Phân tích hiệu quả qui trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển của bộ phận thu mua tại công ty meraki FW

Báo cáo thực tập Phân tích hiệu quả qui trình xuất khẩu hàng hóa may mặc của bộ phận thu mua bằng đường biển của công ty TNHH Meraki FW công ty may gia công Coach Báo cáo thực tập Phân tích hiệu quả qui trình xuất khẩu hàng hóa may mặc của bộ phận thu mua bằng đường biển của công ty TNHH Meraki FW

ĐẠI HỌC KINH TẾ - LUẬT KHOA KINH TẾ KINH TẾ ĐỐI NGOẠI

BÁO CÁO KIẾN TẬP PHÂN TÍCH HIỆU QUẢ QUI TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA BỘ PHẬN THU MUA TẠI CÔNG TY TNHH MERAKI FW

GVHD: Thạc sĩ Chung Từ Bảo NhưSVTH: Phạm Bình An

TP.HCM THÁNG 08 NĂM 2018

MỤC LỤC

MỤC LỤC i

DANH SÁCH BẢNG BIỂU iii

DANH SÁCH CÁC HÌNH VẼ, BIỂU ĐỒ iii

CHÚ THÍCH CÁC TỪ VIẾT TẮT VÀ THUẬT NGỮ iv

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH MERAKI FW 3

1.1Thông tin chung về Công ty TNHH MERAKI FW 3

1.2Quá trình hình thành và mục tiêu phát triển 3

1.3Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Meraki FW 3

1.4Giới thiệu hoạt động chính của Công ty TNHH Meraki FW 4

1.5Kết luận chương 1 5

CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH HIỆU QUẢ QUI TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA BỘ PHÂN THU MUA 6

2.1Tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Meraki FW 6

2.2Giới thiệu Phòng kế hoạch của Công ty TNHH Meraki FW 7

2.2.1Chức năng 8

2.2.2Nhiệm vụ 8

2.3Phân tích hiệu quả qui trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển của bộ phân Thu mua 8

2.3.1Hoạt động xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển 8

2.3.2Nhập nguyên phụ liệu 10

2.3.4 Qui trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển 11

2.4Những vấn đề thường gặp trong quá trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển 14

2.4.1Về vấn đề chính sách quản lý tổ chức nhân sự 14

i

2.4.2Về vấn đề kỹ thuật phần mềm VNACC 15

2.5Hiệu quả liên kết của bộ phận thu mua với các bộ phận khác trong Công ty TNHH Meraki FW 16

2.6Điểm mạnh và điểm yếu của hoạt động xuất khẩu hàng hóa 17

2.6.1Điểm mạnh 17

2.6.2Điểm yếu 17

2.7Kết luận chương 2 18

CHƯƠNG 3 Ý KIẾN ĐỀ XUẤT 19

3.1Một số ý kiến đề xuất 19

3.2Kết luận chương 3 20

KẾT LUẬN 21

TÀI LIỆU THAM KHẢO 22

PHỤ LỤC 23

ii

DANH SÁCH BẢNG BIỂU

Bảng 2.1 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong 3 năm 2015-2017 6

DANH SÁCH CÁC HÌNH VẼ, BIỂU ĐỒ Hình 1.1 Sơ đồ tổ chức nhân sự tại Công ty TNHH Meraki FW 4

Hình 2.1 Chi phí hoạt động của công ty năm 2015 – 2017 7

Hình 2.2 Tình hình xuất khẩu túi xách da bò bằng đường biển sang các nước 2015 – 2017 9

Hình 2.3 Tình hình xuất khẩu quần áo sang các nước 10

Hình 2.4 Cửa sổ làm việc của phần mềm VNACC 13

Hình 2.5 Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển 14

Hình 2.6 Giao diện phần mềm VNACC 16

iii

CHÚ THÍCH CÁC TỪ VIẾT TẮT VÀ THUẬT NGỮ

Air: hàng đi đường hàng không

CCHQ KCN: Chi cục Hải quan khu công nghiệp

C/O: Certification of Original - giấy chứng nhận xuất xứ

FCR: Forwarder cargo receive - giấy nhận hàng của forwarder (house bill)

