LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
DANH MỤC CÁC BẢNG
DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 2.4: Quy trình kiểm soát thanh toán nghiệp vụ chuyên môn 48
MỞ ĐẦU
1. TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI
2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
3. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU
4. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
5. BỐ CỤC CỦA LUẬN VĂN
6. TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP
Đơn vị sự nghiệp công lập là tổ chức do cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội thành lập theo quy định của pháp luật, có tư cách pháp nhân, cung cấp dịch vụ công, phục vụ quản lý nhà nước trong các lĩnh vực như giáo dục, đào tạo, y tế, nghiên cứu khoa học, văn hóa, thể dục thể thao, du lịch, lao động - thương binh và xã hội, thông tin truyền thông và các lĩnh vực sự nghiệp khác được pháp luật quy định.
Đặc điểm hoạt động của các đơn vị sự nghiệp là rất đa dạng, bắt nguồn từ nhu cầu phát triển kinh tế xã hội và vai trò của Nhà nước trong kinh tế thị trường.
Mục địch hoạt động của các đơn vị sự nghiệp là không vì lợi nhuận, chủ yếu phục vụ lợi ích công cộng. trong quá trính cung cấp hàng hóa và dịch vụ công cộng cho xã hội, các đơn vị sự nghiệp tạo nguồn thu nhập nhất định thông qua các khoản thu phí và các khoản thu từ cung ứng dịch vụ để trang trải các khoản chi tiêu. Quản lý tài chính các đơn vị sự nghiệp phải tuân thủ theo những quy định pháp lý của nhà nước. Tùy theo đặc điểm tạo lập nguồn thu nhập các đơn vị sự nghiệp, Nhà nước áp dụng cơ chế tài chính cho thích hợp để các đơn vị sự nghiệp thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình. Phù hợp xu hướng cải cách khu vực công trong bối cảnh hội nhập. Nhà nước thực hiện chính sách đổi mới cơ chế quản lý tài chính đối với các đơn vị sự nghiệp theo hướng nâng cao quyền tự chủ tài chính nhằm nâng cao chất lượng hàng hóa và dịch vụ công phục vụ cho xã hội. từ những đặc điểm vai trò đó và vai trò của đơn vị sự nghiệp công lập được thể hiện qua các mặt sau:
- Thứ nhất, cung cấp các dịch vụ công về quy hoạch đô thị; giáo dục, y tế, văn hóa, thể dục, … có chất lượng cao cho xã hội, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của nhân dân góp phần cải thiện đời sống vật chất và tinh thần cho nhân dân.
- Thứ hai, thực hiện các nhiệm vụ chính trị được giao như: đào tào và cung cấp nguồn nhân lực có chất lượng và trình độ cao; quy hoạch mang tính bền vững và ứng dụng các kết quả khoa học, công nghệ, cung cấp các sản phẩm văn hóa, nghệ thuật, phục vụ cho sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
- Thứ ba, đối với từng lĩnh vực hoạt động sự nghiệp, các đơn vị sự nghiệp công lập đều có vai trò chủ đạo trong việc tham gia đề xuất và thực hiện các đề án, chương trình lớn phục vụ sự phát triển kinh tế xã hội của đất nước.
- Thứ tư, thông qua hoạt động thu từ tỉ lệ được trích theo quy định của nhà nước đã góp phần tăng cường nguồn lực thúc đẩy sự phát triển của xã hội.
Đối tượng thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính là các đơn vị sự nghiệp công lập do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định thành lập (đơn vị dự toán độc lập, có con dấu và tài khoản riêng, tổ chức bộ máy kế toán theo quy định của Luật kế toán), hoạt động trong các lĩnh vực sự nghiệp kiến thiết thị chính, Giáo dục-Đào tạo và Dạy nghề; sự nghiệp Y tế, Đảm bảo xã hội; sự nghiệp Văn hoá-Thông tin (bao gồm cả đơn vị phát thanh truyền hình ở địa phương), sự nghiệp Thể dục-Thể thao, sự nghiệp kinh tế và sự nghiệp khác.
- Căn cứ vào nguồn thu sự nghiệp, đơn vị sự nghiệp công được phân thành 3 loại đơn vị thực hiện quyền tự chủ:
+ Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp tự bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động hường xuyênt (gọi tắt là đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm chi phí hoạt động);
+ Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động thường xuyên, phần còn lại được ngân sách nhà nước cấp (gọi tắt là đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động);
+ Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp thấp, đơn vị sự nghiệp không có nguồn thu, mà kinh phí hoạt động thường xuyên theo chức năng, nhiệm vụ do ngân sách nhà nước bảo đảm toàn bộ kinh phí hoạt động (gọi tắt là đơn vị sự nghiệp do ngân sách nhà nước bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động). Việc phân loại đơn vị sự nghiệp theo phân loại trên được ổn định trong thời gian 3 năm. Sau thời hạn 3 năm sẽ xem xét phân loại lại cho phù hợp. Trong thời gian ổn định phân loại, trường hợp đơn vị sự nghiệp có thay đổi chức năng, nhiệm vụ, tổ chức thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền xem xét điều chỉnh phân loại lại cho phù hợp.
- Cách xác định để phân loại đơn vị sự nghiệp căn cứ vào công thức sau:
Mức tự bảo đảm chi phí =
Tổng số nguồn thu sự nghiệp
hoạt động thường xuyên của đơn vị
------------------------------------------ x 100 %
Tổng số chi hoạt động thường xuyên
+ Đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm chi phí hoạt động, gồm: Đơn vị sự nghiệp có mức tự bảo đảm chi phí hoạt động thường xuyên xác định theo công thức trên, bằng hoặc lớn hơn 100% hoặc đơn vị sự nghiệp đã tự bảo đảm chi phí hoạt động từ nguồn thu sự nghiệp, từ nguồn ngân sách nhà nước do cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước đặt hàng.
+ Đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động: Là đơn vị sự nghiệp có mức tự bảo đảm chi phí hoạt động thường xuyên xác định theo công thức trên, từ trên 10% đến dưới 100%.
+ Đơn vị sự nghiệp do ngân sách nhà nước bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động, gồm: Đơn vị sự nghiệp có mức tự bảo đảm chi phí hoạt động thường xuyên xác định theo công thức trên, từ 10% trở xuống hoặc đơn vị sự nghiệp không có nguồn thu.
Là cơ chế theo đó các đơn vị sự nghiệp công được trao quyền tự quyết định, tự chịu trách nhiệm về các khoản thu, khoản chi của đơn vị mình nhưng không vượt quá mức khung do Nhà nước quy định.
Thứ nhất, trao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm cho các đơn vị sự nghiệp trong việc tổ chức công việc, sắp xếp lại bộ máy, sử dụng lao động và nguồn lực tài chính để hoàn thành nhiệm vụ được giao; phát huy mọi khả năng của đơn vị để cung cấp dịch vụ với chất lượng cao cho xã hội; tang nguồn thu nhằm từng bước giải quyết thu nhập cho người lao động; phát huy tính sang tạo, năng động, xây dựng “ thương hiệu riêng” cho đơn vị mình.
Thứ hai, thực hiện chủ trương xã hội hóa trong việc cung cấp dịch vụ cho xã hội, huy động đóng góp của cộng đồng xã hội để phát triển các hoạt động sự nghiệp, từng bươc giảm dần bao cấp từ ngân sách nhà nước.
Thứ ba, trao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với đơn vị sự nghiệp; Nhà nước vẫn quan tâm đầu tư để hoạt động sự nghiệp ngày càng phát triển; bảo đảm cho các đối tượng chính sách – xã hội, đồng bào dân tộc thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng đặc biệt kho khăn được cung cấp dịch vụ ngày càng tốt hơn.
1.1.3. Tổng quan về chi thường xuyên
1.1.3.1.Khái niệm chi thường xuyên
1.1.3.2.Phân loại chi thường xuyên
1.1.3.3.Đặc điểm chi thường xuyên
1.1.3.4. Vai trò của chi thường xuyên
1.2. TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ THEO INTOSAI
1.2.1.Khái niệm
1.2.2.Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
- Bảo vệ tài sản của đơn vị và sử dụng hiệu quả mọi nguồn lực nhất là nhân tố con người. Ngăn ngừa và phát hiện mọi hành vi lãng phí gian lận, sử dụng tài sản không đúng mục đích hoặc vượt quá thẩm quyền.
