Sổ tay thực tập

Thực tập Giúp bạn có những đợt thực tạp trong DN thành công tốt.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGUYỄN TẤT THÀNH

SỔ TAY THỰC TẬP

(lưu hành nội bộ)

LỜI MỞ ĐẦU

Thực tập là một khâu quan trọng trong chương trình đào tạo của trường Đại học Nguyễn Tất Thành theo mô hình đào tạo theo nhu cầu doanh nghiệp Về mặt nguyên tắc, thực tập là một khoá đào tạo thực hành nhằm mục đích hoàn thiện những kiến thức lý thuyết, là bước chuyển tiếp giữa thế giới học đường và môi trường làm việc thực sự, là cơ hội để học sinh sinh viên (HSSV) tiếp cận với thực tế

và thực hành những gì mình đã học, qua việc được giao phụ trách một số nhiệm vụ, công việc nào đó như người nhân viên của công

ty Qua đó, HSSV sẽ học hỏi được rất nhiều từ môi trường làm việc thực tế và tích luỹ kinh nghiệm làm việc khi ra trường tìm việc làm Nhưng thực trạng hiện nay, do chưa được trang bị các kỹ năng cần thiết cho đợt thực tập nên khi bắt đầu bước vào thử thách trước khi tốt nghiệp này, nhiều HSSV rơi vào trạng thái tâm lý mệt mỏi, hoang mang và thất vọng về nghề nghiệp và công việc của mình

Để có được đợt thực tập hiệu quả, thật không phải là một điều dễ dàng đối với các tân binh “chân ướt chân ráo” đặt chân vào môi trường làm việc thực tế Với mục đích giúp cho HSSV trường hiểu rõ hơn về đợt thực tập tốt nghiệp, nắm vững và thực hiện đúng quy trình thực tập của trường, Trung tâm Quan hệ doanh nghiệp & hỗ trợ sinh viên trường Đại học Nguyễn Tất Thành tiến hành biên soạn và phát hành “Sổ tay thực tập” để hướng dẫn cho HSSV khỏi bỡ ngỡ, lo lắng trước khi bước vào đợt thực tập tốt nghiệp của mình

Trong khuôn khổ quyển sổ tay này, chúng tôi chủ yếu hướng dẫn cho HSSV các bước chuẩn bị và cách thức tìm nơi thực tập vì

đó là khâu quan trọng nhất trong đợt thực tập của HSSV Bên cạnh

đó, chúng tôi cũng giới thiệu quy trình thực tập để các bạn HSSV tham khảo và thực hiện nghiêm túc

Trân trọng

MỤC LỤC

Trang

Lời mở đầu i

Mục lục ii

I MỤC ĐÍCH CỦA ĐỢT THỰC TẬP 1

II TẦM QUAN TRỌNG CỦA ĐỢT THỰC TẬP 1

III YÊU CẦU CỦA ĐỢT THỰC TẬP ĐỐI VỚI HSSV 2

1 Yêu cầu về thời gian 2

2 Yêu cầu về chuyên môn 2

3 Yêu cầu về kỷ luật 2

4 Yêu cầu về ứng xử 3

5 Yêu cầu về kết quả đạt được 3

6 Yêu cầu khác 4

IV ĐÌNH CHỈ THỰC TẬP 4

V NHỮNG VIỆC CẦN LÀM TRƯỚC KHI ĐI THỰC TẬP 4

1 Tìm nơi thực tập 4

2 Chuẩn bị kỹ năng 7

3 Chuẩn bị kiến thức 7

4 Chuẩn bị bộ hồ sơ 8

VI QUY TRÌNH THỰC TẬP 9

1 Nộp phiếu tiếp nhận thực tập 9

2 Đăng ký thực tập 9

3 Tham dự buổi sinh hoạt thực tập 11

4 Trình diện thực tập 11

5 Thực tập thực tế tại doanh nghiệp 12

6 Những việc cần làm sau đợt thực tập 14

VII NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU LÝ KHI VIẾT ĐỀ TÀI THỰC TẬP 16

1 Quy trình viết đề tài thực tập 16

2 Kết cấu của báo cáo thực tập tốt nghiệp 20

3 Viết nháp, sửa chữa và hoàn chỉnh báo cáo tốt nghiệp 24

VIII CÁC BIỂU MẪU THỰC TẬP 24

I MỤC ĐÍCH CỦA ĐỢT THỰC TẬP

Hội nhập môi trường doanh nghiệp, môi trường làm việc Vận dụng những kiến thức đã học vào công việc thực tế Học hỏi, rèn luyện phong cách làm việc, biết ứng xử trong các mối quan hệ tại cơ quan

