HD su dung trang thanh toan

1 TẠO ACCOUNT VÀ PHÂN QUYỀN THANH TOÁN Để vào hệ thống http://thanhtoan.fpt.edu.vn/, đầu mối toán tiến hành đăng nhập http://thanhtoan.fpt.edu.vn/, Click vào Đăng nhập mail FU, sau nhập acc mail fpt.edu.vn Hệ thống báo Đây lần đăng nhập đầu tiên, chờ Admin phân quyền Sau anh/chị báo lại với em để em tiến hành phân quyền cho acc mail anh/chị Sau phân quyền, đăng nhập lại hệ thống http://thanhtoan.fpt.edu.vn/ hướng dẫn - Acc anh/chị đc phân quyền tạo lập chứng từ Nhóm hệ thống toán phân cho phận: Group1: xem chứng từ Group2: xem tạo lập chứng từ HƯỚNG DẪN TẠO CHỨNG TỪ Để tạo lập chứng từ, thực bước sau: Tại trang cá nhân: Click chọn “Tạo chứng từ”, trang toán lên cửa sổ tạo chứng từ Chọn Đơn vị: Đơn vị phát sinh chi phí, ví dụ Đại học FPT Chọn phận: Bộ phận phát sinh chi phí, ví dụ FU Detech FU Hòa Lạc tùy xem phận chi phí tốn Hệ thống đưa loại chứng từ cho anh/chị chọn tùy vào mục đích tạo lập + Các chứng từ Ebank dùng để chuyển khoản trực tiếp cho CB toán (nội FE) + Các chứng từ Chuyển Khoản dùng để chuyển khoản cho Nhà cung ứng FE + Tạm ứng dùng để chuyển khoản ứng trước CB thực nhiệm vụ trả trước cho nhà cung ứng thực hợp đồng (chưa có hố đơn, chứng từ chi phí) + Thanh tốn dùng để chuyển khoản tốn lại chi phí cho CB thực hiện, nhà cung ứng thực xong hợp đồng (đã đầy đủ có hố đơn, chứng từ chi phí) Cần lưu ý dùng cho loại Form, dùng sai chứng từ bị Reject phải chỉnh sửa lại Sau chọn loại chứng từ, điền đầy đủ thông tin vào form hệ thống đưa Lưu ý: + Ngày tháng điền dạng DD/MM/YYYY + Số nhập liệu phải số tự nhiên + Với chứng từ ebank chuyển khoản trực tiếp cho đầu mối toán Sau nhập liệu xong, ấn nút “Tạo chứng từ” Sau hệ thống báo Successful, anh/chị tắt hình tạo lập đi, hình Tại hình Cá nhân, Có thể thấy Giấy đề nghị toán mềm anh/chị vừa tạo lên hệ thống, chứng từ đánh số Tại phần chỉnh sửa (Action) có thao tác: • View: xem chi tiết chứng từ • Edit: chỉnh sửa (chỉ khả dụng chưa submit chưa cán tốn xử lý) • Delete: xố (chỉ khả dụng chưa submit chưa cán tốn xử lý) • Submit: submit lên để phận kế tốn xử lý • Reuse: sử dụng lại template form toán cũ Với chứng từ submit thành cơng, anh chị nhìn thấy ký hiệu "OK" cơng cụ Màn hình tạo chứng từ CHUYỂN CHỨNG TỪ VÀ THEO DÕI TRÊN HỆ THỐNG Sau tạo lập chứng từ chứng từ trạng thái chưa Submit, nghĩa chưa nhận hệ thống toán Cán toán vào hình cá nhân chọn View để xem lại chứng từ, ok, anh/chị in giấy ĐNTT vừa tạo ra, xin chữ ký người phụ trách sau gửi tồn chứng từ cứng sang phòng kế tốn cho kế tốn tổng hợp Nếu chưa ok ấn edit để chỉnh sửa chứng từ Trước mang sang, lưu ý ấn nút Submit (tại hình cá nhân ) để tiến hành đưa Đề nghị toán lên hệ thống Chứng từ chuyển sang trạng thái Pending Kế tốn tổng hợp cơng cụ (action) Submit thay OK Lưu ý : + chuyển chứng từ cho kế toán tổng hợp yêu cầu kế toán tổng hợp nhận chứng từ để chứng từ chuyển sang trang thái Processing + Những chứng từ chưa submit bị bơi xanh, kế tốn tổng hợp chưa nhận bơi cam nhạt Cán tốn ý theo dõi khâu kế tốn sau để biết trạng thái chứng từ liên hệ cán kế toán phụ trách khâu Khi chứng từ xử lý xong khâu cuối cán tốn nhận email hồn tất từ hệ thống Có trạng thái khâu Pending (PEN): Chưa nhận chứng từ Processing (PRO): Đang xử lý chứng từ Finish (FIN): Đã xử lý xong chứng từ Reject (REJ): Chứng từ bị từ chối Các khâu kế toán cán kế toán phụ trách - Kế toán TH Kiểm tra phê duyệt chứng từ Phạm Vân Quỳnh QuynhPV@fpt.edu.vn Kế toán AP Hạch toán chứng từ FU: Trần Thị Huyền Trang/TrangTTH@fpt.edu.vn FSB,FTICO,Fschool,FTRI: Vũ Đức Luân/LuanVD@fpt.edu.vn Kế toán TT Lập trình phê duyệt UNC Nguyễn Thị Phương Liên LienNTP@fpt.edu Xử lý chứng từ bị Reject Khi bị từ chối cán toán nhận email báo lý từ chối từ hệ thống (trên trang tốn thể lý do), cán toán đến lấy lại chứng từ chỗ kế toán tổng hợp hoàn thiện lại chứng từ; Sau hồn thiện lại xong Submit chứng từ quy trình xử lý y chứng từ chuyển sang Lưu ý: Không reply lại email hệ thống, liên hệ trực tiếp với kế tốn tổng hợp để giải thích thêm lý 4 MỐT SỐ CHỨC NĂNG TRÊN HỆ THỐNG a Chức export chứng từ Các anh chị export chứng từ submit khoảng thời gian Để thực tác vụ này, click vào nút "Export chứng từ" Sau chọn ngày bắt đầu ngày kết thúc Sau ấn "Xuất Excel" File tải dạng xls, có sheet: Danh sách chứng từ - gồm thông tin chứng từ Hoá đơn chi tiết chứng từ - gồm đầu mục chi phí khác chứng từ b Sử dụng lại form chứng từ trước Tại hình cá nhân, chọn chứng từ muốn sử dụng lại templeate, chọn Reuse để sử dụng lại template form toán cũ Trang toán cửa sổ chép chứng từ với thông tin chứng từ muốn sử dụng templeate, ấn “Copy” cuối trang Trở trang cá nhân hệ thống chứng từ giống hệt chứng từ cũ khác số Chọn “Edit” để trang tạo chứng từ chỉnh sửa thông tin ấn “Cập nhật lại chứng từ” để tạo chứng từ thơng tin form chứng từ cũ Sau thao tác luân chuyển ... toán cũ Trang toán cửa sổ chép chứng từ với thông tin chứng từ muốn sử dụng templeate, ấn “Copy” cuối trang Trở trang cá nhân hệ thống chứng từ giống hệt chứng từ cũ khác số Chọn “Edit” để trang. .. toán tổng hợp yêu cầu kế toán tổng hợp nhận chứng từ để chứng từ chuyển sang trang thái Processing + Những chứng từ chưa submit bị bôi xanh, kế tốn tổng hợp chưa nhận bơi cam nhạt Cán toán ý theo... chứng từ Phạm Vân Quỳnh QuynhPV@fpt.edu.vn Kế toán AP Hạch toán chứng từ FU: Trần Thị Huyền Trang/ TrangTTH@fpt.edu.vn FSB,FTICO,Fschool,FTRI: Vũ Đức Luân/LuanVD@fpt.edu.vn Kế tốn TT Lập trình