tiểu luận phương pháp nghiên cứu khoa học công tác soạn thảo văn bản

Thời đại ngày nay với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin,… công tác soạn thảo văn bản hành chính ngày càn được nâng cao, và đặc biệt khi Bộ Nội Vụ ban hành thông tư

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Trong quá trình khảo sát và nghiên cứu tôi còn gặp khá nhiều khó khăn, mặt khác

do trình độ nghiên cứu của mình còn hạn chế nên dù cố gắng xong đề tài cũng không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót Vì thế, tôi mong nhận được sự góp ý nhiệt tình từ Quý thầy cô để đề tài nghiên cứu của tôi hoàn thiện hơn Tôi xin chân thành cảm ơn!

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Thông tin là tất cả những gì đem lại hiểu biết cho con người, là phương tiện,

là nguồn lực phát triển của xã hội Thông tin tồn tại dưới nhiều dạng, đó có thể là: âm thanh, kí hiệu … Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước thông tintồn tại dưới dạng văn bản Văn bản là một phương tiện hữu hiệu nhằm ghi lại truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ để chỉ đạo, điều chỉnh các mối quan hệ xã hội cho phù hợp với pháp luật Để có thể ban hành một văn bản đúng quy định không thể không kể đến vai trò của kỹ thuật soạn thảo văn bản

Thời đại ngày nay với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin,… công tác soạn thảo văn bản hành chính ngày càn được nâng cao, và đặc biệt khi Bộ Nội Vụ ban hành thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 vềviệc hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính chất lượngsoạn thảo văn bản ngày càng được nâng cao đáp ứng được nhu cầu của xã hội Tuy nhiên, ở một số nơi vẫn còn nhiều văn bản hành chính được ban hành chưa đúng thẩm quyền, bộc lộ nhiều khiếm khuyết về cả nội dung lẫn thể thức

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác soạn thảo văn bản và đây cũng là một học phần quan trọng của ngành Quản trị văn phòng mà tôi đã học tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội Vùng với đó, có nhiều đề tài nghiên cứu về công tác soạn thảo văn bản tạo điều kiện cho việc tham khảo tài liệu Về phía nhà trường và UBND xã Xuân Dương đã tạo điều kiện cho tôi trong việc khảo sát thực tế công tác soạn thảo văn bản tại văn phòng UBND xã

Với các điều kiện thuận lợi như trên, tôi quyết định chọn đề tài: “công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã Xuân Dương” làm đề tài nghiên cứu cho bài

tiểu luận của mình nhằm tìm hiểu, nghiên cứu và tìm ra giải pháp nâng cao chấtlượng công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã Xuân Dương

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Công tác soạn thảo văn bản chiếm vị trí quan trọng trong hoạt động quản lý của các cơ quan tổ chức Vì thế đây trở thành đề tài được nhiều nhà nghiên cứu quan tâm và đi sâu tìm hiểu, sau đây là một số công trình nghiên cứu tiêu biểu:

Đầu tiên phải kể đến đó là PGS Vương Đình Quyền với cuốn giáo trình “lý luận về phương pháp công tác văn thư” (2011) [2].

Tiếp đó có “Quản lý hành chính nhà nước” của trường học viện hành chính,

, NXB la động, xuất bản năm 1993 [1]

Bên cạnh đó còn có “soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước” của

PGS.TS Nguyễn Văn Thâm, NXB Chính trị, xuất bản năm 1997 [3]

Các công trình nghiên cứu trên có nội dung nghiên cứu chủ yếu là lý luận về công tác soạn thảo văn bản nói chung mà chưa đã đề cập cụ thể về công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã Xuân Dương

Vì lẽ đó, tôi thấy cần đi sâu nghiên cứu thực trạng công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã Xuân Dương để hiểu rõ hơn về công tác soạn thảo văn bản

3 Mục tiêu của đề tài

Nghiên cứu công tác soạn thảo văn bản , đặc điểm nội dung của công tác văn thư tại UBND xã Xuân Dương

Phản ánh thực trạng công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã Xuân Dương Từ

đó tìm ra những biện pháp thiết thực, phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả công tácsoạn thảo văn bản tại các cơ quan nhà nước

4 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu ở đây là công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã Xuân Dương

