Kinh doanh xuất nhập khẩu và thực trạng qui trình thu thập và lập chứng từ thanh toán hàng dệt may xuất khẩu công ty vinatex đà nẵng.doc

Kinh doanh xuất nhập khẩu và thực trạng qui trình thu thập và lập chứng từ thanh toán hàng dệt may xuất khẩu công ty vinatex đà nẵng

Chứng từ là những văn bản chính thức hoặc được coi là chính thức chứa

đựng các chi tiết, các thông tin cần thiết cho việc chứng minh thông báo các sự kiện hoặc cho việc lập những giấy tờ, văn bản khác

2 Hệ thống chứng từ:

2.1 Chứng từ hàng hoá:

Chứng từ hàng hóa là các loại chứng từ thể hiện những chi tiết riêng biệt về mặt: số lượng, chất lượng, giá trị, bao bì, của một lô hàng, nó có thể do người bán lập và/hoặc được xác thực của một bên thứ 3.

2.2 Chứng từ xác minh bản chất hàng hoá:

Những chứng từ xác minh bản chất hàng hóa là những chứng từ do doanh nghiệp sản xuất hàng hóa hoặc do một tổ chức quản lý chất lượng hàng hóa (như cơ quan kiểm nghiệm phẩm chất hàng xuất khẩu, cơ quan giám định, cơ quản kiểm dịch ), hoặc do người bán cấp để xác định về số lượng, trọng lượng, phẩm chất hoặc thuộc tính vô trùng của hàng hóa

2.3 Chứng từ vận tải :

Chứng từ vận tải là những chứng từ do người chuyên chở, người bốc dỡ hoặc đại diện của họ cấp Trong đó người ta xác định tình trạng hàng hóa không phải với tư cách là đối tượng mua bán, mà với tư cách là đối tượng chuyên chở và bốc dỡ đồng thời người ta chứng minh hoặc xác định rõ trách nhiệm về hàng hóa, về việc bốc dỡ hay về việc chuyên chở trong quan hệ giữa một bên là người chuyên chở, bốc dỡ với một bên là người chủ hàng (tức là người gửi hàng) và người vận tải Điều này nhằm xác nhận với người bán rằng mình đã nhận hàng để

chuyên chở và kể từ khi cung cấp chứng từ, thì người vận tải phải chịu mọi trách nhiệm về vận chuyển hàng hóa

2.4 Chứng từ kho hàng :

Chứng từ kho hàng là các giấy tờ do cơ sở kho hàng cung cấp cho người

chủ hàng (nếu hàng hóa phải lưu kho là của người chủ hàng trước khi hàng hóa

được xuất khẩu).

2.5 Chứng từ bảo hiểm:

Chứng từ bảo hiểm là chứng từ do tổ chức bảo hiểm cấp để xác nhận về

việc hàng hóa đã được bảo hiểm hoặc tình trạng tổn thất của hàng hóa đã được bảo hiểm Như vậy, các chứng từ bảo hiểm được lập với mục đích hợp thức hóa hợp đồng bảo hiểm và các chứng từ khác được dùng để điều tiết quan hệ giữa tổ chức BH với người được BH Chứng từ BH thường được sử dụng là đơn BH (do người mua BH ký) và giấy chứng nhận BH.

2.6 Chứng từ làm thủ tục hải quan:

Để góp phần tăng cường quản lý ngoại thương, nhà nước qui định một số thủ tục hành chính - kinh tế buộc những đơn vị kinh doanh XNK phải thực hiện khi họ muốn ký kết hợp đồng ngoại thương hoặc khi họ muốn chuyên chở hàng hóa ra vào nước ta qua biên giới quốc gia Trong số các thủ tục đó, các thủ tục có ý nghĩa bắt buộc, có tính chất chặt chẽ nhất trong khi thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương là: chế độ cấp giấy phép XNK hàng hóa, chế độ hải quan, chế độ kiểm dịch.

Đáp ứng yêu cầu này, đơn vị kinh doanh XNK phải xin cấp giấy phép XNK hàng hóa Thực hiện thủ tục của chế độ hải quan, đơn vị kinh doanh phải lập và xuất trình cho hải quan, khi giởi hàng hoặc nhận hàng ở cửa khẩu (ga biên giới, cảng, sân bay hoặc bưu điện), các chứng từ, tờ khai hàng xuất khẩu (hoặc nhập khẩu) Thực hiện thủ tục chế độ kiểm dịch, khi gởi hoặc nhận hàng ở cửa khẩu, hay ở ga đến, đơn vị kinh doanh phải xuất trình cho nhà chức trách những chứng từ: giấy chứng nhận kiểm dịch động thực vật, giấy phép kiểm dịch thực vật (hoặc động vật) nhập khẩu.

3 Khái niệm chứng từ thanh toán trong kinh doanh ngoại thương:

Chứng từ thanh toán trong ngoại thương là chứng từ người xuất khẩu lập

ra để được thanh toán Chứng từ thanh toán gồm các chứng từ hàng hoá + Hối phiếu

Ngân hàng thông báo L/C (Advising bank)

Ngân hàng phát hành L/C (Issuing bank)

Người xuất khẩu

(Beneficiary) Người nhập khẩu(Applicant)(2)

(7)

B PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN L/C VÀ QUY ĐỊNH CHỨNG TỪ THANH TOÁN TRONG XK.

I Phương thức tín dụng chứng từ:1 Khái niệm:

Theo UCP, phương thức tín dụng chứng từ là bất cứ một thoả thuận nào và dù được mô tả như thế nào, mà theo đó một ngân hàng (Ngân hàng mở - The Issuing bank) hành động theo yêu cầu và chỉ thị của một khách hàng (người yêu cầu - The applicant for credit) tiến hành việc trả tiền cho một người thứ ba (Người hưởng lợi - Benificiary) hoặc thay mặt chính mình:

+ Phải tiến hành việc trả tiền cho một người thứ ba (Người hưởng lợi - Beneficiary) hoặc theo lệnh của người này, hoặc phải chấp nhận và trả tiền những hối phiếu do người hưởng lợi ký phát, hoặc

+ Ủy nhiệm cho ngân hàng khác thực hiện việc trả tiền đó, hoặc chấp nhận và trả tiền những hối phiếu đó, hoặc

+ Ủy nhiệm cho ngân hàng khác chiết khấu khi các chứng từ quy đinh được xuất trình cho thấy các điều kiện của tín dụng được thực hiện đúng

2 Khái quát qui trình nghiệp vụ:

2.1 Sơ đồ:

2.2 Giải thích sơ đồ:

(1) Người nhập khẩu làm đơn và làm các thủ tục cần thiết để yêu cầu ngân hàng mở L/C cho người xuất khẩu hưởng lợi.

(2) Ngân hàng mở sau khi kiểm tra đơn, kiểm tra thủ tục, căn cứ vào đơn tiến hành mở L/C và thông qua ngân hàng đại lý của mình ở nước người xuất khẩu thông báo và chuyển cho người xuất khẩu nội dung L/C

(3) Khi nhận được L/C, ngân hàng sẽ thông báo và chuyển cho người XK toàn bộ nội dung L/C đó

(4) Người xuất khẩu sau khi kiểm tra kỹ nội dung của L/C, nếu cần thiết có thể đề nghị người NK tiến hành thủ tục tu chỉnh L/C, cho đến khi chấp nhận toàn bộ nội dung của L/C thì tiến hành giao hàng theo L/C đó

(5) Sau khi hoàn thành việc giao hàng, người xuất khẩu lập bộ chứng từ thanh toán theo yêu cầu của L/C xuất trình lên ngân hàng thông báo để ngân hàng này chuyển chứng từ sang cho ngân hàng mở L/C

(6) Ngân hàng thông báo chuyển bộ chứng từ cho ngân hàng mở để ngân hàng này kiểm tra chứng từ và thực hiện nghĩa vụ đã cam kết với người hưởng lợi trong L/C

(7) Ngân hàng mở kiểm tra bộ chứng từ thanh toán, nếu thấy phù hợp với L/C thì tiến hành trả tiền cho người xuất khẩu (At sight L/C) hoặc chấp nhận hối phiếu và trả tiền khi đáo hạn (Usance L/C) Nếu chứng từ không phù hợp có thể từ chối không thanh toán.

