TCVN 10006 2007 ISO hệ thống quản lý chất lượng hướng dẫn quản lý chất lượng dự án

TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 10006 : 2007 ISO 10006 : 2003 HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG - HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG DỰ ÁN Quality management systems - Guidelines for quality management in projects Lời nói đầu TCVN ISO 10006 : 2007 hoàn toàn tương đương với ISO 10006 : 2003 TCVN ISO 10006 : 2007do Ban kỹ thuật tiêu chuẩn TCVN/TC 176 Quản lý chất lượng đảm bảo chất lượng biên soạn, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đề nghị, Bộ khoa học Công nghệ công bố Lời giới thiệu Tiêu chuẩn cung cấp hướng dẫn quản lý chất lượng cho dự án Tiêu chuẩn đưa nguyên tắc hoạt động quản lý chất lượng mà việc thực chúng có ảnh hưởng quan trọng để đạt mục tiêu chất lượng dự án Hướng dẫn tiêu chuẩn bổ sung cho hướng dẫn TCVN ISO 9004 Tiêu chuẩn dự định sử dụng cho rộng rãi đối tượng Tiêu chuẩn áp dụng cho dự án có qui mô từ nhỏ đến lớn, từ đơn giản đến phức tạp, dự án độc lập phần chương trình hay dự án lớn Tiêu chuẩn dự định sử dụng người có kinh nghiệm quản lý dự án cần đảm bảo tổ chức họ áp dụng công việc theo tiêu chuẩn tiêu chuẩn TCVN ISO 9000, tiêu chuẩn sử dụng người có kinh nghiệm quản lý chất lượng có liên hệ với tổ chức dự án sử dụng kiến thức kinh nghiệm họ phục vụ dự án Chắc chắn có số người sử dụng coi nội dung chi tiết hướng dẫn tiêu chuẩn không cần thiết, nhiên lại thật cần thiết với người sử dụng khác Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng dự án thừa nhận có hai khía cạnh: Các trình dự án sản phẩm dự án Việc khơng đáp ứng hai khía cạnh gây ảnh hưởng đến sản phẩm, khách hàng bên quan tâm khác dự án tổ chức dự án Các khía cạnh nhấn mạnh việc đạt mục tiêu chất lượng trách nhiệm lãnh đạo cao nhất, cam kết lãnh đạo việc giành mục tiêu chất lượng đòi hỏi phải phổ biến tới tất cấp tổ chức có liên quan tới dự án Tuy nhiên, cấp phải chịu trách nhiệm sản phẩm trình tương ứng Việc tạo lập trì trình chất lượng sản phẩm dự án đòi hỏi cách tiếp cận hệ thống Cách tiếp cận nhằm mục đích đảm bảo đáp ứng nhu cầu cơng bố ngầm hiểu khách hàng, hiểu quan tâm xem xét tới nhu cầu bên liên quan khác việc đưa sách chất lượng tổ chức thành lập dự án vào hoạt động quản lý dự án Phụ lục A giới thiệu tóm tắt q trình dự án HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG - HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG DỰ ÁN Quality management systems - Guidelines for quality management in projects Phạm vi áp dụng Tiêu chuẩn cung cấp hướng dẫn thực quản lý chất lượng cho dự án Tiêu chuẩn áp dụng cho dự án với nhiều đa dạng khác nhau: dự án lớn nhỏ, ngắn hạn hay dài hạn, dự án thực môi trường khác việc khơng quan tâm tới loại hình sản phẩm hay trình dự án Sự đa dạng đòi hỏi phải có riêng hướng dẫn phù hợp với đặc thù dự án Tiêu chuẩn hướng dẫn quản lý dự án đơn mà hướng dẫn việc xem xét trình quản lý dự án mặt chất lượng Hướng dẫn chất lượng sản phẩm dự án trình liên quan cách tiếp cận trình đề cập TCVN ISO 9004 Tiêu chuẩn tài liệu hướng dẫn khơng sử dụng cho mục đích chứng nhận Tài liệu viện dẫn Các tài liệu viện dẫn cần thiết cho việc áp dụng tiêu chuẩn Đối với tài liệu nêu rõ năm ban hành, áp dụng viện dẫn Đối với tài liệu không nêu rõ năm ban hành, cần áp dụng tài liệu viện dẫn (kể tất bổ sung, sửa đổi có) TCVN ISO 9000 : 2007 (ISO 9000 : 2005), Hệ thống quản lý chất lượng - Cơ sở từ vựng TCVN ISO 9004 : 2000 (ISO 9004 : 2000), Hệ thống quản lý chất lượng - Hướng dẫn cải tiến CHÚ THÍCH: Danh mục tài liệu tham khảo viện dẫn đến tài liệu sử dụng cho hoạt động quản lý chất lượng dự án Thuật ngữ định nghĩa Tiêu chuẩn sử dụng thuật ngữ định nghĩa có TCVN ISO 9000 : 2007 thuật ngữ định nghĩa Một số thuật ngữ trích dẫn trực tiếp từ TCVN ISO 9000 : 2007, nhiên cần lưu ý chúng bổ sung thêm thích cụ thể cho dự án 3.1 Hoạt động Các chi tiết công việc nhỏ dự án (3.5) hay trình (3.3) 3.2 Bên quan tâm Cá nhân hay nhóm có quan tâm đến thực hay thành công tổ chức VÍ DỤ: Khách hàng, chủ sở hữu, nhân viên tổ chức, người cung ứng, ngân hàng, hiệp hội, đối tác xã hội CHÚ THÍCH 1: Một nhóm tổ chức, phận hay lớn tổ chức [TCVN ISO 9000 : 2007, định nghĩa 3.3.7] CHÚ THÍCH 2: Các bên quan tâm bao gồm: - Khách hàng (xác định cho sản phẩm dự án); - Khách hàng (xác định cho người sử dụng sản phẩm dự án); - Chủ sở hữu dự án (ví dụ tổ chức sáng lập dự án); - Đối tác (như dự án liên doanh); - Bên cung cấp tài (ví dụ tổ chức tài chính); - Nhà cung ứng hay nhà thầu phụ (ví dụ tổ chức cung ứng sản phẩm cho tổ chức dự án); - Xã hội (ví dụ quan pháp luật hay chế định tổ chức xã hội); - Nhân viên tổ chức (ví dụ thành viên cấu tổ chức dự án) CHÚ THÍCH 3: Có thể xảy xung đột quyền lợi bên quan tâm Để dự án thành công xung đột cần phải giải 3.3 Quá trình Tập hợp hoạt động có liên quan lẫn tương tác để biến đổi đầu vào thành đầu CHÚ THÍCH 1: Đầu vào q trình thường đầu trình khác CHÚ THÍCH 2: Các q trình tổ chức (3.3.1) thường lập kế hoạch tiến hành điều kiện kiểm soát để gia tăng giá trị [TCVN ISO 9000 : 2007, 3.4.1 (không bao gồm thích 3)] 3.4 Đánh giá tiến trình Hoạt động đánh giá tiến trình thực dựa kết đạt mục tiêu dự án (3.5) CHÚ THÍCH 1: Hoạt động đánh giá phải thực thời điểm thích hợp dự án, thơng qua trình dự án dựa tiêu chuẩn sản phẩm trình dự án CHÚ THÍCH 2: Kết đánh giá tiến trình dẫn tới việc soát xét kế hoạch quản lý dự án (3.7) 3.5 Dự án Một trình đơn nhất, gồm tập hợp hoạt động (3.1) có phối hợp kiểm sốt, có thời hạn bắt đầu kết thúc, tiến hành để đạt mục tiêu phù hợp với yêu cầu qui định, bao gồm ràng buộc thời gian, chi phí nguồn lực [TCVN ISO 9000 : 2007, định nghĩa 3.4.3 (khơng bao gồm thích)] CHÚ THÍCH 1: Một dự án riêng lẻ phần cấu dự án lớn CHÚ THÍCH 2: Trong số dự án, mục tiêu phạm vi cập nhật đặc tính sản phẩm xác định tiến hành dự án CHÚ THÍCH 3: Sản phẩm dự án (TCVN ISO 9000 : 2007, nêu 3.4.2) thường xác định phạm vi dự án (trong 7.3.1) Nó loại sản phẩm sản phẩm hữu hình hay vơ hình CHÚ THÍCH 4: Tổ chức dự án thường mang tính tạm thời thành lập thời gian tiến hành dự án CHÚ THÍCH 5: Sự phức tạp hoạt động tương tác dự án khơng nói lên liên hệ đến qui mô dự án 3.6 Quản lý dự án Hoạt động lập kế hoạch, tổ chức, theo dõi, kiểm sốt báo cáo tất khía cạnh dự án (3.5) thúc đẩy tất hoạt động có liên quan nhằm đạt mục tiêu dự án 3.7 Kế hoạch quản lý dự án Tài liệu qui định vấn đề cần thiết nhằm đạt mục tiêu dự án (3.5) CHÚ THÍCH 1: Một kế hoạch quản lý dự án phải bao gồm viện dẫn tới kế hoạch chất lượng (3.8) dự án CHÚ THÍCH 2: Kế hoạch quản lý dự án bao gồm viện dẫn tới kế hoạch thích hợp khác có mối liên quan đến cấu trúc tổ chức, nguồn lực, kế hoạch, ngân sách, quản lý rủi ro, quản lý môi trường, quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp, quản lý an ninh 3.8 Kế hoạch chất lượng Tài liệu qui định thủ tục/qui trình nguồn lực kèm theo phải người áp dụng áp dụng dự án (3.5), sản phẩm, q trình (3.3) hay hợp đồng cụ thể CHÚ THÍCH 1: Các thủ tục/qui trình thường bao gồm thủ tục đề cập đến trình quản lý chất lượng q trình tạo sản phẩm CHÚ THÍCH 2: Một kế hoạch chất lượng thường viện dẫn đến sổ tay chất lượng hay tới tài liệu thủ tục/ qui trình CHÚ THÍCH 3: Một kế hoạch chất lượng thường kết hoạch định chất lượng [TCVN ISO 9000 : 2007, định nghĩa 3.7.5] 3.9 Người cung ứng Tổ chức hay cá nhân cung cấp sản phẩm Ví dụ: Người sản xuất, phân phối, bán lẻ hay bán buôn sản phẩm, hay người cung cấp dịch vụ hay thơng tin CHÚ THÍCH 1: Người cung ứng nội hay bên ngồi tổ chức CHÚ THÍCH 2: Trong tình hợp đồng người cung ứng gọi "nhà thầu" [TCVN ISO 9000 : 2007, định nghĩa 3.3.6] CHÚ THÍCH 3: Trong ngữ cảnh dự án, thuật ngữ "nhà thầu" "nhà thầu phụ" thường sử dụng thay cho "người cung ứng" Hệ thống quản lý chất lượng dự án 4.1 Các đặc tính dự án 4.1.1 Khái quát Dự án thường có số đặc tính sau: - Dự án đơn nhất, khơng có lặp lại giai đoạn hoạt động trình; - Dự án thường chứa đựng số rủi ro không chắn; - Dự án mong đợi kết lượng hóa đặt thực theo thơng số định trước, ví dụ thông số liên quan đến chất lượng; - Dự án lập kế hoạch thời hạn bắt đầu kết thúc làm rõ ràng buộc chi phí nguồn lực; - Nhân dự án định tạm thời suốt thời gian thực dự án [cơ cấu tổ chức dự án định tổ chức thành lập dự án (xem 4.1.2) thay đổi tiến trình thực dự án]; - Dự án diễn thời gian dài thay đổi theo thời gian ảnh hưởng nội bên 4.1.2 Tổ chức Tiêu chuẩn phân biệt "tổ chức thành lập" "tổ chức dự án" "Tổ chức thành lập" tổ chức định đời dự án Tổ chức thành lập tổ chức độc lập, liên doanh hay tập đoàn v.v… Tổ chức thành lập chuyển giao dự án cho "tổ chức dự án" Tổ chức thành lập lúc đảm nhận nhiều dự án, dự án định giao cho "tổ chức dự án" khác "Tổ chức dự án" tiến hành thực dự án Tổ chức dự án phần "tổ chức thành lập" 4.1.3 Quá trình giai đoạn dự án Quá trình giai đoạn hai khía cạnh khác biệt dự án Một dự án chia thành trình tương hỗ giai đoạn việc lập kế hoạch theo dõi việc thực mục tiêu đánh giá sai lỗi liên quan Vòng đời dự án phân chia thành giai đoạn thuận tiện cho quản lý, ví dụ: giai đoạn bắt đầu, giai đoạn triển khai, giai đoạn tạo sản phẩm giai đoạn kết thúc Quá trình dự án trình cần thiết để quản lý dự án thực việc tạo sản phẩm dự án Trong dự án cụ thể không thiết bao gồm tất trình nêu tiêu chuẩn này, ngược lại cần đưa thêm trình vào dự án Trong số dự án cần tạo phân biệt q trình q trình hỗ trợ Phụ lục A liệt kê nêu tóm tắt q trình xem áp dụng cho phần lớn dự án CHÚ THÍCH: Để tạo thuận lợi cho việc xem xét hướng dẫn hoạt động quản lý chất lượng dự án, phương pháp "tiếp cận theo trình" chấp nhận tiêu chuẩn Thêm vào đó, q trình dự án phân thành hai loại trình quản lý dự án trình liên quan tới sản phẩm dự án (các q trình thường liên quan đến sản phẩm dự án ví dụ như: thiết kế, sản xuất, v.v…) Các q trình có tính chất hay cấu trúc phân loại, ví dụ tất q trình liên quan đến thời gian tập hợp thành nhóm Có mười nhóm q trình giới thiệu Q trình chiến lược đề cập điều nêu định hướng cho dự án Điều đề cập đến trình liên quan đến nguồn lực nguồn nhân lực Điều đề cập đến trình liên quan đến phụ thuộc, phạm vi, thời gian chi phí, trao đổi thơng tin, rủi ro hoạt động mua hàng Các trình liên quan tới đo lường, phân tích cải tiến liên tục đề cập đến điều Tất từ điều từ đến điều nhằm mơ tả q trình cung cấp hướng dẫn cho hoạt động quản lý chất lượng trình 4.1.4 Quá trình quản lý dự án Quản lý dự án bao gồm: lập kế hoạch, tổ chức, theo dõi, kiểm soát, báo cáo đưa hành động khắc phục cần thiết tất trình dự án nhằm đạt mục tiêu dự án bối cảnh thay đổi Các nguyên tắc quản lý chất lượng (xem 4.2.1 5.2, xem TCVN ISO 9000 : 2007) phải áp dụng cho tất trình quản lý dự án 4.2 Hệ thống quản lý chất lượng 4.2.1 Các nguyên tắc quản lý chất lượng Hướng dẫn quản lý chất lượng cho dự án tiêu chuẩn dựa tám nguyên tắc quản lý chất lượng (xem TCVN ISO 9000 : 2007): a) Hướng vào khách hàng; b) Sự lãnh đạo; c) Sự tham gia người; d) Cách tiếp cận theo trình; e) Cách tiếp cận theo hệ thống quản lý; f) Cải tiến liên tục; g) Quyết định dựa kiện; h) Quan hệ hợp tác có lợi với người cung ứng Những nguyên tắc phải tạo thành sở cho hệ thống quản lý chất lượng tổ chức thành lập tổ chức dự án CHÚ THÍCH: Hướng dẫn áp dụng nguyên tắc quản lý chất lượng cho việc lập kế hoạch nêu 5.2.2 đến 5.2.9 trình chiến lược 4.2.2 Hệ thống quản lý chất lượng dự án Cần thiết phải quản lý trình dự án phạm vi hệ thống quản lý chất lượng nhằm đạt mục tiêu chất lượng Hệ thống quản lý chất lượng dự án phải thống mức cao với hệ thống quản lý chất lượng tổ chức thành lập dự án CHÚ THÍCH: TCVN ISO 9004 : 2000 cung cấp hướng dẫn cho việc xem xét tính hiệu lực hiệu hệ thống quản lý chất lượng Các tài liệu cần thiết tổ chức dự án thiết lập nhằm đảm bảo hiệu lực hoạt động lập kế hoạch, thực kiểm soát dự án phải xác định kiểm soát (xem TCVN ISO 9004 : 2000, điều 4.2) 4.2.3 Kế hoạch chất lượng dự án Hệ thống quản lý chất lượng dự án phải văn hóa qui định viện dẫn đến kế hoạch chất lượng dự án Kế hoạch chất lượng phải nhận biết hoạt động nguồn lực cần thiết để đạt mục tiêu chất lượng dự án Kế hoạch chất lượng phải kết hợp viện dẫn kế hoạch quản lý dự án Trong tình hợp đồng, khách hàng qui định yêu cầu kế hoạch chất lượng Những yêu cầu phải không giới hạn phạm vi kế hoạch chất lượng tổ chức dự án sử dụng CHÚ THÍCH: TCVN ISO 10005:2006 cung cấp hướng dẫn cho hoạt động lập kế hoạch chất lượng Trách nhiệm lãnh đạo 5.1 Cam kết lãnh đạo Sự cam kết quan tâm tích cực lãnh đạo cao tổ chức thành lập dự án tổ chức dự án nhân tố cho việc phát triển trì hệ thống quản lý chất lượng dự án cách có hiệu lực hiệu Lãnh đạo cao tổ chức thành lập tổ chức dự án phải cung cấp đầu vào cho trình chiến lược (xem 5.2) Sau dự án hồn thành tổ chức dự án giải tán, lãnh đạo cao tổ chức thành lập dự án phải đảm bảo hoạt động cải tiến liên tục thực cho dự án tương lai Lãnh đạo cao tổ chức thành lập tổ chức dự án cần xây dựng văn hóa chất lượng, coi nhân tố quan trọng đảm bảo thành công dự án 5.2 Quá trình chiến lược 5.2.1 Áp dụng nguyên tắc quản lý chất lượng trình chiến lược Lập kế hoạch cho việc thiết lập, thực trì hệ thống quản lý chất lượng dựa việc áp dụng nguyên tắc quản lý chất lượng trình chiến lược nhằm thiết lập định hướng Kế hoạch phải thực tổ chức dự án Trong kế hoạch cần phải tập trung vào chất lượng hai khía cạnh trình sản phẩm nhằm đạt mục tiêu dự án Hướng dẫn chung (được đưa 5.2.2 tới 5.2.9) phải áp dụng cho q trình mơ tả điều 6.1, 6.2, 7.2 tới 7.8 điều 8, hướng dẫn chung bổ sung cho hướng dẫn cụ thể điều 5.2.2 Hướng vào khách hàng Mọi tổ chức phụ thuộc vào khách hàng cần hiểu nhu cầu tương lai khách hàng, cần đáp ứng yêu cầu khách hàng cố gắng vượt cao mong đợi họ (xem TCVN ISO 9000 : 2007) Thỏa mãn yêu cầu khách hàng bên quan tâm khác điều kiện cần thiết cho thành công dự án Những yêu cầu phải thấu hiểu nhằm đảm bảo tất trình tập trung vào yêu cầu có đủ khả đáp ứng yêu cầu Mục tiêu dự án, kể mục tiêu sản phẩm, phải tính đến nhu cầu mong đợi khách hàng bên quan tâm khác Mục tiêu chọn lọc suốt tiến trình dự án Mục tiêu chất lượng phải văn hóa kế hoạch quản lý dự án (xem 7.2.2) phải nêu chi tiết nội dung hoàn thành (thể giới hạn thời gian, chi phí chất lượng sản phẩm) phải nêu rõ cách thức đo lường việc thực Khi xác định mức độ cân chi phí, thời gian chất lượng sản phẩm, phải đánh giá nhân tố tiềm gây ảnh hưởng đến sản phẩm dự án xem xét mối quan hệ với yêu cầu khách hàng Phải thiết lập tương tác tất bên quan tâm nhằm tạo thuận lợi cho trao đổi thơng tin tồn dự án Bất kỳ xung đột bên quan tâm đòi hỏi phải giải Thông thường, xảy xung đột yêu cầu khách hàng bên quan tâm khác, yêu cầu khách hàng ưu tiên xem xét trừ có yêu cầu luật định Giải pháp cho xung đột phải khách hàng đồng ý Sự đồng ý bên quan tâm khác phải thể văn Trong suốt trình dự án, cần đặt ý tới việc thay đổi yêu cầu bên quan tâm, kể yêu cầu bổ sung từ bên quan tâm gia nhập sau dự án tiến hành 5.2.3 Sự lãnh đạo Lãnh đạo thiết lập thống mục đích phương hướng tổ chức Lãnh đạo cần tạo lập trì mơi trường nội để hồn tồn lôi người tham gia nhằm đạt mục tiêu tổ chức (xem TCVN ISO 9000 : 2007) Phải định Giám đốc dự án sớm Cần xác định rõ trách nhiệm quyền hạn Giám đốc dự án hoạt động quản lý dự án đảm bảo cho hệ thống quản lý chất lượng dự án thiết lập, thực trì Giám đốc dự án phải trao quyền hạn tương xứng với mức độ trách nhiệm cơng việc giao phó Lãnh đạo cao tổ chức thành lập tổ chức dự án phải đảm nhiệm vai trò lãnh đạo việc tạo lập văn hóa chất lượng tổ chức thơng qua hoạt động: - Thiết lập sách chất lượng xây dựng mục tiêu (kể mục tiêu chất lượng) cho dự án; - Cung cấp sở hạ tầng nguồn lực cần thiết để đảm bảo đạt mục tiêu dự án; - Cung cấp cấu tổ chức hợp lý nhằm đạt mục tiêu dự án; - Đưa định dựa sở liệu kiện; - Trao quyền hỗ trợ, khuyến khích tất nhân viên dự án việc cải tiến trình sản phẩm; - Lập kế hoạch cho hành động phòng ngừa tương lai CHÚ THÍCH: Chức danh Giám đốc dự án đặt lên khác theo dự án 5.2.4 Sự tham gia người Mọi người tất cấp yếu tố tổ chức việc huy động họ tham gia đầy đủ giúp cho việc sử dụng lực họ lợi ích tổ chức (xem TCVN ISO 9000 : 2007) Phải xác định rõ trách nhiệm quyền hạn nhân tham gia tổ chức dự án Quyền hạn giao cho cá nhân phải tương xứng với trách nhiệm công việc họ Phải định nhân viên có đủ lực vào tổ chức dự án Phải cung cấp phương pháp, công cụ kỹ thuật thích hợp cho đội ngũ nhân để họ theo dõi kiểm sốt q trình nhằm cải tiến hoạt động tổ chức dự án Trong trường hợp dự án đa quốc gia đa văn hóa, liên doanh hay dự án quốc tế v.v… phải thể