Viết thiệp mời trong tổ chức sự kiện ppsx

Khi đặt hàng thiết kế và in ấn thiệp mời, Nhà tổ chức cần chú ý tới những vấn đề sau đây: chương trình biết rõ trước về khung thời gian dự kiến để họ chuẩn bị tiến hành theo đơn đặt hàng

Viết thiệp mời trong tổ

chức sự kiện

Các nội dung sau đây sẽ được quán triệt

trong thiệp mời:

 Địa điểm

Việc những thông tin trên có được trình bày rõ ràng và đầy đủ

chức sự kiện Chẳng hạn, nếu là một buổi tiếp đón chính thức,

mang tính ngoại giao, được tổ chức trong một nhà hát Opera mà

Khách mời không được yêu cầu mặc đồ Vest sang trọng mà mặc

quần Jeans và áo thun tới tham dự sẽ gây phản cảm của những

vị khách khác tới người ăn mặc lạc điệu và thậm chí tới cả Ban tổ

chức

Chuẩn bị Thiệp mời

Thông thường, thiệp mời cần phải được thiết kế hoàn chỉnh trước

thời điểm diễn ra sự kiện từ 3-4 tháng Khi đặt hàng thiết kế và in

ấn thiệp mời, Nhà tổ chức cần chú ý tới những vấn đề sau đây:

chương trình biết rõ trước về khung thời gian dự kiến để họ

chuẩn bị tiến hành theo đơn đặt hàng của Nhà tổ chức

 Kiểm tra thời gian bên thiết kế và in ấn nghỉ

hạn như giấy yêu cầu của khách hàng?

họa hình ảnh bằng camera? Hãy xác định những yêu cầu

của họ là gì để Nhà tổ chức có sẵn mọi thứ cần thiết đáp

ứng yêu cầu của họ đúng lúc

Công việc chuẩn bị Thiệp mời còn yêu cầu những công việc tiếp

sau:

 Rà soát lại lần thứ hai việc thiết kế thiệp mời

Nếu sự kiện diễn ra trong thời gian bận rộn của năm, Nhà tổ chức

cần cân nhắc việc gửi giấy mời nhanh Nếu sự kiện được tổ chức

ở nước ngoài, cần phải gửi thiệp mời báo địa điểm với nội dung

cho biết rất mong đợi được gặp mặt họ tại đó, thời gian tổ chức

và những thông tin cần thiết khác Những tấm thiệp phải bao gồm

ngày giờ Về địa điểm và trang phục có thể được gửi sau Cách

này có thể được áp dụng cho tất cả các sự kiện đặc biệt bao gồm

họp, hội thảo, hội nghị

Nếu Nhà tổ chức ghi trong thiệp thông báo nhanh rằng thư mời

sẽ đến sau trước một thời gian nhất định, cần đảm bảo rằng điều

đó sẽ xảy ra vì nó thể hiện cho người khác thấy công ty sự đúng

hẹn, điều này có mối liên hệ đến chữ tín, tính chuyên nghiệp Nếu

thông điệp được đưa ra cùng chữ ký của giám đốc, Nhà tổ chức

phải đảm bảo thực hiện được nội dung của thông điệp

Nếu giấy vào cửa – thẻ khách đeo tại những sự kiện quan trọng –

hoặc vé vào cửa được gửi đi khi khách đã nhận được thiệp mời

và hồi âm, Nhà tổ chức cần chấp nhận một khoảng thời gian đủ

để khách nhận được giấy/vé mời Tại một số sự kiện, cần phải

trình giấy vào cửa, thiệp mời hoặc vé để được ra vào và trong khi

đó sẽ có một danh sách khách mời chính thức tại cửa trước –

trong trường hợp khách quên mang thiệp mời để giảm bớt tình

trạng tắc nghẽn và xếp hàng nếu khách kịp đã nhận được giấy ra

vào của họ

Để đảm bảo việc gọi thức ăn và đồ uống và tính chi phí dựa trên

những số liệu chính xác, Nhà tổ chức phải yêu cầu khách hồi âm

trước một thời hạn nhất định và có nhân viên nhận điện thoại để

xác nhận sự tham dự Nhận điện thoại là thời gian thích hợp để

xác nhận thay đổi về tên họ hoặc địa chỉ

Khi in thiệp, Nhà tổ chức cần đặt in với số lượng nhiều hơn số

khách mời và đảm bảo rằng có đủ thời gian in ấn Vì một lý do

nào đó, bên in ấn luôn muốn có tối thiểu 3-4 tuần Dĩ nhiên, Nhà

tổ chức sẽ kiểm tra xem họ có thể tiến hành đơn đặt hàng và giao

thiệp đạt yêu cầu về số lượng và chất lượng đúng hẹn Nhà tổ

chức cũng phải chắc chắn các tranh ảnh minh họa được chuẩn bị

kịp lúc và biết bảng màu sẽ được sử dụng cho các logo công ty

Khách mời thường có ấn tượng tốt với những giấy mời mà tên họ

được viết tay nắn nót và thường mở những thiệp mời được viết

bằng tay trước, khiến chúng có hiệu quả hơn loại thiệp in trên

nhãn hoặc phong bì Do đó, nếu có đủ điều kiện, Nhà tổ chức nên

thuê một người viết chữ đẹp viết tên trên thiệp mời

Gửi Thiệp

Thiệp mời phải được gửi đến cho khách mời trước ngày diễn ra

sự kiện từ 2-3 tháng để họ có thể nhận và phản hồi về việc có

tham dự hay không hoặc trao đổi các thông tin mà họ quan tâm

Dù người tổ chức đích thân gửi thiệp hoặc sử dụng hòm thư, bao

giờ cũng nên gửi một cái cho bản thân để biết việc chuyển phát

có gặp rắc rối không Khi thiệp đến, kiểm tra xem nó được gửi đi

chính xác khi nào Nếu thuê bưu điện gửi thiệp trước một thời

hạn nhất định, Nhà tổ chức sẽ cần bằng chứng khi đối chất về

vấn đề này với họ Nếu thiệp không đến đúng hẹn, Nhà tổ chức

sẽ phải gọi điện cho khách mời để kiểm tra xem họ đã nhận được

thiệp mời chưa Có thể sẽ xảy ra sự cố giao thư, hoặc gửi nhầm

cho người khác Nếu khách nhận được thiệp mời trước khi tổ

chức sự kiện vài ngày, sẽ rất khó khăn để thay đổi kế hoạch đã

lập sẵn và có thể dẫn đến một hậu quả đáng tiếc Điều này không

chỉ làm cho khách cảm thấy như thể họ không được coi trọng, mà

còn gây khó khăn cho việc tổ chức sự kiện Vì thế Nhà tổ chức

sự kiện cần lưu ý những vấn đề liên quan đến việc gửi thiệp mời

dưới đây

tối thiểu và tối đa nhận được theo từng địa phương Nhớ

rằng thời gian này có thể thay đổi mà không được báo trước

và thời điểm trong năm cũng có tác động đáng kể Nếu thiệp

mời đến vào mùa nghỉ lễ, sẽ có thể bị gián đoạn Nhà tổ

chức cần kiểm tra ở bưu điện địa phương khi bắt đầu tổ

chức sự kiện Kiểm tra cả lịch trình giao thư địa phương và

quốc tế nếu có thể

gửi nước ngoài có giá khác thư trong nước Phải đảm bảo

rằng thư được tách riêng và áp dụng chính xác giá gửi Các

phong bì quá khổ sẽ cần thêm cước phí Tốt nhất là mang

một mẫu phong bì đến bưu điện địa phương để chắc chắn

rằng thiệp mời không vượt quá tiêu chuẩn về kích cỡ và

trọng lượng

chính.Kiểm tra cả lịch trình giao thư quốc tế và nội địa Điều

chỉnh khung thời gian cho phù hợp với lịch trình giao thư

thông thường nếu quyết định sử dụng loại này Nhà tổ chức

thường xuyên phải gửi một số lượng tối thiểu để phù hợp

cho thư thông thường Một lần nữa phải chú ý các phong bì

đi nước ngoài, quá khổ, quá cỡ sẽ phải đóng thêm cước phí

gian dự kiến để họ có thể thu xếp tiến hành theo đơn đặt

hàng của bạn

tối thiểu thời gian một tuần cho việc chuyển thư Kiểm tra

khung thời gian phía chuyển thư đề xuất, có thể bị thay đổi

vì những đơn đặt hàng mà họ phải giải quyết trong cùng thời

gian đó