháng đến dưới một năm,doanh nghiệp trích lập dự phòng bằng 30% giá trị khoản nợ Trong đó, đối vớicác khoản nợ quá hạn trên ba năm, sau khi đã trích đủ dự phòng đối với khoản

nợ quá hạn hoặc khoản nợ không có khả năng thu hồi tính vào chi phí phần tổnthất sau khi trừ tiền bồi thường của tổ chức, cá nhân có liên quan, doanh nghiệpđưa ra ngoại bảng cân đối kế toán và tiếp tục theo dõi để thu hồi.

Khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi hoặc giá trị tổn thất về nợ phải thucòn lại sau khi bù đắp bằng khoản dự phòng hoặc bồi thường của tổ chức, cánhân có liên quan được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp

- Cần thiết lập một thời gian biểu cho việc thu hồi nợ (Timeline forcollection process) nhằm phác thảo lại các hoạt động trong quá trình đòi nợ Ví

dụ 1 bảng Timeline:

Days Past

0-15 days Step 1 Organization Contacts Customer with Friendly Reminder Letter This is intended to let the customer know that the invoice is past due

16-30 days Step 2 Organization Contacts Customer by Phone This phone call is intended to enable the organization and the customer to identify and discuss any

problems with the sale or merchandise or to identify reason for late payment 31-45 days Step 3 Organization Contacts Customer with a Billing Letter

46-60 days Step 4 Organization Contacts Customer by Phone

61-75 days Step 5 Organization Contacts Customer with Billing Letter

76-90 days Step 6 Organization Contacts Customer with Collection Agency Letter This is intended to give the customer one last opportunity to pay prior to turning the

invoice over to a collection agent

91-120 days Step 7 1st Placement of Debt with Collection Agency

Ngày

quá hạn Cácbước Hoạt động

0-15 1 Liên lạc với khách hàng bằng thư nhắc nhở, mục đích thông báo cho KH biết

hoá đơn đã hết thời hạn.

16-30 2 Liên lạc với KH bằng điện thoại, làm rõ về vấn đề hàng hoá hay lý do của việc

trả trể.

31-45 3 Gửi thư kèm bộ hoá đơn.

46-60 4 Liên lạc với KH bằng điện thoại.

61-75 5 Gửi thư kèm bộ hoá đơn.

76-90 6 Gửi Thư Của Collection Agency Cho KH Thông báo với KH đây là cơ hội

cuối để trả khoản nợ hoặc công ty sẽ chuyển khoản nợ cho các agency.

91-120 7 Chuyển khoản nợ cho Agency.

- Lưu ý với các khoản nợ khó đòi quá lâu mà không có khả năng thu được

có thể bỏ (write-off) nhằm tránh làm sai lệch bảng cân đối kế toán

5 Các bước thu hồi nợ

Quá trình thu một khoản nợ quá hạn có thể diễn ra theo trình tự các bước:

5.1.Viết th ư nhắc nhở : khoản nợ không được trả sau bức thư đầu thì nêntiếp tục với bức thư thứ 2, thứ 3 với lời lẽ mạnh mẽ hơn.

 Chiết khấu tín dụng (Cash discount) giảm giá hàng cho khách hàng trảsớm

 Biện pháp phạt nợ chậm (Interests và Penalties) khi khoản nợ quá kỳhạn theo hợp đồng để khách hàng nhanh chóng trả nợ

Tuy nhiên không phải khách hàng nào cũng có khả năng và ý định thanhtoán khoản nợ nên khoản nợ quá hạn trở thành khoản nợ xấu khó đòi Lúc nàydoanh nghiệp sẽ cần tới sự tác động từ phía bên ngoài (External collectionresources) - sự tham gia của bên thứ ba (third- party) Trình tự được tiếp tục theocác bước sau:

5.4 Nhờ các đại lý thu hồi nợ (debt collection agency) : nếu khoản nợ vẫnkhông có khả năng được thanh toán thì MNCs nên chuyển giao cho các debtcollection agency Các đại lý này sẽ được trả phí cho các nghiệp vụ họ thực hiên.Các nghiệp vụ này có thể là