1.2.3.Các yếu tố của kiểm soát nội bộ
1.2.3.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát tạo nên một sắc thái chung cho một tổ chức, ảnh hưởng đến ý thức kiểm soát của các nhân viên. Môi trường kiểm soát là nền tảng cho tất cả các yếu tố khác trong KSNB, tạo lập một nếp kỷ cương, đạo đức và cơ cấu tổ chức. Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm:
* Liêm chính và giá trị đạo đức: Sự liêm chính và tôn trọng giá trị đạo đức của nhà lãnh đạo và đội ngũ nhân viên xác định thái độ cư xử chuẩn mực trong công việc của họ, thể hiện qua sự tuân thủ các điều lệ, quy định và đạo đức về cách ứng xử của cán bộ công chức nhà nước. Thí dụ như công khai tài sản, các vị trí kiêm nhiệm công việc bên ngoài, quà tặng và báo cáo các mâu thuẫn về lợi ích. Đồng thời phải cho công chúng thấy được tinh thần này trong sứ mạng và tiêu chuẩn đạo đức của tổ chức công thông qua các văn bản chính thức.
* Năng lực nhân viên: Năng lực nhân viên bao gồm trình độ hiểu biết và kỹ năng làm việc cần thiết để đảm bảo việc thực hiện có kỷ cương, trung thực, tiết kiệm, hiệu quả và hữu hiệu, cũng như có sự am hiểu đúng đắn về trách nhiệm của bản thân trong việc thiết lập hệ thống KSNB.
Lãnh đạo và nhân viên phải duy trì một trình độ đủ để hiểu được việc xây dựng thực hiện, duy trì KSNB, vai trò của KSNB và trách nhiệm của họ trong việc thực hiện sứ mạng chung của tổ chức. Mỗi cá nhân trong tổ chức đều giữ một vai trò trong hệ thống KSNB bởi trách nhiệm của họ.
Lãnh đạo và nhân viên cũng cần có kỹ năng cần thiết để đánh giá rủi ro. Việc đánh giá rủi ro đảm bảo hoàn thành trách nhiệm của họ trong tổ chức. Đào tạo là một phương thức hữu hiệu để nâng cao trình độ cho các thành viên trong tổ chức. Một trong những nội dung đào tạo là hướng dẫn về mục tiêu KSNB, phương pháp giải quyết những tình huống khó xử lý trong công việc.
* Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo: Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của nhà lãnh đạo khi điều hành. Nếu nhà lãnh đạo cấp cao cho rằng KSNB là quan trọng thì những thành viên khác trong tổ chức cũng sẽ cảm nhận được điều đó và sẽ theo đó mà tận tâm xây dựng hệ thống KSNB. Tinh thần này biểu hiện ra thành những quy định đạo đức ứng xử trong cơ quan. Ví dụ như việc xây dựng kiểm toán nội bộ trong KSNB thể hiện sự quan tâm của lãnh đạo đến KSNB.
* Cơ cấu tổ chức: Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo cho sự thông suốt trong việc ủy quyền và phân công trách nhiệm. Cơ cấu tổ chức được thiết kế tổ chức sao cho có thể ngăn ngừa được sự vi phạm các quy chế KSNB và loại được những hoạt động không phù hợp. Hoạt động được xem là không phù hợp là những hoạt động mà sự kết hợp của chúng có thể dẫn đến sự vi phạm và che dấu sai lầm và gian lận.
Cơ cấu tổ chức bao gồm: Sự phân chia quyền và trách nhiệm báo cáo; Hệ thống báo cáo phù hợp. Trong cơ cấu tổ chức cũng bao gồm bộ phận kiểm toán nội bộ, ban kiểm soát, bộ phận thanh tra, kiểm tra được tổ chức độc lập với các đối tượng kiểm toán và báo cáo trực tiếp đến lãnh đạo cao nhất trong cơ quan.
* Chính sách nhân sự: Chính sách nhân sự gồm tuyển dụng, huấn luyện, giáo dục, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng hay kỷ luật, hướng dẫn nhân viên.
Mỗi cá nhân đóng vai trò quan trọng trong KSNB. Khả năng, sự tin cậy của nhân viên rất cần thiết để kiểm soát được hữu hiệu. Vì vậy cách thức tuyển dụng, huấn luyện, giáo dục, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng hay kỷ luật là một phần quan trọng trong môi trường kiểm soát. Nhân viên được tuyển dụng phải đảm bảo được về tư cách đạo đức cũng như kinh nghiệm để thực hiện công việc được giao.
Nhà lãnh đạo cần thiết lập các chương trình động viên, khuyến khích bằng các hình thức khen thưởng và nâng cao mức khuyến khích cho các hoạt động cụ thể. Đồng thời các hình thức kỷ luật nghiêm khắc cho hành vi vi phạm cũng cần được các nhà lãnh đạo quan tâm.
* Công tác kế hoạch: Nhà quản lý trong bất kỳ một công việc nào dù là lớn hay nhỏ thì điều đầu tiên họ làm đó là lập kế hoạch, kế hoạch không chỉ định hướng cho công việc sẽ làm mà nó còn là công cụ để kiểm soát quá trình thực hiện công việc đó. Kế hoạch lập một cách khoa học, nghiêm túc và sát với tình hình thực tế bao nhiêu thì công việc kiểm soát càng dễ dàng bấy nhiêu. Kế hoạch lập ra không thể cứng nhắc, nó có thể thay đổi theo tình hình thực tế, vì vậy cần phải theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập đồng thời điều chỉnh, xử lý kịp thời.
1.2.3.2. Đánh giá rủi ro
1.2.3.3. Hoạt động kiểm soát
1.2.3.4. Hệ thống thông tin và truyền thông
1.2.3.5. Hệ thống giám sát
1.3. Công tác kiểm soát chi thường xuyên ở đơn vị sự nghiệp công lập
Các quy chế, thủ tục kiểm soát đều được xây dựng theo các nguyên tắc kiểm soát cơ bản là:
Thứ nhất nguyên tắc phân công, phân nhiệm
- Nguyên tắc này đòi hỏi công việc và trách nhiệm phải được phân chia rõ ràng cho nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận trong một tổ chức, nhằm tạo ra sự chuyên môn hóa trong việc thực hiện công việc, không để cho một cá nhân nắm tất cả các khâu của một quy trình nghiệp vụ từ khi phát sinh cho đến khi kết thúc.
- Phân công, phân nhiệm rõ ràng được xem là nguyên tắc quan trọng của kiểm soát. Bởi vì trên cơ sở phân công, phân nhiệm rõ ràng mỗi người trong tổ chức không những hiểu rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của mình mà còn hiểu rõ nhiệm vụ, trách nhiệm của nhau để phối hợp cùng nhau và kiểm soát lẫn nhau nhằm đạt mục tiêu chung của tổ chức. Trong một chế độ nhiều người làm việc, các sai sót dễ phát hiện hơn và các gian lận khó xảy ra hơn do có sự kiểm tra chéo. Ở một đơn vị không có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng thì không có hy vọng ở đó có hệ thống KSNB mạnh và hiệu quả.
Thứ hai nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn
- Nguyên tắc này đặt ra do nhà quản lý đơn vị không thể và cũng không nên trực tiếp giải quyết mọi vấn đề trong đơn vị. Theo sự ủy quyền của nhà quản lý cấp trên, các cấp dưới được giao quyền quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định. Cấp trên vẫn phải chịu trách nhiệm về công việc mà mình ủy quyền, và vì vậy vẫn phải kiểm tra sát sao công việc đã uỷ quyền. Quá trình ủy quyền được thực hiện qua nhiều cấp, tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn nhưng vẫn đảm bảo sự thống nhất và tập trung trong toàn đơn vị.
- Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công việc trong một phạm vi quyền hạn được giao. Phê chuẩn thể hiện sự đồng ý của nhà quản lý đối với một nghiệp vụ được phép xảy ra. Để đảm bảo các mục tiêu kiểm soát thì tất cả các nghiệp vụ phải được phê chuẩn đúng đắn. Sự phê chuẩn này có thể là phê chuẩn chung hoặc phê chuẩn cụ thể. Phê chuẩn chung được thực hiện cho nhiều các giao dịch và sự kiện kinh tế, thông qua việc Ban GĐ, Ban quản trị xây dựng các chính sách để cấp dưới và nhân viên của tổ chức thực thi trong phạm vi giới hạn của chính sách đó. Phê chuẩn cụ thể được thực hiện đối với từng nghiệp vụ riêng biệt.