(8) Ngân hàng thông báo chuyển tiền hoặc hối phiếu được chấp nhận hoặc thông báo về tình trạng chứng từ cho người hưởng lợi

(9) Ngân hàng mở chuyển giao bộ chứng từ hàng hoá cho người nhập khẩu yêu cầu người nhập khẩu thanh toán hoặc nhận nợ.

(10)Người nhập khẩu kiểm tra chứng từ, nếu thấy phù hợp với L/C thì hoàn trả tiền cho ngân hàng mở, hoặc chấp nhận nợ và được lấy chứng từ hàng hoá để nhận hàng Nếu không phù hợp thì có quyền từ chối trả tiền

3 Qui định về chứng từ thanh toán:

3.1 Trong L/C:

Thư tín dụng là một văn bản do ngân hàng mở thiết lập theo yêu cầu của người nhập khẩu (người xin mở L/C) cam kết trả tiền cho người xuất khẩu (người hưởng lợi) một số tiền nhất định, trong một thời gian nhất định với điều kiện người này phải thực hiện đúng những điều khoản quy định trong L/C đó

Thư tín dụng là một văn bản pháp lý quan trọng của phương thức tín dụng chứng từ, không có L/C người xuất khẩu sẽ không giao hàng và như vậy phương thức này không được hình thành

Trong L/C, người nhập khẩu thông qua ngân hàng mở đưa ra những quy định cụ thể về bộ chứng từ trên từng khía cạnh chẳng hạn như số loại chứng từ phải xuất trình, số lượng chứng từ phải làm đối với từng loại (thông thường lập 3 bản), nội dung cơ bản được yêu cầu đối với từng loại, thời hạn muộn nhất phải xuất trình các chứng từ, quy định cách thức trả tiền Qua đó, người xuất khẩu phải kiểm tra kỹ lưỡng từng quy định đó để tránh trường hợp sai sót dẫn đến không được thanh toán

3.2 Trong hợp đồng:

Hợp đồng được xem như lời cam kết hay một sự thoả thuận có tính pháp lý giữa hai bên trong đó có các khoản mục qui định trách nhiệm và quyền lợi của các bên Trong kinh doanh xuất nhập khẩu, khi có tranh chấp xảy ra thì hợp đồng được xem như một văn bản có tính pháp lý cao góp phần vào việc giải quyết tranh chấp giữa các bên Hợp đồng trong xuất khẩu cũng qui định rõ hình thức thanh toán và bộ chứng từ cần thiết mà người xuất khẩu phải xuất trình để được thanh toán sau khi giao hàng

3.3 Trong ISBP 681:

ISBP (International Standard Banking Practice for the examination of documents under documentary credits - Tập quán Ngân hàng tiêu chuẩn quốc tế dùng để kiểm tra chứng từ trong thanh toán tín dụng chứng từ) ISBP qui định những qui tắc kiểm tra chứng từ thanh toán Trong trường hợp tranh chấp về bộ chứng từ xảy ra mà các qui định và khoản mục trong UCP600 không đủ căn cứ để làm rõ trách nhiệm và quyền hạn của các bên thì ISBP 681 là chìa khoá giúp ngân hàng giải quyết tranh chấp đó

3.4 Trong UCP 600:

UCP là bộ quy tắc và thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ trong xuất nhập khẩu, vừa được Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) hoàn tất Trong đó quy định quyền hạn trách nhiệm của các bên liên quan trong giao dịch tín dụng chứng từ

UCP 600 là bản sửa đổi lần thứ sáu của ICC Điểm mới của UCP 600 lần này là quy định cụ thể và chi tiết nghĩa vụ, trách nhiệm của các ngân hàng tham gia thanh toán và trách nhiệm của các doanh nghiệp xuất nhập khẩu; quy định chi tiết

các mức phí áp dụng chung trên toàn thế giới đối với từng loại giao dịch, giúp hoạt động xuất nhập khẩu thuận tiện hơn; thời gian kiểm tra chứng từ chỉ mất 5 ngày làm việc thay vì 7 ngày như trước.

UCP 600 được bố cục lại với 39 điều khoản (so với 49 điều khoản của UCP

500), trong đó bổ sung nhiều định nghĩa và giải thích thuật ngữ mới để làm rõ nghĩa của các thuật ngữ còn gây tranh cãi trong bản UCP 500 Trong đó các mục từ qui định cụ thể và rõ ràng về chứng từ thanh toán trong UCP 600, làm căn cứ giúp doanh nghiệp và ngân hàng giải quyết tranh chấp trong công tác thanh toán bằng L/C

II QUI TRÌNH LẬP CHỨNG TỪ THANH TOÁN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG PHƯƠNG THỨC TÍN DỤNG CHỨNG TỪ.

1 Lập hoá đơn thương mại:

1.1 Khái niệm:

Hóa đơn thương mại là chứng từ quan trọng nhất và cơ bản của của các chứng từ hàng hóa cũng như trong khâu thanh toán Hóa đơn thương mại do người bán lập và xuất trình cho người mua sau khi đã gửi hàng Đó là yêu cầu của người bán đòi người mua phải trả tiền theo tổng số tiền hàng đã được ghi trên hóa đơn.

1.2 Tác dụng của hoá đơn thương mại:

1.2.1 Đối với người bán:

Hóa đơn thương mại là chứng từ xác nhận số lượng, trị giá hàng hoá dịch vụ mà người bán cung cấp cho người mua, nó là cơ sở để người bán lập chứng từ tài chính (hối phiếu, lệnh nhờ thu ) để đòi tiền người mua.

1.2.2 Đối với người mua:

Hoá đơn thương mại là cơ sở để người mua kiểm tra việc giao hàng của người bán có phù hợp với quy định trong hợp đồng, kiểm tra số tiền ghi trên hối phiếu có phù hợp với trị giá hàng hoá hay không Đồng thời người mua cũng dựa vào số lượng và trị giá ghi trên hoá đơn để làm cơ sở khai báo với hải quan, tính thuế xuất - nhập khẩu và đồng thời cung cấp những thông tin chi tiết hàng hoá cần thiết cho việc thống kê, đối chiếu theo dõi việc thực hiện hợp đồng Đối với các tổ chức tài chính, trong quan hệ tín dụng, hoá đơn thương mại cùng với chứng từ vận tải được sử dụng để cầm cố khi vay vốn Hoá đơn thương mại là chứng từ quan trọng, là trọng tâm của bộ chứng từ thanh toán và là chứng từ không thể thiếu

được trong bộ chứng từ Đa số các chứng từ khác được thành lập dựa vào hoá đơn thương mại

1.2.3 Đối với cơ quan hữu quan:

Cơ quan Hải quan sử dụng hoá đơn thương mại để kiểm tra đối chiếu giữa số lượng hàng thực tế và hợp đồng để áp dụng thuế suất và tính thuế xuất - nhập khẩu

1.2.4 Đối với toà án hay trọng tài kinh tế:

Sử dụng hoá đơn để kiểm tra, đối chiếu xác định tính hợp lệ, hợp pháp của quan hệ thương mại

1.3 Nội dung trong hoá đơn thương mại:

Hoá đơn thương mại thường bao gồm các yếu tố sau: - Ngày tháng lập hoá đơn.

- Tên và địa chỉ người bán.

- Số hợp đồng thương mại và tín dụng thư tham chiếu

- Hàng hoá: tên hàng, số lượng, trọng lượng, khối lượng, đơn giá, tổng số tiền (bằng số và bằng chữ), quy cách phẩm chất, bao bì, ký hiệu mã hiệu, (chú ý: giá cả phải rõ là FOB, CIF hoặc CFR)

- Số hợp đồng thương mại, ngày tháng của hợp đồng thương mại.- Ngày gửi hàng, phương tiện vận chuyển

- Nơi hàng đi.- Nơi hàng đến.

- Tên và chữ ký của người đại diện bên bán.

1.4 Một số điểm lưu ý khi lập hoá đơn thương mại:

*Nếu thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ thì việc lập hoá đơn thương mại cần chú ý mấy điểm sau:

- Người lập hoá đơn thương mại (người ký tên trong hoá đơn thương mại) phải là người hưởng lợi đã được ghi rõ trong hợp đồng thương mại và L/C.

