Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng thu thập và xử lý thông tin góp phần thực hiện tốt nhiệm vụ chuyên môn và hoạt động chung của trường THPT bắc sơn

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THANH HÓA TRƯỜNG THPT BẮC SƠN SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG THU THẬP VÀ XỬ LÝ THƠNG TIN GĨP PHẦN THỰC HIỆN TỐT NHIỆM VỤ CHUN MÔN VÀ HOẠT ĐỘNG CHUNG CỦA TRƯỜNG THPT BẮC SƠN, HUYỆN NGỌC LẶC, TỈNH THANH HÓA” Người thực hiện: Trần Doãn Cương Chức vụ: TKHĐ, TTCM SKKN thuộc lĩnh vực: Khác THANH HOÁ, NĂM 2019 MỤC LỤC Mục Nội Dung MỤC LỤC 1.1 1.2 1.3 1.4 2.1 2.2 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Mục đích nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu: Phương pháp nghiên cứu: NỘI DUNG CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM Cơ sở lý luận Vai trị thơng tin hoạt động nhà trường Các loại thông tin nguồn, kênh thông tin liên quan phục vụ hoạt động nhà trường Thực trạng thu thập xử lý thông tin hoạt động nhà trường THPT Bắc Sơn, huyện Ngọc Lặc Giải pháp nâng cao chất lượng thu thập xử lý thông tin hoạt động nhà trường Trường THPT Bắc Sơn, huyện Ngọc Lặc Giải pháp 1: Nâng cao nhận thức kỹ thu thập, xử lý thông tin cho thành viên nhà trường tầm quan trọng thông tin phục vụ hoạt động chuyên môn nhà trường Giải pháp 2: Đảm bảo quy trình kỹ thu thập, xử lý thông tin phục vụ hoạt động nhà trường Giải pháp 2: Tiếp tục đa dạng hóa hình thức thu thập xử lý thông tin phục vụ hoạt động lãnh đạo, quản lý Giải pháp 4: Tạo điều kiện nguồn kinh phí, xây dựng tốt sở vật chất phục vụ công tác thu thập xử lý thông tin làm tốt công tác thi đua khen thưởng Hiệu việc thực giải pháp KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ TÀI LIỆU THAM KHẢO 2.3 2.4 2.5 2.5.1 2.5.2 2.5.3 2.5.4 2.6 DANH MỤC SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM ĐÃ ĐƯỢC HỘI ĐỒNG SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM NGÀNH GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HUYỆN, TỈNH VÀ CÁC CẤP CAO HƠN XẾP LOẠI TỪ C TRỞ LÊN Trang 2 3 4 12 12 13 15 16 16 18 19 20 MỞ ĐẦU 1.1 Lý chọn đề tài: Trong nghiệp CNH, HĐH nước ta nay, với việc đẩy mạnh phát triển kinh tế tri thức, thông tin ngày trở thành nhu cầu quan trọng, có ý nghĩa định chiến lược “đi tắt, đón đầu” Đảng Nhà nước ta đề Chính vậy, thơng tin có ý nghĩa vơ quan trọng hoạt động đơn vị nói riêng đời sống xã hội nói chung Việc tiếp nhận, xử lý thơng tin phong phú đa dạng, trình độ xử lý thơng tin cao, hiệu hoạt động nâng lên Do đó, việc tiếp cận nguồn thơng tin kịp thời xác hoạt động yêu cầu mang tính tất yếu cấp thiết Đối với hoạt động dạy học nhà trường, thơng tin có vai trị đặc biệt quan trọng; “dạy - học” trình tác động qua lại người dạy người học, người dạy giữ vai trị định hướng, dẫn dắt, truyền đạt thơng tin, tri thức, cịn người học tích cực, chủ động để chiếm lĩnh thơng tin, tri thức; nhà trường cần có thơng tin để đề chủ trương, kế hoạch chiến lược, kế hoạch ngắn hạn; đạo thực nhiệm vụ giáo dục nhà trường; cịn thầy giáo cần thơng tin để phục vụ hoạt động dạy học, giáo dục (lựa chọn phương pháp giảng dạy, lựa chọn thông tin bổ sung soạn bài, phương pháp kiểm tra đánh giá nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu tình hình mới…); nhà trường thường xuyên tiếp nhận xử lý thông tin từ chủ trương, đường lối Đảng; sách, pháp luật nhà nước; ý kiến đạo cấp trên; yếu tố môi trường xung quanh, ý kiến phụ huynh học sinh phối hợp đơn vị, địa phương,…; sở để thực hoạt động dạy-học; giáo dục đạt hiệu tốt nhất; đồng thời, nhờ có thơng tin tác động qua lại với hoạt động giúp trình điều hành, phối hợp thực nhiệm vụ giáo dục hiêu Vì vậy, việc thu thập, xử lý, đánh giá, sử dụng thơng tin có hiệu yêu cầu tất yếu hoạt động giảng dạy nói riêng hoạt động nhà trường nói chung Bản thân tơi giáo viên Trường THPT Bắc Sơn, phân công nhiệm vụ thư ký hội đồng nhà trường, TTCM - vị trí góp phần quan trọng vào q trình thu thập xử lý thơng tin phục vụ hoạt động chuyên môn nhà trường Qua trình thực nhiệm vụ năm học vừa qua vận dụng biện pháp, giải pháp nhằm thực thiện tốt nhiệm vụ giao hoạt động người Thư ký HĐ nhà trường Tôi xin nêu số giải pháp, biện pháp thực hiệu nhà trường THPT Bắc Sơn để đồng nghiệp tham khảo qua sáng kiến kinh nghiệm “Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng thu thập xử lý thơng tin góp phần thực