5.5 Tham gia kiện, tố tụng

Khi sự tham gia của bên thứ ba là không khả quan thì doanh nghiệp sẽ đứngtrước hai sự lựa chọn: hoặc nhờ tới sự can thiệp pháp luật về nợ khó đòi hoặc kếtthúc quá trình đòi nợ, xoá khoản nợ khó đòi Lựa chọn này cần thiết được đánh

giá chính xác do có sự đánh đổi khoản tiền thu được với khoản phí tham gia kiệntụng cũng như là mối quan hệ với khách hàng Các nghiệp vụ liên quan có thể kểđến như:

 Small-claims court

 Arbitration (trọng tài)

 Mediation (hoà giải)

Không có một chính sách thu hồi nợ nào là tối ưu có thể chỉ ra cho cácMNCs Chính sách hay cách thức thu nợ sẽ khác nhau ở mổi công ty trong từnghoàn cảnh khác nhau, đối với từng công ty khác nhau, ở mức độ cạnh tranh vàmôi trường kinh doanh khác nhau khác nhau

Ví dụ dưới đây là tiến trình thu nợ theo thời gian với giá trị các khoản nợkhác nhau của The Office of the State Controller (OSC), một công ty hàng đầutrong quản lý tài chính và báo cáo tài chính ở Colorado

(đơn vị: $1000)

Gửi thư đòi nợ quá hạn thứ 2.

Gọi điện liên lạc và nhận hứa

Qúa hạn

61-90

ngày

Gửi thư đòi nợ quá hạn thứ 3

Gọi điện liên lạc nhắc việc

trả chậm, nhận hứa trả và gửi

xác nhận đồng ý.

Gửi thư đòi nợ quá hạn thứ

3 Gọi điện liên lạc nhắc việc trả chậm, nhận hứa trả

90+

ngày

Gửi Khthu tới Collection

agency riêng Nêu danh sách

khoản nợ và con nợ với bản

kê khai hoá đơn của gói nợ

Từ chối các dịch vụ đối với

khoản nợ trái với luật quốc tế

và quốc gia.

Gửi Khthu tới Collection agency riêng Nêu danh sách khoản nợ và con nợ với bản kê khai hoá đơn của gói nợ Từ chối các dịch vụ đối với khoản nợ trái với luật quốc tế và quốc gia.

Hoàn thành văn bản đệ trình lên văn phòng luật sư hoặc

cơ quan luật pháp Từ chối các dịch vụ đối với khoản

nợ trái với luật quốc tế và quốc gia.

II Các cách thức thu hồi nợ của MNCs

A Letter

1 Nội dung thư

Nếu đã quá thời hạn thanh toán 15 ngày mà không thấy khách hàng trảtiền, MNCs nên soạn thư gửi đến khách hàng Sau một tuần mà không nhậnđược thư trả lời, ta tiếp tục gửi lá thư thứ 2, thứ 3, thứ 4 Nội dung thư thườngnhư sau:

*Thư thứ nhất: Thăm hỏi

 Thông báo cho khách hàng biết rằng họ đã thỏa thuận hợp tác vớicông ty bạn

 Tỏ ra vui vẻ lịch thiệp thông báo với họ rằng thời hạn thanh toán đượcgia hạn, mức tín dụng như thế nào…

 Gửi cho kế toán trưởng hoặc một người nào đó chịu trách nhiệm thanhtoán khoản nợ cho công ty

*Thư thứ hai: Nhắc nhở

 Hãy tỏ ra thiện chí

 Viết ngắn gọn

 Hãy nhắc nhở khách hàng về nội dung cơ bản của thỏa thuận

 Để lộ rằng bạn tin tưởng khách hàng sẽ thanh toán khoản nợ

*Thư thứ ba: Nhắc nợ gay gắt

 Hãy tỏ ra nghiêm khắc, viết ngắn gọn nhưng cặn kẽ, súc tích

 Đính kèm phiếu thanh toán

 Nhắc lại các điều khoản hợp đồng

 Yêu cầu hoàn tất việc thanh toán ngay lập tức, hoặc gửi kế hoạchthanh toán (thư bảo đảm)

 Hãy nằng nặc đòi thanh toán hoặc đòi phải trả lời bằng văn bản

 Yêu cầu cụ thể và dứt khoát.