Thứ ba nguyên tắc bất kiêm nhiệm
- Nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về trách nhiệm của mỗi nhân viên đối với một số công việc nhằm ngăn ngừa các sai phạm, đặc biệt là các sai phạm cố ý và hành vi lạm dụng quyền hạn. Bất kiêm nhiệm hay còn gọi là sự cách ly thích hợp về trách nhiệm. Cách ly thích hợp về trách nhiệm trong nhiều trường hợp rất có tác dụng trong việc ngăn ngừa những sai phạm nhất là những sai phạm cố ý. Đặc biệt trong những trường hợp sau, nguyên tắc bất kiêm nhiệm phải được tôn trọng:
+ Bất kiêm nhiệm trong việc bảo vệ tài sản với kế toán;
+ Bất kiêm nhiệm trong việc phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc thực hiện các nghiệp vụ đó;
+ Bất kiêm nhiệm giữa việc điều hành với trách nhiệm ghi sổ.
Đối với Chính sách và thủ tục kiểm soát
Đây là thành phần bao gồm các chính sách và thủ tục kiểm soát được tiến hành để đảm bảo mệnh lệnh của của quản trị được thực hiện, đối phó với các rủi ro đã nhận diện và giúp đạt mục tiêu - còn được gọi là hoạt động kiểm soát. Hoạt động kiểm soát tồn tại ở mọi cấp quản trị trong doanh nghiệp, gồm cả hoạt động kiểm soát chung liên quan tới nhiều mục tiêu kiểm hoát và hoạt động kiểm soát cụ thể tập trung vào từng mục tiêu riêng biệt. Giữa hoạt động kiểm soát và quy trình đánh giá rủi ro có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, thông qua đánh giá rủi ro sẽ định hướng cho việc xây dựng có tính thực tế và phù hợp. Hiểu biết về các loại kiểm soát trong phân loại cũng là căn cứ để thiết kế các thủ tục trong hoạt động kiểm soát.
Chính sách kiểm soát là những nguyên tắc và chỉ đạo về kiểm soát cần thiết làm cơ sở cho việc thực hiện các kiểm soát. Chính sách có thể ban hành thành văn bản hoặc thực hiện thông qua truyền miệng, thể hiện nguyên tắc cơ bản về kiểm soát và nguyên tắc kiểm soát đặc thù của đơn vị. Nguyên tắc cơ bản bao gồm phân công, phân nhiệm; phê chuẩn ủy quyền; bất kiêm nhiệm. Các nguyên tắc kiểm soát phải được áp dụng một cách nhất quán.
- Nguyên tắc “phân công, phân nhiệm”: các công việc trong tổ chức phải được phân công và giao trách nhiệm rõ ràng, không để một số người phải làm quá nhiều việc giúp đảm bảo các mục tiêu chung của đơn vị. Nhân viên trong đơn vị hiểu rõ nhiện vụ của mình, cũng như nhiệm vụ của các cá nhân khác để cùng phối hợp và giám sát lẫn nhau.
- Nguyên tắc “Bất kiêm nhiệm”: là sự cách ly thích hợp trách nhiệm trong một số công việc như giữa thực hiện với phê duyệt, giữa thực hiện với ghi sổ...nhằm giúp ngăn ngừa các gian lận, đặc biệt gian lận về tài sản và ghi sổ.
- Nguyên tắc “Phê chuẩn, ủy quyền”: Phê chuẩn là một biểu hiện của việc ra quyết định và giải quyết các vấn đề phát sinh, mọi hoạt động nhất thiết phải được phê chuẩn đúng cấp và hợp lý. Việc phê chuẩn tiến hành tại cấp quản lý cao nhất trong đơn vị nhằm đưa ra các chính sách tổng quát, các cấp quản lý thấp hơn sẽ thực hiện phê chuẩn với từng nghiệp vụ riêng biệt. Ủy quyền là quá trình được thực hiện nhằm phân công việc ra quyết định tới cấp thấp hơn nhằm tạo ra một hệ thống phân chia trách nhiệm mà không làm mất tính thống nhất.
Thủ tục kiểm soát hiện nay khi thiết kế thường xét theo mức ảnh hưởng của kiểm soát trong doanh nghiệp gồm có thủ tục kiểm soát trực tiếp (cụ thể) và kiểm soát tổng quát.
* Thủ tục kiểm soát trực tiếp: được xây dựng trên cơ sở đánh giá từng hoạt động, từng bộ phận cấu thành trong đơn vị mà cần phải được kiểm soát, bao gồm nhiều chức năng (khâu) nhằm muc đích đảm bảo các mục tiêu về thông tin, hoạt động và tuân thủ.
Cụ thể, phê duyệt của nhà quản trị: Các hoạt động phải được sự phê chuẩn đúng đắn của nhà quản trị trong phạm vi quyền hạn cho phép trên hai mức độ là phê duyệt chung và phê duyệt cụ thể.
Phê duyệt chung là trường hợp nhà quản trị cấp cao ban hành các chính sách áp dụng cho toàn doanh nghiệp, nhân viên cấp dưới căn cứ vào chính sách đó để xét duyệt các hoạt động trong thẩm quyền. Ví dụ: giám đốc xét duyệt chính sách về mua hàng.
Phê duyệt cụ thể: là trường hợp nhà quản trị cấp cao xét duyệt riêng từng nghiệp vụ mà không đưa ra chính sách chung thường áp dụng với các nghiệp vụ không thường xuyên như thanh lý tài sản, mua sắm tài sản cố định...), nghiệp vụ có số tiền lớn vượt mức quy định thông thường.
Đánh giá kết quả hoạt động: thông qua thủ tục kiểm soát lại việc thực hiện và thủ tục kiểm soát độc lập với việc thực hiện do các nhà quản lý tiến hành (kiểm soát quản lý).
Với kiểm soát độc lập việc thực hiện: nhà quản trị sẽ soát xét các báo cáo về kết quả của hoạt động mà họ phụ trách, so sánh với dự toán và kế hoạch đề ra và các dữ liệu khác có liên quan. Thông thường bao gồm đánh giá của nhà quản trị cấp cao về các chính sách chung và nhà quản trị cấp trung gian về các công việc tại bộ phận họ phụ trách. Khâu công việc này giúp nhà quản trị đánh giá được hiệu quả của hoạt động, mức độ hoàn thành công việc đồng thời phát hiện những điểm bất thường để có điều chỉnh thích hợp nhằm đảm bảo đạt được mục tiêu đã đề ra.
Kiểm soát lại việc thực hiện (phân tích rà soát) là việc đánh giá lại quá trình thực hiện giúp phát hiện những điểm bất thường trong quá trình thực hiện bằng hệ thống định mức chi phí, chỉ số tài chính, hệ thống báo cáo cho phép phát hiện sai lệch... Kiểm soát xử lý thông tin là nhằm xem xét việc xử lý, cung cấp thông tin về các giao dịch, hoạt động để tìm hiểu xem chúng có được ghi sổ đầy đủ không, có chính xác không, có căn cứ chứng minh tính hợp pháp và hợp lệ không thông qua kểm soát hệ thống chứng từ và sổ kế toán.
Cụ thể thường gồm: chứng từ có được đánh số liên tục không, chứng từ có được lập ngay sau khi nghiệp vụ phát sinh, chứng từ có rõ ràng và đầy đủ nội dung không, quy trình luân chuyển chứng từ có hợp lý không, nghiệp vụ có được ghi đầy đủ vào sổ kế toán không, sổ kế toán có đánh số trang không, có xét duyệt của người kiểm soát không, việc lưu trữ, bảo quản chứng từ và sổ thế nào...? Kiểm soát tài sản là việc ban hành các quy chế, thủ tục để nhằm bảo vệ tài sản và thông tin trong đơn vị. Đây là loại hình kiểm soát mà thường được nghĩ tới đầu tiên khi nói về kiểm soát nội bộ. Loại hình này được thực hiện thông qua các biện pháp như sử dụng trang thiết bị (két sắt, nhà kho, hàng rào...), định kỳ tiến hành kiểm kê tài sản, đối chiếu số liệu trên sổ sách để báo cáo kịp thời các chênh lệch và xử lý các sai phạm phát sinh. Kiểm soát vật chất nhằm đảm bảo sự hiện hữu, chất lượng của tài sản. Phân chia nhiệm vụ: sai phạm trong đơn vị chỉ có thể xảy ra khi có cơ hội hoặc điều kiện thuận lợi do đó cần phải hạn chế tối đa cơ hội này thông qua việc phân chia trách nhiệm hợp lý giữa các bộ phận, cá nhân. Cụ thể: Không để một cá nhân nắm toàn bộ các khâu của một quy trình kinh doanh từ khi phát sinh đến khi kết thúc,tách biệt giữa chức năng phê duyệt với chức năng bảo quản tài sản, chức năng kế toán với chức năng bảo quản tài sản, chức năng xét duyệt với chức năng kế toán. Trong doanh nghiệp, việc phân chia trách nhiệm về hoạt động kèm theo việc phân chia trách nhiệm xét duyệt, cấp quản lý càng cao thì càng có thẩm quyền và trách nhiệm phê duyệt với số tiền càng lớn, cấp trên có thể ủy quyền cho cấp dưới trong phạm vi phù hợp để tăng trách nhiệm của cấp dưới.
* Thủ tục kiểm soát tổng quát (gián tiếp): là việc kiểm soát tổng thể với nhiều hệ thống, nhiều công việc khác nhau. Đây là công việc thuộc về chức năng của bộ phận công nghệ thông tin trong đơn vị và nếu cần thì có thể phải sử dụng đến các chuyên gia về công nghệ thông tin. Tại các doanh nghiệp hiện nay, các công việc chủ yếu được xử lý bằng hệ thống máy tính kết hợp với một số thủ tục thủ công. Do đó, có thể chia ra làm hai loại kiểm soát là kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng.
- Kiểm soát chung: là loại kiểm soát áp dụng cho tất cả các hệ thống ứng dụng để đảm bảo các hệ thống này hoạt động liên tục và ổn định bao gồm kiểm soát hoạt động của trung tâm dữ liệu, kiếm soát phần mềm hệ thống, kiểm soát truy cập, kiểm soát các hệ thống ứng dụng. Trong đó, kiểm soát hoạt động của trung tâm dữ liệu gồm các hoạt động lên kế hoạch, sắp xếp lịch trình, sao lưu và phục hồi dữ liệu nếu có sự cố. Kiểm soát phần mềm hệ thống bao gồm kiểm soát việc mua, bảo trì các phần mềm như hệ điều hành, phần mềm ứng dụng, phần mềm truyền thông, phần mềm quản trị dữ liệu... Kiểm soát truy cập nhằm ngăn ngừa việc xâm nhập trái phép vào các thông tin trên hệ thống (người sử dụng phải có tên đăng nhập, mật khẩu, mật khẩu phải thay đổi liên tục). Kiểm soát việc bảo trì và phát triển các hệ thống ứng dụng nhằm đảm bảo các ứng dụng đáp ứng nhu cầu của người sử dụng và cung cấp thông tin, phát triển ứng dụng phải có sự xét duyệt của người có thẩm quyền.
- Kiểm soát ứng dụng: là kiểm soát áp dụng cho từng hệ thống cụ thể ví dụ quá trình mua hàng, bán hàng, thanh toán, chi phí... nhằm đảm bảo là các dữ liệu phải được nhập vào và xử lý một cách chính xác, phát hiện các dữ liệu không hợp lý. Nội dung của kiếm soát ứng dụng bao gồm dữ liệu đầu vào (việc phê chuẩn, tính chính xác của dữ liệu), quá trình xử lý (kiểm tra theo từng đợt vận hành, kiểm tra chéo, cài đặt các kiểm soát lập trình sẵn...), dữ liệu đầu ra (kiểm soát số liệu sau xử lý, kiểm soát số liệu lưu trữ...) thông qua các chương trình ứng dụng thích hợp.
- Kiểm tra muc tiêu đề ra với nhu cầu mua sắm, sửa chữa của đơn vị, kiểm tra việc chấp hành đầy đủ các quy định về thủ tục, hồ sơ pháp lý qua các khoản chi này.
- Kiểm soát qua công tác ghi chép kế toán tài sản cố định bao gồm: Việc ghi chép thẻ tài sản cố định, sổ đăng ký, xác định nguyên giá, nguồn hình thành tài sản, nguyên nhân tăng giảm, tình trạng tài sản cố định, thủ tục giao nhận, kiểm nhận, thanh toán, phản ánh giá trị hao mòn tài sản cố định ... Đối chiếu giữa số ghi trên sổ kế toán với thực tế hiện có của tài sản cố định.
- Kiểm soát qua công tác kiểm kê tài sản cố định định kỳ để theo dõi tài sản cố định về số lượng cũng như hiện trạng sử dụng.
Trong thủ tục kiểm soát được thiết kế như trên đã lồng ghép được các loại hình kiểm soát. Với kiểm soát trực tiếp có đưa ra các kiểm soát trước, trong và sau quá trình thực hiện (theo thời điểm kiểm soát) hướng vào kiểm soát trước làm trọng tâm, nội dung của kiểm soát trực tiếp cũng đề cập tới các thủ tục kiểm soát ngăn ngừa, phát hiện, sửa chữa, bù trừ với định hướng là tăng cường ngăn ngừa và thực hiện bù trừ về kiểm soát, đồng thời kiểm soát trực tiếp không chỉ đảm bảo kiểm soát tuân thủ (phê duyệt, đối chiếu) mà còn đảm bảo cả kiểm soát kế toán (thông tin, chi phí), kiểm soát về hành vi của người thực hiện. Với kiểm soát tổng quát, thủ tục kiểm soát dựa trên các loại kiểm soát theo đầu ra (trên các hệ thống thông tin xử lý, lưu trữ) và kiểm soát hành vi bằng hệ thống phần mềm với hướng là kiểm soát chặt đầu ra bằng công nghệ cao, kiểm soát tổng quát sẽ tiến hành theo kiểm soát chọn điểm với những hoạt động quan trọng và nếu doanh nghiệp có đủ điều kiện thì có hệ thống ERP để kiểm soát toàn diện.
Kiểm tra tính hợp lý, tính cần thiết của các khoản chi trên cơ sở quán triệt tiết kiệm và đảm bảo sát nhu cầu thực tế.
Các khoản chi khác như kỷ niệm các ngày lễ lớn, bảo hiểm tài sản và phương tiện, hổ trợ các tổ chức, đoàn thể, chi tiếp khách, các khoản phí, lệ phí…..
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI VIỆN QUY HOẠCH XÂY DỰNG ĐÀ NẴNG
Viện Quy hoạch Xây dựng Đô thị - Nông thôn tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng được thành lập ngày 01 tháng 6 năm 1996 , trụ sở tại số nhà 165 đường Trần Phú, thành phố Đà Nẵng. Đến năm 1997, Viện được đổi thành Viện Quy hoạch Xây dựng Đô thị - Nông thôn thành phố Đà Nẵng theo Quyết định số 275/QĐ-UB ngày 05 tháng 2 năm 1997 của UBND Lâm thời thành phố Đà Nẵng. Đến năm 2002, Viện được đổi tên thành Viện Quy hoạch Xây dựng Đà Nẵng theo Quyết định số 66/2002/QĐ-UB ngày 17 tháng 5 năm 2002 của UBND thành phố Đà Nẵng.
Viện Quy hoạch Xây dựng Đà Nẵng là cơ quan chuyên môn thuộc Viện Xây dựng có chức năng tham mưu cho UBND thành phố Đà Nẵng và Viện Xây dựng trong lĩnh vực quy hoạch, kiến trúc xây dựng và đầu tư phát triển.
Viện Quy hoạch Xây dựng Đà Nẵng thực hiện các nhiệm vụ cụ thể:
- Khảo sát: Khảo sát đo đạc, định vị cắm mốc, lập bản đồ địa hình nhằm phục vụ quy hoạch chi tiết xây dựng
- Quy hoạch: Định hướng phát triển không gian kiến trúc cảnh quan, quy hoạch chung xây dựng, chi tiết sử dụng đất đai, chi tiết các khu chức năng đô thị và nông thôn, chi tiết chia lô xây dựng;
- Lập dự án đầu tư và thiết kế hệ thống công trình hạ tầng kỹ thuật đô thị và nông thôn, bao gồm: san nền, thoát nước, giao thông, cấp nước, cấp điện dân dụng, thông tin liên lạc, đường ống và trạm nhiên liệu, hệ thống cây xanh, phòng cháy, chữa cháy, vệ sinh môi trường và kiến trúc cảnh quan đô thị và nông thôn trên địa bàn thành phố;
- Tư vấn thiết kế công trình kiến trúc đặc thù, nghiên cứu ứng dụng công trình thiết kế mẫu, các loại hình về nhà ở gia đình, nhà ở chung cư và một số loại hình công trình kiến trúc do UBND thành phố, Viện Xây dựng chỉ định và các cơ quan, đơn vị, cá nhân có yêu cầu;
- Tư vấn giúp UBND thành phố và Sở Xây dựng trong lĩnh vực quy hoạch, kiến trúc, xây dựng và đầu tư phát triển, bao gồm: công tác chọn địa điểm xây dựng, hồ sơ chứng chỉ quy hoạch, thẩm định các đề án quy hoạch và thiết kế hạ tầng kỹ thuật không phải Viện lập; lập kế hoạch vốn khảo sát, quy hoạch và chuẩn bị đầu tư xây dựng trên địa bàn thành phố Đà Nẵng;
- Tư vấn thẩm tra hồ sơ thiết kế thiết kế công trình kiến trúc công nghiệp và dân dụng, hồ sơ thiết kế hạ tầng kỹ thuật không phải do Viện lập theo quy định của pháp luật về điều kiện năng lực thẩm tra thiết kế;
- Tư vấn giám sát cho các hoạt động xây dựng;
- Tư vấn đầu tư xây dựng công trình đường dây và trạm biến áp đến cấp điện áp 35kV.
