sơ đồ các khoản thanh toán báo cáo thực tập

Sơ đồ các khoản phải thu, phải trả, tạm ứng cực kì chi tiết cho các bạn làm báo cáo thực tập tại doanh nghiệp. Đây là một tài liệu mà tất cả mọi người trong phòng Kế toán tại công ty mình phải suy nghĩ, xem xét, chỉnh sửa nhiều lần để có được sơ đồ hoàn hảo, chat chẽ nhất. Mời các bạn cùng đọc và tham khảo

Trang 1

BƯỚC THỰC

MÔ TẢ CHI TIẾT

BỘ PHẬN

Theo dõi công

Kế toán phải thu Dữ liệu chứng từ phải thu

Kế toán phải thu, căn cứ vào thông tin Báo cáo tuổi nợ và

Sổ chi tiết/tổng hợp công nợ phải thu KH sau đó ghi nhận

vào hệ thống bằng chức năng “A/R Invoice”, kế toán phải

thu gửi bảng đối chiếu chi tiết công nợ cho khách

Hạch toán công nợ khách hàng:

- Hóa đơn bán hàng (AR Invoice)

Nợ TK 131 Khách hàng

Công nợ KH ghi nhận trên hệ thống, bảng chi tiết công nợ

Kế toán phải thu

Trang 2

BƯỚC THỰC

BỘ PHẬN

Có TK 5112

Có TK 3331

- Trường hợp bán phế liệu, hạch toán vào tài khoản 711

- Điều chỉnh giảm công nợ cho khách hàng (AR Credit Memo)

Có TK 131 Khách hàng

Nợ TK 5112

Nợ TK 3331

Đối chiếu công

nợ với khách

Kế toán phải thu Công nợ KH ghi nhận trên hệ thống,

bảng chi tiết công nợ

Sau khi gửi đối chiếu công nợ cho khách, kế toán phải thu liên hệ khách để xác nhận công nợ

- Hẹn lịch thanh toán

- Trường hợp khách xác nhận công nợ không đúng: kế toán công nợ kiểm tra lại phản hồi của khách không khớp công nợ Sau khi xử lý xong, kế toán nhận xác nhận công nợ của khách và hẹn thanh toán

Lịch hẹn thanh toán của KH

Nhận tiền mặt

hoặc giấy báo có

của ngân hàng

Kế toán phải thu Lịch hẹn thanh toáncủa KH Khách hàng có 2 hình thức thanh toán- Thanh toán bằng tiền mặt

- Thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng

Xác định được hình thức thanh toán của KH

Thu tiền và cấn

trừ công nợ cho

hóa đơn tương

Kế toán phải thu Xác định được hìnhthức thanh toán của

KH

- Số phiếu nhảy liên tục từ 00001>>>99999 Số phiếu được làm mới mỗi tháng

Định dạng: NNNNN

Trong đó:

NNNNN: số tăng từ 00001-99999

- Thu tiền khách hàng (incoming payment)

Nợ TK 111/112

Có TK 131 Khách hàng

- Nếu KH trả trực tiếp cho từng hóa đơn cụ thể, kế toán phải thu chọn từng hóa đơn thực hiện thu tiền

Thông tin công nợ của KH ghi nhận trên hệ thống

Trang 3

BƯỚC THỰC

BỘ PHẬN

- Trường hợp thu tiền ngoại tệ, phần chênh lệch tỷ giá giữa hóa đơn và phiếu thu/báo có, hệ thống tự động ghi nhận vào TK 515 (lãi) hoặc TK 635 (lỗ)

Ví dụ: trường hợp có ghi nhận lãi khi thu tiền khách hàng bằng ngoại tệ

Nợ TK Tiền mặt, TGNH – 111x, 112x

Có TK Phải thu khách hàng – 131x

Có TK Doanh thu hoạt động tài chính –

515 (lãi)

- Phần chênh lệch số lẻ khi thu tiền, ghi nhận vào TK

711 và TK 811

Ví dụ: trường hợp chênh lệch 1.000 VNĐ khi thu tiền khách hàng (số tiền thu ít hơn số tiền ghi nhận công nợ 1.000 VNĐ)

Nợ TK Tiền mặt, TGNH – 111x, 112x

Nợ TK Chi phí khác – 811x

Thu theo đối

tượng (chưa xác

định hóa đơn)

Kế toán phải thu Xác định được hìnhthức thanh toán của

KH

Nếu KH chưa xác định hóa đơn cụ thể, kế toán phải thu thực hiện thu theo đối tượng

Bút toán phát sinh:

Nợ TK Tiền mặt,TGNH – 111x,112x

Thông tin công nợ của KH ghi nhận trên hệ thống

Thủ quỷ

Thủ quỹ thu tiền

Thủ quỷ Thông tin công nợ

của KH ghi nhận trên hệ thống từ

bước IP.04a, IP.04b

Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt, căn cứ vào phiếu thu tiền thủ quỹ thực hiện thu tiền, kết thúc quy trình

