Hoàn thiện công tác kiểm soát hàng tồn kho tại công ty cổ phần cấp nước đà nẵng

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ PHAN THỊ HỒI HƢƠNG HỒN THIỆN CƠNG TÁC KIỂM SỐT HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CẤP NƢỚC ĐÀ NẴNG TĨM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TỐN Mã số: 8.34.03.01 Đà Nẵng - Năm 2019 Cơng trình hoàn thành TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS ĐOÀN THỊ NGỌC TRAI Phản biện 1: TS NGUYỄN HỮU CƯỜNG Phản biện 2: PGS.TS NGUYỄN HỮU ÁNH Luận văn bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp thạc sĩ Kế toán họp Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng vào ngày 10 tháng năm 2019 Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng - Thư viện trường Đại học Kinh tế, ĐHĐN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Hiện nay, xu cạnh tranh thị trường vấn đề quan tâm hàng đầu doanh nghiệp việc kinh doanh hiệu Bên cạnh yếu tố góp phần vào thành cơng kinh doanh, vấn đề kiểm soát nội yếu tố quan trọng góp phần vào việc kinh doanh thành cơng doanh nghiệp Đặc biệt doanh nghiệp mà nhà đầu tư vốn tách rời với vai trò nhà quản lý, kiểm sốt nội (KSNB) đóng vai trò hết sứ quan trọng hoạt động kinh tế doanh nghiệp Kiểm sốt nội cung cấp đảm bảo hợp lý giúp cho nhà quản trị quản lý hữu hiệu hiệu nguồn lực kinh tế cơng ty góp phần hạn chế rủi ro phát sinh hoạt động sản xuất kinh doanh Để bảo đảm mức độ hợp lý việc đạt mục tiêu mong muốn, đáp ứng nhu cầu hoạt động chiến lược nhà đầu tư, yêu cầu đặt hệ thống KSNB phải hữu hiệu, thiết lập nhằm đạt mục tiêu sau: Mục tiêu hoạt động; Mục tiêu tuân thủ mục tiêu báo cáo Do vấn đề KSNB kiểm sốt chi phí, hay vận hành hoạt động sản xuất liên tục hoạt đông sản xuất kinh doanh vấn đề mà cơng ty quan tâm, có vấn đề KSNB hàng tồn kho mà hoạt động nhiều hạn chế, từ ảnh hưởng đến chi phí hiệu sử dụng vốn cơng ty Cụ thể • Vẫn tồn vấn đề liên quan đến việc quản lý việc cung ứng cấp phát vật tư khâu kiểm soát • Nếu có hệ thống kiểm sốt tốt, có phương án cụ thể kiểm soát, quản lý hàng tồn kho phản ánh xác vấn đề chi phí, nguồn vốn Dawaco Với mong muốn góp phần nâng cao hiệu quản lý Dawaco, tác giả chọn đề tài “Hồn thiện cơng tác kiểm sốt hàng tồn kho Cơng ty Cổ Phần cấp nước Đà Nẵng” làm Luận văn tốt nghiệp Mục tiêu nghiên cứu đề tài Nghiên cứu thực trạng công tác KSNB hàng tồn kho Công ty Cổ Phần Cấp Nước Đà Nẵng, từ đưa số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác kiểm sốt hàng tồn kho Cơng ty Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài cơng tác Kiểm sốt Hàng tồn kho Công ty Cổ Phần Cấp nước Đà Nẵng Phƣơng pháp nghiên cứu Tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu tình Để khảo sát thực trạng KSNB HTK Công ty Cổ phần Cấp Nước Đà Nẵng, tác giả tiến hành vấn nhà quản lý đơn vị, Ban cán trực tiếp có liên quan; nghiên cứu chứng từ, sổ sách kế tốn đơn vị từ đánh giá cơng tác kiểm sốt nội HTK đưa giải pháp thực Kết cấu luận văn Ngoài Phần Mở