Sổ tay thực tập

Thực tập Giúp bạn có những đợt thực tạp trong DN thành công tốt.

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGUYỄN TẤT THÀNH SỔ TAY THỰC TẬP (lưu hành nội bộ) Sổ tay thực tập i LỜI MỞ ĐẦU Thực tập là một khâu quan trọng trong chương trình đào tạo của trường Đại học Nguyễn Tất Thành theo mô hình đào tạo theo nhu cầu doanh nghiệp. Về mặt nguyên tắc, thực tập là một khoá đào tạo thực hành nhằm mục đích hoàn thiện những kiến thức lý thuyết, là bước chuyển tiếp giữa thế giới học đường và môi trường làm việc thực sự, là cơ hội để học sinh sinh viên (HSSV) tiếp cận với thực tế và thực hành những gì mình đã học, qua việc được giao phụ trách một số nhiệm vụ, công việc nào đó như người nhân viên của công ty. Qua đó, HSSV sẽ học hỏi được rất nhiều từ môi trường làm việc thực tế và tích luỹ kinh nghiệm làm việc khi ra trường tìm việc làm. Nhưng thực trạng hiện nay, do chưa được trang bị các kỹ năng cần thiết cho đợt thực tập nên khi bắt đầu bước vào thử thách trước khi tốt nghiệp này, nhiều HSSV rơi vào trạng thái tâm lý mệt mỏi, hoang mang và thất vọng về nghề nghiệp và công việc của mình. Để có được đợt thực tập hiệu quả, thật không phải là một điều dễ dàng đối với các tân binh “chân ướt chân ráo” đặt chân vào môi trường làm việc thực tế. Với mục đích giúp cho HSSV trường hiểu rõ hơn về đợt thực tập tốt nghiệp, nắm vững và thực hiện đúng quy trình thực tập của trường, Trung tâm Quan hệ doanh nghiệp & hỗ trợ sinh viên trường Đại học Nguyễn Tất Thành tiến hành biên soạn và phát hành “Sổ tay thực tập” để hướng dẫn cho HSSV khỏi bỡ ngỡ, lo lắng trước khi bước vào đợt thực tập tốt nghiệp của mình. Trong khuôn khổ quyển sổ tay này, chúng tôi chủ yếu hướng dẫn cho HSSV các bước chuẩn bị và cách thức tìm nơi thực tập vì đó là khâu quan trọng nhất trong đợt thực tập của HSSV. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng giới thiệu quy trình thực tập để các bạn HSSV tham khảo và thực hiện nghiêm túc. Trân trọng. Sổ tay thực tập ii MỤC LỤC Trang Lời mở đầu . i Mục lục ii I. MỤC ĐÍCH CỦA ĐỢT THỰC TẬP . 1 II. TẦM QUAN TRỌNG CỦA ĐỢT THỰC TẬP 1 III. YÊU CẦU CỦA ĐỢT THỰC TẬP ĐỐI VỚI HSSV . 2 1. Yêu cầu về thời gian 2 2. Yêu cầu về chuyên môn 2 3. Yêu cầu về kỷ luật . 2 4. Yêu cầu về ứng xử . 3 5. Yêu cầu về kết quả đạt được 3 6. Yêu cầu khác . 4 IV. ĐÌNH CHỈ THỰC TẬP . 4 V. NHỮNG VIỆC CẦN LÀM TRƯỚC KHI ĐI THỰC TẬP . 4 1. Tìm nơi thực tập 4 2. Chuẩn bị kỹ năng . 7 3. Chuẩn bị kiến thức 7 4. Chuẩn bị bộ hồ sơ 8 VI. QUY TRÌNH THỰC TẬP 9 1. Nộp phiếu tiếp nhận thực tập 9 2. Đăng ký thực tập . 9 3. Tham dự buổi sinh hoạt thực tập 11 4. Trình diện thực tập . 11 5. Thực tập thực tế tại doanh nghiệp 12 6. Những việc cần làm sau đợt thực tập . 14 VII. NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU LÝ KHI VIẾT ĐỀ TÀI THỰC TẬP 16 1. Quy trình viết đề tài thực tập 16 2. Kết cấu của báo cáo thực tập tốt nghiệp . 20 3. Viết nháp, sửa chữa và hoàn chỉnh báo cáo tốt nghiệp . 24 VIII. CÁC BIỂU MẪU THỰC TẬP . 