SKKN một vài biện pháp để quản lý tốt hồ sơ sổ sách văn phòng trong trường tiểu học

PHẦN A ĐẶT VẤN ĐỀ Trong nghiệp đổi quản lý cải cách hành nước ta, cơng tác hành có vị trí quan trọng hoạt động quan nhà nước, tổ chức trị – xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân Thực tốt công tác khơng góp phần vào cơng đổi quản lý nhà nước cải cách hành chính, hồn thiện hệ thống văn bản, bảo đảm thông tin cho lãnh đạo việc định quản lý, mà giúp cho việc lưu trữ, bảo quản, khai thác tốt nguồn thơng tin q giá hình thành khứ Công tác văn thư nhà trường gắn liền với lãnh đạo quan, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công tác đơn vị Hồ sơ sổ sách đơn vị làm toàn văn hình thành trình thực nhiệm vụ năm học, lưu trữ hàng năm Bởi làm việc hay tổ chức hoạt động phải có kế hoạch cụ thể việc triển khai thực hiện, báo cáo kết quả… Cơng tác văn thư lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với Mối quan hệ thể qua liên tục trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn đến lưu trữ hành đưa vào lưu trữ lịch sử Lý chọn đề tài: Công tác văn thư lưu trữ lĩnh vực quản lý Nhà nước, bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan đến tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học nhu cầu cá nhân Đòi hỏi khách quan, cơng tác văn thư lưu trữ đời nhằm quản lý, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Vì cơng tác văn thư lư trữ mắt xích khơng thể thiếu hoạt động máy Nhà nước Xã hội ngày phát triển, tư người ngày phong phú đa dạng, mà nhu cầu quản lý, lưu trữ tài liệu cách hợp lý cần thiết hoạt động quan đơn vị Qua trình cơng tác nhà trường, việc tổ chức quản lý giải loại văn phương pháp khoa học 1/19 sở qui định chung nhà nước Công tác văn thư hoạt động vô phong phú đa dạng, nơi trao đổi, phát hành, tiếp nhận, quản lý, lưu trữ loại hồ sơ sổ sách hình thành q trình hoạt động nhà trường Chính định chọn đề tài “Một vài biện pháp để quản lý tốt hồ sơ sổ sách văn phòng trường Tiểu học” làm sáng kiến kinh nghiệm nhằm giúp nhà trường quản lý hồ sơ sổ sách tốt Đây đề tài mà tâm đắc trình làm việc Tầm quan trọng vấn đề chọn đề tài: Văn thư lưu trữ công việc thiếu quan hành nhà nước nói chung trường học nói riêng Vai trò cơng tác văn thư lưu trữ cơng tác quản lý hành nhà nước quan trọng Từ việc đạo, điều hành, định đến việc thi hành gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền với việc soạn thảo, ban hành, sử dụng lưu trữ văn Với tính chất đặc thù ngành giáo dục, việc tiếp nhận loại văn bản, công văn, thị, thông tư, nghị định nhiều nên đòi hỏi người làm cơng tác văn thư trường học phải thận trọng, tỷ mỹ, ngăn nắp; phải biết xếp, phân loại xử lý văn nhận cách khoa học, nhanh chóng xác giúp hiệu trưởng nắm bắt kịp thời thơng tin để có hướng giải quyết, thực cách xác kịp thời nhằm giúp nhà trường hồn thành tốt nhiệm vụ Cơng tác hành chủ yếu thu thập, xử lý, bảo quản, truyền đạt thông tin đơn vị với quan khác giáo viên, học sinh nhà trường Công tác hành bao gồm việc như: Giao dịch, lưu trữ hồ sơ, văn bản, báo cáo tư liệu, thống kê tất mặt hoạt động Văn phòng nhà trường vừa nơi giao dịch, vừa nơi lưu trữ hồ sơ, văn nhà trường, vừa nơi thông báo chủ trương, kế hoạch, lịch công tác hàng tháng, hàng tuần nhà trường để giáo viên biết mà thực Văn phòng nhà trường có nhiệm vụ giúp Hiệu trưởng công tác văn thư, lưu trữ, công tác quản lý tài sản vật tư, thực chế độ sách, tạo điều kiện cho giáo viên học sinh làm tốt nhiệm vụ dạy học Về mặt hành chính, văn phòng đóng vai trò trạm thơng tin 2/19 Muốn thực vai trò trạm thơng tin, văn phòng phải thực số biện pháp nghiệp vụ: Tiếp nhận, ghi nhớ, truyền đạt, theo dõi phối hợp công việc nhằm giúp cho Hiệu trưởng quản lý nhà trường có hiệu đưa hoạt động vào nề nếp Do việc xác định giá trị hồ sơ phải tiến hành cách thận trọng, đảm bảo nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn định để quản lý tốt hồ sơ, tầm quan trọng mà tơi chọn đề tài: “Một vài biện pháp để quản lý tốt hồ sơ sổ sách văn phòng trường Tiểu học” 3/19 PHẦN B NỘI DUNG NGHIÊN CỨU I THỰC TRẠNG CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU Tình hình thực tế: Trong hoạt động quản lý hành nhà nước nay, lĩnh vực, hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền với văn Vì việc quản lý tài liệu lưu trữ sử dụng tài liệu lưu trữ cần thiết Đó nhu cầu đòi hỏi người phải quan tâm đến tài liệu lưu trữ Mặc dù công nghệ thông tin phát triển mạnh khơng thể thiếu hồ sơ minh chứng Nó đòi hỏi người Văn thư phải biết xếp, phân bố thời gian công việc, giai đoạn mà thiết lập hồ sơ Trường học đơn vị nghiệp thực nhiệm vụ trị giáo dục toàn diện học sinh độ tuổi đến trường Đồng thời nhà trường chấp hành đạo Bộ GD&ĐT, Sở GD&ĐT Hà Nội, Phòng GD&ĐT quận Thanh Xuân có mối quan hệ với tổ chức, quan, ban ngành cấp thường xuyên nên trình thực nhiệm vụ hay giải cơng việc, đòi hỏi phải có quy định thủ tục hành văn thư –l ưu trữ Do để đảm bảo thơng suốt giải cơng việc cần phải có quản lý khoa học, có cải cách thủ tục hành chính, mà quan trọng cơng tác lập hồ sơ, yêu cầu tất yếu khách quan mà nhà trường phải thực Để cơng việc có hiệu quả, đạt thành tích cao đòi hỏi trước tiên thân cán văn thư phải không ngừng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trau dồi kinh nghiệm, vận dụng cách linh hoạt, theo hoàn cảnh thực tế cơng việc Biến khó thành dễ, để thành thói quen mình, cơng việc lúc trôi chảy, thuận lợi đạt hiệu cao Thực trạng: Trường Tiểu học Đặng Trần Côn đơn vị nghiệp đạo Sở GD&ĐT Hà Nội, Phòng GD&ĐT quận Thanh Xuân công tác chuyên môn; đồng thời chịu lãnh đạo cấp uỷ Đảng quyền địa phương hoạt động khác nhà trường Do với công việc người làm công tác văn thư – lưu trữ nhỏ quan trọng việc xác lập loại hồ sơ giúp cho trường ngày nâng cao chất lượng giáo dục đào 4/19 tạo Xuất phát từ vấn đề trên, thân suy nghĩ làm để thực cơng việc đạt hiệu quả, lại vừa tìm tra cứu hồ sơ tài liệu cách nhanh chóng có người cần đảm bảo tính khoa học, mỹ quan Cuối tơi tìm cách cải tiến phương pháp làm việc là: Lập hồ sơ sổ sách việc quản lý hành Phương pháp nghiên cứu: Công tác văn thư, công tác lập hồ sơ sổ sách, công tác lưu trữ nội dung cơng tác văn thư hành nhà trường Để cơng tác văn thư hành đạt chất lượng, hiệu quả, hiệu trưởng cần thực đồng biện pháp sau: - Công tác kế hoạch: + Xây dựng kế hoạch hoạt động công tác văn thư hành phù hợp với điều kiện cụ thể nhà trường + Cụ thể hoá kế hoạch hoạt động cơng tác văn thư hành thành kế hoạch tháng - Công tác tổ chức: + Xây dựng, củng cố máy + Xây dựng quy chế làm việc, quy định chức công việc cụ thể + Phân công công việc phù hợp - Công tác đạo: + Theo dõi, đạo công tác học sinh – giáo viên + Theo dõi, đạo văn phòng, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ + Khen thưởng, phê bình - Cơng tác kiểm tra: + Kiểm tra nội dung thực thi cơng tác văn thư hành + Kiểm tra tiến độ quy trình làm việc Tác dụng Cơng tác văn thư – lưu trữ có tác dụng lớn hoạt động nhà trường, làm tốt cơng tác văn thư góp phần đẩy mạnh hoạt động quan, giảm bớt tệ quan liêu giấy tờ Công văn giấy tờ phương tiện quản lý Làm tốt công tác văn thư giúp cho lãnh đạo quan qua công văn giấy tờ đạo xác, hiệu quả, khơng sót việc, chậm việc Ngược lại công tác 5/19 văn thư làm khơng tốt dẫn đến tình trạng cán lãnh đạo cán thừa hành hoạt động hiệu Mặt khác, công tác văn thư – lưu trữ bao gồm nhiều việc, nhiều khâu, liên quan đến nhiều người, nhiều phận, công tác văn thư tốt hay xấu không ảnh hưởng đến thân quan mà có việc ảnh hưởng chung đến tồn ngành, toàn quốc, quan mà hoạt động ảnh hưởng phạm vi nước Công tác văn thư – lưu trữ không tốt dẫn đến quan liêu giấy tờ Trong hoạt động hàng ngày quan, việc quan trọng cần thiết phải tài liệu hố đầy đủ, việc khơng cần thiết khơng nên ban hành văn Việc ban hành nhiều văn không cần thiết, gửi tràn lan, chất lượng văn khơng cao gây lãng phí giấy tờ, lãng phí nhân lực, tiền của Nhà nước Lập hồ sơ công việc luôn đầu Tài liệu sinh sản trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân Những tài liệu công cụ phục vụ cho việc giải công việc hàng ngày Sau công việc giải xong số tài liệu có giá trị phải lựa chọn để đưa vào bảo quản kho lưu trữ, phục vụ cho khai thác sử dụng lâu dài Với vai trò nơi tiếp nhận truyền đạt thơng tin, phận văn phòng phải truyền đạt sau cho nhanh chóng, đầy đủ xác, hoạt động nhà trường hàng ngày phận văn phòng phải nhận chuyển khối lượng thơng tin khơng ít, phải ghi nhớ đầy đủ xác vấn đề cần thiết, có góp phần giải cơng việc lúc, kịp thời không trùng lặp Mỗi công việc có liên quan với vấn đề phải lập hồ sơ công việc mà nhân viên văn thư phải làm; Vì tơi cần phải có phương pháp cải tiến cơng tác xếp loại hồ sơ nhằm làm cho công việc thông suốt, hiệu Để việc theo dõi phối hợp tốt, cần đảm bảo chế độ báo cáo có giá trị thông tin cao, giúp Ban giám hiệu biết lúc điều cần thiết để theo dõi kịp thời việc thực nhiệm vụ nhà trường Để xác định giá trị tài liệu cần đánh giá chu đáo, cẩn thận, dựa nguyên tắc, tiêu chuẩn phương pháp lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho loại tài liệu hình thành trình hoạt động 6/19 quan, cá nhân, theo giá trị chúng mặt trị, kinh tế, văn hóa, khoa học giá trị khác, việc đánh giá phải vào ngun tắc có tính lịch sử, tính tồn diện tiêu chuẩn nội dung văn kiện, vị trí văn kiện chức nhà trường Tài liệu lưu trữ phục vụ công tác hàng ngày nhà trường, hồ sơ học sinh, học bạ, hồ sơ giáo viên, phục vụ việc sơ kết, tổng kết, báo cáo, xây dựng chương trình, kế hoạch, văn cần gửi, lưu giữ cẩn thận trường Yêu cầu chung việc tổ chức công tác thật khoa học, quản lý tốt hồ sơ phải gọn nhẹ, đảm bảo cho cơng việc thực nhanh xác Cơng tác hành văn thư phương tiện giúp Hiệu trưởng thực nhiệm vụ đào tạo nhà trường pháp luật nhà nước, quan điểm, đường lối sách Đảng Đối với nhà trường, cơng tác hành điều kiện để góp phần vào việc giáo dục trực tiếp học sinh, giáo dục mơi trường, cảnh trí… Cơng tác văn thư - lưu trữ việc lựa chọn, giữ lại tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có giá trị hình thành trình hoạt động nhà trường, cá nhân để làm chứng tra cứu cần thiết Công tác văn thư - lưu trữ công việc thiếu nhà trường, sợi dây mắt xích Ban giám hiệu, giáo viên học sinh suốt thời gian dài việc lưu trữ hồ sơ Công tác văn thư - lưu trữ đảm bảo việc báo cáo cung cấp cách kịp thời, đầy đủ, xác thơng tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý tốt hồ sơ học sinh giáo viên Công tác văn thư - lưu trữ nhà trường nhiều việc như: Lưu trữ hồ sơ, học bạ, sổ đăng bộ, sổ điểm, loại văn bản, báo cáo tư liệu thống kê… gồm nhiều mặt phải tiến hành thường xuyên liên tục cố bổ sung hồ sơ theo thời gian định II XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU VÀ CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ: Xác định giá trị tài liệu: 7/19 Việc hình thành hoạt động nhà trường, cơng tác hành văn thư quan trọng việc quản lý lưu trữ hồ sơ, phải biết tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có giá trị, cá nhân để làm chứng tra cứu cần thiết Để xác định giá trị tài liệu cần đánh giá chu đáo, việc đánh giá phải vào nguyên tắc có tính lịch sử, tính tồn diện tiêu chuẩn nội dung văn kiện, vị trí văn kiện chức nhà trường Tài liệu lưu trữ phục vụ công tác hàng ngày nhà trường, hồ sơ học sinh, giáo viên, phục vụ việc sơ kết, tổng kết, báo cáo, xây dựng chương trình, kế hoạch, văn cần gửi, lưu trữ cẩn thận trường Đánh giá công tác văn thư – lưu trữ việc xác định giá trị tài liệu để phân loại: Xác định thời gian cần bảo quản cho loại tài liệu lựa chọn để lưu trữ, hủy bỏ tài liệu thực nghĩa, nhằm nâng cao chất lượng lưu trữ hồ sơ Đảm bảo đầy đủ sử dụng triệt để, có hiệu phương tiện làm việc, tổ chức quản lý tốt hồ sơ sổ sách tạo điều kiện làm tốt khâu nghiệp vụ, bổ sung hồ sơ phải tiến hành thường xuyên, kịp thời, đặc biệt ý tính khả thi hồ sơ điều kiện quan, trường học Để bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ văn ta cần phải phân loại văn theo tính chất (báo cáo, tờ trình, kế hoạch, định, biên bản, giấy giới thiệu….) để riêng loại có ghi rõ tính chất nội dung để tìm kiếm dễ tìm, dễ thấy Những hồ sơ hình thành hoạt động giáo dục đào tạo trường Tiểu học Đặng Trần Côn bảo quản theo thời gian quy định 8/19 BẢNG DANH MỤC LƯU TRỮ VÀ THỜI HẠN BẢO QUẢN HỒ SƠ TRONG NHÀ TRƯỜNG Ký Tên nhóm Số hiệu hồ sơ, tài thứ ND tài liệu phổ biến liệu tự A Tài liệu tổng Đề án hợp Hồ sơ hội nghị sơ, tổng kết hàng năm trường: B Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê 10 11 Tài liệu tổ chức, cán 12 13 Nơi lưu trữ Vĩnh viễn VT, HT Vĩnh viễn VT, HT năm - Sơ kết Hồ sơ báo cáo công tác hàng năm lên cấp Biên họp (Trường, Đảng, Đoàn thể) Kế hoạch, báo cáo công tác quy hoạch, kế hoạch thống kê phát triển đào tạo - C - Tổng kết Thời gian 10 năm VT, HT 10 năm TKHĐ, HT VT, HT Vĩnh viễn Dài hạn 20 năm Hàng năm Kế hoạch nhiệm vụ hàng năm cấp 20 năm VT, HT trường Kế hoạch nhiệm vụ tổ chuyên môn 10 năm VT, HT Báo cáo thực KH năm, kỳ 20 năm VT, HT đơn vị Hồ sơ đạo kiểm tra thực 20 năm VT, HT KH Thống kê chất lượng đào tạo hàng Vĩnh viễn VT, HT năm Thống kê số liệu học sinh bỏ học 10 năm VT, HT Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức VT, HT cán 20 năm Dài hạn, hàng năm năm tháng, tháng Kế hoạch tiêu biên chế 20 năm KT, HT 9/19 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 Tổng hợp đánh giá chất lượng cán bộ; đánh giá xếp loại giáo viên hàng năm Hồ sơ quy hoạch cán Hồ sơ bổ nhiệm, đề bạt, thuyên chuyển cán Hồ sơ tuyển dụng cán Hồ sơ kỷ luật cán Hồ sơ giải chế độ hưu trí Hồ sơ gốc cán bộ, viên chức Sổ, phiếu quản lý hồ sơ cán Kế hoạch, báo cáo công tác đào tạo, bồi dưỡng cán ngành, quan Hồ sơ cơng tác bảo vệ trị nội Hồ sơ ban tiến phụ nữ D 20 năm VT, HT 20 năm VT, HT Vĩnh viễn HT 10 năm KT, HT 20 năm HT 70 năm KT,HT Vĩnh viễn KT Vĩnh viễn KT 20 năm VT, HT 20 năm HT 10 năm CĐ, HT 20 năm HT, TTND Vĩnh viễn HT, TTND 20 năm HT Tài liệu Kế hoạch, báo cáo công tác 25 tra tra ND giải Hồ sơ giải vụ việc khiếu khiếu nại, tố 26 nại, tố cáo cáo Kế hoạch, báo cáo cơng tác phòng 27 chống tham nhũng Kế hoạch kiểm tra nội trường 10 năm VT, HT 28 học E Tài liệu thi Hồ sơ hội nghị thi đua quan 50 năm VT, HT đua, khen 29 (hội nghị viên chức, nội dung thi thưởng đua, biểu điểm thi đua) Hồ sơ tổ chức thực phong 10 năm VT, HT 30 trào thi đua Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua 10 năm VT, HT 31 hàng năm Hồ sơ, kết thi đua viên chức, tập 20 năm VT, HT 32 thể hàng năm Sổ ghi định khen thưởng cá Vĩnh viễn VT 33 nhân, tập thể đạt thành tích 34 Các định khen thưởng (cấp Vĩnh viễn VT, HT cao; cấp trường) 10/19 35 Danh sách khen thưởng GV, HS đạt Vĩnh viễn thành tích cấp ngành, tỉnh G G1 Tài liệu 36 Quy chế làm việc văn thư, lưu trữ hành chính, Kế hoạch, báo cáo cơng tác hành văn thư, lưu 37 chính, cơng tác văn thư lưu trữ hàng trữ năm Hồ sơ cải cách hành 38 quan Hồ sơ danh mục bí mật Nhà nước 39 pháp luật, quan Báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ 40 tài liệu lưu trữ Hồ sơ tổ chức thực hoạt 41 động nghiệp vụ lưu trữ (thu thập, chỉnh lí, khai thác sử dụng ) 42 Hồ sơ quản lý sử dụng dấu 43 Sổ đăng ký văn quan 44 Số đăng ký văn đến 45 Tập văn lưu trữ công văn 46 Tập văn lưu trữ công văn đến 47 Sổ điểm lớp học sinh Hồ sơ học bạ học sinh, văn bằng, 48 giấy chứng nhận (lưu văn tồn đọng) Sổ theo dõi học sinh chuyển trường, 49 học sinh nghỉ học 50 Sổ đăng Sổ báo giảng, sổ chủ nhiệm, sổ đầu 51 G2 Tài liệu Quy chế làm việc; Quy chuẩn đạo quản trị 52 đức, quy tắc ứng xử viên chức công sở giáo dục Hồ sơ hôi nghị cán viên chức 53 hàng năm Hồ sơ xây dựng quan có đời sống 54 văn hóa tốt Hồ sơ cơng tác an ninh trật tự; công 55 tác bảo vệ quan; hồ sơ công tác PCCC 11/19 VT 20 năm 20 năm VT VT 20 năm VT Vĩnh viễn VT 20 năm VT 10 năm VT 20 năm Vĩnh viễn 20 năm 10 năm 10 năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn VT VT VT VT VT VT VT 10 năm VT Vĩnh viễn năm VT VT 20 năm VT, HT 20 năm VT, HT 10 năm VT, HT 10 năm HT 56 57 Hồ sơ cấp phát đồ dùng văn phòng phẩm Hồ sơ công tác y tế học đường năm VT 10 năm Y TẾ H Tài liệu lĩnh 58 Kê hoạch, báo cáo thực công tác 20 năm vực chuyên chuyên môn nghiệp vụ (Các hoạt môn nghiệp động chuyên môn) vụ 59 Báo cáo đánh giá (CL giảng dạy, XL 10 năm trình độ CM) 60 Hồ sơ hội nghị chuyên đề khoa học 10 năm 61 Đề tài nghiên cứu khoa học 20 năm 62 Kế hoạch, báo cáo thực công tác 20 năm thiết bị, sử dụng đồ dùng dạy học I Tài liệu tổ 63 Hồ sơ Đại hội Vĩnh viễn chức Đảng 64 Hồ sơ tổ chức Đảng: Quyết định Vĩnh viễn thành lập, sổ quản lý đảng viên, định kết nạp Đảng, định xếp loại tổ chức sở đảng 65 Nghị quyết; chương trình; kế hoạch báo cáo công tác Đảng - Hàng năm Vĩnh viễn - Quý 10 năm 66 Hồ sơ tổ chức thực vận 10 năm động lớn thực thị đảng 67 Hồ sơ hoạt động kiểm tra, giám 20 năm sát 68 Kết đánh giá XL tổ chức sở 50 năm đảng đảng viên 69 Hồ sơ đảng viên Vĩnh viễn 70 Sổ ghi biên 20 năm K Tài liệu tổ 71 Hồ sơ đại hội cơng đồn Vĩnh viễn chức cơng đồn 72 Hồ sơ tổ chức, nhân sự: Quyết định Vĩnh viễn thành lập; Danh sách cơng đồn viên; Quyết định khen thưởng 73 Kế hoạch, chương trình cơng tác 20 năm báo cáo công tác công đoàn 74 Hồ sơ tổ chức thực vận 10 năm động lớn cơng đồn 12/19 PHT PHT PHT PHT PHT Chi Chi Chi Chi Chi Chi Chi Chi Cơng đồn Cơng đồn Cơng đồn Cơng đồn 75 Hồ sơ họp hội nghị cán công chức, viên chức, hội nghị cơng đồn sở hàng năm 76 Hồ sơ hoạt động phong trào cơng đồn - Ngày 8/3, trung thu - Khen thưởng học giỏi 77 Sổ sách tài cơng đồn; biên họp 78 Hồ sơ hội chữ thập đỏ L Tài liệu tổ chức Đồn niên M Tài liệu tài chính, kế tốn 20 năm 10 năm Cơng đồn, HT Cơng đồn 20 năm 20 năm Chữ thập đỏ 20 năm Đoàn TN 79 Hồ sơ tổ chức, nhân sự: Quyết định chuẩn y: BCH Đoàn hàng năm; Sổ quản lý đoàn viên; Quyết địnk kết nạp Đoàn danh sách đoàn viên hàng năm 80 Hổ sơ đại hội nhiệm kỳ Vĩnh viễn Đồn TN 81 Chương trình, kế hoạch cơng tác 10 năm Đồn báo cáo cơng tác đoàn TN 82 Kế hoạch thực vận 10 năm Đoàn động lớn, phong trào thi đua thực TN nghị đảng, đoàn TN cấp 83 Sổ sách (Biên họp thường kỳ; 20 năm Đồn Hồ sơ tài chính; Sổ Đồn viên) TN Kế hoạch, báo cáo cơng tác tài chính, Vĩnh viễn Kế toán 84 kế toán hàng năm, quý Hồ sơ báo cáo tài Vĩnh viễn Kế toán 85 toán Hồ sơ kiểm tra, tra tài Vĩnh viễn Kế tốn 86 quan đơn vị trực thuộc Sổ sách kế toán (Sổ tổng hợp; Sổ chi Vĩnh viễn Kế toán 87 tiết) Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp 20 năm Kế toán 88 để ghi sổ kế toán lập báo cáo tài Chứng từ kế tốn khơng sử dụng trực 10 năm Kế toán 89 tiếp để ghi sổ kế tốn lập báo cáo tài 90 Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tài sản Vĩnh viễn Kế tốn cố định, tốn cơng nợ 13/19 Hồ sơ tài sản, tài liệu việc chuyển 20 năm 91 nhượng, bàn giao, lý tài sản cố định N Tài liệu lao Kế hoạch báo cáo công tác lao động, động, tiền tiền lương Vĩnh viễn 92 lương - Hàng năm năm - Quý Hồ sơ hợp đồng lao động năm sau 93 chấm dứt HĐ Hồ sơ, chế độ bảo hộ, an toàn, vệ Vĩnh viễn 94 sinh lao động 95 Hồ sơ bảo hiểm xã hội, nghỉ hưu Vĩnh viễn 96 Hồ sơ nâng lương 20 năm O Tài liệu Kế hoạch, báo cáo công tác đầu tư xây dựng XDCB: Vĩnh viễn 97 - Dài hạn, hàng năm 20 năm - tháng, tháng Hồ sơ cơng trình xây dựng Vĩnh viễn 98 - Cơng trình nhóm A (Xây dựng mới) - Cơng trình nhóm B,C 99 Hồ sơ sửa chữa nhỏ cơng trình 15 năm Kế tốn Kế tốn Kế tốn Kế toán Kế toán Kế toán KT, HT KT, HT KT, HT Tính khoa học việc lập hồ sơ bảo quản tốt hồ sơ: Để phù hợp với tình hình thời đại cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước việc làm cần thiết công tác quản lý tốt hồ sơ lưu trữ Bộ phận văn phòng khơng ngừng học hỏi để nâng cao trình độ cơng tác quản lý hồ sơ lưu trữ qua hệ thống phần mềm quản lý nhà trường giải pháp tổng thể đồng việc tin học hóa cơng tác quản lý qua hệ thống trang web thống kê EMIS Sở giáo dục Đào tạo Hà Nội, phần mềm quản lý kết Giáo dục tiểu học, quản lý hồ sơ giáo viên, hồ sơ học sinh, trình học tập rèn luyện học sinh, trình công tác, giảng dạy giáo viên nhà trường Trong cơng việc hàng năm, nhà trường thường hình thành nhiều giấy tờ, tài liệu, sổ sách, để trách thất lạc cần dùng để giải công việc tìm kiếm nhanh loại giấy tờ, tài liệu, sổ sách phải phân loại xếp cách khoa học theo thứ tự thời gian Cần có quan điểm nhận thức đắn vai trò, ý nghĩa cơng tác văn thư lưu trữ, xác định rõ trách nhiệm việc cải tiến công tác văn thư lưu trữ để quản lý tốt hồ sơ 14/19 Lập hồ sơ tốt giữ đủ văn bản, giấy tờ vấn đề, việc, người giúp cho việc nghiên cứu, thi hành nhiệm vụ, với chủ trương, đường lối Đảng nhà nước, ngành, đồng thời có sở đắn để giải cơng việc cụ thể Lập hồ sơ tốt giúp cho việc thừa kế kinh nghiệm hay, cách làm sáng tạo, tránh thiếu sót trước đây, từ nâng cao chất lượng hiệu cơng tác, tiết kiệm thời gian có ý nghĩa thiết thực việc chống bệnh quan liêu giấy tờ thường sinh công tác văn thư học vụ Lập hồ tốt giữ lại chứng đầy đủ giúp cho việc kiểm tra theo dõi hoạt động nhà trường sau này, quản lý lưu trữ đầy đủ tài liệu có giá trị phục vụ cho việc nghiên cứu, tổng kết kinh nghiệm định chương trình cơng tác cần có đủ tài liệu để báo cáo cấp nhanh chóng * Kết quả: Trong hoạt động quản lý hồ sơ sổ sách, tài liệu, việc cải cách đại hóa cơng tác văn thư – lưu trữ có vai trò quan trọng việc thực nhiệm vụ Bảo đảm sở vật chất, trang thiết bị đại cơng tác quản lý hồ sơ tình hình thực tế sở trường lớp Cũng việc giáo dục, hoạt động khác nhà trường việc lập kế hoạch phải kèm với tổ chức thực sát với khâu kiểm tra toàn diện thường xuyên đạt mục tiêu kế hoạch đề Xây dựng triển khai thực kế hoạch sở phối hợp, phát huy vai trò, chức phận đơn vị, tận dụng hết khả công tác thực thi công vụ Vì việc tổ chức quản lý tốt hồ sơ sổ sách nhà trường, công tác văn thư – lưu trữ phải giải loại hồ sơ theo văn phương pháp khoa học sở qui định chung nhà nước Do việc lập kế hoạch công tác văn thư – lưu trữ cần thiết, có kế hoạch khơng bỏ sót cơng việc tránh tình trạng có lúc q bận, lại có lúc q rỗi, loại thơng tin báo cáo kịp thời, đúng, nhanh, đẹp, đáp ứng yêu cầu Ban giám hiệu đề III THUẬN LỢI VÀ KHĨ KHĂN TRONG CƠNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ * Thuận lợi: Qua thực tế công tác văn thư – lưu trữ phải thực sát với khâu kiểm tra toàn diện thường xuyên, nên việc bổ sung hồ sơ thiếu cho hoàn tất, cán kiểm tra hướng dẫn thêm công tác văn thư học vụ cách thức ghi chép vào sổ biện pháp quản lý tốt hồ sơ cho qui định 15/19 Được quan tâm hỗ trợ, giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi Ban giám hiệu, giáo viên chủ nhiệm giáo viên môn hướng dẫn cách quản lý hồ sơ theo công tác chuyên môn, giáo viên chủ nhiệm nhiệt tình nhắn nhở học sinh bổ sung hồ sơ thiếu phận văn phòng có u cầu Được tham gia tập huấn công tác quản lý nhà trường qua phần mềm eSam nên việc quản lý tốt hồ sơ giáo viên, hồ sơ học sinh, trình học tập rèn luyện học sinh, trình cơng tác, giảng dạy giáo viên nhà trường * Khó khăn: Cơng tác thu thập văn bản, tài liệu nhà trường chưa triệt để, chỉnh lý tài liệu tồn đọng Trang thiết bị bảo quản, bảo vệ an tồn hồ sơ, tài liệu thiếu, đơn giản Chưa tổ chức bố trí kho lưu trữ, phòng đọc để đảm bảo yêu cầu khai thác tư liệu nhanh chóng hơn, thuận tiện IV NHỮNG BÀI HỌC RÚT RA KHI THỰC HIỆN SKKN: Thực kịp thời sách Đảng nhà nước ban hành, thường xun có ý thức cải tiến cơng tác văn thư –lưu trữ cho hiệu nhất, tích cực phản ảnh, đóng góp lên cấp khó khăn đề xuất Trong thời gian làm công tác trường quan tâm hỗ trợ Ban giám hiệu phận nhà trường đồng thời kiểm tra Sở giáo dục, Phòng giáo dục, kiểm tra chéo trường rút kinh nghiệm sau: Sắp xếp hồ sơ cách khoa học, thực nghiêm túc nguyên tắc cho mượn hồ sơ lưu, việc bảo quản tài liệu lưu trữ phải sử dụng phương pháp khoa học kỹ thuật để giữ hồ sơ tài liệu lâu dài, tương xứng với giá trị lâu dài tài liệu nhằm dùng vào việc quản lý hồ sơ sổ sách nhà trường Thường xuyên kiểm tra hồ sơ học sinh để phát thiếu sót báo giáo viên mơn, giáo viên chủ nhiệm, nhắn nhở học sinh, phụ huynh bổ sung điều chỉnh lại cho Thường xuyên tự nghiên cứu tài liệu sách học hỏi kinh nghiệm đồng nghiệp phần mềm quản lý nhà trường ngày tốt Qua năm công tác làm văn thư lưu trữ trường, sở vận dụng biện pháp đề tài góp phần đưa cơng tác văn thư – lưu trữ nhà trường vào nề nếp, làm việc có khoa học, góp phần tích cực việc tham mưu cho Ban giám hiệu nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Riêng thân đạt số kết sau: 16/19 - Các báo cáo thực kịp thời, thời hạn, trình bày đẹp, thể thức quy định, đáp ứng yêu cầu Ban giám hiệu đề - Hồ sơ, công văn cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, xếp ngăn nắp theo danh mục, thuận tiện việc tìm kiếm cần thiết - Tủ hồ sơ ngăn nắp, phân loại cụ thể, có tính khoa học - Khơng để thất loại hồ sơ, văn - Công việc giải hàng ngày, chủ động công việc - Rèn cho thân tính cẩn thận, ngăn nắp, làm việc có khoa học, nâng cao tinh thần trách nhiệm cho thân 17/19 PHẦN C KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ KẾT LUẬN Thực kịp thời sách Đảng nhà nước ban hành, thường xuyên có ý thức cải tiến công tác cho hiệu nhất, tích cực phản ánh, đóng góp lên cấp khó khăn đề xuất Cơng tác văn thư - lưu trữ phương tiện giúp Ban giám hiệu thực nhiệm vụ đào tạo nhà trường pháp luật nhà nước, quan điểm, đường lối sách Đảng, cơng tác văn thư – lưu trữ gắn liền với công văn, văn bản, giấy tờ, không nắm vững nguyên tắc, nội dung, thể thức dễ dàng dẫn đến bệnh vụ, bệnh quan liêu làm hao phí sức lực thời gian dẫn đến tình trạng trì trệ động việc tiến hành nhiệm vụ nhà trường Qua năm làm công tác văn thư - lưu trữ nhà trường nhờ đưa số biện pháp cách thực có khoa học nên công việc giải ngày chủ động, hoàn thành tốt nhiệm vụ lưu trữ, loại thông tin, báo cáo kịp thời đáp ứng yêu cầu Ban giám hiệu đề Trong thời gian làm công tác văn thư lưu trữ nhà trường, nhận thấy: việc lưu trữ soạn thảo văn việc làm thiếu trường học nói riêng quan hành nhà nước nói chung Các hồ sơ, tài liệu, văn lưu trữ tốt nguồn cung cấp thơng tin có giá trị pháp lý, xác kịp thời cho người soạn thảo văn Công việc nhà trường tiến hành nhanh hay chậm, xác hay khơng việc tiếp nhận soạn thảo văn có làm tốt hay khơng, việc lưu trữ có cẩn thận, ngăn nắp, khoa học hay không Như vậy, thực tốt công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu, văn góp phần thúc đẩy thực tốt cơng tác văn thư Ngược lại, thực tốt công tác văn thư góp phần thực tốt cơng tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu, văn Thu thập xử lý thông tin việc làm thường xuyên trường học nói chung trường tiểu học nói riêng, hiệu trưởng trường học muốn quản lý tốt hoạt động nhà trường cách kịp thời đòi hỏi phải có thơng tin xác, phải đảm bảo tính thực tiễn cách tồn diện Do cơng tác văn thư lưu trữ hồ sơ phải coi trọng 18/19 Công tác văn thư hành đảm bảo thực tốt giúp cho lãnh đạo nhà trường thực nhiệm vụ quản lý nhà trường theo quan điểm, đường lối, sách Đảng, pháp luật nhà nước, nâng cao chất lượng giáo dục theo mục tiêu ngành đề KIẾN NGHỊ - Bản thân phân công làm nhiệm vụ văn thư nhà trường Ý thức đầy đủ vai trò tầm quan trọng cơng tác văn thư hành nhà trường nên q trình cơng tác tơi ln tìm tòi, cải tiến cơng tác, tìm biện pháp tích cực đem lại chất lượng hiệu cao cơng tác văn thư hành chính, góp phần tích cực việc tham mưu cho Ban giám hiệu nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ giao - Xin đề nghị cấp lãnh đạo quan tâm tới cán làm công tác văn thư – lưu trữ cán làm cơng việc văn thư phải kiêm thêm nhiều việc mà phụ cấp khơng có ngành khác Trên nội dung nâng cao hiệu công tác văn thư – lưu trữ trường Tiểu học Vì khn khổ viết, thời gian vốn kinh nghiệm nên viết nghiên cứu chưa sâu, chưa bao quát hết không tránh tồn thiếu sót Tơi mong nhận đóng góp, rút kinh nghiệm từ Hội đồng khoa học Ngành đóng góp ý kiến, chia sẻ đồng nghiệp để đề tài hoàn thiện hơn./ Tôi xin chân thành cảm ơn! Tôi xin cam đoan sáng kiến kinh nghiệm viết, không chép người khác Thanh Xuân, ngày 12 tháng năm 2019 NGƯỜI VIẾT Tôn Nữ Lê Hoa 19/19 ... định chọn đề tài Một vài biện pháp để quản lý tốt hồ sơ sổ sách văn phòng trường Tiểu học làm sáng kiến kinh nghiệm nhằm giúp nhà trường quản lý hồ sơ sổ sách tốt Đây đề tài mà tơi tâm đắc q... tài: Một vài biện pháp để quản lý tốt hồ sơ sổ sách văn phòng trường Tiểu học 3/19 PHẦN B NỘI DUNG NGHIÊN CỨU I THỰC TRẠNG CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU Tình hình thực tế: Trong hoạt động quản lý hành... dụng ) 42 Hồ sơ quản lý sử dụng dấu 43 Sổ đăng ký văn quan 44 Số đăng ký văn đến 45 Tập văn lưu trữ công văn 46 Tập văn lưu trữ công văn đến 47 Sổ điểm lớp học sinh Hồ sơ học bạ học sinh, văn bằng,