đầu Kết luận, Luận văn trình bày thành chương: Chương : Cơ sở lý luận kiểm soát nội hàng tồn kho doanh nghiệp Chương : Thực trạng cơng tác kiểm sốt hàng tồn kho Công ty Cổ Phần Cấp Nước Đà Nẵng Chương : Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơng tác kiểm sốt hàng tồn kho Cơng ty Cổ Phần Cấp Nước Đà Nẵng Tổng quan tài liệu nghiên cứu Kiểm soat nội hàng tồn kho doanh nghiệp bước thiếu, đóng vai trò quan trọng hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu doanh nghiệp tổ chức Kiểm soát nội hữu hiệu giúp đưa đảm bảo hợp lý không tuyệt đối việc bảo tồn tài sản, trì mức độ tin cậy thông tin báo cáo tài tuân thủ luật lệ, quy định Qua tìm hiểu tài liệu, dựa luận chứng tảng sở lý luận đề tài nghiên cứu trước như: tài liệu tham khảo, sách giáo trình giản dạy trường đại học kinh tế lĩnh vực KSNB, thơng tư…, từ tác giả sâu nghiên cứu vào vấn đề kiểm soát hàng tồn kho doanh nghiệp sản xuất mặt hàng thông dụng doanh nghiệp Riêng Công ty Cổ phần Cấp nước với ngành nghề sản xuất kinh doanh đặc thù sản xuất nước sạch, thiết kế xây dựng cơng trình xây dựng liên quan đến ngành nước nên việc theo dõi q trình kiểm sốt nhập xuất quản lý hàng tồn kho vấn đề mà Ban kiểm sốt nhà quản trị quan tâm, tác giả chọn đề tài : “Hồn thiện cơng tác kiểm sốt hàng tồn kho Cơng ty Cổ Phần cấp nước Đà Nẵng” để nghiên cứu nhằm góp phần tăng cường kiểm soát bảo vệ hàng tồn kho cơng ty CHƢƠNG CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 KHÁI QUÁT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội Theo COSO, “KSNB trình bị chi phối Hội đồng quản trị , người quản lý nhân viên đơn vị, thiết lập để cung cấp đảm bảo hợp lý nhằm thực mục tiêu hoạt động, báo cáo tuân thủ” 1.1.2 Các thành phần hệ thống kiểm soát nội “Theo COSO (2013), hệ thống kiểm soát nội bao gồm phận, có mối quan hệ chặt chẽ với nhau: Mơi trường kiểm sốt; Đánh giá rủi ro; Hoạt động kiểm sốt; Thơng tin truyền thơng; Giám sát Trong đó: a Mơi trường kiểm sốt Là ý thức, văn hóa tổ chức tác động đến thành viên, phận toàn tổ chức Mơi trường kiểm sốt bao gồm thái độ, nhận thức, hành động Ban quản trị, Ban giám đốc, tầm quan trọng kiểm soát nội đơn vị b Đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro quy trình tổ chức nhận diện, phân tích đánh giá, đối phó với rủi ro anh hưởng đến khả đặt mục tiêu tổ chức, từ nhận diện rủi ro phát sinh c Hoạt động kiểm soát Các hoạt động kiểm soát bao gồm sách thủ tục thiết kế nhằm đảm bảo việc thực hành động cần thiết để đối phó với rủi ro ảnh hưởng đến trình đạt mục tiêu tổ chức Hoạt động kiểm soát thực tất cấp tổ chức, tất giai đoạn hoạt động môi trường công nghệ thông tin d Thông tin truyền thông Hệ thống thông tin truyền thông việc xác định,thu thập, truyền đạt kịp thời đến tất cá nhân giúp trao đổi thông tin phận, tạo báo cáo, cung cấp thông tin cần thiết cho việc quản lý kiểm soát tổ chức cung cấp cho nhiều mục đích khác hoạt động sản xuất kinh doanh, việc tuân thủ pháp luật hay quy định