Chiêu đãi ngoại giao

Chiêu đãi ngoại giao I Ý nghĩa: Mời khách dự tiệc đỉnh điểm xã giao, thể tôn trọng chủ khách, đồng thời biểu tốt mối quan hệ thân thiện, hòa hợp hai bên II Các loại tiệc: quốc tiệc (State banquet, State dinner), tiệc đứng (buffet dinner, cocktail), tiệc ngồi (dinner), tiệc trà (tea party, hightea), tiệc trưa (luncheon), bữa ăn trưa làm việc (working lunch), bữa ăn tối làm việc (informal or working time) Gần có thêm loại hình Gala dinner Để chuẩn bị cho bữa tiệc, điều phải lựa chọn hình thức tiệc cho thích hợp, việc mời khách Mời khách hành động thể cương vị người chủ Nó bảo đảm mục tiêu cho thành công hoạt động Bởi vậy, hành động mời phải có số nghi thức đặc trưng định Người ta nói quà tặng không quan trọng mà cách cho quan trọng Cũng vậy, tiệc to, tiệc nhỏ không quan trọng mà cách tổ chức, cách mời quan trọng III Một số cách xếp tiệc ngồi: * Hình chữ nhật - Khách khơng có phu nhân + Xếp khách ngồi trước mặt chủ tiệc + Xếp người khác theo số thứ tự xen kẽ chủ khách - Khách có phu nhân + Xếp bà chủ ngồi trước mặt ông chủ, xếp ông khách ngồi trước mặt ông chủ + Xếp bà khách ngồi bên phải ơng chủ, ơng khách ngồi bên phải bà chủ - Chiêu đãi có khách danh dự + Xếp khách danh dự ngồi bên phải chủ tiệc + Người khách ngồi bên phải chủ tiệc * Hình chữ T + Xếp khách ngồi bên tay phải chủ nhà * Hình chữ U + Xếp khách ngồi bên tay phải chủ nhà + Phiên dịch ngồi trước mặt chủ nhà Hình chữ U - Tường hợp có khách danh dự + Xếp khách danh dự ngồi trước chủ nhà + Khách ngồi bên tay phải chủ nhà * Bàn tròn - Trường hợp có khách danh dự + Xếp khách danh dự ngồi trước mặt ông chủ + Xếp ông khách ngồi bên tay phải ơng chủ - Xếp khách ngồi bên tay phải chủ nhà xếp khách khác sang bên trái, bên phải chủ nhà Người ngồi trước mặt mặt chủ nhà người có cấp bậc thấp * Một số điểm ý xếp chỗ ngồi buổi tiệc: - Thông thường, ta đặt card de verre vị trí tất khách đồn khách quan trọng đòi hỏi nhiều nghi thức lễ tân; - Thứ tự quan trọng tính từ chủ tiệc khách trở đi; - Nếu cấp xếp người nhiều tuổi trước người tuổi, nữ xếp trước nam; - Vợ chồng không ngồi cạnh nhau; - Ghế thường lùi vào sau để khách dễ nhận IV Một số công tác chuẩn bị: Giấy mời tiệc: Điều mà ta phải nghĩ đến hình thức giấy mời Giấy mời khiến cho người ta có trách nhiệm phải có mặt, giúp cho họ nhớ tới thời gian mời phân biệt người mời không mời Giấy mời phải qui cách, chức danh người mời, văn phong phải ngắn gọn, rõ ràng, trơi chảy, khơng có từ lặp lại Nội dung thể dạng câu nhất, khơng có dấu ngắt câu, có nghĩa giấy mời đọc liền mạch Trong giấy mời cần đưa thơng tin sau: mời, mời ai, theo thể thức xã giao gì, lý mời, thời gian, địa điểm dự kiến tổ chức, trả lời cách nào, trang phục cách tới (nếu nơi người biết đến) Giấy mực in cần lựa chọn cho thích hợp Loại lấy trắng, giòn, có độ dày vừa phải mực đen