- Hoá đơn phải được lập cho người mua tức là người mở L/C và đúng với tên ghi trong hợp đồng, tránh trường hợp tên người mua và người bán trong L/C không khớp với tên ghi trong hợp đồng.

- Số bản hoá đơn phải được lập theo yêu cầu của L/C

- Mô tả hàng hoá trong hoá đơn phải giống như trong L/C quy định như: về số lượng, ký hiệu, giá cả, quy cách chủng loại Ví dụ như mã ký hiệu hàng hoá không phù hợp với L/C trong hóa đơn ghi: Marked PSV 100 nhưng trong L/C ghi Maker PSV 100 thì ngân hàng có quyền từ chối thanh toán vì chứng từ không phù hợp

- Giá trị của hoá đơn không được vượt quá giá trị của L/C và mức dung sai cho phép.

- Nếu trong L/C đề cập đến giấy phép nhập khẩu, đơn đặt hàng của người mua và những ghi chú khác thì những chi tiết này phải ghi trong hoá đơn

1.5 Các loại hoá đơn khác:

Thực tế trong thanh toán quốc tế ngoài hoá đơn thương mại tuỳ theo mục đích sử dụng trong từng trường hợp cụ thể còn có các loại hoá đơn sau:

1.5.1 Hoá đơn tạm tính (Provisional invoice).

Là hoá đơn dùng để tính toàn bộ giá trị hàng hoá theo giá tạm tính để thanh toán từng phần trong trường hợp giao hàng nhiều lần Khi có hoá đơn chính thức sẽ thanh toán phần chênh lệch giữa hoá đơn chính thức và hoá đơn tạm tính

1.5.2 Hoá đơn chiếu lệ (Proforma invoice).

Là hoá đơn không dùng để thanh toán mà được sử dụng để xin giấy phép xuất - nhập khẩu, để chào hàng, trưng bày, triển lãm, quảng cáo…

1.5.3 Hoá đơn chi tiết (Detail invoice).

Là hoá đơn dùng mô tả chi tiết hàng hoá trong trường hợp mặt hàng đa dạng, nhiều loại, quy cách, linh kiện, phụ tùng…nên cần phải được mô tả cụ thể.

1.5.4 Hoá đơn lãnh sự (Consular invoice).

Là hoá đơn dùng để làm thủ tục hải quan theo quy định của một số nước Sử dụng hoá đơn này để xin xác nhận của sứ quán nước nhập khẩu tại nước xuất khẩu

1.5.5 Hoá đơn hải quan (Customs invoice).

Là hoá đơn dùng khai báo và làm thủ tục hải quan khi nhập hàng theo quy định ở một số nước nhằm để thuận tiện cho việc thống kê hải quan, xác định nguồn gốc xuất xứ hàng hoá, xác định giá bán hàng hoá, ngăn chặn tình trạng khai báo giá không chính xác để trốn thuế, v.v…

2 Chứng từ vận tải (Bill of Transport).

• Vận đơn đường biển (Bill of lading) – B/L.

• Vận đơn đường sắt (Rail way bill) – R/B.

• Vận đơn đường hàng không (Air way bill) – A/B.

• Vận đơn đường bộ (Land way bill) – L/B.

• Vận đơn đường sông (Island water way bill) – IW/B.

Trong đó vận đơn đường biển là chứng từ vận tải được sử dụng phổ biến nhất

2.2.1.2 Tác dụng:

Vận đơn đường biển là bằng chứng xác nhận hợp đồng chuyên chở hàng hoá bằng tàu biển giữa một bên là người vận chuyển và một bên là người gửi hàng, qua đó xác định trách nhiệm pháp lý của người chuyên chở, đối với khối lượng và tình trạng hàng hoá ghi trong vận đơn trong suốt quá trình vận chuyển, từ lúc hàng hoá được xếp lên tàu để vận chuyển ra nước ngoài, cho đến khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng

• Vận đơn đường biển là chứng từ xác nhận quyền sỡ hữu hàng hoá ghi trong vận đơn và là cơ sở pháp lý để nhận hàng tại cảng, ai nắm vận đơn sẽ là người chủ sỡ hữu hàng hoá

• Vận đơn đường biển được lưu thông và chuyển nhượng từ tay người này sang tay người khác nên vận đơn đường biển được dùng để cầm cố, mua bán…

• Vận đơn đường biển là chứng từ sỡ hữu nên nó là loại chứng từ quan trọng nhất, giữ vị trí đặc biệt trong bộ chứng từ thương mại

2.2.1.3 Nội dung của B/L:

Vận đơn đường biển được lập theo mẫu in sẵn của từng đơn vị vận chuyển và phải phản ánh những nội dung sau:

• Tên và địa chỉ của hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu

• Tên và địa chỉ của người gửi hàng (Shipper), tức là tên của nhà xuất khẩu

• Tên và địa chỉ của người nhận hàng (Consignee): người vận chuyển có nghĩa vụ ký phát vận đơn theo yêu cầu của người gửi hàng bằng các cách sau đây:

 Nếu là vận đơn đích danh thì ghi rõ tên người nhận hàng

 Nếu là vận đơn theo lệnh thì ghi: To order (theo lệnh), thông thường khi phát hành vận đơn theo lệnh, người phát hành vận đơn có những cách ghi sau:

 Giao hàng theo lệnh người nhận hàng – To order of consignee. Giao hàng theo lệnh của người gởi hàng – To order of shipper

 Giao hàng theo lệnh của ngân hàng (ghi rõ tên ngân hàng) - To order of Name’s bank…

Nếu B/L sử dụng trong phương thức tín dụng chứng từ thì ghi tên ngân hàng mở L/C Như vậy, ngân hàng mở L/C là ngân hàng nắm quyền chi phối lô hàng nhờ nắm được vận đơn

Theo đó, ngân hàng trở thành người chủ sỡ hữu hàng hoá và chỉ khi nào người mua trả tiền thì ngân hàng mới ký chuyển nhượng vận đơn cho bên mua để người mua làm thủ tục nhận hàng

 Giao hàng cho người cầm vận đơn (To order bearer)- ai cầm vận đơn sẽ là người được nhận hàng hoá

 Tên địa chỉ của người được thông báo khi hàng về (Notify adress). Tên tàu, hoặc phương tiện vận chuyển (Vessel).

 Cảng lên hàng (Port of loading). Cảng bốc dỡ hàng (Port of discharge).

 Tên hàng, ký hiệu, mã hiệu, số lượng, trọng lượng, khối lượng và các chi tiết mô tả hàng hoá (goods).

 Chữ ký của thuyền trưởng, hoặc đại diện đơn vị vận tải 2.2.1.4 Các căn cứ phân loại vận đơn:

B/L là chứng từ không thể thiếu bên cạnh hoá đơn thương mại, và các chứng từ khác mà người xuất khẩu xuất trình bộ chứng từ cho ngân hàng để được thanh toán

B/L là căn cứ quan trọng cho phép người sỡ hữu hợp pháp có quyền định đoạt số hàng hoá khi tàu cập bến.

Vận đơn là chứng từ sỡ hữu do đó nó được dùng để thế chấp cầm cố mua bán và chuyển nhượng hàng hoá

2.2.1.4.1 Căn cứ vào việc chuyển nhượng:

2.2.1.4.1.1 Vận đơn đích danh (Straight of B/L):

Vận đơn ghi rõ tên và địa chỉ người nhận hàng, được gọi là vận đơn đích danh Chỉ có người này mới được nhận hàng ở cảng - Loại vận đơn này không chuyển nhượng được

2.2.1.4.1.2 Vận đơn theo lệnh (To order B/L):

Vận đơn có ghi giao hàng theo lệnh của một người nào đó “Delivery to order…”

Theo vận đơn này thì hàng hoá được giao theo lệnh của người đó Vận đơn này được chuyển nhượng bằng cách ký hậu (endorsement), có thể ghi tên cụ thể người được chuyển nhượng hoặc để trống (ký hậu để trắng – blank endorsement) Việc chuyển nhượng có thể được thực hiện từ người này sang người khác cho đến khi chỉ định đích danh người nhận hàng Khi đó vận đơn theo lệnh trở thành vận đơn đích danh

