Hoàn thiện phương pháp đánh giá thực hiện công việc đối với lao động quản lý

HOÀN THIỆN PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ĐỐI VỚI LAO ĐỘNG QUẢN LÝ Muốn hoạt động của bất kỳ một tổ chức nào đạt hiệu quả cao, tổ chức đó đều phải coi trọng quản trị nguồn nhân lực Con người luôn là trung tâm của mọi hoạt động, do vậy muốn tổ chức mình hoạt động tốt, phát triển bền vững thì phải làm tốt các khâu trong quản trị nguồn nhân lực, đó là tuyển dụng; đào tạo và phát triển nguồn nhân lực; đánh giá thực hiện công việc; thù lao lao động Trong bài tập này, tôi chủ yếu tập trung nói về việc “ đánh giá thực hiện công việc” và sử dụng kết quả đánh giá công việc với lao động quản lý tại khối Văn phòng Tổng công ty Bưu chính Việt Nam - nơi tôi đã từng làm việc Qua đó nêu ra những hạn chế và đề xuất một số giải pháp khắc phục Đánh giá thực hiện công việc thường được hiểu là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó với người lao động Đánh giá thực hiện công việc hay còn được gọi là đánh giá thành tích công tác là một công cụ quản lý quan trọng trong chuỗi các công cụ quản lý của quản trị nhân lực Đánh giá thực hiện công việc được thực hiện tốt là cơ sở để khen thưởng, động viên hoặc kỷ luật cũng như giúp nhà quản trị áp dụng việc trả lương một cách công bằng Việc đánh giá thành tích công tác hời hợt, sơ sài, chủ quan sẽ dẫn tới những khó khăn cho công tác quản trị nhân lực Tổng công ty Bưu chính Việt Nam là một Tổng công ty nhà nước chuyên ngành về Bưu chính, hạch toán độc lập với Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam, trong những năm qua đã thực hiện đầy đủ các chế độ chính 1 sách đối với người lao động trong đó có việc đánh giá thành tích công tác của lao động quản lý Tuy nhiên, nhìn từ góc độ quản trị nhân lực, hệ thống đánh giá thực hiện công việc của lao động quản lý vẫn chưa phát huy hết tác dụng của nó Việc đánh giá thực hiện công việc vừa gây lãng phí thời gian vừa chưa đáp ứng được các yêu cầu của công tác quản trị nhân lực như: công tác tuyển dụng, trả lương, trả thưởng, đề bạt, kỷ luật, khen thưởng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực 1- Hoàn thiện phương pháp đánh giá thực hiện công việc đối với lao động quản lý: Phương pháp đánh giá thực hiện công việc (ĐGTHCV) hiện nay tại khối Văn phòng Tổng công ty Bưu chính Việt Nam là phương pháp thang điểm đối với từng tiêu chí Trên cơ sở số điểm đánh giá sẽ quy ra các hệ số tương ứng, gọi là hệ số hoàn thành công việc Để có thể có thêm thông tin khi hoàn thiện phương pháp ĐGTHCV, tôi đã phỏng vấn thêm một số Lãnh đạo, cán bộ quản lý Các ý kiến trả lời đều cho rằng nên sử dụng phương pháp thang điểm, ngoài ra để việc đánh giá có hiệu quả cần có các kế hoạch công tác đã được duyệt làm cơ sở cho quá trình đánh giá Để việc đánh giá thực sự có hiệu quả cần phải: - Có các kế hoạch công tác (theo tháng, quý hay từng đợt hoàn thành công việc) được duyệt để làm cơ sở đánh giá - Xây dựng các điểm số cụ thể để cho điểm khi xem xét các tiêu chí đánh giá:  Điểm số cho mỗi tiêu chí đánh giá là 10 điểm  Xét mức độ quan trọng của từng tiêu chí, thứ tự tầm quan trọng giảm dần của từng tiêu chí được lựa chọn là: 2 + Tiêu chí 1: Kết quả thực hiện công việc, có hệ số 4 + Tiêu chí 2: Kỹ năng làm việc, có hệ số 3 + Tiêu chí 3: Ý thức chấp hành nội quy, quy chế và thái độ trong công việc, có hệ số 2 + Tiêu chí 4: Các tiềm năng phát triển, có hệ số 1 Tổng số điểm đánh giá sẽ là 100 điểm  Như vậy điểm số đối với từng tiêu chí được xác định như sau: + Tiêu chí 1: 40 điểm + Tiêu chí 2: 30 