Chỗ ngồi trong tiệc chiêu đãi ngoại giao

* Một số điểm chú ý khi sắp xếp chỗ ngồi tại buổi tịêc:- Thông thường, ta đặt card de verre tại vị trí của tất cả khách đối với các đoàn khách quan trọng đòi hỏi nhiều nghi thức lễ tân;

Chiêu đãi ngoại giao

I Ý nghĩa: Mời khách dự tiệc là đỉnh điểm của xã giao, thể hiện sự tôn trọng của chủ đối

với khách, đồng thời là biểu hiện tốt nhất của mối quan hệ thân thiện, hòa hợp giữa hai bên

II Các loại tiệc: quốc tiệc (State banquet, State dinner), tiệc đứng (buffet dinner,

cocktail), tiệc ngồi (dinner), tiệc trà (tea party, hightea), tiệc trưa (luncheon), bữa ăn trưa làm việc (working lunch), bữa ăn tối làm việc (informal or working time) Gần đây có thêm một loại hình mới là Gala dinner

Để chuẩn bị cho một bữa tiệc, điều đầu tiên chúng ta phải lựa chọn hình thức tiệc nào cho thích hợp, kế đến là việc mời khách Mời khách là hành động thể hiện cương vị người chủ Nó bảo đảm mục tiêu cả cho sự thành công của hoạt động đó Bởi vậy, hành động mời cũng phải có một số nghi thức đặc trưng nhất định Người ta nói quà tặng không quan trọng mà cách cho như thế nào mới quan trọng Cũng vậy, tiệc to, tiệc nhỏ không quan trọng mà cách tổ chức, cách mời như thế nào mới quan trọng

III Một số cách sắp xếp tiệc ngồi:

* Hình chữ nhật

- Khách không có phu nhân

+ Xếp khách ngồi trước mặt chủ tiệc

+ Xếp những người khác theo số thứ tự xen kẽ giữa chủ và khách

- Khách có phu nhân

+ Xếp bà chủ ngồi trước mặt ông chủ, hoặc xếp ông khách ngồi trước mặt ông chủ

+ Xếp bà khách chính ngồi bên phải ông chủ, ông khách chính ngồi bên phải bà chủ

- Chiêu đãi có khách danh dự

+ Xếp khách danh dự ngồi bên phải chủ tiệc

+ Người khách chính ngồi bên phải chủ tiệc

* Hình chữ T

+ Xếp khách chính ngồi bên tay phải chủ nhà

* Hình chữ U

+ Xếp khách ngồi bên tay phải chủ nhà + Phiên dịch ngồi trước mặt chủ nhà

Hình chữ U

- Tường hợp có khách danh dự

+ Xếp khách danh dự ngồi trước chủ nhà + Khách chính ngồi bên tay phải chủ nhà

* Bàn tròn

- Trường hợp có khách danh dự

+ Xếp khách danh dự ngồi trước mặt ông chủ

+ Xếp ông khách chính ngồi bên tay phải ông chủ

- Xếp khách chính ngồi bên tay phải chủ nhà rồi xếp khách khác sang bên trái, bên phải chủ nhà Người ngồi trước mặt mặt chủ nhà là người có cấp bậc thấp

* Một số điểm chú ý khi sắp xếp chỗ ngồi tại buổi tịêc:

- Thông thường, ta đặt card de verre tại vị trí của tất cả khách đối với các đoàn khách quan trọng đòi hỏi nhiều nghi thức lễ tân;

- Thứ tự quan trọng tính từ chủ tiệc và khách chính trở đi;

- Nếu cùng cấp thì xếp người nhiều tuổi trước người ít tuổi, nữ xếp trước nam;

- Vợ chồng không ngồi cạnh nhau;

- Ghế chính thường được lùi ra hoặc vào sau một ít để khách có thể dễ nhận ra

IV Một số công tác chuẩn bị:

