Chuyên đề 7: Tin học

Đây là tài liệu ôn thi kiểm toán viên-kế toán viên dùng cho kì thi năm 2013, gồm 5 chuyên đề:1,2,3,4,7

Chuyªn ®Ò 7 Tin häc PHẦN I - CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1.1. Khái niệm về hệ điều hành Hệ điều hành là phần mềm quan trọng nhất cho máy tính điện tử có nhiệm vụ điều khiển mọi hoạt động cơ sở của máy tính, giúp phần mềm của người sử dụng có thể chạy được trên máy tính. Các hệ điều hành thông dụng hiện nay: MS-DOS, Windows, Unix, Linux, OS/2, Macintosh… 1.2. Máy tính và Nguyên lý hoạt động của máy tính 1.2.1. Khái niệm về máy tính Máy tính là công cụ dùng lưu trữ và xử lý thông tin. Mọi quá trình xử lý thông tin bằng máy tính được thực hiện theo chu trình sau: Các thông tin xử lý trên máy tính đều được mã hoá ở dạng số nhị phân, với 2 ký hiệu 0 và 1. Mỗi vị trí lưu trữ một số nhị phân được tính là 1 BIT (Binary Digit), đây là đơn vị đo thông tin nhỏ nhất. Ngoài ra, còn có các đơn vị đo khác: 1 Byte = 8 bits 1 KB (KiloByte) = 1024 Bytes 1 MB (MegaByte) = 1.024 KB 1 GB (GigaByte) = 1.024 MB 1 TB(TeraByte) = 1.024 GB 1 PB (PetaTyte) = 1.024 TB Để trao đổi thông tin giữa người và các thiết bị trong máy, người ta xây dựng bảng mã nhị phân để biểu diễn các chữ cái, các chữ số, các câu lệnh… Bảng mã ASCII (American Standard Code for Information Interchange) được chọn làm bảng mã chuẩn. Trong đó, mỗi ký tự được mã hoá bởi một số nhị phân 8 BIT. Tổng số ký hiệu trong bảng mã ASCII là 256 ký tự. 1.2.2. Các thành phần cơ bản của máy tính: Bao gồm: Phần cứng và phần mềm Phần cứng (Hardware): Toàn bộ trang thiết bị máy móc, thực hiện các chức năng xử lý thông tin. 15 XỬ LÝDỮ LIỆU ĐẦU VÀO DỮ LIỆU ĐẦU RA Giải mã (Decoding) Mã hoá (Coding) Một máy tính điện tử có sơ đồ cấu tạo đại cương như sau: Trong đó: Bộ xử lý trung tâm (CPU: Central Processing Unit): Bộ xử lý trung tâm (CPU) là đầu não của máy tính, ở đó diễn ra việc xử lý thông tin và điều khiển toàn bộ mọi hoạt động của máy tính. Bộ nhớ: (Memory) a) Bộ nhớ trong (Internal Memory): Có 2 loại bộ nhớ trong phổ biến + Bộ nhớ chỉ đọc (ROM: Read Only Memory): Là bộ nhớ chứa các chương trình và dữ liệu của nhà sản xuất máy tính. + Bộ nhớ truy xuất ngẫu nhiên (RAM: Random Access Memory): Là bộ nhớ chứa các chương trình và dữ liệu của người sử dụng khi máy đang hoạt động. Máy tính xử lý thông tin trực tiếp từ bộ nhớ RAM. Thông tin có thể đọc ra hoặc ghi vào và sẽ bị xoá sạch khi tắt máy. Kích thước bộ nhớ RAM hiện nay đã lên đến đơn vị GB. b) Bộ nhớ ngoài (External Memory): * Đặc điểm: + Thông tin lưu trữ trong bộ nhớ ngoài không bị mất khi máy ngừng làm việc hoặc có sự cố. Chính vì vậy, người sử dụng dùng bộ nhớ ngoài để lưu trữ thông tin có tính lâu dài. + Để xử lý thông tin từ bộ nhớ ngoài thì sau khi người sử dụng thao tác chọn thông cần xử lý, máy tính sẽ đưa thông tin đó vào bộ nhớ RAM rồi