tốt nhiệm vụ chuyên môn hoạt động chung Trường THPT Bắc Sơn, huyện Ngọc Lặc, tỉnh Thanh Hóa” 1.2 Mục đích nghiên cứu: - Bổ sung thêm cho phận phụ trách, thành viên nhà trường kiến thức, tầm quan trọng công tác xử lý thông tin nhà trường, nắm thêm kiến thức, kỹ công tác thu thập xử lý thông tin; biết nguyên nhân hậu việc thu tập xử lý không tốt thông tin gây - Góp phần giúp hoạt động nhà trường ngày đạt hiệu cao Thực thắng lợi nhiệm vụ chung ngành, địa phương giao cho Đưa vị nhà trường ngày lên 1.3 Đối tượng nghiên cứu: - Tìm hiểu kiến thức, kỹ công tác thu thập xử lý thông tin hoạt động nhà trường, nguyên nhân, hậu việc thu tập xử lý không tốt thông tin gây - Các giải pháp thực thu thập xử lý thông tin hoạt động nhà trường 1.4 Phương pháp nghiên cứu: - Phương pháp điều tra khảo sát thực tế: Là người thực trực tiếp phối hợp với phận, đoàn thể để thực nội dung liên quan đến công tác thu thập xử lý thông tin hoạt động qua năm học vừa qua - Phương pháp thống kê, xử lí số liệu: Thống kê, phân tích số liệu để đánh giá mức độ hồn thành cơng việc thơng qua hoạt động nhà trường theo kế hoạch đề - Phương pháp tìm kiếm thơng tin mạng internet: Tơi tìm kiếm thơng tin trang mạng Internet để có sở đề xuất thực giải pháp NỘI DUNG CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM 2.1 Cơ sở lý luận: 2.1.1 Khái niệm nguồn thông tin Thông tin tất kiện, việc, ý tưởng, phán đoán làm tăng thêm hiểu biết người Thơng tin hình thành q trình giao tiếp: người nhận thơng tin trực tiếp từ người khác thông qua phương tiện thông tin đại chúng, từ ngân hàng liệu từ tất tượng quan sát môi trường xung quanh [1] 2.1.2 Khái niệm thu thập thông tin Thu thập thơng tin q trình trao đổi, thu nhận thơng điệp hữu ích cho tổ chức, cá nhân có nhu cầu thơng tin Q trình thu thập thông tin theo ba cấp độ khác nhau: Thông tin cá nhân, thơng tin nhóm, thơng tin tổ chức Mỗi cấp độ có vấn đề thơng tin khác mức độ thất thơng tin khác [2] 2.1.3 Khái niệm xử lý thơng tin Xử lý thơng tin q trình giải mã, lựa chọn, tiếp nhận sử dụng thông điệp thu phục vụ cho hoạt động quan, tổ chức địa phương [3] Trong đơn vị trường học, truyền đạt thông điệp, tin tức có liên quan đến hệ thống quản lý văn đạo cụ thể để thực nhiệm vụ năm học công văn hướng dẫn nhiệm vụ giáo dục Sở GD&ĐT, UBND huyện, tỉnh nhà trường, hướng dẫn thực phong trào thi đua, định phân công nhiệm vụ cho ban chuyên môn, tổ chuyên môn, môn hiệu trưởng nhà trường, kế hoạch thực công việc ban, phận; báo cáo đoàn thể, tổ chức, tổ chuyên môn, giáo viên chủ nhiệm lên ban giám hiệu; mệnh lệnh, thơng báo miệng Hiệu trưởng đến phận, ban, thầy cô giáo, đến học sinh báo cáo phản hồi miệng theo chiều ngược lại… Trong trình thơng tin tác động qua lại hai chiều có tiếp nhận (đọc, nghe) để từ xử lý thông tin báo cáo kết ngược lại Tất hoạt động nhằm mục đích nâng cao hiệu dạy-học nhà trường 2.2 Vai trị thơng tin hoạt động nhà trường 2.2.1 Thông tin vừa đối tượng, vừa nguyên liệu đầu vào, vừa hình thức thể sản phẩm lao động hoạt động nhà trường nói chung; hoạt động phận nói riêng Trong hoạt động nhà trường, đưa chủ trương, chiến lược, kế hoạch hoạt động tổ chức thực hoạt động phải thực khâu như: dự báo, kế hoạch thực hiện, cách thức tổ chức, đạo, điều chỉnh, kiểm tra, giám sát đánh giá…, trước hết đều phải thu thập, xử lý thông tin Các liệu thông tin báo cáo, thị, liệu thực tế coi đối tượng mà người cán phải xử lý hàng ngày Đây nguyên liệu đầu vào mà tất nhà lãnh đạo nhà trường, phận giáo viên phải tìm hiểu, nghiên cứu vận dụng để thực nhiệm vụ giáo dục nhằm đưa hoạt động giáo dục đạt kết cao đáp ứng yêu cầu xã hội Cụ thể: thơng tin có giúp nhà lãnh đạo, quản lý đề chủ trương, kế hoạch hoạt động phù hợp với tình hình đơn vị; đạo hiệu nội dung hoạt động tổ chức, đồn thể, phận; thơng tin có giúp giáo viên lựa chọn phương pháp giảng dạy, phương pháp kiểm tra đánh giá, bổ sung thông tin mới, thực tế vào nội dung dạy … Chính vậy, thơng tin ví hệ thống tuần hồn, hệ thống thần kinh công tác lãnh đạo, quản lý hoạt động nhà trường 2.2.2 Thông tin gắn liền với hiệu điều hành kết thực Thông tin chất keo đặc biệt gắn kết phận tổ chức lại với nhau; yếu tố giúp trì thống mục đích hành động tổ chức Bất hoạt động muốn thực phải sử dụng thông tin phương tiện, công cụ để đạo, điều chỉnh, kiểm tra, giám sát… nhằm đưa kết hoạt động đạt mức cao 2.2.3 Thông tin có giá trị