24 Sổ tay thực tập 1 I. MỤC ĐÍCH CỦA ĐỢT THỰC TẬP Hội nhập môi trường doanh nghiệp, môi trường làm việc Vận dụng những kiến thức đã học vào công việc thực tế Học hỏi, rèn luyện phong cách làm việc, biết ứng xử trong các mối quan hệ tại cơ quan Rèn luyện kỹ năng tự nghiên cứu, sưu tầm tài liệu, số liệu, bước đầu vận dụng kiến thức đã học để phân tích, giải quyết các vấn đề thực tiễn II. TẦM QUAN TRỌNG CỦA ĐỢT THỰC TẬP Đợt thực tập tốt nghiệp có vai trò quan trọng không chỉ với quá trình học tập mà còn với cả quá trình làm việc của HSSV sau này. Kết quả thực tập tốt nghiệp được tính điểm như một môn học. Điều quan trọng nhất của đợt thực tập này giúp HSSV được tiếp cận với nghề nghiệp mà HSSV đã lựa chọn. Các hoạt động thực tiễn thêm một lần nữa giúp HSSV hiểu được mình sẽ làm công việc như thế nào sau khi ra trường và mình có thực sự phù hợp với công việc đó hay không? Quá trình áp dụng các kiến thức học được trong nhà trường vào thực tế công việc giúp HSSV nhận biết được điểm mạnh, điểm yếu của mình và cần trang bị thêm những kiến thức, kỹ năng gì để đáp ứng nhu cầu công việc. Thực tế, chương trình đào tạo trong nhà trường còn một độ lệch nhất định đối với thực tế phát triển của ngành nghề, thường thì kiến thức trong nhà trường nặng tính lý thuyết và không theo kịp với yêu cầu thực tiễn. Vì thế, các đợt thực tập càng trở nên cần thiết đối với HSSV. Những trải nghiệm ban đầu này khiến HSSV tự tin hơn sau khi ra trường và đi tìm việc, giúp HSSV không quá mơ mộng ảo Sổ tay thực tập 2 tưởng dẫn đến thất vọng về thực tế khi đi làm. Trong quá trình thực tập, HSSV có thể thiết lập được các mối quan hệ trong nghề nghiệp của mình, điều này rất hữu ích cho HSSV khi ra trường. Nếu thực tập tốt, HSSV còn có cơ hội kiếm được việc làm ngay trong quá trình thực tập. III. YÊU CẦU CỦA ĐỢT THỰC TẬP ĐỐI VỚI HSSV 1. Yêu cầu về thời gian - HSSV phải tuân thủ thực tập đủ thời gian theo kế hoạch (8, 12, 16 tuần theo quy định cụ thể của từng ngành). - Thời gian làm việc tại đơn vị thực tập: theo quy định của doanh nghiệp hoặc theo yêu cầu thực tế của công việc. Nếu HSSV thực tập không đủ thời gian qui định hoặc nghỉ không có lý do chính đáng sẽ bị kỷ luật theo qui chế từ cảnh cáo đến đình chỉ thực tập. 2. Yêu cầu về chuyên môn - Vận dụng những kiến thức đã học vào môi trường thực tế. - Tích luỹ kinh nghiệm làm việc để chuẩn bị cho hành trang tìm việc sau khi ra trường. 3. Yêu cầu về kỷ luật - Đảm bảo kỷ luật lao động, có trách nhiệm trong công việc. - Chấp hành nội quy nơi thực tập. - Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của người hướng dẫn tại đơn vị tiếp nhận. - Không được tự ý bỏ thực tập. Sổ tay thực tập 3 - Không được tự ý thay đổi chỗ thực tập khi chưa có sự đồng ý của nơi tiếp nhận thực tập và nhà trường. - Luôn trung thực trong lời nói và hành động. - Phong cách, trang phục luôn chỉnh tề, phù hợp, lịch sự. - Không được tự tiện sử dụng các trang thiết bị tại đơn vị thực tập. Nếu sử dụng thiếu trách nhiệm làm hư hỏng thiết bị phải chịu kỷ luật và bồi thường. - Tiết kiệm (không sử dụng điện thoại của nơi thực tập cho việc riêng). - Không được tự ý sao chép dữ liệu hoặc các phần mềm của cơ quan thực tập khi chưa được cho phép. - Không can thiệp vào công việc nội bộ của đơn vị thực tập. 4. Yêu cầu về ứng xử - Tạo mối quan hệ thân thiện với mọi người trong cơ quan nhưng không can thiệp vào những việc nội bộ của cơ quan thực tập. - Làm việc như một nhân viên thực thụ. - Hòa nhã với mọi người tại nơi thực tập. 5. Yêu cầu về kết quả đạt được - Tạo mối quan hệ tốt với mọi người tại cơ quan thực tập. - Thật sự thích nghi và hội nhập vào môi trường doanh nghiệp, môi trường làm việc. - Thực hiện công việc được giao với tinh thần trách nhiệm cao. Sổ tay thực tập 4 6. Yêu cầu khác - Viết nhật ký thực tập đầy đủ để có tư liệu viết báo cáo - Trình cho người hướng dẫn ký tên trong sổ nhật ký thực tập hàng tuần để xác nhận sự chuyên cần cũng như quá trình thực tập của HSSV IV. ĐÌNH CHỈ THỰC TẬP HSSV bị đình chỉ thực tập và nhận điểm 0 cho học phần thực tập nếu vi phạm 1 trong các điều sau: - Vi phạm các quy định và nội quy của cơ quan thực tập, bị cảnh cáo. - Nghỉ quá 20% thời gian thực tập mà không có lý do chính đáng. - Tự ý thay đổi nơi thực tập, không báo cáo. V. NHỮNG VIỆC CẦN LÀM TRƯỚC KHI ĐI THỰC TẬP 1. Tìm nơi thực tập Việc làm đầu tiên bắt đầu một đợt thực tập các bạn phải tìm nơi thực tập, đây là việc quan trọng nhưng khá bỡ ngỡ đối với các bạn HSSV. Vì các bạn không biết tiếp cận doanh nghiệp như thế nào? Hãy chuẩn bị những gì để có thể đủ tự tin để tìm nơi thực tập. Do đó, không phải các bạn HSSV nào cũng có cái may mắn được nhận vào thực tập, doanh nghiệp có nhiều lý do khác nhau để từ chối thực tập, phần là vì quy mô nhỏ, bí mật kinh doanh, không có người hướng dẫn, hay do chủ trương không nhận thực tập của lãnh đạo, phần là vì do chính các bạn HSSV không chứng tỏ được khả năng của mình trước doanh nghiệp. Sổ tay thực tập 5 Nhằm giúp các bạn HSSV khắc phục điểm yếu của chính mình, Trung tâm Quan hệ doanh nghiệp & hỗ trợ sinh viên xin giới thiệu một số bước cần thực hiện khi đi tìm nơi thực tập: Bước 1. Định vị đơn vị muốn thực tập Nhằm mục đích cho các bạn HSSV lọc ra được các loại hình, quy mô công ty mà bạn sẽ dự kiến tiếp xúc để tìm nơi thực tập. Việc định vị này được dựa trên chuyên ngành bạn đang muốn thực hiện đề tài hoặc nâng cao kỹ năng và tích luỹ kinh nghiệm làm việc thực tế, đồng thời dựa vào yêu cầu của giảng viên hướng dẫn. Từ việc định vị này, bạn đưa ra danh sách các doanh nghiệp mà bạn cho là phù hợp với mong muốn thực tập để chuẩn bị liên hệ. Những năm gần đây, có hiện tượng quá tải HSSV thực tập tại các doanh nghiệp trong thành phố Hồ Chí Minh, do đó, các bạn có thể chủ động mở rộng phạm vi thực tập ở khu chế xuất, khu công nghiệp các tỉnh lân cận như Long An, Bình Dương, Đồng Nai, Bà Rịa - Vũng Tàu . Hay thực tế hơn, các bạn HSSV thường trú ở tỉnh có thể tận dụng mối quen biết ở địa phương nơi cư ngụ để về thực tập vì các bạn sẽ tìm nơi thực tập dễ hơn, những người hướng dẫn cũng tận tình hơn và xác suất được giữ lại công ty thực tập cao hơn. Bước 2. Chuẩn bị chi tiết các đề tài, phương án thực tập dự kiến Các bạn HSSV nên chuẩn bị nội dung