mới xử lý. + Kích thước của bộ nhớ ngoài liên tục được các nhà sản xuất nghiên cứu, nâng cấp, mở rộng khả năng lưu trữ. * Một số thiết bị nhớ ngoài đang được sử dụng phổ biến: + Đĩa mềm (Floppy Disk - FD): Có kích thước 3 1/2 inches với dung lượng 1.44MB là sử dụng thông dụng nhất. Để đọc ghi dữ liệu trên đĩa, máy tính cần có ổ đĩa mềm có kích thước tương ứng. Đĩa mềm có ưu điểm là gọn nhẹ, thuận tiện trong quá trình trao đổi thông tin giữa các máy tính nhưng do đĩa mềm bị chế về dung lượng, tuổi thọ của đĩa cũng thấp, đòi hỏi môi trường bảo quản cao . nên người sử dụng đã chuyển sang dùng thiết bị nhớ khác thay thế đĩa mềm trong thời điểm hiện nay. + Đĩa cứng (Hard Disk - HD): Đĩa cứng thường gồm nhiều đĩa bằng hợp kim được xếp thành tầng trong một hộp kín. Dung lượng lưu trữ thông tin trên đĩa cứng trong thời 16 BỘ NHỚ (Memory) THIẾT BỊ ĐẦU VÀO (Input device) THIẾT BỊ ĐẦU RA (Output device) BỘ XỬ LÝ TRUNG TÂM (CPU) điểm hiện nay đã cho phép lên đến hàng trăm GB. Tốc độ trao đổi thông tin giữa đĩa cứng và CPU nhanh hơn gấp nhiều lần so với đĩa mềm. + Đĩa CD-ROM (Compact Disk Read Only Memory): Được ghi thông tin lên bằng cách dùng tia laser. Khả năng lưu trữ thông tin rất lớn thường đĩa có kích thước 4.72 inches có dung lượng khoảng 540MB, 600MB, 650MB, 700 MB . Muốn ghi thông tin lên đĩa CD-ROM phải có ổ đĩa chuyên dụng, có tính năng ghi. Các ổ đĩa CD-ROM thông thường chỉ có tính năng đọc. Không có tính năng thay đổi thông tin trên đĩa CD-ROM. + Đĩa USB Flash: Được kết nối với máy tính qua cổng USB. Máy tính sẽ tự nhận dạng như một thiết bị lưu trữ ngoài. USB Flash sau khi xuất hiện trên thị trường đã dần thay thế cho đĩa mềm. Nó được coi như là một ổ cứng di động, có khả năng lưu trữ thông tin với dung lượng lên đến hàng chục GB. Tuy nhiên tốc độ kết nối không được nhanh như ổ cứng. + . c) Thiết bị nhập (Input devices) + Bàn phím (Keyboard): Là thiết bị nhập thông tin vào máy tính. Đây là thiết bị nhập được sử dụng thông dụng nhất đối với mỗi máy tính. + Chuột (Mouse): Điều khiển con trỏ chuột trên màn hình để chọn một đối tượng hay một chức năng đã trình bày trên màn hình. Chuột thường có 2 hoặc 3 phím bấm. + Máy quét hình (Scanner): Là thiết bị đưa dữ liệu hoặc hình ảnh vào máy tính. + . d) Thiết bị xuất (Output devices): + Màn hình (Display/Monitor): Có 2 chế độ làm việc: văn bản (Text) và đồ hoạ (Graph). Ở chế độ văn bản, màn hình thường có 80 cột và 25 hàng không thể hiển thị hình ảnh như trong chế độ đồ hoạ. + Máy in (Printer): Dùng để xuất thông tin ra giấy. Các chủng loại máy in thông dụng hiện có như máy in laser (dùng mực bột), máy in kim (dung băng mực), máy in phun (dùng mực nước), . + MODEM (Modulator Demodulator): Là thiết bị chuyển đổi từ tín hiệu tương tự (Analogue) thành tín hiệu số (Digital) và ngược lại, dùng trao đổi thông tin giữa các máy tính thông