ngày cao, đóng góp ngày nhiều vào kết hoạt động nhà trường Trong thời đại thông tin nay, giá trị thông tin ngày tăng cao Người lãnh đạo, quản lý biết trước, biết nhiều nguồn thông tin để giải pháp đắn, sát với tình hình thực tế điều hành hoạt động nhà trường Người giáo viên nắm nhiều thông tin giúp thích ứng điều chỉnh việc giảng dạy, nâng cao trình độ thân Tất điều giúp hoạt động nhà trường đạt hiệu cao; vị thế, uy tín nhà trường nâng lên; phụ huynh học sinh tin tưởng vào học nhà trường 2.3 Các loại thông tin nguồn, kênh thông tin liên quan phục vụ hoạt động nhà trường 2.3.1 Các loại thông tin cần thu thập, xử lý phục vụ hoạt động nhà trường - Thông tin lý luận chung: học thuyết, quan điểm, trào lưu trị… - Thơng tin pháp lý: đường lối, chiến lược, sách, chủ trương Đảng Nhà nước có liên quan đến lĩnh vực giáo dục - Thơng tin tình hình kinh tế, trị văn hố, xã hội địa phương, huyện, tỉnh có liên quan đến giáo dục như: chiến lược phát triển giáo dục huyện, tỉnh, quy hoạch phát triển ngành nghề, nguồn nhân lực … - Thông tin việc triển khai, thực công việc theo định phân cơng đồn thể, ban, tổ chuyên môn giáo viên báo cáo lên kết thực công việc giao, nảy sinh cần điều chỉnh, có ý kiến đạo ban giám hiệu… - Thông tin yêu cầu, nguyện vọng, đề đạt đoàn thể, tổ chức, tổ chuyên môn, giáo viên, phụ huynh nhân dân cần xem xét, giải - Thông tin từ dư luận xã hội, địa phương, cấp đánh giá hoạt động nhà trường 2.3.2 Những nguồn, kênh thông tin phục vụ hoạt động lãnh đạo, quản lý nhà trường - Kênh thông tin từ văn đạo, hướng dẫn cấp vừa ban hành văn ban hành hiệu lực pháp lý - Các văn có tính pháp lý hướng dẫn thu thập xử lý thông tin nhà nước, nghành giáo dục + Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ban hành ngày 08/04/2004 Chính phủ cơng tác văn thư + Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư + Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Luật lưu trữ + Công văn số 2959/BNV-VTLTNN ngày 17 tháng năm 2012 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn triển khai thi hành Luật Lưu trữ + Nghị định số 01/2013/NĐ-CP 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ: Quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ + Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng năm 2015 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng + Thông tư số 01/TT-BNV ngày 01/01/2011 Bộ trưởng Bộ Nội vụ thể thức trình bày văn - Kênh thông tin từ số liệu báo cáo như: Các báo cáo tình hình thực cơng việc giao từ tổ chức đồn thể, tổ chun mơn, giáo viên Số liệu báo cáo chất lượng đầu vào, đầu nhà trường … - Kênh thông tin từ quan có liên quan như: phịng giáo dục, phòng ban khác quan ủy ban huyện, địa phương phối hợp giải công việc chung liên quan đến công tác giáo dục - Kênh thông tin từ họp, giao ban như: Các thông tin từ phụ huynh học sinh thông qua họp nhà trường với phụ huynh học sinh; thông tin đề xuất đề đạt cán giáo viên họp nhà trường… - Kênh thông tin từ phương tiện thông tin đại chúng báo chí, truyền hình, đài phát - Kênh thông tin phản ánh qua điện thoại, đơn thư, thư điện tử, hộp thư góp ý nhà trường 2.4 Thực trạng thu thập xử lý thông tin hoạt động nhà trường THPT Bắc Sơn, huyện Ngọc Lặc 2.4.1 Đặc điểm tình hình chung đơn vị trường THPT Bắc Sơn 2.4.1.1 Tình hình chung: Trường THPT Bắc Sơn, huyện Ngọc Lặc trường THPT công lập trực thuộc quản lý Sở GD&ĐT Thanh Hóa Thành lập vào ngày 26/5/2006 theo Quyết định số 1472 UBND tỉnh Thanh Hoá Trường THPT Bắc Sơn thành lập đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ giáo dục huyện tình hình Nằm địa bàn vùng miền núi đặc biệt khó khăn tỉnh Thanh Hóa, cịn gặp nhiều khó khăn, song thầy, cô giáo học sinh nhà trường không ngừng nỗ lực, phấn đấu hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ giao, trọng nâng cao chất lượng giáo dục, góp phần đáng kể vào nghiệp trồng người huyện Ngọc Lặc, tỉnh Thanh Hóa 2.4.1.2 Nhiệm vụ nhà trường thực theo điều lệ nhà trường THPT - Tổ chức giảng dạy, học tập hoạt động giáo dục khác đạt chất lượng theo mục tiêu, chương trình giáo dục phổ thơng Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành Công khai mục tiêu, nội dung hoạt động giáo dục, nguồn lực tài chính, kết đánh giá chất lượng giáo dục - Quản lí CB, GV, nhân viên học sinh theo quy định pháp luật - Tuyển sinh tiếp nhận học sinh; vận động học sinh đến trường; quản lý học