Quản trị nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xi măng vicem hải vân

Do vậy, cần phải có một kế hoạch đảm bảo NVL cho quá trình sản xuất diễn ra thường xuyên, liên tục, cung cấp đúng, đủ số lượng, quy cách và chủng loạitrên cơ sở đó mới nâng cao được các

TRẦN THỊ THỦY TIÊN

QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG

VICEM HẢI VÂN

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đà Nẵng - Năm 2015

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: GS.TS TRƯƠNG BÁ THANH

Đà Nẵng - Năm 2015

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài 4

6 Bố cục đề tài 4

7 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 4

CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU 8

1.1 TỔNG QUAN VỀ NGUYÊN VẬT LIỆU 8

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu 8

1.1.2 Chức năng, vai trò của nguyên vật liệu 9

1.1.3 Sự luân chuyển của dòng nguyên vật liệu 10

1.2.QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU 11

1.2.1 Định nghĩa và mục tiêu của quản trị nguyên vật liệu 11

1.2.2 Vai trò của quản trị nguyên vật liệu 11

1.2.3 Nhiệm vụ của quản trị nguyên vật liệu 12

1.2.4 Nội dung quản trị nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 13

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG VICEM HẢI VÂN 26

2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG VICEM HẢI VÂN 26 2.1.1 Giới thiệu công ty 26

2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh 27

2.1.3 Quá trình hình thành và phát triển 27

2.1.4 Thành tích đạt được 28

2.1.7 Quy trình sản xuất sản phẩm xi măng 34

2.1.8 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty CP xi măng Vicem Hải Vân 36

2.2 TÌNH HÌNH QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG VICEM HẢI VÂN 37

2.2.1 Đặc điểm nguyên vật liệu của công ty Cổ phần xi măng Vicem Hải Vân 37

2.2.2 Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu tại công ty CP xi măng Vicem Hải Vân 38

2.2.3 Hoạch định, tổ chức mua sắm, tổ chức vận chuyển và tiếp nhận nguyên vật liệu 45

2.2.4 Tổ chức cấp phát và sử dụng nguyên vật liệu 54

2.2.5 Kiểm soát hoạt động sản xuất 57

2.2.6 Kiểm soát tồn kho nguyên vật liệu 60

CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG VICEM HẢI VÂN 66

3.1 HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHU CẦU NGUYÊN VẬT LIỆU 66

3.2 HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH, TỔ CHỨC MUA SẮM, TỔ CHỨC VẬN CHUYỂN VÀ TIẾP NHẬN 75

3.3 HOÀN THIỆN CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ THỰC HIỆN ĐỊNH MỨC TRONG CÔNG TY 77

3.4 HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT 80

3.5 HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT TỒN KHO 81

3.6 HOÀN THIỆN MỘT SỐ GIẢI PHÁP KHÁC 85

KẾT LUẬN 87

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 88

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (Bản sao)

Số hiệu Tên bảng Trang bảng

2.1 Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 36

2.3 Phân bố sản lượng sản xuất cho từng phân xưởng 402.4 Dự báo nhu cầu sản xuất theo tháng năm 2013 412.5 Nhu cầu sản lượng NVL chính và NVL phụ năm 2013 432.6 Kế hoạch dự trữ an toàn NVL theo quý năm 2013 44

2.11 Nhu cầu sản lượng NVL chính và phụ năm 2012 552.12 Định mức kinh tế kỹ thuật sản xuất xi măng 582.13 Bảng tổng kết tình hình sử dụng NVL cuối quý I/2012 632.14 Tình hình HTK tại công ty Công ty CP xi măng Vicem

2.15 Bảng cân đối kế toán năm 2010 – 2011 - 2012 643.1 Dự báo nhu cầu tiêu thụ xi măng giai đoạn 2013 – 2020 663.2 Dự báo nhu cầu nhu cầu sản xuất PCB30 năm 2013 683.3 Dự báo nhu cầu nhu cầu sản xuất PCB40 năm 2013 693.4 Dự báo nhu cầu nhu cầu sản xuất PCB40GC năm 2013 703.5 Bảng kiểm soát dự báo nhu cầu thực tế với kế hoạch dự

3.6 Kế hoạch sản lượng và thời gian đặt hàng NVL chính

3.8 Định mức kinh tế kĩ thuật sản xuất xi măng năm 2013 79

Số hiệu Tên hình Trang hình

1.1 Dòng dịch chuyển vật chất trong hệ thống chế tạo 102.1 Tổ chức bộ máy công ty CP xi măng Vicem Hải Vân 293.1 Tín hiệu theo dõi kiểm soát dự báo 72

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của bất kì một doanhnghiệp nào, NVL phục vụ cho quá trình sản xuất phải được ưu tiên hàng đầu

Do vậy, cần phải có một kế hoạch đảm bảo NVL cho quá trình sản xuất diễn

ra thường xuyên, liên tục, cung cấp đúng, đủ số lượng, quy cách và chủng loạitrên cơ sở đó mới nâng cao được các chỉ tiêu kinh tế, kỹ thuật sản xuất kinhdoanh mới có lãi và doanh nghiệp mới có thể tồn tại được trên thương trường.Hiện nay, ngành xi măng đã qua rồi giai đoạn phát triển theo chiều rộng,

để tồn tại trong giai đoạn khó khăn chung này, các doanh nghiệp cần địnhhướng phát triển cho mình theo hướng chất và lượng Tái cấu trúc doanhnghiệp xi măng theo chiều sâu

Đặc biệt, trong điều kiện cạnh tranh gay gắt như hiện nay, việc tiết kiệmchi phí, hạ giá thành sản phẩm luôn là mối quan tâm hàng đầu của các công

ty Đi trước đón đầu, Tổng Công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam (Vicem)đang nổ lực chuẩn bị bước vào giai đoạn phát triển theo chiều sâu Theo Chủtịch Hội đồng thành viên Vicem Lương Quang Khải, trong hai năm 2014 và

2015 Vicem sẽ tập trung cấu trúc vốn, chuẩn bị nền tảng cơ bản để chính thứcphát triển theo chiều sâu từ sau năm 2015

Là một doanh nghiệp thuộc Tổng Công ty Công nghiệp Xi măng ViệtNam có quy mô sản xuất lớn, Công ty cổ phần xi măng Vicem Hải Vân cầnphải có những biện pháp triệt để, nâng cao chất lượng sản phẩm nhằm nângcao khả năng sản xuất và tiêu thụ để có thể tồn tại và phát triển sản xuất theochiều sâu trong cuộc cạnh tranh khốc liệt này

Công ty chuyên sản xuất và cung cấp sản phẩm xi măng thì clinker làNVL chủ yếu, chi phí NVL này chiếm một tỷ trọng rất lớn trong giá thành sản

phẩm Do đó, công tác quản trị hiệu quả NVL là yếu tố quan trọng mang tínhchiến lược trong việc hạ giá thành sản phẩm, là điều kiện tiên quyết để cạnhtranh với các công ty khác trong cùng lĩnh vực sản xuất Từ ý nghĩa đó, côngtác quản trị NVL cần và phải được chú trọng nhiều hơn nữa trong giai đoạnnày để đảm bảo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Hiện nay, mục tiêu trung và dài hạn của công ty CP xi măng Vicem HảiVân là hiện đại hóa công nghệ và giảm giá thành sản xuất thì việc quản trịNVL sao cho hợp lý, tiết kiệm và có hiệu quả là một yếu tố quan trọng giúpđạt được mục tiêu này Chính vì vậy, tác giả muốn chọn đề tài: “Quản trị NVLcông ty cổ phần xi măng Vicem Hải Vân” để làm đề tài thực hiện nghiên cứucho luận văn thạc sĩ chuyên ngành Quản trị kinh doanh của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu

+ Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị NVL tại công

ty Cổ phần xi măng Vicem Hải Vân

3.1.Đối tượng nghiên cứu

- Những vấn đề lý luận và thực tiễn công tác quản trị NVL tại công ty

- Công tác quản trị NVL của công ty Cổ phần xi măng Vicem Hải Vân

3.2 Phạm vi nghiên cứu

Về nội dung: Đề tài chỉ nghiên cứu một số nội dung chủ yếu trong hoạt

động quản trị NVL của công ty Cổ phần xi măng Vicem Hải Vân

Về thời gian: Giải pháp được đề xuất có ý nghĩa trong giai đoạn hiện nay.