qua 1.3. Khái niệm về chương trình ứng dụng Là các chương trình ứng dụng cụ thể vào một lĩnh vực. Phần mềm soạn thảo văn bản (Wordprocessing): Microsoft Word, EditPlus… Phần mềm quản lý dữ liệu (Database Management System): Visual Foxpro, Access, SQL Server… Phần mềm đồ hoạ: Corel Draw, PhotoShop, FreeHand , Illustrator… Phần mềm thiết kế: AutoCad cho ngành xây dựng, cơ khí, Orcad cho ngành điện tử viễn thông Phần mềm chế bản điện tử: PageMaker, QuarkPress… 17 Phần mềm thiết kế trang Web: FrontPage, DreamWeaver… PHẦN II. HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS XP VÀ CÁC TIỆN ÍCH CƠ BẢN 2.1. Khái niệm về Hệ điều hành Windows XP Windows XP là tập hợp các chương trình điều khiển máy tính thực hiện các chức năng chính như: • Điều khiển phần cứng của máy tính. Ví dụ, nó nhận thông tin nhập từ bàn phím và gởi thông tin xuất ra màn hình hoặc máy in. • Làm nền cho các chương trình ứng dụng khác chạy. Ví dụ như các chương trình xử lý văn bản, hình ảnh, âm thanh… • Quản lý việc lưu trữ thông tin trên các ổ đĩa. • Cung cấp khả năng kết nối và trao đổi thông tin giữa các máy tính. • . Windows XP có giao diện đồ hoạ (GUI – Graphics User Interface). Nó dùng các phần tử đồ hoạ như biểu tượng (Icon), thực đơn (Menu) và hộp thoại (Dialog) chứa các lệnh cần thực hiện. 2.2. Các thao tác cơ bản trong Windows XP 2.2.1. Khởi động Windows XP Thông thường, bạn chỉ cần bật công tắc nguồn (Power) của máy tính, Windows XP sẽ tự động được khởi động. Tuỳ thuộc vào cách cài đặt, có thể bạn phải gõ mật mã (Password) để vào màn hình làm việc (gọi là DeskTop) của Windows XP. 2.2.2. Các biểu tượng trên màn hình Khi Windows XP đã được khởi động, hai thành phần cơ bản mà người sử dụng nhìn thấy trên màn hình là các biểu tượng và thanh tác vụ: 1. Các biểu tượng (Icons) liên kết đến các chương trình thường sử dụng. 2. Thanh tác vụ (Taskbar) chứa: • Nút Start dùng mở menu Start để khởi động các chương trình. • Nút các chương trình đang chạy: Dùng chuyển đổi qua lại giữa các chương trình. • Khay hệ thống: chứa biểu tượng của các chương trình đang chạy trong bộ nhớ và hiển thị giờ của hệ thống. • Bạn có thể dùng chuột để tác động đến những đối tượng này. 18 2.2.3. Cửa sổ chương trình: Mỗi chương trình khi chạy trong Windows XP sẽ được biểu diễn trong một cửa sổ. Cửa sổ này là phần giao tiếp giữa người sử dụng và chương trình. Cửa sổ bao gồm các thành phần sau: • Thanh tiêu đề: Chứa biểu tượng của menu điều khiển kích thước cửa sổ; tên chương trình; các nút thu nhỏ, phục hồi kích thước cửa sổ, nút đóng cửa sổ. • Thanh menu (Menu bar): Chứa các chức năng của chương trình. 