sinh theo quy định Bộ Giáo dục Đào tạo - Thực kế hoạch phổ cập giáo dục phạm vi phân công - Huy động, quản lý, sử dụng nguồn lực cho hoạt động giáo dục Phối hợp với gia đình học sinh, tổ chức cá nhân hoạt động giáo dục - Quản lý, sử dụng bảo quản sở vật chất, trang thiết bị theo quy định Nhà nước - Tổ chức cho giáo viên, nhân viên, học sinh tham gia hoạt động xã hội - Thực kiểm định chất lượng giáo dục - Thực nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định pháp luật 2.4.1.3 Về cấu tổ chức máy nhà trường - Chi bộ: Tổng số đảng viên: 26 đồng chí; Cấp ủy: 03 đồng chí - Ban Giám hiệu: Gồm 02 đồng chí - Cơng Đồn nhà trường: Tổng số cơng đồn viên: 42 đồng chí, với tổ cơng đồn; Ban chấp hành cơng đồn gồm 05 đồng chí - Đồn TNCS Hồ Chí Minh nhà trường: Số lượng 17 chi đoàn học sinh; 01 chi đoàn giáo viên; Ban Chấp hành Đoàn trường: 15 đồng chí; Ban Thường vụ Đồn trường: 05 đồng chí - Tổ chun mơn: 05 tổ (Tổ Tốn - Tin; Tổ Lí - Cơng nghệ; Tổ Hóa Sinh - Công nghệ: Tổ Văn - Địa - GDCD; Tổ Sử - Ngoại ngữ - TDQPAN) - Tổ hành - Văn phịng: Gồm người Trong có 01 đồng chí phụ trách cơng tác văn thư, lưu trữ - Hội đồng trường: Gồm có 11 đồng chí - Các ban gồm có: Ban Chun mơn; Ban sở vật chất; Ban Lao động hướng nghiệp; Ban Nề nếp; Ban nữ công; Ban nội trú - Cơ cấu học sinh dân tộc thiểu số gần 93%; Học sinh nữ gần 51% 2.4.2 Kết đạt đơn vị trường THPT Bắc Sơn hoạt động thu thập xử lý thông tin Hoạt động thu thập xử lý thơng tin giúp nhà trường có định hướng chiến lược dài hạn, ngắn hạn phù hợp với phát triển thực nhiệm vụ giao Trong năm qua hoạt động thu thập, xử lý thông tin nhà trường đạt kết sau: - Các thông tin thu thập đa dạng hóa thơng qua nhiều kênh nguồn khác nhau; phận văn phịng, thư ký hội đồng giáo dục thường nơi có khả tập hợp cung cấp thông tin nhiều cho cán lãnh đạo quản lý giáo viên trường ví dụ như: văn bản, kế hoạch, định, thông tin dư luận; đạo cấp trên, báo cáo cấp dưới; phản ánh phụ huynh, học sinh ; từ đó, giúp cán chủ chốt giáo viên có thơng tin phục vụ cho hoạt động chuyên môn nhằm đạt hiệu cao q trình dạy-học - Việc phân cơng, phân cấp, giao trách nhiệm phận trực tiếp thu thập xử lý thông tin tương đối rõ ràng, đó: + Những nguồn thơng tin phận văn phịng nhà trường phụ trách, bao gồm: cơng văn đến; văn đạo, hướng dẫn cấp vừa ban hành văn ban hành cịn hiệu lực pháp lý, hồ sơ cơng việc, tài liệu đơn vị tài liệu lưu trữ kho lưu trữ nhà trường; thông tin qua báo, tạp chí, ấn phẩm định kỳ Thu thập thông tin qua buổi họp, qua điện thoại, qua hộp thư góp ý, trao đổi trực tiếp với người có thơng tin Thu thập thơng tin qua mạng nội đơn vị mạng Internet Qua khảo sát thực tế đơn vị, tơi thấy hình thức thu thập thông tin qua văn sử dụng nhiều thường xuyên Do văn công cụ quản lý, sử dụng rộng rãi, phổ biến hoạt động trao đổi thông tin quan đơn vị với Các văn có nội dung rõ ràng, mạch lạc mang lại thơng tin chất lượng, có độ tin cậy cao, thông tin cụ thể, dễ tiếp cận cho nhà quản lý Các văn sau giải công việc lập thành hồ sơ, lưu giữ lại phục vụ cho nhu cầu sử dụng thông tin tiếp sau + Những nguồn thông tin thư ký hội đồng phận khác nhà trường phụ trách: Bao gồm nội dung số liệu tổng hợp như: Chất lượng đầu vào, đầu trình giáo dục; tỉ lệ giới tính, dân tộc, độ tuổi học 10 sinh, cán bộ, nhân viên nhà trường; trình độ của cán bộ, giáo viên, tỉ lệ đạt chuẩn trình độ, … + Những nguồn thông tin ban công nghệ thông tin nhà trường phụ trách: Theo đạo lãnh đạo đơn vị q trình đẩy mạnh tin học hố quản lý nhà trường Ban CNTT nhà trường thành lập hỗ trợ cho nhu cầu khai thác, sử dụng thông tin cán bộ, giáo viên thuận lợi hiệu Mạng thông tin nội nhà trường thường xuyên cập nhật đầy đủ văn quy phạm pháp luật, văn đạo nhà trường … đồng thời cơng cụ hỗ trợ tìm kiếm văn giúp cán tra tìm văn nhanh chóng dễ dàng Ngồi ra, mạng nội nhà trường cịn liên kết với trang thông tin quan cấp Sở GD&ĐT Thanh Hóa, Phịng GD&ĐT Ngọc Lặc, UBND Tỉnh Thanh Hóa, UBND huyện Ngọc Lặc … tổ chức có liên quan, vậy, từ mạng thông tin nội sử dụng, cán nhanh chóng liên kết với trang điện tử quan khác để tim kiếm thêm thông tin cần thiết cần thiết - Chất lượng nguồn thông tin ngày nâng lên (độ tin cậy cao; kịp thời) - Việc xử lý thơng tin đảm bảo quy trình, đầy đủ bước xử lý thông tin trước cung cấp cho lãnh đạo, giúp Ban giám hiệu nhà trường đạo đúng, đề biện pháp phù hợp với tình hình đơn