điểm + Tiêu chí 3: 20 điểm + Tiêu chí 4: 10 điểm Trên cơ sở số điểm xác định được đối với từng tiêu chí sẽ tiến hành cho điểm theo các nội dung và mức độ hoàn thành công việc tương ứng Ngoài ra, do việc đánh giá sẽ được xác định trước hết bởi cá nhân và kế tiếp là người quản lý trực tiếp xem xét kết quả thực hiện công việc của nhân viên nên có thể xác định các hệ số tương ứng với từng người đánh giá, hệ số như sau: + Cá nhân tự đánh giá: hệ số 1 + Người quản lý trực tiếp: hệ số 2 + Điểm số cuối cùng sẽ được xác định bằng cách tính bình quân gia quyền tổng số điểm do cá nhân và người quản lý trực tiếp xác định Căn cứ vào tổng số điểm để đưa ra các mức hoàn thành công việc tương ứng 2- Chu kỳ đánh giá: Chu kỳ ĐGTHCV hiện nay tại khối Văn phòng Tổng công ty được thực hiện theo tháng Chu kỳ đánh giá này được cho rằng là ngắn, vì vậy để 3 việc đánh giá phản ánh được những kết quả thực hiện công việc của nhân viên, tôi cho rằng nên đánh giá theo chu kỳ là 3 tháng/lần ( một Quý/lần )do các công việc quản lý thường mất nhiều hơn 1 tháng để hoàn thành hoặc được thực hiện theo từng đợt, từng công việc cụ thể 3- Lựa chọn người đánh giá: Lựa chọn người đánh giá là một trong những yêu cầu quan trọng của hệ thống ĐGTHCV Hiện nay, tại khối Văn phòng Tổng công ty những người đánh giá như sau:  Đối với Cán bộ chuyên môn/nhân viên là: + Bản thân nhân viên + Các đồng nghiệp + Trưởng đơn vị + Thông qua Hội đồng xét chất lượng để đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên (duyệt hệ số hoàn thành công việc cho các cá nhân )  Đối với Trưởng, Phó các đơn vị: a Trưởng đơn vị: Tự đánh giá kết quả công tác trong tháng của cá nhân Các kết quả đó được thông qua Hội đồng xét chất lượng để đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên (duyệt hệ số hoàn thành công việc cho các cá nhân) b Phó đơn vị: Tự đánh giá kết quả công tác trong tháng của cá nhân Trưởng đơn vị nhận xét về lĩnh vực quản lý của Phó đơn vị Các kết quả đó được thông qua Hội đồng xét chất lượng để đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên (duyệt hệ số hoàn thành công việc cho các cá nhân) Nhiều người tham gia vào quá trình đánh giá như trên (đối với Nhân viên) cũng như người đánh giá chưa hợp lý (đối với Trưởng, Phó đơn vị) 4 khiến việc đánh giá mất rất nhiều thời gian mà chưa đem lại những kết quả đáp ứng được công tác quản lý nhân sự của Tổng công ty Thông tin thu thập được từ quá trình phỏng vấn sâu cho thấy các cán bộ lựa chọn người đánh giá là người quản lý trực tiếp vì họ là người hiểu rõ quá trình thực hiện công việc của nhân viên nhất Trên cơ sở nhưng thông tin thu thập được, tôi xin đưa ra một số giải pháp về việc lựa chọn người đánh giá như sau: - Cá nhân tự đánh giá: Bản thân nhân viên tự đánh giá và cho điểm những nội dung công việc mình đã thực hiện theo chu kỳ đánh giá Khi xác định điểm số, những đánh giá của cá nhân sẽ được xác định hệ số 1 Bảng đánh giá được chuyển lên cấp cao hơn để thực hiện đánh giá Với cách đánh giá này sẽ giúp cho nhân viên nhìn nhận lại quá trình thực hiện công việc của mình thông qua các tiêu chí đánh giá Từ đó sẽ nhận rõ những mặt đã thực hiện được và những mặt chưa thực hiện được trong quá trình thực hiện công việc của mình - Người quản lý trực tiếp đánh giá: Người quản lý trực tiếp sẽ đánh giá tiếp theo vào bảng đánh giá thực hiện công việc của nhân viên Các kết quả đánh giá này độc lập với kết quả đánh giá của nhân viên Khi xác định điểm số, những đánh giá của người quản lý trực tiếp sẽ được xác định hệ số 2 Cùng với số điểm tự đánh giá của cá