19 • Thanh công cụ (Tools bar): chứa các chức năng được biểu diễn dưới dạng biểu tượng. • Thanh trạng thái (Status bar): Hiển thị mô tả về đối tượng đang trỏ chọn hoặc thông tin trạng thái đang làm việc. Thanh cuộn dọc và ngang: chỉ hiển thị khi nội dung không hiện đầy đủ trong cửa sổ. Chúng cho phép cuộn màn hình để xem nội dung nằm ngoài đường biên của cửa sổ. 2.2.4. Quản lý chương trình và dữ liệu bằng Windows Explorer Các chương trình và dữ liệu của bạn được lưu thành các tập tin (Files) trên các thiết bị như: Ổ đĩa cứng; đĩa mềm; đĩa Zip; đĩa CD ghi được (Rewriteable); ổ đĩa mạng . Trong phần này, bạn sẽ học cách dùng Windows Explorer để quản lý tập tin a) Mở Windows Explorer Kích phải chuột trên nút Start và kích chuột vào mục Explorer để mở Windows Explorer. b) Khung trái chứa tên các ổ đĩa và các thư mục Windows XP dùng các ký tự (A:), (B:) cho các ổ đĩa mềm; các ký tự (C:), (D:) … để đặt tên cho các loại ổ đĩa lưu trữ khác. Mỗi ổ đĩa trên máy tính đều có một thư mục (Folder) chính được gọi là thư mục gốc chứa các tập tin trên đĩa. Nhưng để dễ dàng cho việc quản lý các tập tin, bạn có thể tạo thêm các thư mục con khác, lồng nhau, chứa các tập tin theo từng thể loại Một thư mục có thể rỗng hoặc có thể chứa các tập tin và các thư mục con. c) Khung phải hiển thị nội dung của mục được chọn trên khung trái Kích chuột chọn ổ đĩa bên khung trái để hiện nội dung của thư mục gốc bên khung phải. Kích chuột vào tên thư mục bên khung trái để hiện nội dung của thư mục đó bên khung phải. Kích chuột vào dấu trừ để thu gọn nhánh phân cấp thư mục con. 20 Chú ý: Dấu cộng bên cạnh cho biết ổ đĩa hay thư mục đó còn có các thư mục con. d) Thay đổi hình thức hiển thị trên khung phải Kích chuột vào menu View và chọn một trong 5 hình thức hiển thị: • Thumbnails: thường dùng để xem trước các File hình. • Tiles: Hiện các tập tin và các thư mục con ở dạng biểu tượng lớn • Icons: Hiện các tập tin và các thư mục con ở dạng biểu tượng nhỏ • List: Hiện các tập tin và các thư mục con ở dạng liệt kê danh sách. • Details: Liệt kê chi tiết các thông tin như tên (Name), kiểu (Type), kích thước lưu trữ (Size), ngày giờ tạo hay sửa (Modified). e) Sắp xếp dữ liệu Kích chuột vào View\Arrange Icons by và chọn thứ tự sắp xếp • Theo tên: Name • Theo kích thước: Size 21 • Theo phần mở rộng: Type • Theo Ngày tháng tạo sửa • Theo thay đổi: Modified f) Quản lý thư mục và tập tin * Tạo một thư mục: 1. Mở thư mục muốn tạo thêm thư mục con 2. Chọn menu File\New\Folder hay chọn: Make a new Folder bên khung trái. Một thư mục mới hiển thị với tên mặc định là New Folder. 3. Gõ tên thư mục mới và ấn phím Enter. * Tạo Shortcut 22 Shortcut là một file liên kết đến một đối tượng trên máy tính hay trên mạng. Đối tượng đó có thể là tập tin, thư mục, ổ đĩa, máy in hay máy tính khác trên mạng. Shortcut là cách nhanh nhất để khởi động một chương trình được sử dụng thường xuyên hoặc để mở tập tin, thư mục mà không cần phải tìm đến nơi lưu trữ chúng. 