FOB: điều kiện giao hàng (Tham khảo thêm incoterm 2010)

Invoice: Hóa đơn thương mại

P/O: Purchase Order - đơn đặt hàng

P/L: Packing list - danh sách (chi tiết) đóng hàng

Sea: Hàng đi bằng đường biển

TNHH: Trách nhiệm hữu hạn

TTNDN: Thuế Thu nhập doanh nghiệp

VNACC: Vietnam Automated Cargo Clearance System - Hệ thống thông quan hànghóa tự động

XNK: Shipping - xuất nhập khẩu

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Xuất nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong quá trình công nghiệp hóa –hiện đại hóa Ngày nay đi đến đâu, cũng có thể dễ dàng thấy container, xe kéo công,hình ảnh các hãng vận tải lớn có mặt khắp lơi như DHL, FEDex, APL Logistics…những điều đó vô hình chung đã khẳng định sự phát triển của Logistic Sự phát triểncủa hệ thống Logistic có thể ai cũng biết đến nhưng quy trình thực hiện mua bán đểquá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ thì không hẳn ai cũng biết tới Được tiếp cậnvới lý thuyết trên giảng đường qua các phương tiện thông tin đại chúng là một cáchhữu hiệu để lấp bớt khoảng trống kiến thức mà mỗi người sinh viên trong ngànhđang và sẽ làm Tuy vậy, khoảng cách giữa lý thuyết và thực tiễn rất xa nhau Mỗidoanh nghiệp, mỗi công ty đều có một quy trình riêng để có thể vận hành một cáchtốt nhất, nhằm hướng tới mục tiêu riêng của doanh nghiệp đó

Ngoài ra, Công ty TNHH Meraki FW mang đặc thù riêng về hoạt động giacông hàng may mặc xuất khẩu Thường thì công ty gia công sẽ ít được nhắc đếntrong các bài học Bên cạnh đó, ở thực tiễn một số quy định không chỉ về xuất nhậpkhẩu mà còn nhiều quy định đối với doanh nghiệp đang hoạt động tại Việt Nam màcòn là các quy định do các đối tác yêu cầu

Nhận thấy được tầm quan trọng của hoạt động xuất nhập khẩu nói chung vàmong muốn được hiểu rõ hơn qui trình thực tế của doanh nghiệp, trong quá trìnhkiến tập tại công ty TNHH Meraki FW, dưới sự hướng dẫn của giáo viên – Th.SChung Từ Bảo Như, của các thành viên Phòng Kế hoạch nói riêng, của công ty nóichung, em xin quyết định lựa chọn đề tài “PHÂN TÍCH HIỆU QUẢ QUI TRÌNHXUẤT KHẨU HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA BỘ PHẬN THU MUATẠI CÔNG TY TNHH MERAKI FW” làm đề tài cho báo cáo thực tập của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu

Áp dụng các kiến thức đã học để tìm hiểu về hoạt động thực tiễn của doanhnghiệp, nghiệp vụ xuất khẩu bằng đường biển của bộ phận thu mua tại công tyMeraki FW, đồng thời hiểu rõ được bao quát quy trình xuất khẩu tại đây Bên cạnh

đó phân tích được ưu và nhược điểm, từ đó rút ra được bài học thực tế và sự khácnhau giữa những lý thuyết kiến thức đã học với thực tế

3 Phương pháp nghiên cứu

Bài báo cáo sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính thu thập dữ liệu từ

1

nhiều nguồn và trực tiếp thực tập tại công ty dưới sự hướng dẫn của các anh chị phòng Thu mua Cách thức thu thập dữ liệu bao gồm cả sơ cấp và thứ cấp:

Thông tin thứ cấp:

- Nguồn tài liệu nội bộ: các số liệu thống kê, chứng từ,

- Nguồn tài liệu bên ngoài: sách, báo, tạp chí ngành, mạng Internet,

Thông tin sơ cấp: Trực tiếp thực tập tại công ty

4 Giới hạn của đề tài

Bài báo cáo dựa trên số liệu tình hình hoạt động từ 2014 đến 2017

Đối tượng nghiên cứu là qui trình xuất khẩu bằng đường biển của bộ phậnthu mua

5 Kết cấu đề tài

Kết cấu đề tài gồm 3 chương

 Chương 1: Giới thiệu khái quát về công ty TNHH MERAKI FW

 Chương 2: Phân tích hiệu quả qui trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển của bộ phân thu mua

 Chương 3: Ý kiến đề xuất

6 Mô tả vị trí kiến tập

Hỗ trợ trong việc soạn thảo invoice, packing list, các chi phí phụ trong vận tải

Hỗ trợ kiểm tra sơ lược trong việc khai báo hải quan điện tử trên phần mềm điện tửVNACC Hỗ trợ anh/chị phòng Thu mua cập nhật tiến độ và lịch giao hàng từng

mã hàng Nhận hóa đơn mua hàng và tổng hợp lại cho kế toán Thực hiện các côngviệc văn phòng khác

Để có thể hoàn thành tốt đề tài báo cáo thực tập này, em xin gửi lời cảm ơn sâusắc đến quý Công ty TNHH Meraki FW đã cho em cơ hội được thực tập tại công ty

và hỗ trợ em rất nhiều trong quá trình thực tập Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơnchân thành sự giảng dạy hết mình từ các thầy cô trong khoa Kinh tế đối ngoại củaTrường Đại học Kinh tế - Luật và sự hướng dẫn tận tình của giáo viên hướng dẫn –ThS Chung Từ Bảo Như trong suốt thời gian qua Vì thời gian kiến tập có giới hạnnên bài báo cáo thực tập của em chắc hẳn sẽ còn nhiều sai sót, em mong nhận được

sự góp ý thẳng thắn và hữu ích của quý thầy cô để sửa chữa và hoàn thiện hơn bàibáo cáo này Em xin chân thành cảm ơn quý công ty và quý thầy cô

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH MERAKI FW 1.1 Thông tin chung về Công ty TNHH MERAKI FW

Tên công ty: CÔNG TY TNHH MERAKI FW

Tên giao dịch quốc tế: MERAKI FW INC

Trụ sở chính: Lô 89, Đường số 6, Khu Công Nghiêp

Tỉnh Bình Dương Sóng Thần 1, Thi ̣xã Dĩ An,Điện thoại: 0274.3794978 Fax: 0274.3794977

Mã số thuế: 3702218098

Giấy chứng nhận kinh doanh số: 462045001017

Email: infor@meraki.com.vn

1.2 Quá trình hình thành và mục tiêu phát triển

Công ty Trách nhiệm hữu hạn Meraki FW được thành lập chính thức từ ngày

26 tháng 9 năm 2013 tại Bình Dương giấy phép đăng ký kinh doanh số

462045001017 theo chứng nhận của Cục thuế tỉnh Bình Dương Đây là công tychuyên gia công hàng may mặc, đồng hoạt động theo mô hình sản xuất kinh doanhxuất khẩu đi các nước lớn trên thế giới như Mỹ, Thụy Sĩ, Anh, Hà Lan, TrungQuốc… Dưới đơn đặt hàng chủ yếu của hãng Coach (Mỹ) – Chuyên cung cấp túixách, phụ kiện bằng da phong phú, cùng bộ sưu tập trang phục may sẵn của Coachdành cho nam và nữ

Được thành lập từ năm 2013, cho đến nay, Công ty TNHH Meraki FW đã dầntrở thành một công ty gia công lớn mạnh với nhiều sự tín nhiệm từ phía hãngCoach Công ty đã kinh doanh hiệu quả xuất hàng qua các nước Mỹ, Anh, Hà Lan,Thụy Điển với số lượng đơn hàng ngày càng nhiều Về chính sách chất lượng vàtrách nhiệm xã hội: Công ty luôn cam kết không ngừng nâng cao sự thỏa mãn củakhách hàng và người lao động của mình bằng cách: áp dụng đầy đủ, duy trì thườngxuyên, cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng và trách nhiệm xã hội bao gồm

cả môi trường làm việc, phúc lợi và lợi ích cộng đồng; Tuân thủ các qui định vềtrách nhiệm xã hội và các quy dịnh khác mà công ty thừa nhận

1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Meraki FW

Xây dựng cơ cấu tổ chức có tác dụng phân bố và quản lý nguồn lực hợp lý chotừng công việc cụ thể, từ đó có thể tiết kiệm nguồn lực, hạ thấp chi phí nhân công,

Tổng giám đốc Giám đốc tài chính

Kế toán Nhân sự Kế hoạch Sản xuất

Thu mua Sản xuất 1

Hình 1.1 Sơ đồ tổ chức nhân sự tại Công ty TNHH Meraki FW

Công ty đi vào hoạt động được hơn 5 năm, vì thế tình hình nhân sự vẫn cònđang trong giai đoạn phát triển Công ty có hơn 15 người là các chuyên gia đến từnước ngoài, hơn 25 lao động là lao động tri thức và hơn 1500 là lao động phổ thông.Trong 2018, tình hình nhân sự có sự thay đổi Các chuyên gia có tay nghề cao vẫnđược sử dụng, và đang tuyển dụng các tri thức hỗ trợ cho công việc văn phòng Sốlượng nhân công tháng 10 năm 2016 giảm đáng kể vì lúc đấy công ty có rất ít đơnđặt hàng, phải giảm số lượng công nhân Tháng 5 năm 2017, số lượng nhân côngđược tuyển nhiều hơn do lượng đơn đặt hàng cao vào tháng 5 và tháng 6 năm 2018

1.4 Giới thiệu hoạt động chính của Công ty TNHH Meraki FW

Hoạt động sản xuất kinh doanh chính của công ty là chuyên gia công hàngmay mặc:

- May trang phuc ̣

- Sản xuât sản phầm từ da lông thú

- Sản xuất vali, túi xách và các loaị tương tự

- Sản xuất giày dép

Hoạt động theo mô hình sản xuất kinh doanh xuất khẩu đi các nước lớn trênthế giới như Mỹ, Thụy Sĩ, Anh, Hà Lan, Trung Quốc… Dưới đơn đặt hàng chủ yếucủa hãng Coach (Mỹ) – Chuyên cung cấp túi xách, phụ kiện bằng da phong phú,cùng bộ sưu tập trang phục may sẵn của Coach dành cho nam và nữ.

Hiện nay nhà máy có 36 chuyền may, gia công các loại Công xuất 9,700,000sản phẩm/năm chiến lược phát triển 2015-2020 là 50-80 chuyền may Công ty đang

có chiến dịch tuyển hơn 2000 công nhân viên để đáp ứng cho nhu cầu, khả nănghoạt động của công ty

1.5 Kết luận chương 1

Chương đầu tiên cung cấp các thông tin cơ bản về Công ty TNHH Meraki

FW Công ty được thành lập từ năm 2013 và có cơ cấu tổ chức nhân sự tương đốiđơn giản Hiện tại công ty đã mở rộng nhà máy sản xuất tại Khu công nghiệp Đồng

An và có kết quả kinh doanh khả quan, cho thấy hướng đi đúng đắn của mình

CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH HIỆU QUẢ QUI TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA BỘ PHÂN THU MUA

2.1 Tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Meraki FW

Công ty TNHH Meraki FW mới thành lập được 5 năm, trong thời kỳ đầu công

ty vẫn còn gặp nhiều khó khăn về mặt tài chính lẫn nhân sự Tuy nhiên, không vìvậy mà công ty phát triển không hiệu quả Bảng 1.1 (đơn vị tính tỷ VND) mô tả tìnhhình hoạt động của công ty trong thời gian 3 năm từ năm 2015 đến năm 2017 Từbảng cho thấy, trong 3 năm đầu 2014-2016, công ty chưa phải nộp thuế thu nhậpdoanh nghiệp nên lợi nhuận sau thuế khá cao Đến năm 2017 lợi nhuận sau thuếgiảm vì phải đóng thuế với mức 25%