hay để lập báo cáo tài chính, liên quan đến nhiều hoạt động mua bán hàng hóa, thơng tin đối thủ, tình hình kinh tế, hay thông tin hoạt động phận đơn vị e Giám sát Hoạt động giám sát hoạt động nhà quản lý đơn vị thực thường xuyên hay định kỳ nhằm đánh giá q trình vận hành kiểm sốt nội có theo dự kiến khơng từ đưa định kịp thời để có biện pháp khắc phục cang sớm tốt 1.2 ĐẶC ĐIỂM HẠCH TOÁN VÀ QUẢN LÝ HTK 1.2.1 Khái niệm HTK Theo chuẩn mực kế toán số 02 hàng tồn kho (VAS 02): “Hàng tồn kho: tài sản: - Được giữ để bán kỳ sản xuất kinh doanh bình thường - Đang trình sản xuất, kinh doanh dở dang - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng qua trình sản xuất kinh doanh cung cấp dịch vụ.” 1.2.2 Phân loại HTK Hàng tồn kho doanh nghiệp đa dạng, bao gồm nhiều chủng loại khác đặc tính, nguồn hình thành, vai trò, cơng dụng khác trình sản xuất kinh doanh Do để quản lý tốt cần phải phân loại sếp theo tiêu thức định Các hình thức phân loại: Phân loại theo mục đích sử dụng cơng dụng hàng tồn kho, theo nguồn hình thành, theo nhu cầu sử dụng, theo kế hoạch dự trữ, sản xuất tiêu thụ, theo phẩm chất hàng tồn, theo địa điểm bảo quản 1.2.3 Đặc điểm quản lý hàng tồn kho HTK doanh nghiệp thường đa dạng gồm nhiều loại khác nhau, có vai trò cơng dụng khác q trình hoạt động sản xuất kinh doanh Thứ nhất, HTK phần TSNH BCTC doanh nghiệp chiếm tỷ trọng lớn tổng tài sản lưu động Thứ hai, HTK hình thành từ nhiều nguồn khác với chi phí cấu thành ,nên giá gốc HTK khác Việc xác định đúng, đủ chi phí cấu thành nên giá gốc HTK góp phần hạch toán đúng, đủ ,hợp lý giá gốc chi phí HTK, từ xác định lợi nhuận kinh doanh kỳ Thứ ba, HTK tham gia vào toàn xuyên suốt trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Thứ tư, HTK doanh nghiệp bao gồm nhiều loại khác đặc điểm, tính chất, hình dạng khác nhau,điều kiện bảo quản khác Thứ năm, việc xác định chất lượng, tình trạng giá trị HTK ln cơng việc khó khăn phức tạp, có nhiều phương pháp định giá khác nên cách tính đem lại kết khác 1.2.4 Phƣơng pháp kế toán HTK Hàng tồn kho doanh nghiệp ghi sổ theo phương pháp: phương pháp kê khai thường xuyên phương pháp kiểm kê định kỳ Phương pháp kê khai thường xuyên: phương pháp theo dõi phản ánh thường xuyên tình hình nhập, xuất, tồn HTK sổ kế tốn Phương pháp kiểm kê định kỳ: phương pháp kiểm kê thực tế, cho giá trị tồn kho cuối kỳ, từ tính giá trị HTK xuất kỳ 1.2.5 Phƣơng pháp tính giá trị HTK Các phương pháp tính giá HTK:Phương pháp tính theo giá đích danh; Phương pháp bình quân gia quyền; Phương pháp nhập trước, xuất trước 10 thừa không sử dụng hết không nhập lại kho… Rủi ro q trình xuất hàng Khơng làm thủ tục lập phiếu xuất kịp thời cho lần xuất; Phiếu xuất kho không quy định; Số liệu xuất kho không với số liệu thực xuất… Rủi ro trình kiểm kê hàng tồn kho Hàng tồn kho không kết sổ kiểm kê thời điểm 31/12 năm tài chính; Khơng đối chiếu thường xuyên theo quy định thủ kho kế tốn; Hệ thống kho bãi khơng đạt chuẩn… 1.3.3 Các thủ tục kiểm soát HTK a) Kiểm soát nội trình mua hàng nhập kho Mục tiêu kiểm sốt: hạn chế sai phạm q trình mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, nhận hàng, bảo quản toán nhằm đạt mục tiêu: Sự hữu hiệu hiệu quả; Báo cáo đáng tin cậy; Tuân thủ pháp luật quy định Sự hữu hiệu hiệu trình như: hàng hóa mua kịp thời, chât lượng, bảo đảm toán hạn cho nhà cung cấp ảnh hưởng đến hiệu hoạt động doanh nghiệp Kiểm sốt q trình mua hàng: Xác định loại hàng cần mua cần thiết;Xác định số lượng hàng tồn đầu kỳ ci kỳ; Số lượng hàng hóa cần mua về; Phân định rõ trách nhiệm, kiểm tra phê duyệt người phân cơng, người có thẩm quyền ký duyệt trách nhiệm phận liên quan; Lên kế hoạch mua, lựa chọn 11 nhà cung ứng, tách biệt chức nhiệm vụ nhân, tránh kiêm b) Kiểm soát nội q trình xuất kho Mục tiêu kiểm sốt: hạn chế sai phạm trình tiếp nhận đơn hàng, xét duyệt, kiểm tra, xuất kho kiểm soát lại trình ghi sổ nhằm đảm bảo cho HTK xuất đủ, nhu cầu, khơng lãng phí, tránh thất Kiểm sốt q trình xuất kho: Việc xuất kho phải thực theo quy trình quy định Việc lập phiếu xuất kho phải có đầy đủ chữ ký bên c) Kiểm soát nội hàng tồn Mục tiêu kiểm soát: Kiểm soát chặt chẽ hoạt động nhập, xuất, quản lý, bảo quản hàng tồn Thủ tục kiểm soát: Kiểm tra việc cập nhập kịp thời thơng tin nhập xuất tồn hàng hóa; Kiểm soát chặt chẽ hoạt động nhập xuất tồn, thường xuyên kiểm kê kho kiểm kê định kỳ, kiểm kê thường xuyên 12 CHƢƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SỐT HÀNG TỒN KHO TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN CẤP NƢỚC ĐÀ NẴNG 2.1 GIỚI THIỆU VỀ CỒNG TY 2.1.1 Q trình hình thành phát triển Cơng ty Cấp nước Đà Nẵng hình thành vào khoảng năm 1945-1950 Trước năm 2016 công ty thuộc quyền quản lý Ủy Ban Nhân Dân Thành Phố Đà Nẵng với 100% vốn Nhà nước Tháng 10/2016 công ty chuyển đổi thành Công ty Cổ phần đổi tên thành: Công Ty Cổ Phần Cấp Nước Đà Nẵng, Nhà nước chiếm 60% vốn điều lệ công ty, Nhà đầu tư chiến lược với 34% vốn điều lệ, cổ đông khác chiếm 5% vốn điều lệ công ty Vốn điều lệ công ty : 579.640,61 triệu đồng Tên công ty viết tắt tiếng Anh: DAWACO Trụ sở cơng ty: Số 57 Xơ Viết Nghệ Tĩnh, P Hòa Cường Nam, Q Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng, Việt Nam 2.1.2 Cơ cấu tổ chức máy quản lý Công ty Cổ Phần Cấp Nƣớc Đà Nẵng a) Lĩnh vực kinh doanh Sản xuất kinh doanh nước phục vụ sinh hoạt, sản xuất; Tư vấn, thi công lắp đặt cơng trình cấp nước địa bàn thành phố; Sản xuất nước uống đóng chai; bán bn vật tư, thiết bị liên quan đến ngành nước; xây dựng cơng trình dân dụng cơng nghiệp 13 b) Mục tiêu hoạt động Cung cấp nước cho hoạt động kinh tế xã hội, an ninh quốc phòng Hoàn thành nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước, bảo đảm lợi ích tối đa cho cổ đơng Bảo tồn sử dụng vốn Nhà nước có hiệu quả, bảo đảm giải công ăn, việc làm cho người lao động c) Sơ đồ tổ chức d) Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn thành viên Ban e) Hình thức kế tốn sách kế tốn áp dụng cơng ty Hình thức kế tốn áp dụng cơng ty: Hình thức Nhật ký Chứng từ Niên độ kế toán : năm, ngày 01/01/N đến 31/12/N Hình thức kế tốn áp dụng cơng ty: Hình thức Nhật ký Chứng từ 2.2 ĐẶC ĐIỂM HẠCH TOÁN VÀ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY 2.2.1 Phân loại hàng tồn kho Hàng tồn kho công ty chủ yếu thường sử dụng là: hóa chất loại; nhiên liệu; nguyên vật liệu… Nguyên vật liệu phục vụ hoạt đông kinh doanh phân thành : Nguyên vật liệu phục vụ sản xuất nước nguyên vật liệu phục vụ XDCB hoạt động kinh doanh khác công ty 14 2.2.2 Phƣơng pháp tính giá HTK Tính giá HTK cơng ty: Hiện việc tính giá hàng tồn kho phục vụ cho công tác theo dõi sổ sách chi tiết mặt hàng phục vụ cho việc ghi nhận nhập xuất vào sổ sách kế tốn, Cơng ty áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ  Giá HTK mua vào: Giá trị HTK cơng ty theo dõi, vào sổ hạch tốn giá trị khơng thuế  Tính giá HTK xuất kho: Phương pháp quản lý HTK phương pháp kê khai thường xuyên Đối với HTK xuất kho công ty áp dựng phương pháp tính giá bình qn cho tất 2.2.3 Cơ sở vật chất phục vụ quản lý HTK công ty Để thuận tiện việc theo dõi quản lý hệ thống kho bãi công ty tổ chức gồm kho chính: kho nguyên vật liệu lớn, kho nguyên vật liệu nhỏ với thủ kho riêng biệt Đối với kho xí nghiệp quản lý địa bàn quận, xí nghiệp xây dựng sở kho có thủ kho độc lập Đối với tuyến ống truyền tải, chuyển dẫn D > 100 địa bàn toàn thành phố, đơn vị riêng Xí nghiệp Xây lắp đảm nhận Đối với kho hóa chất Xí nghiệp sản xuất nước sạch: xí nghiệp Ban kế hoạch – Đầu tư công ty mở phân hệ kho để theo dõi 15 2.3 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SỐT HÀNG TỒN KHO TẠI CƠNG TY 2.3.1 Kiểm sốt q trình mua hàng nhập kho Mục tiêu kiểm soát: nhằm hạn chế tối đa sai phạm xảy q trình mua hàng giúp cho công ty đạt mục tiêu: hoạt đông; Báo cáo; Tuân thủ Các thủ tục kiểm soát giai đoạn: a) Yêu cầu mua hàng Mục tiêu hoạt động mua hàng: đảm bảo đáp ứng đúng, đủ nhu cầu hàng cho hoạt động SXKD,bảo đảm chất lượng, nhu cầu, gía cả, điều kiện mua hàng hợp lý b) Lựa chọn nhà cung ứng Mục tiêu kiểm soát: lựa chọn nhà cung ứng đạt yêu cầu mà công ty cần: chất lượng, thời gian giao hàng, sách bảo hành, giá tốt, điều kiện toán c) Lập đơn đặt hàng (ĐĐH) Mục tiêu kiểm soát: Bảo đảm đơn đặt hàng lập theo đề nghị mua hàng duyệt d) Kiểm sốt q trình nhận hàng Mục tiêu kiểm sốt: bảo đảm hàng nhập với đơn đặt hàng, chủng loại, chất lượng, số lượng, có biên giao nhận kèm theo Kiểm soát việc chấp hành thủ tục nhập kho theo quy định Trường hợp 1: Hàng tồn kho nhập mua vật tư Trường hợp 2: Hàng tồn kho nhập mua hóa chất e) Lập phiếu Nhập kho 16 Mục tiêu kiểm soát: phiếu nhập phải lập kịp thời sau lần nhập, phiếu nhập phải có đầy đủ thơng tin chữ ký phận cá nhân liên quan f) Hồn tất thủ tục tốn với nhà cung cấp toán tiền hàng Khi tất chứng từ thủ tục kế toán vật tư kiểm tra soát xét hợp lý đầy đủ, kế toán vật tư hồn tất thủ tục tốn tiền hàng cho nhà cung cấp 2.3.2 Kiểm