vị, địa phương từ chất lượng giáo dục nhà trường, uy tín với địa phương, với Sở Giáo dục nâng cao - Nhu cầu thông tin cán lãnh đạo, quản lý đảm bảo phục vụ hoạt động chuyên môn 2.4.3 Những tồn tại, hạn chế nguyên nhân hoạt động thu thập, xử lý thông tin hoạt động trường THPT Bắc Sơn, huyện Ngọc Lặc 2.4.3.1 Những tồn tại, hạn chế - Nguồn thông tin thu thập số mảng hoạt động chưa đa dạng phong phú Các kênh thơng tin đơi cịn thiếu xác - Nội dung thu thập xử lý thông tin dàn trải; định hướng thu thập, xử lý thơng tin có lúc chưa kịp thời - Quy trình thu thập, xử lý thơng tin có lúc chưa thực quy định (nộp báo cáo, tổng hợp chậm, chậm trễ triển khai thông tin lãnh đạo nhà trường) Một số thời điểm nguồn thông tin, thông báo tuần chưa kịp 11 thời, phải chờ đến họp đầu tuần sau nắm bắt - Việc thu thập, chọn lọc thông tin từ nguồn báo chí, ấn phẩm phục vụ cho cơng tác quản lý, lãnh đạo cịn ít, chưa hiệu Đôi nguồn thông tin để phản ánh đến lãnh đạo, quản lý chưa chọn lọc kỹ, thông tin bị nhiễu - Các văn đến văn nguồn thông tin quan trọng phản ánh hoạt động nhà trường Tuy nhiên văn đến thường cán văn thư không tổ chức lưu giữ, đồng thời việc tin học hóa q trình lưu giữ, quản lý văn đến chưa tốt Vì cần thơng tin nhiều thời gian tra cứu, tính chủ động việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo, phải phụ thuộc vào phận khác - Việc lập hồ sơ công việc nguồn thông tin phản ánh thực công việc thời điểm lãnh đạo nhà trường yêu cầu Tuy nhiên, công tác lập hồ sơ công việc văn thư phận phụ trách khác nhà trường thực chưa có thực hiệu Chất lượng hồ sơ lập chưa cao, hồ sơ theo dõi trình ký văn không ghi chép, văn xếp không theo trật tự giải công việc nên gây khó khăn cho việc tra tìm sử dụng văn cần thiết - Tài liệu lưu trữ nguồn thơng tin qua kiểm nghiệm, có độ tin cậy cao, xác đầy đủ Giúp người quản lý tổng kết, rút kinh nghiệm, đề biện pháp thực nhiệm vụ Tuy nhiên công tác nộp lưu tài liệu, hồ sơ công việc giải lưu trữ đơn vị thực chưa tốt - Việc xếp hồ sơ chưa thực khoa học, mục lục hồ sơ xây dựng cho nhóm tài liệu chưa có mục lục hồ sơ chung, hình thức tổ chức khai thác sử dụng chưa thật phong phú - Việc ghi chép văn bản, sổ sách chưa đầy đủ nội dung gây khó khăn thu thập xử lý thông tin 2.4.3.2 Nguyên nhân tồn tại, hạn chế - Do cán lãnh đạo, quản lý nhà trường thường bận nhiều việc nên khơng thể có thời gian khai thác, tìm hiểu hết lượng thông tin lớn, đa dạng - Tốc độ thơng tin q nhanh gây khó khăn tổng hợp - Bộ phận tham mưu, giúp việc thiếu phương pháp, kỹ thu thập xử lý thông tin phục vụ hoạt động lãnh đạo, quản lý 12 - Cơ sở vật chất thiếu thốn, đội ngũ nhân viên văn thư lưu trữ chưa đào tạo quy bản, đội ngũ giúp việc thu thập xử lý thông tin chủ yếu dựa vào kinh nghiệm cá nhân - Quy trình thu thập xử lý thông tin số thời điểm thực chưa phù hợp, chưa kịp thời nên nội dung dàn trải, chưa có chọn lọc sát với yêu cầu - Do có nhiều nguồn thơng tin đa dạng nhiều chiều từ nhiều đối tượng khác nhà trường nhiều lực lượng khác dễ bị nhiễu, đến với lãnh đạo nhà trường có phần bị hạn chế - Cán giáo viên nhận thức chưa thực vai trò thơng tin LĐ,QL, việc tự giác nộp thơng tin, báo cáo đơi cịn chậm, phải để cán tổng hợp phải nhắc nhở, làm chậm trễ q trình tổng hợp thơng tin báo cáo lãnh đạo nhà trường - Chưa hình thành thói quen sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho công việc cán phụ trách khiến tài liệu nhiều bị lãng quên, chưa khai thác phát huy triệt để tiềm - Việc định đầu mục công việc công tác thu thập thông tin định kỳ, thông tin đột xuất chưa rõ ràng, phân công nhiệm vụ quy trách nhiệm cụ thể cho phận phụ trách, yêu cầu phận cung cấp thông tin chưa rõ ràng nguyên nhân gây hạn chế công tác thu thập xử lý 2.5 Giải pháp nâng cao chất lượng thu thập xử lý thông tin hoạt động nhà trường Trường THPT Bắc Sơn, huyện Ngọc Lặc 2.5.1 Giải pháp 1: Nâng cao nhận thức kỹ thu thập, xử lý thông tin cho thành viên nhà trường tầm quan trọng thông tin phục vụ hoạt động chuyên môn nhà trường Do thơng tin có vai trị quan trọng, cần thiết cho tất đối tượng nhà trường từ người lãnh đạo, quản lý đến giáo viên, học sinh, phụ huynh cấp liên quan Chính việc nâng cao nhận thức thành viên nhà trường công tác thu thập cung cấp thơng tin; nâng cao trình độ đội ngũ thực cần thiết Để thực giải pháp yêu cầu: - Thủ trưởng đơn vị cần tổ chức học tập chủ trương, đường