Về không gian: Đề tài chỉ tập trung nghiên cứu các giải pháp nhằm hoàn

thiện công tác quản trị NVL tại công ty Cổ phần xi măng Vicem Hải Vân

4 Phương pháp nghiên cứu

4.1 Phương pháp thu thập số liệu

Đề tài sử dụng số liệu thứ cấp: Các số liệu nêu trong luận văn này đượctham khảo từ các báo cáo chính thức của công ty, chủ yếu số liệu phân tíchđược lấy từ các năm 2010 – 2012 Ngoài ra, tôi còn sử dụng thêm số liệu từcác nguồn thông tin khác như các báo cáo ngành xi măng, báo cáo Tổng công

ty công nghiệp xi măng Việt Nam, các báo, tạp chí và internet có liên quan

4.2 Phương pháp phân tích số liệu

Phương pháp thống kê mô tả

Đề tài sử dụng phương pháp này để phản ánh tình hình cơ bản, các thôngtin về tình hình hoạt động quản trị NVL của công ty thông qua số tuyệt đối và

số tương đối thể hiện ở các biểu bảng số liệu, đồ thị và sơ đồ

Phương pháp so sánh

Phương pháp này được sử dụng để so sánh kết quả nghiên cứu ở nhữngthời điểm khác nhau So sánh số thực hiện kỳ này với kỳ trước để thấy rõđược sự biến động của từng chỉ tiêu phân tích

Ngoài ra, để hỗ trợ cho các kết quả phân tích thực trạng và dự báotương lai, và đưa ra những giải pháp phù hợp, trong luận văn còn kết hợp sửdụng phương pháp phỏng vấn đó là hỏi trực tiếp những người cung cấp thôngtin đó là phòng Kế hoạch cung ứng, phòng Tiêu thụ, phòng kĩ thuật, phòng kếtoán,… tại công ty CP xi măng Vicem Hải Vân

5 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

Nghiên cứu công tác quản trị NVL thực chất là đảm bảo NVL cho sảnxuất, là hoạt động quản trị một trong các yếu tố chủ yếu của sản xuất Thôngqua việc nghiên cứu này giúp cho công ty thấy rõ được ưu nhược điểm trongcông tác quản trị NVL đồng thời có biện pháp đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịpthời, đúng chủng loại, quy cách và phẩm chất

Khi nhịp điệu sản xuất khẩn trương, việc nắm bắt kịp thời tiến độ cungcấp các loại NVL chủ yếu là cần thiết đối với mọi doanh nghiệp sản xuất Bởi

vì nó trực tiếp ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất Tuỳ thuộc trọng điểm củaNVL cần quản lý một cách sát sao mà xác định loại nào cần thường xuyênphân tích và ra thông báo kịp thời để chấn chỉnh tồn tại ở khâu cung cấp.Không để xảy ra tình trạng cung cấp thiếu NVL ngừng sản xuất, thừa NVLgây ứ đọng vốn sản xuất

Hơn nữa, NVL đầu vào cho quá trình sản xuất xi măng là clinker, thạchcao và phụ gia Đây là loại NVL khó bảo quản nên kế hoạch: thu mua, dự trữ,cung ứng và tồn kho cần phải luôn được quan tâm

6 Bố cục đề tài

Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn được kết cấu thành ba chương:

Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về quản trị NVL.

Chương 2: Thực trạng công tác quản trị NVL tại công ty CP xi măng

Vicem Hải Vân

Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị NVL tại

công ty Cổ phần xi măng Vicem Hải Vân

7 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Công tác NVL đã và đang được nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam quantâm trong giai đoạn hiện nay bởi trong tình hình kinh tế thế giới đang trên đàphục hồi và còn gặp rất nhiều khó khăn thì đảm bảo tốt công tác NVL là mộtyếu tố quan trọng để giúp công ty tạo, duy trì và phát huy lợi thế cạnh tranh

Tuy nhiên, hiện nay hầu hết các doanh nghiệp chỉ tập trung vào nghiên cứu về

đề tài công tác hạch toán NVL tại các doanh nghiệp mà hầu như chưa cónhiều nghiên cứu về công tác quản trị NVL trong doanh nghiệp Chính vì vậy,đây là một đề tài còn tương đối mới tại công ty nhưng dưới sự hướng dẫn vàgiúp đỡ tận tình của giáo viên hướng dẫn khoa học GS TS Trương Bá Thanh– Hiệu trưởng trường Đại học Kinh Tế Đà Nẵng, tác giả đã chọn đề tài này đểthực hiện nghiên cứu cho luận văn Thạc sĩ – chuyên ngành Quản trị kinhdoanh

Vì đề tài này chưa có nghiên cứu tại công ty Cổ phần xi măng Vicem HảiVân nên để có cơ sở lý luận thực hiện nghiên cứu, tác giả đã tham khảo các tàiliệu, giáo trình chuyên ngành Quản trị kinh doanh Trong những tài liệu này,tác giả đã nghiên cứu, tìm hiểu về nội dung của công tác quản trị sản xuất nóichung và quản trị vật liệu nói riêng, các phương pháp tính toán, ví dụ cụ thể

để so sánh và từ đó rút ra những ưu nhược điểm, đánh giá những điểm mạnh,những điểm yếu của từng phương pháp áp dụng, tìm ra những giải pháp tối ưunhằm hoàn thiện công tác quản trị sản xuất, quản trị NVL trong Công ty CP ximăng Vicem Hải Vân

Trong chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản của quản trị NVL

Tác giả đã tham khảo và trích dẫn từ một số tài liệu cụ thể nguồn :

- Từ sách giáo trình giảng dạy, chủ yếu tham khảo giáo trình giảng dạycủa Trường Đại học kinh tế Đà Nẵng do tập thể các giảng viên của trường Đại

học kinh tế Đà Nẵng biên soạn dùng để giảng dạy, như giáo trình Quản trị sản xuất của Đại học kinh tế Đà Nẵng; sách Quản trị Sản xuất do TS Nguyễn

Thanh Liêm (chủ biên), TS Nguyễn Quốc Tuấn, Th.s Nguyễn Hữu Hiền, Nhà

xuất bản Tài chính (2006); Sách Bài tập Quản trị sản xuất do TS Nguyễn Thanh Liêm (chủ biên), Nhà xuất bản tài chính (2007); Bài giảng Giáo trình Quản trị chuỗi cung ứng, Tập thể tác giả, Đại học kinh tế Đà Nẵng (2011);

Sách Quản trị Marketing Định hướng giá trị - PGS –TS Lê Thế Giới, TS

Nguyễn Xuân Lãn, Th.S Võ Quang Trí, Th.S Đinh Thị Lệ Trâm, Th.S Phạm

Ngọc Ái (2011) – Nhà xuất bản Tài chính; Sách Công nghệ Quản trị kinh doanh và Quản trị kinh doanh dịch vụ của doanh nghiệp do GS.TS Ngô Đình Giao (chủ biên), Nhà xuất bản Giáo dục (1997); Sách Quản trị Sản xuất và tác nghiệp do MBA, Nguyễn Văn Dung viết, Nhà xuất bản Tài chính (2009), Tinh hoa Quản trị Chuỗi cung ứng do Cao Hồng Đức (2010) biên dịch – Nhà

xuất bản Tổng hợp TP HCM

- Tham khảo từ một số tài liệu nước ngoài: Stragetic Operations Management (Second Edition) của các tác giả Steven Brown, Richard

Lamming, John Bessant and Peter Jones do nhà xuất bản Elsevier Butterworth

Heinemann (2005); Operations Management, S Anil Kumar, N Suresh do

Nhà xuất bản New Age International (P) Limit, Publishers (2005)

- Tham khảo một số tài liệu trên Internet

Ở chương 2: Thực trạng công tác Quản trị NVL tại công ty Cổ phần xi

măng Vicem Hải Vân

Để trình bày thực trạng công tác Quản trị NVL tại công ty Cổ phần ximăng Vicem Hải Vân ở chương này, tác giả đã giới thiệu khái quát về công ty

Cổ phần xi măng Vicem Hải Vân, nghiên cứu thực trạng công tác Quản trịNVL tại công ty này; thống kê và phân tích số liệu trong Báo cáo tài chính (từnăm 2010 - 2012), các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty nói chung

và phân tích, đánh giá hiệu quả công tác Quản trị NVL tại công ty nhất làkhâu dự đoán, lập kế hoạch, hoạch định nhu cầu NVL, mua sắm, cấp phát, sửdụng, kiểm soát NVL và kiểm soát tồn kho cũng như sự phối hợp điều chỉnhcác hoạt động trên Tác giả sẽ phân tích đánh giá thực trạng của công tác quảntrị NVL tại công ty để từ đó đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quảcông tác Quản trị NVL tại công ty Cổ phần xi măng Vicem Hải Vân

Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Quản trị

NVL tại công ty Cổ phần xi măng Vicem Hải Vân

Trên cơ sở lý luận về Quản trị NVL ở chương 1 và phân tích đánh giáhiệu quả công tác Quản trị NVL tại công ty Cổ phần xi măng Vicem Hải Vân

ở chương 2 Trong chương 3 này tác giả nêu ra một số giải pháp làm cơ sởcho việc nâng cao hiệu quả công tác Quản trị NVL tại công ty Cổ phần ximăng Vicem Hải Vân

Tác giả đưa ra một số giải pháp:

v Hoàn thiện công tác hoạch định nhu cầu NVL

v Hoàn thiện công tác lập kế hoạch thu mua

v Hoàn thiện công tác xây dựng và thực hiện định mức trong công ty

v Hoàn thiện công tác kiểm soát hoạt động sản xuất

v Kiểm soát tồn kho hiệu quả

v Hoàn thiện một số giải pháp khác

Ngoài ra, tác giả còn tham khảo một số bài luận khác Tuy nhiên, các bàibáo cáo này chưa nhấn mạnh về một công tác rất quan trọng trong việc hoạchđịnh nhu cầu NVL đó là lập kế hoạch sản xuất, một kế hoạch ảnh hưởng trựctiếp đến kế hoạch cầu NVL và đảm bảo việc cung cấp NVL nhịp nhàng choquá trình sản xuất Các giải pháp trong hoạch định có xem xét đến biến độngcủa thị trường tuy nhiên, còn chưa đề cập nhiều đến giải pháp kiểm soát cácbiến động ảnh hưởng đến dự báo và kiểm soát dự báo

CHƯƠNG 1

NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU

1.1 TỔNG QUAN VỀ NGUYÊN VẬT LIỆU

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm và phân loại nguyên vật

liệu a Khái niệm

NVL là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá, chỉtham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và khi tham gia vàoquá trình sản xuất, dưới tác động của sức lao động chúng bị tiêu hao toàn bộhoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sảnphẩm Toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanhtrong kỳ

b Đặc điểm

- Mỗi loại NVL đều có những đặc tính tự nhiên riêng rất khác nhaunhưng đặc điểm chung nhất là mọi loại NVL chỉ tham gia một lần vào quátrình sản xuất sản phẩm, dịch vụ Toàn bộ giá trị được kết tinh vào giá trị sảnphẩm, dịch vụ Sự tham gia này có thể dẫn đến quá trình biến dạng NVL

- NVL là một bộ phận của vốn kinh doanh, chi phí NVL thường chiếm tỷtrọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm

- NVL là những tài sản vật chất tồn tại dưới nhiều dạng khác nhau, phức tạp về tính lý hóa nên dễ bị tác động của thời tiết, khí hậu và môi trường xung quanh.

c Phân loại

NVL sử dụng ở các doanh nghiệp sản xuất có rất nhiều loại có vai trò côngdụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh Trong điều kiện đó, đòi hỏicác doanh nghiệp phải phân loại NVL thì mới tổ chức tốt việc quản trị NVL.Theo vai trò và tác dụng của NVL trong quá trình sản xuất kinh

doanh và theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, NVL trong doanh nghiệpsản xuất được phân ra thành:

NVL chính: là loại NVL khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh

sẽ cấu thành nên thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm

NVL phụ: là những loại NVL chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, khi

tham gia vào sản xuất không cấu thành thực thể chính của sản phẩm nhưngkết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bên ngoài,tăng thêm chất lượng sản phẩm hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sảnphẩm được thực hiện bình thường hay phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹthuật bảo quản, đóng gói,…

Nhiên liệu: là những NVL dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình

sản xuất kinh doanh, tạo điều kiện cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn rabình thường như than, củi, xăng dầu, chất đốt tự nhiên,…

Phụ tùng thay thế: Là các loại vật tư được sử dụng thay thế, sữa chữa

máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ sản xuất

1.1.2 Chức năng, vai trò của nguyên vật liệu

- NVL là đầu vào của hoạt động sản xuất kinh doanh Do đó cung ứngNVL kịp thời với giá cả hợp lý sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình sảnxuất và tiêu thụ sản phẩm trên thị trường

- Trong quá trình sản xuất không thể thiếu nhân tố NVL vì thiếu nó quá trình sản xuất sẽ không thể thực hiện được hoặc sẽ bị gián đoạn

- NVL là một trong những yếu tố không thể thiếu trong bất kỳ hoạt độngsản xuất kinh doanh nào, là một bộ phận quan trọng của tài sản lưu động.Chính vì vậy, hoạt động quản trị NVL là hoạt động quản trị vốn sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp

- Chất lượng NVL sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, nếuNVL kém chất lượng thì không thể có sản phẩm chất lượng tốt Do vậy, cần

phải có kế hoạch đảm bảo nguồn NVL cho quá trình sản xuất được diễn rathường xuyên liên tục, cung cấp đúng, đủ số lượng, quy cách, chủng loại NVL

… trên cơ sở đó mới nâng cao được các chỉ tiêu kinh tế, kỹ thuật

1.1.3 Sự luân chuyển của dòng nguyên vật liệu

Sự luân chuyển của dòng NVL mô tả xu hướng vận động, giai đoạn dichuyển của NVL Các vật liệu dịch chuyển từ hoạt động này sang hoạt độngkhác khi các yếu tố đầu vào được chuyển thành đầu ra thông qua quá trìnhchế biến

Trong một hệ thống sản xuất chế tạo mà đầu ra là các sản phẩm hữuhình, quá trình chuyển hóa là một quá trình dịch chuyển vật chất qua các côngđoạn của quá trình tác động cơ hóa, quá trình sinh học, …chuyển hóa thànhcác đầu ra

Ở đầu vào của luồng vật liệu gồm các hoạt động cần thiết là : mua sắm,kiểm soát vận tải và tiếp nh ận

Ởđầu ra của luồng vật liệu gồm: bao gói, gửi hàng, xếp dở hàng tồn kho

NVL sản phẩm

Các giai đoạn sản xuất

Kho bán sản phẩm

1.2 QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU

1.2.1 Định nghĩa và mục tiêu của quản trị nguyên vật liệu

a Định nghĩa

Quản trị NVL là một chức năng chịu trách nhiệm lên kế hoạch, tiếpnhận, cất trữ, vận chuyển và kiểm soát NVL nhằm sử dụng tốt nhất các nguồnlực cho việc phục vụ khách hàng đáp ứng mục tiêu của công ty

b Mục tiêu

Hoạch định tổng hợp giải quyết các vấn đề liên quan chủ yếu đến khảnăng sản xuất Hoạch định tổng hợp đã xác định khái quát mức sản xuất vàgiá trị tồn kho ở đầu ra của hệ thống sản xuất Nhưng trong hoạch định tổnghợp vẫn còn một số vấn đề chưa đề cập, trong đó yếu tố NVL thường đượcxem là không phải đối tượng của hoạch định tổng hợp Trong khi đó, nó làmột bộ phận cấu thành nên khả năng sản xuất ngắn hạn và cũng sẽ tác độngđến khả năng sử dụng hiệu quả các nguồn lực sản xuất Một công ty cần phảibiết nó cần những NVL gì? khi nào? bao nhiêu? để nó có thể có NVL khi cần.Mặc dù vậy, sự tích lũy quá mức các NVL sẽ bị ứ đọng vốn, giảm hiệu quả

Mục tiêu của quản trị NVL là phải giữ NVL ở mức hợp lý và tiếp nhậnhay sản xuất giá trị này vào thời điểm thích hợp

Cụ thể:

+ Đáp ứng yêu cầu về NVL cho sản xuất trên cơ sở có đúng chủng loạinơi nó cần và thời gian nó được yêu cầu

+ Có tất cả chủng loại NVL khi doanh nghiệp cần tới

+ Đảm bảo sự ăn khớp của dòng NVL để làm cho chúng có sẵn khi cần đến.

1.2.2 Vai trò của quản trị nguyên vật liệu

NVL là một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vậtchất cấu thành thực thể sản phẩm nên đòi hỏi chúng ta phải quản lý chặt chẽ mọi khâu, từ khâu thu mua, bảo quản đến khâu sử dụng và dự trữ NVL

- Quản trị NVL tốt sẽ tạo điều kiện tiền đề cho hoạt động sản xuất có thể tiến hành và tiến hành có hiệu quả cao.