nhân, điểm số đánh giá kết quả thực hiện của nhân viên sẽ được xác định bằng số bình quân gia quyền tổng số điểm do cá nhân và người quản lý trực tiếp xác định Việc để người quản lý trực tiếp đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên sẽ đảm bảo tính chính xác Người quản lý trực tiếp là người trực tiếp theo dõi và là người hiểu rõ quá trình thực hiện công việc của nhân viên Nếu người đánh giá được đào tạo để hiểu rõ phương pháp đánh giá, mục đích, ý nghĩa của công 5 tác đánh giá, thực sự công tâm thì kết quả đánh giá sẽ góp phần thực hiện các nội dung của công tác quản trị nhân lực một cách có hiệu quả Tôi xin đề xuất người quản lý trực tiếp để đánh giá đối với từng trường hợp như sau: + Đối với Cán bộ chuyên môn/Nhân viên là: Người quản lý trực tiếp đánh giá + Đối với Trưởng, Phó đơn vị là: Tổng giám đốc đánh giá Ngoài ra, do có một số tiêu chí đánh giá liên quan đến ý thức, tính cách…cá nhân nên để các kết quả đánh giá được chính xác đồng thời không mất nhiều thời gian, có thể tổ chức họp lấy ý kiến đồng nghiệp về một số tiêu chí trong đánh giá như tính hợp tác trong công việc, chấp hành nội quy, quy chế của Tổng công ty, quan hệ với cấp dưới … (các nội dung đánh giá thuộc tiêu chí 3)  Đối với Phó Tổng giám đốc, Kế toán trưởng, Bí thư Đảng ủy, Chủ tịch công đoàn Công ty sẽ trực tiếp báo cáo kết quả công việc điều hành trước Hội đồng xét chất lượng Hội đồng xét chất lượng sẽ đánh giá công tác điều hành nói trên Tôi cho rằng các cán bộ trên vẫn thực hiện việc báo cáo kết quả công việc điều hành trước Hội đồng xét chất lượng vì thành phần trong Hội đồng xét chất lượng là những người có khả năng bao quát được hết mọi hoạt động của Tổng công ty nên việc đánh giá kết quả công tác là phù hợp 4- Đào tạo người đánh giá: Để đảm bảo tính hiệu quả của hệ thống đánh giá tại Khối Văn phòng Tổng công ty, những người đánh giá phải được đào tạo để hiểu biết về hoạt động đánh giá, mục đích đánh giá, nắm rõ cách thức tiến hành đánh giá nhằm đảm bảo sự nhất quán và trung thực, khách quan trong quá trình đánh giá, tránh xu hướng đánh giá chung chung, thiên kiến, thành kiến Việc đào 6 tạo người đánh giá có thể theo hình thức: Cung cấp các văn bản hướng dẫn Theo hình thức này, tổ chức sẽ chuyển các văn bản hướng dẫn việc đánh giá cho người tham gia đánh giá để họ đọc và học - Đối với cá nhân: Việc hướng dẫn và trang bị kiến thức cho cá nhân người lao động về hệ thống ĐGTHCV là vô cùng cần thiết Cá nhân người lao động phải hiểu được lợi ích từ việc ĐGTHCV để họ thực hiện việc đánh giá một cách nghiêm túc, không đánh giá hình thức chiếu lệ Nhân viên cần phải thấy được ĐGTHCV là cơ hội để họ nhìn nhận lại những kết quả mà mình đã đạt được, những tồn tại, vướng mắc gì để tìm cách khắc phục hoàn thiện trong kỳ tới Những nội dung cần trang bị cho cá nhân có thể là: + Quy trình ĐGTHCV, tầm quan trọng của hoạt động ĐGTHCV + Tiêu chuẩn đánh giá, phương pháp đánh giá + Giải thích các lỗi cần tránh trong đánh giá - Đối với người quản lý trực tiếp: Làm rõ mục đích của hệ thống ĐGTHCV, nhiệm vụ của người đánh giá với tính đúng đắn của kết quả ĐGTHCV của nhân viên Việc đánh giá cũng giúp cho người quản lý hiểu rõ về kết quả thực hiện công việc của nhân viên, những ưu điểm, những khó khăn tồn tại của nhân viên để tìm cách giúp đỡ, sắp xếp bố trí công việc cho hợp lý nhằm nâng cao hiệu quả công việc và của công tác quản lý Những nội dung cần trang bị cho nhà quản lý có thể là: + Quy trình ĐGTHCV, tầm quan trọng của hoạt động ĐGTHCV + Tiêu chuẩn đánh giá, phương pháp đánh giá + Giải thích