Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty CP TRAPHACO kiến tập.DOC

Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty CP TRAPHACO kiến tập

Mục lục

LờI NóI ĐầU 2

Chơng I: GiớI THIệU chung về công ty cổ phần TRAPHACO 3

I- tổng quan về công ty 3

1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 3

2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty 6

3 Mạng lới khách hàng 6

4 Những kết quả đạt đợc của Công ty cổ phần TRAPHACO 7

II Đặc điểm về tổ chức sản xuất và bộ máy quản lý của Công ty cổ phần TRAPHACO 9

1 Bộ máy quản lý của Công ty cổ phần TRAPHACO 9

2 Đặc điểm tổ chức sản xuất của Công ty cổ phần TRAPHACO 13

2.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty 13

2.2 Đặc điểm về quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty 14

Chơng II: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty cổ phần TRAPHACO 16

I Đặc điểm bộ máy tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần TRAPHACO 16

1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty 16

2 Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty cổ phần TRAPHACO 18

3 Đặc điểm hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách, BCTC tại Công ty cổ phần TRAPHACO 19

4 Phần mềm kế toán áp dụng tại Công ty cổ phần TRAPHACO 22

II Giới thiệu một số phần hành kế toán chủ yếu và báo cáo kế toán tại Công ty cổ phần TRAPHACO 23

1 Giới thiệu một số phần hành kế toán chủ yếu tại Công ty cổ phần TRAPHACO 23

1.1 Kế toán vật t 23

1.2 Kế toán tài sản cố định (TSCĐ) 28

1.3 Kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng 32

1.4 Kế toán bán hàng 34

1.5 Kế toán vốn bằng tiền 36

2 Tổ chức báo cáo kế toán 41

2.1 Báo cáo tài chính gồm 43

2.1.1 Bảng cân đối kế toán 44

2.1.2 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 48

2.1.3 Báo cáo lu chuyển tiền tệ 50

2.1.4 Thuyết minh báo cáo tài chính 51

2.2 Báo cáo quả trị gồm 52

Chơng III: Đánh giá khái quát công tác kế toán tại Công ty cổ phần TRAPHACO 53

Kết luận 55

LờI NóI ĐầU

Sức khoẻ luôn là vốn quý, là mối quan tâm hàng đầu của cả xã hội Ngày nay cùng với sự phát triển của xã hội, đời sống nhân dân ngày càng đợc nâng cao nên nhu cầu chăm sóc sức khoẻ của ngời dân ngày càng lớn Là một doanh nghiệp chuyên sản xuất thuốc và kinh doanh dợc phẩm, công ty Traphaco không những đáp ứng đợc nhu cầu chăm lo sức khoẻ của cộng đồng mà còn là một

doanh nghiệp kinh doanh có hiệu quả, góp phần xây dựng vị thế của nớc ta trêntrờng quốc tế.

Trải qua quá trình học tập và nghiên cứu tại trờng Đại học Kinh tế quốc dân,nhờ sự giảng dạy chỉ bảo nhiệt tình của các thầy cô em đã nắm đợc phần nàokiến thức về chuyên nghành kế toán tài chính Tuy nhiên, để thực hiện mục tiêu

đào tạo sau khi hoàn thành chơng trình học tập tại trờng em đã đợc thực tập tạicông ty cổ phần TRAPHACO Mục đích của đợt thực tập này giúp em tìm hiểusâu hơn những kiến thức đã học, kết hợp lý luận với thực tiễn, chuẩn bị tiền đềsau khi tốt nghiệp có thể đảm nhận đợc công việc phù hợp với chuyên nghành

đào tạo Đây có thể nói là một kỳ thực tập rất bổ ích cho tất cả các sinh viênchuẩn bị ra trờng

Sau một thời gian thực tập tại công ty, với sự giúp đỡ nhiệt tình của thầygiáo Nguyễn Quốc Trung và các anh chị trong phòng kế toán tài chính em đãhoàn thành bản báo cáo thực tập tổng hợp Bản báo cáo gồm các phần chính sau:

Chơng I: Giới thiệu chung về công ty cổ phần TRAPHACO Chơng II: Thực trạng tổ chức công ty kế toán tại Công ty cổ phần

1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty.

a/giới thiệu chung:

Từ một xởng dợc bé nhỏ đợc thành lập năm 1972 với nhiệm vụ sản xuấtthuốc cho cán bộ công nhân viên nghành đờng sắt – Công ty cổ phần Traphacongày nay không ngừng lớn mạnh cả về số lợng lẫn chất lợng, xứng đáng là mộttrong những đơn vị sản xuất hàng đầu của nghành y dợc Việt Nam Hiện nay,Công ty là một Doanh nghiệp cổ phần, tự chủ về tài chính, tự chịu trách nhiệm

về kết quả kinh doanh, hạch toán kinh tế độc lập và chịu sự quản lý của Bộ giaothông vận tải Công ty có t cách pháp nhân đầy đủ theo quy định của pháp luậtViệt Nam, có con dấu riêng, độc lập về tài sản, đợc mở tài khoản tại kho bạcNhà nớc, các Ngân hàng trong và ngoài nớc theo quy định của pháp luật

Tên đầy đủ:

Công ty cổ phần TRAPHACO

Tên giao dịch quốc tế:

TRAPHACO( Pharmaceutical & Medical Stock Company)

Trụ sở chính của Công ty đặt tại:

Số 75 – Phố Yên Ninh – Quận Ba Đình – Hà Nội.

b/quá trình hình thành và phát triển của công ty:

Lịch sử Công ty cổ phần TRAPHACO trải qua 34 năm xây dựng và trởngthành có thể chia thành 4 thời kỳ nh sau:

 Từ tháng 11 năm 1972 đến trớc tháng 6 năm 1993

Xuất phát từ một xởng sản xuất thuốc thuộc Ty Y Tế Đờng Sắt thành lập28/11/1972 với nhiệm vụ sản xuất thuốc phục vụ cho cán bộ công nhân ngành đ-ờng sắt theo hình thức tự sản tự tiêu, quy mô nhỏ, cơ sở vật chất nghèo nàn Vớichức năng chỉ phục vụ không kinh doanh song trong 20 năm đầu mới thành lậpCông ty không những hoàn thành kế hoạch đợc giao mà còn đạt đợc một sốthành tích đáng kể

 Từ tháng 6 năm 1993 đến tháng trớc tháng 10 năm 1999:

Tháng 6 năm 1993, do có sự chuyển đổi nền kinh tế, xởng đợc mở rộng vàthành lập xí nghiệp dợc phẩm đờng sắt, tên giao dịch: TRAPHACO Công ty đãchủ động về vốn và chuyển sang kinh doanh đảm bảo có lãi, thực hiện theo Nghị

Định số 388/HDBT của Hội đồng Bộ trởng với chức năng sản xuất thuốc va thumua dợc liệu

Tháng 8 năm 1993, Sở y tế Đờng sắt đợc chuyển sang Bộ GTVT quản lý, xínghiệp dợc phẩm đờng sắt đợc đổi tên thành xí nghiệp dợc Traphaco trực thuộc

Sở y tế GTVT theo quyết định số 1087QD/TCCB- LĐ

Tháng 6 năm 1994, từ xí nghiệp dợc Traphaco đợc bộ giao thông vận tảiquyết định thành lập công ty dợc Traphaco với chức năng, nhiệm vụ:

- Thu mua dợc liệu và sản xuất thuốc chữa bệnh

- Sản xuất và kinh doanh thiết bị y tế

- Đáp ứng thuốc cho nhu cầu phòng và chữa bệnh của cán bộ công nhânviên nghành GTVT và nhân dân, với mục tiêu đảm bảo kinh doanh cólãi.

Tháng 5 năm 1997 theo quyết định số 535 QĐ/ TCCB- LĐ của Bộ GTVT,công ty dợc TRAPHACO đợc đổi tên thành công ty dợc và thiết bị vật t y tếTRAPHACO Từ khi đổi tên thành công ty dợc và thiết bị vật t y tế Traphaco,công ty phải đối mặt với nhiều thử thách trong bối cảnh của nền kinh tế có sựquản lý của Nhà nớc Công ty bớc đầu rất khó khăn về vốn và máy móc kỹ thuật

cũ kỹ, đồng thời phải cạnh tranh trên nền kinh tế với các công ty lớn khác có uytín lâu nh: Xí nghiệp dợc phẩm TW1, Công ty dợc Hậu Giang,…

có thay đổi mạnh bạo về mặt chiến lợc, đặc biệt là định hớng phát triển chủ yếutập trung vào nhóm thuốc y học cổ truyền

Trong cơ chế kế hoạch hoá tập trung trớc đây, do không đợc tự chủtrong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Công ty đợc Nhà nớc bao cấp cả

về giá lẫn số lợng sản phẩm sản xuất và tiêu thụ, vì vậy cũng nh nhiều Doanhnghiệp Nhà nớc cùng thời khác, Công ty cha phát huy đợc hết sức mạnh củamình dẫn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh trong thời gian này cha cao

Chuyển sang nền kinh tế thị trờng, cùng với sự phát triển năng lực sản xuấtxã hội, Công ty cũng đã không ngừng biến đổi để theo kịp tốc độ đó Việc xâydựng kế hoạch đợc tự chủ, dựa trên cơ sở nghiên cứu rõ thị trờng, cộng với việc

chú trọng đầu t vào nguồn nhân lực, Công ty đã có những bớc tiến vợt bậc Đặcbiệt là với tác dụng của việc cổ phần hoá, Công ty đã thực sự khởi sắc, Traphacotrở thành một thơng hiệu Dợc phẩm nổi tiếng, sản phẩm của Công ty đợc rấtnhiều ngời yêu mến và tin dùng.

2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty.