Ngoài ra, tổng chi phí phát sinh tăng hơn 30% vì chi phí quản lý doanh nghiệptăng cao theo mỗi năm 2015 – 2016 tăng tới 39% Mặc dù lợi nhuận tăng theo cácnăm nhưng do mới thành lập nên tổng chi phí tăng cao làm lợi nhuận gộp giảm dần

Từ năm 2015 lợi nhuận gộp là 62,8 tỷ chỉ còn 61,7 tỷ vào năm 2017

Bên cạnh đó còn nhiều chi phí phát sinh trong khi thu nhập khác thì hầu nhưchưa có do đó mà lợi nhuận từ các hoạt động khác như đầu tư, bán thanh lý, không

có trong 2015-2016 Nhìn chung, công ty đã cố gắng vượt qua mọi khó khăn banđầu khi thành lập để đạt kết quả kinh doanh khả quan

Chi phí hoạt động của công ty từ 2015 - 2017

2015, 26%

2017, 41%

2016, 33%

2015 2016 2017

11 Lợi nhuận sau thuế 55.78 56.04 44.39 0.5% (20%)

Bảng 2.1 báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong 3 năm 2015-2017 (đơn vị tính tỷ VND)

(Nguồn phòng Kế toán)

Hình 2.1 Chi phí hoạt động của công ty năm 2015 - 2017

Và trong năm ngoái tới năm nay, công ty TNHH Meraki FW đã và đang cónhững chiến lược phát triển phù hợp, với những bước đi hợp lý để công ty phát triểnmạnh mẽ như hôm nay Qua báo cáo tài chính cho thấy, khả năng cũng như quy môcủa công ty càng lớn mạnh trong thời gian tới Hiện nay nhà máy có 36 chuyềnmay, gia công các loại Công xuất 9,700,000 sp/năm chiến lược phát triển 2015-

2020 là 50-80 chuyền may Công ty đang có chiến dịch tuyển hơn 2000 công nhânviên để đáp ứng cho nhu cầu, khả năng hoạt động của công ty

2.2 Giới thiệu Phòng kế hoạch của Công ty TNHH Meraki FW

Phòng kế hoạch là một trong những bộ phận quan trọng của công ty, có vai tròlập và theo dõi kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty Những hướng đi pháttriển của công ty sẽ do phòng bày lên kế hoạch, tham mưu, quản lý đề xuất với bangiám đốc Bộ phận thu mua thuộc sự quản lý của phòng kế hoạch Để đảm bảo quá

trình sản xuất kinh doanh được vận hành liên tục thì thu mua là một công việc rất cần thiết

2.2.1 Chức năng

Bộ phận thu mua có chức năng chính là lập kế hoạch thu mua theo kế hoạchsản xuất nghiên cứu, lựa chọn các nhà cung cấp theo các tiêu chuẩn Phân tích tàichính và giá trị sau đó sẽ tiến hành đàm phán giá cả để tiến tới bước mua hàng Saukhi mua hàng bộ phận thu mua còn có chức năng quản lý các hợp đồng cung ứng,kiểm soát hàng tồn kho với bộ phận Tổng kho

2.2.2 Nhiệm vụ

Bộ phận thu mua có nhiệm vụ chính là: (i) Quản lý các nhà cung ứng theo quitrình của công ty theo các chỉ tiêu: năng lực, sản phẩm, thời gian giao hàng, dịch vụhậu mãi, phương pháp thanh toán, tiềm năng phát triển (ii) Kiểm tra chất lượng vàtiến độ cung ứng của toàn bộ vật lực đầu vào phục vụ cho hoạt động sản xuất kinhdoanh toàn Công ty (iii) Xây dựng môi trường cung ứng lành mạnh, năng động,trách nhiệm và hiệu quả Bảo đảm cung ứng đúng số lượng, chất lượng, thời hạn, cótính đến tiết kiệm chi phí để thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh theo (iv) Phốihợp với các bộ phận khác trong công ty để việc khai thác nguồn hàng được nhanhchóng, thuận lợi