1 Giấy mời tiệc: Điều đầu tiên mà ta phải nghĩ đến là hình thức giấy mời Giấy mời khiến

cho người ta có trách nhiệm phải có mặt, giúp cho họ nhớ tới thời gian được mời và nó phân biệt người được mời và không được mời

Giấy mời phải đúng qui cách, đúng chức danh người mời, văn phong phải ngắn gọn, rõ ràng, trôi chảy, không có từ lặp lại Nội dung được thể hiện dưới dạng một câu duy nhất, không có dấu ngắt câu, có nghĩa là giấy mời được đọc liền một mạch Trong giấy mời cần đưa ra được những thông tin chính như sau: ai mời, mời ai, theo thể thức xã giao gì,

lý do mời, thời gian, địa điểm dự kiến tổ chức, trả lời bằng cách nào, trang phục và cách

đi tới đó ra sao (nếu là nơi ít người biết đến)

Giấy và mực in cũng cần lựa chọn cho thích hợp Loại lấy trắng, giòn, có độ dày vừa phải

và mực đen là loại thường được sử dụng rộng rãi nhất Các cơ quan nhà nước chính phủ và các doanh nghiệp lớn chỉ sử dụng hình thức đặc trưng của giới chính thức, khác với giới nghệ thuật có cách trình bày độc đáo riêng Giấy mời của các quan chức cấp cao, từ cấp Bộ trưởng trở lên hoặc của các Đại sứ có in thêm quốc huy

Giấy mời cần được chuyển sớm cho khách (gửi ít nhất là 24giờ trước khi chiêu đãi, nếu đoàn từ xa đến thì gửi ngay khi đoàn đến)

2 Chuẩn bị thực đơn: Việc lựa chọn thực đơn xuất phát từ mục đích để khách ăn ngon

miệng và an toàn về thực phẩm Nếu lựa chọn thực đơn không đúng khẩu vị khách hoặc

không an toàn thì bữa ăn đó coi như thất bại.

- Kinh nghiệm mách bảo không bao giờ được áp đặt thực đơn cho đầu bếp và không nên xuất phát từ sở thích cá nhân của một người nào đó để ra thực đơn Trước tiên cần tiếp thu những gợi ý về những món ăn mà đầu bếp quen thuộc hoặc những món ăn dễ thành công nhất

- Lưu ý những chế độ ăn đặc biệt của khách (nếu có) như những món ăn cấm kỵ tôn giáo, chế độ ăn kiêng khem (Đạo Hồi kiêng thịt lợn, không uống rượu; Người Hindu không ăn thịt bò do thờ tính linh thiêng của bò; Đạo người Do Thái cấm thịt lợn và động vật có vỏ cứng…)

- Thông thường không nên phục vụ khách nước ngoài những món ăn dân tộc của nước

họ bởi vì những món ăn đó sẽ không bao giờ được nấu ngon như ở nước họ Nên có những món ăn dân tộc hoặc địa phương của nước chủ nhà, tuy nhiên, cần tránh những món quá độc đáo như thịt rắn, chuột, rùa…

Trong bữa tiệc có nhiều loại món ăn Âu Á khác nhau Nói chung chọn thực đơn nào tuỳ thuộc vào chủ tiệc Song tại các bữa tiệc trang trọng thường theo trật tự sau:

- Món khai vị: Tiệc đứng thường là sandwich tổng hợp Tiệc ngồi có thể đa dạng hơn Việt Nam thường có nem các loại, nộm hoặc bánh;

- Món súp: Ở Châu Âu, món xúp thường ăn ngay sau món khai vị Một số nước châu Á

ăn vào cuối buổi Trung Quốc lại ăn hai loại súp khác nhau trong bữa tiệc Xúp có thể đựng trong bát hoặc đĩa sâu lòng