- Quản trị NVL tốt sẽ tạo cho điều kiện cho hoạt động sản xuất diễn ramột cách liên tục, không bị gián đoạn góp phần đáp ứng tốt nhu cầu củakhách hàng

- Là một trong những khâu rất quan trọng, không thể tách rời với các khâu khác trong quản trị doanh nghiệp

- Nó quyết định tới chất lượng của sản phẩm, đáp ứng nhu cầu ngày càng khắt khe, khó tính của khách hàng

Một vai trò rất quan trọng nữa của quản trị NVL đó là nó góp phần làmgiảm chi phí kinh doanh, giảm giá thành sản phẩm, từ đó tạo điều kiện nângcao sức cạnh tranh của doanh nghiệp so với đối thủ cạnh tranh

1.2.3 Nhiệm vụ của quản trị nguyên vật liệu

NVL là loại tài sản thường xuyên biến động nên doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành thu mua, theo dõi và dự trữ NVL

Quản trị NVL là quản trị các hoạt động bao gồm các hoạt động: muasắm, vận chuyển, tiếp nhận, kiểm soát sản xuất, kiểm soát tồn kho Như vậy,nhiệm vụ của quản trị NVL là quản trị tất cả các hoạt động liên quan đếnNVL từ khâu lên kế hoạch mua hay làm NVL đến tất cả các khâu cuối cùngliên quan đến việc sử dụng NVL

+ Tính toán số lượng mua sắm và dự trữ tối ưu

+ Đưa ra các phương án và quyết định phương án mua sắm cũng như kho tàng

+ Đường vận chuyển và quyết định vận chuyển tối ưu

+ Tổ chức công tác mua sắm bao gồm công tác từ khâu xác định NCƯ, tổ chức nghiệp vụ đặt hàng, lựa chọn phương thức giao nhận, kiểm kê, thanh toán

+ Tổ chức hoạt động vận chuyển NVL bao gồm: lựa chọn và quyết

định phương án vận chuyển (đối tác vận chuyển đến hay vận chuyển bằngphương tiện của doanh nghiệp), kho doanh nghiệp thuê ngoài hay tự tổ chức,

bố trí và tổ chức hệ thống kho tàng hợp lý (vận chuyển nội bộ)

+ Tổ chức cung ứng và cấp phát kịp thời cho sản xuất

1.2.4 Nội dung quản trị nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản

xuất a Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu

Để có cơ sở tiến hành mua sắm NVL cần phải xác định số lượng NVLcần thiết cho toàn bộ thời kỳ nào đó và cho từng thời điểm mua sắm trong kỳcũng như xác định giá cả của NVL trong từng thời điểm mua sắm (Số lượngNVL cần thiết cho từng thời kỳ mua sắm là số cầu NVL của thời kỳ đó)

Việc hoạch định nhu cầu NVL giúp cho doanh nghiệp xác định baonhiêu loại vật tư được cần tới, số lượng bao nhiêu và khi nào theo tiến độ sảnxuất, đảm bảo cung cấp đầy đủ nhưng không cần phải dự trữ quá mức, tránhđược những chi phí tồn kho do dự trữ quá mức, giảm được thời gian đặt hàng

và phân phối Kế hoạch cầu NVL giúp cho doanh nghiệp xác định tính sẵn cócủa việc mua và các hoạt động sản xuất yêu cầu để đáp ứng thời gian phânphối đúng hạn Bằng cách phối hợp các hoạt động tồn kho, mua và sản xuất

có thể tránh được sự chậm trễ trong sản xuất nhờ việc thiết lập trật tự các hoạtđộng thông qua việc đặt thời gian đến hạn các công việc theo đơn đặt hàngcủa khách hàng để thiết lập việc cung ứng

Để hoạch định nhu cầu NVL dựa trên 3 chỉ tiêu sau đây:

v Lượng NVL cần dùng: là lượng NVL cần thiết để sản xuất ra mộtkhối lượng sản phẩm theo kế hoạch một cách hợp lý và tiết kiệm nhất, đảmbảo kế hoạch sản xuất cả về mặt giá trị và hiện vật

Lượng NVL cần dùng được tính toán cụ thể cho từng loại NVL và toàn

bộ lượng NVL cần cho sản xuất trong kỳ

Công thức được tính như sau:

Vij = aij.Qj + aij.Pj – Vi thu hồiTrong đó :

Vij: Số NVL i cần dùng cho sản phẩm j

aij : Định mức tiêu hao NVL i cho đơn vị sản phẩm j

Qj : Số lượng thành phẩm j theo kế hoạch sản xuất được

Pj : Số lượng sản phẩm hư hỏng không sửa được

(Pj = ( tỷ lệ % hư hỏng cho phép x Qj)/100) Vi thu

hồi = số lượng NVL thu hồi từ phế phẩm

v Lượng NVL cần mua sắm: ngoài nhu cầu NVL cho sản xuất còn cólượng NVL bị hư hỏng, mất mát trong quá trình lưu kho và nhu cầu cần dựtrữ cho sự biến động của thị trường

Lượng NVL cần = lượng NVL cần + lượng tồn kho - lượng tồn kho muatrong kỳ dùng trong kỳ cuối kỳ đầu kỳ

Lượng tồn kho cuối kỳ là lượng NVL dự trữ cho kỳ sau (kỳ kế hoạch)được xác định dựa vào tiến độ cung ứng lần cuối cùng trong kỳ và mức tiêudùng bình quân ngày

v Lượng NVL cần dự trữ: NVL dự trữ bao gồm tất cả các loại NVLchính, NVL phụ, nhiên liệu, công cụ nhỏ hiện có trong doanh nghiệp đangchờ đợi để đưa vào tiêu dùng cho sản xuất Để đảm bảo cho quá trình sản xuấtdiễn ra liên tục, đạt hiệu quả kinh tế cao phải có lượng dự trữ NVL hợp lý

Căn cứ vào tính chất, công dụng NVL dự trữ được chia thành 3 loại:

- Dự trữ thường xuyên: Là lượng dự trữ nhằm đảm bảo quá trình sảnxuất diễn ra liên tục trong các điều kiện cung ứng bình thường giữa hai lầnmua sắm

Công thức xác định:

Vdx = Vn x tnTrong đó: Vdx : Lượng NVL dự trữ thường xuyên

Vn : Lượng NVL cần dùng bình quân một ngày đêm.

tb : Thời gian dự trữ thường xuyên

- Dự trữ an toàn (dự trữ bảo hiểm): là lượng NVL cần dự trữ nhằm đảmbảo quá trình sản xuất tiến hành liên tục trong điều kiện cung ứng không bìnhthường

Lượng dự trữ an toàn mỗi loại được xác định theo công thức:

Vbh = Vn x tbTrong đó:

Vbh : Lượng NVL dự trữ an toàn

Vn : Lượng NVL cần dùng bình quân một ngày đêm

t b : Số ngày dự trữ bảo an toàn

Số ngày dự trữ bảo hiểm được tính bình quân số ngày lỡ hẹn mua trongnăm

- Dự trữ theo mùa: dự trữ theo mùa vụ để đảm bảo quá trình sản xuấtkinh doanh tiến hành liên tục Trong thực tế, có những loại NVL chỉ mua theomùa như: cà phê, cao su, thủy sản,

Công thức xác định:

Vdm = Vn x tmTrong đó: Vdm : Lượng NVL dự trữ theo mùa

Vn : Lượng NVL tiêu hao bình quân

tb : Số ngày dự trữ theo mùa.

Một công cụ cung cấp các báo cáo chi tiết cho các bộ phận là NVL nàocần phải đặt hàng, khi nào đặt hàng và hoàn thành đơn hàng là kỹ thuật MRP

Kỹ thuật này cung cấp nhiều thông tin có giá trị để phục vụ các hoạt độngquản trị NVL

+ Kỹ thuật này cần có các yếu tố đầu vào để phân tích gồm:

- Số lượng nhu cầu sản phẩm đã được dự báo;

- Số lượng sản phẩm theo đơn đặt hàng;

- Mức sản xuất và dự trữ;

- Cấu trúc của sản phẩm;

- Danh mục NVL, chi tiết, bộ phận;

- Thời điểm sản xuất;

- Thời hạn cung ứng cho sản xuất hoặc thời gian gia công;

đồ thể hiện tính phức tạp của cấu trúc sản phẩm

- Tính tổng nhu cầu: là tính tổng số lượng dự kiến đối với một loại chitiết hoặc NVL trong từng giai đoạn mà không tính đến dự trữ hiện có hoặclượng sẽ tiếp nhận được

- Tính nhu cầu thực: là tổng số lượng NVL, chi tiết cần thiết bổ sung trong từng giai đoạn

Nhu cầu thực = Tổng nhu cầu – Dự trữ hiện có + Dự trữ an toàn

- Xác định thời gian phát đơn đặt hàng hoặc lệnh sản xuất: là thời gianphân phối hay là thời gian cung cấp sản xuất của mỗi bộ phận Thời gian nàyđược tính bằng cách lấy thời điểm cần có trừ đi khoảng thời gian cung ứnghoặc sản xuất cần thiết đủ để cung cấp đúng lượng hàng yêu cầu

b Hoạch định mua sắm và kế hoạch tiến độ mua sắm

* Hoạch định mua sắm

Các quyết định cơ bản trong hoạch định mua sắm bao gồm: mua từ mộtnguồn hay nhiều nguồn, mua hay sản xuất, phân tích giá trị và củng cố cácquan hệ với nhà cung cấp

Ø Mua từ một hay nhiều nguồn: Trước khi hoàn thành các hoạt động

mua sắm với khối lượng lớn các mặt hàng giống nhau cần có ý kiến của cáclĩnh vực chức năng khác nhau để có quyết định mua từ một nguồn hay nhiềunguồn Quyết định này dựa trên phân tích lợi ích của một hay nhiều nguồn.

- Khả năng và năng lực thương - Rủi ro gián đoạn cung cầu

lượng các khoản chiết khấu khối - Sự cạnh tranh giữa các nhà

- Giảm các công việc giấy tờ và - Có thể xuất hiện các nhà cungcác cố gắng phối hợp cấp mới để xem xét lại vấn đề

- Nhà cung cấp thích hơn so với quyết định một hay nhiềuviệc họ phải trở thành người dự nguồn

phần

- Số lượng các thiết bị đặt và các

công cụ đặc biệt cho sản xuất

giảm

Ø Phân tích mua hay làm

Một công ty có thể quyết định xem mình có thể thực hiện hoạt độngchế tạo hay hợp đồng với đơn vị cung ứng khác cho nó về một chi tiết, một bộphận sản phẩm nào đó Phân tích quyết định này khi doanh nghiệp đó có khảnăng sản xuất nhưng cần đánh giá lại cách thức nào có hiệu quả hơn

Ø Phân tích giá trị: là một cố gắng có tổ chức để làm giảm chi phí của các chi tiết, bộ phận NVL được mua sắm

Nội dung của phân tích giá trị bao gồm nhiều nghiên cứu các mặt hàng hay dịch vụ sẽ mua sắm với số lượng đầy đủ để nghiên cứu tính đúng đắn của nó.

Việc này có thể được thực hiện bởi một nhóm chuyên gia kỹ thuật sảnxuất và cung ứng xem xét các sản phẩm mới đang tồn tại để đảm bảo các chitiêu là hợp lý

Ø Các mối quan hệ với người bán: quan hệ với người bán quan trọnghầu như với tất cả các dạng sản xuất Nó không chỉ ảnh hưởng đến khả năngsinh lợi hiện tại mà còn ảnh hưởng đến vị thế chiến lược của công ty.

Bộ phận mua sắm cần phải chỉ định rõ ràng, đầy đủ đặc điểm của ngườibán Công ty cần phải thường xuyên đánh giá lại các thành tích của người bánqua các thông số như: Kiểu mẫu các đặc điểm, độ lệch chuẩn của chất lượng,

… Công ty cũng cần có các trao đổi thông tin về chất lượng sản phẩm, thủ tụcđánh giá chất lượng, thường xuyên xem xét lại quyết định mua sắm từ mộtnguồn hay nhiều nguồn

* Lập kế hoạch tiến độ mua sắm

Trên cơ sở số lượng NVL cần dùng, cần dự trữ và cần mua trong năm

đã xác định tiến hành xây dựng kế hoạch tiến độ mua sắm Thực chất của kếhoạch này là xác định số lượng, chất lượng, quy cách và thời điểm mua hàng.Việc xây dựng kế hoạch tiến độ mua sắm NVL là một khâu quan trọng trongchuỗi công việc của công tác quản trị NVL

Xây dựng tiến độ nhằm đảm bảo cho NVL được dự trữ tại kho bãi mộtcách hợp lý, NVL không ứ đọng gây lãng phí, luôn đảm bảo đúng chủng loại

và chất lượng, đáp ứng kịp thời theo yêu cầu tiến độ sản xuất

Các yếu tố cần xem xét khi xây dựng kế hoạch tiến độ:

- Kế hoạch sản xuất của đơn vị

- Định mức tiêu hao của các loại NVL cho mỗi đơn vị sản phẩm

- Khả năng của nhà cung cấp và tình hình nguồn NVL cung cấp trên thịtrường

- Căn cứ vào điều kiện vận chuyển, hệ thống kho tàng bến bãi

Xây dựng kế hoạch tiến độ phải phản ánh rõ các vấn đề:

- Rõ chủng loại NVL cần dùng trong từng thời điểm

- Xác định chính xác từng loại NVL cần mua trong thời gian ngắn

- Xác định rõ thời gian mua, thời gian giao hàng và thời gian sử dụng loại NVL đó.

Các phương pháp xác định kích cỡ lô hàng theo kỹ thuật MRP § Mô hình đưa hàng theo lô ứng với nhu cầu (Lot for lot: LFT) Nguyên tắc cấp hàng theo nhu cầu thực gọi là cấp theo lô Phương pháp

này là đúng thời điểm cần, số lượng mua, đặt hàng bên ngoài hoặc tự sản xuấtđúng bằng số lượng cần thiết, đảm bảo cung cấp đủ số lượng NVL hoặc chitiết, bộ phận

Cách làm này thích hợp đối với những lô hàng cỡ nhỏ, đặt thườngxuyên, lượng dự trữ để cung cấp đúng lúc thấp và không tốn chi phí lưu kho.Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp sản xuất nhiều loại sảm phẩm hoặc sảnphẩm có cấu trúc phức tạp gồm rất nhiều chi tiết bộ phận thì cần quá nhiều lôđặt hàng khác nhau sẽ mất nhiều chi phí đặt hàng và không thích hợp vớinhững phương tiện chuyên chở đã được tiêu chuẩn hoá

§ Mô hình EOQ

Phương pháp này sẽ cho chi phí tối ưu nếu như NVL tương đối đồngnhất Với phương pháp này sẽ xác định được lượng đặt hàng tối ưu và thời gian đặt lại hàng

Lượng đặt hàng tối ưu: Q* = 2.D.S

H

Trong đó:

Q* : Lượng đặt hàng tối ưu

D : Nhu cầu về hàng dự trữ trong một giai đoạn

S : Chi phí đặt một đơn hàng

H : Chi phí lưu kho một đơn vị dự trữ trong một giai đoạn

Điểm đặt lại hàng ROP = d x L

d = D/Số ngày sản xuất trong năm (N)

L : Thời gian chờ hàng

§ Phương pháp đặt hàng cố định theo một số giai đoạn

Đây là phương pháp ghép nhóm các nhu cầu thực tế của một số các giaiđoạn cố định và một số đơn hàng hình thành một chu kỳ đặt hàng

Thời điểm cần có hàng sẽ bằng thời điểm cần có hàng của thời kỳ đầutiên trừ đi chu kỳ sản xuất hoặc cung ứng Phương pháp này tiện lợi, đơngiản, nhưng lại có khó khăn là đối tượng của đơn hàng rất khác biệt nhau Bởivậy, để có cỡ lô hợp lý hơn, người ta áp dụng biến dạng của nó theo nhóm cácgiai đoạn không cố định theo phương pháp thử “đúng sai”

Ưu điểm của phương pháp này là giảm số lần đặt hàng và đơn giản hơntrong theo dõi ghi chép NVL dự trữ

§ Phương pháp cân đối các chi tiết – thời kỳ (PPB)