1. Mở thư mục chứa tập tin chương trình cần tạo Shortcut 2. Kích phải chuột vào tập tin 3. Chọn Create Shortcut : nếu tạo Shortcut ngay trong thư mục đang mở, 4. Chọn Send to\Desktop(create shortcut): nếu muốn tạo Shortcut trên nền Desktop. Chú ý: Các tập tin chương trình (Application) thường có phần mở rộng là .EXE. Những chương trình của Windows XP được lưu trữ trong thư mục Windows, những chương trình khác thường được cài đặt tại thư mục Program Files. * Đổi tên tập tin hay thư mục (Rename): 1. Mở ổ đĩa hay thư mục chứa tập tin hoặc thư mục con cần đổi tên 2. Kích chuột vào tên tập tin hay thư mục muốn đổi tên 3. Chọn menu File\ Rename hay chọn Rename this file hoặc Rename this folder bên khung trái 4. Gõ tên mới, sau đó ấn phím Enter. * Di chuyển một tập tin hay thư mục (Move): 23 1. Mở ổ đĩa, thư mục chứa tập tin hay thư mục con cần di chuyển. 2. Kích chuột vào tên tập tin hay thư mục muốn di chuyển. 3. Chọn menu Edit\Move To Folder… hay chọn Move this file hoặc Move this folder bên khung trái. Hộp thoại Move Items xuất hiện. 4. Trong hộp thoại này, kích chuột vào ổ đĩa, thư mục muốn chuyển đến, sau đó kích chuột vào nút Move. * Sao chép một tập tin hay thư mục (Copy): 1. Mở ổ đĩa hay thư mục chứa tập tin hay thư mục con cần sao chép 2. Kích chuột vào tên tập tin hay thư mục muốn sao chép 3. Chọn menu Edit\Copy To Folder… hay chọn Copy this file hoặc Copy this folder. Hộp thoại Copy Items xuất hiện 4. Trong hộp thoại này, kích chuột vào ổ đĩa, thư mục muốn chuyển đến, sau đó kích chuột vào nút Copy. 24 [...]... (trường học) • com (công ty) • mil (cơ quan quân sự) • org (các tổ chức) • net (mạng) Ví dụ: Domain của Bộ Tài chính: mof.gov.vn 3.2.3 Các dịch vụ thông tin trên Internet Khai thác thông tin dựa trên siêu văn bản (Web) Truyền tệp (FTP) Thư tín điện tử (E-mail) a) Khai thác thông tin dựa trên siêu văn bản (Web) • WWW (World Wide Web) - nói ngắn gọn Web: Dựa trên một kỹ thuật biểu diễn thông tin siêu... nhập từ xa, truyền các tệp tin, thư tín điện tử Internet là một phương pháp ghép nối các mạng máy tính hiện hành, được phát triển một cách rộng rãi • Từ Internet do viết tắt của cụm từ Interconnect Network, nghĩa là mạng lưới liên kết máy tính • Năm 1969, Bộ quốc phòng Mỹ cùng một số trường đại học đã nghiên cứu, thiết lập một hệ thống mạng có tên ARPANET để trao đổi thông tin giữa các đơn vị này 32... truyền nhận tin duy nhất cho mạng ARPANET, 6 tháng sau ARPANET chia thành 2 mạng: mạng cho nghiên cứu phát triển (là Internet ngày nay) và Milnet (mạng dành cho quân đội) • Sự ra đời của mạng toàn cầu này đã tác động sâu sắc đến các hoạt động kinh tế xã hội của thế giới • Ngày nay Internet đã trở thành kho tài nguyên thông tin khổng lồ, lưu trữ gần như toàn bộ tri thức của nhân loại, thông tin được bổ...