loại thường sử dụng rộng rãi Các quan nhà nước phủ doanh nghiệp lớn sử dụng hình thức đặc trưng giới thức, khác với giới nghệ thuật có cách trình bày độc đáo riêng Giấy mời quan chức cấp cao, từ cấp Bộ trưởng trở lên Đại sứ có in thêm quốc huy Giấy mời cần chuyển sớm cho khách (gửi 24 trước chiêu đãi, đồn từ xa đến gửi đoàn đến) Chuẩn bị thực đơn: Việc lựa chọn thực đơn xuất phát từ mục đích để khách ăn ngon miệng an toàn thực phẩm Nếu lựa chọn thực đơn không vị khách khơng an tồn bữa ăn coi thất bại - Kinh nghiệm mách bảo không áp đặt thực đơn cho đầu bếp không nên xuất phát từ sở thích cá nhân người để thực đơn Trước tiên cần tiếp thu gợi ý ăn mà đầu bếp quen thuộc ăn dễ thành cơng - Lưu ý chế độ ăn đặc biệt khách (nếu có) ăn cấm kỵ tôn giáo, chế độ ăn kiêng khem (Đạo Hồi kiêng thịt lợn, không uống rượu; Người Hindu không ăn thịt bò thờ tính linh thiêng bò; Đạo người Do Thái cấm thịt lợn động vật có vỏ cứng…) - Thông thường không nên phục vụ khách nước ngồi ăn dân tộc nước họ ăn khơng nấu ngon nước họ Nên có ăn dân tộc địa phương nước chủ nhà, nhiên, cần tránh độc đáo thịt rắn, chuột, rùa… Trong bữa tiệc có nhiều loại ăn Âu Á khác Nói chung chọn thực đơn tuỳ thuộc vào chủ tiệc Song bữa tiệc trang trọng thường theo trật tự sau: - Món khai vị: Tiệc đứng thường sandwich tổng hợp Tiệc ngồi đa dạng Việt Nam thường có nem loại, nộm bánh; - Món súp: Ở Châu Âu, xúp thường ăn sau khai vị Một số nước châu Á ăn vào cuối buổi Trung Quốc lại ăn hai loại súp khác bữa tiệc Xúp đựng bát đĩa sâu lòng Sau súp Món tuỳ nước, hai Nếu hai nên chế biến từ thịt, 1là hải sản Trong bữa tiệc sang trọng, hai người ta thường phục vụ cốc kem chanh nhỏ để tẩy mùi vị ăn trước Để quan tâm đến khách, ngồi vị khách chính, ta cần ý hỏi thêm ăn kiêng để phục vụ, kể người ăn chay Chuẩn bị đồ uống tiệc: Rượu bia đồ uống thiếu buổi tiệc (trừ bữa tiệc dành cho vị khách đến từ nước đạo Hồi Trong bữa tiệc này, khách khơng uống chủ khơng nên uống), không nên lạm dụng Trong bữa tiệc dù trang trọng hay bình dân khơng nên ép khách uống say Ta cần tuân theo tập quán định, tức nên biết khai vị nên uống loại rượu nào, bữa ăn nên dùng loại rượu vang đỏ hay trắng, loại cần ướp lạnh, loại khơng, sau bữa ăn nên dùng loại rượu Điều cần thiết không chứng tỏ chủ nhân người sành điệu mà hợp vị phép ăn uống * Dùng cho khai vị: có nhiều loại, dùng rượu whisky, loại rượu mạnh phổ biến Châu Âu, uống nguyên chất, thường rót 1/8 cốc lớn, pha thêm soda, đá (khoảng ¼ cốc lớn) Rượu GIN Anh Hà Lan, pha thêm tonic vài lát chanh thái mỏng, sâmbanh thứ dùng cho khai vị loại sang, dùng chiêu đãi Nguyên thủ, người đứng đầu Chính phủ hay Bộ trưởng Nói chung dùng buổi chiêu đãi trang trọng Ngoài ra, khai vị, khách uống loại đồ uống khác bia, nước ngọt, nước suối Tất phải rót cốc to * Rượu dùng bữa chính: tiệc ngồi, dùng chính, người ta thường khơng dùng loại rượu mạnh khai vị Whisky, GIN mà thông thường người ta dùng loại rượu vang đỏ vang trắng Vang đỏ dùng ăn thịt, vang trắng dùng ăn hải sản Rượu trắng VODKA, Mao đài Trung Quốc, rượu sâm Triều tiên rượu nếp ta dùng để chúc bắt đầu tiệc đứng tiệc ngồi, tiệc lớn tiệc nhỏ (chúc rượu bắt đầu sau dùng xong chính, trước chuyển sang tráng miệng Ở nước ta, buổi quốc tiệc, lời chúc rượu diễn văn đọc vào đầu buổi tiệc Trong giới ngoại giao, lời chúc rượu bắt đầu vào trước lúc ăn tráng miệng) Tuy nhiên, Sâm banh, sản xuất vào kỷ XIV tỉnh Sampagne, Pháp - loại rượu ngon, quí sử dụng rộng rãi, người ta sử dụng vào lúc nào, người ta thường dùng vào phút trang trọng buổi tiệc để chúc tụng khách * Rượu dùng sau bữa ăn: Trong bữa tiệc ngồi trang trọng, sau dùng tráng miệng xong, người ta thường mời khách dùng trà, café Lúc này, người ta thường mời khách loại rượu mạnh để tiêu cơm, người ta thường gọi rượu cho digestive Đó loại rượu có nồng độ cao Cognac (là loại rượu sản xuất từ nho, có độ mạnh vùng đất Cognac, thuộc quận Charante nơi sản xuất Sâmbanh (vì có mùi thơm đặc biệt nên người ta thường mời bạn bè chia tay để nhắc nhở người xa nhớ đến hương thơm rượu quê hương nên trở thành tập quán dùng rượu cognac để tiễn người xa) Ngoài rượu Cognac, người ta thường dùng loại XO, Remy Martin thường dùng cho digestive Tuy nhiên, Việt Nam, ta thường dùng loại rượu dùng ăn Đây theo thói quen Trong gặp gỡ bạn bè tuỳ sở thích, buổi tiệc thức lãnh đạo ta nên dùng loại rượu cho thời điểm thích hợp Trong buổi tiệc đứng việc sử dụng đồ uống tự hơn, theo ý thích Trang trí bàn tiệc Các bàn tiệc cần trang trí giống nhau, trừ bàn danh dự để tránh cảm tưởng chủ nhà phân loại khách Bàn tiệc phải trải khăn, khăn bàn phải vải trắng, phẳng, trải ngắn, lót lớp nỉ, vải dày bên cốc, chén vững chắc, phủ cách mặt đất vài cm, khăn bàn danh dự trải chấm đất Không trải khăn ni-lông, vải hoa Trên bàn tiệc nên trang trí vài cành lá, hoa tươi cho thêm đẹp đẽ, trước mặt khách bày bát hoa đẹp, lọ hoa cao để trước mặt khách, bắt đầu ăn phải đem chỗ khác để khỏi vướng khách Trang trí hoa yếu tố quan trọng bữa tiệc Hoa trang trí bàn tiệc thường theo mùa, khơng nên chọn loại hoa có mùi gắt làm hứng thú thưởng thức ăn Màu sắc nên ý Hoa không nên cắm cao che khuất nhân vật tham gia bữa tiệc Phòng chiêu đãi nên có lối rộng rãi, bàn ghế phải lau chùi sẽ, xếp thẳng Ghế ngồi không nên kê chật làm cho khách ngồi ăn không thoải mái khó cho người phục vụ Cần kiểm tra lại ghế xem có bị gãy, bị bửa lưng ghế khơng Phòng chiêu đãi phải trang hồng sang trọng; đèn phòng chiêu đãi phải đủ sáng khơng làm khách chói mắt Dụng cụ chiêu đãi phải lau chùi thật sẽ, không sứt mẻ Dụng cụ ăn, uống phải đầy đủ theo yêu cầu thực đơn: ăn cơm Âu cần thứ ăn cơm Á cần bát, đũa gì… Sắp xếp chỗ ngồi chiêu đãi (tiệc ngồi) phải tương xứng với cương vị khách Phải có sơ đồ bàn tiệc để phòng tiếp khách phải có người giúp khách tìm chỗ ngồi, tránh để khách đi lại lại tìm chỗ ngồi phòng chiêu đãi Phải cân nhắc thận trọng việc xếp chỗ ngồi xung quanh bàn tiệc Xếp không với cương vị khách thường làm cho khách khơng hài lòng, nhiều phản ứng 5 Tiếp đón khách: Trong hoạt động tiếp tân, chủ nhân đón khách lối vào phòng tiệc sảnh Đây hình thức biểu thị trọng thị thân tình chủ nhân khách Bên cạnh người chủ phải bố trí quan chức lễ tân hay cán đối ngoại người biết rõ danh sách khách mời để giới thiệu khách cho chủ nhân hoạt động lễ tân Sau phần lớn khách tới sau khách tới chủ nhân giao cho người thân cận đứng đón khách Còn người chủ tiệc đứng với khách danh dự hồ nhập vào đám đơng Tuy nhiên, chiêu đãi Nguyên thủ quốc gia Thủ tướng Chính phủ chủ nhân trực tiếp đón khách hạn chế, trừ trường hợp chiêu đãi nguyên thủ quốc gia người đứng đầu Chính phủ khác Còn chiêu đãi quốc khánh, năm Thứ trưởng Bộ Ngoại giao Vụ trưởng Vụ Lễ tân đứng đón khách Giới thiệu khách: Trong tiếp khách, vai trò chủ nhân phải tạo điều kiện cho khách dễ dàng làm quen với suốt buổi tiếp Do đó, chủ nhân phải có trách nhiệm giới thiệu khách với người, với khách tham dự Theo tập quán chung, người ta không giới thiệu nhân vật hàng đầu vua chúa, Tổng thống, Thủ tướng… với quan khách họ người tiếng Theo phép lịch sự, người ta thường giới thiệu nam, nữ cấp cấp (trừ nhân vật VIP trên) Nhìn chung giao tiếp, khơng có chủ nhân đó, thơng thường người đến sau tự giới thiệu với người đến trước Người tiếp người giới thiệu có nghĩa vụ giơ tay bắt Nhưng người phụ nữ thường chủ động đưa tay cho nam giới bắt Riêng khách người Hồi giáo cần phải ý Một số nước Iran Arập Saudia, nam nữ không bắt tay nên ta không chủ động bắt tay trước Trong buổi quốc yến, thí dụ buổi tiệc chào đón Nguyên thủ quốc gia hay người đứng đầu Chính phủ, số nước giữ tập quán hai vị Nguyên thủ hai Thủ tướng đứng bắt tay quan chức hai nước đến chào trước vào bàn tiệc theo danh sách cán lễ tân nước sở đọc với đầy đủ họ tên chức vụ Cũng có nơi, Nguyên thủ nước tự giới thiệu quan chức nước Có số nước Ngun thủ Thủ tướng tiếp ngắn Nguyên thủ Thủ tướng nước khách thăm với số nhân vật quan trọng phòng chờ trước sang phòng tiệc Đây nơi trao đổi tặng phẩm để ghi nhớ viếng thăm Tuy nhiên, hình thức trao đổi tặng phẩm đơn giản hoá cách trao qua đường lễ tân Quan tâm đến khách: chủ nhân cần có hình thức quan tâm đến khách mời Tuy nhiên, trường hợp, chủ nhân cần dành cho khách tham dự quan tâm đặc biệt, tránh để khách rơi vào tình trạng đơn độc, vị trí đặc biệt họ, khách mời thường có thái độ thận trọng khơng lại gần nhân vật quan trọng không phép họ bị vây quanh phóng viên người quen biết Bởi vậy, cần có nhân vật định rõ ràng, thường chủ nhân luôn với khách danh dự, tránh