Lập kế hoạch tổ chức sự kiện 23

Họ tên: Nguyễn Thị Phương MSV: 11164187 Lớp chuyên ngành: Truyền thơng marketing BÀI TẬP CÁ NHÂN MƠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN Sự kiện “TRẢI NGHIỆM XƯỞNG MỘC SÁNG TẠO CREATIVE GARA” công ty Cổ phần Xưởng sáng tạo Creative Gara Tham gia với tư cách ban tổ chức Tổng quan kiện - Thời gian tổ chức: Thứ 4, thứ 5, thứ ngày 21, 22, 23 tháng 11 năm 2018 - Đối tượng tham gia: 538 học sinh khối Pooh trường mầm non Times City T1 T2, độ tuổi từ đến tuổi + Thứ (21/11): Pooh1, Pooh 2, Pooh 3, Pooh 4, Pooh 5, Pooh Tòa T1 + Thứ (22/11): Pooh 7, Pooh 8, Pooh 9, Pooh 10 Tòa T1; Pooh 1, Pooh Tòa T2 + Thứ (23/11): Pooh 3, Pooh 4, Pooh 5, Pooh 6, Pooh 7, Pooh Tòa T2 - Địa điểm: Xưởng Mộc sáng tạo Creative Gara Địa chỉ: Số 1, ngõ 31, Hoàng Cầu, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội - Mục tiêu: * Kiến thức: + Cung cấp cho trẻ kỹ tạo hình với gỗ + Cung cấp cho trẻ cách sử dụng nguyên vật liệu phù hợp, cách phối hợp màu sắc để tạo thành sản phẩm có ý nghĩa + Phát triển trí tưởng tượng cho trẻ * Kỹ năng: + Rèn cho trẻ vận động tinh bàn tay, ngón tay + Rèn kỹ làm việc nhóm * Thái độ: + Trẻ có tinh thần đồn kết, biết chia sẻ, giúp đỡ + Trẻ biết trân trọng sản phẩm tạo + Trẻ có hứng thú học tuân thủ nội quy hoạt động Kịch tổ chức - Trước hoạt động Thời gian Nội dung Liên lạc với đối tác (Xưởng 30/10/2018 mộc Creative gara) Thực Vị trí Ban giám hiệu Creative Gara Yêu cầu thực - Yêu cầu đối tác gửi nội dung hoạt động trải nghiệm chương trình - Thống yêu cầu bên Cam kết không vi phạm nội dung mà bên yêu cầu Lập kế hoạch rõ ràng, chi tiết cho buổi trải nghiệm Giám sát Ban giám hiệu Ban giám hiệu Lập kế hoạch trải 31/10/2018 nghiệm Uyên xin phê duyệt Phòng Kế tốn Soạn thư thơng báo 1/11/2018 Un => Xin phê duyệt - Rõ ràng, mạch lạc đầy đủ thông Ban tin giám Phòng - Trang phục phụ huynh trẻ: hiệu Kế toán Trẻ mặc quần áo đồng phục, giày đế mềm - Phụ huynh tham dự kiện hỗ trợ giáo viên công tác quản trẻ: Mỗi lớp có tối đa phụ huynh tham dự - Thư gửi qua email tuyển sinh KO - Trong hoạt động Thời gian Nội dung Thực Vị trí Trẻ xe Giáo Di bus tới viên chuyển 8:30-9:00 Xưởng mộc lớp quản lý Creative đường học sinh gara Yêu cầu thực - Hướng dẫn trẻ cách di chuyển an toàn kiểm tra số lượng học sinh toàn khối - Trong trình di chuyển giáo viên trò chuyện với trẻ cảnh vật bên đường, hoạt động trẻ xưởng mộc, lưu ý tham gia hoạt động, Ln kiểm sốt số lượng học sinh Trẻ tập kết - giáo viên đứng trước Giáo cổng Xưởng - giáo viên đứng sau viên Xưởng mộc - Ln đếm kiểm sốt số lượng lớp 9:00-9:15 Mộc Creative học sinh lớp quản lý - Phân công phụ huynh hỗ trợ công Creative gara học sinh việc cụ thể (Trông học sinh, mang gara đồ v…v) Giám sát Bán giám hiệu Ban giám hiệu - Nội dung hoạt động Thời gian Nội dung Thực Hướng dẫn bạn 9:10-9:25 nhỏ chơi trò chơi (mê cung, Creative Gara Quý Phúc Vị trí Yêu