Quản trị văn phòng tại Văn phòng Đại học quốc gia Hà Nội

QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG (Trao đổi VPĐHQGHN) PGS.TS Vũ Thị Phụng Chủ nhiệm Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng Trường ĐH Khoa học Xã hội Nhân văn ĐT: 0913048258 Email: phungvt@vnu.edu.vn Những nội dung Quan niệm Văn phòng Quản trị Văn phòng Quản trị văn phòng Mục tiêu biện pháp Liên hệ thực tế Văn phòng ĐHQGHN 1.Quan niệm Văn phòng (VP) Quản trị văn phòng (QTVP)  Văn phòng: * Các từ: Văn phòng, Quản trị sử dụng Việt Nam từ sớm (Sau CM Tháng Tám) * Nghĩa rộng: Văn phòng (office) từ khu vực nơi làm việc Bộ máy lãnh đạo, quản lý /Nơi bàn thảo, ban hành tổ chức thực định quản lý/ Là trụ sở giao dịch quan, doanh nghiệp 1.Quan niệm Văn phòng Quản trị văn phòng • Nghĩa hẹp: Văn phòng từ để phận cấu tổ chức quan, doanh nghiệp Ví dụ: - Văn phòng ĐHQGHN - Văn phòng UBND tỉnh, thành phố - Văn phòng Tổng Cơng ty 1.Quan niệm Văn phòng Quản trị văn phòng • Một số quan niệm vị trí, vai trò VP - Cho khơng quan trọng nơi thực công việc đơn giản, vụ - Cho quan trọng VP “Bộ tổng tham mưu”, phận “đầu não” quan, doanh nghiệp Một số đặc điểm cán bộ,nhân viên văn phòng      Hầu hết có trình độ học vấn cao Hoạt động theo kế hoạch; Làm việc theo quy trình; Giải cơng việc sở nguyên tắc, quy chế, quy định thủ tục Làm việc thông qua phương tiện chủ yếu văn bản, giấy tờ, thông tin Làm việc với trang thiết bị văn phòng Ln sáng tạo hướng tới thay đổi… 1.Quan niệm Văn phòng Quản trị văn phòng Kết luận: - Tất quan, doanh nghiệp có khu vực/ phận văn phòng - VP có vị trí đặc biệt quan trọng - Có số khác biệt VP quan nhà nước, quan HC-SN VP doanh nghiệp 1.Quan niệm Văn phòng Quản trị văn phòng  Quản trị Văn phòng (Office management): > Là tư phương pháp tổ chức, quản lý, điều hành hoạt động Văn phòng CQ/DN cách khoa học hiệu > Việt Nam, thuật ngữ Quản trị văn phòng xuất muộn (Từ thời kỳ đổi mới) > Còn có số khác biệt việc sử dụng Tổ chức Quản trị văn phòng Quản lý Điều hành Hoạt động khu vực/bộ phận văn phòng 1.Quan niệm Văn phòng Quản trị văn phòng  Quản trị Văn phòng: > Là trách nhiệm Nhà Quản trị/ Người đứng đầu CQ,DN Người phụ trách VP > Hiệu hoạt động VP có ý nghĩa định đến hiệu hoạt động CQ/DN > Nhiều lãnh đạo CQ,DN đặc biệt quan tâm đến QTVP Quản trị văn phòng Trách nhiệm, mục tiêu biện pháp 2.1 QTVP (nghĩa rộng):  Trách nhiệm: Người đứng đầu CQ,DN  Mục tiêu: Kiểm soát, khai thác phát huy hiệu vấn đề bản, gồm: + Bộ máy hệ thống tổ chức + Con người nguồn nhân lực + Dòng thơng tin tài ngun thơng tin + Dòng tiền nguồn lực tài + Cơ sở vật chất + Các mối quan hệ (Đối tác, khách hàng) + Các hoạt động CQ Quản trị văn phòng Trách nhiệm, mục tiêu biện pháp  Biện pháp: Tổ chức * Tổ chức máy * Tổ chức nhân * Tổ chức công việc Quản lý * Định nguyên tắc, quy chế, quy định * Xây dựng chương trình, mục tiêu, kế hoạch * Phổ biến, hướng dẫn * Theo dõi, kiểm tra Điều hành * Đánh giá hoạt động * Điều chỉnh máy, nhân sự, công việc * Điều chỉnh biện pháp quản lý * Xử lý kết HĐ (khen thưởng, động