cách quản lý có tham khảo tới yếu tố văn hóa 5.2.5 Cách tiến cận theo trình Kết mong muốn đạt cách hiệu nguồn lực hoạt động có liên quan quản lý trình (xem TCVN ISO 9000 : 2007) Phải nhận biết văn hóa q trình dự án Tổ chức thành lập dự án phải truyền đạt cho tổ chức dự án kinh nghiệm thu việc phát triển sử dụng trình hay dự án trực thuộc Tổ chức dự án phải tính đến việc xem xét kinh nghiệm xây dựng trình dự án, nhiên cần xây dựng trình đơn cho dự án Việc thực thơng qua: - Nhận biết q trình thích hợp dự án; - Nhận biết đầu vào, đầu mục tiêu trình dự án; - Nhận biết chủ thể trình thiết lập trách nhiệm quyền hạn họ; - Thiết kế trình dự án có tính tới yếu tố tương lai; - Nhận biết mối quan hệ tương tác trình Hiệu lực hiệu q trình đánh giá thơng qua việc xem xét nội bên Việc đánh giá thực theo phương pháp so sánh đối chứng (benchmarking) đánh giá trình dựa mức độ hoàn thiện Mức độ hoàn thiện trình thường chia thành cấp từ "chưa có hệ thống thức" đến "hệ thống tốt nhất" Đã có nhiều mơ hình "hồn thiện" xây dựng cho ứng dụng khác (xem TCVN ISO 9004 : 2000, phụ lục A) CHÚ THÍCH: Bộ tiêu chuẩn TCVN ISO 9000 cung cấp hướng dẫn số hoạt động quản lý chất lượng liên quan tới sản phẩm q trình Điều hỗ trợ tổ chức việc đạt mục tiêu dự án 5.2.6 Cách tiếp cận theo hệ thống quản lý Việc xác định, hiểu quản lý q trình có liên quan lẫn hệ thống đem lại hiệu lực hiệu tổ chức nhằm đạt mục tiêu đề (xem TCVN ISO 9000 : 2007) Nhìn chung, cách tiếp cận hệ thống quản lý cho phép trình lập kế hoạch tổ chức có khả phối hợp tương thích xác định rõ tương tác chúng Một dự án thực tập hợp q trình độc lập, có liên quan lập kế hoạch Tổ chức dự án kiểm sốt q trình dự án Để kiểm sốt trình dự án, trình cần thiết phải xác định liên kết nhằm tập hợp quản lý chúng hệ thống thích hợp với hệ thống chung tổ chức thành lập dự án Trách nhiệm quyền hạn trình dự án phải phân chia rõ tổ chức dự án bên liên quan khác (kể tổ chức thành lập dự án) phải ghi nhận lại hồ sơ Tổ chức dự án phải đảm bảo q trình thơng tin thích hợp xác định trao đổi thơng tin thực q trình dự án dự án, dự án liên quan với tổ chức thành lập dự án 5.2.7 Cải tiến liên tục Cải tiến liên tục kết thực phải mục tiêu thường trực tổ chức (xem TCVN ISO 9000 : 2007) Vòng tròn cải tiến liên tục dựa khái niệm PDCA: Lập kế hoạch - thực - kiểm tra - cải tiến (Xem Phụ lục B tiêu chuẩn TCVN ISO 9004 : 2000) Tổ chức dự án tổ chức thành lập dự án chịu trách nhiệm tìm kiếm liên tục hội cải tiến hiệu lực hiệu trình liên quan Nhằm học hỏi từ kinh nghiệm, việc quản lý dự án phải thực trình thay nhiệm vụ riêng biệt Phải có hệ thống ghi nhận phân tích thơng tin thu suốt trình thực dự án để sử dụng cho trình liên tục cải tiến Phải xây dựng điều khoản cho việc tự đánh giá (xem TCVN ISO 9004 : 2000, phụ lục A), đánh giá nội đánh giá bên ngồi có u cầu (xem TCVN ISO 9000 : 2007, điều 3.9.1) nhằm nhận biết hội cho hoạt động cải tiến Khi thực hoạt động phải tính đến thời gian nguồn lực cần thiết 5.2.8 Quyết định dựa kiện Mọi định có hiệu lực dựa việc phân tích liệu thơng tin (xem TCVN ISO 9000 : 2007) Thông tin tiến trình hoạt động dự án phải ghi nhận lại, ví dụ: thơng tin ghi nhận nhật ký dự án Phải thực việc đánh giá tiến trình đánh giá hoạt động dự án (xem 3.4 5.3) nhằm đánh giá tình trạng dự án Tổ chức dự án phải thực việc phân tích thơng tin để đưa định có hiệu lực dự án để xem xét kế hoạch quản lý dự án Thông tin từ báo cáo dự án kết thúc trước phải phân tích sử dụng cho mục đích cải tiến dự án tương lai 5.2.9 Quan hệ hợp tác có lợi với người cung ứng Tổ chức người cung ứng phụ thuộc lẫn mối quan hệ có lợi nâng cao lực hai bên để tạo giá trị (xem TCVN ISO 9000 : 2007) Khi hoạch định chiến lược việc tiếp nhận sản phẩm cung ứng từ nguồn bên ngoài, đặc biệt sản phẩm có tuổi thọ dài, tổ chức dự án phải thực việc trao đổi công việc với nhà cung ứng Các rủi ro phát trao đổi nhà cung ứng cần phải đưa xem xét Các yêu cầu thơng số kỹ thuật sản phẩm q trình nhà cung ứng phải xem xét định tổ chức dự án nhà cung ứng nhằm đem lại hiệu cao dựa việc phát huy lực sẵn có nhà cung ứng Tổ chức dự án phải xem xét khả đáp ứng yêu cầu sản phẩm trình phải tính đến danh sách khách hàng ưu tiên nhà cung ứng tiêu chuẩn áp dụng Việc số dự án sử dụng nhà cung ứng phải kiểm tra, xem xét (xem TCVN ISO 9004 : 2000, điều 7.4) 5.3 Xem xét lãnh đạo đánh giá tiến trình 5.3.1 Xem xét lãnh đạo Lãnh đạo tổ chức dự án phải định kỳ xem xét hệ thống quản lý chất lượng dự án nhằm đảm bảo ln thích hợp, thỏa đáng, có hiệu lực hiệu (xem TCVN ISO 9004 : 2000, điều 5.6) Tổ chức thành lập dự án cần tham dự vào hoạt động xem xét lãnh đạo 5.3.2 Đánh giá tiến trình Đánh giá tiến trình (xem 3.4) phải bao gồm tất trình dự án nhằm cung cấp hội xem xét việc đạt mục tiêu dự án Đầu đánh giá tiến trình cung cấp thông tin quan trọng việc thực dự án, từ cung cấp đầu vào cho việc xem xét hoạt động quản lý tương lai a) Đánh giá tiến trình phải sử dụng để: - Đánh giá thích hợp kế hoạch quản lý cách thức thực dự án; - Đánh giá mức độ liên kết đồng hóa trình dự án; - Nhận biết đánh giá kết hoạt động gây ảnh hưởng tốt bất lợi việc đạt mục tiêu dự án; - Đạt đầu vào cho việc trì cơng việc dự án; - Tạo thuận lợi cho việc trao đổi thông tin; - Hướng dẫn việc cải tiến trình dự án thông qua nhận biết sai lệch rủi ro b) Lập kế hoạch cho hoạt động đánh giá tiến trình phải bao gồm: - Việc chuẩn bị kế hoạch tổng thể cho hoạt động đánh giá tiến trình (kể bao gồm kế hoạch quản lý dự án); - Trách nhiệm quản lý hoạt động đánh giá tiến trình; - Qui định mục đích, u cầu đánh giá, q trình đầu hoạt động đánh giá tiến trình; - Trách nhiệm cá nhân tham gia hoạt động đánh giá (ví dụ: cá nhân chịu trách nhiệm trình dự án với bên quan tâm khác); - Đảm bảo nhân thích hợp q trình đánh giá dự án sẵn sàng cho việc đặt câu hỏi đánh giá; - Đảm bảo việc chuẩn bị sẵn có thơng tin liên quan cho hoạt động đánh giá (ví dụ: kế hoạch quản lý dự án) c) Khi thực hoạt động đánh giá phải: - Hiểu mục đích q trình đánh ảnh hưởng chúng tới hệ thống quản lý chất lượng dự án; - Xem xét đầu vào đầu trình liên quan; - Xem xét tiêu chuẩn đo lường giám sát áp dụng cho trình; - Xác định tính hiệu lực q trình; - Tìm kiếm hội cải tiến tính hiệu trình; - Lập báo cáo đầu có liên quan khác với kết đánh giá tiến trình d) Khi kết thúc hoạt động đánh giá tiến trình: - Các đầu việc đánh giá phải so sánh với mục tiêu dự án nhằm xác định phù hợp hoạt động thực dự án với mục tiêu định; - Chỉ định trách nhiệm cho hành động kết từ việc đánh giá tiến trình Đầu đánh giá tiến trình sử dụng để cung cấp thông tin cho tổ chức thành lập dự án, từ giúp cho việc cải tiến liên tục hiệu hiệu lực trình quản lý dự án Quản lý nguồn lực 6.1 Các trình liên quan đến nguồn lực 6.1.1 Khái quát Các trình liên quan tới nguồn lực nhằm mục đích lập kế hoạch kiểm sốt nguồn lực Chúng giúp nhận biết vấn đề tiềm tàng liên quan tới nguồn lực Ví dụ nguồn lực bao gồm: trang thiết bị, tài chính, thơng tin, ngun vật liệu, phần mềm, nhân viên, dịch vụ hay đất đai, khoảng không Các trình liên quan đến nguồn lực (xem phụ lục A) gồm có: - Lập kế hoạch nguồn lực; - Kiểm sốt nguồn lực CHÚ THÍCH: Điều khoản áp dụng cho khía cạnh mang tính định lượng quản lý nhân Các yếu tố khác đào tạo qui định điều 6.2 6.1.2 Lập kế hoạch nguồn lực Phải nhận biết nguồn lực cần thiết cho dự án Kế hoạch nguồn lực phải rõ nguồn lực dự án cần sử dụng thời gian cần đến chúng theo kế hoạch dự án Kế hoạch phải cách thức nơi huy động sử dụng nguồn lực Khi cần thiết, kế hoạch phải bao gồm cách xử trí nguồn lực dư thừa Kế hoạch phải phù hợp với hoạt động kiểm sốt nguồn lực Phải kiểm tra xác nhận đầu vào lập kế hoạch chất lượng Năng lực, ổn định khả tổ chức cung ứng nguồn lực phải đánh giá Các giới hạn hạn chế nguồn lực phải tính tốn, cân nhắc Ví dụ giới hạn hạn chế bao gồm: sẵn có, tính an tồn, khía cạnh văn hóa, thỏa thuận quốc tế, thỏa ước lao động, qui định phủ, ngân sách, ảnh hưởng dự án môi trường Các kế hoạch nguồn lực, bao gồm ước tính, xếp, phân phối, hạn chế giới hạn dự định thực phải văn hóa đưa vào kế hoạch quản lý dự án 6.1.3 Kiểm soát nguồn lực Phải thực việc xem xét để đảm bảo sẵn có đầy đủ nguồn lực nhằm đạt mục tiêu dự án Thời gian việc xem xét, tần suất thu nhận liệu liên quan dự trù yêu cầu nguồn lực phải lập thành văn kế hoạch quản lý dự án Những sai lệch kế hoạch nguồn lực phải nhận biết, phân tích, khắc phục ghi nhận lại Chỉ đưa định hành động sau tiến hành xem xét liên quan tới mục tiêu trình dự án khác Những thay đổi gây ảnh hưởng tới mục tiêu dự án phải đồng ý khách hàng bên có lợi ích liên quan khác trước thực Thay đổi kế hoạch nguồn lực phải phê duyệt cấp thích hợp Việc xem xét dự trù yêu cầu nguồn lực phải phối hợp với trình khác dự án xây dựng kế hoạch cho cơng việc phải hoàn thành Các nguyên nhân gây việc thiếu hụt dư thừa nguồn lực phải nhận biết, ghi nhận sử dụng cho hoạt động liên tục cải tiến 6.2 Các trình liên quan đến nguồn nhân lực 6.2.1 Khái quát Chất lượng thành công dự án phụ thuộc vào người tham gia dự án Do đó, phải đặt quan tâm đặc biệt tới hoạt động trình liên quan đến nguồn nhân lực Các q trình nhằm mục đích tạo lập mơi trường giúp cho cá nhân đóng góp cách có liệu lực hiệu cho dự án Các trình liên quan đến nguồn nhân lực (xem phụ lục A) bao gồm: - Thiết lập cấu tổ chức dự án; - Bố trí, xếp nhân sự; - Xây dựng nhóm làm việc CHÚ THÍCH: Khía cạnh mang tính định lượng quản lý nhân qui định điều 6.1 Khía cạnh thông tin quản lý nhân qui định điều 7.6 6.2.2 Thiết lập cấu tổ chức dự án Cơ cấu tổ chức dự án phải thiết lập theo yêu cầu sách tổ chức thành lập dự án điều kiện đặc thù dự án Kinh nghiệm từ dự án trước (nếu có) phải sử dụng để giúp chọn cấu tổ chức phù hợp Cơ cấu tổ chức dự án phải thiết kế để khuyến khích hợp tác trao đổi thơng tin có hiệu lực hiệu toàn nhân tham gia dự án Giám đốc dự án phải đảm bảo cấu tổ chức dự án phù hợp với phạm vi dự án, qui mơ nhóm dự án, điều kiện chỗ q trình th ngồi Điều dẫn đến kết quả, ví dụ cấu tổ chức dự án kiểu chức ma trận Sự phân chia trách nhiệm quyền hạn cấu tổ chức dự án cần phải tính đến phân chia trách nhiệm quyền hạn cấu trúc tổ chức thành lập dự án Tổ chức dự án cần nhận biết thiết lập mối quan hệ với: - Khách hàng bên quan tâm khác; - Các phận chức hỗ trợ cho dự án tổ chức thành lập dự án (đặc biệt phận có nhiệm vụ giám sát chức dự án lập kế hoạch, chất lượng chi phí); - Các dự án liên quan khác tổ chức thành lập dự án Mô tả công việc, kể qui định trách nhiệm quyền hạn, phải chuẩn bị lập thành văn Phải nhận biết chức dự án chịu trách nhiệm cho việc thiết lập, thực trì hệ thống quản lý chất lượng (xem TCVN ISO 9004 : 2000, điều 5.5.2) Sự tương tác chức với chức khác dự án, với khách hàng bên quan tâm khác phải văn hóa Phải lập kế hoạch tiến hành xem xét định kỳ cấu tổ chức dự án nhằm xác định phù hợp đầy đủ 6.2.3 Bố trí, xếp nhân Năng lực cần thiết lĩnh vực giáo dục, đào tạo, kỹ kinh nghiệm phải xác định cho nhân làm việc dự án (thuật ngữ "năng lực" định nghĩa TCVN ISO 9000 : 2007, điều 3.9.12) Các thuộc tính cá nhân phải xem xét chọn lựa nhân cho dự án Phải ý đặc biệt tới yêu cầu lực nhân chủ chốt Phải dành đủ thời gian cho hoạt động tuyển dụng nhân có đủ lực, đặc biệt dự đốn trước khó khăn Chọn lựa nhân phải dựa mơ tả cơng việc phải tính đến lực cá nhân kinh nghiệm trước Phải xây dựng tiêu chuẩn chọn lựa áp dụng cho nhân tất cấp độ xem xét tuyển lựa cho dự án Đối với vị trí Giám đốc dự án, phải dành ưu tiên xem xét kỹ lãnh đạo Giám đốc dự án phải tham gia hoạt động tuyển lựa nhân cho vị trí có ảnh hưởng quan trọng tới thành công dự án Giám đốc dự án phải đảm bảo định đại diện lãnh đạo chịu trách nhiệm thiết lập, thực trì hệ thống quản lý chất lượng dự án (xem TCVN ISO 9004 : 2000, điều 5.5.2) Khi xếp thành viên cho nhóm dự án phải xem xét đến lợi ích, mối quan hệ, điểm mạnh điểm yếu cá nhân Kinh nghiệm hiểu biết yếu tố cá nhân giúp tìm cách thức phân chia trách nhiệm tốt thành viên tổ chức dự án Mô tả công việc phải người thấu hiểu chấp nhận thực Phải văn hóa trách nhiệm, quyền hạn qui trình báo cáo thành viên tổ chức dự án báo cáo tới phận chức tổ chức thành lập dự án Việc định nhân cho cơng việc vị trí đặc biệt phải xác nhận thông báo tới tất phận liên quan Tổng thể hoạt động nhân sự, bao gồm tính hiệu lực hiệu quả, phải giám sát để kiểm tra xác nhận việc bố trí cơng việc phù hợp Dựa kết thu được, phải đưa hành động thích hợp, ví dụ đào tạo lại khen thưởng thành tích đạt Trước thực việc thay đổi nhân tổ chức dự án, phải thông báo tới khách hàng bên có lợi ích liên quan thay đổi gây ảnh hưởng đến họ 6.2.4 Xây dựng nhóm làm việc Hoạt động nhóm có hiệu đòi hỏi thành viên nhóm có lực cá nhân, khuyến khích sẵn lòng hợp tác với thành viên khác (xem TCVN ISO 9004 : 2000, điều 6.2.1) Để cải tiến hoạt động nhóm, nhóm dự án nói chung thành viên nói riêng phải tham gia hoạt động xây dựng nhóm Các cá nhân phải đào tạo nhận thức mối liên hệ tầm quan trọng hoạt động việc đạt mục tiêu chất lượng thành công dự án (xem TCVN ISO 9004 : 2000, điều 6.2.2 ISO 10015) Nhóm làm việc hiệu phải thừa nhận khen thưởng thích hợp Những nhà quản lý tổ chức dự án phải đảm bảo thiết lập môi trường làm việc tích cực, khuyến khích tạo lập mối quan hệ cơng việc hiệu quả, có tin cậy chia sẻ nhóm với nhân tồn dự án Phải khuyến khích phát triển việc định dựa đồng thuận, giải xung đột cấu trúc, thông tin hiệu quả, công khai minh bạch cam kết chung nhằm đạt thỏa mãn khách hàng (xem 5.2.3 nói "sự lãnh đạo") Nếu có thể, nhân bị ảnh hưởng thay đổi dự án tổ chức dự án phải tham gia vào hoạt động lập kế hoạch thực thay đổi 7 Tạo sản phẩm 7.1 Khái quát Điều khoản bao gồm bảy nhóm q trình quản lý dự án cần thiết cho việc tạo sản phẩm dự án (xem 4.1.3) 7.2 Các trình liên quan đến phối hợp 7.2.1 Khái quát Dự án gồm hệ thống trình lập kế hoạch có liên quan lẫn thường q trình thay đổi ảnh hưởng đến trình khác Giám đốc dự án chịu trách nhiệm quản lý chung mối liên hệ lập trình dự án Tổ chức dự án phải quản lý hiệu lực hiệu thơng tin nhóm nhân khác dự án thiết lập trách nhiệm công việc họ cách rõ ràng Các trình liên quan đến phối hợp (xem phụ lục A) bao gồm: - Bắt đầu dự án triển khai kế hoạch quản lý dự án; - Quản lý tương tác; - Quản lý thay đổi; - Kết thúc trình dự án 7.2.2 Bắt đầu dự án triển khai kế hoạch quản lý dự án Kế hoạch quản lý dự án thiết lập cập nhật phải bao gồm viện dẫn tới kế hoạch chất lượng dự án Mức độ chi tiết kế hoạch quản lý dự án phụ thuộc vào nhiều nhân tố ví dụ qui mô độ phức tạp dự án Trong suốt giai đoạn dự án, chi tiết dự án liên quan thực tổ chức thành lập dự án phải nhận biết thông tin tới tổ chức dự án Điều giúp đảm bảo sử dụng tốt kinh nghiệm thu từ dự án trước (ví dụ: học đúc rút từ kinh nghiệm) Nếu mục đích dự án thực đầy đủ yêu cầu hợp đồng, việc xem xét hợp đồng phải thực suốt trình xây dựng kế hoạch quản lý dự án nhằm đảm bảo đáp ứng yêu cầu thực hợp đồng (xem TCVN ISO 9004 : 2000, điều 7.2) Trường hợp dự án lập từ yêu cầu thực hợp đồng, phải tiến hành việc xem xét ban đầu nhằm tạo lập yêu cầu xác nhận yêu cầu thích hợp đạt Kế hoạch quản lý dự án phải: a) Xem xét tới yêu cầu văn khách hàng bên có lợi ích liên quan khác mục tiêu dự án; Đầu vào yêu cầu phải lập thành văn nhằm cho phép xác định nguồn gốc; b) Nhận biết lập thành văn q trình dự án mục đích q trình; c) Nhận biết tương tác tổ chức, đặc biệt lưu ý tới: - Cách thức báo cáo liên hệ tổ chức dự án phận chức khác tổ chức thành lập dự án; - Mối tương tác chức bên tổ chức dự án d) Tích hợp kế hoạch đúc rút từ trình khác thực hiện; kế hoạch bao gồm: - Kế hoạch chất lượng; - Bản phân chia công việc (xem 7.3.4); - Chương trình làm việc dự án (xem 7.4.5); - Ngân sách dự án (xem 7.5.3); - Kế hoạch thông tin (xem 7.6.2); - Kế hoạch quản lý rủi ro (xem 7.7.2); - Kế hoạch mua hàng (xem 7.8.2); Tất kế hoạch phải xem xét ổn định vấn đề trái ngược phải giải e) Nhận biết, bao gồm viện dẫn tới qui định đặc tính sản phẩm cách thức sản phẩm phải đo lường đánh giá; f) Cung cấp ranh giới cho việc đo lường kiểm sốt q trình nhằm giúp lập kế hoạch cho việc thực công việc lại; Phải chuẩn bị lập kế hoạch làm việc cho hoạt động xem xét đánh giá trình; g) Xác định báo thực cách thức đo lường chúng qui định điều khoản cho hoạt động đánh giá định kỳ để giám sát trình; Hoạt động đánh giá định kỳ phải: - Tạo thuận lợi cho hành động khắc phục phòng ngừa; - Xác nhận mục tiêu dự án thích hợp bối cảnh thay đổi môi trường dự án h) Cung cấp hoạt động xem xét dự án theo yêu cầu hợp đồng để đảm bảo việc tuân thủ đầy đủ yêu cầu hợp đồng; i) Được định kỳ xem xét xem xét xảy thay đổi gây ảnh hưởng quan trọng tới dự án Hệ thống quản lý chất lượng dự án phải lập thành văn viện dẫn tới kế hoạch chất lượng dự án Phải thiết lập liên kết kế hoạch chất lượng dự án với phần thích hợp hệ thống quản lý chất lượng tổ chức thành lập dự án Để thích nghi cho việc áp dụng, tổ chức dự án phải chấp nhận thấy cần thiết phải sửa đổi thủ tục hệ thống quản lý chất lượng tổ chức thành lập dự án Trong trường hợp có yêu cầu đặc biệt bên có lợi ích liên quan hệ thống quản lý chất lượng, phải đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng dự án phù hợp với yêu cầu Các hoạt động quản lý chất lượng, ví dụ: hoạt động liên quan đến tài liệu, kiểm tra xác nhận, xác định nguồn gốc, xem xét đánh giá phải thiết lập cho toàn dự án 7.2.3 Quản lý tương tác Để tạo thuận tiện cho liên kết trình, phải quản lý tương tác dự án Hoạt động quản lý bao gồm: - Thiết lập thủ tục quản lý giao diện; - Tổ chức họp phận chức dự án; - Giải vấn đề xung đột trách nhiệm hay sửa đổi yếu bộc lộ; - Đo lường hoạt động dự án thông qua việc sử dụng kỹ thuật phân tích giá trị dòng tiền (một kỹ thuật giúp giám sát hoạt động chung dự án cho phù hợp với giới hạn ngân sách dự án); - Thực việc đánh giá tiến trình nhằm xem xét tình trạng dự án lập kế hoạch cho việc thực công việc lại Phải ln sử dụng đánh giá tiến trình để nhận biết vấn đề tiềm tàng lên giao diện Cần phải ý sai lỗi thường hay xảy giao diện CHÚ THÍCH: Trao đổi thơng tin dự án nhân tố cho hoạt động phối hợp dự án (xem 7.6) 7.2.4 Quản lý thay đổi Quản lý thay đổi liên quan tới nhận biết, đánh giá, giao trách nhiệm, lập tài liệu, thực kiểm soát thay đổi Trước thay đổi phê duyệt, phải phân tích mục đích, phạm vi ảnh hưởng thay đổi Những thay đổi gây ảnh hưởng tới mục tiêu dự án phải chấp thuận khách hàng bên có lợi ích liên quan khác Quản lý thay đổi phải tính đến yếu tố: - Những thay đổi quản lý mục đích, phạm vi dự án tới kế hoạch quản lý dự án; - Những thay đổi phối hợp liên kết trình dự án việc giải xung đột; - Thủ tục cho việc thay đổi tài liệu; - Liên tục cải tiến (xem điều 8); - Các khía cạnh việc thay đổi gây ảnh hưởng tới nhân (xem 6.2.4) Thay đổi dẫn tới ảnh hưởng tiêu cực đến dự án (ví dụ: lời phàn nàn) phải nhận biết sớm tốt Phải phân tích nguyên nhân gây ảnh hưởng tiêu cực, kết phân tích sử dụng để xây dựng giải pháp phòng ngừa cải tiến trình dự án Một khía cạnh quản lý thay đổi quản lý cấu hình Đối với hoạt động quản lý dự án, xem xét đến cấu hình sản phẩm dự án Điều bao gồm khoản mục khơng thể chuyển giao (ví dụ: dụng cụ thử nghiệm thiết bị lắp đặt khác) khoản mục chuyển giao CHÚ THÍCH: Hướng dẫn quản lý cấu hình xem ISO 10007 7.2.5 Kết thúc trình dự án Dự án thân q trình phải lưu ý đặc biệt tới việc kết thúc Việc kết thúc trình dự án phải xác định giai đoạn dự án ghi vào kế hoạch quản lý dự án Khi lập kế hoạch kết thúc trình dự án phải dựa kinh nghiệm thu từ trình dự án kết thúc trước (xem điều 8) Tại thời điểm dự án, q trình hồn thành phải kết thúc theo kế hoạch Khi kết thúc trình phải đảm bảo tất hồ sơ tập hợp, xếp phân phối dự án tổ chức thành lập dự án (nếu thích hợp) lưu giữ theo thời hạn xác định Dự án phải kết thúc theo kế hoạch Tuy nhiên, thực tế cần kết thúc dự án sớm muộn kế hoạch xảy kiện dự báo trước Cho dù dự án kết thúc với lý cần phải thực xem xét đầy đủ việc thực dự án Việc xem xét phải tính đến tất báo cáo có liên quan, kể báo cáo đánh giá tiến trình thơng tin từ bên liên quan Phải lưu ý đặc biệt tới phản hồi từ khách hàng bên có lợi ích liên quan khác Các phản hồi phải đo lường Dựa việc xem xét, phải chuẩn bị báo cáo thích hợp nêu bật kinh nghiệm sử dụng cho dự án khác cho hoạt động cải tiến liên tục (xem điều 8.3) Khi kết thúc dự án lúc sản phẩm dự án bàn giao thức cho khách hàng Dự án chưa coi kết thúc khách hàng thức chấp nhận sản phẩm dự án Khi kết thúc dự án phải thông báo tới tất bên có lợi ích liên quan khác 7.3 Các trình liên quan đến phạm vi 7.3.1 Khái quát Phạm vi dự án bao gồm mô tả sản phẩm dự án, đặc tính sản phẩm cách thức chúng đo lường đánh giá a) Các trình liên quan đến phạm vi nhằm: - Chuyển nhu cầu mong đợi khách hàng bên quan tâm khác thành hoạt động phải thực để đạt mục tiêu dự án tổ chức hoạt động này; - Đảm bảo nhân làm việc phạm vi dự án suốt trình thực hoạt động; - Đảm bảo hoạt động thực dự án đáp ứng yêu cầu mô tả phạm vi dự án b) Các trình liên quan đến phạm vi (xem phụ lục A) gồm: - Triển khai ý tưởng; - Xây dựng kiểm soát phạm vi; - Xác định hoạt động; - Kiểm soát hoạt động 7.3.2 Triển khai ý tưởng Nhu cầu mong đợi sản phẩm trình khách hàng thơng báo rõ đề cập chung phải chuyển thành yêu cầu văn bản, bao gồm khía cạnh luật định Khi khách hàng yêu cầu, phải có trí chung yêu cầu Phải nhận biết bên quan tâm khác xác lập nhu cầu họ Những nhu cầu phải chuyển thành yêu cầu văn phải chấp thuận khách hàng có liên quan 7.3.3 Xây dựng kiểm soát phạm vi Khi xây dựng phạm vi dự án, đặc tính sản phẩm dự án phải nhận biết lập thành văn dạng điều khoản có tính khả thi có khả đo lường Các đặc tính phải sử dụng làm sở cho hoạt động thiết kế phát triển Phải định rõ cách thức đo lường đặc tính phải đánh giá phù hợp chúng yêu cầu khách hàng bên quan tâm khác Các đặc tính sản phẩm q trình phải thể yêu cầu lập thành văn khách hàng bên quan tâm khác Khi xem xét việc thay đổi giải pháp cách tiếp cận trình xây dựng phạm vi, chứng hỗ trợ (kể xem xét phân tích thực hiện) phải lập thành văn viện dẫn đến phạm vi CHÚ THÍCH: Cách thức quản lý thay đổi nêu trình quản lý thay đổi (xem 7.2.4) 7.3.4 Xác định hoạt động Dự án phải tổ chức phân chia thành hoạt động quản lý nhằm đáp ứng yêu cầu khách hàng sản phẩm q trình CHÚ THÍCH: Thơng thường thuật ngữ "phân chia công việc" sử dụng để mơ tả cách thức dự án phân thành nhóm riêng rẽ để lập chương trình, lên kế hoạch chi phí xây dựng mục đích kiểm sốt Ngồi ra, thuật ngữ "hoạt động", "nhiệm vụ" "nhóm công việc" sử dụng cho thành phần cấu tổ chức kết thường biết dạng "bản phân chia công việc" Đối với tiêu chuẩn này, thuật ngữ "hoạt động" sử dụng thuật ngữ chung cho loại công việc (xem 3.1) Nhân định tham gia dự án phải tham gia xác định hoạt động Điều giúp tổ chức dự án tận dụng kinh nghiệm người giúp họ đạt hiểu biết, chấp nhận làm chủ hoạt động Mỗi hoạt động phải xác định theo cách thức cho kết đo lường Danh sách hoạt động phải kiểm tra để xác nhận đầy đủ Các hoạt động xác nhận phải bao gồm hoạt động quản lý chất lượng, đánh giá tiến trình, việc chuẩn bị trì kế hoạch quản lý dự án Phải nhận biết lập thành văn tương tác hoạt động dự án gây vấn đề tổ chức dự án bên quan tâm 7.3.5 Kiểm soát hoạt động Các hoạt động dự án phải thực kiểm soát theo kế hoạch quản lý dự án Kiểm sốt q trình bao gồm kiểm sốt tương tác hoạt động nhằm giảm thiểu xung đột hiểu nhầm Việc kiểm soát phải đặc biệt ý trình liên quan đến công nghệ Các hoạt động phải xem xét đánh giá nhằm nhận biết thiếu sót hội tiềm tàng cho hoạt động cải tiến Thời gian tiến hành xem xét phải phù hợp với mức độ phức tạp dự án Kết việc xem xét phải sử dụng cho hoạt động đánh giá tiến trình nhằm đánh giá đầu trình lập kế hoạch cho việc thực cơng việc lại Kế hoạch cho việc thực cơng việc lại phải lập thành văn 7.4 Các trình liên quan đến thời gian 7.4.1 Khái quát Các trình liên quan đến thời gian nhằm xác định phụ thuộc thời hạn hoạt động đảm bảo cho kết thúc thời hạn dự án Các trình liên quan đến thời gian (xem phụ lục A) gồm: - Lập kế hoạch phụ thuộc hoạt động; - Dự trù thời gian thực hiện; - Xây dựng kế hoạch làm việc; - Kiểm soát kế hoạch 7.4.2 Lập kế hoạch phụ thuộc hoạt động Mức độ phụ thuộc lẫn hoạt động dự án phải nhận biết xem xét Bất kỳ yêu cầu việc thay đổi liệu từ trình nhận biết hoạt động phải chứng minh hợp lý phải lập thành văn Trong trình xây dựng kế hoạch dự án, có thể, nên sử dụng biểu đồ mạng lưới dự án chuẩn biểu đồ mạng lưới dự án kiểm nghiệm để kế thừa kinh nghiệm có Sự thích hợp chúng với dự án phải kiểm tra xác nhận 7.4.3 Dự trù thời gian thực Thiết lập thời gian ước tính để thực hoạt động phải thực người có trách nhiệm Dự trù thời gian từ kinh nghiệm khứ phải kiểm tra xác nhận khả áp dụng độ xác điều kiện thực tế dự án Các đầu vào phải lập thành văn truy tìm lại nguồn gốc Khi thực dự trù thời gian, hữu ích lúc thực ước tính nguồn lực tương ứng làm đầu vào cho việc lập kế hoạch nguồn lực (xem 6.1.2) Khi dự trù thời gian liên quan tới không chắn đáng kể, rủi ro phải đánh giá, lập thành văn làm giảm thiểu Phải tính đến rủi ro lại ước tính thời gian Khách hàng bên quan tâm khác phải tham gia vào hoạt động dự trù thời gian thích hợp có yêu cầu 7.4.4 Xây dựng kế hoạch làm việc Dữ liệu đầu vào cho việc xây dựng kế hoạch làm việc phải nhận biết kiểm tra phù hợp với điều kiện cụ thể dự án Khi xác định tiến trình trọng yếu, hoạt động có thời gian thực dài phải lưu ý Các hoạt động tiến trình trọng yếu (tiến trình có thời gian thực dài nhất) phải nhận biết rõ ràng Nên áp dụng biểu mẫu kế hoạch chuẩn hóa, phù hợp với nhu cầu khác người sử dụng Mối liên hệ việc dự trù thời gian phụ thuộc hoạt động phải kiểm tra tính ổn định, chắn Bất kỳ không chắn, ổn định tìm thấy phải giải trước kế hoạch làm việc hoàn thành ban hành Kế hoạch làm việc phải nhận biết hoạt động quan trọng then chốt Kế hoạch làm việc phải nhận biết trường hợp đòi hỏi định đầu vào riêng biệt, nơi mà đầu phải lập kế hoạch Điều biết đến "trường hợp đặc biệt" hay 'sự kiện quan trọng" Đánh giá tiến trình phải đề cập đến kế hoạch làm việc Khách hàng bên quan tâm khác phải thông tin suốt trình xây dựng kế hoạch làm việc tham gia có yêu cầu Các đầu vào bên ngồi (ví dụ: mong đợi khách hàng) phải phân tích tính đến kế hoạch làm việc Kế hoạch làm việc thích hợp phải cung cấp cho khách hàng bên quan tâm khác nhằm mục đích thơng tin chấp nhận yêu cầu 7.4.5 Kiểm soát kế hoạch Tổ chức dự án phải định việc xem xét kế hoạch làm việc theo qui định kế hoạch quản lý dự án Phải thiết lập thời gian kế hoạch xem xét tần suất thu thập liệu nhằm đảm bảo kiểm soát đầy đủ tất hoạt động, q trình thơng tin liên quan dự án Phải phân tích tiến trình dự án nhằm nhận biết xu hướng khơng chắn xảy cơng việc lại dự án (xem 7.7 mơ tả "sự không chắn") Kế hoạch làm việc cập nhật phải sử dụng đánh giá tiến trình họp Các sai lệch kế hoạch làm việc phải nhận biết, phân tích quan trọng phải đưa hành động Các nguyên nhân gây sai lệch kế hoạch làm việc, nguyên nhân tích cực tiêu cực phải nhận biết Phải đưa hành động để đảm bảo sai lệch mang tính tiêu cực không ảnh hưởng tới mục tiêu dự án Nguyên nhân sai lệch tích cực hay tiêu cực phải sử dụng để cung cấp liệu làm sở cho hoạt động cải tiến liên tục (xem điều 8) Thay đổi kế hoạch làm việc gây ảnh hưởng đến ngân sách, nguồn lực dự án chất lượng sản phẩm phải xác định Quyết định đưa hành động phải thực dựa thực tế sau tính tốn đến ảnh hưởng tới mục tiêu trình dự án khác Những thay đổi gây ảnh hưởng tới mục tiêu dự án phải chấp thuận khách hàng bên có lợi ích liên quan trước thực Khi yêu cầu có hành động liên quan đến sai lệch, nhân tham gia vai trò họ phải nhận biết Việc sốt xét kế hoạch làm việc phải kết hợp với trình dự án khác xây dựng kế hoạch cho cơng việc lại Các đầu vào bên ngồi (ví dụ: mong đợi khách hàng) phải theo dõi Khách hàng bên quan tâm khác phải thông tin đề xuất thay đổi kế hoạch làm việc tham gia vào định gây ảnh hưởng đến họ 7.5 Các q trình liên quan đến chi phí 7.5.1 Khái qt Các q trình liên quan đến chi phí nhằm dự báo quản lý chi phí dự án Phải đảm bảo dự án hoàn thành theo ngân sách thông tin chi phí cung cấp tới tổ chức thành lập dự án Các trình liên quan đến chi phí (xem phụ lục A) gồm: - Dự trù chi phí; - Lập ngân sách; - Kiểm sốt chi phí CHÚ THÍCH: Xem ISO/TR 10014 để có thêm hướng dẫn ảnh hưởng kinh tế tới quản lý chất lượng 7.5.2 Dự trù chi phí Tất chi phí dự án phải nhận biết rõ ràng (ví dụ: chi phí hoạt động, hàng hóa dịch vụ) Dự trù chi phí phải xem xét nguồn thơng tin có liên quan phải liên kết tới phân chia công việc (xem 7.3.4) Dự trù kinh phí từ kinh nghiệm khứ phải kiểm tra xác nhận khả áp dụng độ xác điều kiện thực tế dự án Chi phí phải lập thành văn truy tìm lại nguồn gốc Phải đặt ý đặc biệt cho việc tạo lập quĩ với ngân sách đầy đủ dùng để thiết lập, thực trì hệ thống quản lý chất lượng dự án Dự trù chi phí phải tính đến xu hướng tương lai mơi trường kinh tế (ví dụ: lạm phát, thuế tỷ giá ngoại hối) Khi dự trù chi phí liên quan tới khơng chắn đáng kể, không chắn phải nhận biết, đánh giá, lập thành văn đưa hành động (xem 7.7.2) Đối với khơng chắn lại, gọi kiện ngẫu nhiên, phải tính đến dự trù Dự trù chi phí phải dạng thức cho phép xây dựng triển khai ngân sách theo thủ tục kế toán phê duyệt nhu cầu tổ chức dự án 7.5.3 Lập ngân sách Ngân sách dự án phải dựa sở dự trù chi phí kế hoạch làm việc với thủ tục chấp nhận xác định Ngân sách phải phù hợp với mục đích dự án, chắn, không chắn ngẫu nhiên phải nhận biết lập thành văn Ngân sách phải bao gồm tất chi phí hợp lý ngân sách phải dạng thức phù hợp cho hoạt động kiểm sốt chi phí dự án 7.5.4 Kiểm sốt chi phí Hệ thống kiểm sốt chi phí thủ tục thích hợp phải xây dựng, lập thành văn thông tin cho người chịu trách nhiệm công việc chi tiêu trước có hoạt động chi tiêu thực Thời gian thực việc xem xét, tần suất thu thập liệu dự báo phải thiết lập Điều giúp đảm bảo kiểm soát đầy đủ tất hoạt động dự án thông tin liên quan Tổ chức dự án phải kiểm tra xác nhận cơng việc lại hồn thành phạm vi ngân sách Bất kỳ sai lệch ngân sách phải nhận biết vượt giới hạn cho phép phải phân tích đưa hành động Các xu hướng chi phí dự án phải phân tích, sử dụng kỹ thuật ví dụ "phân tích giá trị dòng tiền" Kế hoạch cho việc thực cơng việc lại phải xem xét nhằm nhận biết không chắn Các nguyên nhân gây sai lệch ngân sách, nguyên nhân tích cực tiêu cực phải nhận biết Phải đưa hành động để đảm bảo sai lệch mang tính tiêu cực khơng ảnh hưởng tới mục tiêu dự án Nguyên nhân sai lệch tích cực hay tiêu cực phải sử dụng để cung cấp liệu làm sở cho hoạt động cải tiến liên tục (xem điều 8) Quyết định đưa hành động phải thực dựa thực tế sau tính tốn đến ảnh hưởng tới mục tiêu trình dự án khác Những thay đổi chi phí dự án phải chấp thuận phê duyệt cấp có thẩm quyền trước thực Soát xét dự báo ngân sách phải kết hợp với trình dự án khác xây dựng kế hoạch cho cơng việc lại Thơng tin cần thiết nhằm đảm bảo quĩ hình thành thời gian qui định phải sẵn có cung cấp làm đầu vào cho q trình kiểm sốt nguồn lực Tổ chức dự án phải định việc xem xét chi phí dự án theo qui định kế hoạch quản lý dự án phải tính đến hoạt động xem xét tài khác (ví dụ: việc xem xét bên thực bên có lợi ích liên quan) 7.6 Các q trình liên quan tới trao đổi thông tin 7.6.1 Khái quát Các q trình liên quan tới trao đổi thơng tin nhằm tạo thuận lợi cho hoạt động trao đổi thông tin cần thiết dự án Chúng đảm bảo thông tin dự án đáp ứng thời gian thích hợp kể từ phát sinh, thu thập, phổ biến, lưu giữ bố trí xếp thơng tin Các q trình liên quan đến trao đổi thơng tin (xem phụ lục A) gồm: - Lập kế hoạch thơng tin; - Quản lý thơng tin; - Kiểm sốt thơng tin CHÚ THÍCH: xem TCVN ISO 9004 : 2000 để có thêm thơng tin, điều 5.5.3 (trao đổi thơng tin nội bộ), điều 7.2 (các trình liên quan đến bên quan tâm) 7.6.2 Lập kế hoạch thông tin Tổ chức dự án tổ chức thành lập dự án phải đảm bảo thiết lập trình trao đổi thơng tin thích hợp dự án thông tin xảy liên quan đến hiệu lực hiệu hệ thống quản lý chất lượng Lập kế hoạch thơng tin phải tính đến nhu cầu tổ chức thành lập dự án, tổ chức dự án, khách hàng bên quan tâm khác Kế hoạch thông tin phải lập thành văn Kế hoạch trao đổi thông tin phải xác định thông tin trao đổi thức, tần suất phương pháp truyền thông tin Các yêu cầu mục đích, tần suất, thời gian hồ sơ họp phải xác định kế hoạch thông tin Hinh thức, ngôn ngữ cấu trúc hồ sơ tài liệu dự án phải lập kế hoạch để đảm bảo khả tương thích Kế hoạch trao đổi thông tin phải xác định hệ thống quản lý thông tin (xem 7.6.3), nhận biết người gửi nhận thông tin phải tham chiếu tới thủ tục kiểm soát tài liệu, thủ tục kiểm soát hồ sơ thủ tục đảm bảo an ninh Các báo cáo đánh giá tiến trình phải thiết kế để làm bật sai lệch kế hoạch quản lý dự án CHÚ THÍCH: Xem TCVN ISO 9004 : 2000, điều 4.2 để có thêm thơng tin hướng dẫn kiểm sốt tài liệu kiểm sốt hồ sơ 7.6.3 Quản lý thơng tin Tổ chức dự án phải nhận biết nhu cầu thông tin phải thiết lập hệ thống quản lý thông tin văn Tổ chức dự án phải nhận biết thơng tin có nguồn gốc nội thơng tin từ bên ngồi Phải xem xét đến nhu cầu tổ chức dự án tổ chức thành lập dự án xây dựng cách thức quản lý thông tin Để quản lý thông tin dự án phải thiết lập thủ tục kiểm soát thông tin việc chuẩn bị, thu thập, nhận dạng, phân loại, cập nhật, phân phối, xếp, lưu giữ, bảo vệ, khôi phục, thời gian lưu giữ hủy bỏ Thông tin ghi nhận phải cho biết điều kiện chung hoạt động thời điểm ghi nhận Điều cho phép kiểm tra xác nhận giá trị thích hợp thơng tin trước sử dụng cho dự án khác Tổ chức dự án phải đảm bảo an tồn thích hợp cho thơng tin có tính đến bảo mật, tính sẵn có ngun vẹn thơng tin Thơng tin phải có liên hệ tới nhu cầu người nhận phải trình bày phân phối cách rõ ràng tuân thủ chặt chẽ yêu cầu thời gian Tất thỏa thuận, kể khơng thức, gây ảnh hưởng tới hoạt động dự án phải lập thành văn thức Phải xây dựng qui tắc hướng dẫn cho họp chúng phải phù hợp với loại hình họp Lịch họp phải phân phối trước phải nhận biết vấn đề mà người tham gia họp yêu cầu chuẩn bị Biên họp phải nêu chi tiết định, vấn đề tồn hành động trí (kể thời hạn hoàn thành nhân định thực hiện) Biên phải phân phối tới bên có lợi ích liên quan theo thời gian qui định Tổ chức dự án phải sử dụng thông tin, liệu kiến thức để tạo lập đáp ứng mục tiêu Ban lãnh đạo tổ chức dự án tổ chức thành lập dự án phải đánh giá lợi ích thu từ việc sử dụng thông tin nhằm giúp cho việc cải tiến hoạt động quản lý thông tin (xem điều 8) CHÚ THÍCH: Một hệ thống quản lý thơng tin cần phức tạp đòi hỏi dự án 7.6.4 Kiểm sốt thơng tin Hệ thống thơng tin phải lập thành kế hoạch thực Nó phải kiểm soát, theo dõi xem xét để đảm bảo đáp ứng yêu cầu dự án Phải đặt ý đặc biệt tới giao diện chức tổ chức, nơi mà xảy xung đột hiểu lầm 7.7 Các trình liên quan tới rủi ro 7.7.1 Khái quát Rủi ro thường xem khía cạnh tiêu cực, "sự khơng ổn định" khái niệm đại hơn, bao gồm khía cạnh tích cực tiêu cực Khía cạnh tích cực thường biết đến "cơ hội" Thuật ngữ "rủi ro" sử dụng tiêu chuẩn mang nghĩa với "sự không ổn định" tức có khía cạnh tích cực tiêu cực Quản lý rủi ro dự án nhằm giải điều khơng chắn xảy tồn dự án Điều đòi hỏi cách tiếp cận có cấu trúc kế hoạch quản lý rủi ro phải lập thành văn Các trình liên quan tới rủi ro nhằm mục đích giảm thiểu ảnh hưởng kiện tiêu cực tiềm ẩn tận dụng tối đa hội cải tiến Những điều không chắn thường liên quan tới sản phẩm trình dự án Các trình liên quan đến rủi ro (xem phụ lục A) gồm: - Nhận biết rủi ro; - Đánh giá rủi ro; - Xử lý rủi ro; - Kiểm soát rủi ro 7.7.2 Nhận biết rủi ro Nhận biết rủi ro phải thực từ giai đoạn bắt đầu dự án, đánh giá tiến trình dịp khác có định quan trọng thực Phải sử dụng kinh nghiệm liệu từ dự án trước lưu giữ tổ chức thành lập dự án (xem 8.3.1) Đầu trình phải ghi nhận kế hoạch quản lý rủi ro, kế hoạch phải nêu viện dẫn tới kế hoạch quản lý dự án Sự gia tăng rủi ro tiềm ẩn từ tương tác liên quan tới hoạt động, trình sản phẩm tổ chức dự án, tổ chức thành lập dự án bên quan tâm phải nhận biết ghi nhận lại Nhận biết rủi ro phải xem xét rủi ro khơng khía cạnh chi phí, thời gian sản phẩm mà xem xét rủi ro vấn đề chất lượng sản phẩm, an ninh, độ tin cậy, khả chuyên nghiệp, cơng nghệ thơng tin, an tồn, sức khỏe mơi trường Việc nhận biết phải tính đến khả áp dụng yêu cầu luật định tương lai Sự tương tác rủi ro phải xem xét Các rủi ro áp dụng phương pháp công nghệ phải nhận biết Bất kỳ rủi ro gây nên ảnh hưởng nghiêm trọng nhận biết phải lập thành văn phải định người chịu trách nhiệm, thẩm quyền nguồn lực để giải rủi ro 7.7.3 Đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro trình phân tích đánh giá rủi ro nhận biết trình sản phẩm dự án Tất rủi ro nhận biết phải đánh giá Trong đánh giá phải tận dụng tất kinh nghiệm liệu thu từ dự án trước Phải đánh giá tiêu chuẩn kỹ thuật sử dụng cho hoạt động đánh giá rủi ro Một phân tích định tính phải thực phải thực tiếp sau phân tích định lượng CHÚ THÍCH: Có nhiều phương pháp phân tích định tính định lượng khác sử dụng cho đánh giá rủi ro Các phương pháp nói chung dựa sở đánh giá xác suất xảy mức độ ảnh hưởng rủi ro nhận biết Phải nhận biết mức độ chấp nhận rủi ro dự án cách thức xác định mức rủi ro chấp nhận bị vượt Kết tất phân tích đánh giá phải ghi nhận thơng tin tới nhân có liên quan 7.7.4 Xử lý rủi ro Các giải pháp để loại trừ, giảm thiểu, chuyển đổi, chia sẻ chấp nhận rủi ro kế hoạch nhằm tận dụng hội phải dựa hiểu biết liệu công nghệ rút từ kinh nghiệm khứ Các rủi ro chủ ý chấp nhận phải nhận biết phải ghi nhận lại lý chấp nhận rủi ro Khi giải pháp xử lý rủi ro đề xuất, giải pháp phải kiểm tra xác nhận khơng gây ảnh hưởng xấu gây rủi ro đồng thời phải đề cập đến kết rủi ro lại Khi hoạt động quản lý rủi ro thực cách bất ngờ, ngẫu nhiên chúng phải nhận biết trì tách biệt Phải đặt ý đặc biệt tới việc xây dựng giải pháp việc gia tăng rủi ro tiềm ẩn từ tương tác liên quan tới hoạt động, trình sản phẩm tổ chức dự án, tổ chức thành lập dự án bên quan tâm 7.7.5 Kiểm soát rủi ro Rủi ro phải theo dõi kiểm soát cho tồn dự án q trình lặp lặp lại bao gồm: nhận biết rủi ro, đánh giá rủi ro xử lý rủi ro Dự án phải quản lý theo cách thức ln tính đến coi rủi ro tồn dự án Mọi người phải khuyến khích lường trước nhận biết rủi ro báo cáo chúng cho tổ chức dự án Kế hoạch quản lý rủi ro phải trì sẵn sàng cho việc sử dụng Báo cáo theo dõi rủi ro dự án phải phần hoạt động đánh giá tiến trình 7.8 Các trình liên quan tới mua hàng 7.8.1 Khái quát Các trình liên quan tới mua hàng giải việc cung cấp sản phẩm cho dự án Các trình liên quan đến mua hàng gồm: - Lập kế hoạch kiểm soát việc mua hàng; - Tài liệu yêu cầu mua hàng; - Đánh giá nhà cung ứng; - Hợp đồng; - Kiểm soát hợp đồng CHÚ THÍCH 1: Thuật ngữ "sự mua", "giành được" "kiếm được" sử dụng thường xuyên ngữ cảnh CHÚ THÍCH 2: Như lưu ý TCVN ISO 9000 : 2007, định nghĩa 3.4.2, thuật ngữ "sản phẩm" đề cập đến sản phẩm hữu hình sản phẩm vơ hình CHÚ THÍCH 3: Có thể tìm thêm hướng dẫn cho việc mua hàng từ TCVN ISO 9004 : 2000, điều 7.4 Cho mục đích sử dụng tiêu chuẩn tham chiếu tới TCVN ISO 9004 : 2000, điều khoản "tổ chức" hiểu "tổ chức dự án" "nhà cung ứng" cung cấp sản phẩm cho tổ chức dự án 7.8.2 Lập kế hoạch kiểm soát việc mua hàng Kế hoạch mua hàng phải chuẩn bị, phải nhận biết lên kế hoạch cho sản phẩm cần mua, lưu ý tới yêu cầu sản phẩm kể đặc tính, thời gian chi phí Tất sản phẩm đầu vào dự án phải đặt mức độ kiểm soát mua hàng mà không quan tâm tới việc chúng mua từ nguồn bên hay từ tổ chức thành lập dự án (gọi nguồn bên trong) Sản phẩm từ nguồn bên ngồi thường mua thơng qua hợp đồng Các sản phẩm mua từ nguồn bên áp dụng thủ tục mua kiểm soát nội Đối với sản phẩm từ nguồn bên trong, đơn giản hóa số hoạt động kiểm soát mua hàng nêu Hoạt động mua hàng phải lập kế hoạch nhờ tổ chức dự án quản lý giao diện tương tác với người cung ứng Phải dành đủ thời gian cho việc thực hoạt động trình liên quan tới mua hàng Phải sử dụng kinh nghiệm thực hoạt động trước nhà cung ứng để lập kế hoạch cho rắc rối tiềm ẩn, ví dụ giao sản phẩm với thời gian giao hàng kéo dài Nhằm cung cấp kiểm soát đầy đủ hoạt động mua hàng, tổ chức dự án phải định kỳ xem xét tiến trình mua hàng, kết phải so sánh với kế hoạch mua hàng phải đưa hành động thấy cần thiết Kết việc xem xét phải sử dụng làm đầu vào cho hoạt động đánh giá tiến trình 7.8.3 Tài liệu yêu cầu mua hàng Tài liệu mua hàng phải nhận biết sản phẩm với đặc tính nó, u cầu hệ thống quản lý chất lượng thích hợp tài liệu liên quan Tài liệu mua hàng phải bao gồm trách nhiệm mua, chi phí thời hạn giao hàng, yêu cầu kiểm toán (nếu cần thiết), quyền tiếp cận sở nhà cung ứng Phải đảm bảo yêu cầu khách hàng tính đến tài liệu mua hàng Tài liệu đấu thầu (ví dụ: yêu cầu báo giá) phải có kết cấu dễ so sánh dễ cho việc trả lời nhà cung ứng tiềm Tài liệu mua hàng phải xem xét trước phân phối nhằm kiểm tra xác nhận tất yêu cầu liên quan đến sản phẩm khía cạnh khác (ví dụ: trách nhiệm mua hàng) qui định cụ thể CHÚ THÍCH: Để có thêm thơng tin xem TCVN ISO 9004 : 2000, điều 7.4.1 7.8.4 Đánh giá nhà cung ứng Nhà cung ứng cho dự án phải đánh giá Việc đánh giá phải xem xét tất khía cạnh nhà cung ứng gây ảnh hưởng tới dự án, ví dụ: kinh nghiệm kỹ thuật, lực sản xuất, thời gian giao hàng, hệ thống quản lý chất lượng ổn định tài Tổ chức dự án phải trì danh sách nhà cung ứng phê duyệt Danh sách trì tổ chức thành lập dự án thông báo cho tổ chức dự án CHÚ THÍCH: Để có thêm hướng dẫn hoạt động đánh giá nhà cung ứng xem TCVN ISO 9004 : 2000, điều 7.4.2 8.4 7.8.5 Hợp đồng Phải có qui trình để tổ chức dự án ký kết hợp đồng với nhà cung ứng cho dự án Nó phải bao gồm việc thông tin tới nhà cung ứng yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng dự án mục tiêu sách chất lượng Trong hoạt động đánh giá nhà thầu, tất sai lệch so với qui định phải nhận biết tính đến đánh giá nhà cung ứng Các sai lệch so với qui định kiến nghị cải tiến phải chấp thuận phận chức thực việc xem xét phê duyệt ban đầu qui định Đánh giá nhà thầu chi phí phải khơng vào vào chi phí liên quan khác chi phí vận hành, tu bảo dưỡng, phí quyền, vận chuyển, bảo hiểm, thuế xuất nhập khẩu, thay đổi tỷ giá ngoại tệ, kiểm tra, đánh giá giải sai lệch Hợp đồng phải xem xét để đảm bảo bao gồm tất kết đạt qua đàm phán trước với nhà cung ứng Trước ký hợp đồng, hệ thống quản lý chất lượng nhà cung ứng phải đánh giá 7.8.6 Kiểm soát hợp đồng Kiểm soát hợp đồng bắt đầu hợp đồng có hiệu lực Một hệ thống phải thực nhằm đảm bảo đáp ứng điều kiện hợp đồng, kể thời hạn hoàn thành hồ sơ Kiểm soát hợp đồng phải bao gồm việc thiết lập mối quan hệ hợp đồng thích hợp tích hợp đầu vào từ mối quan hệ vào hoạt động quản lý chung dự án Hoạt động nhà cung ứng phải theo dõi nhằm đảm bảo việc đáp ứng qui định hợp đồng Kết theo dõi phải phản hồi tới nhà cung ứng hoạt động thỏa thuận Trước kết thúc hợp đồng, phải tiến hành kiểm tra xác nhận việc tất qui định hợp đồng đáp ứng việc có phản hồi hoạt động nhà cung ứng nhằm cập nhật danh sách nhà cung ứng phê duyệt Đo lường, phân tích cải tiến 8.1 Các trình liên quan tới cải tiến Điều khoản cung cấp hướng dẫn cách thức tổ chức dự án tổ chức thành lập dự án phải học hỏi từ dự án Để đảm bảo hoạt động cải tiến liên tục cho dự án tương lai phải sử dụng kết việc đo lường phân tích liệu từ q trình dự án phải áp dụng hành động khắc phục, phòng ngừa phương pháp phòng ngừa tổn thất (xem TCVN ISO 9004 : 2000, điều 8.5) Các trình liên quan đến cải tiến gồm: - Phân tích đo lường; - Hành động khắc phục, phòng ngừa phòng ngừa tổn thất 8.2 Phân tích đo lường Tổ chức thành lập dự án cần đảm bảo hiệu lực hiệu hoạt động thu thập, đo lường xác nhận giá trị sử dụng liệu nhằm mục đích cải tiến hoạt động tổ chức nâng cao thỏa mãn khách hàng bên quan tâm Các ví dụ việc đo lường hoạt động: - Đánh giá trình hoạt động cá nhân; - Đánh giá; - Đánh giá nguồn lực thực tế sử dụng kết hợp với yếu tố chi phí thời gian, so sánh kết đánh giá với dự trù ban đầu; - Đánh giá sản phẩm; - Đánh giá hoạt động nhà cung ứng; - Việc đạt mục tiêu dự án; - Sự thỏa mãn khách hàng bên quan tâm CHÚ THÍCH: Để có thêm thơng tin xem TCVN ISO 9004 : 2000, điều Lãnh đạo tổ chức dự án phải đảm bảo báo cáo điểm không phù hợp xu hướng chúng trình sản phẩm dự án phải phân tích nhằm giúp cho việc học hỏi cung cấp liệu cho hoạt động cải tiến Tổ chức dự án, có kết hợp với khách hàng phải định đâu điểm không phù hợp phải ghi nhận hành động khắc phục phải kiểm soát 8.3 Cải tiến thường xuyên 8.3.1 Cải tiến thường xuyên thực tổ chức thành lập dự án Tổ chức thành lập dự án phải xác định thông tin cần thiết cho việc học hỏi từ dự án phải thiết lập hệ thống thực việc nhận biết, thu thập, lưu giữ, cập nhật truy cập thông tin dự án Tổ chức thành lập dự án phải đảm bảo hệ thống quản lý thông tin dự án thiết kế để nhận biết thu thập thông tin liên quan từ dự án nhằm cải tiến trình quản lý dự án Tổ chức thành lập dự án phải trì danh sách liệt kê tất rủi ro đáng kể nhận biết dự án Tổ chức thành lập dự án phải đảm bảo thông tin liên quan sử dụng dự án khác tạo Các thông tin liên quan cần thiết giúp cho việc học hỏi từ dự án bắt nguồn từ thông tin chứa đựng bên dự án, kể phản hồi khách hàng bên quan tâm khác Thông tin nhận từ nguồn khác nhật ký dự án, báo cáo thích hợp, phàn nàn, kết kiểm tốn, phân tích liệu, hành động khắc phục phòng ngừa, xem xét dự án Trước sử dụng thông tin này, giá trị phải tổ chức thành lập dự án kiểm tra xác nhận Giai đoạn trước kết thúc dự án, tổ chức thành lập dự án phải thực việc xem xét hoạt động dự án, hoạt động phải lập thành văn nêu bật kinh nghiệm thu từ dự án sử dụng cho dự án khác Kế hoạch quản lý dự án phải sử dụng hướng dẫn khung cho hoạt động xem xét Nếu có thể, hoạt động xem xét phải có tham gia khách hàng bên có lợi ích liên quan khác CHÚ THÍCH: Đối với dự án dài hạn, hoạt động xem xét định kỳ phải tính đến nhằm làm tăng hiệu việc thu thập thông tin cho phép kịp thời cải tiến 8.3.2 Cải tiến thường xuyên thực tổ chức dự án Tổ chức dự án phải thiết kế hệ thống quản lý thông tin dự án nhằm thực đầy đủ yêu cầu qui định tổ chức dự án cho việc học hỏi từ dự án Tổ chức dự án phải đảm bảo xác đầy đủ thơng tin cung cấp cho tổ chức thành lập dự án Tổ chức dự án phải thực hoạt động cải tiến sử dụng thông tin liên quan tới dự án bắt nguồn từ hệ thống đề cập tổ chức dự án thiết lập CHÚ THÍCH: Để có thêm hướng dẫn xem TCVN ISO 9004 : 2000, điều 8.5 Phụ lục A (Tham khảo) Lưu đồ trình dự án TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] TCVN ISO 9001 : 2000 (ISO 9001 : 2000), Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu [2] TCVN ISO 10005 : 2007, Hệ thống quản lý chất lượng - Hướng dẫn lập kế hoạch chất lượng [3] ISO 10007 : 2003, Quality management systems (Hệ thống quản lý chất lượng - Hướng dẫn quản lý cấu hình) [4] TCVN ISO/TR 10013 : 2003 (ISO/TR 10013 : 2001), Hướng dẫn tài liệu hệ thống quản lý chất lượng [5] ISO/TR 10014 : 1998, guidelines for managing the economics of quality (Hướng dẫn quản lý kinh tế chất lượng) [6] ISO 10015 : 1999, Quality management - Guidelines for training (Quản lý chất lượng - Hướng dẫn đào tạo) [7] ISO/TR 10017 : 2003, Guidace on statistical techniques for ISO 9001 : 2000 (Hướng dẫn kỹ thuật thống kê cho việc áp dụng ISO 9001 : 2000) [8] TCVN ISO 19011 : 2003 (ISO 19011 : 2002) Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý chất lượng và/hoặc hệ thống quản lý môi trường [9] ISO/IEC 12207 : 1995, Information technology - Software life cycle processs (Cơng nghệ thơng tin Q trình vòng đời phần mềm) [10] TCVN ISO/IEC 17000 : 20071), Đánh giá phù hợp - Từ vựng chung [11] ISO/IEC Guide 73: 2002, Risk management - Vocabulary - Guidelines for use in standard (Quản lý rủi ro - Từ vựng - Hướng dẫn cho việc sử dụng tiêu chuẩn) [12] IEC 60300-3-3: 1996, Dependability management - Part 3: Application guide - Section 3: Life cycle costing (Quản lý tin cậy - Phần 3: Hướng dẫn áp dụng - Mục 3: Chi phí vòng đời) [13] IEC 60300-3-9: 1996, Dependability management - Part 3: Application guide - Section 9: Risk analysis of technological systems (Quản lý tin cậy - Phần 3: Hướng dẫn áp dụng - Mục 9: Phân tích rủi ro hệ thống cơng nghệ) [14] IEC 62198 : 2001, Project risk management - Application guideline (Quản lý rủi ro dự án - Hướng dẫn áp dụng) MỤC LỤC Lời giới thiệu Lời nói đầu Phạm vi áp dụng Tài liệu viện dẫn Thuật ngữ định nghĩa Hệ thống quản lý chất lượng dự án 4.1 Các đặc tính dự án 4.2 Hệ thống quản lý chất lượng Trách nhiệm lãnh đạo 5.1 Cam kết lãnh đạo 5.2 Quá trình chiến lược 5.3 Xem xét lãnh đạo vào đánh giá tiến trình Quản lý nguồn lực 6.1 Các trình liên quan đến nguồn lực 6.2 Các trình liên quan đến nguồn nhân lực Tạo sản phẩm 7.1 Khái quát 7.2 Các trình liên quan đến phối hợp 7.3 Các trình liên quan tới phạm vi 7.4 Các trình liên quan tới thời gian 7.5 Các trình liên quan tới chi phí 7.6 Các q trình liên quan tới trao đổi thông tin 7.7 Các trình liên quan tới rủi ro 7.8 Các trình liên quan tới mua hàng Đo lường, phân tích cải tiến 8.1 Các trình liên quan tới cải tiến 8.2 Đo lường phân tích 8.3 Cải tiến liên tục Phụ lục A (tham khảo): Lưu đồ trình dự án Tài liệu tham khảo ... lý trình dự án phạm vi hệ thống quản lý chất lượng nhằm đạt mục tiêu chất lượng Hệ thống quản lý chất lượng dự án phải thống mức cao với hệ thống quản lý chất lượng tổ chức thành lập dự án CHÚ... tới dự án Hệ thống quản lý chất lượng dự án phải lập thành văn viện dẫn tới kế hoạch chất lượng dự án Phải thiết lập liên kết kế hoạch chất lượng dự án với phần thích hợp hệ thống quản lý chất lượng. .. triển khai kế hoạch quản lý dự án; - Quản lý tương tác; - Quản lý thay đổi; - Kết thúc trình dự án 7.2.2 Bắt đầu dự án triển khai kế hoạch quản lý dự án Kế hoạch quản lý dự án thiết lập cập nhật