lối, thị, nghị định, luật công tác văn thư, lưu trữ; kỹ thu thập xử lý … đến toàn thể cán giáo viên, nhân viên học sinh 13 - Xây dựng kế hoạch để cử đồng chí phụ trách tham gia lớp bồi dưỡng nghiệp vụ, nâng cao trình độ trường, đơn vị có chun mơn tổ chức Trên sở học viên tham gia lớp nói trên, tổ chức tập huấn cho đội ngũ thực đơn vị Trong nội dung cán bộ, lãnh đạo phải người đầu cán gốc công việc, hành vi người lãnh đạo có ảnh hưởng nhiều đến mơi trường cơng tác nơi họ lãnh đạo điều hành - Trong quan đơn vị cần công khai thông tin theo quy định pháp luật Làm cho cán giáo viên, nhân viên học sinh nhận thức hiểu rõ vai trị thơng tin đắn, đầy đủ tác động tích cực đến việc thực nhiệm vụ Ví dụ: Người lãnh đạo nắm vững thông tin số lượng, cấu giáo viên, học sinh; trình độ giáo viên, học sinh; chất lượng giảng dạy, học tập; chất lượng đầu vào; nhận thức địa phương phụ huynh với vấn đề giáo dục … để đạo, hoạch định phát triển nhà trường Người giáo viên nắm vững trình độ học sinh, tâm tư nguyện vọng, điểm mạnh, điểm yếu học sinh để có phương pháp quản lý giáo dục, giảng dạy với đối tượng học sinh khác cho phù hợp - Giao trách nhiệm cụ thể cho phận, đảm bảo hiệu thực nhiệm vụ, tăng cường đôn đốc kiểm tra nhắc nhở việc thực hiện, đề biện pháp phù hợp trình thực 2.5.2 Giải pháp 2: Đảm bảo quy trình kỹ thu thập, xử lý thông tin phục vụ hoạt động nhà trường Để công việc thu thập xử lý thông tin thực nghiêm túc hiệu quả, đồng cần phải có quy trình thu thập, xử lý thơng tin (định hướng rõ nội dung thông tin cần thu thập, xử lý; lập kế hoạch phân công nhiệm vụ cụ thể cho phận thực hiện); đồng thời, đòi hỏi lãnh đạo nhà trường; đội ngũ tham mưu, giúp việc; giáo viên phải có kỹ thu thập thông tin (xác định nhu cầu bảo đảm thông tin; xác định kênh nguồn thông tin; thiết lập hình thức, chế độ thu thập thơng tin;…) kỹ xử lý thông tin (kỹ xử lý thông tin tức thời; kỹ xử lý thông tin theo quy trình); đảm bảo nguyên tắc xử lý thông tin biết ứng dụng công nghệ thông tin vào việc thu thập xử lý thông tin Để thực giải pháp cần: - Thủ trưởng đơn vị hướng dẫn thực nhiệm vụ để họp với 14 trưởng tổ chức đoàn thể, trưởng ban để xây dựng kế hoạch thực nhiệm vụ, định hướng phân tích nội dung cần thu thập, xử lý dùng vào mục đích Ví dụ: Trong hoạt động nhà trường định hướng thu thập thông tin theo tháng, quý, kỳ học hay năm học; theo đầu mục cơng việc cần thơng tin gì, lấy từ phận … để từ phận thực thu thập cung cấp thơng tin có trách nhiệm, ý thức thực nắm làm gì, làm - Trong trình thu thập xử lý phải tìm hiểu thấu đáo nội dung thực Nắm vững quy trình, có kỹ thu thập xử lý, đảm bảo nguyên tắc xử lý biết ứng dụng công nghệ thông tin vào việc thu thập xử lý thơng tin Ví dụ: Nguồn thơng tin phục vụ cho đối tượng nào? phụ vục cho công tác lãnh đạo hay quản lý? người cần cán bộ, giáo viên hay học sinh? nhu cầu cần thông tin đến mức độ nào? người cung cấp? người tổ chức thu thập xử lý? cần minh họa thông tin nào…; Khi thực cần quy trình từ tiếp nhận thơng tin; tóm lược thông tin; xác nhận, kiểm tra độ tin cậy thơng tin; phân tích, so sánh thơng tin; tổng hợp thông tin cuối kiến nghị giải thông tin - Phân công giao trách nhiệm cụ thể cho phận, thu thập xử lý cần định rõ phục vụ công tác lãnh đạo hay quản lý từ thực hiệu cơng việc giao Tránh tình trạng nhân viên khơng có động lực tìm kiếm thơng tin họ cho khơng phải cơng việc Ví dụ: Thơng tin phục vụ cơng tác lãnh đạo hoạt động chung như: thông tin chủ trương; thông tin kiểm tra việc thực định có tính chất điều hành; thơng tin phục vụ đạo dạy học… Các thông tin phục vụ công tác quản lý nhà trường như: Đường lối, sách Đảng; yêu cầu, chức nhiệm vụ hoạt động nhà trường Lượng thơng tin vừa đủ, tồn diện, phản ánh thực khách quan, không suy diễn chủ quan, chất thông tin gốc, không lặp lại - Kiểm tra, đôn đốc, rút kinh nghiệm kịp thời việc thực cở phận; Kiểm tra độ xác nguồn thơng tin thu thập kết xử lý để vận dụng vào trình đạo thực nhiệm vụ Bởi thơng tin thu thập xác sở nhìn nhận đánh giá đúng, tổng thể vấn đề nội dung thực Ngược lại khơng có thông tin, thông tin không đầy 15 đủ thiếu xác ảnh hưởng đến đánh giá, nhìn nhận sai từ ảnh hưởng đến kết thực 2.5.3 Giải pháp 3: Tiếp tục đa dạng hóa hình thức thu thập xử lý thơng tin phục vụ hoạt động lãnh đạo, quản lý Để đánh giá vấn đề cần nhìn cách tồn diện, nhiều khía cạnh Như việc đa dạng