5 Phạm vi nghiên cứu

Không gian: văn phòng UBND xã Xuân Dương

Thời gian: năm 2017

6 Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thành bài này, tôi đã tiến hành thực hiện nhiều phương pháp như sau:

- Phương pháp nghiên cứu lý luận

- Phương pháp thư viện: lên thư viện tìm các tài liệu liên quan đến đề tài

- Phương pháp thống kê và điều tra khảo sát: phương pháp này thống kê các văn bản, tài liệu, số liệu để nghiên cứu đề tài Khảo sát về chức năng nhiệm

vụ , quyền hạn và công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã Xuân Dương

- Phương pháp phân tích, đánh giá, tổng hợp: qua quá trình khảo sát, thu thập

xử lí tài liệu để từ đó đưa ra đánh giá toàn bộ quá trình công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã Xuân Dương

Chương 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN

BảN VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND xã 1.1 Một số vấn đề lí luận chung về công tác soạn thảo văn bản

1.1.1 Một số khái niệm

Văn bản là phương tiện quan trọng và phổ biến nhất trong hoạt động trao đổi thông tin của con người Vì thế nó trở thành dối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học Tùy theo góc độ tiếp cận và nghiên cứu các nhà nghiên cứu đã đưa ra những khái niệm khác nhau về văn bản Theo PGS.TS

Vương Đình Quyền văn bản được hiểu theo nghĩa rộng là: “bản viết hoặc in mang nội dung là những gì cần được lưu lại làm bằng”, hoặc “ chuỗi kí hiệu ngôn ngữ hay nói chung là chuỗi kí hiệu theo một hệ thống nào đó, làm thành một chỉnh thể mang một nội dung ý nghĩa chọn vẹn” đó có thể là: các

công văn, giấy tờ, khẩu hiệu,các tác phẩm văn học, Đây là khái niệm được

sử dụng rộng rãi và phổ biến trong nghiên cứu văn bản, ngôn ngữ học, văn học [2; Tr 45]

Khái niệm văn bản quản lý nhà nước

Cũng giống như văn bản, văn bản quản lý nhà nước cũng được nhiều nhà nghiên cứu đưa ra nhiều định nghĩa khác nhau Theo PGS.TS Nguyễn

Văn Thâm văn bản quản lý nhà nước được định nghĩa như sau: “Văn bản quản lý nhà nước là các văn bản thể hiện ý chí, mệnh lệnh của cơ quan nhà nước đối với cấp dưới Đó là hình thức cụ thể hóa pháp luật, là phương tiện

để điều chỉnh các quan hệ xã hội thuộc phạm vi điều chỉnh của nhà nước Văn bản quản lý nhà nước được ban hành và sửa đổi theo luật định” [3; Tr

26]

Trong cuốn giáo trình “quản lý hành chính nhà nước” đã đưa ra khái niệm cụ thể về văn bản quản lý nhà nước: “Văn bản quản lý nhà nước là các văn bản viết do các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền ban hành theo hình thức , thủ tục và thẩm quyền luật định,mang tính quyền lực đơn phương, làm phát sinh các quan hệ pháp lý cụ thể” [1 Tr 405]

Khái niệm công tác soạn thảo văn bản

Trong hoạt động quản lý của các cơ quan soạn thảo văn bản là một hoạt động quan trọng và mang tính thường xuyên Vì vậy để có một văn bản

được ban hành đúng và đảm bảo chất lượng, người soạn thảo văn bản cần nắm vững và vận dụng kiến thức soạn thảo văn bản một cách hợp lý, cơ bản nhất là cần nắm vững khái niệm soạn thảo văn bản Khái niệm này có thể

hiểu như sau: “kỹ thuật soạn thảo văn bản là khái niệm dùng để chỉ việc vận dụng lý luận, phương pháp và kỹ năng về soạn thảo văn bản và các quy tắc

có liên quan để xây dựng một văn bản từ khâu khởi đầu cho đến lúc văn bản được hoàn thiện” [2; Tr 47]

1.1.2 Nội dung của công tác soạn thảo văn bản

* Các yêu cầu trong soạn thảo văn bản:

Trước hết, việc soạn thảo văn bản tại các cơ quan, tổ chức cần phải đảm bảo các yêu cầu để văn bản ban hành đạt được mục đích đề ra:

Yêu cầu về thẩm quyền:

Thẩm quyền ban hành văn bản quản lý nhà nước được xem xét trên hai phương diện: thẩm quyền về ban hành hình thức và thẩm quyền về ban hành nội dung văn bản

Thẩm quyền ban hành hình thức văn bản có nghĩa là cơ quan, tổ chức chỉ được ban hành những hình thức, thể loại văn bản được pháp luật quy định Ví dụ, theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2015, văn bản quy phạm pháp luật do UBND ban hành là Quyết định

Yêu cầu về nội dung:

Văn bản ban hành phải có tính mục đích Yêu cầu này đòi hỏi khi soạn thảo một văn bản để ban hành phải xác định rõ mục đích ban hành, mục tiêu, giới hạn của nó Từ đó làm định hướng cơ bản cho người soạn thảo, người tham gia góp ý kiến và người duyệt ký văn bản trong quá trình soạn thảo

Văn bản ban hành phải đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp Tính hợp pháp đòi hỏi nội dung của văn bản ban hành phải thống nhất, đảm bảo tính thứ bậc chặt chẽ trong hệ thống văn bản quản lý nhà nước, phải có đủ lượng thông tin pháp lý và thông tin thực tế cần thiết (các thông tin này phải được xử lý và đảm bảo chính xác) Theo đó, nội dung văn bản ban hành không được mâu thuẫn, trái với quy định của Hiến pháp, pháp luật, văn bản của cấp trên

Văn bản phải được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu

Yêu cầu về hình thức, thể thức:

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần

bổ sung trong những trường hợp cụ thể Văn bản phải được trình bày đúng thể thức theo quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền Đây là một yêucầu bắt buộc đối với văn bản quản lý nhà nước

* Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản:

Quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản là trình tự các bước được sắp xếpkhoa học mà cơ quan QLNN nhất thiết phải tiến hành theo đúng chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn, và phạm vi hoạt động; gồm 4 bước:

Bước 1: Chuẩn bị

- Phân công soạn thảo: cơ quan đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo

- Xác định mục đích ban hành văn bản, đối tượng và phạm vi áp dụng của văn bản

- Xác định tên loại văn bản

- Thu thập và xử lý thông tin

Bước 2: Lập đề cương và viết bản thảo

Kiểm tra bản thảo, kiểm tra bố cục nội dung: đã logic chưa, các ý trình bày đầy đủ chưa, ý trọng tâm của văn bản đã nổi bật hay chưa

Bước 3: Trình duyệt văn bản.

- Cá nhân hoặc đơn vị soạn thảo khi trình duyệt văn bản phải kèm theo hồ

sơ về soạn thảo văn bản Hồ sơ này gồm những văn bản, tài liệu đã được sử dụng làm cơ sở pháp lý và cơ sở thực tế cho soạn thảo văn bản đó Trường hợp không có

hồ sơ trình duyệt thì phải trực tiếp tường trình với thủ trưởng về văn bản

- Thủ trưởng cơ quan hoặc tập thể có thẩm quyền thông qua văn bản có tráchnhiệm xem xét nội dung văn bản, sửa chữa hoặc đóng góp ý kiến hoàn thiện văn bản cho người soạn thảo

Bước 4: Hoàn thiện thủ tục hành chính để ban hành văn bản (thuộc nhiệm vụcủa cán bộ văn thư):

- Ghi số, ngày, ngày, tháng, năm ban hành văn bản

- Vào sổ văn bản đi, sổ lưu văn bản

- Kiểm tra lần cuối về thể thức

- Nhân văn bản đủ số lượng ban hành

- Đóng dâu cơ quan

- Bao gói và chuyển giao văn bản

Với những văn bản quan trọng, ban hành kèm theo phiếu gửi văn bản, cần tiếp tục theo dõi sự phản hồi của cơ quan nhận văn bản

1.1.3 Vai trò của công tác soạn thảo văn bản

Công tác soạn thảo văn bản đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ quan: để đề ra được các quyết định quản lý đúng đắn, có khả năng thực thi, thì lãnh đạo cơ quan cần phải nắm hiểu đầy đủ và chính xác thông tin về nhữngvấn đề, sự việc có liên quan

Soạn thảo văn bản sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng côngtác của cơ quan: Trong hoạt động của các cơ quan, văn bản là căn cứ chủ yếu để giải quyết công việc nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình Nếu công tác soạn thảo văn bản đảm bảo chất lượng; văn bản được vào sổ văn bản đi, đến được

rõ ràng và đúng đắn thì sẽ đảm bảo thông tin văn bản đầy đủ, kịp thời và chính

xác cho hoạt động quản lý của cơ quan Do đó sẽ góp phần nâng cao chất lượng và hiệu suất của công tác của cơ quan.