Đối chiếu chứng

từ đã thu &

chứng từ phải

thu (định kỳ)

Thủ quỷ Thông tin công nợ

của KH ghi nhận trên hệ thống

Trường hợp thu tiền nhưng chưa xác định hóa đơn cụ thể,

kế toán phải thu thực hiện thu trước theo đối tượng, sau đó

kế toán phải thu sẽ theo dõi đối chiếu chứng từ đã thu và chứng từ phải thu để thực hiện cấn trừ công nợ

Trang 4

BƯỚC THỰC

BỘ PHẬN

Nhận đề nghị

thanh toán

Kế toán mua hàng Dữ liệu chứng từ phải trả Bộ phận kế toán mua hàng căn cứ vào thông tin Báo cáo tuổi nợ và Sổ chi tiết/tổng hợp công nợ

NCC, làm đề nghị thanh toán

Đề nghị thanh toán

Trang 5

BƯỚC THỰC

BỘ PHẬN

Nhận đề nghị

thanh toán

Kế toán chi phí Đề nghị thanh toán,

chứng từ liên quan

để thanh toán

KTCP kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ đề nghị thanh toán đi kèm đề nghị thanh toán

Ghi nhận trên hệ

Kế toán chi phí Đề nghị thanh toán,

chứng từ liên quan

để thanh toán

Lập đề nghị thanh toán trên hệ thống SAPB1, sau

đó trình kế toán trưởng, Giám đốc ký duyệt Phiếu chi/ ủy nhiệm chi Kế toán trưởng/ Giám đốc

Kế toán trưởng/

Giám đốc Đề nghị thanh toán

Kế toán trưởng kiểm tra tính hợp lệ của đề nghị thanh toán, chứng từ, hóa đơn gốc và xét duyệt đề nghị thanh toán

Kết quả xét duyệt của cấp trên

Kế toán thanh toán

Liệt kê các

chứng từ cần

thanh toán trên

Kế toán thanh toán Kết quả xét duyệt của cấp trên

KTTT liệt kê các chứng từ cần được thanh toán dựa vào kết quả xét duyệt lên hệ thống

Hạch toán:

Số phiếu nhảy liên tục từ 00001>>>99999 Số phiếu được làm mới mỗi tháng

Định dạng: NNNNN

Trong đó:

NNNNN: số tăng từ 00001-99999

- Chi trả cho nhà cung cấp (outgoing payment)

Nợ TK 331 Nhà cung cấp

Có TK 111/112

Căn cứ vào phiếu đề nghị thanh toán đã được ký duyệt

- Nếu trả trực tiếp theo từng hóa đơn thì

kế toán thanh toán chọn từng hóa đơn

Phiếu chi/ ủy nhiệm chi đã được duyệt

Kế toán chi phí

Trang 6

BƯỚC THỰC

BỘ PHẬN

và thực hiện thanh toán

- Nếu chưa xác định hóa đơn cụ thể thì

kế toán thanh toán trả trước theo đối tượng

Trường hợp giao dịch với nhà cung cấp bằng đồng ngoại tệ, khi thực hiện thanh toán bằng đồng ngoại

tệ, sẽ có phát sinh chênh lệch tỷ giá tự động như sau

- Trường hợp lời

Có TK 111/112

Có TK 515 (realized)

- Trường hợp lỗ

Nợ 635 (realized)

Có TK 111/112 Phần chênh lệch số lẻ khi thanh toán, hệ thống ghi nhận vào TK 711 và TK 811

Ví dụ: trường hợp chệnh lệch 500 VNĐ khi thanh toán NCC (số tiền thanh toán ít hơn số tiền ghi nhận công nợ NCC 500 VNĐ)

Nợ TK Phải trả cho NCC – 331x

Có TK Doanh thu khác – 711

Có TK Tiền mặt, TGNH – 111x, 112x

Chi tiền

mặt hay ngân

Kế toán thanh toán Kết quả xét duyệt của cấp trên

Tùy vào hình thức thanh toán mà KTTT phân loại chứng từ Liệt kê chứng từ thanh toán được ký

duyệt

Thủ quỷ/ ngân hàng

Trang 7

BƯỚC THỰC

BỘ PHẬN

Ngân hàng Ủy nhiệm chi đã

được ký duyệt

Căn cứ vào đề nghị thanh toán và Ủy nhiệm chi

đã được ký duyệt bởi Kế toán trưởng, KTTT thực hiện lệnh chi qua NH ngân hàng

Thông tin thanh toán Kế toán chi phí

Cập nhật lên hệ

Kế toán chi phí Ủy nhiệm chi đã

được ký duyệt

Sau khi lệnh chi đã được Ngân hàng thực hiện, KTCP cập nhật các chứng từ đã được duyệt lên hệ thống