sốt q trình xuất hàng Mục tiêu kiểm sốt nơi q trình này: nhằm đảm bảo tính hữu hiệu hiệu mục tiêu hoạt động, bảo đảm hàng xuất đúng, xuất đủ, hạn chế rủi ro Đáp ứng mục tiêu báo cáo tài a) Yêu cầu xuất vật tư b) Xét duyệt Nhằm đảm bảo việc xin cung ứng vật tư phải có sở, nhu cầu thực tế c) Lập phiếu xuất/ phiểu chuyển kho Căn vào kế hoạch sản xuất kinh doanh xí nghiệp, thủ kho xí nghiệp lên kế hoạch xin vật tư lượng tồn kho tối thiểu kho xí nghiệp để xin cấp vật tư từ kho cơng ty kho xí nghiệp d) Xuất kho vật tư Mục tiêu kiểm soát: phiếu xuất có đánh số thứ tự, có đầy đủ thông tin cần thiết chữ ký, xuất kho, thực xuất, phiếu xuất phải kê chi tiết lập kịp thời cho 17 lần xuất, kiểm tra việc nhập liệu  Trường hợp HTK xuất cho cơng trình có Phiếu giao việc kèm Mã cơng trình, vật tư xin xuất dùng trực tiếp cho việc thi công:  Trường hợp xuất vật tư trực tiếp kho Xí nghiệp:  Trường hợp xuất kho vật tư đồng hồ thay Xí nghiệp:  Trường hợp xuất kho Xí nghiệp xây lắp:  Trường hợp Xuất vật tư XN sản xuất nước – Nhà máy nước:  Trường hợp xuất kho ngồi hành chính: 2.3.3 Kiểm sốt q trình xuất chuyển, nhập kho đơn vị  Đối với trường hợp vật tư xuất cho xí nghiệp thi cơng cơng trình có mã cơng trình  Trường hợp xuất chuyển vật tư nhập lại kho nhỏ Xí nghiệp 2.4 2.3.4 Kiểm sốt tồn kho  Các báo cáo tồn kho đơn vị  Báo cáo nhập xuất tồn:  Khâu bảo quản hàng tồn kho:  Kiểm kê kho: ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ HÀNG TỒN KHO TẠI CƠNG TY 2.4.1 Ƣu điểm 18 HTK kiểm soát tốt mang lại nhiều lợi ích cho cơng ty như: giảm chi phí vốn, cá nhân phận ý thức trách nhiệm việc kiểm sốt rủi ro tránh thất thốt, hàng hóa, chứng từ luân chuyển ngày hoàn thiện phục vụ tốt cho nhu cầu quản lý số liệu, tài 2.4.2 Hạn chế KSNB HTK công ty - Chưa xây dựng mức tồn kho tối ưu - Chưa xây đựng định mức tồn kho tối thiểu - Chưa có quy định cụ thể việc nhập xuất quản lý hàng tồn kho Xí nghiệp - Kế hoạch mua hàng chưa sát với thực tế phù họp với nhu cầu mua - Việc nhập xuất vật tư nhập nhằng chưa thống cấp phát quản lý - Hệ thống chứng từ luân chuyển nghẽn, vòng vo, thời gian … 19 CHƢƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC KIỂM SỐT HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CẤP NƢỚC ĐÀ NẴNG 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƢỜNG CƠNG TÁC KIỂM SỐT HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY Các nhà đầu tư ngày yêu cầu nhiều hiệu sử dụng vốn họ chất lượng thông tin mang tính trung thực, xác tình hình hoạt động SXKD tình hình tài cơng ty Cơng tác kiểm sốt nội hàng tồn kho hình thức kiểm sốt quy trình hoạt động, kiểm sốt liên quan đến tài chính, chi phí hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh Việc kiểm soát nội hiệu việc kiểm soát tốt, tránh thất thoát hàng tồn kho, đảm bảo nguồn vật tư chất lượng, số lượng, đầy đủ, đáp ứng kịp thời phục vụ sản xuất kinh doanh 3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI HÀNG TỒN KHO TẠI CƠNG TY 3.2.1 