Sau món súp là món chính Món chính tuỳ từng nước, có thể là một hoặc hai món Nếu hai món thì nên là một món chế biến từ thịt, 1là hải sản Trong các bữa tiệc sang trọng, giữa hai món chính người ta thường phục vụ một cốc kem chanh nhỏ để tẩy mùi vị của món ăn trước Để quan tâm đến khách, ngoài các vị khách chính, ta cần chú ý hỏi thêm

ai ăn kiêng để phục vụ, kể cả những người ăn chay

3 Chuẩn bị đồ uống trong tiệc: Rượu bia là những đồ uống ít khi thiếu trong các buổi

tiệc (trừ những bữa tiệc dành cho các vị khách đến từ các nước đạo Hồi Trong các bữa tiệc này, nếu khách không uống thì chủ cũng không nên uống), nhưng không nên lạm dụng Trong các bữa tiệc dù trang trọng hay bình dân cũng không nên ép khách uống say Ta cần tuân theo những tập quán nhất định, tức là nên biết khi khai vị thì nên uống loại rượu nào, trong bữa ăn chính nên dùng loại rượu vang đỏ hay trắng, loại nào thì cần ướp lạnh, loại nào không, sau bữa ăn nên dùng loại rượu nào Điều đó rất cần thiết không chỉ chứng tỏ chủ nhân là người sành điệu mà còn hợp khẩu vị và đúng phép ăn uống

* Dùng cho khai vị: có nhiều loại, có thể dùng rượu whisky, loại rượu mạnh phổ biến ở Châu Âu, có thể uống nguyên chất, thường rót 1/8 cốc lớn, hoặc pha thêm soda, hoặc đá (khoảng ¼ cốc lớn) Rượu GIN của Anh hoặc Hà Lan, có thể pha thêm tonic và vài lát chanh thái mỏng, sâmbanh cũng là một thứ dùng cho khai vị loại sang, được dùng trong các cuộc chiêu đãi các Nguyên thủ, người đứng đầu Chính phủ hay các Bộ trưởng Nói chung là dùng trong buổi chiêu đãi trang trọng

Ngoài ra, khi khai vị, khách có thể uống các loại đồ uống khác như bia, nước ngọt, nước suối Tất cả đều phải rót ra cốc to

* Rượu dùng trong bữa chính: trong tiệc ngồi, khi dùng các món chính, người ta thường không dùng các loại rượu mạnh khai vị nữa như Whisky, GIN mà thông thường người ta dùng các loại rượu vang đỏ hoặc vang trắng Vang đỏ dùng khi ăn các món thịt, vang trắng dùng khi ăn hải sản Rượu trắng như VODKA, hoặc Mao đài của Trung Quốc, rượu sâm của Triều tiên hoặc rượu nếp mới của ta được dùng để chúc khi bắt đầu tiệc đứng hoặc tiệc ngồi, tiệc lớn cũng như tiệc nhỏ (chúc rượu có thể khi bắt đầu hoặc sau khi đã dùng xong món chính, trước khi chuyển sang món tráng miệng Ở nước ta, tại các buổi quốc tiệc, lời chúc rượu hoặc diễn văn được đọc vào đầu buổi tiệc Trong giới ngoại giao, lời chúc rượu bắt đầu vào trước lúc ăn tráng miệng) Tuy nhiên, Sâm banh, được sản xuất đầu tiên vào thế kỷ XIV tại tỉnh Sampagne, Pháp - là loại rượu ngon, quí được sử dụng rộng rãi, người ta có thể sử dụng vào bất cứ lúc nào, và người ta thường dùng vào giờ phút trang trọng nhất của buổi tiệc để chúc tụng khách

