HOÀN THIỆN CÔNG tác KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN tại VIỆN QUY HOẠCH xây DỰNG đà NẴNG

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN PHAN THỊ MINH TRÍ HỒN THIỆN CƠNG TÁC KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI VIỆN QUY HOẠCH XÂY DỰNG ĐÀ NẴNG LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN ĐÀ NẴNG, 2018 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN PHAN THỊ MINH TRÍ HỒN THIỆN CƠNG TÁC KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI VIỆN QUY HOẠCH XÂY DỰNG ĐÀ NẴNG Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 8.34.03.01 LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Người hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Phi Sơn ĐÀ NẴNG, 2018 i LỜI CẢM ƠN Trước tiên, xin gửi lời cảm ơn đến tất quý thầy cô giảng dạy chương trình Cao học Kế tốn khóa 13 trường đại học Duy Tân, người truyền đạt cho tơi kiến thức hữu ích kế tốn làm sở cho thực tốt luận văn Tôi xin chân thành cảm ơn TS Nguyễn Phi Sơn – người thầy tận tâm, tận tình hướng dẫn, bảo cho suốt thời gian thực luận văn Xin gửi lời tri ân đến gia đình, bạn bè tất người thân yêu ln động viên, khích lệ, giúp đỡ tơi q trình học tập nghiên cứu! HỌC VIÊN Phan Thị Minh Trí ii LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng tơi Các số liệu trích dẫn luận văn trung thực có nguồn gốc rõ ràng Các kết nghiên cứu luận văn không trùng với công trình khoa học khác cơng bố Tác giả luận văn Phan Thị Minh Trí iii MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN I LỜI CAM ĐOAN II MỤC LỤC III DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT VII DANH MỤC CÁC BẢNG .VIII DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ IX MỞ ĐẦU 1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU BỐ CỤC CỦA LUẬN VĂN TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU CHƯƠNG : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP 1.1 KHÁI QUÁT VỀ CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP 1.1.1 Khái quát đơn vị nghiệp công lập 1.1.1.1 Khái niệm 1.1.1.2 Đặc điểm vai trò đơn vị nghiệp cơng lập 1.1.1.3 Phân loại đơn vị nghiệp công lập 1.1.2 Cơ chế tự chủ tài đơn vị nghiệp cơng lập .10 1.1.2.1 Khái niệm 10 1.1.2.2 Mục tiêu, vai trò chế tự chủ tái đơn vị nghiệp công lập 10 1.1.3 Tổng quan chi thường xuyên .11 iv 1.1.3.1.Khái niệm chi thường xuyên .11 1.1.3.2.Phân loại chi thường xuyên 11 1.1.3.3.Đặc điểm chi thường xuyên 13 1.1.3.4 Vai trò chi thường xuyên .14 1.2 TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ THEO INTOSAI 14 1.2.1.Khái niệm 14 1.2.1.1.Theo báo cáo Intosai 14 1.2.1.2.Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315, Luật Kế toán 201515 1.2.2.Mục tiêu kiểm soát nội 16 1.2.3.Các yếu tố kiểm soát nội .16 1.2.3.1 Môi trường kiểm soát 17 1.2.3.2 Đánh giá rủi ro 19 1.2.3.3 Hoạt động kiểm soát 20 1.2.3.4 Hệ thống thông tin truyền thông 22 1.2.3.5 Hệ thống giám sát 23 1.3 Cơng tác kiểm sốt chi thường xun đơn vị nghiệp cơng lập .24 1.3.1 Kiểm sốt khoản chi toán cá nhân 29 1.3.2.Kiểm sốt khoản chi nghiệp vụ chun mơn 32 1.3.3 Kiểm soát khoản chi đầu tư phát triển .33 1.3.4 Kiểm soát khoản chi khác 37 KẾT LUẬN CHƯƠNG 39 CHƯƠNG : THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KIỂM SỐT CHI THƯỜNG XUN TẠI VIỆN QUY HOẠCH XÂY DỰNG ĐÀ NẴNG.40 2.1 TỔNG QUAN VỀ VIỆN QUY HOẠCH XÂY DỰNG ĐÀ NẴNG 40 2.1.1 Quyết định thành lập 40 2.1.2.Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 40 2.1.2.1 Vị trí chức 40 v 2.1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn .40 2.1.3 Cơ cấu tổ chức máy Viện Quy hoạch Xây dựng Đà Nẵng 42 2.1.3.1.Sơ đồ tổ chức 42 2.1.3.2 Cơ cấu tổ chức thuộc Viện 43 2.1.4.Tổ chức cơng tác kế tốn 44 2.1.5.Hoạt động tài Viện .45 2.2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI VIỆN QUY HOẠCH XÂY DỰNG ĐÀ NẴNG 46 2.2.1.Rủi ro chi thường xuyên Viện 46 2.2.2 Kiểm soát chi toán cho cá nhân .47 2.2.3 Kiểm soát chi nghiệp vụ chuyên môn 53 2.2.4 Kiểm soát chi đầu tư phát triển 62 2.2.5 Kiểm soát chi khoản chi khác 64 2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KIỂM SỐT CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI VIỆN QUY HOẠCH XÂY DỰNG ĐÀ NẴNG 68 2.3.1.Những kết đạt 68 2.3.2 Hạn chế 70 2.3.3 Xác định nguyên nhân tồn 71 KẾT LUẬN CHƯƠNG 73 CHƯƠNG : MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI VIỆN QUY HOẠCH XÂY DỰNG ĐÀ NẴNG 74 3.1 MỤC TIÊU VÀ PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA VIỆN QUY HOẠCH XÂY DỰNG ĐÀ NẴNG ĐẾN NĂM 2020 TRONG CÔNG TÁC TÀI CHÍNH 74 3.1.1 Mục tiêu phương hướng Sở Xây dựng 74 vi 3.1.2 Mục tiêu phương hướng Viện Quy hoạch Xây dựng Đà Nẵng .76 3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN KIỂM SỐT CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI VIỆN QUY HOẠCH XÂY DỰNG ĐÀ NẴNG 78 3.2.1 Hồn thiện cơng tác đánh giá rủi ro chi thường xuyên Viện Quy hoạch Xây dựng Đà Nẵng 78 3.2.1.1 Nhận dạng rủi ro .78 3.2.1.2 Đánh giá rủi ro 80 3.2.1.3.Đối phó rủi ro .80 3.2.2 Hồn thiện kiểm sốt chi toán cá nhân 81 3.2.3 Kiểm sốt nhóm mục chi nghiệp vụ chun mơn 82 3.2.3.1 Kiểm soát mục chi dịch vụ cơng cộng .82 3.2.3.2 Kiểm sốt mục chi vật tư văn phòng 83 3.2.3.3 Mục chi thông tin liên lạc 84 3.2.3.4.Mục chi nghiệp vụ chuyên môn 84 3.2.3.5.Mục chi cơng tác phí 85 3.2.4 Kiểm sốt nhóm mục chi đầu tư phát triển 86 3.2.5 Kiểm sốt nhóm mục chi khác 88 3.2.6 Giải pháp khác 88 KẾT LUẬN CHƯƠNG 90 KẾT LUẬN 91 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC vii DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT BCTC CBVC GĐ HĐQT KSNB KTNB LHPN NSNN QLNN TSCĐ UBND Báo cáo tài Cán viên chức Giám đốc Hội đồng quản trị Kiểm soát nội Kiểm toán nội Liên hiệp Phụ nữ Ngân sách nhà nước Quản lý nhà nước Tài sản cố định Ủy ban nhân dân viii DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 2.1 Nguồn thu kinh phí qua năm (2015-2017) 45 Bảng 2.2 Chi thường xuyên Viện qua 03 năm 2015-2017 46 Bảnh 2.3 Tình hình tốn khoản tốn cá nhân Viện qua năm (2015-2017) 52 Bảng 2.4 Tình hình tốn nội dung nghiệp vụ chuyên môn Viện qua năm (2015-2017) 60 Bảng 2.5 Tình hình trích lập quỹ Viện qua năm (2015-2017) .60 Bảng 2.6 Tình hình sử dụng quỹ Viện qua năm (2015-2017) 60 Bảng 2.7 Số liệu chi thường xuyên theo nhóm mục chi Viện 68 74 ứng nhu cầu ở, giao thơng, nước, PCCC, phúc lợi xã hội, xanh….; số điểm nhấn kiến trúc ven sông, ven biển chưa tạo mặt kiến trúc đặc sắc cho khu vực trọng điểm thành phố, quy hoạch tổng thể cảnh quan hai bên bờ sông Hàn; khu dân cư quy hoạch chưa theo kịp hướng phát triển đại bền vững, công việc xúc cần phải có giải pháp xử lý hiệu + Từ năm 2019-2020, Viện Quy hoạch Xây dựng tiếp tục tham mưu giải vấn đề phát triển hạ tầng kiến trúc đô thị nhằm hướng tới nâng cao hiệu đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững Cần hoàn thành sớm quy hoạch phân khu chức quy hoạch chuyên ngành hạ tầng kỹ thuật, ý phát triển giao thông công cộng điều kiện phương tiện giao thông cá nhân đóng vai trò giao thơng thị, thiếu nhiều gara, bãi đậu xe cho phương tiện giao thơng; tỷ lệ xanh khu dân cư thiếu, chưa hình thành Cơng viên trung tâm cấp thành phố cho khu vực đô thị khác 3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN KIỂM SỐT CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI VIỆN QUY HOẠCH XÂY DỰNG ĐÀ NẴNG 3.2.1 Hồn thiện cơng tác đánh giá rủi ro chi thường xuyên Viện Quy hoạch Xây dựng Đà Nẵng Hiện cơng tác quản lý, kiểm sốt rủi ro Viện chưa thật rõ nét Công tác nhận diện đánh giá rủi ro mang tính chất tổng thể, tồn đơn vị Chưa có chế nhận diện, đánh giá, đối phó rủi ro Để phòng tránh hạn chế rủi ro thấp có thể, Viện Quy hoạch Xây dựng Đà Nẵng cần thực quy trình kiểm sốt rủi ro cụ thể: 3.2.1.1 Nhận dạng rủi ro Rủi ro xảy có nhiều ngun nhân từ bên lẫn bên ngồi làm 75 cho mục tiêu đơn vị thực Các yếu tố bên như: quản lý thiếu minh bạch, lực cán viên chức thấp, thiếu giám sát Ban lãnh đạo Các yếu tố bên thay đổi sách, pháp luật, tiến khoa học- công nghệ… Nhận diện rủi ro nhận thức thời điểm, mức độ kiện, hay hoạt động xảy gây ảnh hưởng tiêu cực đến đơn vị Do vậy, Ban lãnh đạo cần có biện pháp nhận dạng rủi ro để quản lý chúng Để làm điều trước tiên, quan phải xác định mục tiêu gì? Thơng qua việc xác định mục tiêu đơn vị nhận diện phân tích rủi ro kiện xảy đe dọa đến mục tiêu đơn vị rủi ro Mỗi đơn vị nhận diện rủi ro hoạt động nguy khơng đạt mục tiêu giảm đáng kể Do đó, nhận dạng rủi ro phải thực liên tục, lặp đi, lặp lại để tránh bị thiệt hại tác động bên lẫn bên gây Nhận diện rủi ro nhân lực, rủi ro nguồn thu, nguồn chi: Có nhiều phương pháp nhận dạng rủi ro, nhiên phương pháp dễ thực phù hợp với quan bao gồm: - Phân tích báo cáo tài chính: Bằng cách phân tích bảng tổng kết tài sản, báo cáo hoạt động kinh doanh tài liệu hỗ trợ ta xác định nguy quan chi thường xuyên Bằng cách kết hợp báo cáo với dự báo tài chính, dự báo nguồn thu chi theo tài khoản ta phát rủi ro tương lai - Phương pháp lưu đồ: Phương pháp giúp liệt kê trình tự bước quy trình kiểm sốt chi thường xun Quy trình kiểm sốt chi Đặc biệt rủi ro từ bên nội xảy thiếu đồn kết cơng tác phối hợp kiểm sốt chi tốn Phòng Tổng hợp Viện, phòng Tổng hợp vừa kiểm tra nhu cầu vừa toán Do vậy, lãnh đạo cần phải kỹ vấn đề nhận diện có biện pháp khắc phục Nhận diện rủi ro tư lợi cá nhân thông qua việc kiểm tra đối chiếu đột 76 xuất Phòng Tổng hợp 3.2.1.2 Đánh giá rủi ro Xác định ảnh hưởng có kiện hay hoạt động hoạt động đơn vị Trên thực tế loại bỏ hết tất rủi ro, mà giới hạn rủi ro xảy mức độ chấp nhận Để làm điều này, ban lãnh đạo cần đánh giá: - Khả rủi ro xảy - Mức độ ảnh hưởng đến mục tiêu đơn vị - Nếu rủi ro ảnh hưởng khơng đáng kể đến đơn vị, có khả xảy khơng cần phải quan tâm nhiều, ngược lại rủi ro có ảnh hưởng trọng yếu với khả xảy cao đơn vị cần tập trung ý Để biết mức độ, khả rủi ro, trước hết lãnh đạo cần họp phòng chun mơn qua họp giao ban buổi họp định kỳ để phận tham mưu đề xuất biện pháp đánh giá thích hợp 3.2.1.3.Đối phó rủi ro Lãnh đạo phòng, ban, tra Viện, Ban lãnh đạo thực quản trị rủi ro Phòng ban thơng tin, báo cáo với Ban lãnh đạo rủi ro nhận diện đánh giá đề xuất biện pháp đối phó thích hợp như: Đối với rủi ro từ yếu tố bên : - Rủi ro nhân lực hạn chế: Ban lãnh đạo Viện lãnh đạo phòng Tổng hợp nên họp đề xuất vấn đề nhân lực xảy trường hợp thay đổi nhanh chóng quy định, nghị định thơng tư hướng dẫn, kèm theo đa dạng phức tạp nội dung chi thường xuyên 01 cán làm cơng tác kế tốn chi thường xun Viện có đảm bảo khơng từ đề xuất tuyển dụng , đào tạo cho phù hợp - Rủi ro mối quan hệ tập thể nội rủi ro tư lợi cá nhân; Ban lãnh đạo Viện cần họp đề xuất giải trường hợp rủi ro cho vừa hạn chế, chấm dứt rủi ro vừa giữ mối quan hệ tốt đẹp tập thể vừa khuyến khích cán làm việc tốt tùy mức độ 77 nghiêm trọng rủi ro Đối với rủi ro từ yếu tố bên ngồi: trước tình hình thay đổi, cập nhật sách cách nhanh chóng, cán kế toán Viện cần phải tham gia tất khóa tập huấn Sở Tài thơng tư hướng dẫn, chế độ hướng dẫn toán, lớp đấu thầu, cập nhật quy trình thủ tục đấu thầu 3.2.2 Hồn thiện kiểm sốt chi tốn cá nhân Trong mục tiền lương, tiền công trả cho lao động thường xuyên theo hợp đồng, phụ cấp lương, khoản đóng góp cơng tác kiểm sốt chi thường xun mang tính định kỳ, dường hồn thiện Kiểm soát chi toán cá nhân kiểm soát khoản chi liên quan đến nhân lực Viện đề xuất giải pháp kiểm soát nhân lực nhằm giảm thiểu rủi ro xảy trình kiểm soát chi thường xuyên Viện Kiểm soát nhân lực hình thức kiểm sốt chi thường xun, nhu cầu nhân lực vị trí, thời điểm, chun mơn giúp tiết kiệm chi phí đơn vị - Quy trình kiểm sốt nhân lực: Các phòng ban Phòng Tổng hợp Ban Lãnh đạo Sơ đồ 2.9 Quy trình kiểm sốt nhân lực chuyên môn : Căn nhu cầu phát triển mình, phòng lập đề xuất bố trí số lượng nhân viên phòng gởi Phòng Tổng hợp : Căn chức năng, nhiệm vụ lãnh đạo đơn vị giao kết thực năm phòng, Phòng Tổng hợp khảo sát thực tế tình hình nhân lực có đủ để đáp ứng nhiệm vụ phòng ban Nếu thiếu đề nghị lãnh đạo bổ sung nhân lực từ nguồn thừa phòng ban khác, 78 khơng đủ đề xuất lãnh đạo ký hợp thêm nhân viên để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ phòng ban nhằm thực công việc cách tốt Nếu có thay đổi nhân nào, ảnh hưởng đến kiểm soát chi toán cá nhân Nên cần kịp thời cập nhật phẩn bổ, cân đối để đảm bao chi tiêu hợp lý Kiểm sốt mục chi tốn cho cá nhân: Quy trình nội dung Viện tương đối tốt 3.2.3 Kiểm sốt nhóm mục chi nghiệp vụ chun mơn 3.2.3.1 Kiểm sốt mục chi dịch vụ cơng cộng a) Kiểm soát mục chi tiền điện, nước: Xây dựng quy chế sử dụng điện, nước đơn vị nguyên tắc sử dụng tiết kiệm Phòng Tổng hợp khảo sát số lượng thiết bị sử dụng điện đơn vị, số lượng điện tiêu hao thiết bị ước số điện tiêu thụ toàn đơn vị tháng để làm kiểm sốt Tăng cường cơng tác kiểm sốt việc sử dụng điện nước phòng ban, yêu cầu tất nhân viên đơn vị phải tắt đèn, quạt, điều hòa, khơng sử dụng điện, nước cho nhu cầu cá nhân nấu ăn, quần áo… Đưa tiêu sử dụng tiết kiệm điện, nước vào tiêu chuẩn xét thi đua hàng quý, cá nhân, phòng ban vi phạm hạ bậc thi đua tùy theo mức độ vi phạm b)Kiểm soát mục chi cho nhiên liệu Xây dựng lại định mức nhiên liệu phù hợp với thực tế tiêu thụ xe ô tô Trước xe công tác phải có lệnh điều xe thủ trưởng đơn vị ký duyệt, cơng tác phải có xác nhận đơn vị đến công tác Lệnh điều xe xác nhận người dùng xe số km thực tế Phòng Tổng Hợp kiểm tra số km thực tế lưu hành xe ghi vào Lệnh điều xe, đồng thời nên kiểm tra đột xuất số km ghi Lệnh điều xe số km xe có thực xác Hàng tháng, lái xe tổng hợp lệnh điều xe tháng hoá đơn xăng tương ứng với số km thực gởi Phòng Tổng hợp để kiểm sốt, ký xác nhận số km thực tế đi, sau tốn 79 Giao cho Phòng Tổng hợp chịu trách nhiệm việc xe ô tô sử dụng cho công việc đơn vị, khơng sử dụng cho mục đích cá nhân Các phòng có nhu cầu cơng tác xa, cần dung phương tiện tơ phải duyệt lãnh đạo đăng ký với Phòng Tổng hợp trước 01 ngày để bố trí Đi cơng tác địa bàn thành phố từ 03 người trở lên, đưa đón khách số yêu cầu khác phải đăng ký với Phòng Tổng hợp đồng ý lãnh đạo Không sử dụng xe cho nhu cầu cá nhân, trường hợp cần thiết phải lãnh đạo Viện đồng ý, cá nhân phải toán tiền xăng xe bồi dưỡng lái xe Khi đơn vị mượn xe công tác phải Giám đốc Viện phê duyệt điều xe, đơn vị mượn phải toán tiền xăng theo km sử dụng 3.2.3.2 Kiểm soát mục chi vật tư văn phòng  Mục chi văn phòng phẩm: Để chủ động cơng tác phòng ban giảm bớt thủ tục hành chính, phòng Tổng hợp dự trù phòng ban năm trước khảo sát thực tế nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm phòng ban, xây dựng định mức khốn văn phòng phẩm cho phòng ban cách hợp lý nhằm đảm bảo hồn thành cơng tác chun mơn tiết kiệm chi phí  Mục chi vật tư văn phòng: Hiện nay, Viện có nhiều máy in A0 máy in màu Laser phục vụ cho công tác chuyên môn kỹ thuật, giá mua mực in A0 laser màu đắt phí mực in chiếm tỷ trọng lớn mục chi vật tư văn phòng Cuối tháng, phòng Tổng hợp ghi lại số in máy in laser màu, máy in A0 đối chiếu số liệu thực để kiểm soát số lượng in tháng, tránh sử dụng máy in lãng phí cho mục đích khác Đặc biệt khâu thay mực in cho máy in quan, mực máy photo quan, cần thực quy trình sau: Nhu cầu từ phòng chun mơn đề xuất trình lãnh đạo Viện duyệt trực tiếp, sau 80 duyệt phòng chun mơn trực tiếp liên hệ với cán công nghệ thông tin, cán công nghệ thông tin làm việc liên hệ trực tiếp với bên cung cấp vật tư đáp ứng nhu cầu kiểm tra, nghiệm thu Sau bên cung cấp vật tư xuất phiếu xuất kho, hóa đơn chuyển phòng chun mơn, phòng chun mơn kèm theo đề xuất ban đầu trình lãnh đạo chuyển phòng tổng hợp tốn 3.2.3.3 Mục chi thơng tin liên lạc Xây dựng định mức khốn cho lãnh đạo, phòng ban cá nhân hưởng mức khoán nên đưa vào quy chế chi tiêu nội tránh trả theo thực tế sử dụng 3.2.3.4.Mục chi nghiệp vụ chuyên môn Đối với công tác nghiệp vụ chuyên môn Viện chủ yếu thuê bên thứ thực công việc giám định, khảo sát, cắm cọc, tư vấn, … Quy trình Viện thường xuyên định thầu ký kết hợp đồng trực tiếp: Bước 1: Lập hồ sơ tổ chức đấu thầu dịch vụ Bước 2: Thẩm định hồ sơ nhà thầu, lựa chọn nhà thầu Bước 3: Thương thảo hợp đồng Bước 4: Ký hợp đồng, nghiệm thu, lý, tốn Cần có kiểm sốt bước này, cụ thể sau: Bước 1: Sau khí có phê duyệt Lãnh đạo nhu cầu cần thực hiện, phòng ban có nhu cầu lập hồ sơ mời thầu Lập Hồ sơ mời thầu đảm bảo khả tham gia tất nhà thầu có đủ lực, khơng đưa điều kiện nhằm hạn chế tham gia nhà thầu nhằm tạo lợi cho nhà thầu gây cạnh tranh khơng bình đẳng Bước 2: Đây bước quan trọng nhất, Tổ chuyên gia tổ thẩm định thực cần phải kiểm tra kỹ nhà thầu có lực đáp ứng yêu cầu cảu công việc, tránh việc ưu tiên định đơn vị thực Thông báo kết đơn vị trúng thầu phương tiện truyền thông, để tránh tranh chấp sau Bước 3: Đơn vị cần mời đơn vị trúng thầu ký thương thảo hợp đồng để tránh tình trạng bỏ thầu, 81 Bước 4: Ký kết hợp đồng, đôn đốc nhà thầu thực hợp đồng, nghiệm thu theo hạng mục mà hợp đồng ký kết, tránh nghiệm thu qua loa, lý hợp đồng toán cho đơn vị cung cấp dịch vụ 3.2.3.5.Mục chi cơng tác phí Tác giả đề xuất lãnh đạo Viện cử nhân viên dự Hội nghị, Hội thảo TP Hồ Chí Minh Hà Nội cho phép nhân viên máy bay tiết kiệm tàu hỏa lý sau: + Chênh lệch thời gian đường 02 ngày, thời gian lại 02 đêm + Chênh lệch giá vé máy bay tàu hỏa khoảng từ 500.000 đ đến 1.200.000 đ (vé đặt trước chênh lệch khoảng 600.000 đ) + Chi phí cho 02 đêm khách sạn theo quy định hành tối đa 1.800.000 đ/02 ngày đêm, chi phụ cấp 02 ngày 300.000 đồng/02 ngày Như vậy, máy bay, chi phí tiết kiệm khoảng 1.000.000 đồng đặc biệt tiết kiệm 02 ngày đường để phục vụ quan Cần lên danh sách (về đơn giá) phòng nghỉ, khách sạn, giá taxi trung bình từ sân bay, ga tàu, xe đến nơi họp gần khu vực Bộ Y tế, Cục quản lý dựơc, Vụ tổ chức cán bộ… trung tâm mà Viện thường xuyên làm việc, hội họp công tác Sau đưa mức giá phòng, taxi phù hợp Tiến hành phân cấp sau: Đi công tác Thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Cần Thơ thành phố đô thị loại I: Đối với cán bộ, cơng chức có hệ số phụ cấp chức vụ từ 0,7 đến 1,05: Mức toán 800.000 đồng/ngày/phòng cho 02 người Đối với cán bộ, cơng chức có hệ số phụ cấp chức vụ 0,7 mức tốn 600.000 đồng/ngày/phòng cho 02 người Đi cơng tác vùng lại: Đối với cán bộ, cơng chức có hệ số phụ cấp chức vụ từ 0,7 đến 1,05: Mức toán 600.000 đồng/ngày/phòng cho 02 người Đối với cán bộ, cơng chức có hệ số phụ cấp chức vụ 0,7 mức tốn 500.000 đồng/ngày/phòng cho 02 người 82 3.2.4 Kiểm sốt nhóm mục chi đầu tư phát triển Tại Viện, nhóm mục chi đầu tư phát triển chủ yếu chi mua sắm tài sản cố định máy móc thiết bị sửa chữa Khi có nhu cầu mục mua sắm tài sản phục vụ chuyên môn, Viện lập kế hoạch mua sắm bao gồm bước: Bước 1: Lựa chọn thiết bị có cấu hình tính kỹ thuật phù hợp với yêu cầu chuyên môn Bước 2: Thuê đơn vị có chức thẩm định giá tài sản Bước 3: Lập hồ sơ tổ chức đấu thầu mua sắm tài sản Bước 4: Ký hợp đồng nghiệm thu, lý hợp đồng mua sắm Quy trình kiểm sốt bước mua sắm tài sản sau: - Kiểm sốt bước 1: Thơng báo cho thành viên Hội đồng chuyên môn dự kiến mua sắm trang thiết bị Viện yêu cầu thành viên tham khảo thiết bị có cấu hình tính kỹ thuật phù hợp với yêu cầu phục vụ chuyên môn Họp Hội đồng chuyên mơn thống cấu hình tính kỹ thuật thiết bị cần mua sắm Nếu tài sản cần mua sắm vượt khả Hội đồng chun mơn mời chun gia tư vấn, nhà tư vấn phải có đủ trình độ chun mơn phù hợp với thiết bị cần mua Chuyên gia tư vấn phải có chứng trình độ chun mơn phù hợp, hoạt động độc lập thuộc tổ chức hoạt động theo quy định pháp luật Chuyên gia tư vấn phải chịu trách nhiệm với đơn vị tính đắn, xác, khách quan thiết bị hồn thành hợp đồng ký - Kiểm sốt bước 2: Giao cho phòng Tổng hợp lựa chọn đơn vị có chức thẩm định giá có uy tín để thẩm định giá cho thiết bị cần mua thị trường thời điểm mua sắm trình lãnh đạo đơn vị phê duyệt lập thủ tục thuê thẩm định giá - Kiểm sốt bước 3: Sau có Quyết định phê duyệt lãnh đạo, giao cho phòng Tổng hợp lập hồ sơ mời thầu tiến hành bước đấu thầu theo luật định + Hạn chế đấu thầu hình thức định thầu Thơng báo cơng khai yêu cầu mua sắm đơn vị phương tiện thông tin theo quy định 83 thời gian 10 ngày trước phát hành hồ sơ mời thầu + Lập Hồ sơ mời thầu đảm bảo khả tham gia tất nhà thầu có đủ lực, không đưa điều kiện nhằm hạn chế tham gia nhà thầu nhằm tạo lợi cho nhà thầu gây cạnh tranh khơng bình đẳng + Thành lập Tổ chun gia xét thầu có đủ trình độ chun mơn liên quan đến thiết bị cần mua sắm đào tạo đấu thầu theo quy định + Kiểm tra, lựa chọn nhà thầu có đủ lực thực hợp đồng, kiểm tra việc có vướng mắc, khiếu nại tổ chức, cá nhân Kiểm sốt q trình thực cơng tác đấu thầu từ giai đoạn mở thầu, xét thầu, trình duyệt cơng bố kết đấu thầu - Kiểm sốt bước 5: Sau công bố kết trúng thầu Đơn vị mời nhà thầu trúng thầu thương thảo ký kết hợp đồng mua sắm tài sản theo khoản mục chi tiết tài sản Sau ký hợp đồng, đơn vị phải đôn đốc nhà thầu thực hợp đồng bàn giao tài sản, Hội đồng phải nghiệm thu chi tiết tài sản theo Hồ sơ yêu cầu nội dung Hợp đồng ký 3.2.5 Kiểm sốt nhóm mục chi khác Cần xác định tỷ lệ trịch lập quỹ cách cụ thể đưa vào quy định Quy chế chi tiêu nội Xây dựng định mức chi cụ thể cho hoạt động loại quỹ Quy chế chi tiêu nội để có Viện kiểm sốt sau này, tránh trường hợp Viện trưởng định tất khoản chi quỹ Khi có phát sinh hoạt động, kỷ niệm ngày lễ, Văn phòng Viện lên kế hoạch tổ chức, lập dự trù kinh phí cho hoạt động chuyển phòng Tổng hợp kiểm tra định mức trình lãnh đạo duyệt chi trước tổ chức hoạt động 3.2.6 Giải pháp khác Nâng cao độ an tồn cho hệ thống thơng tin kế tốn điều kiện ứng dụng cơng nghệ thơng tin đóng vai trò quan trọng Các hệ thống máy tính thiết bị liên quan thiết bị đầu vào, đầu gặp phải nguy 84 bị phá hủy tai họa cháy, điện đột ngột hay phá hoại người Tất cá nguy ảnh hưởng đến việc xử lý lưu trữ, bảo mật liệu thơng tin kế tốn cần nhận thức cách nghiêm túc, đầy đủ Để đảm bảo an ninh cho thiết bị máy tính, phần mềm, liệu kế tốn, cơng ty cần trọng đến giải pháp như: Bảo vệ hệ thống thơng tin kế tốn khỏi thâm nhập bất hợp pháp: Việc thâm nhập máy tính nhân viên kế tốn máy chủ chứa phần mềm liệu kế toán bất hợp pháp làm tổn hại vật chất cho quan Để hạn chế nguy truy cập bất hợp pháp, phá hoại tài sản, sửa đổi hợp lấy cắp thơng tin kế tốn việc kiểm sốt truy cập vào hệ thống máy tính cần thiết, sử dụng biện pháp như: Sử dụng mật mã cho tập tin, hệ thống mật Quy định người thực hoạt động số hoạt động phép thực truy cập Khóa bàn phím, máy tính khơng giám sát, kỹ thuật tự động khóa bàn phím làm cho điều khiển máy tính ngừng hoạt động - Bảo vệ thiết bị máy tính khỏi rủi ro dẫn đến hư hỏng ngưng hoạt động - An ninh việc lưu trữ liệu máy tính - Các kế hoạch phục hồi xây dựng liệu 85 KẾT LUẬN CHƯƠNG Từ thực trạng cơng tác kiểm sốt chi thường xuyên Viện Quy hoạch Xây dựng Đà Nẵng trình bày phân tích chương Luận văn nêu ưu điểm hạn chế, khuyết điểm cơng tác kiểm sốt chi thường xuyên đơn vị Để góp phần hạn chế hạn chế, khuyết điểm công tác kiểm soát chi thường xuyên Viện Quy hoạch Xây dựng Đà Nẵng, Chương Luận văn nêu số giải pháp tăng cường cơng tác kiểm sốt chi thường xuyên đơn vị Với giải pháp nhằm hồn thiện mơi trường kiểm sốt, nâng cao chất lượng hệ thống thơng tin kế tốn thủ tục kiểm soát Các giải pháp nêu dựa Viện nghiên cứu vấn đề lý luận thực trạng cơng tác kiểm sốt chi thường xuyên đơn vị 86 KẾT LUẬN Để đáp ứng yêu cầu ngày phát triển Viện Quy hoạch Xây dựng Đà Nẵng, công tác kiểm soát chi thường xuyên cần phải cải thiện nhiều nhằm tránh lãng phí nguồn lực, nâng cao chất lượng, đồng thời nâng cao đời sống cán nhân viên Qua tìm hiểu cơng tác kiểm soát chi thường xuyên Viện Quy hoạch Xây dựng Đà Nẵng, bước đầu luận văn đánh giá thực trạng cơng tác kiểm sốt chi thường xun dự kiến số nguyên nhân gây hạn chế công tác kiểm soát Viện đưa số giải pháp thích hợp nhằm hồn thiện cơng tác kiểm sốt chi thường xun Viện góp phần vào thành công chung quan Với giúp đỡ thầy TS Nguyễn Phi Sơn anh chị đồng nghiệp Viện, học viên tiếp thu nhiều kiến thức ứng dụng vào thực tế Mặc dù cố gắng nghiên cứu, song kết nghiên cứu tránh khỏi thiếu sót hạn chế Tác giả mong nhận nhiều ý kiến đóng góp bổ sung quý thầy giáo để đề tài hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Bộ tài (2006), Chế độ kế tốn hành nghiệp, NXB Tài chính, Hà Nội [2] Bộ tài chính, Luật ngân sách, Hà Nội [3] Bộ tài (2003), Tài liệu bồi dưỡng nghiệp vụ tài kế tốn cho giám đốc đơn vị nghiệp có thu, Hà Nội [4] Đặng Đình Hải, (2015), Hồn thiện kiểm sốt nội quy trình tra Sở tài tỉnh Đồng Nai, Luận văn Thạc sĩ kinh tế, Đại học Lạc Hồng [5] Đinh Thị Thu Phương (2014), Kiểm soát nội hoạt động tín dụng Ngân hàng Thương mại Cổ phẩn Cơng Thương Chi nhánh Bắc Đà Nẵng, Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh, Đại học Kinh tế Đà Nẵng [6] Lê Thị Hải Vân (2013), Kiểm soát chi thường xuyên ngân sách xã qua Kho bạc Nhà nước chinh nhánh tỉnh Kon Tum, Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh, Đại học Đà Nẵng [7] Nguyễn Thị Phương Mai (2012), Kiểm sốt nội chi phí xây lắp Công ty Cổ phần 504, Luận văn Thạc sĩ quản trị kinh doanh, Đại học Đà Nẵng [8] Võ Văn Nhị (2012), Giáo trình Kế tốn hành nghiệp, NXB Phương Đông [9] Luật gia Phạm Quốc Lợi (2004), Hệ thống kế tốn đơn vị hành nghiệp theo chế độ kế toán mục lục ngân sách mới, NXB Lao động-xã hội PHỤ LỤC ... cơng tác kiểm sốt chi thường xun Viện Quy hoạch Xây dựng Đà Nẵng thực mức độ, nhiều nguồn chi chưa kiểm soát chặt chẽ Công tác kiểm tra, giám sát công tác chi thường xuyên Viện Quy hoạch Xây dựng. .. sốt chi thường xuyên - Đánh giá thực trạng công tác kiểm soát chi thường xuyên Viện Quy hoạch Xây dựng Đà Nẵng - Đề xuất số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác kiểm sốt chi thường xun Viện Quy hoạch. .. PHÁP NHẰM HỒN THIỆN KIỂM SỐT CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI VIỆN QUY HOẠCH XÂY DỰNG ĐÀ NẴNG 78 3.2.1 Hồn thiện cơng tác đánh giá rủi ro chi thường xuyên Viện Quy hoạch Xây dựng Đà Nẵng 78 3.2.1.1