 Hãy yêu cầu (tối thiểu) thanh toán một phần khoản nợ ngay lập tức

 Sử dụng các công cụ gây tác động trực quan (hãy làm nổi bật bức thưcủa mình trong đống thu từ)

 Nên đính kèm bản sao phiếu nợ

 Thông báo về ngày bắt đầu có hiệu lực của các hoạt động kiện tụng ratòa

 Giải thích cho khách hàng biết cách làm thế nào để tránh được kiệntụng (thanh toán ngay)

2 Tạo ra sự khác biệt cho thư đòi nợ.

Dưới đây là một số phương pháp làm cho bức thư đòi nợ khác với nhữngvăn bản khác, tạo dấu ấn với con nợ:

- Cách gửi thư đóng một vai trò quan trọng: bức thư nghiêm trọng nhất làbức thư được gửi qua nhân viên giao nhận Khi đó, khách hàng - con nợ phải kýxác nhận vào tờ biên nhận

- Một phương pháp đơn giản để làm nổi bật bức thư là sử dụng các loạigiấy đặc biệt Người nhận sẽ giữ lá thư trong tay và hiểu rằng có điều gì đó đặcbiệt hơn những thứ hàng ngày vẫn nhận Điều này tạo ra sự chú ý hơn của ngườinhận đối với văn bản Một số công ty sử dụng các tờ giấy dán mua sẵn lên bìthư với thông tin được thể hiện trên đó rằng bức thư này nằm dưới sự kiểm soátđặc biệt Điều này có vẻ như rất khác biệt so với chuẩn văn bản thông thường,nhưng lại rất hiệu quả Nếu muốn sử dụng phương pháp ít tốn kém thì nên đặtmua một con dấu màu xanh có dòng chữ: “Văn bản này được Bộ phận Kiểm soáttín dụng giám sát chặt chẽ” Cũng có thể lập phiếu thanh toán có đề thời hạn rồiđóng dấu “Phiếu nhắc nợ lần…”

- Có thể tạo ra một bưu thiếp, trong đó viết rõ cách thức “Hãy thanh toánnợ” Phương thức này tạo ra tác dụng tâm lý đối với người nhận

- Trên phong bì để dòng chữ màu đỏ, kiểu như “Thư nhắc nợ” Như vậyphong bì thư gắn liền với việc giám sát công nợ Phong bì màu đen thường tạo ratác động mạnh

3 Những lưu ý khi soạn thư đòi nợ

3.1 Thể hiện sự thực hiện các lời hứa của MNCs một cách tuần tự

Nội dung bức thư cần làm cho con nợ cảm thấy các hành động liên quanđến họ đang được hoàn thành Rằng nếu con nợ càng trì hoãn việc thanh toán lâubao nhiêu, thì bạn càng trở nên kiên trì và triệt để hơn bấy nhiêu Có nghĩa làcông ty không ngại ngần trong chuyện đưa hồ sơ ra tòa án

“Trong trường hợp nếu đến ngày mà số tiền vẫn chưa được thanh toán, chúng tôi buộc phải tính lãi theo các điều đã thỏa thuận" "Kể từ ngày , chúng tôi sẽ tạm thời ngưng các dich vụ mà không cần phải thông báo cho quý công ty và tiếp theo, chúng tôi sẽ áp dụng các biện pháp khác ”

- Đã sẵn sàng sử dụng những yêu cầu chính thức, thông báo cho kháchhàng về việc chuyển sự việc lên tòa án hoặc bên thứ ba

“Xin thông báo với ông rằng, liên quan đển khoản tiền (thông tin về khoản nợ) mà ông nợ công ty chúng tôi, tòa án đã bắt tay vào việc (ngày) Ông vẫn có thể ngưng sự việc lại khi thanh toán (số nợ) vào ngày nhận được bức thư này.”

Khi bạn lên kế họach hành động bằng cách gửi thông báo nhắc nhở, hãykết hợp nó với qui trình quản trị tín dụng chung Hãy xác định bằng cách nào hệthống này có thể liên kết với hệ thống nhóm khách hàng và ở giai đoạn nào thì

cùng lúc bạn thông báo về các dịch vụ của công ty bạn hoặc của các cộng sựpháp lý phù hợp với con nợ

- Nếu đã gửi một hoặc 2, 3 lá thư mà vẫn không thấy trả lời (ngay cả saukhi đề xuất một kế hoạch thanh toán thay thế hoặc các tùy chọn khác) thì lá thư

kế tiếp cần mạnh lời hơn, kiên quyết hơn nhưng vẫn tỏ ra lịch sự, khéo léo

- Hãy cho khách hàng biết là sẽ có những hình phạt với họ ở trong bứcthư cuối cùng nếu họ không trả tiền lúc này Cho họ thấy đó không phải là lờinói không có cơ sở và cũng đừng gửi lá thư đòi nợ tiếp theo nữa mà bạn sẽchuẩn bị để khiếu nại

- Nếu bạn gửi bức thư đòi nợ mà có sự nhầm lẫn, bạn nên xin lỗi và chấpnhận bất kỳ những bất lợi do bạn đã gây ra

- Nên gửi thư xác nhận khi đã được thanh toán dù khách hàng có yêu cầuhay không

3.2 Thể hiện thiện chí muốn giúp các con nợ trong nội dung thư

 Có thể đưa ra chiết khấu thanh toán nếu khách hàng trả tiền trongkhoảng thời gian được hưởng chiết khấu

 Tìm hiểu những mặt về tài khoản của khách hàng và khuyến khích họtrả tiền Trong thư phải ghi cụ thể số tiền nợ và thời hạn trả tiền để tránh nhữnghiểu lầm trong tương lai

 Đề nghị hỗ trợ cho khách hàng có khó khăn trong việc trả nợ đã quáhạn Trong thư ta dùng những lời lẽ chân thành, nhẹ nhàng để họ nói ra nhữngvấn đề khó khăn mà họ đang gặp phải, lúc đó thảo luận kì hạn mới và nó hợp lícho điều kiện chi trả của khách hàng

3.3 Những lưu ý không nên làm khi viết thư:

 Nhất quyết không viết thư bằng giấy màu khiến người đọc có cảmgiác khó chịu và chứng tỏ người viết không chuyên nghiệp

 Tránh phân đoạn văn bản bằng chữ in đậm Nên viết một văn bản theotrình tự, sau đó tách riêng số tiền ra một cách tự nhiên việc này sẽ tác độngmạnh hơn nhiều so với việc tách bằng chữ in đậm

 Nên viết thư bằng giấy dày không sử dụng giấy có hình in chìm, innổi… Khi giải quyết những vấn đề nghiêm túc nên viết thư trên giấy trơn.

 Không nên sử dụng logo để cho khách hàng thấy mối quan hệ củachúng ta đối với họ có sự thay đổi

 Đừng mắc lỗi khi viết họ tên khách hàng! Càng viết chính xác họ tênbao nhiêu thì bức thư của bạn sẽ càng được xem xét nghiêm túc bấy nhiêu

4 Thư tham khảo

Lá 1:

Dear Mr Adams:

According to our records, your current balance due is $473.25 Of thisamount, $215.38 is more than 30 days past due As you know, our normal termsrequire payment within 30 days after the invoice is sent to you

Since you have established an excellent credit rating with us in the past,

we are surprised to see a problem arise at this time If there is some error, or youare unable to pay the amount due immediately, please contact me so that we cancorrect the situation or make suitable arrangements for prompt payment of thisobligation

Thank you for your attention to this request

Very truly yours,

If there is some reason why this payment cannot be made immediately,please contact us so that we can make arrangements that will be mutuallyagreeable Perhaps we can work out a payment schedule that would be realisticfor your present circumstances

Naturally, we do not want to endanger your credit rating or destroy thegood relationship that we have maintained in the past Therefore, would youplease take care of this obligation immediately so that we will not have to file anunfavorable report with the credit bureau or resort to the use of a collectionagency or an attorney.

We have enclosed a self-addressed envelope for your convenience Pleasereturn it as soon as possible with your check for the balance owed

Very truly yours,

B Telephone

1 Ưu điểm

Phương pháp này linh động hơn, thời gian thực hiện nhanh hơn, có thểbiết được ngay tình trạng, khả năng thanh toán của khách hàng Trong cuộc gọibạn có ý cho khách hàng biết rằng sẽ có những biện pháp mạnh hơn được dùngnếu họ không trả tiền

2 Những lưu ý

 Chắc chắn rằng bạn gọi đến đúng người mà cho bạn biết những gì bạn muốn

 Giới thiệu cho người nghe điện thoại biết rõ về mình: đặc biệt nếu bạn

là người cao niên trong công ty của bạn

 Nói rõ tại sao bạn gọi điện, nêu số hoá đơn khoản thu

 Hỏi họ liệu có trả tiền ngay không

 Nếu họ không hứa trước được thì hỏi tại sao

 Đừng đề nghị họ trả bằng cái gì hay khi nào trả

 Cung cấp cho họ giải pháp từng giải pháp “Hoặc chấp nhận hoặckhông”, nếu giải pháp trả ngay sau vài ngày họ không chấp nhận thì đề nghị trảlãi suất cho việc trả chậm, nếu họ không trả lãi suất thì tiến hành cưỡng chế thutiền

 Nếu chấp nhận: tóm tắt lại những điều đã thỏa thuận, và nói nếu họkhông làm theo đúng thỏa thuận thì sẽ như thế nào

 Gửi thư xác nhận liệu họ chấp nhận hay từ chối.

C Cach discount

Để giảm ngày thu nợ, những công ty đa quốc gia đưa ra hình thức khấutrừ tiền mặt dành cho khách hàng của mình

1 Định nghĩa Cash discounts

Hình thức khấu trừ tiền mặt (Cash discounts) là một phương pháp để cảithiện dòng tiền mặt bằng cách khuyến khích khách hàng thanh toán tài khoản của

họ sớm hơn Hình thức khấu trừ này có thể làm tăng kỳ thu tiền bình quân nhưnglại làm giảm tổng doanh thu thu được từ các khoản khách hàng trả nợ

Bên cạnh đó, các công ty đa quốc gia cần theo dõi chặt chẽ chi phí củaviệc khấu trừ nhằm cải thiện dòng tiền bằng cách so sánh chi phí này với lợinhuận thu được của công ty từ việc cân đối khoản nợ trả chậm hơn và bình quânthu hồi nợ ngắn hơn Từ đó xem xét việc giảm kỳ tín dụng có được cung cấp tàichính bới những phương tiện thay thế như rút quá mức tiền gửi ngân hàng haykhông

2 MNCs sử dụng cash discount khi nào?

Khi bán những khoản lớn liên quan đến người mua thuộc các ngànhthương mại, công nghiệp, các cơ quan thậm chí chính phủ, hình thức thu nợ nàythường được áp dụng Thông thường, các khoản nợ sẽ được khấu trừ 1% hoặc2% đối với khoản nợ trả trong vòng 10 ngày Hầu hết những tổ chức lớn có lợithế về khấu hao Họ có thể giảm vốn ủy thác các khoản phải thu của công ty Nếu đối thủ của công ty cũng đưa ra chính sách này, công ty cần tính đến dựphòng tương tự để duy trì trạng thái cạnh tranh

3 Ví dụ

Tandijono Ltd thường đề nghị hạn tín dụng cho khách hàng của công ty là

50 ngày, nhưng đề tăng dòng tiền, công ty đưa ra mức khấu trừ 2% khoản trả nợtrong vòng 10 ngày Bạn có thể đưa ra ý kiến của mình cho công ty về mức chi

Giả thiết : 365 ngày và hóa đơn là £100

Công ty nhận được £98 trong 10 ngày thay vì £100 trong vòng 50 ngày.Sau đó Tandijono Ltd có thể đầu tư £98 cho 40 ngày

Nếu như lãi suất thông thường là r%, khoản lợi công ty sẽ hưởng là:

18,6% sẽ được so sánh sau đó với chi phí vốn của công ty để xác định đây

có phải là phương pháp tài chính hiệu quả nhằm làm ngắn hơn kỳ tín dụng haykhông

Lưu ý rằng phương pháp tính toán được sử dụng có thể liên quan đến ảnhhưởng của lãi kép Công thức lãi kép công bố giá trị S đạt được bởi tổng đơn X,sau n kỳ tại r% là:

1 + r = 1.202 hoặc r = 20.2% hoặc APR = ((1 + (0.202/9.125))^9.125)-1

= 22.13%

Chi phí sau khi tính toán là 20,2% (APR=22,13%)

Nếu APR thấp hơn WACC thì không nên thực hiện hình thức khấu trừnày