Trong thanh toán quốc tế để đảm bảo người mua thanh toán tiền đúng hạn, ngân hàng cần khống chế bộ chứng từ thanh toán, nên sau chữ “to order” là tên ngân hàng mở L/C Ngân hàng trở thành người sỡ hữu hàng hoá, chỉ khi nào người mua đồng ý trả tiền, hoặc ký chấp nhận hối phiếu thì ngân hàng mới trao bộ chứng từ thanh toán để làm cơ sở nhận hàng và B/L sẽ được ngân hàng chuyển nhượng cho người mua thông qua thủ tục ký hậu Phải có chữ ký của ngân hàng

thì B/L mới trở nên hợp lệ, mới dễ dàng trong việc nhận hàng Loại vận đơn này thường được sử dụng rộng rãi và phổ biến trong thanh toán quốc tế

2.2.1.4.1.3 Vận đơn xuất trình (To bearer bill of lading):

Là vận đơn không ghi tên người nhận hàng hoặc theo lệnh nên hàng hoá sẽ được giao cho người nào xuất trình vận đơn Người nào cầm vận đơn người đó sẽ là người sỡ hữu hàng hoá Loại vận đơn này chuyển nhượng bằng cách trao tay không cần thông qua thủ tục ký hậu

2.2.1.4.1.4 Vận đơn đường biển không lưu thông (Non – Negotiable Sea Way bill):

Là vận đơn đường biển thể hiện chuyên chở hàng hoá đường biển nhưng không có giá trị lưu thông, nghĩa là không được chuyển nhượng Dựa theo điều 24 UCP 500 thì về cơ bản, nội dung của vận đơn đường biển không lưu thông giống như vận đơn đường biển lưu thông theo điều 23 UCP 500 nhưng chỉ khác nhau về tính lưu thông của vận đơn Do sự tiến bộ khoa học kỹ thuật hiện nay trong ngành vận tải đường biển mà trong quá trình vận chuyển hàng hoá giữa những nước gần nhau, thời gian vận chuyển ngắn nên dẫn đến tình trạng hàng hoá đến nơi mà chứng từ chuyển qua ngân hàng chưa đến kịp Điều này gây chậm trễ trong việc nhận hàng và để giải quyết tình trạng trên ta thấy xuất hiện vận đơn đường biển không lưu thông Vận đơn này được xem như là chứng từ chứng minh cho việc chuyên chở hàng hoá đường biển, hàng hoá sẽ được giao cho người nhận hàng chỉ định ghi rõ trong hồ sơ vận tải mà không phải xuất trình vận đơn Do đó bản thân

vận đơn đường biển không lưu thông không phải là chứng từ hàng hoá

2.2.1.4.2 Căn cứ vào sự chuyên chở:

2.2.1.4.2.1 Vận đơn chở suốt (Through bill of lading):

Là vận đơn được sử dụng trong trường hợp chuyên chở hàng hoá từ cảng xếp hàng đến cảng dỡ hàng nhưng phải chuyển tải qua nhiều phương tiện vận tải khác nhau, nhiều chủ tàu khác nhau Trường hợp này người vận tải đầu tiên phải cấp một vận đơn chở suốt đại diện cho tất cả các chuyến và chịu trách nhiệm về chuyến hàng trong suốt quá trình vận chuyển Vận đơn này còn được gọi là vận đơn chuyển tải (Transhipment B/L)

2.2.1.4.2.2 Vận đơn đi thẳng (Direct bill of lading):

Vận đơn được cấp để chuyên chở hàng hoá trực tiếp từ cảng đi đến cảng đến trong trường hợp hàng hoá được chuyên chở trên một con tàu đi thẳng từ cảng xếp hàng đến cảng dỡ hàng mà không qua một phương tiện nào khác

2.2.1.4.3 Căn cứ vào những ghi chú trên vận đơn: 2.2.1.4.3.1 Vận đơn hoàn hảo (Clean Bill of lading):

Là vận đơn không có ghi chú nào về tình trạng khiếm khuyết của bao bì và hàng hoá vận chuyển Vận đơn hoàn hảo là vận đơn được bên mua hoặc ngân hàng mở L/C trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền

2.2.1.4.3.2 Vận đơn không hoàn hảo (Unclean bill of lading):

Là vận đơn có những ghi chú bất thường về tình trạng hàng hoá, bao bì (Hàng bị ẩm mốc, bị bể, móp méo, thùng bị vỡ, đọng nước,v.v…)

Khi gặp vận đơn không hoàn hảo thì người mua, ngân hàng của người mua sẽ từ chối thanh toán

2.2.1.4.4 Căn cứ vào thời gian cấp vận đơn và thời gian bốc xếp:

2.2.1.4.4.1 Vận đơn xếp hàng (Shipped on board bill of lading):

Vận đơn được cấp sau khi hàng hoá đã được xếp xuống tàu nào đó Ngân hàng chỉ chấp nhận vận đơn xếp hàng có đóng dấu “on board”, hoặc “shipped on board” của chủ tàu, hoặc thuyền trưởng

2.2.1.4.4.2 Vận đơn nhận hàng để xếp (Received for shipment bill of lading):

Vận đơn được cấp khi nhận hàng chưa xếp xuống tàu Trong thực tế khi gởi hàng lúc đầu người gởi hàng sẽ nhận “ vận đơn nhận hàng để xếp” và sau khi xếp hàng xong thì đổi lấy “vận đơn xếp hàng” Nếu chỉ xuất trình vận đơn nhận hàng để xếp thì ngân hàng sẽ từ chối thanh toán Nếu vận đơn này đã được đổi lấy vận đơn xếp hàng thì ngân hàng mới chấp nhận thanh toán

 Ngoài các loại vận đơn nói trên, còn có những loại vận đơn sau đây:

• Vận đơn liên hợp (Combined transport bill of lading): Theo điều 26

UCP còn được gọi là chứng từ vận tải đa phương thức (Multimodel transport document) hay là vận đơn chuyển tải trong trường hợp kết hợp hai hay nhiều phương thức vận tải khác nhau từ chỗ nhận hàng đến chỗ giao hàng Hàng hoá chuyên chở thường đóng thành đơn vị lớn đặt trong các container, palette…nên thường phối hợp nhiều chứng từ với nhau Chứng từ vận chuyển liên hợp bao gồm các nội dung giống như vận đơn đồng thời xác nhận trách nhiệm pháp lý của người điều hành vận chuyển liên hợp bắt đầu từ nơi nhận đến kết thúc ở nơi giao hàng, số bản gốc được lập, chi phí vận chuyển Ngân hàng sẽ chấp nhận chứng từ này nếu có ghi rõ chuyển tải trong L/C miễn là toàn bộ vận chuyển được ghi trong cùng một chứng từ (điều 26b UCP 500).

• Vận đơn rút gọn (Short bill of lading): hay còn được gọi vận đơn đơn

giản: là vận đơn không ghi đầy đủ các chi tiết các điều khoản, chỉ bao gồm các điều khoản chung tuy nhiên vận đơn này cũng có giá trị

• Vận đơn đến chậm (Stale bill of lading): là vận đơn đến chậm so với

hàng hoá Do điều kiện địa lý mà tàu và vận đơn không đến cùng một lúc Vận đơn đến quá chậm sẽ ảnh hưởng đến hàng hoá: hàng hoá có thể bị hỏng, tốn tiền lưu kho lưu bãi Ngân hàng sẽ từ chối những vận đơn đến chậm Theo thông lệ quốc tế vận đơn được xuất trình trong phạm vi thời hạn xuất trình chứng từ của tín dụng hoặc trong vòng 21 ngày kể từ ngày xếp hàng lên tàu trừ khi tín dụng có quy định thời hạn khác

• Vận đơn hợp đồng thuê tàu (Charter party B/L): là vận đơn được sử

dụng trong trường hợp thuê tàu chuyến, được lập trên cơ sở các điều khoản của hợp đồng thuê tàu Vận đơn này được coi như biên lai nhận hàng, nên khi xuất trình thường bị ngân hàng từ chối trừ khi có qui định cụ thể trong L/C

• Vận đơn bên thứ ba (Third party B/L): là vận đơn được lập mà người

hưởng lợi L/C không phải là người gửi hàng mà là người thứ ba do người hưởng lợi chỉ định, vận đơn này được sử dụng trong mua bán trung gian

2.2.2 Các chứng từ vận tải khác:

2.2.2.1 Chứng từ vận tải hàng không (Air transport document):

Hay còn được gọi là vận đơn hàng không (Airway bill) là chứng từ vận tải xác nhận việc chuyên chở hàng hoá bằng đường hàng không do hãng hàng không phát hành

Dựa theo điều 27 UCP 500 thì nội dung vận đơn hàng không tương tự như vận đơn đường biển, nhưng vận đơn hàng không không có chức năng sỡ hữu hàng hoá nên không có giá trị lưu thông và không được chuyển nhượng Điều này phải được thể hiện trên vận đơn tức là phải ghi “Not – negotiable” Vận đơn hàng không chỉ là bằng chứng xác nhận việc chuyên chở hàng hoá bằng đường hàng không còn hàng hoá được giao cho ai thì người nhận hàng phải chứng minh được họ chính là người nhận hàng bằng việc xuất trình giấy tuỳ thân và giấy báo gửi hàng Vận đơn hàng không sử dụng trong phương thức tín dụng chứng từ sẽ ghi người nhận hàng là ngân hàng mở L/C

Tuỳ theo thoả thuận giữa đôi bên thông thường vận đơn hàng không được lập làm ba bản gốc: bản thứ nhất do hãng hàng không giữ, bản thứ hai được giao cho người nhận hàng tại nơi đến và được gửi kèm với hàng hoá, bản thứ ba giao cho người gởi hàng tại nơi đi, đây là bằng chứng xác nhận hàng hoá đã được tiếp nhận và gửi đi

2.2.2.2 Chứng từ vận tải đường bộ, đường sắt hay đường thuỷ nội địa (Road, Rail, or Island waterway transport document):

Theo điều 28 UCP 500 đây là các chứng từ xác nhận việc chuyên chở hàng bằng đường bộ, đường sắt hoặc đường thuỷ nội địa do người chuyên chở là các công ty vận chuyển hay đại lý cấp

Các chứng từ vận tải này không phải là chứng từ sỡ hữu hàng hoá nên không có giá trị lưu thông và không được chuyển nhượng Vì thế có thể phát hành nhiều bản chính hoặc bản sao tuỳ ý.

Ngoài ra còn có biên lai bưu điện và biên nhận chuyển hàng: (Courier and post receipts) Theo điều 29 UCP 500 việc chuyên chở hàng hoá có thể được chuyên chở bằng đường bưu điện hoặc bằng chuyển phát nhanh do cơ quan bưu điện hoặc các hãng chuyển phát nhanh nhưng thường là những hàng nhẹ, quý hiếm, khối lượng tương đối ít, chứng từ quan trọng và tài liệu mật Các chứng từ này không có giá trị lưu thông và hàng hoá sẽ được giao tận tay theo đúng tên, địa chỉ của người nhận hàng ghi trong chứng từ

3 Chứng từ bảo hiểm:

3.1 Khái niệm:

Chứng từ bảo hiểm là chứng từ do công ty bảo hiểm cấp cho người mua bảo hiểm hàng hóa trong quá trình chuyên chở hàng hoá

3.2 Mục đích của chứng từ bảo hiểm:

• Chứng minh cho một hợp đồng bảo hiểm (Insurance Contract) đã được ký kết và đang thực hiện.

• Xác nhận việc thu phí bảo hiểm và do đó khẳng định hợp đồng bảo hiểm đã có hiệu lực.

• Là căn cứ để khiếu nại công ty bảo hiểm thực hiện hợp đồng bảo hiểm khi có sự cố xảy ra đối với hàng hoá được bảo hiểm

3.3 Phân loại chứng từ bảo hiểm:

3.3.1 Bảo hiểm đơn (Insurance Policy):

Là chứng từ do công ty bảo hiểm cấp cho người mua bảo hiểm thể hiện những điều kiện chung và có tính chất thường xuyên về quy định trách nhiệm ràng buộc của người bảo hiểm

Bên cạnh đó bảo hiểm đơn còn quy định các điều kiện riêng biệt cụ thể như đối tượng bảo hiểm, trị giá bảo hiểm, phí bảo hiểm.

Bảo hiểm đơn thể hiện được tất cả điều khoản cơ bản trong hợp đồng bảo hiểm, đưa ra những chi tiết đầy đủ về các rủi ro được bảo hiểm nên khi kiện tụng tranh chấp xảy ra có thể căn cứ vào bảo hiểm đơn mà không cần phải có hợp đồng bảo hiểm

3.3.2 Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance certificate):

Nội dung của giấy chứng nhận bảo hiểm gần giống như nội dung của bảo hiểm đơn về các điều khoản như đối tượng bảo hiểm, giá trị bảo hiểm, phí bảo hiểm Giấy chứng nhận bảo hiểm được cấp dựa trên hợp đồng bảo hiểm và trong từng mỗi chuyến hàng được cấp giấy chứng nhận bảo hiểm Tuy nhiên, nó không có những điều khoản chung và có tính chất thường xuyên về quy định trách nhiệm của người bảo hiểm và được bảo hiểm, giấy chứng nhận bảo hiểm chỉ đưa ra những chi tiết ngắn gọn về các rủi ro được bảo hiểm

Bảo hiểm đơn và giấy chứng nhận bảo hiểm đều là bằng chứng của hợp đồng bảo hiểm, đều có giá trị như nhau để yêu cầu công ty bảo hiểm bồi thường khi có tổn thất xảy ra

3.4 Nội dung chứng từ bảo hiểm:

• Tên và địa chỉ của công ty bảo hiểm

• Tên và địa chỉ của người được bảo hiểm (tuỳ theo giá bán hàng hoá là FOB hay CIF mà xác định tên người được bảo hiểm)

• Những điều khoản chung về bảo hiểm hàng hoá

• Đối tượng được bảo hiểm (tên hàng, loại hàng, số lượng, trọng lượng…).

• Tổng giá trị bảo hiểm (tổng trị giá bảo hiểm thấp nhất thường là 110% trị giá hàng hóa bảo hiểm tính theo giá CIF).

• Phí bảo hiểm (Insurance Premium).

• Địa điểm và cơ quan giám định tổn thất.

• Địa điểm bồi thường

• Chữ ký của người đại diện công ty bảo hiểm

3.5 Lưu ý khi lập chứng từ bảo hiểm:

• Chứng từ bảo hiểm phải do công ty bảo hiểm hoặc đại lý bảo hiểm cấp mới có giá trị, nếu chứng từ bảo hiểm do người môi giới bảo hiểm cấp thì không có giá trị và sẽ bị ngân hàng từ chối (ngoại trừ được quy định trong L/C).

• Loại tiền ghi trong chứng từ bảo hiểm phải phù hợp với loại tiền ghi L/C Nếu không phù hợp thì ngân hàng sẽ từ chối chấp nhận

• Ngày hiệu lực của chứng từ bảo hiểm được tính từ ngày phát hành chứng từ bảo hiểm Nếu ngày phát hành chứng từ bảo hiểm trễ hơn ngày gửi hàng hoặc ngày cấp vận đơn thì ngân hàng sẽ từ chối chấp nhận thanh toán vì có nguy cơ tổn thất xảy ra sẽ không được công ty bảo hiểm bồi thường do chênh lệch về ngày tháng nói trên

• Trị giá bảo hiểm phải giống như trong L/C quy định Nếu hàng hoá mua theo giá CIF thì giá trị bảo hiểm là 110% CIF (giá CIF + 10%).

• Trong L/C phải ghi rõ mua bảo hiểm loại nào thì chứng từ phải ghi rõ loại bảo hiểm phải mua.

• Mô tả hàng hoá trong chứng từ bảo hiểm phải phù hợp với mô tả hàng hoá trong L/C

4 Các loại giấy chứng nhận hàng hoá:

4.1 Khái niệm:

Giấy chứng nhận hàng hoá là những loại giấy chứng nhận do chính người sản xuất xác nhận hoặc do các tổ chức chuyên môn như Cục Tiêu chuẩn Đo lường Phòng Thương mại, hoặc các công ty giám định hàng hoá…chứng nhận

4.2 Mục đích của giấy chứng nhận hàng hóa:

• Tạo cho người mua, người nhận hàng một sự tin tưởng là họ sẽ nhận được hàng hoá phù hợp với tình trạng (tốt…xấu, hư hỏng, ẩm ướt…) đã được mô tả trong các giấy chứng nhận Đây là tác dụng lớn nhất của các giấy chứng nhận hàng hoá

• Nhờ các giấy chứng nhận này mà người mua, người nhập khẩu tuy không trực tiếp kiểm tra hàng hoá mà vẫn kiểm soát được tính chất và số lượng của hàng hoá, để qua đó kiểm tra đối chiếu với các điều khoản của

hợp đồng thương mại, các điều khoản của L/C…trước khi quyết định trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền

• Các giấy chứng nhận hàng hoá còn là cam kết của người chứng nhận đối với người mua, người nhập khẩu – theo đó người chứng nhận sẽ bồi thường thiệt hại cho người mua, nếu chứng nhận hàng hóa không đúng tình trạng thực tế

• Các giấy chứng nhận là chứng từ không thể thiếu để người mua căn cứ vào đó mà trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền cho người bán

4.3 Phân loại:

4.3.1 Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (Certificate of Origin) – C/O:

Là chứng từ xác nhận xuất xứ hàng hoá hay nguồn gốc hàng hoá chứng từ này do nhà xuất khẩu cấp hoặc do phòng thương mại của nước xuất khẩu cấp để chứng minh nguồn gốc của hàng hoá

4.3.2 Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of Quality):

Là chứng từ xác nhận phẩm chất hàng hoá gửi đi cho người mua Giấy chứng nhận phẩm chất do người sản xuất chứng nhận, hoặc do các cơ quan chuyên môn (Cục Tiêu chuẩn, Cục Kiểm nghiệm, Các công ty giám định hàng hoá) chứng nhận.

Các hàng hoá xuất khẩu ở Việt Nam - phần lớn đều do VINACONTROL giám định chất lượng và cấp giấy chứng nhận.

Giấy chứng nhận phẩm chất giúp cho người mua xác định phẩm cấp của hàng bán (loại 1, loại 2, v.v…) qua đó giúp người mua đánh giá được sự phù hợp của chất lượng hàng hóa so với hợp đồng quy định.

4.3.3 Giấy chứng nhận số lượng/trọng lượng (Certificate of quality/weight):

Là chứng từ xác nhận số lượng (cái), khối lượng và trọng lượng hàng hoá gửi đi do cơ quan kiểm nghiệm hàng hoá cấp, hoặc do hải quan cấp

Giấy chứng nhận giúp người nhập khẩu đánh giá số lượng hàng hoá so với hợp đồng quy định để có phương án trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền.

4.3.4 Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate):

Là chứng từ xác nhận tình trạng không độc hại của hàng hoá gửi đi đảm bảo an toàn cho người tiêu dùng.

Giấy chứng nhận này do cơ quan y tế cấp hoặc do cơ quan kiểm nghiệm hàng hóa xuất - nhập khẩu cấp và thường sử dụng đối với hàng hoá thực phẩm như bánh, kẹo, rượu bia, rau quả, hải sản đông lạnh

4.3.5 Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary certificate):

Là chứng từ xác nhận hàng hoá có nguồn gốc từ thực vật đã được kiểm tra xử lý như chống bệnh dịch, nấm độc…

Giấy này do cơ quan bảo vệ và kiểm dịch thực vật cấp Giấy này giúp cho người mua yên tâm để nhập khẩu hàng hoá mà không bị gây khó khăn vì yêu cầu kiểm dịch thực vật

4.3.6 Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật (Veterinary certificate):

Là chứng từ xác nhận hàng hoá động vật hoặc có nguồn gốc từ động vật đã được kiểm tra và xác định là không mang vi trùng gây bệnh, hoặc đã được tiêm chủng phòng bệnh do cơ quan kiểm tra động vật cấp

4.3.7 Phiếu đóng gói (Packing list):

Là chứng từ kê khai hàng hoá được đóng gói trong từng kiện hàng do người sản xuất hay nhà xuất khẩu đóng gói hàng hoá nhằm để thuận tiện cho việc kiểm tra hàng hoá

Phiếu đóng gói bao gồm: người bán, người mua, tên hàng, số hiệu hoá đơn, số L/C, tên tàu, tên cảng bốc hàng, tên cảng dở hàng, số lượng hàng đựng trong từng kiện, trọng lượng, thể tích của từng kiện…

Phiếu đóng gói thường được lập thành 3 bản:

- Một bản để trong từng kiện hàng để làm cơ sở cho người nhận hàng kiểm tra và đối chiếu với hàng hoá thực tế trong từng kiện

- Một bản được tập hợp lại của các phiếu đóng gói thành một bộ đầy đủ và được để trong kiện hàng thứ nhất.

- Một bản được tập hợp lại các phiếu đóng gói thành một bộ đầy đủ được gửi kèm với hoá đơn thương mại trong bộ chứng từ thanh toán để xuất trình với ngân hàng

4.3.8 Giấy chứng nhận của người hưởng lợi (Beneficiary Certificate):

Đây là giấy chứng nhận do người hưởng lợi L/C lập ra để xác nhận người nhập khẩu đã thực hiện một số yêu cầu của L/C như đã gởi một bộ bản sao chứng từ cho người mở L/C, hay xác nhận đã gởi 1/3 bản gốc cho người nhận hàng bằng dịch vụ chuyển phát nhanh Giấy chứng nhận này phải rõ, ghi số L/C, ngày phát hành L/C, chữ ký và con dấu của người hưởng lợi Giấy chứng nhận này là cơ sở để giúp ngân hàng mở L/C trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền cho người xuất khẩu thuận tiện và nhanh chóng hơn

4.3.9 Thông báo giao hàng bằng Telex hoặc Fax (Shipment Advice sent by telex, fax).

Đây chính là thông tin mà người xuất khẩu sau khi giao hàng gởi cho người nhận hàng rằng đã thực hiện xong nghĩa vụ giao hàng Để bảo đảm nhận được thông tin về kết quả giao hàng từ người xuất khẩu, L/C qui định sau khi thông báo cho người nhận hàng, phải xuất trình chứng cớ cho ngân hàng thì mới hợp lệ Ngân hàng sẽ kiểm tra Fax activity report (đối với việc gởi bằng Fax), kiểm tra số Answerback (đối với việc gởi bằng Telex)

Chi tiết thông báo cho người nhận do từng L/C qui định cụ thể nhưng thường những thông tin thông báo gồm:

• Tên của người gởi (Shipper) và người nhận (Consignee).

• Ngày tháng năm gởi (Date of B/L).

• Số hiệu của L/C và ngày phát hành (No of L/C and date of issue L/C).

• Tên tàu, số vận đơn, ngày tàu khởi hành

• Số lượng, trọng lượng của hàng giao.

5.2 Tính chất của hối phiếu:

5.2.1 Tính bắt buộc:

Tính bắt buộc còn gọi là tính bất khả kháng, theo đó người trả tiền bắt buộc phải trả tiền hối phiếu mà không được từ chối hoặc trì hoãn việc trả tiền vì bất cứ lý do gì Tính bắt buộc của hối phiếu được khẳng định trong Luật hối phiếu Với tính chất này, hối phiếu trở thành phương tiện thanh toán có uy tín cao, và càng được sử dụng phổ biến

5.2.2 Tính trừu tượng:

Trên hối phiếu ghi số tiền trả cho ai, thời gian, địa điểm phát sinh hối phiếu mà không ghi rõ nguyên nhân phát sinh hối phiếu, tức nộidung kinh tế của hối phiếu Tính trừu tượng vừa là một ưu điểm của hối phiếu nhưng lại là nhược điểm

vì nó sẽ phát sinh các hối phiếu tài chính (hối phiếu không phát sinh trong quan hệ thương mại)

5.2.3 Tính lưu thông:

Hối phiếu có thể chuyển nhượng từ tay người này sang tay người khác thông qua thủ tục ký hậu hối phiếu trong thời gian hiệu lực của hối phiếu Nhờ tính chất này mà hối phiếu - một công cụ thanh toán trở nên có tính thanh khoản cao và được ưa dùng trong thanh toán

5.3 Hình thức của hối phiếu:

Hối phiếu phải được lập thành văn bản, với ngôn ngữ thống nhất

MẪU HỐI PHIẾU DÙNG TRONG PHƯƠNG THỨCTÍN DỤNG CHỨNG TỪ

No BILL OF EXCHANGEFor (Place and Date: )

At sight of this first bill of exchange (second of the same tenor and date being unpaid) Pay to the order of the sum of Value received as per our invoice(s) NO

Dated Drawn under Irrevocable L/C NO Dated

• Hối phiếu được viết tay hay in sẵn theo mẫu đều có giá trị, thông thường người ta sử dụng hối phiếu in sẵn có những khoản trống để cho người ký phát điền vào những nội dung cần thiết Khi điền vào hối phiếu bằng cách viết tay hay đánh máy với thứ mực không phai, không được sử dụng mực đỏ hay bút chì Trong thực tế, vì đã có mẫu hối phiếu nên khi lập hối phiếu người ta đánh máy và in rõ ràng chứ không viết tay.

• Ngôn ngữ lập hối phiếu phải phù hợp và thống nhất với ngôn ngữ in sẵn trên hối phiếu thông thường là tiếng Anh

• Hối phiếu được lập thành một hay nhiều bản để đề phòng thất lạc hư hỏng Thông thường hối phiếu được lập thành 2 bản, mỗi bản được đánh số thứ tự Bản thứ nhất ghi số (1), bản thứ hai ghi số (2) và có giá trị ngang nhau, Người trả tiền chỉ trả tiền cho một trong các bản của hối phiếu Khi một bản đã được thanh toán thì các bản còn lại sẽ hết giá trị

• Khi lập hối phiếu với 2 bản cần chú ý:

 Trên bản thứ nhất ghi “At sight of this first bill of exchange (second of the same tenor and date being unpaid)” - ngay sau khi nhìn thấy bản thứ nhất của tờ hối phiếu này (bản thứ hai viết cùng nội dung ngày tháng không trả tiền).

 Trên bản thứ hai ghi “At sight of this second bill of exchange (first of the same tenor and date being unpaid)”- ngay sau khi nhìn thấy bản thứ hai của tờ hối phiếu này (bản thứ nhất viết cùng nội dung ngày tháng không trả tiền)

5.4 Những yếu tố chính của hối phiếu:

Theo ULB, việc lập hối phiếu phải bao gồm các yếu tố sau đây:• Tiêu đề hối phiếu: BILL OF EXCHANGE / EXCHANGE FOR.

• Địa điểm và ngày ký phát hối phiếu.

• Mệnh lệnh trả tiền vô điều kiện: “Pay to order of ”.

• Số tiền trên hối phiếu.

days after bill of lading date, shipment date).

- Trả sau bao nhiêu ngày kể từ ngày ký phát hối phiếu: At 90 days after date )

• Người hưởng lợi hối phiếu.

• Người trả tiền hối phiếu.

• Người ký phát hối phiếu.

• Số và ngày tháng của hợp đồng thương mại.

• Số hiệu và ngày mở L/C.

PHẦN II:

TÌNH HÌNH KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU VÀ

THỰC TRẠNG QUI TRÌNH THU THẬP VÀ LẬP CHỨNG TỪ THANH TOÁN HÀNG DỆT MAY XUẤT KHẨU

TẠI CÔNG TY VINATEX ĐÀ NẴNGA KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY.

I LỊCH SỬ HÌNH THÀNH CÔNG TY

Tên doanh nghiệp : Công ty CP Sản xuất và XNK Dệt may Đà NẵngTên giao giao dịch : VINATEX DANANG

Thuộc loại hình : Công ty cổ phần.

Địa chỉ : 25 Trần Quý Cáp – Q Hải Châu – TP Đà NẵngSố điện thoại : +84.511.823725

Đến năm 2002, theo quyết định số 299/QĐ – TCCB ngày 28/1/2002 của Bộ trưởng bộ công nghiệp và theo thông báo số 392/TC – KT ngày 15/3/2002 của Tổng Công ty Dệt may Việt Nam: sát nhập chi nhánh Tổng Công ty Dệt may Việt Nam tại Đà Nẵng với Công ty Dệt may Thanh Sơn lấy tên Công ty sản xuất xuất nhập khẩu dệt may Đà Nẵng với tên giao dịch là Vinatex Đà Nẵng Đến đầu năm 2005, Công ty tiến hành cổ phần sản xuất XNK Dệt may Đà Nẵng.

2 Sự phát triển của Công ty:

Công ty sản xuất xuất nhập khẩu dệt may Đà Nẵng là doanh nghiệp nhà nước, thành viên của Tổng Công ty dệt may Việt Nam được thành lập theo quyết định số 299/QĐ – TCCB ngày 28/01/2002 của Bộ Công nghiệp với nhiệm vụ chính là gia công may mặc hàng xuất khẩu tại thị trường miền Trung.

Trong thời gian đầu Vinatex có tên gọi liên hiệp SX –XNK dệt may Việt Nam tại Đà Nẵng được thành lập vào ngày 01/07/1997 với một xưởng thêu tự động, một xưởng may gồm 350 công nhân và một cửa hàng cung ứng phụ tùng, thiết bị ngành may Với nền tảng ban đầu này góp phần thúc đẩy sự phát triển và hồi sinh của dệt may miền Trung.

Ngày 25/09/1995 chi nhánh liên hiệp SX – XNK dệt may Đà Nẵng được sát nhập với chi nhánh TEXTIMEX Đà Nẵng theo quyết định số 100/QĐ/TCLD của HĐQT Tổng công ty dệt may Việt Nam và lấy tên là chi nhánh Tổng Công ty dệt may Việt Nam tại Đà Nẵng (Đơn vị hạch toán phụ thuộc).

Ngoài việc kinh doanh thương mại, hoạt động gia công may thêu cho các đơn vị trong và ngoài nước, Vinatex DaNang còn giúp các đơn vị khác nhận gia công giải quyết lao động thất nghiệp trong xã hội.

Trên đà phát triển mạnh mẽ và cũng cố vị thế tại khu vực miền trung, ngày 28/01/2002 Bộ Công nghiệp quyết định sát nhập chi nhánh Tổng Công ty dệt may Việt Nam tại Đà Nẵng và Công ty Thanh Sơn và lấy tên gọi là Công ty sản xuất - xuất nhập khẩu dệt may Đà Nẵng (Đơn vị hạch toán độc lập) cho tới ngày hôm nay.

- Tên giao dịch đối nội: Công ty SX- XNK Dệt may Đà Nẵng

- Tên giao dịch đối ngoại: Da Nang Textile Manufacturing – Export Company- Trụ sở giao dịch: 25 Trần Quý Cáp – TP Đà Nẵng

- Các đơn vị thành viên gồm:+ Xí nghiệp dệt may 1,2,3,4 & 5+ Xưởng hoàn thành

+ Xưởng thảm len+ Xưởng thêu tự động

+ Trung tâm kinh doanh thiết bị dệt may - điện, điện lạnh+ Trung tâm thương mại dệt may

* Ngành nghề sản xuất của Vinatex Đà Nẵng

- Gia công xuất khẩu ngành dệt may

- Sản xuất kinh doanh hàng thủ công mỹ nghệ, hàng thêu đan, hàng áo len tơ tằm- Kinh doanh xuất nhập khẩu: Nguyên liệu hàng hải sản, hàng thủ công mỹ nghệ

- Sản xuất và kinh doanh: Nguyên phụ liệu phụ tùng, hóa chất thuốc nhuộm, thảm len, máy móc, thiết bị dệt may.

- Thi công lắp đặt: Hệ thống điện dân dụng công nghiệp phục vụ ngành dệt may và xây dựng hệ thống điện lạnh.

Hiện nay ngành công nghiệp dệt may khu vực miền trung đang phát triển, đáp ứng nhu cầu cấp bách của xã hội nói chung và ngành dệt may nói riêng, công ty đã củng cố từng bước tổ chức hoạt động theo mô hình của công ty dịch vụ thương mại, với phương châm lấy ngắn nuôi dài, lấy kinh doanh phụ bổ sung kinh doanh chính.