Đây cũng là một phương pháp ghép lô nhưng với chu kỳ không cố địnhcác giai đoạn Các lô được ghép với nhau trên cơ sở tổng chi phí dự trữ đạtmức thấp nhất có thể được Đây là chính sách kích cỡ lô hàng mà trong đólượng đặt hàng khác nhau tùy thuộc vào mối quan hệ giữa chi phí đặt hàng vàchi phí lưu kho Phương pháp này không cho phép xác định kích cỡ lô tối ưunhưng lại là phương pháp có chi phí thấp nhất Phương pháp này cố gắng cânđối giữa chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho Kích cỡ lô tối ưu được tính nhưsau:

EPP = Chi phí đặt hàng / Chi phí lưu kho 1 đơn vị hàng trong một giai đoạn

Thực tế cỡ lô tìm được sau khi ghép các giai đoạn theo nguyên tắc cộngdồn sẽ được lựa chọn khi tổng lượng nhu cầu gần nhất với cỡ lô tối ưu vừatính được

Phương pháp này tạo ra sự linh hoạt trong hình thành các đơn đặt hàng

mà vẫn đảm bảo giảm thiểu được chi phí dự trữ Nó cũng làm khoảng cáchchênh lệch giữa cỡ lô trong các đơn đặt hàng

c Tổ chức các hoạt động mua sắm, vận chuyển và tiếp nhận

Hoạt động mua sắm với mục tiêu cung cấp đầy đủ NVL, hàng hóa choquá trình sản xuất Nó có một vị trí quan trọng đặc biệt trong quản trị NVLnói riêng và quản trị doanh nghiệp nói chung

Hoạt động mua sắm tiến hành tùy theo các loại hàng hóa, tùy theo tầmquan trọng của hàng hóa

Chi phí vận chuyển và thời hạn giao nhận hàng ở đầu vào cũng như đầu

ra rất quan trọng trong cả khâu chế tạo lẫn dịch vụ Công ty cần phải xem xétlựa chọn phương tiện vận chuyển, sắp đặt cách thức gởi hàng, giữ mối quan

hệ với phòng thương mại hay các cơ quan khác để có được các bảng giá vàxem xét các bảng giá cước vận tải khác nhau cho mỗi loại hàng hóa để cóđược chi phí và thời hạn vận chuyển thích hợp cho mỗi chuyến hàng, kiểmsoát các chuyến vận chuyển để theo dõi việc ghi hóa đơn, kết hợp hợp lý cácđiểm xuất phát và đích của việc kiểm hàng nhằm tối ưu chi phí

Tiếp nhận NVL là một khâu quan trọng, nó là bước chuyển giao tráchnhiệm, trực tiếp bảo quản và đưa NVL vào sản xuất giữa đơn vị cung ứng vàđơn vị tiêu dùng Đồng thời nó là ranh giới giữa bên bán và bên mua, là cơ sởhạch toán chính xác chi phí lưu thông và giá cả NVL của mỗi bên Việc thựchiện tốt khâu này sẽ tạo điều kiện cho người quản lý nắm chắc số lượng, chấtlượng và chủng loại, theo dõi kịp thời tình trạng của NVL trong kho, từ đólàm giảm những thiệt hại đáng kể do hỏng hóc, đổ vỡ hoặc biến chất củaNVL Do tính cấp thiết như vậy, tổ chức tiếp nhận NVL phải thực hiện tốtnhiệm vụ:

- Tiếp nhận một cách chính xác về chất lượng, số lượng, chủng loại NVLtheo đúng nội dung, điều khoản đã ký kết trong hợp đồng kinh tế, hoá đơn,phiếu giao hàng và phiếu vận chuyển

- Phải vận chuyển một cách nhanh chóng nhất để đưa NVL từ địa điểmtiếp nhận vào kho của doanh nghiệp, tránh hư hỏng, mất mát và đảm bảo sẵnsàng cấp phát kịp thời cho sản xuất.

Để thực hiện tốt nhiệm vụ này công tác tiếp nhận phải tuân thủ những yêu cầu sau:

- NVL khi tiếp nhận phải có đầy đủ giấy tờ hợp lệ, tuỳ theo nguồn tiếp nhận khác nhau trong ngành, ngoài ngành hay trong nội bộ doanh nghiệp

- NVL khi nhập phải qua đủ thủ tục kiểm nhận và kiểm nghiệm Phảixác định chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại hoặc phải làm thủ tụcđánh giá, xác nhận nếu có hư hỏng mất mát

- NVL sau khi tiếp nhận sẽ được thủ kho ghi số thực nhập và ngườigiao hàng cùng với thủ kho ký vào phiếu nhập kho Phiếu nhập kho sẽ đượcchuyển cho bộ phận kế toán ký nhận vào sổ giao nhận chứng từ Trong cơ chếmới, các doanh nghiệp được phát huy quyền tự chủ trong sản xuất kinhdoanh

Bên doanh nghiệp và bên cung ứng phải thống nhất địa điểm tiếp nhận, cung ứng thẳng hay qua kho của doanh nghiệp

Tiếp nhận phải theo dõi các khâu: dở hàng hóa và xác nhận chuyếnhàng đến, làm báo cáo nhận hàng và đưa các mặt hàng đến các điểm cần thiết

để đo đếm, kiểm tra, cất giữ và sử dụng

d Tổ chức hoạt động cấp phát và sử dụng

Cấp phát NVL là hình thức chuyển NVL từ kho xuống các bộ phận sảnxuất Việc cấp phát một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác và khoa học sẽtạo điều kiện thuận lợi cho việc tận dụng có hiệu quả cao năng suất lao độngcủa công nhân và máy móc thiết bị, làm cho sản xuất được tiến hành liên tục,

từ đó làm tăng chất lượng sản phẩm đồng thời làm giảm giá thành sản phẩm

Việc cấp phát NVL có thể tiến hành theo hai hình thức sau:

- Cấp phát theo yêu cầu của các bộ phận sản xuất: căn cứ vào yêu cầuNVL của từng phân xưởng, bộ phận sản xuất đó báo trước cho bộ phận cấpphát của kho vài ngày để tiến hành cấp phát Số lượng NVL yêu cầu được tínhtoán dựa trên nhiệm vụ sản xuất và hệ thống định mức tiêu dùng NVL màdoanh nghiệp đó tiêu dùng.

Ưu điểm: đáp ứng kịp thời tiến độ sản xuất đối với từng bộ phận của doanh nghiệp, tránh những lãng phí và hư hỏng không cần thiết

Hạn chế: bộ phận cấp phát của kho chỉ biết được yêu cầu của bộ phậntrong thởi gian ngắn, việc cấp phát kiểm tra tình hình sử dụng gặp nhiều khókhăn, thiếu tính kế hoạch và chủ động cho bộ phận cấp phát

- Cấp phát theo tiến độ kế hoạch (cấp phát theo hạn mức): đây là hìnhthức cấp phát quy định cả số lượng và thời gian nhằm tạo sự chủ động cho cả

bộ phận sử dụng và bộ phận cấp phát

Dựa vào khối lượng sản xuất cũng như dựa vào định mức tiêu dùngNVL trong kỳ kế hoạch, kho cấp phát NVL cho các bộ phận sau từng kỳ sảnxuất, doanh nghiệp quyết toán NVL nội bộ nhằm so sánh số sản phẩm đó sảnxuất ra với số lượng NVL đó tiêu dùng Trường hợp thừa hay thiếu sẽ đượcgiải quyết một cách hợp lý và có thể căn cứ vào một số tác động khách quankhác

Ưu điểm: Thực tế cho thấy hình thức cấp phát này đạt hiệu quả cao,giúp cho việc giám sát hạch toán tiêu dùng NVL chính xác, bộ phận cấp phát

có thể chủ động triến khai việc chuẩn bị NVL một cách có kế hoạch, giảm bớtgiấy tờ, đỡ thao tác tính toán Do vậy, hình thức này được áp dụng rộng rãi ởcác doanh nghiệp có mặt hàng sản xuất tương đối ổn định và có hệ thống địnhmức tiên tiến, hiện thực, có kế hoạch sản xuất

Ngoài hai hình thức cơ bản trên, trong thực tế cũng có hình thức: “bánNVL mua thành phẩm” Đây là bước phát triển cao của công tác quản lý NVL

nhằm phát huy đầy đủ quyền chủ động sáng tạo trong các bộ phận sử dụng NVL hạch toán chính xác, giảm sự thất thoát đến mức tối thiểu.

e Kiếm soát sản xuất

Kiểm soát sản xuất thực hiện việc phát triển các kế hoạch ngắn hạn và hoạch định tiến độ từ các kế hoạch dài hạn Gồm các hoạt động:

- Lập kế hoạch tiến độ sản xuất phù hợp với sự sẵn sàng của NVL đãđược hoạch định trong danh mục, các đơn hàng và công việc báo trước, sựđến hạn của nhu cầu sản xuất và độ dài quá trình sản xuất

- Giải quyết, hướng dẫn trực tiếp các bộ phận sản xuất kiểm soát NVL thực hiện theo định mức và các hoạt động cần thiết đáp ứng tiến độ sản xuất

- Cấp phát NVL cho các đơn vị, các bộ phận sản xuất (nếu các hoạt độngnày không thuộc nhiệm vụ kiểm soát NVL)

- Giám sát quá trình làm việc trong các bộ phận sản xuất, giải quyết cáccông việc theo kế hoạch tiến độ và có thể hủy bỏ một số công việc ở một số

bộ phận khi kế hoạch tiến độ thay đổi

f Kiểm soát tồn kho nguyên vật liệu

* Tồn kho

Tồn kho là bất kỳ nguồn nhàn rỗi nào được giữ để sử dụng trong tươnglai Tồn kho với bất kỳ một lý do nào đó cũng xuất hiện một nguồn tạm thờinhàn rỗi Sự tích lũy quá mức tồn kho có thể sẽ dẫn đến sự giảm hiệu quả củaviệc sản xuất

Tồn kho trong các công ty có thể duy trì liên tục và cũng có thể tồn tạitrong thời gian ngắn không lặp lại Trên cơ sở đó có thể chia tồn kho thành hailoại:

Tồn kho một kỳ: bao gồm các mặt hàng mà nó chỉ dự trữ một lần màkhông có ý định tái dự trữ sau khi nó đã được tiêu dùng

Tồn kho nhiều kỳ: bao gồm các mặt hàng được duy trì tồn kho đủ dài,các đơn vị tồn kho tiều dùng sẽ được bổ sung Giá trị và thời hạn bổ sung tồnkho sẽ được điều chỉnh phù hợp với mức tồn kho đáp ứng nhu cầu.

* Kiểm soát tồn kho

Kiểm soát tồn kho dựa vào đặc điểm tồn kho phục vụ cho nhu cầu độclập hay nhu cầu phụ thuộc

Nhu cầu độc lập là nhu cầu về những sản phẩm cuối cùng hoặc các chitiết, bộ phận khách hàng đặt Nó được xác định thông qua công tác dự báohoặc dựa trên những đơn hàng Hệ thống tồn kho độc lập cung cấp cho nhữngnhu cầu bên ngoài

Nhu cầu phụ thuộc là những nhu cầu NVL tạo ra từ các nhu cầu độc lập,

nó được tính toán từ quá trình phân tích sản phẩm thành các bộ phận, chi tiết vàNVL Hệ thống tồn kho phụ thuộc phục vụ cho những nhu cầu bên trong

Như vậy, kiểm soát tồn kho NVL là kiểm soát tồn kho nhu cầu phụthuộc Một loại nhu cầu phục vụ cho sản xuất sản phẩm, thường biến độnglớn vì nó sẽ được bổ sung theo lô và phụ thuộc vào khối lượng sản xuất

Công tác kiểm soát bao gồm những nội dung chủ yếu sau:

- Công tác sắp xếp: dựa vào tính chất, đặc điểm NVL và tình hình cụ thểcủa hệ thống kho để sắp xếp NVL một cách hợp lý, khoa học, đảm bảo antoàn, ngăn nắp, thuận tiện cho việc xuất nhập, kiểm kê Do đó, phải phân khu,phân loại kho, đánh số, ghi ký hiệu các vị trí NVL một cách hợp lý

- Bảo quản NVL: Phải thực hiện đúng theo quy trình để đảm bảo an toàn chất lượng NVL

- Xây dựng và thực hiện nội quy về chế độ trách nhiệm và chế độ kiểm tra trong việc bảo quản NVL

MRP cũng là một công cụ kiểm soát tồn kho, giúp giảm thiểu chi phí và lượng dự trữ NVL, giảm thời gian sản xuất và thời gian cung ứng

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG VICEM HẢI VÂN

2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG VICEM HẢI VÂN

2.1.1 Giới thiệu công ty

Công ty CP xi măng Vicem Hải Vân là loại hình doanh nghiệp CP trựcthuộc Tổng công ty công nghiệp xi măng Việt Nam, tiền thân là xí nghiệp liêndoanh xi măng Hoàng Thạch dưới hình thức là cơ sở sản xuất 2, được cổ phầnhóa vào năm 2007 Hiện nay, Tổng công ty công nghiệp xi măng Việt Namnắm giữ cổ phần vốn chi phối và có năng lực sản xuất 900.000 nghìn tấn/năm.Tên giao dịch : Công ty Cổ phần xi măng Vicem Hải Vân

Tên tiếng anh : Hai Van Cement Joint Stock Company – HVC

Tên viết tắt : Vicem Hải Vân

Trụ sở chính : 65 Nguyễn Văn Cừ – Q Liên Chiểu – TP Đà Nẵng

2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh

- Sản xuất và kinh doanh xi măng các loại,

- Xuất nhập khẩu xi măng và clinker,

- Xuất nhập khẩu vật tư, máy móc, thiết bị phục vụ cho ngành xi măng,

- Sản xuất, kinh doanh các loại vật liệu xây dựng,

- Khai thác khoáng sản, các loại phụ gia cho sản xuất xi măng ,

- Kinh doanh, đầu tư bất động sản, nhà hàng, khách sạn,

- Đầu tư tài chính

Nhóm sản phẩm chính của công ty gồm: xi măng porland PCB30,

PCB40 và PCB40 gia công ngoài

2.1.3 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty xi măng Hải Vân được thành lập năm 1990 tại KCN Liên Chiểu– Tp Đà Nẵng với công suất 80.000 tấn/năm Đến tháng 4/1994 nhằm đápứng nhu cầu xây dựng ngày càng tăng của thị trường Đà Nẵng, Quảng Namnói riêng và thị trường khu vực miền Trung - Tây Nguyên nói chung, công tyđược Chính phủ, Bộ xây dựng và UBND Tp.Đà Nẵng cho phép đầu tư thêmmột nhà máy nghiền xi măng với công suất thiết kế 520.000 tấn/năm do hãngKRUPP POLYSIUS của Cộng hòa Liên bang Đức cung cấp thiết bị, lắp đặt,chuyển giao công nghệ và được đưa vào sử dụng năm 1999

Tháng 3/2001, Công ty xi măng Hải Vân chính thức là đơn vị thành viêncủa Tổng công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam, là đơn vị sản xuất xi măngduy nhất của Tổng công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam tại khu vực miềnTrung – Tây Nguyên

Tháng 4/2006 Thủ tướng Chính phủ đã ban hành về việc sắp xếp, đổimới công ty Nhà Nước trực thuộc Tổng công ty Công nghiệp xi măng ViệtNam Tiếp đó đến tháng 3/2007 Bộ trưởng Bộ xây dựng đã banh hành quyếtđịnh số 367/QĐ-BXD về việc thực hiện cổ phần hóa các công ty thành viên

hạch toán độc lập trong Tổng công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam Trong

đó Công ty Xi măng Hải Vân được CP hóa vào năm 2007

Công ty xi măng Hải Vân luôn phấn đấu là một trong những nhà cungcấp vật liệu xây dựng hàng đầu khu vực miền Trung – Tây Nguyên Năm

2010 với công suất thiết kế 600.000 tấn/năm và dây chuyền hiện đại đã được

Bộ khoa học và Công nghệ tặng giải thưởng chất lượng Việt Nam cho loạihình doanh nghiệp sản xuất lớn Sản phẩm của công ty đã cung cấp cho cáccông trình lớn trong khu vực như: Hầm đường bộ Hải Vân, cầu Sông Hàn, cầuThuận Phước, cầu Rồng, đê chắn sóng cảng Tiên Sa và nhiều công trình hạtầng nông thôn khác Trong những năm qua công ty đã đưa ra thị trường gần6.000.000 tấn xi măng đạt tiêu chuẩn Việt Nam trong đó 2 công ty xi mănglớn là công ty xi măng Hoàng Thạch và công ty xi măng Hà Tiên 1 đã ký kếthợp đồng gia công với sản lượng lớn

Ngày 28/09/2010 cổ phiếu của công ty chính thức được giao dịch tại Sởgiao dịch chứng khoán thành phố Hồ Chí Minh với mã giao dịch là HVX

Kể từ 17/09/2011, công ty đổi tên từ công ty CP xi măng Hải Vân thànhCông ty CP xi măng Vicem Hải Vân