Từ năm 2008 đến nay Viện được phân loại là đơn vị sự nghiệp công lập tự đảm bảo toàn bộ hoạt động. Viện đã thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định tại Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ (nay là Nghị định số 16/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015). Viện chủ động bố trí lực lượng lao động, thực hiện nhiều biện pháp để tạo chuyển biến về cả chất lượng và hiệu quả công việc.
Lãnh đạo Viện
Viện trưởng: Là người đứng đầu bộ máy của Viện, chịu trách nhiệm lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động của Viện để thực hiện chức năng tham mưu cho UBND thành phố Đà Nẵng và Sở Xây dựng trong lĩnh vực quy hoạch, kiến trúc xây dựng và đầu tư phát triển; đồng thời chịu trách nhiệm trước UBND thành phố Đà Nẵng và Sở Xây dựng trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước trong lĩnh vực được phân công, phân cấp theo đúng quy định của pháp luật
Phó Viện trưởng: Là người giúp việc cho Viện trưởng, được Viện trưởng phân công phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công tác của Viện, chịu trách nhiệm trước Viện trưởng về nhiệm vụ được phân công theo quy định của pháp luật.
Được sử dụng quyền hạn của Viện trưởng để chủ động giải quyết công việc thuộc lĩnh vực phân công; nếu có vấn đề liên quan đến các Phó Viện trưởng khác phụ trách thì các Phó Viện trưởng khác chủ động phối hợp với nhau để giải quyết. Trường hợp không nhất trí hoặc vượt quá quyền hạn thì báo cáo Viện trưởng quyết định.
Các phòng chuyên môn nghiệp vụ
Phòng Tổng hợp: Tham mưu, tổng hợp đề xuất và tổ chức thực hiện lĩnh vực công tác kế toán, công tác lập kế hoạch nhiệm vụ phân khai vốn xây dựng cơ bản và vốn tư nhân hằng năm; công tác tổ chức cán bộ, chế độ chính sách tiền công tiền lương.
Phòng Thiết kế Quy hoạch I: lập quy hoạch, tư vấn thiết kế kiến trúc cảnh quan, tư vấn giám sát các hoạt động xây dựng
Phòng Thiết kế Quy hoạch II: thiết kế bản vẽ thi công – lập báo cáo kinh tế kỹ thuật – lập dự toán các hạng mục: Cấp nước, thoát nước thải, giao thông, cây xanh, vỉa hè và các hạng mục thuộc hạ tầng kỹ thuật
Phòng Khảo sát nhiệm vụ: khảo sát đo đạc, định vị cắm mốc, lập bản đồ địa hình nhằm phục vụ quy hoạch chi tiết xây dựng cho phòng Thiết kế Quy hoạch I .
Áp dụng chế độ kế toán hành chính sự nghiệp theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ Tài chính và Thông tư 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 của Bộ Tài chính.
Sử dụng phần mềm kế toán do Viện thuê viết riêng. Phần mềm này tích hợp được nhiều chức năng khác nhau như: Kế toán thuế, kế toán tiền lương, kế toán tổng hợp, kế toán xây dựng cơ bản….Các chức năng này được thiết lập chặt chẽ và liên thông với nhau một cách hợp lý giúp việc phân tích các kết quả kế toán được dễ dàng.
Phân công nhiệm vụ cụ thể cho mỗi nhân viên kế toán:
Trưởng phòng Tổng hợp kiêm Kế toán trưởng: Phụ trách chung và điều hành việc thực hiện công tác chuyên môn được giao.
-Phó Trưởng phòng Tổng hợp: Là người giúp việc cho Trưởng phòng, được phân công phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công tác Phòng, chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về nhiệm vụ được phân công theo quy định của pháp luật.
Kế toán Tổng hợp: Theo dõi các khoản thu chi tại Viện, lập báo cáo tài chính tại Viện theo đúng quy định.
Kế toán tiền lương và các khoản đóng góp: Theo dõi và tính lương của các nhân viên Viện, tính nộp các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp
Kế toán thuế: Theo dõi và tính các khoản thuế tại Viện
Kế toán công nợ: Theo dõi các khoản công nợ phải thu, phải trả của Viện.
Thủ quỹ: Thu chi các khoản tiền mặt.
Tất cả các chứng từ phát sinh được tập trung về tại bộ phận Tổng hợp. Các kế toán viên sẽ tiếp nhận chứng từ theo nội dung công việc được phân công để xem xét, kiểm tra tính đúng đắn của chứng từ, lập chứng từ kế toán trình Kế toán trưởng xem xét, ký và sau đó trình lãnh đạo duyệt cho thanh toán. Sau khi các chứng từ đã được thanh toán, các kế toán viên sẽ lưu lại đến cuối kỳ kế toán, kế toán tổng hợp sẽ tổng hợp và tiến hành đối chiếu sổ với các kế toán chi tiết, khoá sổ và lập báo cáo tài chính.
Viện Quy hoạch Xây dựng Đà Nẵng là đơn vị tham gia quản lý Nhà nước về lĩnh vực kiến trúc, quy hoạch xây dựng; xem xét, đề xuất các đồ án thiết kế quy hoạch, phương án kiến trúc công trình trên địa bàn thành phố; tham mưu cho UBND thành phố chọn địa điểm triển khai các dự án phát triển KT- XH của thành phố. Nguồn thu chính của viện là các dịch vụ mà Viện thực hiên, bên cạnh đó còn có nguồn thu tài trợ, viện trợ khác.
Bảng 2.1. Nguồn thu kinh phí qua 3 năm (2015-2017)
ĐVT: Đồng
TT
Nguồn kinh phí
Năm 2015
Năm 2016
Năm 2017
1
Thu từ hoạt động dịch vụ
44.667.059.118
63.382.656.133
84.406.559.665
2
Nguồn khác
284.440.168
337.125.749
324.012.658
Tổng cộng
44.951.499.286
63.719.781.882
84.730.572.323
(Nguồn: Báo cáo quyết toán qua các năm )
Căn cứ các hợp đồng kinh tế đã được ký kết, các bộ phận lập dự toán, thực hiện hợp đồng. Bên cạnh đó tính các khoản chi quản lý, thường xuyên và các khoản chi khác
Bảng 2.2. Chi thường xuyên tại Viện qua 03 năm (2015-2017)
ĐVT: Đồng
TT
Nội dung chi
Năm 2015
Năm 2016
Năm 2017
1
2
3
4
(Nguồn: Báo cáo quyết toán Viện )
Qua 3 năm 2015-2017 ta thấy mặc dù chi phí tăng lên hằng năm, nhưng tại Viện công tác kiểm soát chi diễn ra vẫn đảm bảo được tốt, kinh phí hoạt động vẫn đủ trang trải cho từng nội dung chi.