đề tài, phương án và kế hoạch thực tập dự kiến của bạn, càng chi tiết càng tốt để có thể trình bày với doanh nghiệp hoặc cơ quan mà bạn muốn đăng ký thực tập. Phương án thực tập dự kiến của bạn tốt nhất là nên thể hiện bằng văn bản, trong đó nếu đưa ra được những dự báo kết quả thực tập phục vụ được vào trong thực tế doanh nghiệp thì càng tốt. Chú ý là Sổ tay thực tập 6 đừng nên chỉ có một phương án vì khi bị từ chối thì có ngay phương án 2 hoặc phương án 3. Bước 3. Tìm và tiếp cận doanh nghiệp Từ định vị nêu trên, bạn nên lập một danh sách các doanh nghiệp để liên hệ thực tập, tìm hiểu qua về lịch sử và hoạt động của các doanh nghiệp đó qua thực tế hoặc trên trang web của doanh nghiệp (nếu có). Sau đó, chủ động tự mình tiếp xúc và đặt vấn đề xin thực tập tại doanh nghiệp và đừng nản lòng khi không thành công. Khi tiếp xúc với doanh nghiệp, các bạn HSSV cần chú ý những vấn đề sau: - Chuẩn bị một số giấy tờ: Giấy giới thiệu hoặc công văn liên hệ thực tập do trường cấp. Đề cương thực tập do khoa cấp (nếu có). Phương án thực tập dự kiến tại doanh nghiệp (nếu có). Phiếu tiếp nhận HSSV thực tập. - Tác phong: ăn mặc gọn gàng, đơn giản, không cầu kỳ. - Chuẩn bị tâm lý: bạn đừng quá lo lắng, không doanh nghiệp nào thích người nhút nhát, bạn hãy tự tin khi tiếp xúc với doanh nghiệp. - Chuẩn bị kiến thức để trình bày với doanh nghiệp: Giới thiệu về bản thân cần ngắn gọn, xúc tích. Sơ lược lịch sử và lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp. Phương án thực tập và quan trọng nhất là nêu được hiệu quả của quá trình thực tập giúp ích cho doanh nghiệp như thế Sổ tay thực tập 7 nào vì doanh nghiệp nào cũng luôn nghĩ đến hiệu quả trong công việc của mọi người dù đó chỉ là một thực tập sinh. Kiến thức về kinh tế, chính trị, xã hội có liên quan đến lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp. Tóm lại, khi tìm nơi thực tập, các bạn HSSV đừng quá mơ mộng, rằng mình muốn thực tập ở những nơi bề thế, quy mô lớn mà chưa hình dung rằng bất cứ ở một môi trường thực tiễn nào cũng có thể tìm ra được những điểm học tập hay vận dụng kiến thức đã học của mình. Nếu được thực tập ở một doanh nghiệp đã quá nề nếp, các bạn có cơ hội tìm hiểu và theo quy trình đã vạch sẵn. Nhưng thực tập ở những nơi khó khăn, doanh nghiệp nhỏ, bạn lại có cơ hội vận dụng những kiến thức của mình vào thực tiễn và góp ý cho doanh nghiệp và từ đó bạn đạt được những khả năng phân tích và chủ động trong công việc. Nếu chỉ có tư tưởng một chiều là học những cái đã có thì bạn đang đánh mất khả năng tư duy sáng tạo của mình. 2. Chuẩn bị kỹ năng - Kỹ năng giao tiếp, ứng xử. - Kỹ năng làm việc nhóm, làm việc độc lập. - Kỹ năng thương lượng, thuyết phục, giải quyết vấn đề,… 3. Chuẩn bị kiến thức - Kiến thức chuyên ngành: nắm kỹ lại kiến thức đã học để vận dụng vào thực tế công việc tại nơi thực tập. - Kiến thức khác: hiện nay phần lớn các bạn chỉ chăm chăm vào kiến thức chuyên môn mà chưa chú ý đến những kỹ năng khác (non-technical). Các bạn HSSV chưa ý thức được rằng các kỹ năng non-technical này đôi khi lại rất cần thiết cho