Rèn luyện kỹ năng tự nghiên cứu, sưu tầm tài liệu, số liệu, bước đầu vận dụng kiến thức đã học để phân tích, giải quyết các vấn đề thực tiễn

II TẦM QUAN TRỌNG CỦA ĐỢT THỰC TẬP

Đợt thực tập tốt nghiệp có vai trò quan trọng không chỉ với quá trình học tập mà còn với cả quá trình làm việc của HSSV sau này Kết quả thực tập tốt nghiệp được tính điểm như một môn học Điều quan trọng nhất của đợt thực tập này giúp HSSV được tiếp cận với nghề nghiệp mà HSSV đã lựa chọn Các hoạt động thực tiễn thêm một lần nữa giúp HSSV hiểu được mình sẽ làm công việc như thế nào sau khi ra trường và mình có thực sự phù hợp với công việc đó hay không? Quá trình áp dụng các kiến thức học được trong nhà trường vào thực tế công việc giúp HSSV nhận biết được điểm mạnh, điểm yếu của mình và cần trang bị thêm những kiến thức, kỹ năng gì để đáp ứng nhu cầu công việc

Thực tế, chương trình đào tạo trong nhà trường còn một độ lệch nhất định đối với thực tế phát triển của ngành nghề, thường thì kiến thức trong nhà trường nặng tính lý thuyết và không theo kịp với yêu cầu thực tiễn Vì thế, các đợt thực tập càng trở nên cần thiết đối với HSSV Những trải nghiệm ban đầu này khiến HSSV tự tin hơn sau khi ra trường và đi tìm việc, giúp HSSV không quá mơ mộng ảo

tưởng dẫn đến thất vọng về thực tế khi đi làm Trong quá trình thực tập, HSSV có thể thiết lập được các mối quan hệ trong nghề nghiệp của mình, điều này rất hữu ích cho HSSV khi ra trường Nếu thực tập tốt, HSSV còn có cơ hội kiếm được việc làm ngay trong quá trình thực tập

III YÊU CẦU CỦA ĐỢT THỰC TẬP ĐỐI VỚI HSSV

1 Yêu cầu về thời gian

- HSSV phải tuân thủ thực tập đủ thời gian theo kế hoạch (8,

12, 16 tuần theo quy định cụ thể của từng ngành)

- Thời gian làm việc tại đơn vị thực tập: theo quy định của doanh nghiệp hoặc theo yêu cầu thực tế của công việc Nếu HSSV thực tập không đủ thời gian qui định hoặc nghỉ không có lý do chính đáng sẽ bị kỷ luật theo qui chế từ cảnh cáo đến đình chỉ thực tập

2 Yêu cầu về chuyên môn

- Vận dụng những kiến thức đã học vào môi trường thực tế

- Tích luỹ kinh nghiệm làm việc để chuẩn bị cho hành trang tìm việc sau khi ra trường

3 Yêu cầu về kỷ luật

- Đảm bảo kỷ luật lao động, có trách nhiệm trong công việc

- Chấp hành nội quy nơi thực tập

- Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của người hướng dẫn tại đơn vị tiếp nhận

- Không được tự ý thay đổi chỗ thực tập khi chưa có sự đồng

ý của nơi tiếp nhận thực tập và nhà trường

- Luôn trung thực trong lời nói và hành động

- Phong cách, trang phục luôn chỉnh tề, phù hợp, lịch sự

- Không được tự tiện sử dụng các trang thiết bị tại đơn vị thực tập Nếu sử dụng thiếu trách nhiệm làm hư hỏng thiết

bị phải chịu kỷ luật và bồi thường

- Tiết kiệm (không sử dụng điện thoại của nơi thực tập cho việc riêng)

- Không được tự ý sao chép dữ liệu hoặc các phần mềm của

cơ quan thực tập khi chưa được cho phép

- Không can thiệp vào công việc nội bộ của đơn vị thực tập

4 Yêu cầu về ứng xử

- Tạo mối quan hệ thân thiện với mọi người trong cơ quan nhưng không can thiệp vào những việc nội bộ của cơ quan thực tập

- Làm việc như một nhân viên thực thụ

- Hòa nhã với mọi người tại nơi thực tập

5 Yêu cầu về kết quả đạt được

- Tạo mối quan hệ tốt với mọi người tại cơ quan thực tập

- Thật sự thích nghi và hội nhập vào môi trường doanh nghiệp, môi trường làm việc