viên, xử phạt) Quản trị văn phòng Trách nhiệm, mục tiêu biện pháp 2.2 QTVP (nghĩa hẹp)  Trách nhiệm: Chánh văn phòng/ TPHC  Mục tiêu chung: - Tham mưu giúp người đứng đầu CQ,DN việc tổ chức, quản lý, điều hành hoạt động Khu vực VP - Tham mưu giúp người đứng đầu CQ,DN kiểm sốt: nguồn thơng tin, sở vật chất hoạt động chung Quản trị văn phòng Trách nhiệm, mục tiêu biện pháp  Mục tiêu cụ thể: 1/ Đảm bảo thông tin cho quan lãnh đạo: - Công tác văn thư, lưu trữ - Thông tin liên lạc (điện thoại, internet) - Tiếp nhận thông tin phản hồi (từ cán bộ, người dân,khách hàng…) - Tổng hợp thông tin báo cáo cho lãnh đạo 2/ Cung cấp kiểm tra thủ tục hành chính: giấy cơng lệnh, giấy giới thiệu… Quản trị văn phòng Trách nhiệm, mục tiêu biện pháp  Mục tiêu cụ thể: 3/ Tổ chức đảm bảo điều kiện, phương tiện làm việc: - Xây dựng trụ sở làm việc - Trang thiết bị: bàn ghế, máy móc - Văn phòng phẩm - Phương tiện lại… Quản trị văn phòng Trách nhiệm, mục tiêu biện pháp  Biện pháp: 4/ Đảm bảo nghi thức lễ tân: - Tạo dựng hình ảnh quan - Nghi thức đón tiếp khách - Nghi thức hội họp (khánh tiết) - Nghi thức ứng xử với mối quan hệ (cấp trên, cấp dưới, đối tác…) Quản trị văn phòng Trách nhiệm, mục tiêu biện pháp  Biện pháp: - Định hướng - Tổ chức - Quản lý - Điều hành Định hướng     Xác định chức năng, nhiệm vụ (sứ mệnh) VP Xác định mục tiêu, chương trình, kế hoạch hoạt động(ngắn hạn, trung hạn, dài hạn) Làm cho lãnh đạo hiểu đánh giá vai trò, vị trí Bộ phận VP Làm cho nhân viên hiểu tự hào nghề nghiệp > tích cực làm việc, đóng góp cho CQ Tổ chức    Xác định tổ chức máy làm việc (Thành lập, giải thể phận) Xác định vị trí nhân cần có (số lượng,trình độ, đạo đức nghề nghiệp…) Tổ chức cơng việc: Bao qt, nắm vững quy trình thủ tục giải công việc > phân công, hướng dẫn cho phận cá nhân Quản lý     Xác định nguyên tắc hoạt động Phổ biến soạn thảo ban hành Quy chế, Quy trình, Quy phạm, Thủ tục cần có giải công việc Phân công, phổ biến, hướng dẫn cho cán bộ, nhân viên quyền Theo dõi, kiểm tra kết thực Điều hành    Đánh giá kết (tốt/ đạt/ chưa đạt) Xử lý: khen thưởng + nhắc nhở, phê bình, kỷ luật Áp dụng biện pháp thúc đẩy nhân viên Kết luận    Quản trị VP biện pháp tổ chức, quản lý điều hành Khu vực/ Bộ phận VP QTVP = Khoa học + nghệ thuật Muốn QTVP tốt: - Người đứng đầu: Tổ chức, quản lý, điều hành tốt - Cán bộ, nhân viên VP: chuyên nghiệp Trao đổi, liên hệ   Phản hồi anh/ chị vấn đề trên? Liên hệ đến thực tiễn VP ĐHQG? 24 ...Những nội dung Quan niệm Văn phòng Quản trị Văn phòng Quản trị văn phòng Mục tiêu biện pháp Liên hệ thực tế Văn phòng ĐHQGHN 1.Quan niệm Văn phòng (VP) Quản trị văn phòng (QTVP)  Văn phòng: ... Tổ chức Quản trị văn phòng Quản lý Điều hành Hoạt động khu vực/bộ phận văn phòng 1.Quan niệm Văn phòng Quản trị văn phòng  Quản trị Văn phòng: > Là trách nhiệm Nhà Quản trị/ Người đứng đầu CQ,DN... sở giao dịch quan, doanh nghiệp 1.Quan niệm Văn phòng Quản trị văn phòng • Nghĩa hẹp: Văn phòng từ để phận cấu tổ chức quan, doanh nghiệp Ví dụ: - Văn phòng ĐHQGHN - Văn phòng UBND tỉnh, thành