TCVN ISO IEC 17040 2008 đánh giá sự phù hợp yêu cầu chung về đánh giá đồng đẳng của tổ chức đánh giá sự phù hợp và tổ chức công nhận

TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO/IEC 17040 : 2008 ĐÁNH GIÁ SỰ PHÙ HỢP - YÊU CẦU CHUNG VỀ ĐÁNH GIÁ ĐỒNG ĐẲNG CỦA TỔ CHỨC ĐÁNH GIÁ SỰ PHÙ HỢP VÀ TỔ CHỨC CÔNG NHẬN Conformity assessment - General requirements for peer assessment of conformity assessment bodies and accreditation bodies Lời nói đầu TCVN ISO/IEC 17040 : 2008 hồn toàn tương đương với ISO/IEC 17040 : 2005; TCVN ISO/IEC 17040 : 2008 Ban kỹ thuật tiêu chuẩn quốc gia TCVN/TC 176 Quản lý chất lượng đảm bảo chất lượng biên soạn, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đề nghị, Bộ Khoa học Công nghệ công bố Lời giới thiệu Đánh giá đồng đẳng sử dụng nhiều năm qua phương thức xác định người chấp nhận vào nhóm ngang nhóm đồng đẳng cụ thể Ví dụ, thành viên học viện chuyên nghiệp định cách sử dụng trình thành viên có thiết lập, bao gồm việc thiết lập yêu cầu thành viên việc đánh giá phù hợp ứng viên với yêu cầu Trong lĩnh vực đánh giá phù hợp, nhóm tổ chức thực loại cơng việc, ví dụ thử nghiệm cơng nhận, sử dụng việc đánh giá đồng đẳng để đảm bảo công việc tổ chức đánh giá chứng tỏ chấp nhận tất tổ chức khác Nền kinh tế toàn cầu làm tăng nhu cầu thừa nhận lẫn tổ chức công nhận tổ chức đánh giá phù hợp Mỗi nhóm xây dựng dạng đánh giá đồng đẳng phù hợp với hoạt động Khi xem xét phương pháp nhóm khác sử dụng, ngày thấy rõ có nhiều khía cạnh chung Việc xây dựng tiêu chuẩn đưa yêu cầu chung cho trình đánh giá đồng đẳng hiệu hữu ích tạo tính mở cho nhóm riêng biệt chọn lựa biện pháp cụ thể thích hợp với lĩnh vực hoạt động riêng Tiêu chuẩn nhằm sử dụng cho nhóm đồng đẳng tiến hành hoạt động đánh giá phù hợp (ví dụ tổ chức đánh giá phù hợp, tổ chức cơng nhận) Những nhóm đồng đẳng mô tả theo nhiều cách khác gọi nhóm hiệp định TCVN 7780 (ISO/IEC Guide 68) Điều khơng nói lên nhóm lĩnh vực hoạt động khác sử dụng trình đánh giá đồng đẳng Tuy nhiên, nhóm cần chấp nhận thỏa thuận thích hợp tổ chức quản lý nhằm đưa điều kiện đắn cho trình đánh giá đồng đẳng tiến hành hiệu Nhờ đó, nhóm đạt kết mong muốn với tổn hao nguồn lực Tiêu chuẩn nhằm nâng cao lòng tin người sử dụng phụ thuộc vào kết đánh giá phù hợp công việc tiến hành cách thành thạo đắn Quá trình đánh giá đồng đẳng tổng quát tiêu chuẩn minh họa Hình Mơ hình thể Hình tách rời khía cạnh q trình đánh giá đồng đẳng đề cập tiêu chuẩn Bắt đầu với giả định có tổ chức đăng ký tham gia vào nhóm hiệp định Giả sử có nhóm hiệp định nhóm có tiêu chí hay yêu cầu mà tổ chức phải đáp ứng tham gia Các khía cạnh khơng nêu tiêu chuẩn mà nhóm hiệp định cụ thể tự định, định thành viên nhóm yêu cầu xem xét lại định Nội dung tiêu chuẩn tập trung vào bước để sử dụng phạm vi trình đánh giá đồng đẳng đưa u cầu khơng theo q trình thực cần thiết Tiêu chuẩn sử dụng kết hợp với TCVN 7780 (ISO/IEC Guide 68) sử dụng cho trình đánh giá đồng đẳng yêu cầu lĩnh vực đánh giá phù hợp bắt buộc tự nguyện Bản chất đánh giá đồng đẳng xác định theo mục đích nhóm hiệp định việc sử dụng mà theo kết trình đánh giá đồng đẳng áp dụng Mục đích nhóm hiệp định nhiều số sau: a) phù hợp tổ chức với yêu cầu quy định; b) tương đồng kết tổ chức; c) chấp nhận tổ chức khác kết tổ chức để sử dụng hoạt động đánh giá phù hợp Hình - Quá trình đánh giá đồng đẳng tổng quát ĐÁNH GIÁ SỰ PHÙ HỢP - YÊU CẦU CHUNG VỀ ĐÁNH GIÁ ĐỒNG ĐẲNG CỦA TỔ CHỨC ĐÁNH GIÁ SỰ PHÙ HỢP VÀ TỔ CHỨC CÔNG NHẬN Conformity assessment - General requirements for peer assessment of conformity assessment bodies and accreditation bodies Phạm vi áp dụng 1.1 Tiêu chuẩn quy định yêu cầu chung trình đánh giá đồng đẳng nhóm hiệp định tổ chức cơng nhận tổ chức đánh giá phù hợp thực Tiêu chuẩn quy định cấu hoạt động nhóm hiệp định phạm vi liên quan tới trình đánh giá đồng đẳng 1.2 Tiêu chuẩn khơng đề cập đến vấn đề rộng thỏa thuận thành lập, tổ chức quản lý nhóm hiệp định, khơng đưa cách thức nhóm sử dụng đánh giá đồng đẳng việc định thành viên nhóm Những vấn đề này, ví dụ bao gồm quy trình cho tổ chức đăng ký đưa yêu cầu xem xét lại định nhóm hiệp định, khơng thuộc phạm vi tiêu chuẩn CHÚ THÍCH 1: Thơng tin thêm vấn đề rộng đề cập TCVN 7780 (ISO/IEC Guide 68) 1.3 Tiêu chuẩn thích hợp cho việc đánh giá đồng đẳng tổ chức đánh giá phù hợp tiến hành hoạt động a) thử nghiệm, b) chứng nhận sản phẩm, c) giám định, d) chứng nhận hệ thống quản lý (đôi gọi đăng ký), e) chứng nhận lực cá nhân Quá trình đánh giá đồng đẳng gồm nhiều dạng hoạt động Điều đặc biệt thích hợp tổ chức đánh giá tiến hành kết hợp nhiều hoạt động đánh giá phù hợp Tiêu chuẩn áp dụng cho việc đánh giá đồng đẳng tổ chức công nhận, biết đến xem xét đánh giá đồng đẳng CHÚ THÍCH 2: Các tổ chức thành viên nhóm hiệp định mong muốn tin vào tính đắn trình đánh giá đồng đẳng việc đánh giá lực tổ chức đồng đẳng nhà thầu phụ tiềm Tài liệu viện dẫn Tài liệu viện dẫn cần thiết cho việc áp dụng tiêu chuẩn Đối với tài liệu ghi năm cơng bố áp dụng nêu Đối với tài liệu không ghi năm cơng bố áp dụng nhất, bao gồm sửa đổi TCVN ISO/IEC 17000 : 2007, Đánh giá phù hợp - Từ vựng nguyên tắc chung Thuật ngữ định nghĩa Tiêu chuẩn áp dụng thuật ngữ định nghĩa 3.1 Đánh giá đồng đẳng (peer assessment) Việc đánh giá tổ chức theo yêu cầu qui định tiến hành đại diện tổ chức khác ứng cử viên nhóm hiệp định [TCVN ISO/IEC 17000 : 2007, định nghĩa 4.5] CHÚ THÍCH 1: “Ứng viên” đưa vào tình nhóm thành lập, vào thời điểm nhóm chưa có thành viên CHÚ THÍCH 2: Thuật ngữ “xem xét đánh giá đồng đẳng” số nhóm sử dụng thay cho “đánh giá đồng đẳng” 3.2 Tổ chức đăng ký (applicant) Đối tượng trình đánh giá đồng đẳng CHÚ THÍCH: Tổ chức đăng ký làm thành viên nhóm hiệp định thành viên đăng ký mở rộng phạm vi thành viên Nếu trình đánh giá đồng đẳng sử dụng để đảm bảo phù hợp liên tục (xem 7.10) thuật ngữ “tổ chức đăng ký” đề cập đến tổ chức đánh giá Yêu cầu cấu 4.1 Tiêu chuẩn giới hạn yêu cầu cần thiết cho việc thực thành cơng q trình đánh giá đồng đẳng TCVN 7780 (ISO/IEC Guide 68) đưa hướng dẫn khía cạnh hoạt động khác nhóm hiệp định 4.2 Ban quản lý người quản lý phải định có quyền hạn trách nhiệm tổng thể trình đánh giá đồng đẳng, bao gồm hoạt động sau đây: a) xây dựng sách thủ tục liên quan đến hoạt động trình đánh giá đồng đẳng; b) triển khai sách thủ tục trình đánh giá đồng đẳng; c) cung cấp tài cho q trình đánh giá đồng đẳng (xem Phụ lục A); d) thực trình đánh giá đồng đẳng; e) báo cáo phù hợp tổ chức đánh giá với yêu cầu nhóm hiệp định quy định; f) kiểm sốt giải pháp cho khơng phù hợp tổ chức đánh giá; g) tư vấn cho nhóm hiệp định vấn đề liên quan đến trình đánh giá đồng đẳng Ban quản lý người quản lý ủy quyền cho ban hay cá nhân thực hoạt động xác định “Ban người quản lý” đề cập tiêu chuẩn gồm ban cá nhân giao quyền 4.3 Nghĩa vụ trách nhiệm ban người quản lý ban người giao quyền phải lập thành văn 4.4 Ban người quản lý phải đảm bảo người tham gia vào q trình đánh giá đồng đẳng có đủ lực thực cơng việc cách khách quan Yêu cầu nguồn nhân lực 5.1 Trình độ chun mơn lựa chọn 5.1.1 Phải xác định lập thành văn tiêu chí trình độ chun mơn người thực trình đánh giá đồng đẳng Các yếu tố nêu điều TCVN ISO 19011 : 2003 sử dụng nhiều loại hình đánh giá khác 5.1.2 Tiêu chí trình độ chun mơn người tiến hành trình đánh giá đồng đẳng phải phù hợp với thuộc tính lực cá nhân yêu cầu người tiến hành hoạt động đối tượng đánh giá đồng đẳng 5.1.3 Tiêu chí lực phải phù hợp với chất đánh giá đồng đẳng tiến hành (xem Lời giới thiệu) 5.1.4 Phải xác định lập thành văn trình lựa chọn, đào tạo đánh giá liên tục người yêu cầu tiến hành q trình đánh giá đồng đẳng 5.2 Ngơn ngữ - chuyển dịch 5.2.1 Phải có sẵn tài liệu cần thiết cho trình đánh giá đồng đẳng theo ngôn ngữ mà thành viên nhóm đánh giá đồng đẳng hiểu Tổ chức đánh giá cần phải chuyển dịch số tài liệu sang ngôn ngữ khác Việc lựa chọn tài liệu phải thành viên nhóm hiệp định thống trước trình đánh giá đồng đẳng 5.2.2 Phải quy định (các) ngơn ngữ dùng để thực q trình đánh giá đồng đẳng Nếu cần, phải cung cấp phương tiện chuyển dịch, để đảm bảo tất thành viên nhóm đánh giá đồng đẳng hiểu vấn đề thảo luận Thông tin tài liệu Ban người quản lý phải cung cấp cho tổ chức đăng ký, thành viên nhóm hiệp định bên quan tâm khác thông tin tài liệu đây, ngôn ngữ thống thành viên a) Các yêu cầu thành viên nhóm hiệp định quy định dựa vào đánh giá đồng đẳng tiến hành Các yêu cầu cần tham khảo tiêu chuẩn hay hướng dẫn liên quan Nếu khơng có tiêu chuẩn hay hướng dẫn liên quan u cầu cần bao gồm: - cấu, - hợp đồng phụ, - hệ thống quản lý kết đánh giá phù hợp, - đánh giá nội xem xét lãnh đạo, - tài liệu, - hồ sơ, - tính bảo mật, - nguồn nhân lực, bao gồm tiêu chí thuộc tính lực cá nhân, - phương tiện thiết bị, thích hợp, - khiếu nại yêu cầu xem xét lại Các tài liệu cần thiết bổ sung cho tiêu chuẩn hướng dẫn cần ban cá nhân liên quan có lực kỹ thuật thiết lập phải thành viên nhóm hiệp định thông qua b) Xác định rõ ràng, không mập mờ (các) loại hình phạm vi đánh giá đồng đẳng CHÚ THÍCH: Loại hình đánh giá đồng đẳng đề cập đến hoạt động đánh giá tiến hành, mô tả 7.1 Phạm vi đánh giá đồng đẳng đề cập đến phạm vi hoạt động tổ chức đăng ký đánh giá c) Phạm vi tổng thể thành viên hoạt động thành viên nhóm hiệp định thực CHÚ THÍCH: Các thành viên nhóm hiệp định tiến hành hoạt động khác phạm vi nhóm hiệp định, khơng thuộc phạm vi đánh giá đồng đẳng d) Bản mô tả chi tiết trình đánh giá đồng đẳng e) Mọi khoản phí cần thiết nêu chi phí khác phải trả cho việc đăng ký, đánh giá ban đầu đánh giá lại f) Tờ khai đăng ký Yêu cầu trình đánh giá đồng đẳng 7.1 Khái quát Phải xác định lập thành văn hoạt động cần thực tiến hành trình đánh giá đồng đẳng Các hoạt động bao gồm: a) xem xét tài liệu, b) đánh giá hồ sơ, c) vấn nhân sự, bao gồm lãnh đạo cao nhất, d) đánh giá việc thực hoạt động nội tổ chức, e) đánh giá chứng kiến việc tổ chức thực hoạt động, f) đánh giá chứng kiến việc tổ chức thực đánh giá chứng kiến khách hàng mình, g) xem xét phương tiện cần thiết tài liệu chuẩn liên quan, h) đánh giá kỹ thuật hoạt động đánh giá phù hợp, i) xem xét kết chương trình so sánh thử nghiệm thành thạo kết liên quan đến hiệu lực hoạt động Với mục đích tiêu chuẩn này, yêu cầu nêu 7.2 đến 7.12 coi yêu cầu tối thiểu q trình đánh giá đồng đẳng Các nhóm hiệp định bổ sung yêu cầu cho phù hợp với tình riêng 7.2 Đăng ký đánh giá đồng đẳng mở rộng phạm vi 7.2.1 Đại diện hợp pháp tổ chức đăng ký phải ký vào tờ khai đăng ký, tổ chức đăng ký a) xác định phạm vi hoạt động đối tượng trình đánh giá đồng đẳng, b) nêu tóm tắt hoạt động trước tổ chức liên quan, c) nêu nhận thức phương thức tiến hành trình đánh giá đồng đẳng, d) đồng ý với trình đánh giá đồng đẳng, đặc biệt chấp nhận việc khảo sát nhóm đánh giá, e) đồng ý trả khoản phí đưa cho tổ chức đăng ký dù kết đánh nào, chấp nhận chi phí cho việc giám sát sau vào thời điểm thích hợp 7.2.2 Trước tiến hành đánh giá chỗ tổ chức đăng ký phải cung cấp thông tin liên quan đến phạm vi mong muốn trình đánh giá đồng đẳng: a) quy định quản lý tổ chức đăng ký với vấn đề tính bảo mật, khách quan, cơng bằng, độc lập, trung thực tình trạng pháp lý; b) mô tả hoạt động đánh giá phù hợp tổ chức đăng ký thực hiện, tiêu chuẩn phương pháp hay thủ tục mà tổ chức đăng ký vận hành, bao gồm giới hạn khả mà nhóm hiệp định yêu cầu; c) sổ tay chất lượng, danh mục thủ tục, hướng dẫn công việc tài liệu kèm theo; d) theo u cầu nhóm hiệp định, thơng tin đánh giá độc lập khác phù hợp tổ chức với yêu cầu liên quan, ví dụ thơng qua cơng nhận qua đánh giá đồng đẳng khác Nếu tài liệu tổ chức đăng ký bí mật tổ chức đăng ký cần đưa tóm tắt bao gồm thông tin yêu cầu 7.2.3 Hồ sơ đăng ký đánh giá đồng đẳng phải Ban người quản lý trì 7.3 Xem xét chấp nhận đăng ký 7.3.1 Trước bắt đầu chuẩn bị trình đánh giá đồng đẳng, Ban người quản lý phải xem xét đăng ký tổ chức đăng ký đưa nhằm đảm bảo tổ chức đăng ký đáp ứng điều kiện để thực trình đánh giá đồng đẳng 7.3.2 Ban người quản lý phải thông báo cho tổ chức đăng ký kết việc xem xét 7.3.3 Hồ sơ xem xét đăng ký đánh giá đồng đẳng phải Ban người quản lý trì 7.4 Chuẩn bị cho trình đánh giá đồng đẳng 7.4.1 Các yêu cầu chuẩn bị cho trình đánh giá đồng đẳng phải quy định tài liệu nội để thực nhóm hiệp định, dạng “tài liệu hoạt động” mật ”hướng dẫn” tên gọi khác 7.4.2 Nếu chứng đánh giá độc lập khác đưa (ví dụ thơng qua cơng nhận hay đánh giá đồng đẳng khác tổ chức đăng ký đưa ra) chứng phải đánh giá để xác định phạm vi sử dụng chứng để chứng tỏ phù hợp với yêu cầu nhóm hiệp định quy định 7.4.3 Tổ chức đăng ký, Ban hay người quản lý đề xuất khảo sát đánh giá sơ nhiều thành viên nhóm đánh giá đồng đẳng nhóm hiệp định tiến hành Trước tiến hành khảo sát đánh giá sơ bộ, tổ chức đăng ký Ban người quản lý phải thống mục đích, xếp việc thực hiện, điều kiện tài Tốt khảo sát đánh giá sơ cần thực trưởng nhóm đánh giá đồng đẳng định theo 7.5.2 Nếu việc khảo sát đánh giá sơ cần thiết trước nhóm đánh giá đồng đẳng định Ban người quản lý cần giao nhiệm vụ cho người có lực phù hợp 7.4.4 Khi có đủ thơng tin cần thiết, Ban người quản lý phải cung cấp cho tổ chức đăng ký đề xuất trình đánh giá đồng đẳng, bao gồm số lượng người tiến hành đánh giá, tên chi nhánh làm việc, thời gian đánh giá dự kiến ước lượng chi phí mà tổ chức đăng ký phải trả Việc chấp nhận đề xuất tổ chức đăng ký phải nhận trước Ban người quản lý bắt đầu trình đánh giá đồng đẳng CHÚ THÍCH: Hướng dẫn khía cạnh tài đánh giá nêu Phụ lục A 7.5 Chỉ định nhóm đánh giá đồng đẳng 7.5.1 Ban người quản lý phải định nhóm đánh giá đồng đẳng có đủ trình độ chun mơn thực trình đánh giá đồng đẳng 7.5.2 Phải định thành viên nhóm làm trưởng nhóm chịu tồn trách nhiệm q trình đánh giá đồng đẳng việc trao đổi thông tin liên quan với tổ chức đăng ký Ban hay người quản lý Tùy thuộc vào phạm vi trình đánh giá đồng đẳng, định nhóm người, nghĩa trưởng nhóm thực tồn trình đánh giá đồng đẳng 7.5.3 Người định tiến hành trình đánh giá đồng đẳng cụ thể phải có kinh nghiệm thực tế hoạt động đánh giá 7.5.4 Khi có thể, nhóm phải bao gồm người lựa chọn cân từ tổ chức thành viên nhóm hiệp định 7.5.5 Việc định người vào nhóm phải tính đến khả làm việc theo nhóm cách hiệu 7.5.6 Phải quy định để đảm bảo tính khách quan thành viên nhóm, có tính đến xung đột lợi ích 7.5.7 Khơng định vào nhóm người thuộc tổ chức trước đánh giá cá nhân thuộc tổ chức đánh giá, trừ việc thỏa thuận lẫn có mục đích rõ ràng có thỏa thuận văn hai tổ chức CHÚ THÍCH: Nhóm hiệp định quy định thời hạn cho yêu cầu 7.5.8 Ban người quản lý, với đồng ý trưởng nhóm, định nhiều quan sát viên theo nhóm, ví dụ với mục đích đào tạo đánh giá người tiến hành trình đánh giá đồng đẳng 7.5.9 Ban người quản lý phải thông báo cho tổ chức đăng ký tên chi nhánh làm việc thành viên quan sát viên nhóm Phải đưa hội để tổ chức đăng ký trí với việc định thành viên quan sát viên nhóm, phản đối việc với lý Ban người quản lý phải có quy trình để giải việc phản đối 7.5.10 Khi cần phải sử dụng phiên dịch, phải xác định lập thành văn vai trò cụ thể phiên dịch Phải xác định lập thành văn trách nhiệm việc lựa chọn cung cấp phiên dịch Phải tính đến nhu cầu tính khách quan lực dịch thuật hồn chỉnh, xác kỹ thuật (xem 5.2) 7.5.11 Ban người quản lý phải yêu cầu thành viên nhóm đưa việc tán thành cam kết vào văn xác định mong muốn trách nhiệm nhóm 7.5.12 Ban người quản lý phải có thủ tục quy định q trình đánh giá đồng đẳng phải hoạch định kế hoạch phải tất bên, gồm tổ chức đăng ký nhóm đánh giá đồng đẳng, hiểu chấp nhận Thủ tục phải bao gồm hành động cần thực sau thấy cần phải thay đổi kế hoạch 7.6 Xem xét tài liệu Nhóm đánh giá phải xem xét tài liệu tổ chức đăng ký cung cấp để xác định chắn tổ chức đăng ký đáp ứng yêu cầu mà nhóm hiệp định quy định Nếu việc xem xét cho thấy tài liệu không đáp ứng yêu cầu khơng cần tốn thêm nguồn lực vấn đề giải thỏa đáng nhóm đánh giá tổ chức đăng ký Phải lưu hồ sơ kết xem xét tài liệu 7.7 Đánh giá chỗ 7.7.1 Nhóm đánh giá đồng đẳng phải bắt đầu việc đánh giá chỗ họp khai mạc với nhân liên quan tổ chức đăng ký Tại buổi họp này, phải xác nhận mục tiêu đánh giá đồng đẳng yêu cầu nhóm hiệp định quy định, với phạm vi kế hoạch cho việc đánh giá trường 7.7.2 Nhóm đánh giá đồng đẳng phải tiến hành việc đánh giá trường để tìm kiếm chứng khách quan chứng tỏ, phạm vi áp dụng, tổ chức đăng ký phù hợp với yêu cầu nhóm hiệp định quy định Khi thích hợp, nhóm đánh giá tiến hành toàn việc đánh giá trường địa điểm chính, cần, địa điểm khác diễn hoạt động tổ chức đăng ký 7.7.3 Nhóm đánh giá đồng đẳng phải đánh giá việc cung cấp hoạt động thuộc phạm vị xác định tổ chức đăng ký theo yêu cầu nhóm hiệp định quy định (xem Phụ lục B) 7.7.4 Nhóm đánh giá đồng đẳng phải xem xét thực tế đủ số lượng mẫu hồ sơ hoạt động trường nhân thuộc tổ chức đăng ký, thông qua việc sử dụng kỹ thuật lấy mẫu thích hợp, để đảm bảo việc đáp ứng yêu cầu đánh giá cách thích hợp 7.7.5 Nhóm đánh giá đồng đẳng phải đánh giá đủ số lượng đa dạng nhân tổ chức đăng ký để đưa đảm bảo tổ chức đăng ký đáp ứng u cầu 7.8 Phân tích phát Nhóm đánh giá đồng đẳng phải phân tích tất thơng tin chứng khách quan thu thập suốt trình xem xét tài liệu đánh giá trường nhằm xác định mức độ phù hợp tổ chức đăng ký yêu cầu mà nhóm hiệp định quy định, phải định khơng phù hợp Nếu nhóm đánh giá có nghi ngờ khả khơng phù hợp phải tham vấn Ban người quản lý có trách nhiệm để làm rõ CHÚ THÍCH: Những gợi ý cải tiến nhận biết nêu cho tổ chức đăng ký với điều kiện gợi ý không hiểu tư vấn 7.9 Báo cáo đánh giá đồng đẳng 7.9.1 Ban người quản lý phải chấp nhận thủ tục phù hợp với nhu cầu mình, nhiên thủ tục phải bảo đảm: a) tổ chức họp nhóm đánh giá đồng đẳng lãnh đạo cao tổ chức đăng ký trước rời khỏi trường đánh giá, họp nhóm đánh giá trình bày báo cáo phát mình, bao gồm khơng phù hợp phải loại bỏ để phù hợp với tất yêu cầu mà nhóm hiệp định quy định; phải tạo hội cho tổ chức đăng ký đưa câu hỏi phát sở phát hiện; b) chuyển đến tổ chức đăng ký báo cáo văn kết trình đánh giá đồng đẳng (xem Phụ lục C), tổ chức đăng ký chụp lại báo cáo, phải chụp toàn bộ; c) tổ chức đăng ký phải có ý kiến báo cáo văn mô tả hành động cụ thể cần thực hoạch định để thực khoảng thời gian xác định, để loại bỏ không phù hợp nhận biết; d) thông tin hành động khắc phục liên quan đến không phù hợp tổ chức đăng ký đưa ra, phải trưởng nhóm (và thành viên khác nhóm đánh giá đồng đẳng, cần) phân tích để xác định đầy đủ hiệu lực hành động; e) trưởng nhóm phải thơng báo kết phân tích cho tổ chức đăng ký 7.9.2 Trưởng nhóm phải gửi Ban người quản lý báo cáo văn gồm kết luận khuyến nghị thông tin đủ để đánh giá phù hợp tổ chức đăng ký với yêu cầu mà nhóm hiệp định quy định Ban người quản lý phải xác định lập thành văn mức độ chi tiết nêu báo cáo phải bao gồm thông tin nêu Phụ lục C CHÚ THÍCH: Có thể sử dụng báo cáo chuẩn bị theo 7.9.1 b) với thông tin hành động thực để xử lý không phù hợp 7.10 Xem xét báo cáo đánh giá đồng đẳng 7.10.1 Ban người quản lý phải xem xét báo cáo đánh giá đồng đẳng thông tin liên quan khác Nếu Ban người quản lý ủy quyền cơng việc phải cá nhân nhóm độc lập với thành viên nhóm đánh giá thực Khi cần, phải có người có trình độ chun mơn phù hợp vấn đề kỹ thuật tham gia vào việc xem xét 7.10.2 Việc xem xét báo cáo đánh giá đồng đẳng thông tin liên quan khác phải thực để xác nhận rằng: a) trình đánh giá đồng đẳng tiến hành cách quán thành thạo phù hợp với yêu cầu tiêu chuẩn này; b) thông tin đáng tin cậy đầy đủ cho việc xác định phù hợp tổ chức đăng ký yêu cầu mà nhóm hiệp định quy định; c) không phù hợp lập thành văn xác định rõ ràng Nếu kết xem xét không rõ hạng mục nêu thỏa mãn, báo cáo phải xử lý phù hợp với thủ tục thích hợp nhóm hiệp định 7.10.3 Ban người quản lý phải có thủ tục quy định hành động cần thực phát việc xem xét tổ chức đăng ký đáp ứng yêu cầu nhóm hiệp định quy định CHÚ THÍCH: Quyết định nhận tổ chức đăng ký làm thành viên nhóm hiệp định quy trình xử lý yêu cầu xem xét lại định không thuộc phạm vi Tiêu chuẩn (xem 1.2) 7.10.4 Ban người quản lý phải lưu hồ sơ báo cáo đánh giá, xem xét trao đổi liên quan 7.11 Đánh giá đồng đẳng hỗ trợ trì thành viên nhóm hiệp định Nếu nhóm hiệp định định sử dụng đánh giá đồng đẳng để đưa chứng tổ chức thành viên phù hợp với yêu cầu nhóm Ban người quản lý phải có quy trình văn quy định cách thức áp dụng yêu cầu tiêu chuẩn Nhóm hiệp định sử dụng đánh giá đồng đẳng để đáp ứng thiếu sót phát cơng việc tổ chức thành viên cụ thể, xem xét hoạch định tất tổ chức thành viên 7.12 Thông báo thay đổi 7.12.1 Nhóm hiệp định phải đưa thơng báo thích hợp thay đổi dự định yêu cầu đánh giá đồng đẳng Trước định hình thức xác ngày hiệu lực thay đổi, nhóm hiệp định phải tham khảo bên có quan tâm đáng kể đến hiệu lực thay đổi Sau định công bố yêu cầu thay đổi, phải xác nhận lại thành viên nhóm hiệp định thực điều chỉnh cần thiết cho thủ tục phạm vi thời gian hợp lý theo đánh giá nhóm hiệp định 7.12.2 Các tổ chức thành viên phải kịp thời thơng báo cho nhóm hiệp định thay đổi ảnh hưởng đến phù hợp với yêu cầu nhóm hiệp định quy định Nhóm hiệp định phải có quy trình xử lý thơng báo Quy trình đòi hỏi Ban người quản lý chịu trách nhiệm đánh giá đồng đẳng, đánh giá khả ảnh hưởng thay đổi cần, xếp việc đánh giá toàn hay phần tổ chức thành viên theo yêu cầu tiêu chuẩn Đánh giá phần phù hợp trường hợp thay đổi ảnh hưởng đến phận tổ chức thành viên hoạt động tổ chức Tính bảo mật Nhóm hiệp định phải lập thành văn thỏa thuận thích hợp để đảm bảo việc bảo mật thông tin thu trình đánh giá đồng đẳng Những thỏa thuận phải bao trùm tất cá nhân làm việc nhóm hiệp định, bao gồm thành viên Ban tổ chức cá nhân bên thay mặt cho nhóm Khơng tiết lộ thơng tin cho bên không hợp pháp mà đồng ý văn tổ chức cá nhân cung cấp thông tin, trừ trường hợp pháp luật yêu cầu phơi bày thông tin Nếu luật pháp u cầu nhóm hiệp định cơng bố thơng tin mật tổ chức phải thơng báo thông tin cung cấp, trừ luật pháp cấm Khiếu nại Nhóm hiệp định phải có sách thủ tục giải khiếu nại có liên quan đến trình đánh giá đồng đẳng Thủ tục phải yêu cầu a) thiết lập hiệu lực khiếu nại, b) đảm bảo người khiếu nại thông báo kết chừng mực cho phép tính bảo mật, c) đảm bảo hành động khắc phục thích hợp thực hiện, d) lập thành văn đánh giá hiệu lực hành động thực hiện, e) thiết lập lưu hồ sơ tất khiếu nại CHÚ THÍCH: Hệ thống xử lý khiếu nại theo yêu cầu TCVN ISO 10002 coi thỏa mãn yêu cầu Phụ lục A (tham khảo) Các khía cạnh tài Q trình đánh giá đồng đẳng bao gồm chi phí đáng kể nguồn lực để - thiết lập trình đánh giá đồng đẳng, - quản lý trì trình, - tiến hành trình đánh giá đồng đẳng riêng biệt, - tiến hành hoạt động liên tục để đảm bảo phù hợp thành viên nhóm hiệp định, cần Nhóm hiệp định cần định cách thức thành viên cung cấp nguồn lực Ví dụ, nhóm gồm thành viên có quy mô, kinh nghiệm phạm vi hoạt động giống định thành viên cần cung cấp nguồn nhân lực cần thiết cho nhóm đánh giá đồng đẳng không thực giao dịch tài để trả cho nguồn lực sử dụng Mặt khác, số thành viên yêu cầu cung cấp tỷ lệ nguồn lực lớn nhóm hiệp định định tổ chức cần nhận đền bù cho chi phi mà họ phải chịu Việc đền bù bao gồm chi phí thực tế cho việc lại sinh hoạt, bao gồm chi phí thời gian nhân thành viên cung cấp, với mức thỏa thuận Nhóm hiệp định cần có sách (các) thủ tục văn khía cạnh tài có liên quan đến đánh giá đồng đẳng Chính sách cần thừa nhận chi phí tỷ lệ với rủi ro từ khơng phù hợp với u cầu nhóm hiệp định quy định Phụ lục B (tham khảo) Kỹ thuật đánh giá sử dụng cho nhóm đánh giá đồng đẳng B.1 Khái quát TCVN ISO 19011 đưa hướng dẫn kỹ thuật đánh giá sử dụng trình đánh giá đồng đẳng Các kỹ thuật thường sử dụng dạng đánh giá khác tổ chức sử dụng để tiết kiệm thời gian, cải thiện phối hợp tạo thuận tiện cho trình đánh giá đồng đẳng trường Các kỹ thuật bao gồm đánh giá chéo đánh giá dọc, đánh giá theo nhóm hay khu vực, đánh giá ngang B.2 Đánh giá chéo đánh giá dọc Kỹ thuật đánh giá dựa mẫu ngẫu nhiên báo cáo hồn chỉnh nhóm đánh giá đồng đẳng lựa chọn từ tài liệu tổ chức đăng ký Thông tin mẫu báo cáo sử dụng để kiểm tra phù hợp tổ chức đăng ký với tất yêu cầu hệ thống liên quan Nhiều yếu tố hệ thống đánh giá theo cách (ví dụ đào tạo nhân sự, hiệu chuẩn thiết bị thử nghiệm sử dụng, tính đầy đủ hồ sơ, trao đổi thơng tin với khách hàng) Ngồi ra, cần u cầu quan sát trực tiếp để hoàn thiện việc đánh giá tồn hệ thống B.3 Đánh giá theo nhóm hay khu vực Kỹ thuật đánh giá phối hợp nhóm riêng biệt tổ chức, phòng ban khu vực coi phần then chốt tổ chức sở hoàn chỉnh đánh giá Đánh giá bao gồm việc thực đánh giá nhỏ đồng thời nối tiếp nhau, tùy thuộc vào quy mơ khả nhóm đánh giá, khu vực hay phòng ban phận chọn, sau thống phát Phương pháp lựa chọn cách tiết kiệm thời gian phạm vi rộng có khoảng cách lớn khu vực thuộc tổ chức Cần thận trọng giai đoạn lập kế hoạch để tránh trùng lặp cơng việc q trình đánh giá B.4 Đánh giá ngang Đánh giá ngang đánh giá kết hợp chương trình, chức sản phẩm chọn tổ chức đánh giá phù hợp Đánh giá thường sử dụng tổ chức đánh giá phù hợp thực số chương trình hoạt động riêng biệt theo quy trình hoạt động khác Trong phạm vi đánh giá, chương trình đánh giá riêng với tồn nhân sự, phương tiện nguồn lực khác Cần thận trọng giai đoạn lập kế hoạch để tránh trùng lặp cơng việc q trình đánh giá Phụ lục C (quy định) Thông tin cần nêu báo cáo đánh giá đồng đẳng Báo cáo trình đánh giá đồng đẳng phải bao gồm thông tin sau: a) tên tổ chức đăng ký; b) ngày tháng, phạm vi chương trình đánh giá trường; c) tên đánh giá viên và/hoặc chuyên gia tham gia nhóm đánh giá đồng đẳng, với vai trò người q trình đánh giá đồng đẳng; d) tên địa địa điểm đánh giá, e) phạm vi hoạt động đối tượng trình đánh giá đồng đẳng; f) nhận biết tài liệu tham khảo sử dụng; g) giải thích khác biệt so với thơng tin trình bày cho tổ chức đăng ký buổi họp kết thúc; h) phù hợp hệ thống quản lý tổ chức đăng ký việc thực thi nhằm chứng tỏ phù hợp tổ chức đăng ký với yêu cầu nhóm hiệp định quy định; i) đánh giá trình độ chuyên môn, kinh nghiệm quyền hạn nhân bên bên tổ chức đăng ký; j) ý kiến không phù hợp tổ chức đăng ký và, thích hợp, hành động tổ chức đăng ký thực để khắc phục không phù hợp nhận biết; điều phải gồm việc viện dẫn tới không phù hợp chưa xử lý; k) thơng tin khác hỗ trợ việc xác định phù hợp tổ chức đăng ký với yêu cầu nhóm hiệp định quy định; l) thích hợp, kết thử nghiệm thành thạo so sánh liên tổ chức tổ chức đăng ký tiến hành hành động khắc phục thực hệ kết quả; m) thích hợp, khuyến nghị hay kết luận nhóm đánh giá đồng đẳng; n) ý kiến hoạt động nhân xem xét thực tế Đối với hoạt động đánh giá sử dụng để đảm bảo phù hợp với yêu cầu, Ban người quản lý chọn quy trình báo cáo ngắn Nhóm đánh giá đồng đẳng định không đưa thông tin bất lợi vào báo cáo đưa vào dạng phụ lục mật, lưu hành có giới hạn THƯ MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] TCVN ISO/IEC 17021 : 2008, Đánh giá phù hợp - Yêu cầu tổ chức đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý [2] TCVN 7457 : 2004 (ISO/IEC Guide 65:1996), Yêu cầu chung tổ chức điều hành hệ thống chứng nhận sản phẩm [3] TCVN 7780 : 2008 (ISO/IEC Guide 68:2002), Thỏa thuận thừa nhận chấp thuận kết đánh giá phù hợp [4] TCVN ISO 9001 : 2000, Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu [5] TCVN ISO 10002 : 2007, Hệ thống quản lý chất lượng - Sự thỏa mãn khách hàng - Hướng dẫn xử lý khiếu nại tổ chức [6] TCVN ISO/IEC 17011 : 2007, Đánh giá phù hợp - Yêu cầu chung quan công nhận tổ chức đánh giá phù hợp [7] TCVN ISO/IEC 17020 : 2001, Chuẩn mực chung cho tổ chức tiến hành giám định [8] TCVN ISO/IEC 17025, Yêu cầu chung lực phòng thử nghiệm hiệu chuẩn [9] TCVN ISO 19011 : 2003, Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý chất lượng và/hoặc hệ thống quản lý môi trường [10] ILAC-P1:2003, ILAC Mutual Recognition Arrangements (Arrangement): Requirements for Evaluation of Accreditation Bodies by ILAC-recognised Regional Cooperations (Thỏa thuận thừa nhận lẫn - ILAC: Yêu cầu đánh giá tổ chức công nhận theo Hợp tác khu vực thừa nhận ILAC) [11] ILAC-P2:2003, ILAC Mutual Recognition Arrangements (Arrangement); Procedures for the Evaluation of Regional Cooperation Bodies for the purpose of Recognition (Thỏa thuận thừa nhận lẫn - ILAC: Quy trình đánh giá tổ chức hợp tác khu vực cho mục đích thừa nhận) [12] IAF MLA Policies and Procedures (Issue 3, version 4, February 2003), IAF Policies and Procedures for a Multilateral Recognition Arrangement on the Level of Accreditation Bodies and on the Level of Regional Groups (Các sách quy trình IAF cho thỏa thuận thừa nhận đa phương mức độ tổ chức cơng nhận mức độ nhóm khu vực) [13] Information and documents on IEC schemes (IECEE, IECx and IECQ-CECC) and peer assessment procedures can be found on the IEC (International Electrotechnical Commission) website under "conformity assessment": www.iec.ch (Thơng tin tài liệu chương trình IEC (IECEE, IECx and IECQ-CECC) quy trình đánh giá đồng đẳng trang Web IEC (Ủy ban kỹ thuật điện quốc tế) www.iec.ch [14] Information and documents on laboratory accreditation can be found on the ILAC (International Laboratory Accreditation Cooperation): www.ilac.org (Thông tin tài liệu cơng nhận phòng thí nghiệm trang Web ILAC (Hợp tác cơng nhận phòng thí nghiệm quốc tế) MỤC LỤC Lời nói đầu Lời giới thiệu Phạm vi áp dụng Tài liệu viện dẫn Thuật ngữ định nghĩa Yêu cầu cấu Yêu cầu nguồn nhân lực 5.1 Trình độ chuyên môn lựa chọn 5.2 Ngôn ngữ - Chuyển dịch Thông tin tài liệu Yêu cầu trình đánh giá đồng đẳng 7.1 Khái quát 7.2 Đăng ký đánh giá đồng đẳng mở rộng phạm vi 7.3 Xem xét chấp nhận đăng ký 7.4 Chuẩn bị cho trình đánh giá đồng đẳng 7.5 Chỉ định nhóm đánh giá đồng đẳng 7.6 Xem xét tài liệu 7.7 Đánh giá chỗ 7.8 Phân tích phát 7.9 Báo cáo đánh giá đồng đẳng 7.10 Xem xét báo cáo đánh giá đồng đẳng 7.11 Đánh giá đồng đẳng hỗ trợ trì thành viên nhóm hiệp định 7.12 Thơng báo thay đổi Tính bảo mật Khiếu nại Phụ lục A (tham khảo): Các khía cạnh tài Phụ lục B (tham khảo): Kỹ thuật đánh giá sử dụng cho nhóm đánh giá đồng đẳng Phụ lục C (quy định): Thông tin cần nêu báo cáo đánh giá đồng đẳng Thư mục tài liệu tham khảo ...Hình - Quá trình đánh giá đồng đẳng tổng quát ĐÁNH GIÁ SỰ PHÙ HỢP - YÊU CẦU CHUNG VỀ ĐÁNH GIÁ ĐỒNG ĐẲNG CỦA TỔ CHỨC ĐÁNH GIÁ SỰ PHÙ HỢP VÀ TỔ CHỨC CÔNG NHẬN Conformity assessment -... khiếu nại tổ chức [6] TCVN ISO/ IEC 17011 : 2007, Đánh giá phù hợp - Yêu cầu chung quan công nhận tổ chức đánh giá phù hợp [7] TCVN ISO/ IEC 17020 : 2001, Chuẩn mực chung cho tổ chức tiến hành giám... trình đánh giá đồng đẳng gồm nhiều dạng hoạt động Điều đặc biệt thích hợp tổ chức đánh giá tiến hành kết hợp nhiều hoạt động đánh giá phù hợp Tiêu chuẩn áp dụng cho việc đánh giá đồng đẳng tổ chức