• Nhiệm vụ chính của Công ty: Công ty Traphaco có nhiệm vụ sản xuất,

kinh doanh dợc phẩm, tham gia cung ứng nhu cầu thuốc cho việc phòng vàkhám chữa bệnh của toàn ngành giao thông vận tải và nhân dân Ngành nghềkinh doanh chính là sản phẩm thuốc, mỹ phẩm, kinh doanh dợc phẩm, kinhdoanh trang thiết bị vật t y tế, nuôi trồng và chế biến dợc liệu

Thực hiện khai thác thị trờng, tham gia đàm phán ký kết hợp đồng, thiết lậpcác mối quan hệ hợp tác với các Công ty trong và ngoài nớc Theo phơng châmbình đẳng cùng có lợi

Chuyên gia kiểm tra giám sát các khâu kỹ thuật của sản phẩm, quản lý cơ

sở vật chất, tài sản, trang thiết bị của Công ty

• Chức năng: Thu thập nghiên cứu, phân tích các thông tin thị trờng, các

hoạt động của Công ty để đa ra các ý kiến điều chỉnh, bổ sung về chính sáchphân phối hàng hoá của Công ty trên thị trờng nhằm mục đích tăng thu nhập vànâng cao chất lợng sản phẩm Tổ chức thực hiện các chính sách phân phối đã đ-

Trong thời gian vừa qua, Công ty TRAPHACO đã có nhiều hoạt động tíchcực để tìm thị trờng mới, đối tác mới trên thế giới và quảng cáo sản phẩm củamình nh: Tham gia hội chợ tại Myanma, Nga, Ucraina,… Đối với một số thị tr-ờng khó tính nh: Hàn Quốc, Indonesia, Nam Phi,… TRAPHACO cũng đã có

những bớc thâm nhập ban đầu khi chủ động liên hệ và gửi hàng mẫu, hồ sơ đếncác đối tác ở đây.

4 Những kết quả đạt đợc của Công ty cổ phần TRAPHACO.

• Kết quả kinh doanh: Sau 4 năm cổ phần hoá, tốc độ tăng trởng của

TRAPHACO luôn duy trì ở mức 25 - 35%/ năm, nộp ngân sách tăng trung bình59,8%/ năm Tổng doanh thu năm 2003 là 314% so với năm 1999 (Thời điểmcha cổ phần hoá); doanh thu quý I năm 2004 đạt 28 tỷ đồng ( Tăng 30% so vớicuối kỳ năm trớc)

Những thành tựu của kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty sẽ đợc thểhiện rõ hơn qua bảng sau:

7.Thu nhập bình quân/ ngời/ tháng 1,9 2,0 2,2 2,5

• Nguồn nhân lực:

Khác với các ngành nghề kinh doanh khác, do tính chất của lĩnh vực sảnxuất kinh doanh dợc phẩm là chăm sóc và chữa bệnh cho con ngời nên nó khôngchỉ đòi hỏi đội ngũ cán bộ công nhân viên phải có tri thức đa ngành mà còn phải

có tính nhân đạo sâu sắc Do đó, chiến lợc đầu t phát triển nguồn nhân lực luôn

đợc các cấp lãnh đạo Công ty coi trọng

Hàng năm, TRAPHACO thu hút hàng chục dợc sỹ đại học và trên đại học

Đội ngũ này liên tục đợc đào tạo và đào tạo lại với ngân sách hàng năm chiếm0,5% doanh thu Ngoài các dợc sỹ, TRAPHACO còn có một đội ngũ kỹ s, cửnhân kinh tế, luật, mỹ thuật,… và một đội ngũ công nhân với trình độ chuyênmôn vững vàng

Sự phát triển của nguồn nhân lực Công ty đợc thể hiện qua số liệu sau:

Năm 1972: Đội ngũ cán bộ công nhân viên gồm 15 ngời ( Trong đó chỉ

có 3 cán bộ trình độ đại học)

Năm 1993: Tổng số công nhân viên gồm 50 ngời.

Đến nay: Tổng số công nhân viên của Công ty đã lên tới 560 ngời

( Trong đó 200 ngời có trình độ đại học và trên đại học và 146 cán bộchuyên ngành về dợc)

- Tháng 8 năm 2002 đợc chủ tịch nớc Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Namtặng thởng huân chơng lao động hạng 3.

- Ngày 01/ 09/2004 Công ty cổ phần TRAPHACO đã nhận đợc giải thởngSao vàng Đất Việt và TRAPHACO là Công ty dợc phẩm duy nhất đợc nhận giảithởng cao quý này

II Đặc điểm về tổ chức sản xuất và bộ máy quản lý của Công ty

cổ phần TRAPHACO.

1 Bộ máy quản lý của Công ty cổ phần TRAPHACO.

a Đặc điểm bộ máy quản lý của Công ty.

Bộ máy tổ chức quản lý của Công ty đợc thực hiện theo phơng pháp quản

lý trực tiếp, tập trung để giám đốc Công ty có thể nắm đợc tình hình sản xuất vàkinh doanh một cách kịp thời

b Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty.

Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty bao gồm:

Sơ đồ1: Bộ máy quản lý của Công ty cổ phần TRAPHACO.

- Đại hội đồng cổ đông: Gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, đây là cơ

quan quyết định cao nhất của Công ty có quyền và nghĩa vụ sau:

 Quyết định loại cổ phần và số cổ phần đợc chào bán của từng loại, quyết

định mức lợi tức hàng năm của từng loại cổ phần

 Quyết định bổ sung, sửa đổi điều lệ Công ty, trừ trờng hợp điều chỉnh vốn

điều lệ do bán thêm cổ phần mới trong phạm vi số lợng cổ phần đợc quyền chàobán tại điều lệ Công ty

- Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh

Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công

ty nh quyết định chiến lợc phát triển Công ty, quyết định phơng án đầu t,…(Trừnhững vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông)

- Ban kiểm soát: Chức năng kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp trong quản lý,

điều hành hoạt động kinh doanh trong ghi chép sổ sách kế toán và báo cáo tàichính, thờng xuyên thông báo với hội đồng quản trị về kết quả hoạt động, thamkhảo ý kiến của hội đồng quản trị khi trình các báo cáo kết luận và kiến nghị lên

đại hội đồng cổ đông

- Ban Giám đốc bao gồm:

+ Giám đốc Công ty: Thạc sỹ Vũ Thị Thuận.

Là ngời chịu trách nhiệm chính và có quyền cao nhất về công việcsản xuất kinh doanh Giám đốc là chủ tài khoản, thực hiện trả lơng chocán bộ công nhân viên

+ Phó Giám đốc sản xuất: Dợc sỹ Phạm Thị Phợng.

Là ngời có quyền chỉ đạo, tổ chức các phân xởng, các cá nhân về vấn

đề liên quan đến sản xuất và chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về chất ợng sản phẩm trong quá trình sản xuất nh: Có tuân theo quy trình côngnghệ chế biến, sản phẩm làm ra có đạt tiêu chuẩn kỹ thuật …

+ Phó Giám đốc tổ chức – hành chính: Dợc sỹ Nguyễn Việt Thắng

Là ngời chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về các vấn đề liên quan

đến nhân sự, bồi dỡng tuyển chọn cán bộ công nhân viên, giải quyết cácchế độ của Nhà nớc, chỉ đạo công tác hành chính của công ty

+ Phó Giám đốc kinh doanh: Cử nhân Trần Túc Mã

Là ngời chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về kế hoạch kinh doanh,

đ-ợc Giám đốc uỷ quyền ký kết các hợp đồng SXKD với bạn hàng Ngoài

ra Phó Giám đốc kinh doanh còn phải chịu trách nhiệm lập biểu giá phùhợp, sát với thị trờng để tiêu thụ sản phẩm.

- Phòng tổ chức hành chính: Nhiệm vụ chính của phòng là bố trí, sắp xếp đội

ngũ cán bộ Đào tạo, bồi dỡng, tuyển chọn cán bộ công nhân viên, xử lý, giảiquyết các chế độ của Nhà nớc

- Phòng Kinh doanh: Là một phòng quan trọng của Công ty có nhiệm vụ tổ

chức thực hiện việc mua, bán hàng đảm bảo việc cung ứng vật t và sản phẩm đa

ra thị trờng, dự báo cung cầu, tham gia lập kế hoạch sản xuất, thu thập lu trữ và

xử lý, báo cáo thông tin cho các bộ phận khác

- Phòng Tài chính – Kế toán: Có chức năng và nhiệm vụ sau:

 Phản ánh, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quátrình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp một cách đầy đủ kịp thời,chính xác

 Thu thập, phân loại, xử lý, tổng hợp số liệu về hoạt động sản xuất kinhdoanh của Công ty nhằm xác định, cung cấp những thông tin cần thiết cho các

đối tợng khác

 Thực hiện phân tích tình hình tài chính, đề xuất các biện pháp cho ban lãnh

đạo Công ty để có đờng lối phát triển đúng đắn, đạt hiệu quả cao nhất trongcông tác quản trị doanh nghiệp

- Phòng đảm bảo chất lợng: Nhiệm vụ chính của phòng là theo dõi, giám sát và

kiểm tra chất lợng đầu vào, quá trình sản xuất và sản phẩm đợc sản xuất ra

- Phòng nghiên cứu phát triển: Làm công tác nghiên cứu phát triển sản xuất,

nghiên cứu thị trờng

- Phòng kiểm tra chất lợng: Có nhiệm vụ kiểm tra chất lợng sản phẩm trớc khi

xuất dùng

- Phòng Kế hoạch: Lập kế hoạch sản xuất, lên lệnh sản xuất và cung ứng các

nguyên liệu đầu vào

- Chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh: Tại đây Công ty cổ phần TRAPHACO đã

lập một văn phòng đại diện để giải quyết các vấn đề liên quan đến các tỉnh phíaNam, thu thập thông tin của khách hàng, cung cấp và phân phối hàng hoá chokhách hàng

2 Đặc điểm tổ chức sản xuất của Công ty cổ phần TRAPHACO.

2.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty.

Công ty cổ phần TRAPHACO gôm 8 phân xởng chính có mối quan hệ chặtchẽ với nhau, trong đó mỗi phân xởng có chức năng nhiệm vụ riêng:

 Phân xởng viên nén: Dùng để sản xuất các loại thuốc dạng viên nén, viênnang, viên bao đờng, bao film theo tiêu chuẩn GMP ASEAN (Asean goodManufacturing Practise) đợc áp dụng trong ngành dợc.

 Phân xởng viên hoàn: Có nhiệm vụ chế biến thành thuốc có dạng viênhoàn, trà lan, trà túi lọc…từ các nguyên liệu có nguồn gốc dợc liệu đợc sản xuấttheo công nghệ hiện đại

 Phân xởng thuốc bột: sản xuất các loại dạng thuốc bột để bôi, chủ yếu làloại TRAPHA(loại thuốc khử mùi hôi)

 Phân xởng thực nghiệm: nghiên cứu sản xuất các loại sản phẩm mới, quaquá trình kiểm nghiệm, sau khi hoàn thành sẽ chuyển sang sản xuất chính thứcloại sản phẩm hoàn chỉnh, đa ra thị trờng tiêu thụ

 Phân xởng thuốc ống: Sản xuất các loại thuốc ống thuỷ tinh kiềm haytrung tính

 Phân xởng Tây y: Sản xuất các loại thuốc dạng nớc nh nớc súc miệng,thuốc ho…

 Phân xởng thuốc mỡ: Sản xuất các loại thuốc bôi dạng mỡ hay cream

nh thuốc trị nấm, kem dỡng da…

 Phân xởng sơ chế dợc liệu: Nhiệm vụ của phân xởng này là bào chế cácloại dợc liệu từ dạng thô sang dạng tinh bột mịn, cốm để hình thành các sảnphẩm dạng viên hoàn

2.2 Đặc điểm về quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty.

Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty là quy trình giản đơn,khép kín từ khâu đầu đến khâu cuối cùng Mỗi phân xởng sản xuất theo một dâychuyền công nghệ khép kín gồm 3 giai đoạn sau:

 Giai đoạn chuẩn bị sản xuất: Căn cứ vào lệnh sản xuất mà tổ trởng tổ

pha chế có nhiệm vụ chuẩn bị đầy đủ các thủ tục nh: Viết phiếu lĩnh vật t, vàokho lĩnh vật t ( Phải cân đong, đo đếm thật chính xác) có sự giám sát của kỹthuật viên nằm tại phân xởng sản xuất Chuẩn bị dụng cụ, trang bị bảo hộ chocông nhân sản xuất

 Giai đoạn sản xuất: Tổ trởng tổ sản xuất, kỹ thuật viên phải trực tiếp

giám sát các công việc pha chế đầu tiên mà công nhân bắt đầu làm, cần thiết cóthể chia thành các mẻ nhỏ sau đó phải trộn đều theo lô Tất cả các công việc này

đều đợc phòng kỹ thuật quản lý có hồ sơ lô Khi pha chế xong, kỹ thuật viênphải kiểm tra bán thành phẩm, nếu đạt tiêu chuẩn ngành quy định thì công việctiếp theo mới đợc tiến hành tiếp

 Giai đoạn kiểm nghiệm, nhập kho thành phẩm: Khi chuyển về tổ

đóng gói, kỹ thuật viên bắt đầu kiểm nghiệm thành phẩm đạt tiêu chuẩn kỹ thuật

và phải có phiếu kiểm nghiệm Sau đó, mới tiến hành đóng gói nhập kho thànhphẩm

Sơ đồ2: Sơ đồ tổ chức sản xuất chung của Công ty.

Kiểm soát, kiểm nghiệm bán thành phẩm, giám sát thực hiện quy trình kỹ thuật

Kiểm nghiệm thành phẩm

Nguyên liệu, phụ liệu đã

qua kiểm tra đạt tiêu chuẩn

Chơng II: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại

Công ty cổ phần TRAPHACO.

I Đặc điểm bộ máy tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần

TRAPHACO.

1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty.

Để phù hợp với địa bàn hoạt động, yêu cầu quản lý bộ máy kế toán củaCông ty đợc xây dựng theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán

Hình thức tổ chức này rất phù hợp với tình hình hiện tại của Công ty: Địa

điểm sản xuất phân tán, địa bàn hoạt động rộng, nghiệp vụ kinh tế phát sinhnhiều,… Hiện nay toàn Công ty gồm 21 kế toán ( trong đó bộ phận kế toán tạichi nhánh thành phố HCM gồm 3 kế toán) và phòng kế toán trung tâm đợc đặttại 75- Yên Ninh – Ba Đình – Hà Nội Tại đây công tác kế toán đã đợc cơ giớihoá, mỗi kế toán viên đều đợc trang bị một máy vi tính và phòng kế toán có 02máy in Sau đây là sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty:

Sơ đồ 3: Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty cổ phần TRAPHACO.

Kế toán tr ởng

Phòng kế toán trung tâm tại 75 – Yên Ninh

Nhân viên hạch toán ban đầu từ các cơ sở

Kế toán TGNH

Kế toán bán hàng

Kế toán

Bộ phận

KT tại chi nhánh TP.HCM

Kế toán vật t , TSCĐ

Nhiệm vụ và chức năng cụ thể của các kế toán nh sau:

- Kế toán trởng:

Là ngời chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động kế toán của Công ty

Là ngời tổ chức, điều hành bộ máy kế toán, tham mu cho ban lãnh đạoCông ty để có thể đa ra các quyết định đúng đắn trong sản xuất kinhdoanh của Công ty

- Bộ phận kế toán tại chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh:

Thực hiện công tác kế toán bán hàng của Công ty tại TP Hồ Chí Minh

và các tỉnh phía Nam gồm 2 kế toán và 1 thủ quỹ Hàng tháng gửi các báocáo kế toán, thống kê kế toán về phòng kế toán trung tâm

- Nhân viên hạch toán ban đầu tại các cơ sở ( 102- Thái Thịnh,36 Nguyễn

chí Thanh,… ):

Thực hiện các phần hành công việc hạch toán ban đầu tại các cơ sở,

định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm

- Tại phòng kế toán trung tâm:

 Kế toán tổng hợp: Kế toán tổng hợp kiêm phó phòng kế toántrung có nhiêm vụ sau:

+ Tổng hợp, tính giá thành sản xuất

+ Phân tích tình hình tài chính của công ty

+ Tổng hợp số liệu từ các phần hành kế toán để lên các báo cáo

+Vào sổ chi tiết tăng giảm TSCĐ

+Theo dõi khấu hao TSCĐ

+Lập báo cáo tổng hợp tăng giảm TSCĐ

+Vào sổ tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

+Hạch toán cũng nh vào sổ chi tiết theo dõi nhập, xuất, tồn vậtt

+Thực hiện việc giao dịch với ngân hàng và với các bộ phậnkhác có liên quan.

+ Lập và hoàn chỉnh các chứng từ liên quan đến TGNH

• Kế toán bán hàng:

Có nhiệm vụ theo dõi hạch toán tình hình biến động của thànhphẩm trên cả hai số lợng và giá trị Theo dõi và phản ánh quátrình tiêu thụ thành phẩm, tình hình thanh toán với khách hàng

2 Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty cổ phần TRAPHACO.

 Niên độ kế toán:

Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12

 Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán và nguyên tắc, phơng phápchuyển đổi các đồng ngoại tệ khác:

- Sử dụng Đồng Việt Nam (VND) ghi chép và hạch toán

- Khi quy đổi đồng tiền khác: Căn cứ vào tỷ giá ngoại tệ do ngân hàng Nhànớc Việt Nam công bố tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh

 Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung

- Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Theo giá trị thực tế

- Phơng pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Đánh giá theo phơngpháp bình quân gia quyền

- Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phơng pháp kê khai thờngxuyên

 Trích lập và hoàn nhập dự phòng:

- Căn cứ vào giá trị hàng tồn kho

- Mức độ tăng, giảm giá trên thị trờng

3 Đặc điểm hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách, BCTC tại Công ty cổ

 Hệ thống tài khoản kế toán:

Hệ thống tài khoản hiện tại của Công ty đợc xây dựng dựa trên:

- Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất áp dụng cho các Doanh nghiệp do

Bộ Tài chính ban hành theo quyết định số 1141TC/ QĐ/ CĐKT ngày 01/01/1995 đã đợc sửa đổi bổ sung

- Yêu cầu quản lý, điều kiện hiện tại và đặc điểm tính chất ngành nghề kinhdoanh của TRAPHACO

Hiện nay Công ty áp dụng 56 tài khoản cấp 1 trong hệ thống tài khoản kếtoán do Bộ Tài chính ban hành, còn lại 20 tài khoản cấp 1 không sử dụng nh: TK

121, TK128, TK 141, Tk 161,… Sử dụng 376 tài khoản cấp 2; 21 tài khoản cấp3; không có tài khoản cấp 4, cấp 5

 Đặc điểm tổ chức sổ kế toán:

Công ty lựa chọn hình thức nhật ký chung để tổ chức sổ kế toán cho đơn vịmình Theo hình thức này, hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đã đợc kiểm trahợp pháp, kế toán nhập dữ liệu vào máy và gõ lệnh với chơng trình cài sẵn, máytính tự động tập hợp vào Sổ Nhật ký chung sau đó máy sẽ tự động ghi vào sổ cáitài khoản liên quan Đối với các đối tợng cần hạch toán chi tiết thì kế toán căn

cứ vào chứng từ gốc mở sổ chi tiết trên máy và vào sổ Cuối tháng, căn cứ vào sổchi tiết này kế toán tiến hành lập Bảng tổng hợp chi tiết và căn cứ vào Sổ cái đểlập Bảng cân đối phát sinh Sau đó đối chiếu số liệu của Bảng tổng hợp chi tiếtvới các số liệu ghi chép trên Sổ cái Cuối kỳ, máy sẽ tổng hợp số liệu và đa racác Báo cáo tài chính Hình thức này đợc thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ4: Sơ đồ về hình thức nhật ký chung

Ghi chú:

: Ghi hàng ngày

Bảng tổng hợp chi tiết

Chứng từ gốc

Máy tính

Nhật ký chung

Sổ cái

Báo cáo TC

Bảng cân đối PS

Sổ (Thẻ) kế toán chi tiết

NK Đặc biệt

: Ghi định kỳ: Đối chiếu kiểm tra

 Hệ thống Báo cáo tài chính:

Công ty cổ phần TRAPHACO đã sử dụng đầy đủ cả 4 loại BCTC

- Bảng cân đối kế toán (MS B01 – DN)

- Báo cáo kết quả kinh doanh (Ms B02 – DN)

- Thuyết minh báo cáo tài chính (MS B09 – BN)

- Báo cáo lu chuyển tiền tệ (MS B03 – DN)

4 Phần mềm kế toán áp dụng tại Công ty cổ phần TRAPHACO.

Năm 1995 Công ty cổ phần TRAPHACO đã tiến hành áp dụng phần mềm

kế toán FAST ACCOUNTING Đây là phần mềm có nhiều u việt và tỏ ra rất phùhợp với đặc điểm, yêu cầu quản lý của Công ty

Quy trình áp dụng phần mềm kế toán máy tại Công ty đợc mô tả qua sơ

Sổ kế toán

tổng hợp

Xử lý tự

động theo quy trình

II Giới thiệu một số phần hành kế toán chủ yếu và báo cáo kế

toán tại Công ty cổ phần TRAPHACO.

1 Giới thiệu một số phần hành kế toán chủ yếu tại Công ty cổ phần

TRAPHACO.

Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên vàtính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ Sau đây là một số phần hành kế toánchủ yếu tại Công ty

1.3 Kế toán vật t:

 Đặc điểm: Vật t bao gồm các yếu tố vật liệu, công cụ, dụng cụ

Vật liệu là những đối tợng lao động thể hiện dới dạng vật hoá Vật liệuchỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trịvật liệu đợc chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ

Tại Công ty cổ phần TRAPHACO vật liệu đợc tổ chức rất da dạng vàphong phú nên hạch toán vật liệu tại Công ty đợc quán triệt theo nguyên tắcsau:

- Vật liệu đợc hạch toán chi tiết theo từng thứ, từng loại

- Vật liệu đợc tính theo giá thực tế

Do những sản phẩm Công ty sản xuất ra nhằm chăm sóc sức khoẻ cộng

đồng nên Công ty rất chú trọng đến chất lợng của nguyên vật liệu.Nhữngnguyên vật liệu Công ty mua về đều trải qua quá trình kiểm nghiệm rất chặtchẽ đảm bảo đợc những tiêu chuẩn mà Công ty đề ra

Đồng thời, những sản phẩm của Công ty chủ yếu đợc tạo ra từ nguồndợc liệu thiên nhiên nh: Chè dây, tỏi, gừng, nghệ, nên việc tổ chức muanguyên vật liệu rất đợc Công ty chú trọng Đối với những dợc liệu mang tínhthời vụ nh: chè dây, gừng,… Công ty tổ chức mua theo thời vụ nhằm đảmbảo đủ chất lợng và số lợng dữ trữ cho sản xuất cũng nh hiệu quả kinh tế doviệc mua đúng thời vụ đa lại

Công cụ, dụng cụ là những t liệu lao động không đủ tiêu chuẩn về giátrị và thời gian sử dụng quy định để xếp vào tài sản cố định Công cụ, dụng

cụ mang đầy đủ đặc điểm nh tài sản cố định hữu hình tham gia nhiều chu kỳkinh doanh, giá trị hao mòn dần trong quá trình sử dụng, giữ nguyên hìnhthái vật chất ban đầu cho đến lúc h hỏng

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.

- Lệnh xuất

- Biên bản kiểm nghiệm

- Hoá đơn mua hàng

- Thẻ kho

 Tài khoản sử dụng:

- TK 152 – “Nguyên liêu, vật liệu”

Đợc chi tiết thành 2 tiểu khoản:

- TK 1521 - “Nguyên liệu, vật liệu chính”

- TK 1522 – “Nguyên liệu, vật liệu phụ”

- TK 151 – “Hàng mua đang đi đờng”

- TK 153 – “Công cụ, dụng cụ”

Đợc chi tiết thành 3 tiểu khoản:

- TK 1531 –“Công cụ, dụng cụ”

- TK 1532 –“Bao bì luân chuyển”

• Quy trình luân chuyển chứng từ:

*Đối với trờng hợp nhập vật t:

Sơ đồ 6 : Quy trình luân chuyển chứng từ đối với trờng hợp nhập vật t.

Trình tự luân chuyển chứng từ nh sau:

Bớc 1: Ngời nhập vật t đề nghị đợc nhập vật t

Bớc 2: Ban kiểm nghiệm thuộc phòng Đảm bảo chất lợng sẽ tiến hành kiểm

nghiệm vật t và lập Biên bản kiểm nghiệm

Bớc 3: Căn cứ vào Biên bản kiểm nghiệm vật t, Trởng phòng đảm bảo chất

l-ợng và Phó giám đốc sản xuất ký duyệt quyết định nhập vật t

Bớc 4: Sau khi có quyết định nhập vật t, cán bộ cung tiêu tiến hành lập phiếu

nhập kho Phiếu này đợc lập thành 3 liên:

- Liên 1: Lu tại quyển

- Liên 2: Giao cho ngời nhập vật t

- Liên 3: Luân chuyển giữa thủ kho và kế toán

Bớc 5: Phụ trách cung tiêu ký phiếu nhập kho

Ban kiểm nghiệm Kiểm nghiệm vật t , lập

biên bản kiểm nghiệm

Bớc 6: Thủ kho thực hiện các công việc sau:

- Kiểm nhận vật t theo phơng thức kiểm kê

- Ghi số thực nhập vào phiếu nhập kho

- Ký phiếu nhập kho, chuyển 1 liên cho ngời nhập hàng

- Ghi thẻ kho

- Định kỳ chuyển chứng từ về cho kế toán

Bớc 7: Kế toán vật t thực hiện các công việc sau:

- Kiểm tra chứng từ

- Ghi đơn giá tính thành tiền vào phiếu nhập vật t

- Định khoản và ghi sổ

- Bảo quản và lu trữ chứng từ

* Đối với trờng hợp xuất vật t:

Trong Công ty TRAPHACO xuất vật t chủ yếu để phục vụ cho sản xuất vàsau đây là quy trình luân chuyển chứng từ trong trờng hợp xuất vật t

Nơi có nhu Phó giám đốc Bộ phận Phụ trách

cầu vật t sản xuất cung tiêu cung tiêu

( 1) ( 2) ( 3) ( 4)

Xin xuất bằng Duyệt xuất Lập phiếu Ký phiếu

Chứng từ xuất kho Xuất kho

Bớc 3: Căn cứ vào giấy xin xuất vật t đơc duyệt, Bộ phận cung tiêu lập phiếu

xuất kho Phiếu này đợc lập thành 3 liên

- Liên 1: Lu tại quyển

- Liên 2 và liên 3 luân chuyển sau đó giao cho ngời nhận vật t 1 liên, liên

còn lại chuyển cho kế toán

Bớc 4: Phụ trách bộ phận cung tiêu tiến hành ký phiếu xuất kho

Bớc 5: Thủ kho căn cứ vào giấy xin xuất vật t và phiếu xuất kho, thực hiện các

công việc sau:

- kiểm soát hàng xuất bằng phơng pháp kiểm kê

- Ghi số thực xuất vào phiếu ( Nếu có sự chênh lệch với số ở cột chứng từ)

- Cùng với ngời nhận vật t ký vào phiếu xuất kho, sau đó chuyển 1 liên chongời nhận vật t

- Ghi thẻ kho

- Chuyển liên còn lại cho kế toán

Bớc 6: Kế toán vật t thực hiện các công việc sau:

- Căn cứ phơng pháp tính giá xuất để ghi đơn giá vào phiếu xuất kho

- Định khoản, ghi sổ tổng hợp và chi tiết

Bớc 7: Bảo quản và lu trữ các chứng từ liên quan

1.4 Kế toán tài sản cố định (TSCĐ):

 Đặc điểm:

Tài sản cố định là những tài sản có đủ tiêu chuẩn theo quy định hiện hành

về TSCĐ, tham gia nhiều chu kỳ SXKD TSCĐ vẫn giữ nguyên hình thái vấtchất ban đầu cho tới khi h hỏng Trong quá trình tham gia vào quá trình sảnxuất, TSCĐ bị hao mòn dần và giá trị của nó đợc chuyển dịch từng phần vào chiphí kinh doanh

Hiện nay tại Công ty cổ phần TRAPHACO có 427 TSCĐ trong đó chủyếu là nhà xởng, máy đóng gói, máy trộn, máy dập viên, máy sấy tầng sôi,…

 Chứng từ sử dụng:

- Biên bản giao nhận TSCĐ

- Thẻ TSCĐ

- Biên bản giao nhận TSCĐ sữa chữa lớn hoàn thành

- Biên bản đánh giá lại TSCĐ ( chứng từ này phải đi kèm với biên bản kiểm