các lỗi cần tránh trong đánh giá Việc đánh giá người khác sẽ dễ mắc phải những lỗi như thiên kiến, định kiến, ảnh hưởng của sự kiện gần nhất Chính những lỗi đó đã làm ảnh hưởng đến các kết quả ĐGTHCV của nhân viên 7 + Các kiến thức về kỹ năng giao tiếp, khả năng đánh giá và thuyết phục, khả năng tổ chức, điều hành các buổi thảo luận, phỏng vấn, giải quyết vấn đề, ghi chép số liệu và đưa thông tin phản hồi một cách có hiệu quả 5- Nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng kết quả đánh giá thực hiện công việc đối với lao động quản lý: 5.1- Quản lý kết quả đánh giá thực hiện công việc: Các kết quả ĐGTHCV chưa được quản lý và theo dõi thường xuyên Do chưa hiểu rõ bản chất, xác định đúng đắn và hợp lý vai trò của bộ phận nhân sự trong ĐGTHCV nên đã giao cho Phòng Thông tin tổng hợp của Văn phòng xây dựng, đầu mối tổ chức thực hiện việc ĐGTHCV tại Văn phòng Tổng công ty Để công tác ĐGTHCV thực sự có hiệu quả cần thiết phải quản lý kết quả ĐGTHCV như sau: - Giao cho Ban Tổ chức lao động xây dựng bản ĐGTHCV đối với lao động quản lý và tổ chức triển khai công tác ĐGTHCV - Các kết quả ĐGTHCV được xem xét, quản lý và sử dụng để thực hiện các mục tiêu trong công tác quản lý nhân sự Để việc quản lý có hiệu quả, Ban Tổ chức lao động có thể phối hợp với Ban Kỹ thuật công nghệ thông tin để tin học hoá quá trình quản lý, áp dụng công nghệ tin học để quá trình quản lý thực sự hiệu quả, các kết quả ĐGTHCV có những ứng dụng thực tế trong công tác quản trị nhân lực của tổ chức 5.2- Sử dụng kết quả đánh giá thực hiện công việc một cách hiệu quả: - Sử dụng kết quả ĐGTHCV trong công tác thù lao lao động Việc sử dụng kết quả ĐGTHCV tại khối Văn phòng Tổng công ty trong công tác thù lao có thể xem xét trên những khía cạnh chính: Tiền lương, các khuyến khích 8  Tiền lương + Trả lương: Hiện nay việc trả lương tại Tổng công ty đã dựa vào các kết quả ĐGTHCV để trả phần lương năng suất cho CB CNV Nó phần nào thực sự đã gắn kết giữa kết quả thực hiện công việc của người lao động với tiền lương được nhận, có tác dụng tạo động lực trong lao động đối với người lao động Vì vậy khi bảng ĐGTHCV được hoàn thiện, đã xác định được các hệ số hoàn thành công việc thì các hệ số đó sẽ tiếp tục được sử dụng như một biến số để xác định tiền lương năng suất cho CB CNV Khi các hệ số đó được chi tiết, cụ thể, phản ánh được chính xác mức độ đóng góp của người lao động thì việc trả lương sẽ chính xác hơn, góp phần thực hiện tốt công tác quản lý của tổ chức + Chế độ nâng bậc, nâng ngạch lương: Hiện tại khối Văn phòng Tổng công ty chưa sử dụng đến các kết quả ĐGTHCV cho công tác nâng bậc, nâng ngạch lương Điều đó gây lãng phí những thông tin thu thập được trong quá trình ĐGTHCV, làm cho quá trình xem xét mất thời gian Vì vậy cần áp dụng những kết quả ĐGTHCV của nhân viên trong công tác nâng bậc, nâng ngạch để phát huy hết những tác dụng của công tác đánh giá Các kết quả ĐGTHCV còn là cơ sở để nhà quản lý xem xét việc nâng bậc lương sớm trước thời hạn, kéo dài thời hạn nâng bậc lương hay cho thi nâng ngạch lương theo đúng quy định hiện hành  Các khuyến khích: phân chia lợi nhuận, phân chia năng suất, các loại tiền thưởng, tiền hoa hồng Cũng giống như khi phân phối tiền lương năng suất, khi phân chia lợi nhuận Tổng công ty cũng căn cứ vào số ngày thực tế làm việc, hệ số mức độ phức tạp công việc (theo bảng hệ số mức độ phức tạp công việc cho các chức danh do Công ty xây dựng), mức tiền cho một hệ số mức độ phức tạp 9 công việc, hệ số hoàn thành công việc để phân phối cho nhân viên Điều này phần nào đã gắn