* Xoá tập tin hay thư mục: Khi xoá tập tin hay thư mục trong đĩa cứng, Windows XP sẽ di chuyển tập tin hay thư mục đó vào Recycle Bin Đây là thư mục của Windows XP dùng chứa các file bị xoá Bạn có thể mở thư mục này để phục hồi lại hoặc xoá hẳn khỏi đĩa cứng... các tài liệu khác nhau Web là hệ thống thông tin toàn cầu, bao gồm thông tin văn bản tài liệu, âm thanh, hình ảnh 33 • Sự tiến hoá của Web: ban đầu chỉ là giới thiệu về công ty, hoặc tổ chức Hiện nay, Web phát triển rất nhanh cung cấp các dịch vụ đa dạng như thương mại điện tử, diễn đàn • Cấu trúc một tài liệu Web như sau: VD: http: //www.mof.gov.vn /ttTinHoc/index.html Giao thức Domain name Tài liệu... trang Web thông dụng http://mof.gov.vn: trang Web của Bộ Tài chính http://vnexpress.net trang tin nhanh hàng ngày http://www.vnn.vn: xem các loại thông tin http://www.fpt/bkav: lấy các phiên bản chơng trình chống Virus BKAV http://www.laodong.com.vn http://panvietnam.com (search engine - dùng để tìm kiếm thông tin) http://www.google.com (search engine) http://www.hochiminhcity.gov.vn trang Web của UBDN... ngày, hàng giờ trên toàn thế giới Mạng Internet đang phát triển với tốc độ bùng nổ, mỗi tháng có thêm hàng triệu người tham gia mới 3.2.2 Lợi ích khi khai thác Internet • Khai thác nguồn thông tin vô tận: thông tin kinh tế, thời sự, giải trí, kho tư liệu khổng lồ của các thư viện…với giao thức truyền thông đa phương tiện như hình ảnh, âm thanh, văn bản • Trao đổi thư tín điện tử không biên giới • Dùng... khác, với điều kiện các máy tính đều nối mạng và có cài đặt FTP Ví dụ: các STC đã nối mạng với Bộ Tài chính có thể dùng dịch vụ FTP để lấy các văn bản mới ban hành, các phiên bản cập nhật của các chơng trình kế toán, hoặc dùng FTP để gửi các báo cáo lên Bộ Tài chính thông qua hệ thống mạng c) Thư tín điện tử (E-mail) • E- mail là một trong những dịch vụ trao đổi thông tin phổ biến nhất trên Internet... thể trao đổi thông tin khi di chuyển đến bất kỳ nơi nào trên thế giớí • Để gửi - nhận thư, hệ thống thư điện tử trên Internet phải xác định rõ người sử dụng trên máy tính thông qua các hòm thư (địa chỉ) • Dạng tổng quát của địa chỉ E-mail là: login-name@host-name Ví dụ: hoangtuyetmai@mof.gov.vn Cấu trúc của một thư điện tử thường gồm 2 phần: Phần đầu thư: chứa địa chỉ ngời nhận, chủ đề của thư, Phần... trong mạng có thể trao đổi thông tin, chia sẻ tài nguyên cho nhau Một mạng máy tính thông thường gồm nhiều máy tính, gọi là các máy khách, được kết nối tới một máy tính chính gọi là máy chủ Máy chủ cung cấp cho các máy khách không gian lưu trữ, chương trình, các dịch vụ gởi nhận thư Các máy khách có thể được kết nối đến máy chủ bằng cáp, đường điện thoại hoặc vệ tinh • Một mạng kết nối các máy tính . quản trị mạng. 1. Chọn tập tin hay thư mục cần xoá 2. Chọn menu FileDelete hay chọn mục Delete this file hay Delete this folder. 3. Windows Explorer sẽ. khoảng 540MB, 600MB, 650MB, 70 0 MB . Muốn ghi thông tin lên đĩa CD-ROM phải có ổ đĩa chuyên dụng, có tính năng ghi. Các ổ đĩa CD-ROM thông thường chỉ có