Cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá được giao những trách nhiệm quyền hạn nhất định và được sắp xếp theo từng cấp từng khâu nhằm thực hiện các chức năng quản lý doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức quản lý là hình thức phân công lao động trong lĩnh vực quản trị,có tác động đến quá trình hoạt động của hệ thống quản trị.Cơ cấu tổ chức một mặt phản ánh cơ cấu sản xuất, mặt khác nó tác động tích cực trở lại đến quá trình phát triển sản xuất. I/ MỘT SỐ KHÁI NIỆM VỀ QUẢN LÝ Theo quan điểm của Taylo thì : “ Quản lý là biết được chính xác điều bạn muốn người khác làm và sau đó hiểu được rằng họ đã hoàn thành công việc một cách tốt nhất và rẻ nhất”. Theo quan điểm khác thì : “Quản lý là một sự tác động có mục đích đến một hệ thống nào đó nhằm biến đổi từ một trạng thái này sang một trạng thái khác”. Quản lý doanh nghiệp là một quá trình vận động quy luật kinh tế, quy luật tự nhiên trong việc lựa chọn và xác định những biện pháp ( kinh tế, xã hội, tài chính kế toán...) để tác động đến một tập thể người lao động và thông qua họ để tác động đến các yếu tố vật chất của sản xuất kinh doanh. Mục đích của quản lý doanh nghiệp là phát triển sản xuất về số lượng và chất lượng với chi phí thấp nhất và hiệu quả kinh tế cao nhất,đồng thời không ngừng cải thiện tình hình lao động và nâng cao đời sống cho mỗi thành viên trong doanh nghiệp.

Chuyên đề tốt nghiệp Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 Phần I Phần I ******** ******** Cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối Cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đ liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đ ợc chuyên môn hoá đ ợc chuyên môn hoá đ ợc giao những trách nhiệm ợc giao những trách nhiệm quyền hạn nhất định và đ quyền hạn nhất định và đ ợc sắp xếp theo từng cấp từng khâu nhằm thực hiện các chức ợc sắp xếp theo từng cấp từng khâu nhằm thực hiện các chức năng quản lý doanh nghiệp năng quản lý doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức quản lý là hình thức phân công lao động trong lĩnh vực quản trị,có Cơ cấu tổ chức quản lý là hình thức phân công lao động trong lĩnh vực quản trị,có tác động đến quá trình hoạt động của hệ thống quản trị.Cơ cấu tổ chức một mặt phản tác động đến quá trình hoạt động của hệ thống quản trị.Cơ cấu tổ chức một mặt phản ánh cơ cấu sản xuất, mặt khác nó tác động tích cực trở lại đến quá trình phát triển sản ánh cơ cấu sản xuất, mặt khác nó tác động tích cực trở lại đến quá trình phát triển sản xuất. xuất. I/ I/ MộT Số KHáI NIệm về quản lý MộT Số KHáI NIệm về quản lý Theo quan điểm của Taylo thì : Quản lý là biết đ Theo quan điểm của Taylo thì : Quản lý là biết đ ợc chính xác điều bạn muốn ợc chính xác điều bạn muốn ng ng ời khác làm và sau đó hiểu đ ời khác làm và sau đó hiểu đ ợc rằng họ đã hoàn thành công việc một cách tốt nhất và ợc rằng họ đã hoàn thành công việc một cách tốt nhất và rẻ nhất. rẻ nhất. Theo quan điểm khác thì : Quản lý là một sự tác động có mục đích đến một hệ Theo quan điểm khác thì : Quản lý là một sự tác động có mục đích đến một hệ thống nào đó nhằm biến đổi từ một trạng thái này sang một trạng thái khác. thống nào đó nhằm biến đổi từ một trạng thái này sang một trạng thái khác. Quản lý doanh nghiệp là một quá trình vận động quy luật kinh tế, quy luật tự Quản lý doanh nghiệp là một quá trình vận động quy luật kinh tế, quy luật tự nhiên trong việc lựa chọn và xác định những biện pháp ( kinh tế, xã hội, tài chính kế nhiên trong việc lựa chọn và xác định những biện pháp ( kinh tế, xã hội, tài chính kế toán .) để tác động đến một tập thể ng toán .) để tác động đến một tập thể ng ời lao động và thông qua họ để tác động đến các ời lao động và thông qua họ để tác động đến các yếu tố vật chất của sản xuất kinh doanh. yếu tố vật chất của sản xuất kinh doanh. Mục đích của quản lý doanh nghiệp là phát triển sản xuất về số l Mục đích của quản lý doanh nghiệp là phát triển sản xuất về số l ợng và chất l ợng và chất l ợng ợng với chi phí thấp nhất và hiệu quả kinh tế cao nhất,đồng thời không ngừng cải thiện tình với chi phí thấp nhất và hiệu quả kinh tế cao nhất,đồng thời không ngừng cải thiện tình hình lao động và nâng cao đời sống cho mỗi thành viên trong doanh nghiệp. hình lao động và nâng cao đời sống cho mỗi thành viên trong doanh nghiệp. Thực chất quản lý doanh nghiệp là quản lý con ng Thực chất quản lý doanh nghiệp là quản lý con ng ời, là yếu tố cơ bản của quá ời, là yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất.Quy mô doanh nghiệp và mở rộng vai trò quản lý ngày càng nâng cao và trình sản xuất.Quy mô doanh nghiệp và mở rộng vai trò quản lý ngày càng nâng cao và 1 1 Chuyên đề tốt nghiệp Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 trở thành một nhân tố hết sức quan trọng để tăng năng suất lao động, tăng hiệu quả kinh trở thành một nhân tố hết sức quan trọng để tăng năng suất lao động, tăng hiệu quả kinh tế của sản xuất kinh doanh. tế của sản xuất kinh doanh. II/ II/ Vai trò chức NĂNG CủA Bộ MáY QUảN Lý ĐốI VớI CáC Vai trò chức NĂNG CủA Bộ MáY QUảN Lý ĐốI VớI CáC hoạt động quản lý của doanh nghiệp hoạt động quản lý của doanh nghiệp 1/ Vai trò của bộ máy quản lý đối với các hoạt động của doanh nghiệp 1/ Vai trò của bộ máy quản lý đối với các hoạt động của doanh nghiệp Xuất phát từ những đặc điểm quản lý ta thấy rõ vai trò hết sức quan trọng của bộ Xuất phát từ những đặc điểm quản lý ta thấy rõ vai trò hết sức quan trọng của bộ máy quản lý mà nhiều khi quyết định cả sự sống còn của doanh nghiệp. máy quản lý mà nhiều khi quyết định cả sự sống còn của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp bố trí một bộ máy quản lý phù hợp thì sản xuất sẽ đạt hiệu quả Nếu doanh nghiệp bố trí một bộ máy quản lý phù hợp thì sản xuất sẽ đạt hiệu quả cao tiết kiệm đ cao tiết kiệm đ ợc thời gian và nguyên liệu. Mặt khác một bộ máy nhẹ sẽ tiết kiệm đ ợc thời gian và nguyên liệu. Mặt khác một bộ máy nhẹ sẽ tiết kiệm đ ợc ợc chi phí và có những quyết định nhanh, đúng đắn.Ngoài ra trong công tác quản lý biết bố chi phí và có những quyết định nhanh, đúng đắn.Ngoài ra trong công tác quản lý biết bố trí đúng ng trí đúng ng ời đúng việc thì sẽ phát huy hết khả năng tiềm tàng của cá nhân và tập thể ng ời đúng việc thì sẽ phát huy hết khả năng tiềm tàng của cá nhân và tập thể ng - - ời lao động, ng ời lao động, ng ợc lại sẽ gây ra hậu quả khó l ợc lại sẽ gây ra hậu quả khó l ờng, thậm chí dẫn tới sự phá sản của doanh ờng, thậm chí dẫn tới sự phá sản của doanh nghiệp . nghiệp . 2/ Chức năng quản trị kinh doanh: 2/ Chức năng quản trị kinh doanh: Là hình thức biểu hiện sự tác động có chủ đích của doanh nghiệp lên khách thể Là hình thức biểu hiện sự tác động có chủ đích của doanh nghiệp lên khách thể kinh doanh, là tập hợp những nhiệm vụ khác nhau mà chủ doanh nghiệp phải tiến hành kinh doanh, là tập hợp những nhiệm vụ khác nhau mà chủ doanh nghiệp phải tiến hành trong quá trình kinh doanh.Nh trong quá trình kinh doanh.Nh vậy thực chất của các chức năng quản trị kinh doanh vậy thực chất của các chức năng quản trị kinh doanh chính là lý do của sự tồn tại các hoạt động quản trị kinh doanh. chính là lý do của sự tồn tại các hoạt động quản trị kinh doanh. Việc nghiên cứu và phân loại chức năng quản lý của doanh nghiệp có ý nghĩa Việc nghiên cứu và phân loại chức năng quản lý của doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng về lý luận và thực tiễn .Tr quan trọng về lý luận và thực tiễn .Tr ớc hết, việc xác định đúng đắn các chức năng quản ớc hết, việc xác định đúng đắn các chức năng quản lý là tiền đề cần thiết và khách quan để có thể quản lý doanh nghiệp có hiệu quả hơn lý là tiền đề cần thiết và khách quan để có thể quản lý doanh nghiệp có hiệu quả hơn .Hơn nữa muốn tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp theo h .Hơn nữa muốn tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp theo h ớng chuyên, tinh, gọn, nhẹ ớng chuyên, tinh, gọn, nhẹ và có hiệu lực thì không thể không phân tích sự phù hợp giữa cơ cấu bộ máy quản lý với và có hiệu lực thì không thể không phân tích sự phù hợp giữa cơ cấu bộ máy quản lý với chức năng quản lý. chức năng quản lý. Sau đây là phân loại các chức năng quản lý: Sau đây là phân loại các chức năng quản lý: 2.1 - Chức năng định h 2.1 - Chức năng định h ớng ớng Định h Định h ớng là quá trình ấn định những nhiệm vụ, mục tiêu và các ph ớng là quá trình ấn định những nhiệm vụ, mục tiêu và các ph ơng pháp tốt ơng pháp tốt nhất để thực hiện những nhiệm vụ và mục tiêu đó. nhất để thực hiện những nhiệm vụ và mục tiêu đó. 2 2 Chuyên đề tốt nghiệp Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 Việc định h Việc định h ớng phải nhằm thiết lập một môi tr ớng phải nhằm thiết lập một môi tr ờng tốt nhất để các cá nhân đang ờng tốt nhất để các cá nhân đang làm việc với nhau trong doanh nghiệp thực hiện nhiệm vụ có hiệu quả .Định h làm việc với nhau trong doanh nghiệp thực hiện nhiệm vụ có hiệu quả .Định h ớng là ớng là việc lựa chọn một trong những ph việc lựa chọn một trong những ph ơng án hành động t ơng án hành động t ơng lai cho doanh nghiệp và những ơng lai cho doanh nghiệp và những bộ phận trong doanh nghiệp.Nó bao gồm sự lựa chọn và các mục tiêu của doanh nghiệp bộ phận trong doanh nghiệp.Nó bao gồm sự lựa chọn và các mục tiêu của doanh nghiệp và của từng bộ phận xác định các ph và của từng bộ phận xác định các ph ơng thức để đạt đ ơng thức để đạt đ ợc các mục tiêu. ợc các mục tiêu. 2.2 - Chức năng tổ chức và phối hợp 2.2 - Chức năng tổ chức và phối hợp Để đạt đ Để đạt đ ợc một mục đích nào đó trong sản xuất kinh doanh khi có nhiều ng ợc một mục đích nào đó trong sản xuất kinh doanh khi có nhiều ng ời ời cùng làm việc với nhau trong một nhóm thì mỗi thành viên trong nhóm phải đóng những cùng làm việc với nhau trong một nhóm thì mỗi thành viên trong nhóm phải đóng những vai trò nhất định .Mỗi một vai trò cho biết công việc mà mỗi ng vai trò nhất định .Mỗi một vai trò cho biết công việc mà mỗi ng ời đang thực hiện đều có ời đang thực hiện đều có mục đích và mục tiêu nhất định.Sự hoạt động của họ nằm trong một phạm vi mà ở đó họ mục đích và mục tiêu nhất định.Sự hoạt động của họ nằm trong một phạm vi mà ở đó họ biết rõ mục tiêu công việc của họ ăn khớp nh biết rõ mục tiêu công việc của họ ăn khớp nh thế nào với hoạt động nỗ lực của nhóm ,tại thế nào với hoạt động nỗ lực của nhóm ,tại đó họ có nhiệm vụ quyền hạn cần thiết và có những công cụ thông tin cần thiết để hoàn đó họ có nhiệm vụ quyền hạn cần thiết và có những công cụ thông tin cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ .Chính thông qua các hoạt động riêng biệt đó đã nảy sinh sự cần thiết thành nhiệm vụ .Chính thông qua các hoạt động riêng biệt đó đã nảy sinh sự cần thiết phải tổ chức và phối hợp các hoạt động của từng cá nhân lại với nhau qua đó hình thành phải tổ chức và phối hợp các hoạt động của từng cá nhân lại với nhau qua đó hình thành nên một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phù hợp và một quy chế làm việc có hiệu qủa nên một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phù hợp và một quy chế làm việc có hiệu qủa thích nghi với mọi biến động của môi tr thích nghi với mọi biến động của môi tr ờng cạnh tranh bên ngoài. ờng cạnh tranh bên ngoài. 2.3 - Chức năng điều khiển 2.3 - Chức năng điều khiển Điều khiển là một trong các chức năng quản lý, đó là quá trình tác động lên con Điều khiển là một trong các chức năng quản lý, đó là quá trình tác động lên con nguời trong doanh nghiệp một cách có chủ định để họ tự nguyện và nhiệt tình phấn đấu nguời trong doanh nghiệp một cách có chủ định để họ tự nguyện và nhiệt tình phấn đấu đạt đ đạt đ ợc những mục tiêu đã đề ra của doanh nghiệp.Trong quá trình thực hiện chức năng ợc những mục tiêu đã đề ra của doanh nghiệp.Trong quá trình thực hiện chức năng điều khiển thì chủ doanh nghiệp phải đ điều khiển thì chủ doanh nghiệp phải đ a ra đ a ra đ ợc các quyết định quản lý và tổ chức thực ợc các quyết định quản lý và tổ chức thực hiện nó một cách tốt nhất. hiện nó một cách tốt nhất. 2.4 - Chức năng kiểm tra 2.4 - Chức năng kiểm tra Là một chức năng cơ bản trong chức trách của chủ doanh nghiệp.Kiểm tra là đo l Là một chức năng cơ bản trong chức trách của chủ doanh nghiệp.Kiểm tra là đo l - - ờng chấn chỉnh việc thực hiện nhằm đảm bảo các mục tiêu của doanh nghiệp và các kế ờng chấn chỉnh việc thực hiện nhằm đảm bảo các mục tiêu của doanh nghiệp và các kế hoạch vạch ra để đạt tốt mục tiêu này đã và đang đ hoạch vạch ra để đạt tốt mục tiêu này đã và đang đ ợc hoàn thành.Thực chất của việc ợc hoàn thành.Thực chất của việc kiểm tra trong các doanh nghiệp là nhằm sửa chữa những sai lầm đã phát sinh trong quá kiểm tra trong các doanh nghiệp là nhằm sửa chữa những sai lầm đã phát sinh trong quá trình quản lý. trình quản lý. 2.5 - Chức năng điều chỉnh 2.5 - Chức năng điều chỉnh 3 3 Chuyên đề tốt nghiệp Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 Điều chỉnh là th Điều chỉnh là th ờng xuyên theo dõi sự vận động của hệ thống để kịp thời phát ờng xuyên theo dõi sự vận động của hệ thống để kịp thời phát hiện mọi sự rối loạn trong tổ chức và luôn luôn cố gắng duy trì các mối quan hệ bình th hiện mọi sự rối loạn trong tổ chức và luôn luôn cố gắng duy trì các mối quan hệ bình th - - òng giữa các bộ phận điều khiển và bộ phận chấp hành.Muốn sự điều chỉnh đạt hiệu quả òng giữa các bộ phận điều khiển và bộ phận chấp hành.Muốn sự điều chỉnh đạt hiệu quả thì phải th thì phải th ờng xuyên thu thập tài liệu về sự chênh lệch của hệ thống và những thông số ờng xuyên thu thập tài liệu về sự chênh lệch của hệ thống và những thông số đã cho thông qua sự kiểm tra. đã cho thông qua sự kiểm tra. 2.6 - Chức năng quản trị sản xuất 2.6 - Chức năng quản trị sản xuất Là việc sử dụng các nguồn nhân lực nhằm tác động để chế biến các yếu tố đầu Là việc sử dụng các nguồn nhân lực nhằm tác động để chế biến các yếu tố đầu vào khác (vật chất, tài chính, thông tin .) thành các sản phẩm hàng hoá dịch vụ . phù vào khác (vật chất, tài chính, thông tin .) thành các sản phẩm hàng hoá dịch vụ . phù hợp với nhu cầu mà doanh nghiệp phát hiện trên thị tr hợp với nhu cầu mà doanh nghiệp phát hiện trên thị tr ờng.Đây là quá trình tốn kém thời ờng.Đây là quá trình tốn kém thời gian của chuỗi các hoạt động kinh doanh và vì thế sẽ dễ trở thành lạc hậu không theo kịp gian của chuỗi các hoạt động kinh doanh và vì thế sẽ dễ trở thành lạc hậu không theo kịp với biến động trên thị tr với biến động trên thị tr ờng. ờng. 2.7 - Chức năng quản trị nhân sự 2.7 - Chức năng quản trị nhân sự Quản trị nhân sự là việc bố trí hợp lý những ng Quản trị nhân sự là việc bố trí hợp lý những ng ời lao động cùng các máy móc ời lao động cùng các máy móc thiết bị, những ph thiết bị, những ph ong pháp trong công nghệ sản xuất và nguyên vật liệu một cách có ong pháp trong công nghệ sản xuất và nguyên vật liệu một cách có hiệu quả.Quản trị nhân sự gồm hai việc: hiệu quả.Quản trị nhân sự gồm hai việc: Quản lý con ng Quản lý con ng ời - đó là những công việc hàng ngày đối với một cá nhân tập thể ời - đó là những công việc hàng ngày đối với một cá nhân tập thể những ng những ng ời lao động là công việc xây dựng những kíp đ ời lao động là công việc xây dựng những kíp đ ợc điều động, đ ợc điều động, đ ợc điều phối ợc điều phối phản ứng tạo ra do doanh nghiệp có khả năng phát hiện ra các sai sót về mặt kinh tế kỹ phản ứng tạo ra do doanh nghiệp có khả năng phát hiện ra các sai sót về mặt kinh tế kỹ thuật. thuật. 2.8 - Chức năng quản trị tài chính 2.8 - Chức năng quản trị tài chính Tổ chức sản xuất tốt, quản trị nhân sự đúng ch Tổ chức sản xuất tốt, quản trị nhân sự đúng ch a phải đã đủ, các doanh nghiệp cần a phải đã đủ, các doanh nghiệp cần phải đối phó với những biến động th phải đối phó với những biến động th ờng xuyên xảy ra trên thị tr ờng xuyên xảy ra trên thị tr ờng để đứng vững và ờng để đứng vững và phát triển.Quản trị tài chính sẽ giúp cho chủ doanh nghiệp biết đ phát triển.Quản trị tài chính sẽ giúp cho chủ doanh nghiệp biết đ ợc mình đang có bao ợc mình đang có bao nhiêu tiền, đã thu đ nhiêu tiền, đã thu đ ợc các món tiền gì , đã tiêu hao bao nhiêu tiền và tiêu nh ợc các món tiền gì , đã tiêu hao bao nhiêu tiền và tiêu nh thế nào, có thế nào, có thể huy động đ thể huy động đ ợc các nguồn vốn từ đâu, khi nào phải dừng kinh doanh lại? Nói cách ợc các nguồn vốn từ đâu, khi nào phải dừng kinh doanh lại? Nói cách khác, quản trị tài chính doanh nghiệp là việc quản trị các mối quan hệ tài chính phát sinh khác, quản trị tài chính doanh nghiệp là việc quản trị các mối quan hệ tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp nh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp nh thu, chi, lỗ, lãi .và các mối quan hệ tài thu, chi, lỗ, lãi .và các mối quan hệ tài chính của doanh nghiệp với thị tr chính của doanh nghiệp với thị tr ờng tài chính bên ngoài nh ờng tài chính bên ngoài nh ổn định ,tăng tr ổn định ,tăng tr ởng, phát ởng, phát triển, lạm phát, khủng hoảng, suy thoái . triển, lạm phát, khủng hoảng, suy thoái . 4 4 Chuyên đề tốt nghiệp Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 III Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản lý: III Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản lý: 1- Phải bảo đảm tính tối 1- Phải bảo đảm tính tối u u Giữa các khâu và các cấp quản trị đều thiết lập các mối quan hệ hợp lý thiết kế Giữa các khâu và các cấp quản trị đều thiết lập các mối quan hệ hợp lý thiết kế sao cho số l sao cho số l ợng cấp quản lý là ít nhất không thừa, thiếu bộ phận nào,không chồng chéo ợng cấp quản lý là ít nhất không thừa, thiếu bộ phận nào,không chồng chéo nhiệm vụ giữa các phòng ban sao cho nhiệm vụ quyền hạn phải t nhiệm vụ giữa các phòng ban sao cho nhiệm vụ quyền hạn phải t ơng ứng.Cấp quản trị ơng ứng.Cấp quản trị xử lý quá nhiều, thông tin sẽ bị sai lệch cồng kềnh nên yêu cầu bộ máy quản lý phải linh xử lý quá nhiều, thông tin sẽ bị sai lệch cồng kềnh nên yêu cầu bộ máy quản lý phải linh hoạt, có khả năng thích ứng với thị tr hoạt, có khả năng thích ứng với thị tr ờng và với doanh nghiệp.Trong kinh doanh ai đi tr ờng và với doanh nghiệp.Trong kinh doanh ai đi tr - - ớc là thắng.Khi thị tr ớc là thắng.Khi thị tr ờng biến động thì nhiệm vụ của doanh nghiệp cũng thay đổi ờng biến động thì nhiệm vụ của doanh nghiệp cũng thay đổi theo.Nếu ng theo.Nếu ng ời quản lý không linh hoạt, khi cầu v ời quản lý không linh hoạt, khi cầu v ợt quá cung mà doanh nghiệp mới sản ợt quá cung mà doanh nghiệp mới sản xuất thì tất yếu sẽ thua lỗ. xuất thì tất yếu sẽ thua lỗ. 2 - Đảm bảo linh hoạt 2 - Đảm bảo linh hoạt Cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo tính chính xác của tất cả các thông tin đ Cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo tính chính xác của tất cả các thông tin đ ợc ợc sử dụng trong doanh nghiệp nhờ đó đảm bảo đ sử dụng trong doanh nghiệp nhờ đó đảm bảo đ ợc sự phối hợp tốt các hoạt động và nhiệm ợc sự phối hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của doanh nghiệp. vụ của tất cả các bộ phận của doanh nghiệp. 3 - Đảm bảo tính kinh tế 3 - Đảm bảo tính kinh tế Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải sử dụng chi phí quản lý đạt hiệu quả Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải sử dụng chi phí quản lý đạt hiệu quả nhất.Tiêu chuẩn xem xét yêu cầu này là mối t nhất.Tiêu chuẩn xem xét yêu cầu này là mối t ơng quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kết ơng quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả thu về. quả thu về. 4 - Thiết kế bộ máy quản lý phải bảo đảm nguyên tắc chế độ một thủ tr 4 - Thiết kế bộ máy quản lý phải bảo đảm nguyên tắc chế độ một thủ tr ởng ởng Quyền quyết định về kinh tế kỹ thuật, tổ chức hành chính đời sống trong phạm vi Quyền quyết định về kinh tế kỹ thuật, tổ chức hành chính đời sống trong phạm vi toàn doanh nghiệp và từng bộ phận phải đ toàn doanh nghiệp và từng bộ phận phải đ ợc giao cho một ng ợc giao cho một ng ời - Thủ tr ời - Thủ tr ởng.Ng ởng.Ng ời đó có ời đó có nhiệm vụ quản lý toàn bộ các hoạt động của đơn vị mình, đ nhiệm vụ quản lý toàn bộ các hoạt động của đơn vị mình, đ ợc trao những trách nhiệm và ợc trao những trách nhiệm và quyền hạn nhất định. quyền hạn nhất định. Thủ tr Thủ tr ởng có thể sử dụng bộ máy cố vấn giúp việc tranh thủ ý kiến đóng góp của ởng có thể sử dụng bộ máy cố vấn giúp việc tranh thủ ý kiến đóng góp của cấp d cấp d ới, nh ới, nh ng ng ng ng ời quyết định cuối cùng vẫn là giám đốc(Thủ tr ời quyết định cuối cùng vẫn là giám đốc(Thủ tr ởng) Mọi giám đốc có ởng) Mọi giám đốc có thể uỷ quyền cho cấp d thể uỷ quyền cho cấp d ới nh ới nh ng phải chịu trách nhiệm liên đới.Mọi ng ng phải chịu trách nhiệm liên đới.Mọi ng ời trong doanh ời trong doanh nghiệp và từng bộ phận phải phục tùng nghiêm chỉnh mệnh lệnh của thủ tr nghiệp và từng bộ phận phải phục tùng nghiêm chỉnh mệnh lệnh của thủ tr ởng . ởng . Tính tất yếu phải tiến hành chế độ một thủ tr Tính tất yếu phải tiến hành chế độ một thủ tr ởng là xuất phát từ nguyên tắc tập ởng là xuất phát từ nguyên tắc tập 5 5 Chuyên đề tốt nghiệp Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 trung dân chủ trong quản lý kinh tế xuất phát từ yêu cầu đời sống phải chính xác, kịp trung dân chủ trong quản lý kinh tế xuất phát từ yêu cầu đời sống phải chính xác, kịp thời và xuất phát từ chuyên môn hoá lao động càng sâu sát thì hợp tác lao động sẽ xảy thời và xuất phát từ chuyên môn hoá lao động càng sâu sát thì hợp tác lao động sẽ xảy ra.Yêu cầu bất cứ sự hợp tác nào cũng phải có sự chỉ huy thống nhất. ra.Yêu cầu bất cứ sự hợp tác nào cũng phải có sự chỉ huy thống nhất. Trong tr Trong tr ờng hợp doanh nghiệp lớn thì thủ tr ờng hợp doanh nghiệp lớn thì thủ tr ởng cấp d ởng cấp d ới phải phục tùng nghiêm ới phải phục tùng nghiêm chỉnh thủ tr chỉnh thủ tr ởng cấp trên tr ởng cấp trên tr ớc hết là thủ tr ớc hết là thủ tr ởng cấp trên trực tiếp, thủ tr ởng cấp trên trực tiếp, thủ tr ởng từng bộ phận có ởng từng bộ phận có quyền quyết định những vấn đề trong bộ phận của mình và chịu trách nhiệm tr quyền quyết định những vấn đề trong bộ phận của mình và chịu trách nhiệm tr ớc thủ tr ớc thủ tr - - ởng cấp trên. ởng cấp trên. Các cấp phó là ng Các cấp phó là ng ời giúp việc thủ tr ời giúp việc thủ tr ởng.Để làm rõ thêm về nguyên tắc này ta có ởng.Để làm rõ thêm về nguyên tắc này ta có bảng sau: bảng sau: Bảng 1 : Chức danh vị trí thủ tr Bảng 1 : Chức danh vị trí thủ tr ởng và mối quan hệ giữa chúng trong Công ty ởng và mối quan hệ giữa chúng trong Công ty IV/ IV/ Những nôi dung cơ bản của công tác tổ chức bộ máy Những nôi dung cơ bản của công tác tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp quản lý trong doanh nghiệp 6 6 Chức danh thủ trưởngVị trí từng chức danhPhạm vi phát huy tác dụngGiúp việc thủ trư Chức danh thủ trưởngVị trí từng chức danhPhạm vi phát huy tác dụngGiúp việc thủ trư ởngNgười dưới quyền ởngNgười dưới quyền Giám đốc Giám đốc Thủ trưởng cấp cao nhất trong doanh nghiệpToàn doanh Thủ trưởng cấp cao nhất trong doanh nghiệpToàn doanh nghiệpCác phó giám đốcMọi người trong doanh nghiệp nghiệpCác phó giám đốcMọi người trong doanh nghiệp Quản đốc Quản đốc Thủ trưởng cấp cao nhất Thủ trưởng cấp cao nhất trong phân xưởngToàn phân xưởngCác phó quản đốcMọi người trong phân xưởng trong phân xưởngToàn phân xưởngCác phó quản đốcMọi người trong phân xưởng Đốc Đốc công công Thủ trưởng cấp cao nhất trong ca làm việcToàn ca làm việcMọi người trong ca Thủ trưởng cấp cao nhất trong ca làm việcToàn ca làm việcMọi người trong ca Tổ trư Tổ trư ởng công tác ởng công tác Thủ trưởng cấp cao nhất trong tổToàn tổTổ phóMọi người trong tổ Thủ trưởng cấp cao nhất trong tổToàn tổTổ phóMọi người trong tổ Các trưởng Các trưởng phòng ban chức năng phòng ban chức năng Thủ trưởng cấp cao nhất trong phòng banToàn phòng banPhó phòng Thủ trưởng cấp cao nhất trong phòng banToàn phòng banPhó phòng banMọi người trong phòng ban banMọi người trong phòng ban Chuyên đề tốt nghiệp Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 1 - Các kiểu cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp 1 - Các kiểu cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp Cùng với sự phát triển của sản xuất đã hình thành những kiểu tổ chức quản lý Cùng với sự phát triển của sản xuất đã hình thành những kiểu tổ chức quản lý khác nhau.Mỗi kiểu chứa đựng những đặc điểm, khác nhau.Mỗi kiểu chứa đựng những đặc điểm, u điểm, nh u điểm, nh ợc điểm và đ ợc điểm và đ ợc áp dụng ợc áp dụng trong những điều kiện cụ thể nhất định.Sau đây là một số kiểu cơ cấu tổ chức quản lý th trong những điều kiện cụ thể nhất định.Sau đây là một số kiểu cơ cấu tổ chức quản lý th - - ờng gặp: ờng gặp: 1.1 Cơ cấu chức năng 1.1 Cơ cấu chức năng . . Đặc điểm: Đặc điểm: Nhiệm vụ quản lý đ Nhiệm vụ quản lý đ ợc phân chia cho các đơn vị quản lý riêng biệt ợc phân chia cho các đơn vị quản lý riêng biệt theo các chức năng quản trị hình thành nên những ng theo các chức năng quản trị hình thành nên những ng ời lãnh đạo đ ời lãnh đạo đ ợc chuyên môn hoá ợc chuyên môn hoá chỉ đảm nhận thực hiện một chức năng nhất định. chỉ đảm nhận thực hiện một chức năng nhất định. Mối liên hệ giữa các nhân viên trong tổ chức rất phức tạp. Những ng Mối liên hệ giữa các nhân viên trong tổ chức rất phức tạp. Những ng ời thừa hành ời thừa hành nhiệm vụ ở cấp d nhiệm vụ ở cấp d ới nhận mệnh lệnh chẳng những từ một ng ới nhận mệnh lệnh chẳng những từ một ng ời lãnh đạo của doanh ời lãnh đạo của doanh nghiệp mà cả những ng nghiệp mà cả những ng ời lãnh đạo các chức năng khác hẳn nhau. ời lãnh đạo các chức năng khác hẳn nhau. Ưu điểm Ưu điểm : + Chuyên môn hoá quản lý theo các chức năng một cách sâu sắc : + Chuyên môn hoá quản lý theo các chức năng một cách sâu sắc + Giảm bớt gánh nặng quản lý cho ng + Giảm bớt gánh nặng quản lý cho ng ời lãnh đạo ời lãnh đạo +Tận dụng đ +Tận dụng đ ợc tài năng của các cơ quan chức năng ợc tài năng của các cơ quan chức năng Nh Nh ợc điểm ợc điểm : + Một cấp d : + Một cấp d ới phải chịu sự chỉ đạo của quá nhiều cá nhân cấp trên trực ới phải chịu sự chỉ đạo của quá nhiều cá nhân cấp trên trực 7 7 Người lãnh đạo chức năng A Người lãnh đạo chức năng A Người lãnh đạo doanh nghiệp Người lãnh đạo doanh nghiệp Người lãnh đạo chức năng B Người lãnh đạo chức năng B 1 1 2 2 3 3 n n Chuyên đề tốt nghiệp Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 tiếp tiếp + Hay xảy ra các quyết định khác nhau giữa ng + Hay xảy ra các quyết định khác nhau giữa ng ời lãnh đạo quản lý ời lãnh đạo quản lý chung và ng chung và ng ời lãnh đạo chức năng ời lãnh đạo chức năng 1.2 - Cơ cấu tổ chức trực tuyến (đ 1.2 - Cơ cấu tổ chức trực tuyến (đ ờng thẳng) ờng thẳng) Đặc điểm: Đặc điểm: Một ng Một ng ời lãnh đạo thực hiện tất cả các chức năng quản lý và chịu trách ời lãnh đạo thực hiện tất cả các chức năng quản lý và chịu trách nhiệm hoàn toàn về hệ thống của mình phụ trách, mọi vấn đề đều đ nhiệm hoàn toàn về hệ thống của mình phụ trách, mọi vấn đề đều đ ợc giải quyết theo ợc giải quyết theo kênh đ kênh đ ờng thẳng.Ng ờng thẳng.Ng ời thừa hành mệnh lệnh chỉ nhận mệnh lệnh qua cấp trên trực tiếp ời thừa hành mệnh lệnh chỉ nhận mệnh lệnh qua cấp trên trực tiếp và chỉ thi hành mệnh lệnh của ng và chỉ thi hành mệnh lệnh của ng ời đó mà thôi. ời đó mà thôi. Ưu điểm Ưu điểm : Mệnh lệnh đ : Mệnh lệnh đ ợc thi hành nhanh, dễ thực hiện chế độ một thủ tr ợc thi hành nhanh, dễ thực hiện chế độ một thủ tr ởng.Mỗi ởng.Mỗi cấp d cấp d ới chỉ thực hiện mệnh lệnh của một cấp trên trực tiếp. ới chỉ thực hiện mệnh lệnh của một cấp trên trực tiếp. Nh Nh ợc điểm: ợc điểm: + Ng + Ng ời lãnh đạo phải thực hiện tốt chức năng quản lý do đó ng ời lãnh đạo phải thực hiện tốt chức năng quản lý do đó ng ời lãnh đạo phải có ời lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện và không có số đơn vị trực thuộc lớn. kiến thức toàn diện và không có số đơn vị trực thuộc lớn. + Ch + Ch a tận dụng đ a tận dụng đ ợc tài năng đóng góp của các chuyên gia vì thế cơ cấu trực tuyến ợc tài năng đóng góp của các chuyên gia vì thế cơ cấu trực tuyến (đ (đ ờng thẳng) chỉ sử dụng cho tổ sản xuất. ờng thẳng) chỉ sử dụng cho tổ sản xuất. 1.3 - Cơ cấu trực tuyến chức năng 1.3 - Cơ cấu trực tuyến chức năng 8 8 Người lãnh đạo doanh nghiệp Người lãnh đạo doanh nghiệp Người lãnh đạo trực tuyến 1 Người lãnh đạo trực tuyến 1 Người lãnh đạo trực tuyến 2 Người lãnh đạo trực tuyến 2 1 1 2 2 3 3 B1 B1 B3 B3 B2 B2 Lãnh đạo doanh nghiệp Lãnh đạo doanh nghiệp Lãnh đạo T1 Lãnh đạo T1 Lãnh đạo chức năng A Lãnh đạo chức năng A Lãnh đạo chức năng B Lãnh đạo chức năng B Lãnh đạo T2 Lãnh đạo T2 1 1 2 2 A A B B Chuyên đề tốt nghiệp Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 Đây là cơ cấu th Đây là cơ cấu th ờng áp dụng cho các doanh nghiệp mà nhiệm vụ quản lý đ ờng áp dụng cho các doanh nghiệp mà nhiệm vụ quản lý đ ợc ợc phân thành các chức năng chuyên môn.Các bộ phận này làm nhiệm vụ t phân thành các chức năng chuyên môn.Các bộ phận này làm nhiệm vụ t vấn giúp việc vấn giúp việc tham m tham m u cho giám đốc và theo dõi về mặt chuyên môn hẹp đối với các bộ phận sản xuất u cho giám đốc và theo dõi về mặt chuyên môn hẹp đối với các bộ phận sản xuất nh nh ng không đ ng không đ ợc quyền ra lệnh trực tiếp. ợc quyền ra lệnh trực tiếp. Đây là cơ cấu có nhiều Đây là cơ cấu có nhiều u điểm và đ u điểm và đ ợc áp dụng rộng rãi. ợc áp dụng rộng rãi. 1.4 - Cơ cấu trực tuyến tham m 1.4 - Cơ cấu trực tuyến tham m u: u: Đặc điểm : Đặc điểm : Vẫn là cơ cấu trực tuyến nh Vẫn là cơ cấu trực tuyến nh ng lãnh đạo có thêm bộ phận tham m ng lãnh đạo có thêm bộ phận tham m u u giúp việc.Cơ quan tham m giúp việc.Cơ quan tham m u có thể là một đơn vị hoặc một nhóm các chuyên gia hoặc u có thể là một đơn vị hoặc một nhóm các chuyên gia hoặc chỉ là một cán bộ quản lý chỉ là một cán bộ quản lý Ưu điểm Ưu điểm : + Dễ dàng thực hiện chế độ một thủ tr : + Dễ dàng thực hiện chế độ một thủ tr ởng ởng + B + B ớc đầu biết khai thác khả năng của các chuyên gia ớc đầu biết khai thác khả năng của các chuyên gia 9 9 Lãnh đạo trực tuyến 1 Lãnh đạo trực tuyến 1 Tham mưu Tham mưu Lãnh đạo trực tuyến 2 Lãnh đạo trực tuyến 2 Tham mưu Tham mưu Tham mưu Tham mưu Lãnh đạo trực tuyến 2 Lãnh đạo trực tuyến 2 1 1 2 2 3 3 A A B B C C Chuyên đề tốt nghiệp Chuyên đề tốt nghiệp Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 Hà Trọng Hải - Lớp Q7T1 Nh Nh ợc điểm ợc điểm + Mất nhiều thời gian làm việc với tham m + Mất nhiều thời gian làm việc với tham m u nên ít có thời gian với cán u nên ít có thời gian với cán bộ quản lý bộ quản lý + Tốc độ ra quyết dịnh quản lý chậm + Tốc độ ra quyết dịnh quản lý chậm 1.5 - Cơ cấu chính thức và không chính thức 1.5 - Cơ cấu chính thức và không chính thức 1.5.1 1.5.1 - Cơ cấu chính thức - Cơ cấu chính thức Cơ cấu chính thức gắn liền với cơ cấu vai trò nhiệm vụ định h Cơ cấu chính thức gắn liền với cơ cấu vai trò nhiệm vụ định h ớng trong một ớng trong một doanh nghiệp đ doanh nghiệp đ ợc tổ chức một cách chính xác.Khi nói rằng một tổ chức là chính thức ợc tổ chức một cách chính xác.Khi nói rằng một tổ chức là chính thức hoàn toàn chẳng có gì là cứng nhắc hay quá hạn chế trong cách diễn đạt này.Nếu một hoàn toàn chẳng có gì là cứng nhắc hay quá hạn chế trong cách diễn đạt này.Nếu một ng ng ời quản lý có ý định tổ chức thật tốt cơ cấu đó thì phải tạo ra một môi tr ời quản lý có ý định tổ chức thật tốt cơ cấu đó thì phải tạo ra một môi tr ờng mà ở đó ờng mà ở đó việc thực hiện của từng cá nhân trong hiện tại và t việc thực hiện của từng cá nhân trong hiện tại và t ơng lai phải đóng góp hiệu quả vào ơng lai phải đóng góp hiệu quả vào các mục tiêu trên của tập thể chứ không phải là họ chỉ giành phần nhỏ trí óc và sức lực các mục tiêu trên của tập thể chứ không phải là họ chỉ giành phần nhỏ trí óc và sức lực cho doanh nghiệp còn phần lớn để dành cho doanh nghiệp khác. cho doanh nghiệp còn phần lớn để dành cho doanh nghiệp khác. 1.5.2 - Cơ cấu không chính thức 1.5.2 - Cơ cấu không chính thức Sự tác động qua lại của các cá nhân cũng có sự tác động theo nhóm cán bộ công Sự tác động qua lại của các cá nhân cũng có sự tác động theo nhóm cán bộ công nhân viên ngoài phạm vi cơ cấu đã đ nhân viên ngoài phạm vi cơ cấu đã đ ợc phê duyệt của doanh nghiệp. Cơ cấu không ợc phê duyệt của doanh nghiệp. Cơ cấu không chính thức có một vai trò to lớn trong quản trị.Nó không định hình hay thay đổi, luôn chính thức có một vai trò to lớn trong quản trị.Nó không định hình hay thay đổi, luôn tồn tại song song với cơ cấu chính thức,có tác động nhất định và đôi khi rất đáng kể đến tồn tại song song với cơ cấu chính thức,có tác động nhất định và đôi khi rất đáng kể đến hoạt động kinh doanh vì cá nhân các chủ doanh nghiệp có nhiều các mối quan hệ họ hoạt động kinh doanh vì cá nhân các chủ doanh nghiệp có nhiều các mối quan hệ họ không chỉ là ng không chỉ là ng ời thực hiện một cách nghiêm túc, cần mẫn nhiệm vụ của mình do quy ời thực hiện một cách nghiêm túc, cần mẫn nhiệm vụ của mình do quy chế tổ chức nhiệm vụ theo chức danh quy định mà họ chỉ cảm thấy liên quan ảnh h chế tổ chức nhiệm vụ theo chức danh quy định mà họ chỉ cảm thấy liên quan ảnh h ởng ởng đến thái độ đối với cá nhân, đối với con ng đến thái độ đối với cá nhân, đối với con ng ời từ những đồng nghiệp, những ng ời từ những đồng nghiệp, những ng ời cấp d ời cấp d - - ới.Sự tồn tại khách quan của cơ cấu không chính thức còn là dấu hiệu chỉ ra chỗ yếu và ới.Sự tồn tại khách quan của cơ cấu không chính thức còn là dấu hiệu chỉ ra chỗ yếu và trình độ ch trình độ ch a toàn diện của cơ cấu chính thức. a toàn diện của cơ cấu chính thức. Cơ cấu chính thức là một trong những yếu tố đòi hỏi ng Cơ cấu chính thức là một trong những yếu tố đòi hỏi ng ời lãnh đạo doanh nghiệp ời lãnh đạo doanh nghiệp phải có một nghệ thuật đặc biệt.Ng phải có một nghệ thuật đặc biệt.Ng ời lãnh đạo cần phải th ời lãnh đạo cần phải th ờng xuyên nghiên cứu cơ cấu ờng xuyên nghiên cứu cơ cấu không chính thức, thúc đẩy sự phát triển những xu h không chính thức, thúc đẩy sự phát triển những xu h ớng hỗ trợ để đạt những mục đích ớng hỗ trợ để đạt những mục đích của doanh nghiệp của doanh nghiệp 1.6 Cơ cấu tổ chức ch 1.6 Cơ cấu tổ chức ch ơng trình mục tiêu ơng trình mục tiêu 10 10