kết sự khuyến khích, khen thưởng của Tổng công ty với kết quả thực hiện công việc của mỗi cá nhân Bên cạnh đó để thực sự khuyến khích nhân viên thực sự có cống hiến, đóng góp, căn cứ các hệ số hoàn thành công việc xếp loại cho nhân viên, Tổng công ty có thể quy định những hình thức khen thưởng tương xứng với kết quả thực hiện công việc của người lao động Việc khen thưởng có thể được áp dụng đối với những cá nhân đạt kết quả thực hiện công việc từ mức hoàn thành tốt trở lên với tỷ lệ được xem xét bình chọn và các mức thưởng nhất định đảm bảo sự khuyến khích, tạo động lực trong lao động đối với nhân viên - Sử dụng kết quả ĐGTHCV trong công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực: Mặc dù công tác đào tạo tại Tổng công ty rất đều đặn, thường xuyên nhưng hiệu quả đạt được lại chưa cao Một trong những nguyên nhân đó là do Tổng công ty đã không dựa vào nhu cầu đào tạo thực tế của nhân viên hay nói khác đi là chưa dựa vào kết quả thực hiện công việc của nhân viên để thực hiện công tác đào tạo cho hiệu quả Vì vậy để nâng cao hiệu quả sử dụng kết quả ĐGTHCV trong công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực cần phải phối hợp với các tổ chức, Trung tâm, Trường đào tạo để thiết kế những chương trình phù hợp với nhu cầu thực tế cần đào tạo của tổ chức Việc cử người tham gia các khoá đào tạo cần xem xét đến những tiềm năng để tiếp tục phát triển họ hay điểm yếu để tìm cách giúp họ hoàn thiện mình, thực hiện công việc sao cho có hiệu quả hơn - Sử dụng kết quả ĐGTHCV trong quan hệ nhân sự nội bộ: Các quyết định thuộc lĩnh vực quan hệ nhân sự nội bộ bao gồm thăng chức, giáng chức, hết hạn hợp đồng, tạm cho nghỉ việc và thuyên chuyển là 10 những vấn đề nhạy cảm trong công tác quản lý Hiện nay các quy trình thực hiện trong quan hệ nhân sự nội bộ tại Tổng công ty là khá “kín” Thực tế các kết quả ĐGTHCV chưa được sử dụng một cách công khai trong tất cả các quyết định của tổ chức Việc hoàn thiện các kết quả ĐGTHCV cần được sử dụng để tổ chức đưa ra những quyết định thuộc lĩnh vực quan hệ nhân sự nội bộ được khách quan, đảm bảo tính chính xác Đối với đề bạt, thăng chức yêu cầu các kết quả ĐGTHCV luôn luôn ở mức hoàn thành công việc, hoàn thành tốt và hoàn thành xuất sắc Ngoài ra còn xem xét những kỹ năng của cá nhân cũng như tình thần trách nhiệm, thái độ trong công việc và những tiềm năng của cá nhân Đối với giáng chức, hết hạn hợp đồng, tạm cho nghỉ việc và thuyên chuyển: các kết quả ĐGTHCV cũng cho thấy bức tranh rõ nét về sự phù hợp, khả năng hoàn thành công việc của cá nhân Điều đó giúp cho nhà quản lý có những cơ sở chắc chắn khi đưa ra những quyết định nhân sự nhạy cảm và khó khăn Tài liệu tham khảo: - Giáo trình Quản trị nguồn nhân lực - Chương trình đào tạo thạc sỹ Quản trị kinh doanh quốc tế, Griggs University - http://www.tin247.com/ - http://www.saga.vn/view.aspx?id=12577 - Lanhdao.net - Bài giảng của Giáo viên trên lớp - Các nguồn tài liệu khác trên Internet 11 ... nguồn nhân lực 1- Hoàn thiện phương pháp đánh giá thực công việc lao động quản lý: Phương pháp đánh giá thực công việc (ĐGTHCV) khối Văn phịng Tổng cơng ty Bưu Việt Nam phương pháp thang điểm tiêu... lao động có việc đánh giá thành tích cơng tác lao động quản lý Tuy nhiên, nhìn từ góc độ quản trị nhân lực, hệ thống đánh giá thực công việc lao động quản lý chưa phát huy hết tác dụng Việc đánh. .. q trình thực cơng việc - Người quản lý trực tiếp đánh giá: Người quản lý trực tiếp đánh giá vào bảng đánh giá thực công việc nhân viên Các kết đánh giá độc lập với kết đánh giá nhân viên Khi