2.3 Phân tích hiệu quả qui trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển của bộ phân Thu mua

2.3.1 Hoạt động xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển

 Tình hình xuất khẩu túi xách da bò sang các nước

Hình 2.2 Tình hình xuất khẩu túi xách da bò bằng đường biển sang các

nước 2015 – 2017 (đơn vị nghìn túi) Nguồn: phòng Kế hoạch

Công ty Meraki FW trong những năm đầu tập trung chủ yếu sản xuất gia côngtúi xách da bò xuất sang các nước như Anh, Mỹ, Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc

Từ biểu đồ trên cho thấy số lượng đơn đặt hàng ở năm 2015 có tiến triển bìnhthường, ở mỗi nước lượng đơn đặt hàng tương đương nhau, chênh lệch không quánhiều chỉ từ vài trăm túi Nhưng đến 2016, lượng đơn đặt hàng giảm do nhu cầu bênđối tác giảm “Kim ngạch xuất khẩu dệt may của Việt Nam năm 2016 chỉ đạtkhoảng 28,5 tỷ USD, thấp hơn dự kiến khoảng 1,5 tỷ USD” (Theo thống kế BộCông Thương) Cho nên đây là tình trạng chung không phải từ phía công ty Cácnước nhập khẩu lượng túi xách cao là Mỹ, Đài Loan Đây là hai thị trường tiềmnăng để công ty đẩy mạnh hợp tác

 Tình hình xuất khẩu quần áo may sẵn sang các nước

NHẬT BẢN

ĐÀI LOAN

HÀN QUỐC

NETHERLA ND

AN H

M

Ỹ

2345198 7 135

9

124 5

234 1

289 0

245 0

35673457 336

7

345 7

589 0

542 1

845 6

868

9

Tình hình xuất khẩu túi xách da bò bằng đường biển

sang các nước năm 2015 - 2017 (đơn vị nghìn túi)

Năm 2015Năm 20162017

Tình hình xuất khẩu quần áo may sẵn sang các nước

(đơn vị tấn)

AN

H

M Ỹ

HÀN QUỐC

ĐÀI LOAN 201520162017

568 497

Hình 2.3 Tình hình xuất khẩu quần áo sang các nước (đơn vị tấn)

Từ biểu đồ trên cho thấy hoạt động gia công xuất khẩu túi xách da bò là hoạtđộng chủ yếu của Meraki Bên cạnh đó gia công quần áo người lớn may sẵn cũng

có số lượng đơn đặt hàng tuy số lượng không quá nhiều nhưng có tăng giữa năm

2015 và 2017 Còn năm 2016 nằm trong tình hình chung của việc xuất khẩu hànggia công bị giảm, cho nên quần áo gia công cũng không có kết quả khả quan hơn sovới các sản phẩm khác Tuy nhiên sang năm 2017 số lượng đơn đặt hàng vê mảngquần áo đã có tiến triển, đặc biệt là thị trường từ Đài Loan và Mỹ Đây chính là haithị trường tiềm năng mà công ty đang hướng đến

2.3.2 Nhập nguyên phụ liệu

Mở đầu cho hợp tác kinh doanh chính là bản cam kết, bản cam kết ở đây làhợp đồng gia công xuất khẩu Hợp đồng gia công xuất khẩu nhìn chung giống vớicác hợp đồng kinh doanh khác Hợp đồng gia công cũng có các nội dung bao gồm:tên, địa chỉ liên lạc bên giao gia 8 công; tên, địa chỉ liên lạc bên nhận gia công; tênloại hàng hóa; thời gian, địa điểm, cách thức giao hàng; một số điều khoản khác màhai bên thỏa thuận Theo trên hợp đồng gia công của công ty Meraki FW có một sốnét đặc trưng riêng như: trong điều kiển thanh khoản giao hàng thì nơi giao hàng cócác yêu cầu như sau Hàng đi đường biển (sea) hàng đi Japan, China thì cảng xếphàng là cảng Cát Lái, hàng đi trực tiếp sang Mỹ, Hàn Quốc sẽ đi trung gian từ công

ty CP Phúc Long sang cảng Cái Mép TCIT (Vũng Tàu) Nếu hàng hóa đi bằngđường hàng không (air) sang Netherland, Trung Quốc, Hàn Quốc sẽ đi từ TMDLBinh Duong.

Sau khi hợp đồng được ký kết, công ty gia công sẽ thực hiện nhập nguyên phụliệu cần thiết do hai bên thỏa thuận trong hợp đồng trước 2 tháng so với ngày xuấthàng Việc nhập hàng do 4 nhân viên phòng Thu mua kết hợp với các phòng bankhác có liên quan thực hiện dưới sự giám sát của trưởng phòng Planning Khi hànghóa nhập về sẽ lưu kho tại CCHQ KCN Sóng Thần Bình Dương

2.3.4 Qui trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển

Nguyên phụ liệu sau khi nhập về sẽ được chuyển vào kho để thực hiện việcsản xuất Trước đó, sau khi ký hợp đồng và có mẫu thiết kế sẵn, bộ phận kế hoạch

sẽ họp với bộ phận sản xuất để lên kế hoạch thiết kế đo đạc trước Bộ phận sản xuất

sẽ thực hiện công việc gia công hoàn chỉnh sản phẩm Với 36 truyền sản xuất một lôhàng sẽ được sản xuất từ 1-3 tháng tùy theo số lượng lớn hay nhỏ Tất cả công đoạncắt, may, in, ủi, thêu đều thực hiện tại xưởng Mọi công đoạn đều được giám sát bởi

bộ phận quản lý chất lượng theo đơn hàng mẫu của đối tác nước ngoài Sau khi sảnphẩm hoàn thành, bộ phận finishing của tổng kho sẽ thực hiện đóng hàng theo tiêuchuẩn của người nhập khẩu, gồm bao nylon, số thùng carton theo yêu cầu Hàng sẽđược bộ phận kiểm tra chất lượng của đối tác trực tiếp kiểm tra hàng trước khi đónghàng, Vì vậy, mọi sai sót về lỗi sản phẩm khi giao sẽ rất thấp Sau khi hàng đượcđóng xong sẽ lưu kho ICD tại CCHQ KCN Sóng Thần Bình Dương

Bài báo cáo chỉ tìm hiểu qui trình xuất khẩu bằng đường biển, nên những quitrình sau đây chỉ liên quan đến xuất khẩu đi đường biển Quy trình xuất hàng đượcthực hiện bởi 4 nhân viên shipping của phòng thu mua Bộ chứng từ mẫu xem phụlục Quy trình cụ thể được thực hiện như sau:

Bước 1: In P/O Đây là bước đầu tiên để thực hiện việc xuất hàng Đơn đặt

hàng được lưu trữ trên hệ thống của công ty Nhờ sử dụng hệ thống internet nênviệc tiếp cận thông tin nhanh chóng, dễ dàng Thuận tiện cho việc cập nhật thông tinđơn hàng, sửa chữa thông tin nhanh chóng và toàn bộ nhân viên bộ phận Thu mua

và các bộ phận khác cùng cập nhật thông tin chính xác nhất

Bước 2: Làm Packing list: việc làm danh sách đóng hàng được bên đóng hàng

gửi lên hệ thống cho khách hàng Nhân viên shipping hoàn thành bộ chứng từ xuất

để đưa đến kho ICD

Bước 3: Booking lịch với hãng tàu: việc Booking được thực hiện trên hệ

thống Căn cứ vào invoice, packing list, hợp đồng để lên chi tiết hầng xuất gửi hãngtàu Booking lịch với hãng tàu qua hệ thống giúp việc đặt tàu nhanh chóng, tiếtkiệm thời gian, giấy tờ và cũng thuận tiện cho việc thay đổi nếu có Hãng tàu sẽ sắpxếp lịch tàu chạy rồi thông báo lịch trình cho công ty qua hệ thống Vì công ty xuấthàng theo điều kiện FOB nên việc thuê tàu, mua bảo hiểm do chính khách hàng thuêgia công thực hiện