hóa hình thức thu thập từ nhiều nguồn thơng tin, từ nhiều kênh khác giúp người lãnh đạo, quản lý có cách nhìn tổng thể từ đề phương hướng lãnh đạo phù hợp Để đa dạng hóa hình thức thu thập xử lý thơng tin thơng qua kênh như: - Kênh thơng tin chủ trương sách Đảng, pháp luật Nhà nước ngành từ họp, trực báo địa phương, họp đoàn thể địa phương mà nhà trường có tham dự; họp ngành tổ chức; họp tiếp xúc cử tri địa phương, nghiên cứu văn bản… - Kênh thông tin từ đồn thể nhà trường: Chi bộ; Cơng đồn, đoàn niên phận khác mà lãnh đạo nhà trường tham dự họp - Kênh thông tin từ tổ chuyên môn, ban nhà trường: Ngoài việc lãnh đạo nhà trường tham dự sinh hoạt tổ chuyên môn, tham gia dự thao giảng; tổ chức kiểm tra chuyên môn, kiểm tra hồ sơ sổ sách… để kịp thời nắm bắt thông tin; định quản lý đắn Lãnh đạo nhà trường thực cơng tác thông tin văn đến tổ cho trường, giảm bớt họp giao ban hàng tháng, giao ban mở rộng trước họp Hội đồng giáo dục nhà trường Cho phép tổ, ban gửi biểu mẫu, nội dung cần báo cáo, đánh giá kết hoạt động tháng, đề đạt công tác tháng tiếp theo, kiến nghị đề xuất với lãnh đạo nhà trường theo đường thư điện tử vào trước ngày họp hội đồng số ngày theo quy định Khi nhà trường nhận thơng tin có trách nhiệm phân loại, xử lý theo lĩnh vực để giải nhằm giảm thủ tục hành rườm rà - Kênh thơng tin từ giáo viên chủ nhiệm nhà trường: Hàng tuần giáo viên trực theo dõi hoạt động dạy, học phong trào khác trường Vào sáng thứ hàng tuần 15 phút Ban giám hiệu phận phụ trách nghe giáo viên chủ nhiệm đánh giá thực hoạt động, tổng hợp mặt chưa tuần kiến nghị, đề xuất Rút kinh nghiệm sinh hoạt cuối tuần phổ biến biện pháp khắc phục 16 buổi sinh hoạt cờ đầu tuần Cuối tháng phận phụ trách nắm tình hình cụ thể để báo cáo Ban giám hiệu dự kiến kế hoạch cho tháng - Ngồi việc thơng tin tổ chun mơn, tổ chức đồn thể nhà trường người cán lãnh đạo nhà trường cần lắng nghe lắng nghe thông tin từ phía giáo viên, từ học sinh, từ phụ huynh học sinh thông qua trao đổi để lắng nghe ước muốn, nguyện vọng giáo viên, học sinh, phụ huynh học sinh để có hướng xử lý phù hợp Thơng tin từ dư luận xã hội, địa phương cấp hoạt động nhà trường để có phương hướng phát triển nhà trường đáp ứng yêu cầu xã hội tình hình 2.5.4 Giải pháp 4: Tạo điều kiện nguồn kinh phí, xây dựng tốt sở vật chất phục vụ công tác thu thập xử lý thông tin làm tốt công tác thi đua khen thưởng Để công tác thu thập xử lý thơng tin hiệu điều kiện đảm bảo cần tăng cường ngồi điều kiện người thực nguồn kinh phí sở vật chất cho cơng tác quan trọng Ví dụ q trình tìm thơng tin văn tìm bình thường khó khăn, văn số hóa, tin học hóa việu tìm kiếm thuận lợi thống kê minh họa có cơng cụ minh họa ngồn thơng tin sống động thuyết phục hơn, đánh giá sát muốn cần đầu tư hệ thống máy tính, máy scan, mạng cụ bộ, mạng Lan; hệ thống máy in, máy chiếu, … Để thực giải pháp cần: - Thủ trưởng đơn vị phận tài vụ nhà trường xây dựng quy chế thực công tác thu thập xử lý thơng tin, kinh phí thực mua sắm sở vật chất, chế độ chi trả cho phận thực hiện… - Trong trình thực cần đánh giá nội dung cơng việc, sở vật chất cần thiết để từ lập kết hoạch mua sắm phù hợp tránh lãng phí Đồng thời phải có cơng tác kiểm tra giám sát, giữ gìn cở vật chất đảm bảo sử dụng lâu dài - Trong trình thực công tác thu thập xử lý thông tin đơn vị cần nhắc nhở phận làm chưa tốt; động viên, khen thưởng phận, cá nhân thực tốt nhiệm vụ, có tham mưu hiệu để từ kích thích tinh thần làm việc phận, cá nhân phụ trách 2.6 Hiệu việc thực giải pháp: Qua việc thực giải pháp tác động tích cực đến hoạt động giáo dục trường THPT Bắc Sơn là: 17 - Giảm bớt họp khơng cần thiết; lồng ghép nhiều họp buổi nội dung đảm bảo theo quy định; giảm bớt việc chi phí in ấn giấy tờ, biểu mẫu, báo cáo, tổng hợp Cơ quan giảm thời gian ghi chép giảm chi phí chung cho việc bảo quản hồ sơ tài liệu - Thay nội dung cách làm lâu phải chờ đến họp hành phản ảnh thu thập xử lý Hoạt động sư phạm nhà trường diễn theo nề nếp, công thức định quy định không dẫn đến xáo trộn hoạt động, nếp công việc nhanh chóng, kịp thời, khơng để tồn đọng kéo dài, nâng cao trách nhiệm thành viên trường đến lịch phân công, lịch hoạt động mình, lớp Từ góp phần thực tốt công việc giao - Các số liệu cung đầy đủ, xác bao quát tất hoạt động tổ khối chuyên môn, giáo viên, hoạt động học sinh phận, đoàn thể khác nhà trường - Các thông tin tổng