Báo cáo công nợ, sổ chi tiết công nợ

Cập nhật

lên hệ thống

Kế toán chi phí Phiếu chi đã được

hạch toán

KTCP cập nhật phiếu chi lên hệ thống Phiếu chi Thủ quỹ

Chi thực Thủ quỹ Phiếu chi Dựa vào phiếu chi đã được duyệt thực hiện chi

tiền Báo cáo công nợ, sổ chi tiết công nợ Kế toán thanh toán

Đối chiếu

chứng từ thanh

toán và chứng từ

Kế toán thanh toán Báo cáo

Sau khi dữ liệu đã lên hệ thống, KTTT kiểm tra các báo cáo công nợ, sổ chi tiết NCC

Trang 8

BƯỚC THỰC

Phiếu đề

nghị tạm ứng

Bộ phận đề nghị Đề nghị tạm ứng Làm phiếu tạm ứng và gửi cho trưởng bộ phận phê

duyệt

Phiếu đề nghị tạm ứng đã duyệt

Bộ phận đề nghị

Nhận đề nghị tạm

Bộ phận đề nghị Đề nghị tạm ứng của

nhân viên các phòng ban đã có trưởng bộ phận phê duyệt

Bộ phận kế toán chi phí tiếp nhận đề nghị thanh toán của nhân viên các phòng ban đã có trưởng bộ phận phê duyệt

Đề nghị tạm ứng của nhân viên các phòng ban đã có trưởng bộ phận phê duyệt

Trang 9

BƯỚC THỰC

Phiếu đề

nghị tạm ứng

duyệt

Kiểm tra chứng từ

và ghi nhận trên hệ

Kế toán chi phí Đề nghị tạm ứng của

nhân viên các phòng ban đã có trưởng bộ phận phê duyệt

Kế toán thanh toán kiểm tra chứng từ đề nghị tạm ứng Sau đó lập đề nghị tạm ứng trên hệ thống SAP, trình kế toán trưởng xét duyệt

Khi chi tạm ứng cho nhân viên, sử dụng Outgoing Payments loại Vendor (mỗi nhân viên là một mã

NCC, gắn TK theo dõi là TK tạm ứng - 141x)

Chứng từ được lưu ở dạng nháp để chờ xét duyệt

Bút toán nháp:

Nợ TK Tạm ứng – 141x

Có TK Tiền mặt, TGNH – 111x,112x

Đề nghị tạm ứng của nhân viên các phòng ban được ghi nhận lên hệ thống

Kế toán chi phí

Xét duyệt

Kế toán trưởng/

giám đốc

Đề nghị tạm ứng của nhân viên các phòng ban được ghi nhận lên hệ thống

Kế toán trưởng/ giám đốc kiểm tra tính hợp lệ của

đề nghị tạm ứng, chứng từ, hóa đơn gốc và xét duyệt đề nghị tạm ứng

Kết quả xét duyệt của lãnh đạo

Liệt kê các chứng

từ cần thanh toán

trên hệ thống

Kết quả xét duyệt của cấp trên

Tùy vào hình thức thanh toán mà KTTT phân loại chứng từ

Liệt kê chứng từ thanh toán được

ký duyệt

Kế toán chi phí

Chi tiền

mặt hay ngân

Kết quả xét duyệt của lãnh đạo

Tùy vào hình thức thanh toán mà KTTT phân loại chứng từ Thông tin thanh toán

Ngân hàng Chứng từ được duyệt Căn cứ vào đề nghị tạm ứng và Ủy nhiệm chi đã

được ký duyệt bởi Kế toán trưởng, KTTT thực hiện lệnh chi qua NH ngân hàng

Ủy nhiệm chi đã được ký duyệt, kiểm tra

Kế toán ngân hàng

AD.08a

Cập nhật lên hệ

Kế toán chi phí Ủy nhiệm chi đã

được ký duyệt Sau khi lệnh chi đã được Ngân hàng thực hiện, KTCP cập nhật các chứng từ đã được duyệt lên hệ

thống

Báo cáo công nợ nhân viên

AD.07b Cập nhật

lên hệ thống

Kế toán chi phí Đề nghị tạm ứng đã

được duyệt KTCP cập nhật phiếu chi lên hệ thống

Phiếu chi Thủ quỹ

Trang 10

BƯỚC THỰC

Phiếu đề

nghị tạm ứng

duyệt

Xác nhận

Nhân viên Phiếu chi Yêu cầu nhân viên xác nhận đã tạm ứng, kết thúc

quy trình

Định dạng
Số trang	10
Dung lượng	789,58 KB