Bảng 2.3. Tình hình thanh toán các khoản thanh toán cá nhân tại Viện qua 3 năm (2015-2017)
Sơ đồ 2.4: Quy trình kiểm soát thanh toán nghiệp vụ chuyên môn
Bảng 2.4. Tình hình thanh toán nội dung nghiệp vụ chuyên môn tại Viện qua 3 năm 2015-2017
2.2.4. Kiểm soát chi đầu tư phát triển
2.2.5. Kiểm soát chi các khoản chi khác
Hằng năm, khi chênh lệch thu lớn hơn chi thì lãnh đạo Viện sẽ họp và đưa ra mức trích lập các loại quỹ như sau:
Bảng 2.5. Tình hình trích lập các quỹ của Viện qua 3 năm 2015-2017
Bảng 2.6. Tình hình sử dụng các quỹ của Viện qua 3 năm 2015-2017
Bảng 2.7. Số liệu chi thường xuyên theo nhóm mục chi tại Viện
CHƯƠNG 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI VIỆN QUY HOẠCH XÂY DỰNG ĐÀ NẴNG
3.1. MỤC TIÊU VÀ PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA VIỆN QUY HOẠCH XÂY DỰNG ĐÀ NẴNG ĐẾN NĂM 2020 TRONG CÔNG TÁC TÀI CHÍNH
3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI VIỆN QUY HOẠCH XÂY DỰNG ĐÀ NẴNG
Hiện nay công tác quản lý, kiểm soát rủi ro tại Viện chưa thật sự rõ nét. Công tác nhận diện đánh giá rủi ro mang tính chất tổng thể, toàn đơn vị. Chưa có cơ chế nhận diện, đánh giá, đối phó rủi ro. Để phòng tránh và hạn chế rủi ro thấp nhất có thể, Viện Quy hoạch Xây dựng Đà Nẵng cần thực hiện đúng quy trình kiểm soát rủi ro cụ thể:
Rủi ro xảy ra có rất nhiều nguyên nhân từ bên trong lẫn bên ngoài nó làm cho mục tiêu của đơn vị không thể thực hiện được. Các yếu tố bên trong như: sự quản lý thiếu minh bạch, năng lực cán bộ viên chức thấp, thiếu sự giám sát của Ban lãnh đạo... Các yếu tố bên ngoài như sự thay đổi về chính sách, pháp luật, sự tiến bộ về khoa học- công nghệ… Nhận diện rủi ro là sự nhận thức về thời điểm, mức độ một sự kiện, hay hoạt động sẽ xảy ra gây ảnh hưởng tiêu cực đến đơn vị. Do vậy, Ban lãnh đạo cần có các biện pháp nhận dạng rủi ro để quản lý chúng. Để làm được điều này thì trước tiên, cơ quan phải xác định được mục tiêu của mình là gì? Thông qua việc xác định mục tiêu đơn vị có thể nhận diện và phân tích được rủi ro bởi vì những sự kiện có thể xảy ra và đe dọa đến mục tiêu đơn vị chính là rủi ro. Mỗi khi đơn vị nhận diện được các rủi ro trong hoạt động của mình thì nguy cơ không đạt được mục tiêu giảm đi đáng kể. Do đó, nhận dạng rủi ro phải được thực hiện liên tục, lặp đi, lặp lại để tránh bị thiệt hại do những tác động bên trong lẫn bên ngoài gây ra.
Nhận diện rủi ro về nhân lực, rủi ro về nguồn thu, nguồn chi: Có nhiều phương pháp nhận dạng rủi ro, tuy nhiên các phương pháp dễ thực hiện và phù hợp với cơ quan hiện nay bao gồm:
Phân tích báo cáo tài chính: Bằng cách phân tích bảng tổng kết tài sản, báo cáo hoạt động kinh doanh và các tài liệu hỗ trợ ta có thể xác định được mọi nguy cơ của cơ quan về chi thường xuyên. Bằng cách kết hợp báo cáo này với các dự báo về tài chính, dự báo về các nguồn thu chi theo từng tài khoản ta có thể phát hiện rủi ro trong tương lai
Phương pháp lưu đồ: Phương pháp này sẽ giúp chúng ta liệt kê trình tự các bước đối với quy trình kiểm soát chi thường xuyên.
Quy trình kiểm soát chi
Đặc biệt rủi ro từ bên trong nội bộ xảy ra do thiếu đoàn kết trong công tác phối hợp kiểm soát chi thanh toán tại Phòng Tổng hợp Viện, do phòng Tổng hợp vừa kiểm tra nhu cầu vừa thanh toán. Do vậy, lãnh đạo cần phải kỹ trong vấn đề nhận diện và có biện pháp khắc phục.
Nhận diện rủi ro về tư lợi cá nhân thông qua việc kiểm tra đối chiếu đột xuất Phòng Tổng hợp.
Xác định những ảnh hưởng có thể có của sự kiện hay hoạt động đối với hoạt động của đơn vị. Trên thực tế không thể loại bỏ hết tất cả rủi ro, mà giới hạn rủi ro xảy ra ở mức độ chấp nhận được. Để làm được điều này, ban lãnh đạo cần đánh giá:
Khả năng rủi ro có thế xảy ra.
Mức độ ảnh hưởng đến mục tiêu của đơn vị
Nếu rủi ro ảnh hưởng không đáng kể đến đơn vị, và ít có khả năng xảy ra thì không cần phải quan tâm nhiều, ngược lại một rủi ro có ảnh hưởng trọng yếu với khả năng xảy ra cao thì đơn vị cần tập trung chú ý.
Để biết được mức độ, khả năng của rủi ro, trước hết lãnh đạo cần họp phòng chuyên môn qua các cuộc họp giao ban hoặc các buổi họp định kỳ để các bộ phận có thể tham mưu đề xuất biện pháp đánh giá thích hợp.
Lãnh đạo phòng, ban, thanh tra Viện, Ban lãnh đạo thực hiện quản trị rủi ro. Phòng ban thông tin, báo cáo với Ban lãnh đạo về rủi ro được nhận diện và đánh giá rồi đề xuất các biện pháp đối phó thích hợp như:
Đối với các rủi ro từ các yếu tố bên trong :
Rủi ro về nhân lực hạn chế:
Ban lãnh đạo Viện và lãnh đạo phòng Tổng hợp nên họp và đề xuất những vấn đề về nhân lực có thể xảy ra trong trường hợp thay đổi nhanh chóng về các quy định, nghị định thông tư hướng dẫn, kèm theo sự đa dạng phức tạp các nội dung chi thường xuyên thì hiện tại 01 cán bộ làm công tác kế toán chi thường xuyên tại Viện có đảm bảo không và từ đó đề xuất tuyển dụng , đào tạo cho phù hợp.
Rủi ro về mối quan hệ tập thể nội bộ và rủi ro về tư lợi cá nhân;
Ban lãnh đạo Viện cần họp và đề xuất giải quyết các trường hợp rủi ro này sao cho vừa hạn chế, chấm dứt rủi ro vừa giữ được mối quan hệ tốt đẹp trong tập thể vừa khuyến khích cán bộ làm việc tốt hơn tùy từng mức độ nghiêm trọng của rủi ro.
Đối với các rủi ro từ các yếu tố bên ngoài: trước tình hình thay đổi, cập nhật chính sách một cách nhanh chóng, cán bộ kế toán tại Viện cần phải tham gia tất cả các khóa tập huấn của Sở Tài chính về thông tư hướng dẫn, chế độ hướng dẫn thanh toán, các lớp đấu thầu, cập nhật các quy trình thủ tục đấu thầu.
Trong mục tiền lương, tiền công trả cho lao động thường xuyên theo hợp đồng, phụ cấp lương, các khoản đóng góp công tác kiểm soát chi thường xuyên mang tính định kỳ, dường như hoàn thiện. Kiểm soát chi thanh toán cá nhân là kiểm soát các khoản chi liên quan đến nhân lực tại Viện do vậy đề xuất giải pháp kiểm soát nhân lực nhằm giảm thiểu những rủi ro xảy ra trong quá trình kiểm soát chi thường xuyên tại Viện
Kiểm soát nhân lực là một hình thức kiểm soát chi thường xuyên, nhu cầu về nhân lực đúng vị trí, đúng thời điểm, đúng chuyên môn giúp tiết kiệm được chi phí tại đơn vị.
- Quy trình kiểm soát nhân lực:
: Căn cứ nhu cầu phát triển của mình, các phòng lập đề xuất bố trí số lượng nhân viên của phòng gởi về Phòng Tổng hợp.
: Căn cứ chức năng, nhiệm vụ được lãnh đạo đơn vị giao và kết quả thực hiện trong năm của từng phòng, Phòng Tổng hợp khảo sát thực tế tình hình nhân lực có đủ để đáp ứng nhiệm vụ của từng phòng ban. Nếu thiếu thì đề nghị lãnh đạo bổ sung nhân lực từ nguồn thừa của các phòng ban khác, nếu không đủ thì đề xuất lãnh đạo ký hợp thêm nhân viên để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của các phòng ban nhằm thực hiện công việc một cách tốt nhất.
Nếu có bất cứ sự thay đổi về nhân sự nào, đều ảnh hưởng đến kiểm soát chi thanh toán cá nhân. Nên cần kịp thời cập nhật và phẩn bổ, cân đối để đảm bao chi tiêu hợp lý
Kiểm soát mục chi thanh toán cho cá nhân: Quy trình và nội dung của Viện hiện nay là tương đối tốt.
a) Kiểm soát mục chi tiền điện, nước:
Xây dựng quy chế sử dụng điện, nước trong đơn vị trên nguyên tắc sử dụng tiết kiệm. Phòng Tổng hợp khảo sát số lượng thiết bị sử dụng điện trong đơn vị, số lượng điện năng tiêu hao của từng thiết bị và ước số điện năng tiêu thụ của toàn đơn vị trong 1 tháng để làm căn cứ kiểm soát. Tăng cường công tác kiểm soát việc sử dụng điện nước của các phòng ban, yêu cầu tất cả nhân viên trong đơn vị khi ra về phải tắt đèn, quạt, điều hòa, không được sử dụng điện, nước cho nhu cầu cá nhân như nấu ăn, là quần áo… Đưa chỉ tiêu sử dụng tiết kiệm điện, nước vào tiêu chuẩn xét thi đua hàng quý, nếu cá nhân, phòng ban nào vi phạm thì hạ bậc thi đua tùy theo mức độ vi phạm.
b) Kiểm soát mục chi cho nhiên liệu
Xây dựng lại định mức nhiên liệu phù hợp với thực tế tiêu thụ của xe ô tô. Trước khi xe đi công tác phải có lệnh điều xe được thủ trưởng đơn vị ký duyệt, khi đi công tác về phải có xác nhận của đơn vị đến công tác trên Lệnh điều xe và xác nhận của người dùng xe về số km thực tế đi. Phòng Tổng Hợp kiểm tra số km thực tế lưu hành của xe và ghi vào Lệnh điều xe, đồng thời nên kiểm tra đột xuất số km ghi trên Lệnh điều xe và số km trên xe có thực sự chính xác. Hàng tháng, lái xe tổng hợp các lệnh điều xe trong tháng và hoá đơn xăng tương ứng với số km thực đi gởi về Phòng Tổng hợp để kiểm soát, ký xác nhận số km thực tế đi, sau đó thanh toán.
Giao cho Phòng Tổng hợp chịu trách nhiệm về việc xe ô tô chỉ được sử dụng cho công việc của đơn vị, không sử dụng cho mục đích cá nhân.
Các phòng có nhu cầu đi công tác xa, cần dung phương tiện ô tô thì phải duyệt lãnh đạo và đăng ký với Phòng Tổng hợp ít nhất trước 01 ngày để bố trí.
Mục chi văn phòng phẩm:
Để chủ động trong công tác của các phòng ban và giảm bớt các thủ tục hành chính, phòng Tổng hợp căn cứ dự trù của từng phòng ban trong năm trước và khảo sát thực tế nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm của từng phòng ban, xây dựng định mức khoán văn phòng phẩm cho các phòng ban một cách hợp lý nhằm đảm bảo hoàn thành công tác chuyên môn và tiết kiệm được chi phí.
Mục chi vật tư văn phòng:
Hiện nay, Viện có nhiều máy in A0 và máy in màu Laser phục vụ cho công tác chuyên môn kỹ thuật, giá mua mực in A0 và laser màu rất đắt nên chi phí về mực in chiếm tỷ trọng rất lớn trong mục chi vật tư văn phòng. Cuối tháng, phòng Tổng hợp ghi lại số bản in của từng máy in laser màu, và máy in A0 đối chiếu số liệu thực hiện để kiểm soát số lượng bản in trong tháng, tránh sử dụng máy in lãng phí và cho mục đích khác.
Đặc biệt ở khâu thay mực in cho máy in cơ quan, hoặc mực máy photo cơ quan, cần được thực hiện đúng quy trình như sau: Nhu cầu của từ phòng chuyên môn được đề xuất và trình lãnh đạo Viện duyệt trực tiếp, sau khi được duyệt phòng chuyên môn trực tiếp liên hệ với cán bộ công nghệ thông tin, cán bộ công nghệ thông tin sẽ làm việc liên hệ trực tiếp với bên cung cấp vật tư đáp ứng nhu cầu và kiểm tra, nghiệm thu. Sau đó bên cung cấp vật tư sẽ xuất phiếu xuất kho, và hóa đơn chuyển phòng chuyên môn, phòng chuyên môn sẽ kèm theo đề xuất ban đầu đã trình lãnh đạo chuyển phòng tổng hợp thanh toán.
Xây dựng định mức khoán cho từng lãnh đạo, phòng ban và cá nhân được hưởng mức khoán và nên đưa vào quy chế chi tiêu nội bộ tránh trả theo thực tế sử dụng như hiện nay.
Đối với công tác nghiệp vụ chuyên môn tại Viện chủ yếu là thuê bên thứ 3 thực hiện các công việc giám định, khảo sát, cắm cọc, tư vấn, … Quy trình này hiện nay tại Viện thường xuyên là chỉ định thầu và ký kết hợp đồng trực tiếp:
Bước 1: Lập hồ sơ tổ chức đấu thầu dịch vụ
Bước 2: Thẩm định hồ sơ nhà thầu, lựa chọn nhà thầu
Bước 3: Thương thảo hợp đồng
Bước 4: Ký hợp đồng, nghiệm thu, thanh lý, thanh toán
Cần có sự kiểm soát ở các bước này, cụ thể như sau:
Bước 1: Sau khí có sự phê duyệt của Lãnh đạo đối với nhu cầu cần thực hiện, các phòng ban có nhu cầu lập hồ sơ mời thầu.
Lập Hồ sơ mời thầu đảm bảo khả năng tham gia của tất cả các nhà thầu có đủ năng lực, không được đưa các điều kiện nhằm hạn chế sự tham gia của các nhà thầu hoặc nhằm tạo lợi thế cho một nhà thầu gây ra sự cạnh tranh không bình đẳng.
Bước 2: Đây là bước quan trọng nhất, Tổ chuyên gia và tổ thẩm định thực sự cần phải kiểm tra kỹ nhà thầu có năng lực đáp ứng được yêu cầu cảu công việc, tránh việc đã ưu tiên chỉ định đơn vị thực hiện. Thông báo kết quả đơn vị trúng thầu trên phương tiện truyền thông, để tránh tranh chấp sau này.
Bước 3: Đơn vị cần mời đơn vị trúng thầu ký thương thảo hợp đồng để tránh tình trạng bỏ thầu,
Bước 4: Ký kết hợp đồng, và đôn đốc nhà thầu thực hiện hợp đồng, nghiệm thu theo từng hạng mục mà hợp đồng đã ký kết, tránh nghiệm thu qua loa, thanh lý hợp đồng và thanh toán cho đơn vị cung cấp dịch vụ.
Tác giả đề xuất lãnh đạo Viện khi cử nhân viên đi dự Hội nghị, Hội thảo tại TP Hồ Chí Minh hoặc Hà Nội thì cho phép nhân viên của mình được đi bằng máy bay như thế sẽ tiết kiệm hơn đi bằng tàu hỏa vì các lý do như sau:
+ Chênh lệch thời gian đi trên đường là 02 ngày, thời gian ở lại là 02 đêm.
+ Chênh lệch giá vé máy bay và tàu hỏa hiện nay là khoảng từ 500.000 đ đến 1.200.000 đ (vé được đặt trước thì chênh lệch khoảng 600.000 đ).
+ Chi phí cho 02 đêm ở khách sạn theo quy định hiện hành tối đa là 1.800.000 đ/02 ngày đêm, chi phụ cấp 02 ngày là 300.000 đồng/02 ngày
Như vậy, nếu đi bằng máy bay, chi phí sẽ tiết kiệm được khoảng trên dưới 1.000.000 đồng nhưng đặc biệt hơn là tiết kiệm được 02 ngày đi trên đường để phục vụ cơ quan
Cần lên danh sách (về đơn giá) các phòng nghỉ, khách sạn, và giá taxi trung bình từ sân bay, ga tàu, xe đến nơi họp gần khu vực của Bộ Y tế, Cục quản lý dựơc, Vụ tổ chức cán bộ… các trung tâm mà Viện thường xuyên làm việc, hội họp công tác. Sau đó sẽ đưa ra được mức giá phòng, taxi phù hợp. Tiến hành phân cấp như sau:
Đi công tác tại Thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Cần Thơ và thành phố là đô thị loại I: Đối với cán bộ, công chức có hệ số phụ cấp chức vụ từ 0,7 đến dưới 1,05: Mức thanh toán là 800.000 đồng/ngày/phòng cho 02 người. Đối với cán bộ, công chức có hệ số phụ cấp chức vụ dưới 0,7 mức thanh toán là 600.000 đồng/ngày/phòng cho 02 người
Đi công tác tại các vùng còn lại: Đối với cán bộ, công chức có hệ số phụ cấp chức vụ từ 0,7 đến dưới 1,05: Mức thanh toán là 600.000 đồng/ngày/phòng cho 02 người. Đối với cán bộ, công chức có hệ số phụ cấp chức vụ dưới 0,7 mức thanh toán là 500.000 đồng/ngày/phòng cho 02 người
Tại Viện, nhóm mục chi đầu tư phát triển chủ yếu chi mua sắm tài sản cố định là máy móc thiết bị và sửa chữa.
Khi được có nhu cầu mục mua sắm tài sản phục vụ chuyên môn, Viện lập kế hoạch mua sắm bao gồm các bước:
Bước 1: Lựa chọn thiết bị có cấu hình và tính năng kỹ thuật phù hợp với yêu cầu chuyên môn.
Bước 2: Thuê đơn vị có chức năng thẩm định giá tài sản.
Bước 3: Lập hồ sơ và tổ chức đấu thầu mua sắm tài sản.
Bước 4: Ký hợp đồng và nghiệm thu, thanh lý hợp đồng mua sắm.
Quy trình kiểm soát các bước mua sắm tài sản như sau:
- Kiểm soát bước 1: Thông báo cho các thành viên của Hội đồng chuyên môn dự kiến mua sắm trang thiết bị của Viện và yêu cầu các thành viên tham khảo các thiết bị có cấu hình và tính năng kỹ thuật phù hợp với yêu cầu phục vụ chuyên môn. Họp Hội đồng chuyên môn và thống nhất cấu hình và tính năng kỹ thuật của thiết bị cần mua sắm.
Nếu tài sản cần mua sắm vượt quá khả năng của Hội đồng chuyên môn thì mời chuyên gia tư vấn, nhà tư vấn phải có đủ trình độ chuyên môn phù hợp với thiết bị cần mua. Chuyên gia tư vấn phải có chứng chỉ trình độ chuyên môn phù hợp, hoạt động độc lập hoặc thuộc một tổ chức hoạt động theo quy định của pháp luật. Chuyên gia tư vấn phải chịu trách nhiệm với đơn vị về tính đúng đắn, chính xác, khách quan đối với thiết bị và hoàn thành hợp đồng đã ký.
- Kiểm soát bước 2: Giao cho phòng Tổng hợp lựa chọn đơn vị có chức năng thẩm định giá có uy tín để thẩm định giá cho thiết bị cần mua trên thị trường tại thời điểm mua sắm trình lãnh đạo đơn vị phê duyệt và lập các thủ tục thuê thẩm định giá.
- Kiểm soát bước 3: Sau khi có Quyết định phê duyệt lãnh đạo, giao cho phòng Tổng hợp lập hồ sơ mời thầu và tiến hành các bước đấu thầu theo luật định.
+ Hạn chế đấu thầu bằng hình thức chỉ định thầu. Thông báo công khai yêu cầu mua sắm của đơn vị trên các phương tiện thông tin theo quy định trong thời gian 10 ngày trước khi phát hành hồ sơ mời thầu.
+ Lập Hồ sơ mời thầu đảm bảo khả năng tham gia của tất cả các nhà thầu có đủ năng lực, không được đưa các điều kiện nhằm hạn chế sự tham gia của các nhà thầu hoặc nhằm tạo lợi thế cho một nhà thầu gây ra sự cạnh tranh không bình đẳng.
+ Thành lập Tổ chuyên gia xét thầu có đủ trình độ chuyên môn liên quan đến thiết bị cần mua sắm và đã được đào tạo về đấu thầu theo quy định.
+ Kiểm tra, lựa chọn nhà thầu có đủ năng lực thực hiện hợp đồng, kiểm tra các sự việc khi có vướng mắc, khiếu nại của tổ chức, cá nhân. Kiểm soát quá trình thực hiện công tác đấu thầu từ giai đoạn mở thầu, xét thầu, trình duyệt và công bố kết quả đấu thầu.
- Kiểm soát bước 5: Sau khi công bố kết quả trúng thầu. Đơn vị mời nhà thầu trúng thầu thương thảo ký kết hợp đồng mua sắm tài sản theo từng khoản mục chi tiết của tài sản. Sau khi ký hợp đồng, đơn vị phải đôn đốc nhà thầu thực hiện hợp đồng và khi bàn giao tài sản, Hội đồng phải nghiệm thu từng chi tiết của tài sản theo Hồ sơ yêu cầu và nội dung Hợp đồng đã ký.
Cần xác định tỷ lệ trịch lập các quỹ một cách cụ thể và đưa vào quy định trong Quy chế chi tiêu nội bộ. Xây dựng định mức chi cụ thể cho từng hoạt động của từng loại quỹ trong Quy chế chi tiêu nội bộ để có cơ Viện kiểm soát sau này, tránh trường hợp Viện trưởng quyết định tất cả các khoản chi của quỹ.
Khi có phát sinh hoạt động, kỷ niệm các ngày lễ, Văn phòng Viện lên kế hoạch tổ chức, lập dự trù kinh phí cho hoạt động chuyển phòng Tổng hợp kiểm tra định mức và trình lãnh đạo duyệt chi trước khi tổ chức hoạt động.
Nâng cao độ an toàn cho hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng. Các hệ thống máy tính và các thiết bị liên quan như thiết bị đầu vào, đầu ra có thể gặp phải những nguy cơ bị phá hủy do các tai họa như cháy, mất điện đột ngột hay do sự phá hoại của con người. Tất cá các nguy cơ này đều ảnh hưởng đến việc xử lý và lưu trữ, bảo mật dữ liệu thông tin kế toán và cần được nhận thức một cách nghiêm túc, đầy đủ. Để đảm bảo an ninh cho các thiết bị máy tính, phần mềm, dữ liệu kế toán, công ty cần chú trọng đến các giải pháp như:
Bảo vệ hệ thống thông tin kế toán khỏi sự thâm nhập bất hợp pháp: Việc thâm nhập máy tính các nhân viên kế toán và máy chủ chứa các phần mềm và dữ liệu kế toán bất hợp pháp có thể làm tổn hại vật chất cho cơ quan. Để hạn chế nguy cơ truy cập bất hợp pháp, phá hoại tài sản, sửa đổi hợp lấy cắp thông tin kế toán thì việc kiểm soát sự truy cập vào hệ thống máy tính là rất cần thiết, sử dụng các biện pháp như: Sử dụng mật mã cho các tập tin, ngoài hệ thống mật khẩu. Quy định một người có thế thực hiện hoạt động nào trong số các hoạt động được phép thực hiện khi truy cập. Khóa bàn phím, khi máy tính không được giám sát, kỹ thuật tự động khóa bàn phím có thể làm cho bộ điều khiển máy tính ngừng hoạt động
Bảo vệ thiết bị máy tính khỏi những rủi ro dẫn đến hư hỏng và ngưng hoạt động
An ninh đối với việc lưu trữ dữ liệu máy tính
Các kế hoạch phục hồi và xây dựng dữ liệu đã mất
Từ thực trạng về công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Viện Quy hoạch Xây dựng Đà Nẵng được trình bày và phân tích ở chương 2 của Luận văn đã nêu ra được những ưu điểm và những hạn chế, khuyết điểm của công tác kiểm soát chi thường xuyên tại đơn vị.
Để góp phần hạn chế những hạn chế, khuyết điểm trong công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Viện Quy hoạch Xây dựng Đà Nẵng, Chương 3 của Luận văn đã nêu ra một số giải pháp tăng cường công tác kiểm soát chi thường xuyên tại đơn vị. Với các giải pháp nhằm hoàn thiện môi trường kiểm soát, nâng cao chất lượng hệ thống thông tin kế toán và các thủ tục kiểm soát. Các giải pháp được nêu ra dựa trên cơ Viện nghiên cứu các vấn đề lý luận cơ bản và thực trạng công tác kiểm soát chi thường xuyên tại đơn vị.
KẾT LUẬN
Để đáp ứng được yêu cầu ngày một phát triển của Viện Quy hoạch Xây dựng Đà Nẵng, công tác kiểm soát chi thường xuyên cần phải được cải thiện nhiều hơn nữa nhằm tránh lãng phí nguồn lực, nâng cao chất lượng, đồng thời nâng cao được đời sống của cán bộ nhân viên.
Qua tìm hiểu công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Viện Quy hoạch Xây dựng Đà Nẵng, bước đầu luận văn đã đánh giá thực trạng công tác kiểm soát chi thường xuyên và dự kiến một số nguyên nhân gây hạn chế trong công tác kiểm soát tại Viện và đưa ra một số giải pháp thích hợp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Viện góp phần vào sự thành công chung của cơ quan.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO