5 công tác khách mời trong tổ chức sự kiện

minhhien@neu.edu.vn CÔNG TÁC KHÁCH MỜI TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN 07-May-19 Ths Nguyễn Minh Hiền Nội dung chương     Xác định đối tượng khách mời Lên danh sách khách mời Thiết kế Thiệp mời Gửi thiệp mời minhhien@neu.edu.vn 07-May-19 Mục tiêu chương    Nắm khía cạnh giúp thấu hiểu khách hàng kiện Các điểm cần lưu ý danh sách khách mời Các công việc thiết kế gửi thiệp mời minhhien@neu.edu.vn 07-May-19 Phân loại khách mời  Theo vị trí, vai trò:      Khách VIP Khách mời quan truyền thông Khách mời khách hàng Khách mời nhà cung ứng Theo kế hoạch   Khách mời thức Khách mời dự bị minhhien@neu.edu.vn 07-May-19 Xác định đối tượng khách mời   Đặc điểm khách: ai? Độ tuổi? Giới tính? Khu vực sinh sống? Phương tiện lại? Đi cá nhân hay nhóm? Có kèm trẻ em hay khơng? Có nhóm Nhóm chính, nhóm phụ  Mối quan hệ nhóm  minhhien@neu.edu.vn 07-May-19 Các cơng việc chuẩn bị liên quan     Lập danh sách khách mời (guest list) Chuẩn bị gửi giấy mời cho khách Kiểm tra, xác nhận (confirm) thơng tin có liên quan đến khách mời Chuẩn bị điều kiện để phục vụ khách mời minhhien@neu.edu.vn 07-May-19 Các bước lập danh sách khách mời     Thống số lượng, cấu khách mời Lập loại danh sách khách mời (VIP, A,B…) Kiểm tra danh sách Chốt danh sách minhhien@neu.edu.vn 07-May-19 minhhien@neu.edu.vn 07-May-19 Hồ sơ khách mời    Hồ sơ khách mời tập hồ sơ lưu trữ thông tin khách mời nhằm giúp nhà tổ chức kiện đón tiếp đáp ứng nhu cầu khách cách hiệu dạng: bảng file Bổ sung thông tin: độ tuổi, ngôn ngữ sử dụng, người cùng, lái xe, phương tiện vận chuyển, dịch vụ khách hưởng, vé vào cửa, yêu cầu đặc biệt, điểm cần lưu ý… minhhien@neu.edu.vn 07-May-19 Thiệp mời - Event Invitation Cards    Xác định nội dung thiệp mời Thiết kế hình ảnh In thiệp minhhien@neu.edu.vn 07-May-19 Xác định nội dung thiệp mời    Những nội dung Nội dung khác Đính kèm minhhien@neu.edu.vn 07-May-19 Những nội dung Lời chào/ lời mời Tên kiện Tên người mời khách mời Thời gian địa điểm Mô tả kiện minhhien@neu.edu.vn 07-May-19 Những nội dung khác  Chỉ dẫn cho khách hàng       Địa điểm, nơi đỗ xe Trang phục Lưu ý hoạt động cần chuẩn bị (đấu giá) Hồi âm … Dẫn dắt khách hàng     Lời cảm thán Kết nối Con dấu chữ ký người mời … minhhien@neu.edu.vn 07-May-19 Đính kèm     Tài liệu Mẫu vé Phong bì hồi âm … minhhien@neu.edu.vn 07-May-19 Thiết kế in thiệp mời    Làm việc với người thiết kế In thiệp Chuẩn bị gửi minhhien@neu.edu.vn 07-May-19 Làm việc với người thiết kế  Cung cấp thông tin cho người thiết kế Nội dung  Phong cách  Các yêu cầu khác…   Tìm hiểu yêu cầu/ điều kiện người thiết kế Thời gian  Hình minh hoa   Rà soát việc thiết kế: 1,2 minhhien@neu.edu.vn 07-May-19 In thiệp   Cần in số lượng nhiều lượng khách cần gửi Kiểm tra In: thời gian, số lượng  Mầu, hình minh họa, chất lượng giấy  minhhien@neu.edu.vn 07-May-19 Chuẩn bị gửi  Điền tên Máy  Tay   Cho tài liệu vào phong bì minhhien@neu.edu.vn 07-May-19 Gửi thiệp mời   Cách thức gửi Liên lạc để kiểm tra minhhien@neu.edu.vn 07-May-19 Cách thức gửi    Gửi trực tiếp Gửi email Gửi bưu  Làm việc với bưu ◼ Hợp đồng ◼ ◼ ◼  Cước: Khu vực, kích cỡ, khối lượng Số ngày: tối thiểu, tối đa, ngày lễ Kiểm sốt Nên gửi cho trước minhhien@neu.edu.vn 07-May-19 Liên lạc kiểm tra lịch trình    Liên lạc xác nhận lần Gửi danh sách bổ sung Liên lạc xác nhận lần (cần rà soát lại tên họ, chức danh thông tin khác) minhhien@neu.edu.vn 07-May-19 Tiếp nhận thông tin phản hồi từ khách hàng     Kết hợp gửi thiếp hình thức thơng tin khác: điện thoại, mail, truyền thơng phương tiện thông tin đại chúng Kiểm tra thông tin từ bên chuyển phát Chuẩn bị cho phản hồi khách hàng chủ động liên hệ Cập nhật thông tin vào hồ sơ khách mời báo cho bên liên quan để chuẩn bị minhhien@neu.edu.vn 07-May-19 ... khách mời Các công việc thiết kế gửi thiệp mời minhhien@neu.edu.vn 07-May-19 Phân loại khách mời  Theo vị trí, vai trò:      Khách VIP Khách mời quan truyền thông Khách mời khách hàng Khách. .. minhhien@neu.edu.vn 07-May-19 Hồ sơ khách mời    Hồ sơ khách mời tập hồ sơ lưu trữ thông tin khách mời nhằm giúp nhà tổ chức kiện đón tiếp đáp ứng nhu cầu khách cách hiệu dạng: bảng file Bổ... Khách mời khách hàng Khách mời nhà cung ứng Theo kế hoạch   Khách mời thức Khách mời dự bị minhhien@neu.edu.vn 07-May-19 Xác định đối tượng khách mời   Đặc điểm khách: ai? Độ tuổi? Giới tính?