* Rượu dùng sau bữa ăn: Trong các bữa tiệc ngồi trang trọng, sau khi dùng tráng miệng xong, người ta thường mời khách dùng trà, café Lúc này, người ta thường mời khách các loại rượu mạnh để tiêu cơm, người ta thường gọi là rượu cho digestive Đó là các loại rượu có nồng độ cao như Cognac (là loại rượu sản xuất từ nho, có độ mạnh tại vùng đất Cognac, thuộc quận Charante cũng là nơi sản xuất ra Sâmbanh (vì có mùi thơm đặc biệt nên người ta thường mời bạn bè khi chia tay để nhắc nhở người đi xa luôn nhớ đến hương thơm của rượu quê hương nên dần dần trở thành tập quán dùng rượu cognac để tiễn người sắp đi xa)

Ngoài rượu Cognac, người ta thường dùng các loại XO, Remy Martin cũng thường được dùng cho digestive Tuy nhiên, ở Việt Nam, ta thường dùng cả các loại rượu này trong khi dùng các món ăn chính Đây là theo thói quen Trong các cuộc gặp gỡ bạn bè thì tuỳ

sở thích, nhưng trong các buổi tiệc chính thức của lãnh đạo ta nên dùng các loại rượu cho đúng thời điểm thích hợp

Trong các buổi tiệc đứng thì việc sử dụng đồ uống có thể tự do hơn, theo ý thích

4 Trang trí bàn tiệc

Các bàn tiệc cần trang trí giống nhau, trừ bàn danh dự để tránh cảm tưởng chủ nhà phân loại khách

Bàn tiệc phải được trải khăn, khăn bàn phải là vải trắng, được là phẳng, trải ngay ngắn, nếu có thể lót một lớp nỉ, dạ hoặc vải dày bên dưới để cho cốc, chén vững chắc, được phủ cách mặt đất vài cm, khăn bàn danh dự được trải chấm đất Không trải khăn ni-lông, vải hoa

Trên bàn tiệc nên trang trí một vài cành lá, hoa tươi cho thêm đẹp đẽ, trước mặt khách chính có thể bày bát hoa đẹp, nếu là lọ hoa cao để trước mặt khách, khi bắt đầu ăn phải đem đi chỗ khác để khỏi vướng khách Trang trí hoa là một yếu tố quan trọng trong bữa tiệc Hoa trang trí bàn tiệc thường theo mùa, nhưng không nên chọn loại hoa có mùi quá gắt làm mất sự hứng thú thưởng thức món ăn Màu sắc nên chú ý Hoa không nên cắm cao che khuất những nhân vật tham gia bữa tiệc

Phòng chiêu đãi nên có lối đi rộng rãi, bàn ghế phải được lau chùi sạch sẽ, sắp xếp ngay thẳng Ghế ngồi không nên kê chật quá làm cho khách ngồi ăn không được thoải mái và

khó cho người phục vụ Cần kiểm tra lại ghế xem có bị gãy, bị bửa lưng ghế ra không Phòng chiêu đãi phải được trang hoàng sang trọng; đèn trong phòng chiêu đãi phải đủ sáng nhưng không làm khách chói mắt

Dụng cụ chiêu đãi phải được lau chùi thật sạch sẽ, không sứt mẻ Dụng cụ ăn, uống phải đầy đủ theo yêu cầu của thực đơn: ăn cơm Âu cần những thứ gì và ăn cơm Á cần những bát, đũa gì…

Sắp xếp chỗ ngồi trong chiêu đãi (tiệc ngồi) phải tương xứng với cương vị của khách Phải có sơ đồ bàn tiệc để trong phòng tiếp khách hoặc phải có người giúp khách tìm chỗ ngồi, tránh để khách đi đi lại lại tìm chỗ ngồi trong phòng chiêu đãi Phải cân nhắc và thận trọng trong việc sắp xếp chỗ ngồi xung quanh bàn tiệc Xếp không đúng với cương

