Khi khách hàng yêu cầu báo giá, phòng kinh doanh sẽ tiến hành nhập liệu và lập bảng báo giá dựa trên số liệu của tập tin hàng hóa, bảng báo giá (1 liên) sẽ được giao cho khách hàng. Khi khách hàng đồng ý mua hàng, căn cứ hợp đồng giữa hai bên để lập đơn đặt hàng. Nhân viên phòng kinh doanh tiến hành nhập liệu thông tin đơn đặt hàng về sô lượng, mặt hàng và đơn giá. Sau đó kiểm tra tập tin hàng tồn kho xem có đủ cung cấp cho khách hàng không, nếu đủ mới tiến hành lập lệnh bán hàng. Lệnh bán hàng gồm có 2 liên: liên 1 chuyển sang Bộ phận bán hàng, liên2 chuyển sang phòng kế toán. Đơn đặt hàng được lưu lại phòng kinh doanh theo ngày.
ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ BÁO CÁO NHĨM MƠN HỌC : HỆ THỚNG THƠNG TIN KẾ TOÁN ĐỀ BÀI: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH BÁN HÀNG CHƯA THU TIỀN TẠI CÔNG TY PHÁT ĐẠT – BÉ TƯ NHÓM MỤC LỤC PHẦN I GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH PHÁT ĐẠT-BÉ TƯ Giới thiệu chung về công ty .2 Đặc điểm tổ chức quản lý Công ty TNHH Phát Đạt 2.1 Sơ đồ tổ chức máy quản lý Công ty .2 2.2 Sơ đồ tổ chức máy kế toán PHẦN II QUY TRÌNH BÁN HÀNG CHƯA THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH PHÁT ĐẠT – BÉ TƯ Hệ thống chứng từ, sổ sách chủ yếu mà công ty sử dụng thực hiện hoạt động bán hàng chưa thu tiền 2 Mô tả quy trình bán hàng thu tiền công ty Lưu đồ và sơ đồ dòng dữ liệu về quy trình bán hàng chưa thu tiền công ty .2 3.1 Lưu đồ 3.2 SƠ ĐỒ KHÁI QUÁT DÒNG DỮ LIỆU 3.3 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU LUẬN LÝ .2 PHẦN III ĐÁNH GIÁ RỦI RO VÀ ĐỀ XUẤT CÁCH KHẮC PHỤC .2 PHẦN I.GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH PHÁT ĐẠT-BÉ TƯ Giới thiệu chung về công ty Tên doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn Phát Đạt Tên thường gọi: Nhà phân phối Bé Tư Chủ doanh nghiệp: Dương Thị Kim Loan Trủ sở chính: Số 19 Trần Khánh Dư, phường Tây Lộc, Thành phố Huế Cửa hàng trực thuộc: Cửa hàng Bé Tư, số Mai An Tiêm, phường Tây Lộc, Huế Điện thoại: 0543.530.108 Fax: 0543.537.368 Website: http://betu.com.vn/ Email: betu_hue2008@yahoo.com Tài khoản doanh nghiệp : 7310-9020K ngân hàng Á Châu Giấy phép kinh doanh : Số 3102000.99 Sở Kế hoạch đầu tư Tỉnh Thừa Thiên Huế cấp ngày 18/12/2003 Vốn pháp định : 1000.000.000 đồng Mã số thuế: 3300362253 Lĩnh vực hoạt động Công ty Phát Đạt: Công ty TNHH Phát Đạt chuyên kinh doanh mặt hàng thiêt bị gia đình với nhiều sản phẩm có chủng loại, mẫu mã, quy cách khác Trong đó, chủ yếu chuyên cung cấp mặt hàng trang trí nội thất và vật liệu ngành nước bồn chứa nước inox và chậu inox Sơn Hà, ống nhựa Đạt Hòa, ống hàn nhiệt PPR (Việt Úc) và loại, sen vòi Wufen, kính Đình Q́c, bình nước nóng, bồn tắm và chậu rửa Picenza… nhằm phục vụ công rình xây dựng phụ nhà vệ sinh, phòng tắm, vật dụng nhà bếp … là mặt hàng tiêu dùng cách thường xuyên liên tục nên doanh nghiệp thường chu trọng đầu tư vào loại mặt hàng này Đặc điểm tổ chức quản lý Công ty TNHH Phát Đạt 2.1 Sơ đồ tổ chức máy quản lý Công ty Giám đớc Phòng Kế tốn Tổ bán hàng Phòng kinh doanh Tổ vận chuyển Tổ dịch vụ Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức công ty TNHH Phát Đạt Chú thích: Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức 2.2 Sơ đồ tổ chức máy kế toán Kế toán Trưởng Kế toán Tổng hợp Kế toán toán Kế toán tiêu thụ Kế toán kho Thủ quỹ Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức máy kế toán cơng ty Chú thích: Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức PHẦN II.QUY TRÌNH BÁN HÀNG CHƯA THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH PHÁT ĐẠT – BÉ TƯ Hệ thống chứng từ, sổ sách chủ yếu mà công ty sử dụng thực hiện hoạt động bán hàng chưa thu tiền - Hợp đồng bán hàng - Hóa đơn GTGT - Phiếu đề nghị giao hàng - Sổ chi tiết nợ phải thu - Sổ nhật kí chung Mô tả quy trình bán hàng thu tiền công ty 1.Khi khách hàng yêu cầu báo giá, phòng kinh doanh tiến hành nhập liệu và lập bảng báo giá dựa số liệu tập tin hàng hóa, bảng báo giá (1 liên) giao cho khách hàng Khi khách hàng đồng ý mua hàng, hợp đồng giữa hai bên để lập đơn đặt hàng Nhân viên phòng kinh doanh tiến hành nhập liệu thông tin đơn đặt hàng về sô lượng, mặt hàng và đơn giá Sau kiểm tra tập tin hàng tồn kho xem có đủ cung cấp cho khách hàng không, đủ mới tiến hành lập lệnh bán hàng Lệnh bán hàng gồm có liên: liên chuyển sang Bộ phận bán hàng, liên2 chuyển sang phòng kế toán Đơn đặt hàng lưu lại phòng kinh doanh theo ngày LBH PKD chuyển sang BPBH Tại đây, phận bán hàng tiến hành kiểm tra tin dung, khách hàng có mức tín dụng cho phép tiến hành lập PXK (3 liên) và PGH (3 liên) Trong PXK và PGH chuyển sang Bộ phận giao hàng PXK chuyển sang Bộ phận kho, PGH chuyển sang PKT Còn PGH 1,PXK và LBH lưu BPBH theo ngày Tại phận kho, PXK để xuất hàng và giao hàng hóa cho phận giao hàng, đồng thời ghi sổ chi tiết hàng tồn kho, PXK sau lưu lại theo ngày Bộ phận giao hàng PXK và PGH tiến hành hoạt động giao hàng cho khách hàng, sau xác nhận giao hàng thì giao PGH cho khách hàng, còn PXK chuyển sang Phòng kế toán Tại phòng kế toán, kế toán theo chứng từ nhận bao gồm LBH từ PKD, PGH từ PPBH và PXK từ BPGH để tiến hành nhập liệu thơng tin và lập hóa đơn bán hàng ( liên) Sau đó, PGH chuyển sang PKD lưu theo ngày, LBH và PXK lưu lại theo ngày Liên hóa đơn giao cho khách hàng Còn liên kế toán sử dụng để ghi sổ nhật ký bán hàng và sổ chi tiết nợ phải thu Ći hóa đơn liên lưu lại theo ngày Bảng đối tượng hoạt động liên quan: Đối tượng Hoạt động Khách hang Đặt hàng, mua hàng và lấy hóa đơn Nhân viên bán hang Kiểm tra mức tín dụng, lập phiếu xuất kho và phiếu giao hàng Nhân viên giao hang Xác nhận giao hàng Nhân viên thủ kho Ghi sổ chi thiết hàng tồn kho Nhân viên kế tốn Lập hóa đơn bán hàng và ghi sổ Lưu đồ và sơ đồ dòng dữ liệu về quy trình bán hàng chưa thu tiền công ty 3.1 Lưu đồ PHÒNG KINH DOANH YÊU CẦU BÁO KHÁCH HÀNG GIÁ PHIẾU GIAO HÀNG NHẬP LIỆU HÀNG HÓA LẬP BẢNG BÁO GIÁ D BẢNG BÁO GIÁ CĂN CỨ BBG LẬP ĐĐH ĐƠN ĐẶT HÀNG NHẬP LIỆU HÀNG TỒN KHO KIỂM TRA VÀ XÉT DUYỆT LẬP LỆNH BÁN HÀNG LỆNH BÁN HÀNG 2 ĐƠN ĐẶT HÀNG D BỘ PHẬN BÁN KIỂM TRA HẠN MỨC TÍN DỤNG LẬP PHIẾU XUẤT KHO VÀ PHIẾU GIAO HÀNG 3 2 LỆNH BÁN HÀNG D 1 PHIẾU XUẤT KHO PHIẾU GIAO HÀNG BỘ PHẬN KẾ TOÁN SƠ ĐỒ KHÁI QUÁT DÒNG DỮ LIỆU YÊU CẦU KHÁCH HÀNG HỆ THỐNG BÁN HÀNG CHƯA THU TIỀN GIAO HÀNG KHÁCH HÀNG 3.2 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU LUẬN LÝ YCBG KHÁCH HÀNG LẬP BẢNG BÁO GIÁ ĐĐH LẬP LỆNH BÁN HÀNG LBH LẬP PHIẾU XUẤT KHO VÀ PHIẾU GIAO HÀNG PGH VÀ PXK LẬP HÓA ĐƠN PHIẾU XUẤT KHO HÓA ĐƠN XÁC NHẬN GIAO HÀNG PHIẾU GIAO HÀNG KHÁCH HÀNG MỘT SỐ HÌNH ẢNH CHỨNG TỪ MÀ CÔNG TY SỬ DỤNG PHẦN III PHẦN IV PHẦN V PHẦN VI PHẦN VII PHẦN VIII PHẦN IX.