cho khách rơi vào tình khó xử tạo thuận lợi cho khách tiếp xúc với khách tham dự nhiều tốt Những cử quan tâm khơng việc làm lịch mà tạo thuận lợi cho giao tiếp hiểu ý nghĩa diện Cách sử dụng dụng cụ ăn uống bàn tiệc * Dụng cụ ăn thứ tự: Việc sử dụng dụng cụ ăn thường gây lúng túng cho người dự tiệc ăn theo kiểu Âu Đây điều dễ hiểu văn hố dân tộc khác người Việt Nam việc dùng đũa suốt bữa ăn, cho tất ăn trở thành q quen thuộc Còn việc sử dụng dụng cụ ăn Âu hạn hữu Tuy nhiên, việc xếp sử dụng dụng cụ ăn đơn giản theo lơ-gích: bắt đầu xa đĩa ăn kết thúc với sát đĩa ăn Khác với đôi đũa Việt Nam - dụng cụ ăn uống đa dạng gắp, rẽ, dằm, xé, cơm; giúp nối dài tay cần thiết Trong đó, dụng cụ ăn người phương Tây chuyên dụng, thứ việc Dao ăn bên tay phải điều xuất phát từ tục lệ dao bên mình, dù nhà hay ngồi – dao dụng cụ người du mục, dân lấy thịt Dao ln bên tay phải, đeo dao bên tay trái, động tác tự nhiên rút ra, đặt bên phải Nĩa xuất sau, chiếm chỗ lại bên tay trái * Cách cầm dao nĩa: Do dao xếp bên phải, nĩa bên trái nên người ta nghĩ tay trái cầm nĩa, tay phải cầm dao Thực cầm tay Tuy nhiên, xếp bàn tiệc, có cách cầm nĩa tay trái - kiểu Anh, tay phải - kiểu Pháp Cầm nĩa tay trái nĩa quay xuống Nếu cầm nĩa tay phải nĩa hướng lên - kiểu xúc thức ăn để đưa lên miệng người ta cầm nĩa tay phải để ăn thức ăn không cần phải cắt cá, trứng, đồ tráng miệng Do cầm nĩa tay phải cần thiết Khi không sử dụng dao, người ta đặt dao lên thành đĩa, lưỡi quay vào phía Khi kết thúc ăn, người ta đặt dao nĩa song song lòng đĩa Đây quy ước “tơi dùng xong ăn” tạo điều kiện thuận tiện cho người phục vụ Cũng dao, nĩa, ăn bánh mỳ, người ta dùng dao phét bơ, phía tay phải người ta đặt đĩa bơ dao phết bơ Phía tay trái - người ta đặt đĩa bánh mỳ Nước chấm (khi ăn nem) người ta đặt phía tay trái - cầm nĩa Đây điều người tổ chức bữa tiệc thực khách cần phải biết Giao tiếp chiêu đãi Chiêu đãi dịp tốt để tất người tham dự trao đổi, chuyện trò Thất tẻ nhạt buồn chán người ngại ngùng, giữ ý cởi mở bữa ăn Lời khuyên người dự chiêu đãi giữ vẻ tự nhiên giao tiếp với người ngồi gần Cố gắng tham gia vào đối thoại người bàn tiệc Muốn nói chuyện ăn, nên gác dao nĩa lên mép đĩa lớn Tuyệt đối không cần nĩa dao tay điệu nói chuyện Vừa ăn vừa nói chuyện từ tốn Tránh nói chuyện với thức ăn miệng Giao tiếp nào, trao đổi gì? Có nhiều chuyện để nói, ví dụ như: Khi đến nơi chiêu đãi cần đến chào chủ nhà cảm ơn lời mời Khi vào bàn tiệc, nên đến bắt tay chào hỏi người ngồi cạnh trước mặt mình, tự giới thiệu để làm quen Trong bữa ăn nói chuyện thời tiết, khí hậu, sở thích, ăn… Cần tránh sa vào chuyện trị phức tạp vấn đề gây tranh cãi Trong trường hợp gặp vấn đề gây tranh cãi đừng tham gia tìm cách lái câu chuyện sang chủ đề khác Cũng lúc đến, kết thúc tiệc, người mời cần đến chào, cảm ơn chủ nhà nói lời khen bữa ăn * Những điều cần biết mời dự chiêu đãi - Tìm hiểu chủ nhà ai, cấp nào, mục đích buổi chiêu đãi, thành phần dự tiệc…; - Có dự hay khơng dự tiệc (để chủ tiệc không bị động, lúng túng); - Có quy định trang phục cho buổi tiệc hay khơng; - Đến theo giấy mời (đặc biệt tiệc ngồi); - Tiệc ngồi thường có sơ đồ xếp bàn tiệc, trước vào phòng tiệc nên quan sát để nhận biết chỗ ngồi mình; - Khi ngồi xuống ghế lấy khăn ăn trải hai đùi, không cài khăn lên cổ áo hay thắt lưng Chỉ dùng khăn ăn để chấm thức ăn miệng không dùng lau mặt; - Tư ngồi: thẳng lưng cúi đầu ăn, không để cùi tay lên bàn; - Khi bắt đầu ăn, chờ cho chủ khách lấy thức ăn lấy cho - Đừng ăn uống chủ khách phát biểu; - Ngồi cạnh phụ nữ nên mời nhường phụ nữ lấy thức ăn trước Không dùng dụng cụ ăn để lấy thức ăn mời người khác, khơng ép uống rượu ăn mà người khác có ý khơng thích - Lấy thức ăn vừa phải, ăn hết mời lấy tiếp Nên ăn thữ ít, khơng nên ăn NHIỀU Q MỨC riêng - Trong ăn tránh nhai tóp tép; - Chuyển thức ăn sang bên phải Đừng lấy miếng thức ăn cuối đĩa Đừng yêu cầu phục vụ tiếp lần thứ cho ăn Nên ăn hết tất thứ có đĩa bạn - Muốn xỉa tăm phải dùng tay che miệng - Khi dự tiệc đứng, lấy thức ăn xong nên rời khỏi bàn, nhường chỗ cho người khác vào lấy thức ăn - Khi có việc cần phải sớm, nên gặp chủ nhà giải thích để thông cảm - Ngồi – nên ngồi gia chủ mời ngồi bạn hỏi - Nhiều gia đình cầu nguyện trước bữa ăn, bạn không theo đạo, yên lặng tôn trọng nghi lễ - Nếu bạn khơng ăn nào, cần chuyển sang cho người khác, gia chủ mời, trả lời "It looks good, but I think I won't have any thank you." - Cố gắng giữ bàn ăn khăn ăn Không vứt xương thứ khác lên bàn - Khơng nhổ Nếu bạn khơng nuốt thứ đó, dùng khăn ăn - Khơng ợ hơi, khơng húp sụp (súp, canh mỳ) - Khi thức ăn chuyển đến cho bạn, nhớ nói "Thank You." - Khơng với tay qua bàn để lấy thứ – rât bất lịch Hãy nhờ người gần đưa giúp Nếu bạn muốn khơng gần bạn, nói “Please pass the…” - Nếu bạn phải rời bàn tiệc chốc, nhớ nói "Excuse me for a moment, please." - Nếu gia chủ mời bạn bạn khơng quen, nhớ nói "Thank you It looks very good, but I'm not quite used to American food yet Maybe next time, thanks." - Không chạm vào mũi, tóc hay vào thức ăn bàn tiệc Thúy Anh tổng hợp ... biết Giao tiếp chiêu đãi Chiêu đãi dịp tốt để tất người tham dự trao đổi, chuyện trò Thất tẻ nhạt buồn chán người ngại ngùng, giữ ý cởi mở bữa ăn Lời khuyên người dự chiêu đãi giữ vẻ tự nhiên giao. .. Tuy nhiên, chiêu đãi Nguyên thủ quốc gia Thủ tướng Chính phủ chủ nhân trực tiếp đón khách hạn chế, trừ trường hợp chiêu đãi nguyên thủ quốc gia người đứng đầu Chính phủ khác Còn chiêu đãi quốc... xem có bị gãy, bị bửa lưng ghế khơng Phòng chiêu đãi phải trang hồng sang trọng; đèn phòng chiêu đãi phải đủ sáng khơng làm khách chói mắt Dụng cụ chiêu đãi phải lau chùi thật sẽ, không sứt mẻ Dụng