vị của khách thường làm cho khách không hài lòng, nhiều khi phản ứng

5 Tiếp đón khách:

Trong các hoạt động tiếp tân, chủ nhân bao giờ cũng đón khách ở lối ra vào phòng tiệc hoặc tại sảnh Đây là một hình thức biểu thị sự trọng thị và thân tình nhất của chủ nhân đối với khách Bên cạnh người chủ chỉ phải bố trí một quan chức lễ tân hay cán bộ đối ngoại - người biết rõ danh sách khách mời để giới thiệu khách cho chủ nhân của hoạt động lễ tân đó Sau khi phần lớn khách đã tới và nhất là sau khi khách chính tới thì chủ nhân có thể giao cho một người thân cận nào đó đứng đón khách Còn người chủ tiệc sẽ đứng với khách danh dự hoặc hoà nhập vào đám đông Tuy nhiên, đối với cuộc chiêu đãi của Nguyên thủ quốc gia hoặc Thủ tướng Chính phủ thì chủ nhân trực tiếp đón khách là rất hạn chế, trừ trường hợp chiêu đãi một nguyên thủ quốc gia hoặc người đứng đầu Chính phủ khác Còn các cuộc chiêu đãi như nhân dịp quốc khánh, năm mới thì do một Thứ trưởng Bộ Ngoại giao hoặc đôi khi là Vụ trưởng Vụ Lễ tân đứng đón khách

6 Giới thiệu khách: Trong một cuộc tiếp khách, vai trò của chủ nhân là phải tạo điều

kiện cho khách dễ dàng làm quen với nhau trong suốt buổi tiếp Do đó, chủ nhân phải có trách nhiệm giới thiệu khách với mọi người, nhất là với khách tham dự Theo tập quán chung, người ta không giới thiệu những nhân vật hàng đầu như vua chúa, Tổng thống, Thủ tướng… với quan khách vì họ là người nổi tiếng Theo phép lịch sự, người ta thường giới thiệu nam, nữ cấp dưới và cấp trên (trừ các nhân vật VIP trên) Nhìn chung trong các cuộc giao tiếp, nếu không có chủ nhân ở đó, thông thường thì người đến sau tự giới thiệu với người đến trước Người tiếp và người được giới thiệu đều có nghĩa vụ giơ tay

ra bắt Nhưng người phụ nữ thường chủ động đưa tay cho nam giới bắt Riêng đối với khách là người Hồi giáo cần phải chú ý Một số nước như Iran và Arập Saudia, nam nữ không bắt tay nhau nên ta không chủ động bắt tay trước

Trong các buổi quốc yến, thí dụ buổi dạ tiệc chào đón Nguyên thủ quốc gia hay người đứng đầu Chính phủ, ở một số nước vẫn giữ tập quán hai vị Nguyên thủ hoặc hai Thủ tướng đứng bắt tay quan chức hai nước đến chào trước khi vào bàn tiệc theo danh sách

do một cán bộ lễ tân tại nước sở tại đọc với đầy đủ họ tên và chức vụ Cũng có nơi, Nguyên thủ của một nước tự giới thiệu quan chức của nước mình Có một số nước Nguyên thủ hoặc Thủ tướng tiếp ngắn Nguyên thủ hoặc Thủ tướng nước khách thăm cùng với một số nhân vật quan trọng trong một phòng chờ trước khi sang phòng tiệc Đây cũng chính là nơi trao đổi tặng phẩm để ghi nhớ một cuộc viếng thăm Tuy nhiên, hình thức trao đổi tặng phẩm này đang được đơn giản hoá bằng cách trao qua đường lễ