Soạn thảo văn bản sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ: Giữa công tác soạn thảo văn bản và công công tác lưu trữ có liên quan chặt chẽ với nhau Nếu như văn bản soạn thảo có nội dung chính xác, các thành phần thuộc thể thức văn bản được thể hiện đầy đủ và đúng đắn, thì sẽ đảm bảo cho tài liệu lưu trữ có độ chính xác cao Như vậy sẽ góp phần nâng cao chất lượng của tài liệu lưu trữ nói chung và tạo thuận lợi cho việc nghiên cứu sử dụng

Tóm lại, công tác soạn thảo văn bản có vai trò quan trọng, có quan hệ mật thiết với việc ban hành đường lối, chủ trương của Đảng, pháp luật của Nhà nước, với việc hoạch định chương trình, kế hoạch công tác, lãnh đạo chỉ đạo và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác của các cơ quan, tổ chức

1.2 Khái quát về UBND xã Xuân Dương

1.2.1 Sơ lược về UBND xã Xuân Dương

Xuân Dương là 1 xã miền núi nằm ở phía Tây Nam huyện Lộc Bình, tỉnh Lạng Sơn

Về địa giới hành chính, xã Xuân Dương phía Đông giáp xã Ái Quốc; phía Tây giáp xã Hữu Lân; Phía Bắc giáp xã Nam Quan; phía Nam giáp xã

Sa Lý (huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang)

Xã Xuân Dương có tổng số diện tích theo km² là 46,25 km², tổng số dân vào năm 2015 là 1389 người, mật độ dân số tương ứng 25 người/km² được chia thành 12 thôn, bản; với 7 dân tộc là: Tày, Nùng, Kinh, Dao, Sán Chỉ, Hoa, Mường

Trụ sở UBND xã Xuân Dương đặt tại thôn Pò Chàng- Xuân Dương- Lộc Bình- Lạng Sơn [4; Tr 5]

Hình ảnh UBND xã Xuân Dương [Phụ lục I]

1.2.2 Cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ của UBND xã Xuân Dương

*Cơ cấu tổ chức

Căn cứ vào đặc điểm, tình hình của địa phương và tổ chức cấp trên, UBND xã Xuân Dương có cơ cấu tổ chức bao gồm:

- Cơ cấu tổ chức của UBND xã Xuân Dương: 1 Chủ tịch, 2 Phó Chủ tịch và 2

ủy viên ( Trưởng công an và Xã đội trưởng)

- Thường trực UBND gồm 3 thành viên: Chủ tịch, các phó chủ tịch

- Công chức: Trưởng công an, Xã đội trưởng, cán bộ Văn phòng - Thống kê, cán bộ Địa chính - Xây dựng - Nông thôn và Môi trường, cán bộ Tư pháp -

Hộ tịch, cán bộ Tài chính- Kế toán, cán bộ Văn hóa - Thông tin thể dục thể thao, cán bộ Thương binh Xã hội

- Cán bộ không chuyên trách: Nội vụ - Thi đua khen thưởng, Gia đình và Trẻ

em, Giảm nghèo và Việc làm, Văn thư – Lưu trữ - Thủ quỹ, Tiếp dân – Giải quyết khiếu nại, tố cáo - Tôn giáo, Truyền Thanh

Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND xã Xuân Dương [Phụ lục II]

*Chức năng

Với tư cách là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, dưới sự lãnh đạo của Đảng UBND hoạt động theo Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND xã trên mọi lĩnh vực, cụ thể như sau: UBND xã thực hiện chức năng quản lý nhà nước trên địa bàn xã; chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý hành chính ở địa phương đảm bảo cho bộ máy cơ quan mình vận hành thống nhất hiệu quả

Tổ chức và chỉ đạo, việc thi hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp, chỉ đạo hoạt động của UBND