- Thực hiện công việc được giao với tinh thần trách nhiệm cao

6 Yêu cầu khác

- Viết nhật ký thực tập đầy đủ để có tư liệu viết báo cáo

- Trình cho người hướng dẫn ký tên trong sổ nhật ký thực tập hàng tuần để xác nhận sự chuyên cần cũng như quá trình thực tập của HSSV

IV ĐÌNH CHỈ THỰC TẬP

HSSV bị đình chỉ thực tập và nhận điểm 0 cho học phần thực tập nếu vi phạm 1 trong các điều sau:

- Vi phạm các quy định và nội quy của cơ quan thực tập, bị cảnh cáo

- Nghỉ quá 20% thời gian thực tập mà không có lý do chính đáng

- Tự ý thay đổi nơi thực tập, không báo cáo

V NHỮNG VIỆC CẦN LÀM TRƯỚC KHI ĐI THỰC TẬP

1 Tìm nơi thực tập

Việc làm đầu tiên bắt đầu một đợt thực tập các bạn phải tìm nơi thực tập, đây là việc quan trọng nhưng khá bỡ ngỡ đối với các bạn HSSV Vì các bạn không biết tiếp cận doanh nghiệp như thế nào? Hãy chuẩn bị những gì để có thể đủ tự tin để tìm nơi thực tập Do

đó, không phải các bạn HSSV nào cũng có cái may mắn được nhận vào thực tập, doanh nghiệp có nhiều lý do khác nhau để từ chối thực tập, phần là vì quy mô nhỏ, bí mật kinh doanh, không có người hướng dẫn, hay do chủ trương không nhận thực tập của lãnh đạo, phần là vì do chính các bạn HSSV không chứng tỏ được khả năng của mình trước doanh nghiệp

Nhằm giúp các bạn HSSV khắc phục điểm yếu của chính mình, Trung tâm Quan hệ doanh nghiệp & hỗ trợ sinh viên xin giới thiệu một số bước cần thực hiện khi đi tìm nơi thực tập:

Bước 1 Định vị đơn vị muốn thực tập

Nhằm mục đích cho các bạn HSSV lọc ra được các loại hình, quy mô công ty mà bạn sẽ dự kiến tiếp xúc để tìm nơi thực tập Việc định vị này được dựa trên chuyên ngành bạn đang muốn thực hiện

đề tài hoặc nâng cao kỹ năng và tích luỹ kinh nghiệm làm việc thực

tế, đồng thời dựa vào yêu cầu của giảng viên hướng dẫn Từ việc định vị này, bạn đưa ra danh sách các doanh nghiệp mà bạn cho là phù hợp với mong muốn thực tập để chuẩn bị liên hệ

Những năm gần đây, có hiện tượng quá tải HSSV thực tập tại các doanh nghiệp trong thành phố Hồ Chí Minh, do đó, các bạn có thể chủ động mở rộng phạm vi thực tập ở khu chế xuất, khu công nghiệp các tỉnh lân cận như Long An, Bình Dương, Đồng Nai, Bà Rịa - Vũng Tàu Hay thực tế hơn, các bạn HSSV thường trú ở tỉnh

có thể tận dụng mối quen biết ở địa phương nơi cư ngụ để về thực tập vì các bạn sẽ tìm nơi thực tập dễ hơn, những người hướng dẫn cũng tận tình hơn và xác suất được giữ lại công ty thực tập cao hơn

Bước 2 Chuẩn bị chi tiết các đề tài, phương án thực tập dự kiến

Các bạn HSSV nên chuẩn bị nội dung đề tài, phương án và kế hoạch thực tập dự kiến của bạn, càng chi tiết càng tốt để có thể trình bày với doanh nghiệp hoặc cơ quan mà bạn muốn đăng ký thực tập Phương án thực tập dự kiến của bạn tốt nhất là nên thể hiện bằng văn bản, trong đó nếu đưa ra được những dự báo kết quả thực tập phục vụ được vào trong thực tế doanh nghiệp thì càng tốt Chú ý là

đừng nên chỉ có một phương án vì khi bị từ chối thì có ngay phương

án 2 hoặc phương án 3

Bước 3 Tìm và tiếp cận doanh nghiệp

Từ định vị nêu trên, bạn nên lập một danh sách các doanh nghiệp

để liên hệ thực tập, tìm hiểu qua về lịch sử và hoạt động của các doanh nghiệp đó qua thực tế hoặc trên trang web của doanh nghiệp (nếu có) Sau đó, chủ động tự mình tiếp xúc và đặt vấn đề xin thực tập tại doanh nghiệp và đừng nản lòng khi không thành công

Khi tiếp xúc với doanh nghiệp, các bạn HSSV cần chú ý những vấn đề sau:

- Chuẩn bị một số giấy tờ:

Giấy giới thiệu hoặc công văn liên hệ thực tập do trường cấp

Đề cương thực tập do khoa cấp (nếu có)

Phương án thực tập dự kiến tại doanh nghiệp (nếu có) Phiếu tiếp nhận HSSV thực tập

- Tác phong: ăn mặc gọn gàng, đơn giản, không cầu kỳ

- Chuẩn bị tâm lý: bạn đừng quá lo lắng, không doanh nghiệp nào thích người nhút nhát, bạn hãy tự tin khi tiếp xúc với doanh nghiệp

- Chuẩn bị kiến thức để trình bày với doanh nghiệp:

Giới thiệu về bản thân cần ngắn gọn, xúc tích

Sơ lược lịch sử và lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp Phương án thực tập và quan trọng nhất là nêu được hiệu quả của quá trình thực tập giúp ích cho doanh nghiệp như thế

nào vì doanh nghiệp nào cũng luôn nghĩ đến hiệu quả trong công việc của mọi người dù đó chỉ là một thực tập sinh Kiến thức về kinh tế, chính trị, xã hội có liên quan đến lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp

Tóm lại, khi tìm nơi thực tập, các bạn HSSV đừng quá mơ mộng, rằng mình muốn thực tập ở những nơi bề thế, quy mô lớn mà chưa hình dung rằng bất cứ ở một môi trường thực tiễn nào cũng có thể tìm ra được những điểm học tập hay vận dụng kiến thức đã học của mình Nếu được thực tập ở một doanh nghiệp đã quá nề nếp, các bạn có cơ hội tìm hiểu và theo quy trình đã vạch sẵn Nhưng thực tập ở những nơi khó khăn, doanh nghiệp nhỏ, bạn lại có cơ hội vận dụng những kiến thức của mình vào thực tiễn và góp ý cho doanh nghiệp và từ đó bạn đạt được những khả năng phân tích và chủ động trong công việc Nếu chỉ có tư tưởng một chiều là học những cái đã

có thì bạn đang đánh mất khả năng tư duy sáng tạo của mình

2 Chuẩn bị kỹ năng

- Kỹ năng giao tiếp, ứng xử

- Kỹ năng làm việc nhóm, làm việc độc lập

- Kỹ năng thương lượng, thuyết phục, giải quyết vấn đề,…

công việc Có nhiều ví dụ cho thấy bạn học giỏi nhất trong lớp chưa hẳn đã là người làm việc hiệu quả tốt nhất trong môi trường thực tế

4 Chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ bao gồm:

- Giấy giới thiệu hoặc công văn gửi doanh nghiệp giới thiệu thực tập

- Đề cương thực tập do khoa cấp (nếu có)

- Phiếu tiếp nhận HSSV thực tập

- Nhật ký thực tập

- Đơn xin thực tập

- Phiếu khảo sát sinh viên sau đợt thực tập

- Phiếu khảo sát doanh nghiệp sau đợt thực tập

- Phiếu nhận xét HSSV thực tập

VI QUY TRÌNH THỰC TẬP

1 Nộp phiếu tiếp nhận thực tập

Một tuần trước ngày bắt đầu thực tập, HSSV phải nộp phiếu tiếp nhận thực tập cho nhân viên phụ trách thực tập của Trung tâm QHDN & HTSV để hoàn tất danh sách HSSV thực tập thực tế

2 Đăng ký thực tập

Trước 1 tháng khi bắt đầu đợt thực tập, HSSV phải đăng ký đi thực tập vào chương trình quản lý thực tập của trường Sau mốc thời gian trên, chương trình quản lý thực tập sẽ khoá lại không cho

HSSV tiếp tục đăng ký thực tập nữa, HSSV nào không đăng ký coi

như không đi thực tập Trung tâm Quan hệ doanh nghiệp & hỗ trợ

sinh viên sẽ chốt lại để lập danh sách và thống kê số lượng HSSV thực tập chính thức

- Đối với những HSSV đã tìm được nơi thực tập, phải khai báo đầy đủ thông tin cơ quan thực tập, địa chỉ, điện thoại, người hướng dẫn/ người tiếp nhận thực tập HSSV phải khai đầy đủ các thông tin chi tiết như sau:

