Hoạt động tác nghiệp của quá trình điều xe chuyên trở vật tư thiết bị phát triển hạ tầng tại viettel

HOẠT ĐỘNG TAC NGHIỆP CỦA QUA TRINH DIỀU XE CHUYEN TRỞ VẬT TƯ THIẾT BỊ PHAT TRIỂN HẠ TẦNG TẠI VIETTEL Giới thiệu Công ty mạng lưới Viettel - Công ty Mạng lưới Viettel hai cơng ty lớn thuộc Tập đồn viễn thơng Qn đội Công ty hoạt động theo Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động kinh doanh số 0100109106-012 ngày 12/08/2010 Phòng Đăng ký kinh doanh số 01 – Sở Kế hoạch Đầu tư Thành phố Hà Nội với nghành nghề kinh doanh là: Các hoạt động viễn thơng có dây, khơng dây, vệ tinh viễn thơng khác; Xử lý liệu, cho thuê hoạt động liên quan, cổng thông tin, dịch vụ thông tin khác; phát thanh, truyền hình - Chức năng, nhiệm vụ Công ty là: Quản lý, khai thác, kinh doanh hiệu hạ tầng mạng lưới; Hoạch định, quy hoạch, thiết kế kiến trúc mạng lưới viễn thông, truyền tải, CNTT theo định hướng, đạo Tập đoàn; Tối ưu nâng cao chất lượng mạng lưới toàn quốc; Xây dựng phát triển hạ tầng mạng lưới theo định hướng Tập đoàn đảm bảo tài nguyên cho kinh doanh Xây dựng đào tạo đội ngũ lao động chất lượng cao cho thị trường nước ngồi nước Mơ tả hoạt động tác nghiệp trình điều xe chuyên trở vật tư thiết bị phát triển hạ tầng Trong trình hoạt động , nhiệm vụ Công ty điều động xe để chuyên trở vật tư, trang thiết bị phục vụ việc phát triển hạ tầng Để thống bước thực Tối ưu hóa việc điều xe cho hiệu tiết kiệm chi phí vận chuyển Làm rõ trách nhiệm đơn vị q trình triển khai thực hiện, chúng tơi xây dựng quy trình thực cụ thể sau: Trách nhiệm Bài tập cá nhân –Đào Xuân vũ – lớp X0610 Nội dung Tài liệu/ Biểu mẫu Trang  Phòng XDHT  Các TTKV  Phòng Kế hoạch Yêu cầu điều xe Các đơn vị có yêu  BM01/QT.02.ĐT.03 cầu  BM02/QT.02.ĐT.03 Phòng Kế hoạch Tổng hợp nhu cầu  Ban Giám đốc Cơng ty  Phòng Kế hoạch Khơng đạt Phê duyệt BM02/QT.02.ĐT.03 Đạt  Phòng Kế hoạch Điều xe  Đối tác  Kho  Đối tác Giao hàng ký biên xác nhận giao hàng Lệnh điều xe BM03/QT.02.ĐT.03 Chuyển hàng giao hàng Phòng Kế hoạch Nhận hàng ký biên nhận hàng  Phòng Kế hoạch  Thủ kho Chi nhánh  Phòng Hạ tầng Bài tập cá nhân –Đào Xuân vũ – lớp X0610 BM03/QT.02.ĐT.03 Trang  Đối tác Tổng hợp tốn  Phòng kế hoạch  Kho khu vực Xác nhận khối lượng vận chuyển  Phòng Tài  Đối tác Thanh tốn Các đơn vị có liên quan Lưu hồ sơ Mơ tả lưu đồ: a Yêu cầu điều xe - Căn vào kế hoạch phát triển hạ tầng - Căn vào nhu cầu vật tư , trang thiết bị để phục vụ việc phát triển hạ tầng Chi nhánh Viễn thông tỉnh phê duyệt - Căn vào nhu cầu điều chuyển vật tư kho - Phòng Hạ tầng, Phòng Kế hoạch Trung tâm Khu vực làm yêu cầu điều xe theo biểu mẫu BM 01/QT.02.ĐT.03 b Tổng hợp nhu cầu Căn vào yêu cầu điều xe đơn vị, Phòng Kế hoạch tổng hợp trình Ban Giám đốc ký lệnh điều động xe theo biểu mẫu BM 02/QT.02.