cầu thực Xưởng '- Trẻ chia theo nhóm: mộc lớp/nhóm Creative - Các nhóm luân phiên thăm quan gara xưởng mộc Giám sát Ban giám hiệu bi lắc, máy bắn đá ) - Hướng dẫn trẻ rõ ràng, dễ hiểu tạo hứng thú cho trẻ - Xưởng mộc phân cơng nhân cụ thể cho nhóm - Lịch trình tham gia hoạt động nhóm với trò chơi - Trẻ tham quan theo hướng dẫn anh chị bên Xưởng Mộc * Giới thiệu xưởng mộc, sản Tham quan xưởng mộc phẩm xưởng mộc Creative Xưởng giới * Giới thiệu công cụ dụng cụ, Ban mộc Gara nguyên liệu xưởng mộc 9:25-9:30 thiệu giám Quý Creative sản phẩm * Trải nghiệm thợ mộc: cưa, chà hiệu Phúc gara trò chơi nhám, đóng đinh, bào … gỗ - Xưởng mộc phân công nhân cụ thể cho nhóm - Lịch trình tham gia hoạt động nhóm Workshop Chủ đề 1: TimeCity mắt - Trẻ tham gia hoạt động em Tham góc chơi Chủ đề 2: quan - CG cần có phân khu cụ thể cho Home xưởng lớp mộc Xưởng - Phân công nhân phụ trách sweet giới mộc lớp, khu vực home Kế toán 9:30-10:40 Chủ đề ​3​ : thiệu Creative - Giáo viên phụ huynh đảm bảo Sáng tạo sản gara an toàn cho trẻ với thân phẩm - Giáo viên phân cơng nhiệm vụ trò chơi vai trò phụ huynh Sản phẩm: gỗ - Mỗi học sinh tham gia hoạt động Từ có sản phẩm mang khối gỗ hướng dẫn sáng tạo theo chủ đề Hoạt động: Đóng đinh, chà nhám, dán keo, tơ màu - Kết thúc hoạt động Thời gian Nội dung Thực Chụp ảnh kỷ niệm Giáo 10:40-10:50 tặng viên lớp quà (voucher) Giáo viên Trẻ tập kết xe lớp 10:50-11:00 trở trường Vị trí Giám sát Yêu cầu thực Xưởng mộc Creative - Kiểm tra kỹ đồ dùng, trang phục gara trẻ, tránh nhầm lẫn, bỏ quên - Giáo viên điểm danh trẻ đầy đủ trước lên xe - Báo lại sĩ số, tình trạng trẻ cho KT - Trò chuyện với trẻ buổi trải nghiệm Ban giám hiệu Ban giám hiệu Check list Nội dung công Yêu cầu việc Chuẩn bị Nội I dung Đảm bảo ngân sách phê Ngân sách duyệt Thể rõ: - Mục đích tổ chức Kịch bản, Phân - Thành phần tham dự công công việc - Thời gian, địa điểm tổ chức - Phân công checklist Thời hạn Thực Giám sát 10/11 TNHC BGH 7/11 Un Hiệu phó Tình trạng Chuẩn bị nội dung hoạt động trải nghiệm - Đảm bảo kiến thức độ tuổi - Đồ dùng đầy đủ, yêu cầu hoạt động 6/11 Creative Gara BGH 10/11 Uyên Hiệu trưởng 13/11 KT + Tuyển sinh+ Giáo viên BGH 15/11 Hành TNHC 17/11 Giáo viên Khối trưởng Ngày 21,22,23/11 20/11 TNHC Hiệu trưởng Thuê bảo vệ Thuê thêm ngày bảo vệ 20/11 TNHC Hiệu trưởng Đồ ăn sáng Cần có lớp lúc 7:30 đồ ăn vừa ấm để trẻ đến ăn 20/11 TNHC Hiệu trưởng Những ngày dã ngoại lớp Ăn nhẹ cho trẻ chơi uống sữa vào buổi sáng ăn sữa chua vào buổi chiều 20/11 Bếp trưởng TNHC Nước uống, giấy ăn, cốc giấy, 20/11 TNHC Hiệu trưởng II Soạn thư thông báo Soạn thư thông Yêu cầu phụ huynh đăng ký, báo gửi phụ trang phục trẻ, thời gian, lịch huynh trình Gửi thư cho phụ huynh Gửi đăng ký cứng + mềm KO thư email In thư thông báo dán bảng tin In khổ A4 khổ A1 trường lớp Tổng hợp lại Đúng đủ đơn đăng ký phụ huynh III Hậu cần Thuê xe cho học sinh Cốc giấy cho cháu Nước uống dạng chai nhỏ cháu/chai IV V Danh sách học Kiểm soát danh sách học sinh 20/11 sinh đăng ký dã ngoại Một số cháu phát thẻ tên, Thẻ tên cho 20/11 số cháu chưa phát học sinh in cài lại Cử nhân viên y tế, kỹ thuật hỗ Mang đầy đủ túi cứu thương 20/11 trợ Thiết bị hoạt động hỗ trợ Chụp rõ nét hoạt động 21, 22, Chụp ảnh Giáo viên liên hệ phụ 23/11 huynh hỗ trợ chụp ảnh Ngày 21, 22, 23/11 Như kịch Giáo viên Khối trưởng Giáo viên Khối trưởng Y tế TNHC TNHC BGH Nhân Khu vực Leader Support Đón tiếp Trung Hiệp + Trang Sau hồn thành di chuyển bổ trợ cho khu vực Xưởng tham quan Dũng Phương Anh + Hưng Sau hoàn thành di chuyển bổ trợ cho khu vực Khu trải nghiệm làm sản phẩm Cường +Trung Nga + Phượng + Dung + + Dũng Hiệp + Trang + Phương Anh + Hưng + Hảo + Vân Tiễn học sinh Trung Nga + Phượng + Dung + Phương Anh + Hảo Ghi Kinh phí STT NỘI DUNG Vé vào cổng Thợ chụp ảnh Tiền xe Tổng kinh phí ĐƠN SỐ ĐƠN GIÁ VỊ LƯỢNG Thành tiền vé 540 105,000 56,700,000 xe 18 1,000,000 880000 3,000,000 15,840,000 75,540,000 GHI CHÚ Giá bao gồm VAT Đánh giá - Nhìn chung, kiện kết thúc thành công nhận phản hồi tốt sau chương trình diễn Khơng gặp phải cản trở gây khó khăn (cả chủ quan lẫn khách quan) Nhờ thành công kiện lần mà Creative Gara tiếp tục hợp tác với trường mầm non Vincity tròn lần - Tuy nhiên có số vấn đề chưa thực triển khai tốt, cụ thể sau: + Về truyền thông trước kiện: Công ty trực tiếp liên hệ với trường tổ chức kiện mà không thực truyền thông trước kiện Hiện tại, lượt like trang fanpage cơng ty 25.910 lượt, cơng ty dùng fanpage để thực truyền thông cho kiện Nếu hoạt động diễn ra, kiện thành công + Về nhân sự: Do có số cộng tác viên support tham gia, chưa nắm rõ quy trình cách hướng dẫn làm sản phẩm nên làm ảnh hưởng đến thời gian diễn kiện Leader chưa training kỹ cho cộng tác viên, cần đúc kết rút kinh nghiệm lần sau + Về phản hồi khách hàng: Mặc dù có nhận phản hồi tích cực từ phía khách hàng cần đầu tư kỹ vấn đề này, tức phải nên có biên tổng kết sau kiện, xin ý kiến khách hàng mặt làm tốt mặt tồn đọng để từ thay đổi tốt cho kiện + Về truyền thơng sau kiện: Cơng ty có thực lên đăng tải hình ảnh kiện lên trang fanpage, nhiên chưa đạt hiệu cao chưa đầu tư content viết, lượt tiếp cận chưa cao chưa thực chạy quảng cáo để quảng bá cho kiện  ... trình - Thống yêu cầu bên Cam kết không vi phạm nội dung mà bên yêu cầu Lập kế hoạch rõ ràng, chi tiết cho buổi trải nghiệm Giám sát Ban giám hiệu Ban giám hiệu Lập kế hoạch trải 31/10/2018 nghiệm... trường tổ chức kiện mà không thực truyền thông trước kiện Hiện tại, lượt like trang fanpage công ty 25.910 lượt, cơng ty dùng fanpage để thực truyền thông cho kiện Nếu hoạt động diễn ra, kiện thành... phải nên có biên tổng kết sau kiện, xin ý kiến khách hàng mặt làm tốt mặt tồn đọng để từ thay đổi tốt cho kiện + Về truyền thông sau kiện: Công ty có thực lên đăng tải hình ảnh kiện lên trang fanpage,