Đối với hàng sea, Booking nên thực hiện trước 2 ngày theo lịch dự kiến tàuchạy Lịch dự kiến được qui định sẵn trong hợp đồng, khoảng thời gian này để bênhãng tàu sắp xếp lịch tàu chạy Tuy nhiên, thời gian cũng chỉ mang tính tương đối,

vì sẽ có nhiều việc phát sinh như: bên đối tác chưa sắp xếp được lịch tàu chạy, hauthực hiện việc thay đổi chứng từ cho phù hợp

Bước 4: Làm mã hàng định mức đối với hàng chưa có định mức Tại công ty

Meraki FW, mã hàng định mức đã được thực hiện trong lúc sản xuất sản phẩm Việclàm định mức sẽ được thực hiện bởi nhân viên chứng từ Định mức làm xong sẽ lưutrữ dạng excel trong hệ thống của công ty Để thực hiện làm định mức, bộ phận sảnxuất phải đưa chi tiết hàng hóa cho nhân viên chứng từ, căn cứ vào tài liệu có sẵn vàcông thức được lập trình sẵn để lập bảng kê khai định mức Sau đó trình lên trưởngphòng ký duyệt và đăng ký định mức sử dụng tại chi cục hải quan Bình Dương Đây

là bước quan trọng vì nó bổ trợ cho việc xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) cho

lô hàng xuất khẩu

Bước 5: Mở tờ khai hải quan điện tử

Mở tờ khai được thực hiện trên hệ thống VNACC Đây là hệ thống khai hảiquan điện tử của hải quan Bộ chứng từ được đưa tới cơ quan hải quan để xin đượcthông quan hàng xuất khẩu gồm: Tờ khai xuất, invoice, P/L, chỉ định giao hàng,booking, giấy chứng nhận xuất xứ, FCR, giấy nộp C/O sau Bởi vì đây là công tymới, và chủ công ty là người nước ngoài vì vậy việc khai hải quan và nhân viênchứng từ đều được thuê dịch vụ bên ngoài Và nhân viên chứng từ tại công ty phảithực hiện thêm bước lưu các bộ chứng từ như sau:

Hàng được phân luồng xanh: 1 bộ nháp đầy đủ, 1 bộ XNK lưu, 1 invoice lẻ để

kế toán làm công nợ

Hàng được phân luồng vàng: 1 bộ nháp đầy đủ, 1 bộ XNK lưu, 1 bộ Hải quan Hàng được phân luồng đỏ: bộ chứng từ như luồng vàng và phải trình xếp hànglên hải quan

Hình 2.4 Cửa sổ làm việc của phần mềm VNACC Bước 6: Thực hiện truyền tờ khai

Bên dịch vụ sẽ thực hiện mở tài khai, bên công ty sẽ kiểm tra lại 1 lần nữatrước khi thực hiện truyền tờ khai Sau khi truyền tờ khai, hàng hóa được phânluồng, ra hãng tàu đều được thực hiện bởi bên dịch vụ Sau đó họ sẽ thực hiện thanh

lý tờ khai

Trong khi thực hiện truyền tờ khai, lô hàng sẽ được đóng lên container hoặc đi xe tải để ra cảng

Bước 7: Lấy C/O: Nhân viên bên shipping sẽ thực hiện việc lấy C/O Điểm lưu

ý tại công ty Meraki FW thì chỉ có hàng đi Mỹ khôngcần C/O Khi các chứng từkhác được thực hiện đầy đủ và tuần tự theo các bước ở trên, bộ chứng từ yêu cầulấy CO sẽ được chuẩn bị gồm có:

- Đơn đề nghị cấp C/O: là đơn đề nghị do công ty lập với nội dung yêu cầu cơquan có thấm quyền cấp C/O cho một loại hàng hóa cụ thể Bộ C/O gồm 4 bản: 1bản gốc và 3 bản sao Trên bản gốc được đóng mộc “original”, còn 3bản còn lạiđược đóng dấu “copy”

- Tờ khai hải quan gồm 1 bản gốc và 1 bản sao: 1 bản gốc được in trên giấyđó,bản còn lại lại là giấy trắng có chữ “sao y bản chính”

- Invoice 1 bản: được đóng mộc và giáp lai của công ty và người có thẩmquyền

- Parking List 1 bản: với yêu cầu như invoice