Lập kế hoạch tổ chức sự kiện ( tiếp theo ) pdf

Đây được coi như là một quy trình giúp nhà tổ chức từng bước khái quát toàn bộ nội dung hoạt động của sự kiện, giúp chúng ta thấy trước được những vị trí công việc trong sự kiện phát sin

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện (

tiếp theo )

Hình dung sự kiện: là yếu tố quan trọng

để đảm bảo sự kiện thành công Đây

được coi như là một quy trình giúp nhà tổ chức từng bước

khái quát toàn bộ nội dung hoạt động của sự kiện, giúp

chúng ta thấy trước được những vị trí công việc trong sự

kiện phát sinh mâu thuẫn và Nhà tổ chức sự kiện có thể

giải quyết những mâu thuẫn đó ngay từ khâu lập kế

hoạch Hãy cố gắng hình dung sự kiện từ đầu tới cuối,

cần có khả năng xuyên suốt sự kiện

Hình dung giúp Nhà tổ chức cân nhắc tất cả các phương

án đồng thời cũng xác định được nhu cầu về tài chính đối

với các phương án đó trước khi hoàn tất kế hoạch tổ chức

sự kiện của doanh nghiệp

Nhà tổ chức cần quán triệt được mục đích, nhiệm vụ của

sự kiện, phải nghĩ tới tất cả các khía cạnh nội dung và

những hoạt động cụ thể, những biện pháp cụ thể và tổ

chức thực hiện chúng Những vấn đề sau đây sẽ phải giải

quyết khi khái quát nội dung chương trình hoạt động sự

kiện

 Mục đích của sự kiện

 Nhiệm vụ của sự kiện

 Những hoạt động cụ thể của sự kiện

 Thành phần tham gia sự kiện

 Thời gian ( tháng trong năm,ngày trong tuần, giờ

trong ngày)

 Địa điểm thực hiện sự kiện

 Lên kế hoạch và hợp đồng trước bao lâu để có địa

điểm tổ chức sự kiện

Sự kiện nào tổ chức cũng phải có mục đích rõ ràng Sự

kiện thực hiện nhằm thõa mãn nhu cầu, mong muốn nào

đó của người sỡ hữu nó Đối với doanh nghiệp, đó có thể

là những khách hàng Khách hàng có nhu cầu mong

muốn khác nhau đòi hỏi sự kiện cụ thể cùng với mục đích

khác nhau Nhà tổ chức sự kiện cần phân biệt các loại

khách hàng và tìm hiểu chi tiết nhu cầu và mong muốn

của họ đối với sự kiện Khách hàng là các tổ chức có

mong muốn qua sự kiện để tạo dựng hình ảnh danh tiếng

trong công chúng Do vậy khách hàng rất quan tâm đến

bầu không khí của sự kiện, nhịp điệu và lịch trình của toàn

bộ sự kiện

Tạo hình ảnh ấn tượng cho sự kiện: cần liệt kê tất cả các

yếu tố, nội dung đưa vào sự kiện xác định những giá trị

mà sự kiện mang lại Từ đó xác định những nội dung yếu

tố nào cần được ưu tiên để bảo đảm sự kiện thảnh công

Tóm lại trong sự kiện cần bảo đảm những yêu cầu sau

đây:

 Xác định được những nội dung, yếu tố cần ưu tiên

 Tạo được ấn tượng cho các thành viên tham dự, hình

ảnh của sự kiện và của tổ chức sỡ hữu sự kiện trong

công chúng

 Xác định tâm lý môi trường sự kiện và tạo bầu không

khí trong thực hiện sự kiện luôn mới lạ

 Chuỗi giá trị sự kiện mang lại phù hợp với nhu cầu

của các thành viên tham dự

Những vấn đề nêu trên rất cần thiết bảo đảm cho tổ chức

sự kiện thành công, tạo được hình ảnh ấn tượng cho sự

kiện và người chủ sự kiện

Kế hoạch phân bổ ngân sách: kế hoạch phân bổ ngân

sách rất quan trọng, nó cần được thực hiện sớm, ngay từ

khi bắt đầu lên kế hoạch cho sự kiện Ngân sách được

phân bổ cho các hạng mục công việc chuẩn bị và cho nội

dung các hoạt động sự kiện Để giúp tránh được nhầm lẫn

nhà tổ chức sự kiện cần thực hiện các công việc sau:

Lập bảng chi phí Nhà tổ chức thực hiện phân bổ ngân

sách trên một bảng chi phí bằng việc liệt kê các hạng mục

công việc, các nội dung hoạt động cùng với ngân sách dự

kiến kèm theo

Kiểm tra, điều chính tổng thể Sau khi lập bảng, nhà tổ

chức sự kiện cần tiếp tục rà soát lại toàn bộ, tiến hành

phân tích, so sánh, đánh giá phát hiện những bất hợp lý

ngân sách giữa các hạng mục công việc và tiến hành điều

chỉnh cho thích hợp

Mỗi sự kiện sẽ bao gồm những nội dung hoạt động khác

nhau nên không có công thức có sẵn cho mỗi bảng chi

phí Khi tiến hành lập bảng danh sách chi phí, cần đi

xuyên suốt cả sự kiện từ đầu tới cuối và bắt đầu lập bảng

khái quát, sau đó đi vào chi tiết Cần viết ra tất cả các dự

toán Đề phòng khi có những biến động về nhân sự, nhà

tổ chức cần xác nhận rõ ràng bằng văn bản hạng mục

công việc và bao gồm những nội dung gì

Cẩn thận chi tiết khi đi vào các hạng mục cụ thể, kể cả

những nội dung không quan trọng

Tổng chi phí có thể tăng lên rất nhiều, đặc biệt nếu liên

quan tới đồ ăn thức uống Tương tự, thuế đánh vào đồ ăn

thức uống là khác nhau và cũng làm chi phí tổ chức tăng

lên ( chẳng hạn, thuế rượu mười%, thực phẩm là tám%,

v.v…)

Ngoài các khoản chi trên, còn khoảng phụ phí cũng cần

chú ý và tính gộp vào trong ngân sách ( chi phí điện, chi

phi trả tiền bản quyền cho nhạc sĩ khi sử dụng tác phẩm

của họ)

Liên tục chỉnh sữa ngân sách khi thêm vào hoặc bớt đi

các hạng mục và lưu lại trong một tập tin khác Để tránh

nhầm cần ghi ngày tháng lưu tập tin Quyết định thêm vào

hay bớt đi các hạng mục công việc đều có sự thống nhất

của khách hàng, các nhà quản trị không tự ý quyết định,

khách hàng sẽ không bị bất ngờ dẫn tới sự không hài lòng

của khách Kiểm tra chi tiêu, duy trì chi tiêu theo bảng chi

phí ngân sách phân bổ Kiểm tra hóa đơn và vào sổ số

tiền theo hóa đơn, xác định số tiền chi tiêu thực sự, so với

bảng chi phí và số liệu dự toán Phân tích tìm nguyên

nhân chênh lệch và đưa ra giải pháp khắc phục

Lịch thanh toán: trước ngày ký hợp đồng, Nhà tổ chức sự

kiện cần chuẩn bị lịch thanh toán với những cơ sở cung

cấp dịch vụ như: khách sạn, nhà hàng ăn uống, bệnh viện

nghỉ dưỡng Cần thỏa thuận cụ thể, chi tiết những dịch vụ

cung cấp và chi phí thanh toán, phương thức thanh toán

Bảng chi phí là cơ sở để lập lịch thanh toán

Thông thường, Nhà tổ chức sự kiện phải trả trước cho

các nhà cung cấp dịch vụ từ 30% tới 50% giá trị dịch vụ

theo hợp đồng Phần còn lại sẽ được thanh toán ngay khi

sự kiện kết thúc hoặc trong vòng vài ngày sau Trong

nhiều trường hợp, có những khoản phát sinh ngoài dự

kiến ban đầu Những khoản này được tính vào số tiền còn

lại phải thanh toán cho các nhà cung cấp dịch vụ Do đó,

lịch thanh toán phải chỉnh sửa khi các hạng mục công việc

có sự thay đổi, số lượng khác sự kiến phát sinh v.v…