Thực hiện quản lý địa giới hành chính, xây dựng đề án, trình HĐND cùng cấpthông qua để trình lên cấp trên xem xét

Ngoài ra UBND còn thực hiện các chức năng của cơ quan mình như:

- Phát triển kinh tế, công nghiệp, nông nghiệp, văn hóa – giáo dục, y tế

- Quản lý thu chi ngân sách địa phương

- Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật

- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự - an toàn xã hội

- Phòng chống thiên tai, dịch bệnh, bảo vệ tài sản và các quyềntự do dân chủ của công dân

- Thi hành án, giải quyết đơn khiếu nại trên địa bàn

-

*Nhiệm vụ

Nhiệm vụ của UBND cấp xã được quy định tại Luật Tổ chức HĐND-UBND các cấp năm 2003 Theo đó, UBND xã Xuân Dương có nhiệm vụ chỉ đạo, điều hành thực hiện các nhiệm vụ chương trình công tác hằng năm đề ra, cụ thể như sau:

- Quản lý thống nhất việ ban hành văn bản của UBND, chủ tịch UBND xã đảm bảo thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng và các quy Định của nhà nước

- Xây dựng chương trình làm việc của UBND và Thường trược UBND xã, theo dõi, giám sát, đôn đốc các cán bộ chuyên môn trong việc thực hiện chương trình đó

- Theo dõi các ngành và cán bộ chuyên môn trong việc chuẩn bị đề án, tham gia góp ý về nội dung , hình thức trong việc soạn thảo các đề án đó

- Thẩm tra các đề án chuyên môn thuộc UBND, trình UBND xã quyết định hoặc đê UBND xã trình cấp có thẩm quyền quyết định

- Tổ chức thực hiện các mối quan hệ giữa UBND, Chủ tịch UBND với

HĐND, UBMTTQ và các đoàn thể, các ngành, cán bộ trực thuộc UBND xã

- Phối hợp với thanh tra nhân dân giúp UBND trong việc giải quyết đơn khiếunại, tố cáo theo quy định của pháp luật

- Tổ chức phục vụ các hoạt động kì họp HĐND, phiên họp UBND xã, các cuộc họp và làm việc của chủ tịch

Tiểu kết

Trong chương 1, tôi đã trình bày một số lý luận chung về công tác soạn thảo văn bản Đồng thời cũng trong chương này, tôi đã trình bày khái quát về UBND xã Những nội dung đã tôi đã trình bày ở trên sẽ là cơ sở thực tiễn để tôi triển khai chương 2 tốt hơn

về công tác văn thư.

Thứ hai đó là Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi và bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2014 của Chính phủ về công tác văn thư

Thứ ba đó là Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính [6]

Cuối cùng là Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày

06/05/2005 của Bộ Nội Vụ- Văn phòng chính phủ về thể thức và kỹ thuật soạn thảo văn bản [5]

*Sự phân công trách nhiệm của UBND đối với công tác soạn thảo

Căn cứ vào nội dung , tính chất và yêu cầu của văn bản cần soạn thảo Đồng chí Lâm Văn Tuyến Chủ tịch UBND xã Xuân Dương sẽ giao cho bộ phận Văn phòng soạn thảo loại văn bản phù hợp Cụ thể ở đây là việc soạn thảo văn bản sẽ được giao cho đồng chí Triệu Thị Lan - cán bộ văn thư lưu trữ đảm nhận

2.2 Các loại hình văn bản

Văn phòng UBND xã Xuân Dương thuộc cơ quan quản lý hành chính nhà nướccấp xã, hàng năm UBND đã soạn thảo và ban hành nhiều loại văn bản khác nhau Theo quy định của pháp luật, UBND được ban hành văn bản quy phạm pháp luật (gồm: chỉ thị, quyết định) và văn bản hành chính ( 32 loại văn bản hành chính như:Thông báo, quyết định, kế hoạch,…

Trong năm 2017, công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng UBND xã Xuân Dương cơ bản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao Trình tự, thủ tục soạn thảo văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật Số văn bản ban hành là 1047 văn bản, được thể hiện cụ thể trong bảng thống kê dưới đây:

Bảng thống kê số lượng văn bản ban hành trong năm 2017

Văn bản quản lí nhà nước Tên loại văn bản Số lượng

[Tác giả tiểu luận tự thiết kế] Qua bảng số liệu trên chúng ta nhận thấy rằng trong quá trình hoạt động vàđiều hành của UBND rất cần văn bản để giải quyết