Về thông tin cơ quan thực tập: tên đầy đủ cơ quan thực tập, địa chỉ, điện thoại/fax, website, email

Thông tin người tiếp nhận/hướng dẫn HSSV thực tập: họ tên đầy đủ người tiếp nhận/người hướng dẫn thực tập, chức vụ, số điện thoại bàn, điện thoại di động, địa chỉ email

Thông tin của HSSV đăng ký thực tập: địa chỉ liên lạc, điện thoại liên lạc (điện thoại bàn/di động)

- Đối với những HSSV chưa có nơi thực tập, các bạn phải báo cho khoa và Trung tâm Quan hệ doanh nghiệp & hỗ trợ sinh viên là cần sự hỗ trợ của trường hay tự tìm nơi thực tập Cần sự hỗ trợ của trường: 2 tuần trước đợt thực tập, HSSV liên hệ với nhân viên phụ trách thực tập của Trung tâm Quan hệ doanh nghiệp & hỗ trợ sinh viên để đăng ký

và chọn nơi thực tập, sau đó phải khai báo vào chương trình quản lý thực tập đầy đủ thông tin thực tập mà mình

đã chọn

Tự tìm nơi thực tập: HSSV phải gặp nhân viên phụ trách thực tập của trung tâm để nhận hồ sơ (gồm giấy giới thiệu hoặc công văn liên hệ thực tập, đề cương thực tập và phiếu tiếp nhận thực tập) để tự liên hệ nơi thực tập Khi đã có cơ quan hoặc doanh nghiệp đồng ý tiếp nhận thực tập, HSSV phải khai báo đầy đủ thông tin vào chương trình quản lý thực tập

Nhà trường sẽ dựa vào chương trình quản lý thực tập để nắm

thông tin cơ quan thực tập của HSSV Do vậy nếu HSSV không

đăng ký vào chương trình đăng ký thực tập online coi như không đi thực tập

Nếu HSSV muốn thay đổi nơi thực tập, phải liên hệ với nhân viên phụ trách thực tập của Trung tâm Quan hệ doanh nghiệp & hỗ trợ sinh viên để trình bài lý do và xin ý kiến HSSV chỉ được thay đổi nơi thực tập khi có sự đồng ý của cả hai cơ quan tiếp nhận thực tập và nhà trường (Trưởng khoa và người phụ trách thực tập) Khi thay đổi, HSSV phải đăng ký lại ngay nơi thực tập mới trong hai tuần đầu tiên của đợt thực tập

3 Tham dự buổi sinh hoạt trước đợt thực tập

HSSV nên tham dự theo dõi lịch sinh hoạt thực tập của khoa trước khi bắt đầu đi thực tập 2 tuần và tham dự đầy đủ để nắm được những quy định thực tập và được giải đáp thắc mắc những vấn đề liên quan đến thực tập

4 Trình diện thực tập

Mang giấy giới thiệu hoặc công văn giới thiệu thực tập đến cơ quan hoặc doanh nghiệp trước ngày thực tập ít nhất 3 ngày hoặc theo thời gian do doanh nghiệp yêu cầu để trình diện

Một số vấn đề cần lưu ý khi trình diện thực tập đối với HSSV chọn nơi thực tập do trường giới thiệu:

- Cần gọi điện cho người có tên trên công văn giới thiệu thực tập để xin cuộc hẹn đến gặp và gởi hồ sơ/tài liệu thực tập (cần liên hệ đúng người có tên trong công văn gởi thực tập, vì đó chính là người mà Trung tâm Quan hệ doanh nghiệp & hỗ trợ sinh viên trực tiếp liên hệ)

- Trong trường hợp không liên lạc được với người hướng dẫn, bạn nên gọi điện trở lại (gọi nhiều lần đến khi gặp được người hướng dẫn) Nếu vẫn không liên lạc được thì phải tìm hiểu rõ nguyên do vì sao không liên lạc được, sau đó, liên hệ ngay với người phụ trách thực tập của Trung tâm Quan hệ doanh nghiệp & hỗ trợ sinh viên để được hỗ trợ giải quyết

- Nếu có nhiều HSSV cùng thực tập tại một doanh nghiệp, phải

cử ra một HSSV liên hệ người tiếp nhận/người hướng dẫn và trình diện cùng một lúc, không trình diện riêng lẻ vì điều này thể hiện tính không chuyên nghiệp và làm mất thời gian của doanh nghiệp