2.1.4 Thành tích đạt được

Tháng 9/2000, Công ty được cấp giấy chứng nhận hệ thống quản lýchất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9002:1994, đến tháng 03/2010 thì chuyểnsang phiên bản ISO 9001: 2003 và duy trì cho đến nay

Hệ thống quản lý của Công ty CP xi măng Vicem Hải Vân phù hợptheo tiêu chuẩn Quốc tế ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 và phòng thínghiệm được công nhận theo tiêu chuẩn ISO/IEC 17025:2005

Công ty đã được Bộ khoa học và Công nghệ tặng giải thưởng chấtlượng Việt Nam năm 2008 cho loại hình doanh nghiệp sản xuất lớn

Sứ mệnh mà công ty đặt ra cho mình là: “Niềm tin, chất lượng cho mọicông trình”

2.1.5 Cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban

Hình 2.1: Tổ chức bộ máy công ty CP xi măng Vicem Hải Vân

Để triển khai có hiệu quả các kế hoạch, lãnh đạo công ty đã ban hànhquyết định số 80/QĐ/XMVN-TCLĐ ngày 24/01/2006 về quy định chức năng,quyền hạn và các mối quan hệ giữa các phân xưởng và phòng ban như sau:

Ø Hội đồng quản trị/ chủ tịch, Ban kiểm soát

- Thành viên và cơ cấu của HĐQT, Ban kiểm soát

+ Chủ tịch HĐQT: Bà Nguyễn Thị Bích Thủy nhiệm kỳ từ 01/04/2010.+ Trưởng ban kiểm soát: Ông Trịnh Ngọc Thắng

- Hoạt động của HĐQT

HĐQT gồm 05 thành viên kiêm nhiệm, điều hành hoạt động của công

ty, HĐQT nêu cao vai trò, trách nhiệm lãnh đạo tập thể và từng cá nhân, thựchiện đúng quy chế đã ban hành

Để công tác điều hành, quản lý hoạt động kinh doanh của công ty đivào nề nếp, HĐQT chỉ đạo tổ chức thực hiện tốt các quy chế công ty như: quychế tiền lương, quy chế quản lý tài chính

Tổ chức họp thường niên theo quy định của HĐQT, đề ra các quyếtđịnh trong từng thời kỳ kinh doanh của công ty, giám sát các hoạt động củacông ty nhằm giữ bình ổn thị trường xi măng tại miền Trung

- Hoạt động của Ban kiểm soát

+ Ban hành các quy chế hoạt động của Ban kiểm soát, quy chế làm việc+ Kiểm tra báo cáo định kỳ các quý và năm theo quy định điều lệ củacông ty

+ Định kỳ báo cáo phân tích tài chính để có quyết định sát thực tế tronghoạt động sản xuất kinh doanh

+ Đào tạo và bồi dưỡng cán bộ kế cận có chuyên môn cao và tâm huyếtvới công việc

Ø Giám đốc công ty

- Hoạch định chính sách và mục tiêu chất lượng

- Tổ chức bộ máy, xây dựng chiến lược phát triển

- Hoạch định, tổ chức, điều hành và kiểm tra tất cả các hoạt động sảnxuất kinh doanh, trực tiếp phụ trách các phòng KTTKTC, phòng TC - LĐ -

TL và phòng HC - QT

Ø Phó giám đốc kinh doanh

- Phụ trách điều hành các hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh baogồm: kế hoạch kinh doanh, tổ chức mạng lưới tiêu thụ sản phẩm trên thị

trường, công tác đầu tư mua vật tư thiết bị và NVL để đảm bảo cho kế hoạch sản xuất.

- Phụ trách trực tiếp các phòng: phòng KH - CƯ, phòng Tiêu thụ

Ø Phó giám đốc kỹ thuật

- Phụ trách điều hành toàn bộ lĩnh vực kỹ thuật sản xuất gồm: kếhoạch sản xuất, kế hoạch sữa chữa lớn, kỹ thuật công nghệ, cơ điện, an toànlao động, chất lượng sản phẩm, tiến bộ khoa học kỹ thuật, phụ tùng thiết bịphục vụ cho sản xuất, công tác sữa chữa thiết bị công nghệ, công tác phòngchống bão lụt

- Phụ trách trực tiếp các phòng kỹ thuật, các phân xưởng

Ø Các phòng ban

- Phòng Kinh tế – Thống kê – Tài chính

+ Lập kế hoạch tiếp nhận và quản lý vốn, kế hoạch tài chính hằng nămphục vụ cho sản xuất, đầu tư xây dựng của công ty Hướng dẫn các đơn vịtrong công ty làm đúng chế độ chính sách về công tác thống kê, tài chính, kếtoán theo quy định của Nhà nước và các quy định về lĩnh vực thống kê tàichính của công ty

+ Kế toán trưởng được quyền thừa lệnh Giám đốc ký những văn bảnthuộc lĩnh vực thuộc chuyên ngành, được quyền kiểm tra các hoạt động thống

kê kế toán, tài chính của các đơn vị, các phòng ban liên quan trong công ty

- Phòng Kế hoạch – Cung ứng

+ Xây dựng mức dự trữ NVL, kiểm tra, đôn đốc thực hiện các quy định

đã giao cho các đơn vị, theo dõi tình hình NVL, sản phẩm tồn kho để có biệnpháp xử lý

+ Tham gia khai thác, lựa chọn đối tác, NCC để mua sắm NVL, hàng hóa

+ Tổ chức mua, tiếp nhận hàng hóa theo hợp đồng đã ký Quản lý cấp phát, quyết toán NVL, phụ tùng thay thế

+ Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện kếhoạch sản xuất kinh doanh hàng tháng, quý, năm của các đơn vị báo cáo choGiám đốc công ty.

- Phòng Tiêu thụ

+ Tổ chức thu thập thông tin về thị trường, thông tin yêu cầu chấtlượng sản phẩm của khách hàng; tổ chức và tìm kiếm khách hàng tiêu thụ sảnphẩm xi măng theo hợp đồng

+ Theo dõi việc tiêu thụ sản phẩm của khách hàng theo các hợp đồng

đã được ký kết, những vấn đề phát sinh, những vấn đề cần sữa chữa bổ sungtrong các hợp đồng kinh tế tiêu thụ xi măng,

- Phòng Tổ chức – Lao động – Tiền lương

+ Quản lý, theo dõi và lưu trữ hồ sơ cán bộ công nhân viên, bảo hiểm

xã hội; giải quyết các chế độ chính sách cho người lao động

+ Được quyền đề nghị, sắp xếp, bố trí, đề bạt, bổ nhiệm cán bộ thuộcdiện công ty quản lý Được quyền tuyển dụng, chấm dứt hợp đồng lao động,nâng lương, nâng bậc, đào tạo, khen thưởng

+ Tổ chức sản xuất các loại xi măng đảm bảo chất lượng theo yêu cầu

kế hoạch của công ty; bảo dưỡng, sữa chữa thường xuyên và sữa chữa lớnthiết bị của phân xưởng

+ Gia công, chế tạo những chi tiết, phụ tùng phục vụ cho công tác sữa chữa (áp dụng cho phân xưởng cơ điện)

+ Báo cáo trực tiếp lên Giám đốc, các Phó giám đốc về các vấn đề sản xuất và chất lượng hoặc các phòng ban liên quan

2.1.6 Hình thức tổ chức sản xuất của công ty

Hoạt động sản xuất được tổ chức tại 2 phân xưởng theo các quy trìnhsản xuất xi măng QT – HV – 09E áp dụng cho quá trình sản xuất xi măng tạiphân xưởng 1 và QT – HV - 09A áp dụng cho quá trình sản xuất xi măng tạiphân xưởng 2 Cả 2 quy trình sản xuất này đều đồng bộ và hoàn toàn tự độngvới hình thức tổ chức sản xuất theo dây chuyền công nghệ liên tục, khép kín

Mô hình sản xuất được kết cấu theo từng bộ phận sản xuất và chúng có mốiquan hệ với nhau trong quá trình sản xuất gồm các bộ phận sau

+ Bộ phận sản xuất chính: Tổ nghiền, tổ phân li - loại bỏ cặn bã, tổ làm nguội,…

+ Bộ phận phục vụ: Xe nâng, xe cẩu, vệ sinh môi trường,…

+ Bộ phận phụ: bao bì, đóng gói,

Nơi làm việc được tổ chức theo loại hình sản xuất liên tục, máy móc