ĐÁNH GIÁ RỦI RO VÀ ĐỀ XUẤT CÁCH KHẮC PHỤC + Về ưu điểm: -Xử lí hầu hết nghiệp vụ phát sinh doanh nghiệp từ quỹ, hàng tồn kho, tài sản cố định, công cụ dụng cụ, giá thành, thuế, lương…xử lý tốt và ổn định - Phần mềm kế tốn MISA chạy cơng nghệ SQL nên khả bảo mật cao - Hệ thống bám sát chế độ kế toán, mẫu biểu chứng từ và sổ sách kế tốn ln tn thủ chế độ kế tốn hiện hành, nữa hệ thống cung cấp báo cáo dạng đáp ứng nhiều nhu cầu quản lý đơn vị - Ưu điểm bật là phần mềm cho phép tạo nhiều CSDL, có nghĩa là đơn vị thao tác sở dữ liệu độc lập - Tính xác cao: tính tốn sớ liệu xác và xảy sai sót bất thường, điều này làm cho phận kế tốn n tâm nhiều - Mang tính phổ biến, phù hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, không cần báo cáo kiểu quản trị nhiều + Về nhược điểm: - Đòi hỏi máy tính cài đặt có cấu hình máy tương đới cao, bạn sử dụng máy yếu thì chương trình chạy chậm - Tốc độ xử lý dữ liệu chậm đặc biệt là cập nhật giá xuất bảo trì dữ liệu hệ thớng - Phân hệ tính giá thành sản phẩm chưa nhà sản xuất ý phát triển - Các lỗi tiếng Việt thường gặp sử dụng phần mềm kế tốn Misa là khơng đánh tiếng Việt có dấu đới với win8, win10 Đánh giá rủi ro biện pháp phòng tránh : 1.Đối với khách hàng: Rủi ro -Khách hàng mua chịu khơng tốn tiền thời hạn Gỉai pháp -Cần có hợp đồng để có sự ràng buộc giữa hai bên -Đưa những ưu đãi về chiết khấu toán hay quà tặng khI KH toán trước dự kiến -Khách hàng ngày càng đòi hỏi cao không những về chất lượng mà sớ lượng hàng hóa -Đưa điều khoản chất lượng đổi, trả hàng hóa để họ yên tâm 2.Đối với phòng kinh doanh: Rủi ro -Xây dựng kế hoạch kinh doanh không phù hợp với xu hướng thị trường Giải pháp -Tìm hiểu, nghiên cứu đầy đủ xác thị trường trước xây dựng kế hoạch -Tự ý lập hợp đồng lập hợp đồng mua -Mỗi hợp đồng đầu phải có sự xét bán duyệt cấp 3.Bộ phận bán hàng: Rủi ro -Bán chịu cho khách hàng để vơi tiêu doanh thu hàng tháng Giải pháp - Cần có người giám sát khâu bán hàng 4.Bộ phận kho: Rủi ro Giải pháp -Nhân viên kho thực hiện hành vi gian lận như: đánh tráo hàng hóa chất lượng, biển thủ hàng hóa -Phải giám sát quy trình xuất kho nhân viên kho 5.Bộ phận giao hàng: Rủi ro Giải pháp -Nhân viên vận chuyển giao hàng nhầm hàng hóa, nhầm người, nhầm địa -Ghi đầy đủ tên hàng hóa, người nhận, địa chỉ, sớ điện thoại vào sổ giao nhận -Làm hàng hóa, hư hỏng trình vận chuyển -Nêu rõ trách nhiệm nhân viên giao hàng để đảm bảo tính cẩn thận ... PHẦN II QUY TRÌNH BÁN HÀNG CHƯA THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH PHÁT ĐẠT – BÉ TƯ Hệ thống chứng tư? ?, sổ sách chủ yếu mà công ty sử dụng thực hiện hoạt động bán hàng chưa thu tiền ... tiền 2 Mô tả quy trình bán hàng thu tiền công ty Lưu đồ và sơ đồ dòng dữ liệu về quy trình bán hàng chưa thu tiền công ty .2 3.1 Lưu đồ ... PHẦN I.GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH PHÁT ĐẠT-BÉ TƯ Giới thiệu chung về công ty Tên doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn Phát Đạt Tên thường gọi: Nhà phân phối Bé Tư Chủ doanh nghiệp: