Thư tín quan trọng đối với cá nhân và tổ chức: Trong kinh doanh, thư tín không thể thiếu, nó là sợi dây kết nối giữa các bên liên quan. Là phương tiện giao tiếp giữa tổ chức và các bên liên quan, nội bộ.
1 NỘI DUNG Tầm quan trọng hình thức thư tín Thư tín dạng truyền thống Thư tín dạng email Kỹ viết, ưu nhược điểm Tổng kết trò chơi Tầm quan trọng thư tín kinh doanh Thư tín quan trọng cá nhân tổ chức: • Trong kinh doanh, thư tín khơng thể thiếu, sợi dây kết nối bên liên quan • Là phương tiện giao tiếp tổ chức bên liên quan, nội Thư tín quan trọng nội dung hình thức: • Thư tín thể phong cách người viết văn hóa cơng ty nước giao dịch với đối tác nước ngồi Các hình thức giao tiếp thư tín: THƯ TÍN DẠNG TRUYỀN THỐNG Thư đánh máy Thư viết tay Thành phần thư: • Tiêu đề • Địa trả lời thư • Ngày tháng năm • Địa người nhận • Lời chào mở đầu • Dòng chủ đề • Phần thư • Lời chào kết thúc • Tên cơng ty • Chữ ký, tên, chức danh người gửi • Nơi nhận khác tài liệu đính kèm Một số lỗi hay mắc phải viết thư • Lỗi tả, ngữ pháp • Dùng từ sai • Viết q dài, có câu đoạn thừa • Rào đón, khách sáo • Lựa chọn từ ngữ, cách xưng hơ khơng phù hợp • Cách trình bày thư Kỹ viết thư Thơng điệp trung lập tích cực Thơng điệp thiện chí Thơng điệp tiêu cực loại thơng điệp thiện chí phổ biến Thơng điệp chúc mừng Lời chúc mừng nhân ngày lễ Thông điệp cảm ơn Thư mời Thông điệp chia buồn Thông điệp chào đón 3.3 Nội dung mail • Nên có chào hỏi • Ngôn ngữ diễn đạt ngắn gọn Trường hợp mail dài nên đưa vào file đính kèm • Kết email: Ví dụ: Cảm ơn, Trân trọng, Action Statement Có đơi khi, email khơng cần phải trả lời mà đơn đưa yêu cầu cho nhân viên Email bất lịch 3.4 Lạm dụng việc viết tắt • Nên tránh việc viết tắt (mặc dù vài người nghĩ viết tắt (các từ tiếng Anh), có nghĩa họ sành Anh ngữ) • Chỉ nên viết tắt mối quan hệ nhân (và với điều kiện từ viết tắt phổ biến) 3.5 Chữ kí email Một chữ ký phải bao gồm: • Tên, chức vụ bạn, nơi cơng tác, làm việc • Số điện thoại • Email • Các yếu tố khác (nếu muốn) Kỹ viết thư Giới thiệu số kỹ năng: Kỹ viết thơng điệp trung lập tích cực Kỹ viết thơng điệp thiện chí Kỹ viết thơng điệp tiêu cực Quy trình viết thư Bước 2: Defining the Reader and the Situation Bước 1: Determing the Ends and the Means Bước 5: Distributing the Message Bước 3: Developing and Message Bước 4: Detecting Deficiencies 2.8.3 Kỹ viết thư Chiến thuật GIRO: • Gaining attention • Increase desire • Reducing resistance • Orchestration action Một số lỗi thường mắc phải • Gửi nhầm email • Gửi nhầm đối tượng • Lỗi tả • Lỗi ngữ pháp • Dùng từ sai • Viết dài, dư thừa/ Viết ngắn, thiếu ý • Lựa chọn từ ngữ, cách xưng hơ khơng phù hợp • Cách trình bày thư kém, gây khó hiểu cho người đọc Cách khắc phục Viết email theo thứ tự sau: Điền tiêu đề mail Đính kèm tệp cần thiết Viết nội dung mail Kiểm tra lại email, sửa lỗi có, nên đọc lại nhiều lần (2 – lần) xem sai sót hay khơng Điền email người nhận, ý CC, BCC hợp lý Ví dụ số kiểu thư khác Ưu, nhược điểm Ưu điểm Thư truyền thống Email Nhược điểm - Có ghi thực - Thường chuyển chậm lưu trữ, xem lại - Phản hồi chậm tương lai - Tốn giấy mực, phí chuyển - Có thể có giá trị pháp lý - Tiết kiệm, chi phí thấp - Thời gian gửi nhận ngắn, gần tức thời - Gửi cho nhiều người cách nhanh chóng - Có thể bị lạc sang nơi khác, bị gửi vào thư rác TỔNG KẾT - Có loại thư tín: Thư truyền thống thư điện tử (email) - Thư truyền thống: Thư viết tay thư đánh máy • Thành phần thư gồm: Tiêu đề; Địa trả lời thư; Ngày tháng năm; Địa người nhận; Lời chào mở đầu; Dòng chủ đề; phần thư; Lời chào kết thúc; Tên công ty; Chữ ký, tên, chức danh người gửi; Nơi nhận khác tài liệu đính kèm • Thư phân thành nhóm chính: Thơng điệp trung lập tích cực; Thơng điệp thiện chí; thơng điệp tiêu cực - Thư điện tử (email): chức “to”, “cc” “bcc”; tiêu đề mail; nội dung mail; viết tắt, ... thức: • Thư tín thể phong cách người viết văn hóa công ty nước giao dịch với đối tác nước ngồi Các hình thức giao tiếp thư tín: THƯ TÍN DẠNG TRUYỀN THỐNG Thư đánh máy Thư viết tay Thành phần thư: ... trọng thư tín kinh doanh Thư tín quan trọng cá nhân tổ chức: • Trong kinh doanh, thư tín khơng thể thiếu, sợi dây kết nối bên liên quan • Là phương tiện giao tiếp tổ chức bên liên quan, nội Thư tín. .. khác, bị gửi vào thư rác TỔNG KẾT - Có loại thư tín: Thư truyền thống thư điện tử (email) - Thư truyền thống: Thư viết tay thư đánh máy • Thành phần thư gồm: Tiêu đề; Địa trả lời thư; Ngày tháng