hợp kịp thời giúp lãnh đạo nhà trường tuyên truyền quán triệt tốt tới cán bộ, giáo viên, phụ huynh học sinh, học sinh… chủ trương, văn bản, sách Đảng Nhà nước; kịp thời ccộng viên cán bộ, giáo viên học sinh phát huy mặt mạnh, khắc phục điểm hạn chế, chủ động thực nhiệm vụ - Làm cho phụ huynh tin tưởng vào nghiệp giáo dục nhà trường, từ cộng đồng trách nhiệm giáo dục em, xây dựng sở vật chất nhà trường khang trang, đầy đủ Góp phần giữ gìn đồn kết, thống nội tổ chức đảng, quyền, đoàn thể - Đối với đơn vị trường THPT Bắc Sơn áp dụng giải pháp phần phát huy hiệu tích cực Có thể tham khảo để áp dụng cho đơn vị khác điều kiện 18 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Thông tin xem sở, điều kiện cần thiết để chủ thể lãnh đạo quản lý đơn vị, tổ chức định Để định khoa học, đáp ứng nhu cầu thực tiễn sống Đối với đơn vị trường học nói riêng từ cán quản lý nhà trường đến phận, thành viên khác thu thập, nắm bắt, xử lý tốt thơng tin, từ có sở để xây dựng định để thực thắng lợi công việc nhà trường Nhờ nắm bắt thông tin mà người cán quản lý nhà trường biết rõ thực chất việc, hiểu mâu thuẫn thân việc nắm xu hướng phát triển việc để từ phân tích, tổng hợp, đánh giá tìm phương án có khả thực được, đồng thời dự kiến tình xảy q trình thực Từ đó, xây dựng giải pháp để giải vấn đề cách có hiệu Người giáo viên thành viên khác nắm chủ trương, kế hoạch để vận dụng linh hoạt công tác thực nhiệm vụ, thực hiệu quả, xác kịp thời nhiệm vụ giao, từ góp phần thực thắng lợi nhiệm vụ năm học Vì nhà trường cần thấy vai trị có nhận thức vấn đề thu thập xử lý thơng tin đối để từ trau dồi nâng cao kỹ thu thập xử lý thông tin vận dụng linh hoạt, hiệu nhằm hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ giao./ Ngọc Lặc, ngày 18 tháng năm 2019 Tôi xin cam đoan sáng kiến viết khơng copy - chép người khác XÁC NHẬN NGƯỜI VIẾT SÁNG KIẾN CỦA THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ Trần Doãn Cương 19 TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình TCLLCT-HC: Một số kỹ lãnh đạo, quản lý cán lãnh đạo, quản lý sở (Nhà xuất Lý luận trị - Năm 2014) Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ban hành ngày 08/04/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Luật lưu trữ Công văn số 2959/BNV-VTLTNN ngày 17 tháng năm 2012 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn triển khai thi hành Luật Lưu trữ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ: Quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng năm 2015 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng Thông tư số 01/TT-BNV ngày 01/01/2011 Bộ trưởng Bộ Nội vụ thể thức trình bày văn Thông tư số 12/2011/TT-BGDĐT Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành Điều lệ trường Trung học sở, trường Trung học phổ thông trường phổ thơng có nhiều cấp học 10 Quy chế dân chủ quan (Trường THPT Bắc Sơn - 2019) Trích dẫn [1], [2], [3] Giáo trình “Một số kỹ lãnh đạo, quản lý cán lãnh đạo, quản lý sở Nxb, Lý luận trị, năm 2014”: 20 DANH MỤC SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM ĐÃ ĐƯỢC HỘI ĐỒNG SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM NGÀNH GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HUYỆN, TỈNH VÀ CÁC CẤP CAO HƠN XẾP LOẠI TỪ C TRỞ LÊN Họ tên tác giả: Trần Doãn Cương Chức vụ đơn vị công tác: TKHĐ, TTCM - Trường THPT Bắc Sơn TT Tên đề tài SKKN Cấp đánh giá xếp loại (Ngành GD cấp huyện/tỉnh; Tỉnh ) Kết đánh giá xếp loại (A, B, C) Năm học đánh giá xếp loại Tỉnh Loại C 2012-2013 Tỉnh Loại C 2015-2016 Áp dụng phương pháp dạy học theo hợp đồng ôn tập chương V (Đại số & giải tích 11) (Chương trình chuẩn) Một số giải pháp nhằm quản lý, giáo dục đạo đức đoàn viên, niên trường THPT Bắc Sơn, huyện Ngọc Lặc, tỉnh Thanh Hóa giai đoạn 21 ... thông tin liên quan phục vụ hoạt động nhà trường Thực trạng thu thập xử lý thông tin hoạt động nhà trường THPT Bắc Sơn, huyện Ngọc Lặc Giải pháp nâng cao chất lượng thu thập xử lý thông tin hoạt. .. qua sáng kiến kinh nghiệm ? ?Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng thu thập xử lý thơng tin góp phần thực tốt nhiệm vụ chuyên môn hoạt động chung Trường THPT Bắc Sơn, huyện Ngọc Lặc, tỉnh Thanh... tác thu thập xử lý thông tin hoạt động nhà trường, nguyên nhân, hậu việc thu tập xử lý không tốt thông tin gây - Các giải pháp thực thu thập xử lý thông tin hoạt động nhà trường 1.4 Phương pháp