Sổ tay Ht (Q3)

Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học DỰ ÁN HỖ TRỢ ĐỔI MỚI QUẢN LÝ GIÁO DỤC (SREM) TÀI LIỆU TĂNG CƯỜNG NĂNG LỰC QUẢN LÝ TRƯỜNG HỌC ____________________________ QUYỂN 3 GIÁM SÁT, ĐÁNH GIÁ TRONG TRƯỜNG HỌC (Dùng cho thảo luận nội bộ) Hà Nội, tháng 7/2009 Quyển 3 – Giám sát, đánh giá trong trường học 1 Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 4 Lời giới thiệu 7 I. KHÁI NIỆM VỀ GIÁM SÁT, ĐÁNH GIÁ .8 1. Giám sát 8 2. Đánh giá .9 Mối tương quan giữa giám sát và đánh giá .11 II. GIÁM SÁT, ĐÁNH GIÁ TRONG GIÁO DỤC .12 1. Khái niệm .12 2. Các chức năng của giám sát, đánh giá trong giáo dục .12 3. Mục đích của giám sát, đánh giá trong giáo dục 13 4. Đối tượng, tiêu chí và các chuẩn mực đánh giá 13 4.1. Đối tượng đánh giá .13 4.2. Tiêu chí và chuẩn mực đánh giá .15 4.3. Nguồn thông tin dữ liệu dùng cho đánh giá .16 5. Hệ thống các Chỉ số đánh giá .18 6. Các bước trong đánh giá .20 7. Các loại hình đánh giá trong giáo dục .21 III. ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG TRƯỜNG HỌC .21 1. Hình thức tổ chức trường học và tác động của nó 22 2. Các yếu tố có vai trò quan trọng trong giáo dục 23 IV. THANH TRA 25 1. Giám sát trên cơ sở thanh tra trường học .25 2. Các hệ thống thanh tra trường học 26 Chương 2: XÂY DỰNG HỆ THỐNG CHỈ SỐ GIÁM SÁT, ĐÁNH GIÁ TRƯỜNG HỌC 29 1. Sử dụng chỉ số ở các cấp .30 2. Chỉ số đánh giá cấp trung ương .30 3. Chỉ số giáo dục cấp trường .31 Chương 3: HOẠT ĐỘNG TỰ ĐÁNH GIÁ TRONG TRƯỜNG HỌC .33 1. Mục đích tự đánh giá .33 2. Các phương pháp tự đánh giá .34 2.1 Đánh giá dựa trên ý kiến của trường 34 2.2. Báo cáo thực trạng tổ chức 35 2.3. Các hệ thống giám sát học sinh 35 2.4. Kiểm toán trường học .35 2.5. Đánh giá giáo viên 35 3. Các vấn đề kỹ thuật .36 4. Gợi ý về thang điểm tự đánh giá .37 HỆ THỐNG CHỈ SỐ ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG, HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG TRƯỜNG HỌC .39 44 Chương 4: HỆ THỐNG CHỈ SỐ ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC VÀ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA HIỆU TRƯỞNG 106 I- Vai trò trách nhiệm của hiệu trưởng trong trường học .106 Nhóm năng lực số 1: Xác định Tầm nhìn, Mục tiêu và Sứ mạng 108 Quyển 3 – Giám sát, đánh giá trong trường học 2 Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học 1.1 Năng lực Xác định tầm nhìn, sứ mạng và mục tiêu chiến lược của trường 108 1.2 Năng lực Xây dựng Kế hoạch phát triển nhà trường 109 1.3 Năng lực theo dõi, đánh giá tiến độ thực hiện mục tiêu .110 1.4 Năng lực Xây dựng và duy trì một môi trường giáo dục theo định hướng kết quả 110 1.5 Năng lực lãnh đạo, chỉ đạo chuyên môn .111 Nhóm năng lực số 2: Năng lực điều hành nhà trường 113 2.1 Năng lực định hướng hoạt động của nhà trường tập trung vào việc học tập vì sự tiến bộ của tất cả học sinh .113 2.2 Năng lực tạo dựng và đảm bảo một môi trường học tập an ninh, an toàn 113 2.3 Năng lực thiết lập quan hệ hợp tác và huy động cộng đồng chăm lo cho giáo dục 114 2.4 Năng lực thiết lập và duy trì bầu không khí làm việc tích cực trong nhà trường 114 Nhóm năng lực số 3: Lãnh đạo và quản lý nguồn nhân lực .115 3.1 Năng lực phát triển đội ngũ 115 3.2 Năng lực khơi dậy sự sáng tạo, tận tụy của cán bộ giáo viên 116 3.3 Năng lực khuyến khích giáo viên và những người khác làm lãnh đạo 117 Nhóm năng lực số 4: Quản lý các nguồn lực 117 4.1 Năng lực Quản lý tài chính, cơ sở vật chất và trang thiết bị .117 4.2 Năng lực Quản lý và ứng dụng công nghệ 118 4.3 Năng lực thực hiện nhiệm vụ Quản lý hành chính .118 Phụ lục: NĂM BƯỚC THIẾT LẬP HỆ THỐNG QUẢN LÝ THEO KẾT QUẢ THỰC HIỆN NHIỆM VỤ 143 1. Đặc trưng của một HTQLTKQ .146 2. Xây dựng Hệ thống tiêu chí đánh giá kết quả hoạt động 146 Bước 1: Xác định tầm nhìn, sứ mạng, và các mục tiêu chiến lược về kết quả hoạt động của đơn vị. .148 Xác định tầm nhìn của một đơn vị .148 Nêu rõ sứ mạng của tổ chức .149 Đề ra những mục tiêu chiến lược về kết quả hoạt động 149 Những bài học trong khi thực hiện Bước 1 .155 Bước 2: Thiết kế hệ thống tích hợp đánh giá kết quả hoạt động 156 Các yếu tố liên quan 156 Lựa chọn khung thức đánh giá kết quả hoạt động 156 Liên kết và thống nhất các chỉ số kết quả hoạt động chủ yếu (KPI) của tất cả các bộ phận trong tổ chức .157 Bước 3: Xây dựng quy trình tập hợp dữ liệu để đánh giá kết quả hoạt động 157 Các tiêu chí tập hợp dữ liệu .157 Các yếu tố của việc lập kế hoạch tập hợp dữ liệu 157 Các phương pháp xếp loại dữ liệu 158 Nâng cao chất lượng dữ liệu kết quả hoạt động .158 Bước 4: Xây dựng hệ thống báo cáo và phân tích dữ liệu kết quả hoạt động 158 Các nguyên tắc phân tích dữ liệu .159 Các nội dung chính trong quy trình phân tích dữ liệu 159 Báo cáo kết quả hoạt động 159 Bước 5: Đưa vào quy trình sử dụng kết quả hoạt động để thúc đẩy cải thiện chất lượng công tác 159 Quyển 3 – Giám sát, đánh giá trong trường học 3 Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học LỜI NÓI ĐẦU Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (Suport to the Renovation of Education Management- viết tắt là SREM) do Cộng đồng Châu Âu tài trợ. Mục tiêu lớn của Dự án là hỗ trợ Chính phủ thúc đẩy việc hoàn thành các mục tiêu đề ra trong Chiến lược phát triển giáo dục của Việt Nam giai đoạn đến 2010. Dự án có nhiệm vụ hỗ trợ Bộ GD-ĐT thực hiện đổi mới quản lý giáo dục thông qua việc tăng cường khung pháp lý cho phân cấp quản lý và thực hiện Luật Giáo dục 2005 đồng thời xây dựng Hệ thống thông tin quản lý giáo dục, thực hiện đổi mới phương thức quản lý trên phạm vi toàn ngành. Dự án được ký kết chính thức vào ngày 01/9/2005, triển khai thực hiện từ tháng 4/2006, kết thúc vào năm 2010. Các nhiệm vụ cụ thể bao gồm hỗ trợ Bộ đẩy nhanh tiến trình đổi mới quản lý và cải cách hành chính thông qua các hoạt động tăng cường năng lực thể chế và quản lý ở các cấp QLGD; thực hiện và hỗ trợ thực hiện việc đào tạo, bồi dưỡng hiệu trưởng trường phổ thông; tăng cường năng lực lập kế hoạch chiến lược và năng lực tổ chức thực hiện ở các địa phương thông qua việc hỗ trợ tài chính trực tiếp cho một số tỉnh trong diện khó khăn để triển khai các nỗ lực đổi mới. Hoạt động lớn và có tính phức tạp nhất là hỗ trợ Bộ thực hiện tin học hóa công tác quản lý nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động trường học thông qua việc nâng cấp và xây dựng mới các Hệ thống phần mềm quản lý thông tin giáo dục từ cấp cơ sở với các chức năng quản lý cán bộ, quản lý học sinh, quản lý tài chính, hành chính, thư viện, thiết bị, quản lý công tác thanh tra, đánh giá và thống kê giáo dục. Với mục tiêu hỗ trợ hiệu trưởng tăng cường nhận thức về tiến trình đổi mới và nâng cao năng lực quản lý trên cả phương diện lý luận lẫn thực tiễn, đồng thời thúc đẩy văn hóa tự học và học suốt đời của cán bộ quản lý giáo dục, Dự án SREM biên soạn Bộ Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học. Bộ Tài liệu cung cấp nhiều khái niệm, lý thuyết chung về những lĩnh vực khác nhau của quản lý giáo dục và những nhiệm vụ riêng trong quản lý trường học, từ cơ bản đến phức tạp. Ngoài ra còn giới thiệu quá trình phát triển giáo dục ở Việt Nam và một số nước trên thế giới. Trên cơ sở các kiến thức này, mỗi hiệu trưởng sẽ tự rút ra bài học kinh nghiệm cho riêng mình, vận dụng các kiến thức này trong hoàn cảnh thực tế và khả năng của từng trường. Khi biên soạn, Dự án SREM cố gắng để Bộ Tài liệu đáp ứng được tình hình giáo dục Việt Nam hiện tại, cũng như phải có những bứt phá cần thiết để hòa nhập với các chuẩn giáo dục quốc tế. Dự án đã tham khảo các tài liệu quản lý giáo dục trong và ngoài nước và hệ thống hóa lại các vấn đề cần thiết đối với hiệu trưởng, dựa trên cơ sở năng lực cần có của hiệu trưởng để đáp ứng những yêu cầu quản lý mới. Bộ Tài liệu còn là sự tổng hợp những kiến thức, kinh nghiệm và thực tiễn quản lý giáo dục mà Dự án thu thập được thông qua các hội thảo và thực tiễn nhằm giúp hiệu trưởng có cái nhìn rộng hơn về xu thế giáo dục hiện nay của nhiều nước trên thế giới. Bộ Tài liệu gồm 5 cuốn: 1. Quản lý nhà nước về giáo dục; 2. Quản lý điều hành các hoạt động trong trường học; 3. Giám sát, đánh giá trong trường học; 4. Sơ lược quá trình phát triển giáo dục của Việt Nam và một số nước trên thế giới; 5. Công nghệ thông tin trong quản lý trường học 6. Quản trị hiệu quả trường học. Quyển 3 – Giám sát, đánh giá trong trường học 4 Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học Bộ Tài liệu được biên soạn cho hiệu trưởng các trường phổ thông (kể cả các trường ngoài công lập) và cũng sẽ rất bổ ích đối với các phó hiệu trưởng, tổ trưởng bộ môn, những người giúp hiệu trưởng thực hiện kế hoạch phát triển nhà trường. Một số độc giả khác, có thể là những giáo viên, với hy vọng một ngày nào đó họ sẽ trở thành hiệu trưởng cũng có thể tham khảo tài liệu này. Trong lúc chưa trở thành cán bộ quản lý, việc am tường các nhiệm vụ của hiệu trưởng cũng giúp họ có khả năng giám sát hoặc hỗ trợ hiệu trưởng tốt hơn trong quá trình quản lý đang ngày càng được yêu cầu theo hướng công khai, minh bạch. Dự án hy vọng các cơ sở đào tạo về quản lý giáo dục, thậm chí cả các trường sư phạm cũng tìm thấy sự hữu dụng trong bộ tài liệu này khi thực hiện các khóa đào tạo sinh viên sư phạm. Dự án tin rằng những người công tác trong ngành giáo dục, từ các cán bộ trong Bộ GD-ĐT, cho tới các cán bộ công tác tại các Sở GD-ĐT, Phòng GD-ĐT và những ai tiến hành các hoạt động nghiên cứu về việc nâng cao hiệu quả hoạt động của trường học cũng sẽ tìm thấy những nội dung bổ ích trong Bộ Tài liệu này. Bộ Tài liệu này sẽ hỗ trợ các hiệu trưởng nói riêng và các nhà quản lý giáo dục nói chung phát triển năng lực quản lý của mình. Tuy nhiên, do điều kiện địa lý, kinh tế và giáo dục tại các vùng miền của nước ta rất khác nhau, tài liệu có thể chưa bao quát và đáp ứng đầy đủ nhu cầu thực tiễn quản lý cho từng địa phương. Điều này đòi hỏi sự sáng tạo của mỗi cán bộ quản lý trong việc áp dụng linh hoạt kiến thức quản lý giáo dục nói chung vào thực tiễn địa phương mình, phù hợp với đặc thù nhà trường và đặc thù giáo dục của vùng miền. Bộ tài liệu có thể được sử dụng cho nhiều mục đích: tự học, trao đổi thảo luận trong các nhóm chuyên môn hoặc trong các hội thảo và cũng có thể dùng làm tài liệu tham khảo cho các khóa đào tạo cán bộ quản lý ở các trường, hay các khoa sư phạm, trường sư phạm. Phương pháp sử dụng tài liệu Do mỗi người có một xuất phát điểm khác nhau về trình độ và kinh nghiệm chuyên môn nên nhu cầu học tập của mỗi người là rất khác nhau. Cách sử dụng phù hợp nhất là tự học theo những định hướng phát triển của bản thân (còn gọi là học tập theo lối mở). Có nghĩa là, người đọc tự chọn thời gian và nội dung muốn học theo thứ tự ưu tiên của chính mình. Bằng cách này, Dự án hy vọng rằng mỗi người học sẽ tìm được những điều mới mẻ và phù hợp với nhu cầu của riêng mình. Nếu tự học, người đọc cần suy ngẫm về những điều vừa đọc được, so sánh, vận dụng vào thực tế đang diễn ra. Có thể làm điều này bất cứ lúc nào, khi ở trường, ở nhà thậm chí trên đường đi công tác. Theo cách này, người học sẽ không phải chịu áp lực từ bên ngoài mà lại có thể tự tìm ra những gì phù hợp nhất để áp dụng cho bản thân và đơn vị của mình. Tựu chung lại, người đọc có thể đọc từng cuốn trong Bộ Tài liệu theo bất cứ trình tự nào. Để có thể áp dụng vào thực tiến trường học của mình, mỗi hiệu trưởng phải tư duy và thực hành các công việc qua các chủ đề. Các thực hành này có thể gồm những hoạt động như lập ra các bảng danh mục hoạt động cần kiểm tra, trả lời các câu hỏi, tập hợp dữ liệu và thảo luận với các đồng nghiệp, có thể là giáo viên trong trường hoặc các Hiệu trưởng khác. Khi nghiên cứu, học tập Bộ Tài liệu này, bạn đọc nên tham khảo thêm các tài liệu khác, ví dụ các quy chế, qui định được ban hành bởi các cơ quan có thẩm quyền hoặc các tài liệu tập huấn của các cơ sở đào tạo tại trung ương hoặc địa phương để có vận dụng sát với thực tiễn. Phần các văn bản qui phạm pháp luật liên quan tới giáo dục được cập nhật tới thời điểm phát hành được cung cấp trong đĩa CD kèm theo Bộ Tài liệu này. Hiệu trưởng cũng nên trao đổi thảo luận giữa Hiệu trưởng, các Phó hiệu trưởng và các cán bộ cốt cán trong trường để sưu tầm thêm các tài liệu về lịch sử và quá trình phát triển ngành giáo dục ở địa phương mình hoặc các kinh nghiệm giáo dục để cụ thể hóa các nội dung và tình huống quản lý ở trường minhg, tiếp thêm sức sống cho Bộ Tài liệu. Quyển 3 – Giám sát, đánh giá trong trường học 5 Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học Các hiệu trưởng cũng nên trao đổi cùng với Hiệu trưởng khác trong cùng xã, huyện (trong các đợt học tập do Phòng/Sở tổ chức) và các cán bộ quản lý tại các Phòng GD/Sở GD&ĐT để làm giàu lý luận về quản lý giáo dục. Có thể sử dụng Bộ Tài liệu này một cách chính qui hơn, ví dụ tại các hội thảo chuyên đề đổi mới phương pháp quản lý trường học hay dùng làm tài liệu bổ trợ cho các khóa đào tạo/bồi dưỡng hiệu trưởng hoặc những người chuẩn bị được bổ nhiệm làm hiệu trưởng do một cơ sở đào tạo về quản lý giáo dục tiến hành. Quản lý giáo dục là một lĩnh vực khó, liên quan đến sự phát triển toàn diện của nhà trường cũng như của từng cá nhân, đòi hỏi kiến thức sâu rộng, tích hợp nhiều kỹ năng và kinh nghiệm thực tiễn của mỗi cán bộ quản lý, các nội dung được biên soạn trong tài liệu sẽ là những gợi ý hữu ích cho những người làm công tác quản lý. Dự án SREM chân thành cảm ơn sự cộng tác của hàng trăm hiệu trưởng và cán bộ quản lý các cấp và các chuyên gia tư vấn quốc tế đã tham gia vào quá trình xây dựng Bộ tài liệu này thông qua các cuộc hội thảo và các đợt làm việc. Danh sách các tác giả chính tham gia soạn thảo và biên tập Bộ Tài liệu có thể tìm thấy trong mỗi cuốn. Dự án đặc biệt cảm ơn vị Lãnh đạo cao nhất của ngành, Bộ trưởng Nguyễn Thiện Nhân đã gợi ý Dự án xây dựng Bộ Tài liệu này. Dự án mong rằng Bộ Tài liệu sẽ đóng góp vào tiến trình đổi mới quản lý giáo dục nhằm tăng hiệu quả giáo dục. Hiệu quả của Bộ Tài liệu này với việc nâng cao chất lượng trường học sẽ chỉ được nhận thấy sau một thời gian, nhưng chắc chắn Bộ Tài liệu sẽ có tác động ngay tới các Hiệu trưởng vì tính đầy đủ và thực tiễn của nó. GIÁM ĐỐC DỰ ÁN GS.TS Phạm Vũ Luận THỨ TRƯỞNG BỘ GDĐT Quyển 3 – Giám sát, đánh giá trong trường học 6 Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học Lời giới thiệu Khi Dự án khởi thảo xây dựng cuốn sách này, đã có rất nhiều tranh luận được đưa ra về sự cần thiết hay không cần thiết của các kiến thức cơ bản về giám sát, đánh giá và chỉ số đánh giá chất lượng, hiệu quả hoạt động trường học. Những ý kiến không đồng thuận cho rằng, Bộ đã ban hành các tiêu chuẩn đánh giá chất lượng trường học, vì vậy, sẽ không cần đến hệ thống chỉ số này. Việc đưa các lý thuyết về giám sát đánh giá nói chung và trong lĩnh vực giáo dục nói riêng là không cần thiết cho đối tượng hiệu trưởng, có thể chỉ hữu ích cho số ít người muốn nghiên cứu sâu về giám sát đánh giá trong giáo dục. Vậy tại sao Dự án lại vẫn đưa các kiến thức này vào cuốn sách dành cho các hiệu trưởng? Lời diễn giải của chúng tôi là: xu thế quản lý giáo dục của nhiều nước trên thế giới hiện nay là phân cấp quản lý một cách triệt để cho các hiệu trưởng. Họ được tự quyết định nhiều vấn đề liên quan đến việc đảm bảo môi trường học tập và các điều kiện giảng dạy tốt nhất cho học sinh (trong khuôn khổ những qui định của các cấp quản lý cao hơn). Họ bị đòi hỏi phải giải trình nhiều hơn về việc sử dụng, huy động các nguồn lực với yêu cầu ở mức độ hiệu quả nhất. Và tất nhiên, hiệu trưởng các trường sẽ phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về các hoạt động đã được phân cấp bởi các cấp trên. Các hiệu trưởng sẽ phải chứng minh được họ đang dẫn dắt nhà trường đi theo đúng đường lối, yêu cầu của các cấp quản lý, nắm chính xác tình trạng hiện tại của nhà trường để điều hành các hoạt động theo các chuẩn mực qui định của nhà nước. Bên cạnh đó, hiệu trưởng cũng phải xác định được mức độ tiến bộ của nhà trường, tính hiệu quả của các hoạt động, sự đáp ứng các nhu cầu giáo dục của cộng đồng…vv. Cách tiếp cận của chúng tôi về giám sát đánh giá trường học không phải là cách tiếp cận “một cỡ cho tất cả”. Bởi mỗi trường học, ở mỗi môi trường khác nhau, nằm trong các vùng địa lý, kinh tế, văn hóa khác nhau sẽ phải có các sứ mạng và mục tiêu (nói cách khác là nhiệm vụ chính trị) khác nhau dầu rằng đều phục vụ mục tiêu giáo dục tổng thể là “nâng cao dân trí và đào tạo nhân tài”. Hệ thống chỉ số được Dự án xây dựng theo cách xây dựng bản đồ theo nhiều tỷ lệ, nhằm phục vụ các loại đối tượng cần nghiên cứu. Toàn bộ các nội dung hoạt động, khía cạnh quản lý được thể hiện trên bản đồ chi tiết nhất sẽ là công cụ quan trọng để hiệu trưởng hiểu rõ trường mình với những thế mạnh, điểm yếu, tiềm năng, cơ hội phát triển. Hệ thống được xây dựng để đáp ứng cho mọi thời gian mà không bị bó hẹp với các chính sách, các vấn đề cần đáp ứng trong một khoảng thời gian nào. Lý do khác khiến chúng tôi xây dựng hệ thống chỉ số này bởi các qui định hiện hành về đánh giá không tập trung nhiều vào chất lượng thực hiện nhiệm vụ. Các chính sách đánh giá cán bộ hoặc thanh tra trường học hầu như chỉ dừng ở mức độ “có hay không”, “đúng hay không đúng”, rất ít thước đo để đánh giá được “tốt đến mức nào” và càng khó khăn để so sánh với các trường tương đương và so sánh sự tiến bộ của chính các trường này. Hiệu quả hoạt động của trường học được tính trên cơ sở kết quả thực hiện công việc (được hoàn thành với chất lượng tốt nhất, thời gian thực hiện trong khoảng thời gian cho phép và sự sử dụng đầy đủ, tiết kiệm các nguồn lực trong và ngoài nhà trường. Chính vì vậy, một số chỉ số đơn lẻ không thể đưa đến các kết luận chính xác về tình trạng hoạt động và mức độ thành công của một trường mà phải cần đến các nhóm chỉ số. Bởi vậy, hệ thống chỉ số của dự án được xây dựng theo 4 phương diện Bối cảnh, đầu vào, quá trình và đầu ra. Chúng tôi hy vọng cuốn sách này sẽ phục vụ đắc lực cho các hiệu trưởng trong việc giám sát các hoạt động trong trường học và tự đánh giá sự tiến bộ của trường mình. Thay mặt nhóm soạn thảo Th.S Nguyễn Thị Thái Phó Vụ trưởng, Phó GĐ dự án Quyển 3 – Giám sát, đánh giá trong trường học 7 Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học Chương 1: TỔNG QUAN VỀ GIÁM SÁT, ĐÁNH GIÁ Nhu cầu tăng cường công tác giám sát đánh giá Ngày nay, chính phủ các nước đều rất quan tâm tới việc nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước, vì họ phải đối mặt ngày càng nhiều với những yêu cầu cải cách của các bên hữu quan, phải chứng minh tính trách nhiệm, tính minh bạch, yêu cầu thiết lập các chính sách công bằng, cung cấp hàng hoá, dịch vụ kịp thời và hiệu quả. Hầu hết các nước đều phải dùng biện pháp cắt giảm biên chế, cắt giảm ngân sách, đưa ra các lựa chọn tối ưu để sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả nhất. Những áp lực đó ngày càng gia tăng khi phải làm việc nhiều hơn với nguồn lực hạn chế mà vẫn phải đảm bảo đạt được các kết quả mong đợi. Càng ngày người ta càng phải quan tâm hơn tới các kết quả thực tế. Liệu các chính sách, chương trình hoặc các dự án có đem lại kết quả như mong đợi không? Làm sao có thể biết được là chúng ta đang đi đúng hướng? Làm sao có thể nhận biết được các “vấn đề” trong quá trình thực hiện? Làm sao có thể phân biệt được thành công và thất bại, tiến lên hay thụt lùi? Liệu các chương trình cải cách có đem lại thay đổi tốt hơn? Làm sao có thể phát hiện được các trở ngại có thể gặp phải khi thực hiện? Ít nhất thì cũng cần biết được tình trạng ban đầu để có thể xác định khoảng cách phải đi để đạt được mục tiêu? Xu hướng thực hiện các chương trình cải cách như phân cấp quản lý, tự do hoá, thương mại hoá, tư nhân hoá đã làm tăng nhu cầu giám sát, đánh giá tại các cấp quản lý. Nhu cầu này càng tăng lên khi các tổ chức tư nhân được phép đảm nhận một số chức năng mà trước đây chỉ do các cơ quan nhà nước thực hiện. Với sự tăng cường chính sách phân cấp quản lý, chính phủ phải tăng cường việc theo dõi, đánh giá sự tác động của các chính sách, chương trình, dự án đã ban hành, không phân biệt ai là người thực hiện các chính sách, chương trình, dự án đó. Lúc này, những người thực hiện cần phải thể hiện tính tự chịu trách nhiệm, phải đạt được những kết quả thực sự đáp ứng yêu cầu của các bên hữu quan. Thực tế này đòi hỏi các chính phủ ngày càng phai quan tâm tới các công cụ quản lý quá trình thực hiện. I. KHÁI NIỆM VỀ GIÁM SÁT, ĐÁNH GIÁ 1. Giám sát Giám sát là hoạt động được tiến hành thường xuyên liên tục thông qua một hệ thống công cụ để thu thập, cập nhật, so sánh và phân tích các thông tin dữ liệu trong suốt quá trình thực hiện. Nó giúp các nhà quản lí xem xét tiến độ triển khai và kết quả đạt được; giúp họ biết được tình trạng tương đối của chính sách, chương trình/dự án tại một thời điểm nào đó (hoặc trong một khoảng thời gian nào đó) so với các chỉ tiêu và kết cục tương ứng. Giám sát không phải là việc tự thân đánh giá, mà là một quy trình mà nhờ đó tiến độ hoạt động được quan sát và phân tích thường xuyên và liên tục nhằm đảm bảo việc đạt được những kết quả mong muốn. Giám sát được thực hiện bằng cách thường xuyên tập hợp và phân tích thông tin để kiểm tra kết quả thực hiện các hoạt động của chương trình. Cụ thể là làm rõ mục tiêu của các hoạt động, gắn kết các hoạt động và nguồn lực với các mục tiêu rồi chuyển thành các chỉ số phản ánh kết quả hoạt động, sau đó so sánh số liệu thật thu thập được với các chỉ tiêu đã đề ra. Cuối cùng là báo cáo tiến độ cho các nhà quản lí và cảnh báo về các vấn đề phát sinh. Quyển 3 – Giám sát, đánh giá trong trường học 8 Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học Việc giám sát thường được tiến hành trong nội bộ do những người có trách nhiệm quản lý tiến hành, họ cần biết: • các đầu vào (nguồn lực) có được sử dụng hay không và sử dụng như thế nào; • các hoạt động có được tiến hành theo kế hoạch không? Có hoàn thành không? và như thế nào; và • các đầu ra có được tạo ra như mong đợi hay không. Mục đích của giám sát là để: - hỗ trợ công tác quản lý; - chỉ cho người quản lý thấy việc thực hiện diễn ra như thế nào, tiến độ thực hiện có đúng kế hoạch không để điều chỉnh/cải tiến việc thực hiện; - giúp người quản lý xác định các dấu hiệu của sự chậm trễ và nguyên nhân của nó; - cảnh báo về các điều chỉnh cần thiết phải tiến hành nhằm đảm bảo sự thành công; - giúp người quản lý lựa chọn các hành động cần thiết để đưa việc thực hiện về đúng hướng như kế hoạch đã định, đáp ứng được các yêu cầu về số lượng và qui cách kỹ thuật như đề ra trong mục tiêu. Một hệ thống giám sát hiệu quả có thể cung cấp các thông tin phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau, có thể là các thông tin về tiến độ, về kết quả của các hoạt động, về nguyên nhân dẫn đến thành công hoặc thất bại. Giám sát chỉ ra những chậm trễ và nguyên nhân của nó để giúp nhà quản lý quyết định các hành động tiếp theo. Hoạt động giám sát được thực hiện theo trình tự các bước, sử dụng các phương pháp và công cụ đặc trưng. Nguồn thông tin và dữ liệu phục vụ giám sát bao gồm những tài liệu chuyên môn nội bộ như các báo cáo nhiệm vụ, báo cáo tháng/quý, hồ sơ đào tạo, biên bản các cuộc họp, v.v. 2. Đánh giá Đánh giá là việc xem xét, rà soát một cách có hệ thống và khách quan về một chính sách/ chương trình/dự án đang triển khai hoặc đã hoàn thành. Đánh giá giúp làm rõ việc tuân thủ, thực hiện trách nhiệm giải trình và phát hiện những khó khăn, vướng mắc nảy sinh nhằm tìm biện pháp khắc phục hoặc phòng ngừa. Quá trình đánh giá cung cấp các thông tin đáng tin cậy và hữu ích, cho phép rút ra các bài học kinh nghiệm trong việc ra quyết định của cơ quan quản lý nguồn lực. Đánh giá đôi khi được dùng để bao hàm cả việc giám sát nhưng thường thì người ta sử dụng đánh giá theo nghĩa hẹp hơn là việc kiểm tra toàn diện các đầu ra và tác động của một chương trình/dự án, việc nó đóng góp vào vào mục dích và mục tiêu của chương trình/dự án đó như thế nào. Đánh giá cung cấp bằng chứng về các chỉ tiêu và kết quả thực hiện, tìm cách giải quyết các vấn đề trên cơ sở quan hệ nhân quả và tập trung chú ý vào kết cục và tác động. Đánh giá trả lời các câu hỏi: (i) "Vì sao?", tức là cái gì đã gây ra các thay đổi đang được giám sát; (ii) "Như thế nào?" tức là tiến trình nào đã dẫn đến các kết quả thành công hay thất bại; (iii)"Việc tuân thủ và trách nhiệm đến đâu?", tức là các hoạt động đã lên kế hoạch có được thực hiện theo kế hoạch hay không. Đánh giá có những mục đích sau: i. Đánh giá, kiểm tra định kỳ 5 tiêu chí liên quan đến tình hình thực hiện: thích hợp; hiệu suất; hiệu quả; tác động và tính bền vững (của một hoạt động, chương trình/dự án) *. Quyển 3 – Giám sát, đánh giá trong trường học 9 Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học ii. Phân tích và làm rõ sự tương quan giữa kết quả đạt được trên thực tế so với mục tiêu đã nêu trong văn bản được cấp thẩm quyền phê duyệt; iii. Xác định các vấn đề và những vướng mắc nảy sinh hoặc tiềm ẩn để khuyến nghị các hành động khắc phục, giải pháp phòng ngừa hiệu quả; iv. Đảm bảo tuân thủ các qui trình, thủ tục quản lý; v. Cung cấp thông tin cho các bên liên quan về kết quả và tác động của chương trình/dự án (kết quả và tác động đó có bền vững hay không); vi. Rút ra bài học kinh nghiệm cho việc lập kế hoạch và thiết kế các hoạt động, chương trình/dự án tiếp theo và hoàn thiện các chính sách phát triển; vii. Tạo điều kiện thực hiện trách nhiệm giải trình, bao gồm cả việc cung cấp thông tin cho công chúng. Đánh giá được thực hiện theo trình tự các bước, sử dụng các phương pháp và công cụ đặc trưng. Giám sát, đánh giá có thể thực hiện ở cấp vĩ mô, cấp hoạch định chính sách, và ở cấp cơ sở. * 5 tiêu chí của quá trình thực hiện • Tính thích hợp: chương trình, chính sách hoặc dự án có giải quyết được các mục tiêu, yêu cầu đã được xác định không? Sản phẩm của các chương trình, chính sách này có được chấp nhận không? • Hiệu suất: chúng ta có đang sử dụng nguồn lực có sẵn một cách khôn ngoan và hiệu quả hay không? Số lượng các nguồn lực được sử dụng để sản xuất ra sản phẩm có vượt quá các chuẩn mực không? • Hiệu quả: những đầu ra mong muốn có đạt được hay không? chương trình, chính sách hoặc dự án có đạt được kết quả đề ra hay không? Mục tiêu hoặc một kết quả mong muốn có đạt ở mức cao nhất với chi phí thấp nhất không? • Ảnh hưởng/tác động: những mục tiêu rộng hơn có đạt được không? Những thay đổi nào đã diễn ra lấy đích là các cá nhân và/hoặc cộng đồng? Hiệu quả đối với cộng đồng, xã hội và môi trường do việc theo đuổi và đạt một mục tiêu. • Tính bền vững: Ảnh hưởng/tác động mà chương trình, chính sách hoặc dự án tạo ra có bền vững không? Liệu các cơ cấu và quy trình có được thiết lập để tồn tại bền vững không? những lợi ích và thay đổi do chương trình hoặc dự án đem lại có được tiếp tục sau khi kết thúc chương trình không?. Phân loại đánh giá Tùy thuộc vào bản chất của chương trình và mục đích của việc đánh giá, người ta có thể phân loại các hoạt động đánh giá theo các tiêu chí phân định khác nhau. Nếu dựa vào đối tượng tiến hành việc đánh giá, ta có thể phân thành: • Đánh giá nội bộ - Internal evaluation (đôi khi gọi là đánh giá trong): là khi việc đánh giá liên quan đến một chương trình được thực hiện hoàn toàn trong cơ quan/tổ chức, do những người ở cùng một cơ quan/tổ chức với những người quản lý chương trình thực hiện, đôi khi có hợp tác với sự giúp đỡ của những người đánh giá bên ngoài; • Đánh giá ngoài – external evaluation (còn gọi là đánh giá độc lập): là khi việc đánh giá liên quan đến một chương trình mà việc thực hiện chương trình này do những người ở ngoài cơ quan, (thường là những cán bộ đánh giá độc lập) tiến hành. • Tự đánh giá – self-evaluation: là một hình thức đánh giá nội bộ do chỉ những người thực hiện chương trình thực hiện; và Nếu dựa vào mục đích sử dụng kết quả đánh giá, có thể chia ra: Quyển 3 – Giám sát, đánh giá trong trường học 10 . VỤ 143 1. Đặc trưng của một HTQLTKQ .146