ĐT.03 theo nguyên tắc sau: Bài tập cá nhân –Đào Xuân vũ – lớp X0610 Trang - Nguyên tắc 1: Với yêu cầu điều chuyển vật tư, trang thiết bị có khối lượng nhỏ 1,5 kích thước phù hợp điều xe Trung tâm Khu vực Định mức vận chuyển hàng hóa thực theo Tờ trình số 70/TT-KH phê duyệt ngày 10/12/2010 việc xin phê duyệt định mức vận chuyển hàng hóa - Nguyên tắc 2: Tối ưu hóa việc xếp xe, khối lượng vật tư, trang thiết bị xếp Định mức vận chuyển hàng hóa thực theo tờ trình số 70/TT-KH phê duyệt ngày 10/12/2010 việc xin phê duyệt định mức vận chuyển hàng hóa Đối với trường hợp khác phải có phê duyệt lãnh đạo thực - Nguyên tắc 3: Tối ưu hóa tuyến đường vận chuyển Căn vào khối lượng vận chuyển tuyến đường vận chuyển để gọi xe cho việc vận chuyển kết hợp có chi phí phát sinh nhỏ việc điều riêng chuyến xe - Nguyên tắc 4: Thời gian trình ký lệnh điều chuyển: Trong ngày trình ký 02 lệnh điều chuyển: Buổi sáng trình ký cho yêu cầu buổi chiều hơm trước, buổi chiều trình ký cho yêu cầu phát sinh buổi sáng ngày hơm - Ngun tắc 5: Với trường hợp phát sinh gấp, phục vụ ứng cứu thơng tin, Phòng Kế hoạch trực tiếp xin ý kiến đạo BGĐ hồn thiện thành văn sau c Trình ký Phê duyệt lệnh điều xe - Phòng Kế hoạch tổng hợp báo cáo giải trình với Ban Giám đốc lệnh điều xe - Với giải trình đạt yêu cầu Ban Giám đốc phê duyệt, tiếp tục triển khai sang bước d - Với giải trình khơng đạt u cầu, Phòng Kế hoạch quay trở lại bước b tổng hợp lại yêu cầu theo ý kiến đạo Ban Giám đốc d Điều xe Bài tập cá nhân –Đào Xuân vũ – lớp X0610 Trang - Căn vào lệnh gọi xe Ban Giám đốc phê duyệt, Phòng Kế hoạch làm việc với đối tác để điều xe - Lệnh ký hơm xe phải điều ngày hơm đó, thay đổi phải báo cáo xin ý kiến đạo Ban Giám đốc - Chuyển lệnh điều xe cho thủ kho , để theo dõi xe e Giao hàng ký biên xác nhận điều hàng - Căn vào lệnh điều xe, thủ kho hàng theo xe - Bàn giao cho lái xe giấy tờ cần thiết: danh mục hàng hóa, lệnh điều chuyển hàng hóa, phiếu xuất kho… lập biên bàn giao hàng hóa theo BM 03/QT.02.ĐT.03 cho địa điểm nhận hàng - Ký biên xác nhận cụ thể sau:  Loại xe, trọng tải  Tên đối tác, tên lái xe, số điện thoại  Số lượng hàng hóa xe f Chuyển hàng giao hàng - Sau xếp hàng xong, chuyển hàng đến vị trí giao hàng, trình đối tác vận chuyển, phận điều xe thường xuyên cập nhật tiến độ hành trình xe, có bất trắc (xe khơng đến điểm giao hàng theo quy định, xe bị Công an giữ, xe gặp tai nạn, đối tác không nhận hàng…) phải báo cáo với Ban Giám đốc để xin ý kiến đạo - Giao hàng cho thủ kho, người định nhận hàng lệnh điều xe g Nhận hàng ký biên xác nhận nhận hàng - Căn vào lệnh điều xe - Căn vào phiếu xuất kho Bài tập cá nhân –Đào Xuân vũ – lớp X0610 Trang - Sau nhận hàng đơn vị vận chuyển, người nhận hàng xác nhận vào biên nhận hàng theo BM 03/QT.02.