Nhiệm vụ của Văn phòng là cơ quan chuyên môn, tham mưu, giúp việc choThường trực HĐND và lãnh đạo UBND nên các văn bản được soạn thảo chủ yếu

là các văn bản hành chính Theo thống kê, tổng số văn bản hành chính được banhành là 1047 văn bản và không có văn bản quy phạm pháp luật Các văn bản hànhchính mà văn phòng UBND thường soạn thảo bao gồm các văn bản sau: Quyếtđịnh, báo cáo, kế hoạch, Bên cạnh đó, một số loại văn bản được soạn thảo còn ítnhư: Thông báo, Tờ trình Theo đó, quyết định được soạn thảo nhiều nhất với 490văn bản, tờ trình được soạn thảo ít nhất với 40 văn bản

2.3 Quy trình soạn thảo văn bản

2.3.1 chuẩn bị

Khi có công việc cần giải quyết bằng văn bản chủ tịch- Lâm Văn Tuyến sẽ giao cho bộ phận văn phòng soạn thảo văn bản để giải quyết công việc Khi nhận được yêu cầu của cấp trên cán bộ văn phòng, cụ thể là cán bộ văn thư lưu trữ- đồng chí Triệu Thị Lan sẽ căn cứ theo yêu cầu mà xác định mục đích của văn bản là gì? Giới hạn của văn bản đến đâu? đối tượng ở đây là ai? để lựa chọn loại hình văn bản soạn thảo sao cho phù hợp

Ví dụ: Quyết định số 100/QĐ-UBND về việc kiện toàn lại Ban chỉ đạo giảm nghèo

xã Xuân Dương

Khi bộ phận văn phòng nhận được quyết định trên, Bộ phận Văn phòng thực hiện

các công việc sau:

Đầu tiên, xác định mục đích, tính chất, nội dung của vấn đề, đó là: kiện toàn lại

Ban chỉ đạo giảm nghèo xã Xuân Dương

Xác định tên văn bản: Quyết định

Và việc cuối cùng của công tác chuẩn bị soạn thảo đó là thu thập thông tin, phân

tích, lựa chọn các thông tin cần thiết có liên quan đến nội dung văn bản: Bộ phận

văn phòng thu thập và lựa chọn các thông tin về họ tên, chức vụ của các cá nhân

nằm trong Ban chỉ đạo giảm nghèo của xã

2.3.2 Xây dựng dự thảo văn bản

Sau khi đã thu thập và xử lý thông tin, bộ phận văn phòng sẽ căn cứ theo các văn

bản luật định của nhà nước để xây dựng dự thảo văn bản đúng về thể thức, nội

dung và cách trình bày

Ví dụ: Quyết định số 100/QĐ-UBND về việc kiện toàn lại Ban chỉ đạo giảm nghèo

xã Xuân Dương

Sau khi đã thu thập và xử lý thông tin, bộ phận văn phòng căn cứ vào Thông tư

Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm năm 2005 của Bộ Nội

Vụ- Văn phòng Chính phủ về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản để xây dựng

đề cương

 Phần quốc hiệu – tiêu ngữ, cơ quan ban hành, số kí hiệu, địa danh,

ngày-tháng-năm, tên loại và trích yếu nội dung được soạn thảo như sau:

ỦY BAN NHÂN DÂN

 Phần nội dung được soạn thảo như sau:

- Phần căn cứ:

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ

Căn cứ Luật tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015;

Thực hiện công văn số 756/CV-UBND ngày 21/7/2017 của UBND huyện Lộc Bình về việc kiện toàn Ban giảm nghèo các xã, thị trấn;

Xét đề nghị của Văn phòng – Thống kê xã,

- Các điều trong phần nội dung:

Điều 1 Kiện toàn Ban chỉ đạo giảm nghèo xã Xuân Dương gồm các cá nhân có

tên sau:

1 Ông Lâm Văn Tuyến, Chủ tịch UBND xã – Trưởng ban;

2 Ông Tăng Văn Tuấn, Phó Chủ tịch UBND xã – Phó trưởng ban;

3 Ông Lâm văn tôn, công chức Văn hóa - Xã hội – Thành viên;