Hồn thiện kiểm sốt q trình mua hàng, nhập kho a) Về mua hàng Công ty cần xây dựng định mức tồn kho tối dựa kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm, quý tháng dự kiến kế hoạch tương lai cho sát với thực tế 20 nhằm đáp ứng tốt nhu cầu thời gian hoạt động kinh doanh Giấy đề nghị mua hàng cần thêm cột “Số lượng tồn tối thiểu” bên cạnh số lượng tồn thực tế, bổ sung thêm số chứng từ để dễ dàng việc kiểm soát, tránh nhầm lẫn mà hàng mua lên kế hoạch mua nhiều lần khó kiểm sốt Đơn đặt hàng cơng ty nhà cung cấp nên thêm vào: Căn vào Bảng Báo giá nhà cung cấp; số thứ tự chứng từ theo ngày, mở sổ theo dõi số thứ tự Đơn đặt hàng Giấy đề nghị mua hàng duyệt Đối với đơn hàng thực xong, người theo dõi đơn hàng có trách nhiệm giao lại liên cho thủ kho cơng ty để thủ kho có chuẩn bị vấn đề kho bãi công tác giao nhận hàng hàng Ban kế hoạch đầu tư nên xây dựng Bảng đánh giá nhà cung cấp với tham gia phận như: kế toán, phận kiểm tra chất lượng sản phẩm (bộ phận kỹ thuật) làm sở cho việc nhận xét lực nhà cung cấp sau b) Về nhập kho Đối với hàng tồn kho hàng mua từ nhà cung cấp để nhập kho: Công ty nên quy định cụ thể thành lập ban kiểm soát chất lượng hàng nhập Việc luân chuyển chứng từ công ty cần xem lại quy định thời hạn cụ thể để chứng từ luân chuyển kịp thời, áp dụng công nghệ tin học để việc luân chuyển chứng 21 từ nhanh tốt Đối với vật tƣ thừa nhập lại mà vật tƣ cơng trình sau tốn thừa nhập lại: Bảng kê đề nghị nhập vật tư lại đơn vị lập đơn vị, cần thêm cột mã vật tư theo mã hàng tồn kho, phần số lượng bổ sung thêm cột: theo chứng từ thực nhập Việc lên bảng kê nhập trước tiên phải kiểm soát trước người lập Phiếu nhập để sốt xét vật tư cơng trình có mã trước xuất trước 3.2.2 Hồn thiện kiểm sốt q trình xuất kho Cơng ty nên thống việc quản lý, phối hợp, cấp phát hàng tồn kho toàn đơn vị a) Xem xét trường hợp lập phiếu xuất hàng tồn kho Phiếu đề nghị xin cấp hàng nên đánh số thứ tự đơn vị xin, HTK bị thiếu đề nghị xin phải có theo dõi bổ sung hàng xin thiếu kịp thời cho đơn vị hàng nhập Tất đơn vị, phận phải mở thẻ kho đầy đủ, để thuận tiện cho việc đối chiếu, kiểm soát quản lý hàng tồn b) Đối với trường hợp xuất kho trực tiếp Hồ sơ đồng hồ thay phải mở sổ, thẻ phiếu xuất vật tư theo dõi với đầy đủ thông tin khách hàng, địa chỉ, tên vật tư, số lượng, chữ ký người nhận, thủ kho, giám đốc XN, kế toán Nên đưa vấn đề quản lý vật tư cơng trình xây dựng bản, đồng hồ thay cho khách hàng vào chương trình kế tốn kho phân hệ kho thuộc xí nghiệp quản lý, cấp 22 phát để cơng ty dễ kiểm sốt c) Đối với trường hợp xuất chuyển kho Thứ nhất, việc điều chuyển kho với kho khác gặp phải khó khăn đòi hỏi phải có quy trình thống theo quy định công ty pháp luật tránh trường hợp làm không quy trình để thuận tiện cho việc quản lý kho tồn cơng ty, tránh trường hợp HTK tồn ảo hệ thống quản lý phần mềm HTK Thứ hai, xí nghiệp nhập nhằng mà cơng ty tồn hai hình thức xuất kho chuyển kho Việc chuyển kho đơn vị, rạch ròi đơn vị chủ động việc lên kế hoạch nhập xuất vật tư, vật tư xí nghiệp dễ quản lý, tạo điều kiện cho việc kiểm tra đối chiếu kiểm soát định kỳ, kiểm kê đối chiếu kho thực tế, sổ sách với thủ kho, kiểm kê định kỳ cuối năm 3.2.3 Quản lý hàng tồn kho: Nên cần thiết có sơ đồ hàng hóa xếp khoa học, đánh số hiệu, tên mặt hàng, kệ để hàng nên có nhãn mác Bên cạnh có nhiều hàng tồn kho, kích cỡ lớn, nên có cách xếp lại cho hợp lý, dể quản, dễ cấp phát khối lượng nhập xuất nhiều Hạn chế vào người lạ, người khơng có trách nhiệm liên quan, khơng phận khơng vào kho Đảm bảo an tồn, an ninh bảo vệ, chống trộm cắp, an tồn phòng chống cháy nổ Yêu cầu lắp đặt hệ thống camera nhằm hỗ trợ cho việc quản lý, kiểm soát 23 Đối với hàng tồn kho thu hồi chưa đánh giá không tái sử dụng công ty nên cho bố trí xếp vị trí riêng Công ty nên thường xuyên tổ chức kiểm tra, giám sát tất hệ thống kho công ty đơn vị trực thuộc theo định kỳ đột xuất Sau đợt kiểm tra có kết luận cụ thể nêu rõ vấn đề tồn tại, đưa nguyên nhân đâu, chủ quan hay khách quan để nhằm nhắc nhở, điều chỉnh tăng tính kiểm sốt, tính trách nhiệm để cá nhân, đơn vị 24 KẾT LUẬN Quá trình kiểm sốt HTK q trình quan trọng cơng ty, liên quan đến chi phí, hiệu sử dụng vốn khơng kiểm sốt chặt chẽ tạo lổ hổng ảnh hưởng đến hiệu hoạt động SXKD công ty Do vậy, việc xây dựng công tác kiểm soát nội HTK hữu hiệu đóng vai trò quan trọng cấp thiết công ty Trên sở nghiên cứu lý luận thực tiễn, luận văn hoàn thiện vấn đề sau: Thứ nhất, trình bày sở lý luận kiểm soát nội hàng tồn kho doanh nghiệp – khái niệm, thành phần hệ thống kiểm soát nội bộ, đặc điểm hạch toán quản lý HTK mục tiêu kiểm soát, đánh giá thủ tục kiểm soát đồi với HTK Thứ hai, đề tài tìm hiểu, nghiên cứu thực trạng cơng tác kiểm sốt HTK cơng ty Cổ phần Cấp nước Đà Nẵng, từ đưa nhận xét ưu điểm hạn chế KSNB HTK công ty Thứ ba, sở lý luận thực trạng công tác kiểm sốt HTK, từ việc nghiên cứu từ thực trạng cơng ty từ q trình mua hàng, nhập xuất kho, bảo quản kiểm kê HTK, luân chuyển chứng từ, sổ sách, trách nhiệm cá nhân phận liên quan, tác giả đưa số bất cập công tác quản lý HTK từ đề xuất số giải pháp nhằm hồn thiện khâu kiểm sốt nội hàng tồn kho chứng từ bổ sung nhằm nâng cao hiệu hoạt động quản lý HTK công ty ... CHƢƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC KIỂM SỐT HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CẤP NƢỚC ĐÀ NẴNG 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƢỜNG CÔNG TÁC KIỂM SỐT HÀNG TỒN KHO TẠI CƠNG TY Các nhà đầu tư ngày... tài : “Hồn thiện cơng tác kiểm sốt hàng tồn kho Cơng ty Cổ Phần cấp nước Đà Nẵng để nghiên cứu nhằm góp phần tăng cường kiểm sốt bảo vệ hàng tồn kho công ty CHƢƠNG CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ KIỂM SỐT NỘI... tài công tác Kiểm sốt Hàng tồn kho Cơng ty Cổ Phần Cấp nước Đà Nẵng Phƣơng pháp nghiên cứu Tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu tình Để khảo sát thực trạng KSNB HTK Công ty Cổ phần Cấp Nước Đà