ĐT.03 - Ký biên xác nhận cụ thể sau:  Số lượng hàng nhận thực tế/ số lượng hàng theo lệnh  Tình trạng hàng hóa  Thời gian nhận hàng  Địa điểm nhận hàng  Loại xe, trọng tải  Tên đối tác, tên lái xe, số điện thoại h Tổng hợp toán: - Vào ngày hàng tháng, đối tác vận chuyển tổng hợp khối lượng vận chuyển chứng từ kèm gửi cho Phòng Kế hoạch Cơng ty Các văn bao gồm:  Bảng kê chuyến hàng giá tiền, đối tác lập có bên ký (Gồm: Người tốn, Phòng phụ trách, Kế tốn trưởng, Giám đốc)  Bảng đối chiếu số lượng xe, trọng tải xe hàng tháng có chữ ký phụ trách kho, người điều chuyển đối tác  Tất phiếu xuất kho, biên bàn giao Công ty đơn vị nhận hàng (Chi nhánh)  Bảng tổng hợp chi phí, theo mẫu Phòng Tài - Phòng Kế hoạch kiểm tra, đối chiếu ký biên xác nhận chuyển cho Phòng Tài vào ngày 10 hàng tháng - Phòng Tài thơng báo cho đối tác khối lượng vận chuyển xác nhận u cầu đối tác xuất hóa đơn tốn i Thanh toán Bài tập cá nhân –Đào Xuân vũ – lớp X0610 Trang - Căn vào kết xác nhận khối lượng vận chuyển, vào hóa đơn đối tác xuất, Phòng Tài chuyển tiền hồn thiện việc tốn cho đối tác Điểm bất cập Quy trình Quy trình tác nghiệp hành xây dựng tương đối khoa học, hợp lý, vận hành theo trình tự điều xe chuyển trở vật tư, thiết bị phụ vụ việc phát triển hạ tầng Quy trình rõ trách nhiệm phận trình vận hành Góp phần nâng cao hiệu hoạt động tồn hệ thống Tuy nhiên quy trình vẫn số điểm chưa phù hợp cần điều chỉnh: - Do quy trình viết để điều chuyển vật tư theo ngày mà chưa tính đến khối lượng cơng việc phát sinh theo tháng, việc đưa khối lượng vật tư thiết bị theo tháng việc điều xe để chuyên trở tối ưu hiệu - Quy trình thực dựa số nguyên tắc quy trình chưa máy giám sát việc thực theo ngun tắc xem có hiệu khơng đơn vị thực theo nguyên tắc chưa? - Từ điểm nhìn nhận điểm bất cập thời gian tới điều chỉnh lại cho phù hợp với thực tế Câu : - Quản trị hoạt động mơn khoa học nghiên cứu tính hiệu q trình chuyển hóa từ nguồn lực đầu vào : nguyên vật liệu, vốn, lao động thành sản phẩm đầu hữu dụng cho khách hàng, nghiện cứu nội dung trình bầy mơn học giúp tơi gắn lý thuyết môn học với thực tiễn diễn Cơng ty tơi từ giúp tơi có nhìn nhận điều chỉnh cơng việc cho hiệu - Tất nội dung nghiên cứu mơn học áp dung vào Cơng ty tơi, đứng khía cạnh người làm đầu tư, thời điểm quan tâm nhiều đến nội dung « Hệ thống sản xuất LEAN » Bài tập cá nhân –Đào Xuân vũ – lớp X0610 Trang - Phương pháp sản xuất Lean (Lean Manufacturing – Lean Production) phương pháp sản xuất xem mang lại hiệu Phương thức sản xuất Lean có nhiều tên gọi cách nhìn nhận khác nhau, chẳng hạn gọi phương thức sản xuất Toyota (TPS), phương thức Just In Time (JIT), phương thức sản xuất không dự trữ (Zero Inventory) Mục tiêu phương thức sản xuất Lean hoàn toàn loại bỏ lãng phí xảy q trình sản xuất từ cho phép cải thiện hệ thống sản xuất tối ưu, tinh gọn (theo nghĩa từ Lean) Với phương pháp Lean, doanh nghiệp sản xuất giảm chi phí sản xuất, tăng sản lượng đầu ra, rút ngắn thời gian sản xuất - Khi đề cập loại lãng phí liệt kê theo mơ hình Lean nhiều người nghĩ xẩy hệ thống sản xuất Nhưng thực tế, có loại lãng phí công tác phối hợp công việc hoạt động hàng ngày Lãng phí tác động tới hiệu công việc thân người, doanh nghiệp dù sản xuất hay cơng việc hàng ngày Với mơ hình sản xuất Cơng ty chúng tơi cần phải ý đến số điểm sau để tiết kiệm chi phí a Dịch vụ dư thừa (Over-production) - Ở hiểu trình triển khai mạng lưới vượt nhu cầu người tiêu dùng, với sản phẩn dịch vụ điện thoại di dông Công ty chúng tơi để đảm bảo chất lượng việc hạ tầng triển khai trước tất yếu, dung lương dịch vụ phải vượt nhu cầu thời điểm lớn nhất, việc đặt có hạ tầng phải bán hàng để nâng hiệu b Khuyết tật (Defects) – sai sót việc chọn ví trí để đặt trạm phát sóng không hiệu Việc phải xác định chi tiết khoa học từ việc đánh giá nhu cầu thị trường đến việc xác định vị trị đặt trạm phát sóng điển trung tâm để đảm bảo diện tích phủ sóng rộng chất lượng tốt với người tiêu dùng Bài tập cá nhân –Đào Xuân vũ – lớp X0610 Trang c Tồn kho (Inventory) – việc đầu tư hệ thống có chi phí lớn nên hàng hóa kho phải có phương án tổ chức triển khai lắp đặt đưa vào khai thác để giảm tối đa chi phí tồn kho Như để tổ chức sản xuất khoa học, giảm thiểu chi phí phát sinh mang lại hiệu doanh nghiệp cần phải lập kế hoạch triển khai hạ tầng mạng lưới cách cụ thể chi tiết khoa học từ việc đánh giá nhu cầu thị trường, xác định vị trí đặt trạm để việc tổ chức triển khai nhanh để đưa trạm vào khai thác, kinh doanh tránh việc tồn kho Hết Tài liệu tham khảo: Side giảng tài liệu môn học Quản trị Hoạt động; Giáo trình: Quản trị Hoạt động – Chương trình Đào tạo Thạc sĩ quản trị kinh doanh Quốc Tế - Trường đại học Griggs Mơ hình, chức nhiệm vụ Cơng ty mạng lưới Viettel – Tập đồn viễn thông Quân đội Bài tập cá nhân –Đào Xuân vũ – lớp X0610 Trang ... cầu điều xe - Căn vào kế hoạch phát triển hạ tầng - Căn vào nhu cầu vật tư , trang thiết bị để phục vụ việc phát triển hạ tầng Chi nhánh Viễn thông tỉnh phê duyệt - Căn vào nhu cầu điều chuyển vật. .. trở vật tư, thiết bị phụ vụ việc phát triển hạ tầng Quy trình rõ trách nhiệm phận trình vận hành Góp phần nâng cao hiệu hoạt động tồn hệ thống Tuy nhiên quy trình vẫn số điểm chưa phù hợp cần điều. .. - Do quy trình viết để điều chuyển vật tư theo ngày mà chưa tính đến khối lượng công việc phát sinh theo tháng, việc đưa khối lượng vật tư thiết bị theo tháng việc điều xe để chuyên trở tối ưu