QUY TRÌNH CHUYỂN TIỀN ĐẾN (DOMESTIC OUTWARD REMITTENT) TẠI TRUNG TÂM XỬ LÝ NGHIỆP VỤ THANH TOÁN TRONG NƯỚC CỦA SEABANK Lựa chọn quy trình tác nghiệp Dịch vụ Thanh toán nước dịch vụ ngân hang phổ biến Trước đây, Việt Nam đất nước sử dụng chủ yếu tiền mặt, nhiên, từ hội nhập kinh tế giới, với phát triển mạnh mẽ hệ thống ngân hang đề án hạn chế sử dụng tiền mặt Ngân hang nhà nước, dịch vụ toan nước thời gian tới đa phần khách hàng sử dụng Quy trình tác nghiệp lựa chọn chinh quy trình chuyển tiền đến (domestic outward remittent) trung tâm xử lý nghiệp vụ tốn nước Seabank Mơ tả quy trình nghiệp vụ: Quy trình thực Diễn giải: (1) Nhận LCC đến (1a) TP/PP TTTN nhận LCC, GBC đến từ kênh toán chuyển tiếp thực theo bước (1b) Thanh toán viên nhận LCC, GBC chứng từ giấy đến từ toán bù trừ NHNN Tổ chức tín dụng khác, chuyển tiếp thực theo bước (2) Kiểm tra thông tin, ký duyệt (chữ ký điện tử) Nếu giao dịch đến từ kênh toán điện tử, TP/PP TTTN kiểm tra thông tin, ký duyệt chứng từ điện tử mã khóa bảo mật chương trình, chuyển tiếp bước (4) (3) Upload tự động File kênh toán sang T24 Đối với giao dịch đến từ kênh toán điện tử, sau TP/PP TTTN duyệt, liệu tiền upload tự động sang T24 - Nếu liệu tiền điện tử có tên tài khoản, ĐVH khớp với thông tin đăng ký T24, hệ thống hạch toán tự động vào tài khoản khách hàng phê duyệt Phòng tốn nước khơng phải can thiệp hay tác động tới việc hạch toán tự động TTV thực bước (13) - Nếu liệu tiền không theo thông tin đăng ký T24, giao dịch upload sang T24 chế độ Ihold TTV kiểm tra danh sách liệt kê điện đến T24, in danh sách giao dịch bị Ihold LCC gốc kênh toán để kiểm tra đối chiếu TTV chuyển tiếp thực theo bước (4) (4) Kiểm tra giao dịch Chứng từ giấy Nếu giao dịch đến giấy, TTV nhận chứng từ kiểm tra thông tin đầy đủ chứng từ đảm bảo LCC, GBC đến hợp pháp hợp lệ, bao gồm: Thông tin Ngân hàng chuyển, đơn vị chuyển, tên đơn vị nhận, số tài khoản đơn vị nhận, ngày hiệu lực, số tiền chữ, số, chữ ký hiệu lực bên có liên quan Chuyển tiếp bước (5a) Chứng từ điện tử TTV kiểm tra thông tin giao dịch bị Ihold LCC gốc kênh toán Chuyển tiếp bước (5b) (5) Hạch toán xử lý giao dịch đến hệ thống (5a) Xử lý LCC, GBC đến chứng từ giấy - Nếu giao dịch đến chứng từ giấy hợp pháp hợp lệ, TTV hạch tốn: Nợ: TK Nostro tương ứng Có: TK Khách hàng/TK thích hợp (phù hợp với mục đích nội dung chuyển tiền đến) Sau TTV chuyển chứng từ tới KSV thực theo bước - Nếu giao dịch đến chứng từ giấy không đạt yêu cầu, TTV hạch toán: Nợ: TK Nostro tương ứng Có: TK chờ Thanh tốn TTTT Chuyển tiếp bước (5b) Xử lý LCC, GBC đến chứng từ điện tử bị Ihold - TTV có trách nhiệm kiểm tra giao dịch hệ thống treo chế độ Ihold, in LCC gốc cổng toán, đối chiếu thông tin tài khoản, tên đơn vị hưởng với thơng tin đăng ký T24 Sau TTV vào giao dịch chế độ IHOLD, chuyển giao dịch sang trạng thái INPUT xử lý sau: Trường hợp 1: Nếu thông tin tài khoản tên người hưởng khớp với thông tin đăng ký T24, nằm yêu cầu Ihold phòng tốn nước (như cơng ty đăng ký nhiều tài khoản, điện trả lại, tiền cho phòng nguồn vốn, trường hợp chưa nằm bảng định nghĩa chữ viết tắt tên người thụ hưởng, trường hợp khác theo yêu cầu chi nhánh,…), TTV tiến hành hạch tốn sau: Nợ: TK Nostro tương ứng Có: TK thích hợp Chuyển tiếp bước Trường hợp 2: Tên TK ĐVH xác định thuộc Seabank (Là giao dịch đến có tên TK ĐVH khơng hồn tồn với đăng ký Seabank), TTV tiến hành hạch toán sau: Nợ TK Nostro tương ứng Có TK chuyển tiền sai lầm TTTT Chuyển tiếp bước Trường hợp 3: Tên TK ĐVH xác định SeAbank (Là giao dịch mà có thơng tin ĐVH sai hồn tồn với đăng ký SeAbank), TTV tiến hành hạch toán sau: Nợ TK Nostro tương ứng Có TK chờ Thanh tốn TTTT Chuyển tiếp bước Lưu ý: Trường hợp 1, 2, 3, TTV chuyển hồ sơ cho cán thực phê duyệt giao dịch bao gồm: - Danh sách giao dịch bị treo chế độ Ihold - Phiếu hạch toán kèm LCC gốc tương ứng Trường hợp 4: Các giao dịch bị lỗi (Các giao dịch liệt kê Danh sách giao dịch bị lỗi) Đây danh sách giao dịch mà upload liệu từ kênh tốn sang T24 bị lỗi khơng thể sinh số FT T24 Với giao dịch danh sách này, TTV thông báo cho Trung tâm công nghệ thông tin để phối hợp xử lý Sau xử lý xong, TTV vào tình trạng file điện upload sang T24 thực bước tương ứng quy trình (6) Kiểm sốt giao dịch hệ thống KSV TTTN kiểm tra hồ sơ chuyển tiền đến TTTN: - Nếu chứng từ hạch toán đạt yêu cầu: thực phê duyệt hệ thống ký chứng từ; - Nếu chứng từ hạch tốn khơng đạt u cầu: chuyển cho TTV bổ sung, chỉnh sửa Sau giao dịch phê duyệt hệ thống, chuyển đến cho chi nhánh PGD thực theo quy trình tương ứng Nếu tiền đến khách hàng đặc biệt (theo quy định Giám đốc chi nhánh phân loại khách hàng đặc biệt cấp có thẩm quyền), hệ thống email banking thông báo với chuyên viên quan hệ khách hàng (CRO) đơn vị (7) Thông báo với Chi nhánh PGD giao dịch sai lầm Với giao dịch khơng đạt xác định TK thuộc SeAbank, TTV thông báo với chi nhánh/PGD điện thoại/email Chuyển tiền thực theo bước (8) Tạo thư tra soát đến ngân hàng gửi lệnh TTV soạn Điện yêu cầu tra soát kênh toán điện tử để gửi tới ngân hàng gửi lệnh Điện yêu cầu tra soát bao gồm: Nội dung đề nghị ngân hàng gửi lệnh tra soát (Tra soát số TK, tên TK…) thời gian chờ trả lời tra soát SeAbank (thời gian chờ tùy trường hợp cụ thể, tối đa không ngày làm việc) Chuyển tiếp bước (9) Gửi tra soát tới ngân hàng chuyển LCT đến Trưởng/Phó Phòng TTTN kiểm tra thơng tin, ký duyệt điện tra soát gửi đến ngân hàng chuyển LCT đến (Lưu ý: LCT đến từ kênh Thanh toán gửi thư tra sốt kênh tốn đó) (10) Quản lý giao dịch treo tài khoản treo chờ TT TTTT TK chuyển tiền sai lầm TTTT Cuối ngày, TTV kiểm tra TK treo chờ TT TTTT TK treo sai lầm TTTT Nếu thời hạn cho phép, phòng TTTN – TTTT nhận tra sốt xin điều chỉnh xác thơng tin LCC đến, TTV có trách nhiệm kiểm tra hạch toán vào TK khách hàng, chuyển kiểm soát phê duyệt Với TK chờ TT TTTT, toán viên thực cắt treo vào ngày làm việc TTV hạch toán: Nợ: TK VND1142600100001 Treo chờ TT TTTT Có: TK Nostro tương ứng Nội dung điện chuyển tiền trả lại ghi rõ: Hoàn trả LCC số:…., ngày….tháng… năm, ghi rõ lý hoàn trả Với TK treo sai lầm TTTT, sau tối đa ngày làm việc, khơng nhận tra sốt trả lời từ ngân hàng gửi lệnh, TTV thực cắt trả lại LCC TTV hạch toán: Nợ: TK VND1625000010001 (TK treo sai lầm TTTT) Có: TK Nostro tương ứng Nội dung điện chuyển tiền trả lại ghi rõ: Hoàn trả LCC số:…., ngày….tháng… năm, ghi rõ lý hoàn trả Chuyển tiếp bước 11 (11) Duyệt cắt treo hệ thống TTV chuyển chứng từ cắt treo cho KSV kiểm tra phê duyệt hệ thống Bộ chứng từ gồm có: - Sổ phụ tài khoản treo chờ TT TTTT/ Tài khoản chuyển tiền sai lầm TTTT - Bản copy chứng từ gốc ( Đối với chứng từ tiền tay) - Chứng từ cắt treo - Các LCC kèm theo KSV TTTN kiểm tra chứng từ hồn trả với thơng tin TTV hạch tốn hệ thống Nếu thơng tin xác, KSV phê duyệt hệ thống T24 Nếu có sai sót, đề nghị TTV bổ sung, chỉnh sửa (12) Thực chuyển điện kênh TT LCT tự động chuyển đến kênh TT sau KSV phê duyệt hệ thống TTV thực chuyển tiền theo quy trình chuyển tiền TTTN chuyển đến chứng từ cho TP/PP để đẩy khỏi hệ thống (13) Kiểm soát giao dịch tự động Lưu hồ sơ cuối ngày Cuối ngày, TTV có trách nhiệm in kê danh sách giao dịch duyệt tự động kiểm tra lại với LCC gốc cổng toán giao dịch đó, đảm bảo giao dịch tự động hạch tốn phê duyệt xác TTV lưu hồ sơ chuyển tiền đến: - Đối với lệnh chuyển tiền đến duyệt tự động: o Danh sách giao dịch duyệt tự động o Các LCC gốc xếp theo số thứ tự danh sách - Đối với lệnh chuyển tiền hạch toán duyệt tay: o Phiếu hạch toán có đầy đủ chữ ký TTV, cán thực phê duyệt o LCC gốc tương ứng o Bảng kê giao dịch treo in từ T24 Những bất cập hay nhược điểm quy trình cho công tác quản lý Lý Đối với quy trình này, việc xử lý giao dịch tiền toan đến đa phần khâu xử lý hạch toan tự động Tuy nhiên, có khâu phải xử lý tay Việc hạch toan kiểm soát viên kiểm tra phê duyệt, đó, việc xác định chất lượng giao dịch tay gây khó khăn cho cơng tác quản lý Lý gặp khó khăn: Với thời gian ấn định tối đa cho việc xử lý giao dịch (từ lúc nhận giao dịch tiền đến hoàn thành xử lý), nhiều giao dịch, xác định xác thời gian nhận giao dịch (ví dụ bước 1b – nhận chứng từ giấy bước – xử lý chứng từ giấy) Do đó, việc quản lý tiêu chuẩn thời gian cho giao dịch gặp khó khăn Theo anh/chị quy trình cần cải thiện để việc thực trở nên tốt Quy trình hoàn chỉnh giúp cho việc xử lý giao dịch tiền đạt chất lượng tốt Tuy nhiên, quy định cụ thể tiêu chuẩn thời gian cho việc xử lý giao dịch tay việc thực quản lý thực tốt Cụ thể: quy định rõ, giao dịch nhận chứng từ giấy, thời gian nhận giao dịch quy định cụ thể, sau nhận chứng từ, cần có xác nhận thời gian bên giao làm chứng xác thực Sau đó, nhân viên nghiệp vụ thực giao dịch thời gian quy định tính từ thời điểm xác nhận Như đảm bảo chất lượng dịch vụ giao dịch nhận chứng từ giấy Câu 2: Theo anh/chị nội dung môn học Quản trị Tác nghiệp áp dụng vào công việc anh/chị doanh nghiệp anh/chị nay? Anh/chị dự định áp dụng kiến thức vào hoạt động áp dụng nào? Nội dung môn học Quản trị tác nghiệp áp dụng nhiều mặt vào việc cung cấp sản phẩm dịch vụ Ngân hàng TMCP Đông Nam Á (SeAbank), cụ thể: - Loại bỏ lãng phí theo lý thuyết LEAN - Tăng chất lượng dịch vụ cung cấp - Cách thức lập kế hoạch cung cấp dịch vụ cho mục tiêu ngắn hạn dài hạn Cách thức áp dụng kiến thức: Loại bỏ lãng phí theo lý thuyết LEAN: phân tích loại lãng phí theo lý thuyết LEAN mà ngân hàng gặp phải: lãng phí chờ đợi, lãng phí vận chuyển, lãng phí thao tác, lãng phí đầu tư thừa Từ phân tích trên, kiến nghị với ngân hàng việc xây dựng lại quy trình tác nghiệp để loại bỏ lãng phí Tăng chất lượng dịch vụ: theo lý thuyết môn học, ngành dịch vụ, để tăng chất lượng, phải tăng khâu niềm tin khách hàng sản phẩm doanh nghiệp, tăng cường khả đáp ứng cho sản phẩm, có quy trình cung cấp sản phẩm đạt tiêu chuẩn cao, có tiêu chuẩn đánh giá chất lượng dịch vụ thước đo, tăng cường khả nhận thức chất lượng dịch vụ khách hàng sở vật chất, trang thiết bị, thái độ phục vụ khách hàng,… Cách thức lập kế hoạch: theo lý thuyết môn học, để lập kế hoạch cụ thể cho hạng mục công việc, cần xác định mục tiêu ngân hàng đặt ngắn hạn dài hạn Ví dụ, để đạt mục tiêu đa dạng hóa sản phẩm dịch vụ ngân hàng, phải có kế hoạch việc chuẩn bị nguồn nhân lực, đánh giá thị trường để xác định sản phẩm phù hợp, xác định sản lượng thích hợp để cung ứng nhằm tránh lãng phí,… Rất nhiều kiến thức sử dụng thực tế cho doanh nghiệp Việc áp dụng cách thức triển khai nào, doanh nghiệp cần phải phân tích có kế hoạch cụ thể Môn học trang bị kiến thức tảng giúp học viên nhận thức việc cải tiến quy trình hoạt động doanh nghiệp có kiến nghị cụ thể với chủ doanh nghiệp Tài liệu tham khảo: Lý thuyết môn học Quản trị hoạt động – Chương trình đào tạo MBA Đại học Griggs Slide giảng môn học Quản trị hoạt động Tài liệu tham khảo website Nghiên cứu từ thực tế công việc doanh nghiệp học viên (học viên làm phong Thanh toan nước- ngân hàng TMCP Đông Nam Á), ... điểm quy trình cho cơng tác quản lý Lý Đối với quy trình này, việc xử lý giao dịch tiền toan đến đa phần khâu xử lý hạch toan tự động Tuy nhiên, có khâu phải xử lý tay Việc hạch toan kiểm soát... sung, chỉnh sửa (12) Thực chuyển điện kênh TT LCT tự động chuyển đến kênh TT sau KSV phê duyệt hệ thống TTV thực chuyển tiền theo quy trình chuyển tiền TTTN chuyển đến chứng từ cho TP/PP để đẩy... LCC gốc kênh toán Chuyển tiếp bước (5b) (5) Hạch toán xử lý giao dịch đến hệ thống (5a) Xử lý LCC, GBC đến chứng từ giấy - Nếu giao dịch đến chứng từ giấy hợp pháp hợp lệ, TTV hạch toán: Nợ: TK