Công ty cũng đã củng cố và thành lập một số cửa hàng kinh doanh trang thiết bị giới thiệu sản phẩm dệt may, phát triển cơ sở hạ tầng Đối với ngành may mặc là hoạt động sản xuất kinh doanh chính, Công ty không ngừng mở rộng thị trường, đến nay công ty SX- XNK dệt may Đà Nẵng có thể sản xuất được tất cả các mặt hàng có yêu cầu kỹ thuật cao, mẫu mã phức tạp đạt tiêu chuẩn xuất khẩu.

Cùng với đường lối của Đảng và Nhà nước sẽ tạo điều kiện cho hàng dệt may Việt Nam thậm chí thị trường thế giới, góp phần tạo công ăn việc làm cho lao động Hiện nay công ty trực tiếp ký hợp đồng với nước ngoài như Mỹ, Nhật, Đài Loan, các nước Asean

3 Chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty:

- Đồng thời nhiệm vụ đặt ra cho Công ty là:

+ Tham gia xuất khẩu trực tiếp, mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩmthông qua các hoạt động marketing, với tinh thần chủ động tìm khách hàng đảm bảo chất lượng uy tín tạo sự thu hút của khách hàng.

+ Áp dụng tin học trong công tác quản lý

+ Đào tạo cán bộ công nhân kỹ thuật dạy nghề may đảm bảo chất lượng đào tạo.+ Sản xuất kinh doanh có lãi và từng bước cải thiện đời sống cán bộ công nhân viên

+ Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước* Nhiệm vụ:

- Sản xuất kinh doanh có hiệu quả, tìm kiếm thị trường xuất khẩu trực tiếp, gián tiếp đáp ứng nhu cầu thị trường trong hiện tại và tương lai

- Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ quản lý có năng lực có thể đáp ứng nhiệm vụ cạnh tranh ngày càng khốc liệt, công nhân kỹ thuật có tay nghề sẽ làm chủ được công nghệ, nghiên cứu và ứng dụng các công nghệ kỹ thuậth tiên tiến tăng năng suất giảm bớt sức người

- Tuân thủ chính sách xuất nhập khẩu và giao dịch đối ngoại do Nhà nước quy định

- Có trách nhiệm bảo toàn cho người lao động, khai thác và sử dụng nguồn vốn có hiệu quả.

- Nộp thuế trực tiếp cho Nhà nước tại địa phương và các nghĩa vụ tài chính theo quy định của Pháp luật.

- Từng bước cải thiện đời sống của cán bộ công nhân viên Thực hiện tốt công tác bảo hộ lao động, an toàn lao động.

4 Cơ cấu tổ chức của Công ty:

a Sơ đồ :

Giám đốc

Phòng tổ chức

P Giám đốc kỹ thuật P Giám đốc kinh doanh

Cửa hàng dệt may

Cửa hàng kinh doanh thiết bị phụ tùng

Xí nghiệp may

I, II, III, IV, VPhân xưởng thêu

b/ Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệ giữa các phòng ban* Giám đốc:

Giám đốc có trách nhiệm quản lý Công ty theo chế độ một thủ trưởng, điều hành phụ trách chung mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, theo dõi công tác hoạt động xây dựng và thực hiện kế hoạch sản xuất, công tác tài chính và hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả Bên cạnh đó Giám đốc là người có trách nhiệm trực tiếp đến hoạt động sản xuất của Công ty trước Tổng Công ty, trước pháp luật và chủ thể có liên quan Ngoài ra Giám đốc còn có trách nhiệm trong việc nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên , giúp họ an tâm hoàn thành công tác và hoàn thành nhiệm vụ.

* Phó Giám đốc:

Là người tham mưu cho Giám đốc về sản xuất kinh doanh, có nhiệm vụ cùng các phòng ban theo dõi hoạt động sản xuất, kế hoạch cung ứng vật tư, thiết bị phụ tùng cho sản xuất tình hình tài chính của Công ty đồng thời ký kết các hợp đồng kinh tế và chịu trách nhiệm trước pháp luật.

* Phòng Tổ chức hành chính:

Có trách nhiệm quản lý nhân sự, theo dõi ngày công làm việc, bố trí điều động Ngoài ra phòng Tổ chức hành chính còn tham mưu cho Giám đốc về việc tuyển lao động, ra quyết định về nhân sự và phân công lao động hợp lý.

* Phòng kinh doanh – XNK:

Có trách nhiệm điều tra nghiên cứu thị trường kết hợp với năng lực sản xuất của Công ty để xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh.

Tổ chức thực hiện hợp đồng kinh tế.* Phòng kỹ thuật:

Có nhiệm vụ may mẫu, nhập mẫu bằng giấy cứng cho mã hàng, xử lý các trục trặc trong quá trình may trên dây chuyền.

* Cửa hàng dệt may và cửa hàng phụ tùng:

Cửa hàng này dùng để trưng bày sản phẩm của Công ty với mục đích để bán sản phẩm hoặc để cho đối tác tham quan Các cửa hàng phụ tùng dùng để trưng bày và cung cấp phụ tùng ngành may cho các đơn vị, ngoài ra còn thực hiện kinh doanh các thiết bị ngành may mục đích cung cấp cho các công ty khác trong ngành.

II Tình hình sử dụng các nguồn lực tại Công ty:1 Tình hình cơ sở vậy chất kỹ thuật:

a Tình hình máy móc thiết bị:

Máy móc thiết bị của Công ty là loại máy móc phục vụ cho ngành may như: máy may, máy vắt sổ, máy thêu, đa phần các loại thiết bị này đều được nhập từ Nhật Bản, một nước có công nghệ nguồn nên đáp ứng được tình hình phát triển của công nghiệp dệt may hiện nay Ngoài những máy móc chính của ngành may, Công ty cũng trang bị đầy đủ các loại thiết bị phụ trợ: bàn ủi, nồi hơi

Đối với các phòng ban, Công ty cũng trang bị đầy đủ, hợp lý các thiết bị văn phòng Điều đó đã góp phần giúp cho các nhân viên ở đây giải quyết công việc nhanh chóng và hiệu quả.

Đa số các loại máy móc thiết bị của Công ty chủ yếu nhập từ Nhật, một số của Đài Loan, Hàn Quốc Đây là những nước có ngành dệt may khá phát triển trên phạm vi quốc tế Các xe chuyên chở được mua trong nước của các hãng khác nhau để phục vụ cho việc tổ chức quản lý và giao dịch.

Bảng 1: Các loại máy móc thiết bị của Công ty

Loại máy móc, thiết bịSLLoại máy móc thiết bị SL

Máy đính cúc 16 Thiết bị dùng để quản lý và giao dịch

Máy dập, đóng, móc nút 12 Hệ thống cứu hỏa, báo cháy 5

b Tình hình sử dụng mặt bằng:

- Về mặt bằng nhà xưởng có diện tích khoảng 10.032m2, trong đó văn phòng khoảng 1.200m2 gồm 4 tầng, còn lại là diện tích của khu vực sản xuất và nhà kho, trong đó nhà kho với diện tích khoảng 1500m2, còn lại là khu vực sản xuất và khu vực nhà

* Bảng 2: Diện tích mặt bằng sử dụng của các đơn vị thành viên

(Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính)

- Qua đây ta cũng thấy lao động nữ chiếm đa số Do đặc thù của Công ty là kinh doanh ngành dệt may nên cần có sự nhẫn nại, khéo léo và cẩn thận ở nữ giới.- Số lượng lao động có trình độ Đại học và Cao đẳng ít hơn, chủ yếu làm việc tại các phòng ban của Công ty hay ở bộ phận quản lý của xí nghiệp Đa số nhân viên còn lại làm việc tại các xưởng sản xuất đều có trình độ phổ thông.

Chỉ tiêu 2005 2006 2007 Chênh lệch năm

Bên cạnh đó xét về trình độ chuyên môn thì Công ty còn gặp khó khăn đối với những lao động làm việc ở các phòng ban, xí nghiệp Cụ thể :

- Bộ phận kỹ thuật: Công nhân kỹ thuật chủ yếu qua kinh nghiệm thực tế, số qua trường lớp đào tạo nghề chiếm tỷ lệ ít nên chất lượng chưa đạt yêu cầu đề ra Thiếu lao động có chuyên môn kỹ thuật so với nhu cầu tại Công ty

Đây là những khó khăn đòi hỏi Công ty phải có hướng giải quyết đúng đắn và kịp thời trong thời gian đến Mức lương thu nhập qua các năm: