TỪ CỦA CÔNG TY:
Lập bộ chứng từ thanh toán là khâu yêu cầu mức độ chính xác cao nhất, chỉ một sai sót nhỏ có thể bị nhà nhập khẩu hoặc ngân hàng từ chối thanh toán. Vì vậy, đòi hỏi nhân viên lập chứng từ có kỹ năng và phương pháp thực hiện để đạt hiệu quả tốt nhất.
Tại công ty, đại đa số những lô hàng xuất khẩu lớn và quan trọng đều được thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ. Sau đây là một số lỗi mà nhân viên lập chứng từ cần lưu ý và khắc phục:
- Lỗi chính tả vẫn là lỗi thường gặp nhất: thừa dấu cách, thiếu dấu cách, sai lỗi,.... ở mục: tên và địa chỉ người gửi hàng, người nhận hàng, thường gặp nhất là tên cảng đi. Ví dụ: mỗi L/C yêu cầu thể hiện cảng đi khác nhau như: HO CHI MINH PORT, VIET NAM ; HO CHI MINH PORT, VIETNAM ; Hochiminh Port, Vietnam; hoặc HoChiMinh Port, VietNam. Theo thói quen, lúc lập hoá đơn không chú ý nên lỗi này thường xuyên gặp phải.
- Có nhiều trường hợp tên khách hàng, các danh từ tên L/C ghi sai so với thực tế, chứng từ ghi đúng nhưng bộ chứng từ của công ty vẫn bị khách hàng từ chối thanh toán, yêu cầu tu chỉnh lại vì chứng từ không đúng theo qui định của L/ C. Nhân viên lập chứng từ cần chú ý vấn đề này .
- Khi lập Invoice, Packing List: tiếp tục hoàn chỉnh dựa trên Form có sẵn lúc làm để khai báo hải quan và đôi lúc chỉ dựa vào “Bản dịch L/C ” nên sai sót là không thể tránh khỏi.
- Bất hợp lệ ở số tiền bằng số và bằng chữ ghi trên hối phiếu không khớp với nhau hoặc không bằng tổng giá trị của hoá đơn.
- Không đồng nhất thông tin trên B/L và các chứng từ khác: khi phát hiện ra sai sót này, có thể yêu cầu hãng tàu cấp lại B/L, tuy không mất phí nhưng tốn thời gian và công sức cho việc đi lại, và phải làm lại các chứng thư khác vì: nội dung trên các chứng từ C/O... đều dựa trên B/L. Thông thường sau khi qua hãng tàu lấy B/L gốc, nhân viên cầm B/L gốc đó qua cơ quan giám định lấy các từ, qua Phòng thương mại lấy C/O, nhưng sau đó mới phát hiện sai sót nên phải xin cấp lại các chứng từ; C/O thì phải chịu phí.
Do vậy, ngay từ đầu làm B/L phải kiểm tra cẩn thận từng chi tiết cụ thể để tránh ảnh hưởng đến các chứng từ khác, mất nhiều thời gian, chi phí và tiến độ hoàn thành bộ chứng từ.
Nguyên nhân của những phát sinh trên cũng chủ yếu xuất phát từ yếu tố chủ quan của nhân viên lập chứng từ: bất cẩn, tinh thần trách nhiệm chưa cao, sơ sót trong thao tác, đánh máy, ghi chép... Vì vậy, công ty cần đưa ra biện pháp mạnh mẽ đối với nhân viên để khắc phục những phát sinh này.