17 Bà Lâm Thị Đông, Bí thư Đoàn thanh niên CSHCM xã – Thành viên

Điều 2 Ban chỉ đạo giảm nghèo có nhiệm vụ chỉ đạo cong tác giảm nghèo ở

các thôn bản và hoàn thành tất cả các nhiệm vụ liên quan đến công tác giảm nghèo do trưởng ban phân công

Kinh phí hoạt động hàng năm của Ban do Ngân sách Nhà nước đảm bảo, dự toán và quyết toán theo quy định của Luật Ngân sách hiện hành

Điều 3 Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết đinh số

18a/QĐ-UBND ngày 03/4/2015 của UBND xã Xuân Dương

Điều 4 Văn phòng UBND xã các đơn vị liên quan và các cá nhân có tên tại

Điều 1 chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./

- Phần nơi nhận, thẩm quyền ký được trình bày như sau:

2.3.3 Trình duyệt văn bản

Sau khi văn bản được soạn thảo, bộ phận Văn phòng trình duyệt lên Chủ tịch UBND Lâm Văn Tuyến Chủ tịch UBND xem xét, đồng ý với bản dự thảo và

ký chính thức Sau đó, văn bản được chuyển xuống bộ phận Văn thư

Ví dụ: Quyết định số 100/QĐ-UBND về việc kiện toàn lại Ban chỉ đạo giảm nghèo

Ví dụ: Quyết định số 100/QĐ-UBND về việc kiện toàn lại Ban chỉ đạo giảm nghèo

xã Xuân Dương Sau khi chủ tịch Lâm Văn Tuyến ký chính thức lên quyết định này, đồng chí Triệu Thị Lan sẽ tiến hành ghi số, ngày, tháng, nhân bản và đóng dấu Và cuối cùng là làm thủ tục để phát hành văn bản nay đến các đơn vị và các

cá nhân có liên quan đến Quyết định này

Nhìn chung quy trình soạn thảo văn bản của UBND xã Xuân Dương đã đảm bảo theo đúng quy trình soạn thảo văn bản của cơ quan và của nhà nước đề ra Về nội dung các văn bản đã phản ánh đúng sát với từng phạm vi đối tượng mà văn bản hướng tới Cách sử dụng ngôn từ đều mang tính hành chính sự vụ thể hiện tính quyphạm và chức năng giao tiếp

2.4 Thể thức và kỹ thuật soạn thảo văn bản

2.4.1 Thể thức

Các văn bản quản lý của UBND xã Xuân dương đa số đã được soạn thảo theo đúngquy định tại Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 05 năm 2005 của Bộ Nội vụ-Văn phòng Chính phủ về thể thúc và kỹ thuật trình bày văn bản

Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản [Phụ lục IV]

2.4.2 Kỹ Thuật soạn thảo văn bản

Nhìn một cách tổng quát, các văn bản của UBND xã Xuân Dương đều soạnthảo đúng kỹ thuật được quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng

01 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản hành chính Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số văn bản mắc lỗi

về kỹ thuật trình bày

 Quốc hiệu

Về phần trình bày quốc hiệu của UBND vẫn chưa có sự thống nhất, khoảng cách giữa các từ vẫn đặt chưa đúng, khoảng cách gạch chân xa, độ dài gạch chân không đúng so với dòng chữ

Ví dụ: Kế hoạch số 52/KH-UBND phân công nhiệm vụ công tác công tác tháng 10/2017 của cán bộ, công chức xã Văn bản này sai ở chỗ chưa gạch chân

hết dòng chữ “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”, khoảng cách dấu gạch nối giữa

“Độc lập” và “Tự do” chưa đúng.

Văn bản đó được trình bày như sau:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập -Tự do - Hạnh phúc

[Kế hoạch số 52/KH-UBND ở Phụ lục]Sửa lại:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

 Tên cơ quan chủ quản, cơ quan ban hành

Cơ quan ban hành đúng, nhưng kỹ thuật trình bày sai

Ví dụ: Thông báo số 27/ TB-UBND kết luận cuộc họp công chức chuyên môn tháng 9 về đánh giá kết quả thự hiện nhiệm vụ tháng 8 năm 2017

Văn bản được trình bày như sau:

ỦY BAN NHÂN DÂN

XÃ XUÂN DƯƠNG