7 Quan tâm đến khách: chủ nhân cần có hình thức quan tâm đến khách mời Tuy

nhiên, trong mọi trường hợp, chủ nhân cần dành cho khách tham dự sự quan tâm đặc biệt, tránh để khách rơi vào tình trạng đơn độc, vì do vị trí đặc biệt của họ, các khách mời thường có thái độ thận trọng không lại gần các nhân vật quan trọng nếu không được phép hoặc họ bị vây quanh bởi các phóng viên hoặc những người đã quá quen biết Bởi vậy, cần có một nhân vật được chỉ định rõ ràng, thường là chủ nhân luôn luôn đi cùng với khách danh dự, tránh cho khách rơi vào những tình huống khó xử hoặc tạo thuận lợi cho khách tiếp xúc với khách tham dự càng nhiều càng tốt Những cử chỉ quan tâm đó không chỉ là một việc làm lịch sự mà còn tạo thuận lợi cho sự giao tiếp và hiểu đúng ý nghĩa của

sự hiện diện đó

8 Cách sử dụng dụng cụ ăn uống trong bàn tiệc

* Dụng cụ ăn và thứ tự:

Việc sử dụng dụng cụ ăn thường gây ra lúng túng cho những người dự tiệc khi ăn theo kiểu Âu Đây cũng là điều dễ hiểu vì văn hoá của mỗi dân tộc mỗi khác và đối với mỗi người Việt Nam việc dùng đũa trong suốt bữa ăn, cho tất cả các món ăn đã trở thành quá quen thuộc Còn việc sử dụng dụng cụ ăn Âu thì rất hạn hữu Tuy nhiên, việc sắp xếp và

sử dụng các dụng cụ ăn rất đơn giản và theo lô-gích: bắt đầu bằng những cái xa đĩa ăn nhất và kết thúc với những cái sát đĩa ăn nhất Khác với đôi đũa Việt Nam - dụng cụ ăn uống rất đa dạng như gắp, rẽ, dằm, xé, và cơm; và giúp nối dài tay khi cần thiết Trong khi đó, dụng cụ ăn của người phương Tây rất chuyên dụng, thứ nào việc nấy Dao ăn luôn ở bên tay phải - điều này xuất phát từ tục lệ dao luôn ở bên mình, dù ở trong nhà hay ở ngoài – và dao là dụng cụ đầu tiên của người du mục, của dân lấy thịt là chính Dao luôn ở bên tay phải, ngay cả khi đeo dao bên tay trái, động tác tự nhiên là rút ra, đặt bên phải Nĩa xuất hiện sau, chiếm chỗ còn lại bên tay trái

* Cách cầm dao nĩa:

Do dao xếp bên phải, nĩa ở bên trái nên người ta nghĩ rằng tay trái cầm nĩa, tay phải cầm dao Thực ra cầm tay nào cũng được Tuy nhiên, cũng như xếp bàn tiệc, cũng có cách cầm nĩa tay trái - kiểu Anh, tay phải - kiểu Pháp Cầm nĩa tay trái thì răng nĩa quay xuống dưới Nếu cầm nĩa tay phải thì răng nĩa hướng lên trên - kiểu như xúc thức ăn để đưa lên miệng và người ta cầm nĩa tay phải để ăn các thức ăn không cần phải cắt như cá, trứng,

đồ tráng miệng Do vậy chỉ cầm nĩa ở tay phải khi cần thiết

Khi không sử dụng dao, người ta đặt dao lên thành đĩa, lưỡi quay vào phía trong Khi kết thúc một món ăn, người ta đặt dao và nĩa song song trong lòng đĩa Đây là quy ước “tôi

đã dùng xong món ăn” tạo điều kiện thuận tiện cho người phục vụ

Cũng như dao, nĩa, khi ăn bánh mỳ, người ta dùng dao phét bơ, do vậy phía tay phải người ta đặt đĩa bơ và dao phết bơ Phía tay trái - người ta đặt đĩa bánh mỳ Nước chấm (khi ăn nem) người ta đặt ở phía tay trái - cầm nĩa Đây là điều người tổ chức bữa tiệc và thực khách cũng cần phải biết

9 Giao tiếp trong chiêu đãi

Chiêu đãi là một dịp tốt để tất cả mọi người tham dự trao đổi, chuyện trò Thất tẻ nhạt và buồn chán khi mọi người đều ngại ngùng, giữ ý và ít cởi mở trong bữa ăn Lời khuyên đối