Quy trình tư vấn tham gia đấu thầu thiết kế xây dựng

QUY TRÌNH TƯ VẤN THAM GIA ĐẤU THẦU THIẾT KẾ XÂY DỰNG - Tên doanh nghiệp: Công ty cổ phần tư vấn thiết kế XD Hà Giang - Loại hình Doanh nghiệp: Doanh nghiệp nhà nước cổ phần năm 2006 - Ngành nghề kinh doanh Cơng ty: Tư vấn khảo sát, quy hoạch, lập dự án, thiết kế, quản lý dự án, tư vấn đấu thầu, tư vấn giám sát, đầu tư, xây dựng cơng trình xây dựng, giao thông, thủy lợi, thủy điện, đường dây trạm biến áp, hạ tầng kỹ thuât… Là người quản lý, điều hành Công ty nên trực tiếp gián tiếp tơi tham gia hầu hết quy trình tác nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh công ty Mỗi lĩnh vực hoạt động công ty có quy trình tác nghiệp riêng, nhiên số bước quy trình lĩnh vực giống trùng lặp Lĩnh vực hoạt động lâu năm cơng ty cơng tác tư vấn lập dự án, thiết kế cơng trình xây dựng Tơi lựa chọn trình bày quy trình tác nghiệp hoạt tư vấn lập dự án, thiết kế cơng trình xây dựng cơng ty sau 1b Mơ tả quy trình theo bước cơng việc thực hiện nay: Tìm hiểu thơng tin gói thầu tư vấn Tham gia dự thầu, đấu thầu Ký hợp đồng Tư vấn Triển khai tổ chức lập dự án, thiết kế Nghiệm thu, bàn giao hồ sơ Giám sát tác giả, nghiệm thu cơng trình Quyết tốn cơng trình, bảo trì cơng trình Bước Tìm hiểu thơng tin gói thầu tư vấn : Các chủ đầu tư chuẩn bị triển khai dự án xây dựng cơng trình đăng thơng báo mời lựa chọn nhà thầu tư vấn phương tiện thông tin đại chúng, báo đấu thầu (đối với gói thầu lớn ) Chủ đầu tư tìm nhà thầu có lực ,kinh nghiêm để định thầu gói thầu tư vấn lập dự án, thiết kế ( gói thầu nhỏ) Thường nhà thầu có mối quan hệ từ trước nắm bắt thông tin tham dự đấu thầu, định thầu Trước hết Công ty cần tìm hiểu thơng tin gói thầu như: Qui mơ gói thầu, đặc tính u cầu kỹ thuật yếu tố đặc biệt cơng trình diện tích đất, diện tích chiếm đất, hệ số sử dụng đất, tổng diện tích sàn, số tầng, cơng sử dụng, cơng trình lân cận, hình thức kiến trúc, yêu cầu tiến độ thực hiện, nguồn vốn khả đáp ứng vốn chủ đầu tư, điều kiện trường xây dựng, chủng loại vật tư thiết bị sử dụng giá thị trường vật tư, vật liệu, thiết bị, Sau khảo sát, tìm hiểu kỹ thơng tin liên quan, Cơng ty đối chiếu với lực để xem xét lực đáp ứng, đồng thời hạch toán hiệu kinh tế Khi điều kiện kỹ thuật, kinh tế khả thi đảm bảo hiệu định tham gia dự thầu, khơng hiệu quả(Khi xét thấy độ phức tạp lớn, nguồn vốn khơng rõ ràng…) khơng tham gia dự thầu Bước Tham gia dự thầu, đấu thầu: Khi định tham gia dự thầu, Công ty tổ chức lập hồ sơ dự thầu theo điều kiện yêu cầu hồ sơ mời thầu chủ đầu tư Phịng đấu thầu cử cán có lực phù hợp gói thầu tổ chức lập hồ sơ dự thầu Gói thầu tư vấn thường chia làm túi hồ sơ Túi 1: Túi đựng hồ sơ lực, túi đựng hồ sơ tính giá dự thầu Sau vượt qua giai đoạn kỹ thuật xét đến giá cả, lực, kỹ thuật để tham gia gói thầu quan trọng Cần chuẩn bị kỹ thật tốt gói hồ sơ kỹ thuật Tuy nhiên tính giá tham gia gói thầu cần hợp lý, vừa đẩm bảo trúng thầu có lãi Bước Ký hợp đồng tư vấn lập dự án, thiết kế: Sau trúng thầu, nhiệm vụ lập dự án, thiết kế tiến hành thương thảo hợp đồng ký hợp đồng tư vấn lập dự án thiết kế với chủ đầu tư Lưu ý điều kiện kỹ thuật, tiến độ thực điều khoản toán Bước Triển khai tổ chức lập dự án, thiết kế cơng trình: Thực tổ chức lập dự án cơng trình, nhiệm vụ thiết kế, quy mơ, cấp cơng trình từ lựa chọn chủ nhiệm dự án điều hành để lập dự án, thiết kế đảm bảo chất lượng, tiến độ theo yêu cầu nhiệm vụ lập dự án thiết kế yêu cầu hợp đồng tư vấn Bước Nghiệm thu, bàn giao hồ sơ: Khi dự án, thiết kế bàn giao cho chủ đầu tư thẩm định phê duyệt, tiến hành nghiệm thu bàn giao hồ sơ với chủ đầu tư Sau nghiệm thu khối lượng sản phẩm hồn thành để tốn giá trị tư vấn theo điều khoản ghi hợp đồng Bước Giám sát tác giả, nghiệm thu bàn giao cơng trình: Trong q trình dự án triển khai thi công, công ty cử cán đáp ứng lực giám sát tác giả theo quy định Sau cơng trình hồn thành tham gia nghiệm thu bàn giao cơng trình đưa vào sử dụng với chủ đầu tư đơn vị xây lắp Bước Quyết tốn, bảo trì cơng trình: Sau nghiệm thu, bàn giao cơng trình tiến hành tốn giá trị tư vấn tồn cơng trình Kể từ đưa cơng trình vào sử dụng, doanh nghiệp tư vấn thực giám sát cơng tác bảo trì cơng trình đơn vị xây lắp theo thời hạn qui định pháp luật.( cơng tác bảo trì quy định bắt buộc) 1c.Quy trình có bất cập hay nhược điểm cho cơng tác quản lý Vì ? Quy trình thực cơng tác lập dự án, thiết kế có điều chỉnh thay đổi cho phù hợp nhiên có số bất cập sau đây: - Thông tin không đầy đủ, thiếu xác: Khi thực lập hồ sơ dự thầu, doanh nghiệp thường thiếu thông tin nội dung gói thầu cơng trình (do chủ đầu tư cung cấp thông tin không đủ, số chủ đầu tư lực hạn chế họ am hiểu gói thầu dự án) Vì đánh giá khơng kỹ điều kiện trường, mặt Mặt khác nhiệm vụ lập dự án chủ đầu tư khơng rõ ràng việc bố trí dây chuyền cơng sử dụng cịn bất cập Khảo sát đánh giá chưa sát nguồn cung cấp vật tư thiết bị giá vật tư thiết bị, không lường hết biến động lương, giá cả, yêu cầu kỹ thuật đặc thù cơng trình dẫn đến tính tốn tổng mức đầu tư chưa xác, khơng đánh giá xác lường trước thay đổi bất thường địa chất cơng trình, dẫn đến hạch tốn kinh tế thiếu xác - Ký kết hợp đồng không chặt chẽ: Trong hoạt động tư vấn xây dựng nói chung thường chủ đầu tư tự cho quyền lớn doanh nghiệp, khơng thực bình đẳng việc ký kết hợp đồng Vì doanh nghiệp tư vấn xây dựng ký kết hợp đồng tư vấn lập dự án, thiết kế thường thương thảo hợp đồng không kỹ, không lường trước hết điều kiện phát sinh hay vướng mắc trình thực hợp đồng, không ràng buộc đối tác thực trách nhiệm nghĩa vụ họ dẫn đến trình thực hợp đồng xẩy phát sinh hợp đồng thường lúng túng xử lý khơng có biện pháp xử lý triệt để gây thiệt hại cho doanh nghiệp Hình thức thưởng, phạt hợp đồng không rõ ràng - Lập dự án khơng đảm bảo u cầu: Chính hợp đồng tư vấn có điều khoản khơng rõ ràng, yêu cầu kỹ thuật, chất lượng không chặt chẽ, nhiệm vụ lập dự án chủ đầu tư không rõ ràng nên trình thực lập dự án có điều chỉnh, bổ sung, dự án hồn thành thẩm định phê duyệt thường yêu cầu chỉnh sữa dẫn đến chậm tiến độ, ý kiến chủ quan người đứng đầu phê duyệt dự án thường không đáp ứng yếu cầu chuyên môn dẫn đến dự án phải điều chỉnh làm lại, chất lượng dự án khơng cao - Khơng tốn kinh phí thời hạn: Phần lớn thực dự án mà nguồn vốn vốn ngân sách Nhà nước cấp, hồn thành bàn giao hồ sơ chưa có vốn tốn có Chủ đầu tư chậm toán gây nợ đọng, dẫn đến thiệt hại cho doanh nghiệp Nhiều cơng trình lập dự án, thiết kế xong, chưa có vốn khơng bố trí đủ vốn dẫn đến nhà thầu tư vấn bị nợ đọng kéo dài Thậm chí có cơng trình khơng thể triển khai thực thiếu vốn gây lãng phí cho doanh nghiệp 1d.Quy trình cần cải thiện để việc thực trở nên tốt Hơn 10 năm làm quản lý công tác tư vấn lập dự án, thiết kế sau nhiều lần thay đổi cho phù hợp tơi nhận thấy bước thực quy trình tương đối hợp lý, không cần phải cải thiện, nhiên chất lượng thực công việc cần cải thiện để giảm thiểu bất cập nhược điểm nêu Cần phải thực số bước sau đây: - Phân công cụ thể, rõ ràng nhiệm vụ cho cá nhân thực công việc khảo sát, thu thập thông tin liên quan đến gói thầu, nhằm nhận định đánh giá tình hình gói thầu hạch tốn chi phí đánh giá mức độ khả thi Việc hoàn thành nhiệm vụ gắn liền với quyền lợi cá nhân - Ký kết hợp đồng chặt chẽ: ký hợp đồng tư vấn với chủ đầu tư phải hiểu kỹ chất công việc ràng buộc chặt chẽ quyền hạn, trách nhiệm nghĩa vụ bên tham gia hợp đồng nhằm giảm thiểu phát sinh ngồi hợp đồng xử lý nhanh chóng phát sinh hay sai sót q trình thực công việc Căn vào nhiệm vụ lập dự án, thiết kế để đưa điều kiện ràng buộc với chủ đầu tư, ví dụ: nhiệm vụ yêu cầu lập dự án thiết kế cơng trình cao 10 tầng, mặt tầng 1000m2, dây chuyền công bên trong, hình thức kiến trúc, kết cấu, vật tư trang thiết bị, tổng mức đầu tư khoảng 200 tỷ, thời gian tháng Căn điều kiện để ràng buộc hợp đồng, điều kiện toán, bên sai tự thay đổi bên phải chịu trách nhiệm - Tổ chức lập dự án, thiết kế: đảm bảo nhiệm vụ lập dự án thiết kế chủ đầu tư, tiến độ yêu cầu Cần bố trí cán chủ nhiệm dự án, chủ trì mơn có lực phù hợp u cầu dự án, lập tiến độ thực kiểm tra giám sát thường xuyên chất lượng dự án, khả đáp ứng nhiệm vụ lập dự án đề tiến độ thực nhằm hạn chế sai sót phải làm làm lại kéo dài thời gian lập dự án lãng phí, tốn kém, phải đền bù theo hợp đồng chậm tiến độ chất lượng khơng đảm bảo Ví dụ: chủ đầu tư yêu cầu nhiệm vụ lập dự án thiết kế cơng trình cấp I với thơng số kỹ thuật có, sau tìm hiểu chúng tơi bố chủ nhiệm đồ án có chứng lập dự án, thiết kế cấp I, chủ nhiệm mơn có chứng thiết kế cấp I, có đủ lực kinh nghiệm tham gia nhiều dự án tương tự Có chế độ lương thưởng rõ ràng, hợp lý nhằm kích thích sáng tạo đáp ứng yêu cầu dự án tiến độ thực - Nghiệm thu toán kịp thời: Trước thực lập dự án cần chuẩn bị đầy đủ nguồn kinh phí để đáp ứng tốn lương,(bao gồm thưởng để kích thích sáng tạo hoàn thành tiến độ) vật tư, vật liệu chi phí khác liên quan Khi hoàn thành bàn giao hồ sơ cần lập bảng hoàn thành khối lượng với chủ đầu tư để toán kinh phí theo giai đoạn cam kết hợp đồng nhằm tránh để tồn đọng nợ, gây thiệt hại cho doanh nghiệp - Giám sát tác giả, bảo trì cơng trình qui định: Trong q trình triển khai xây dựng cử cán có lực phù hợp để giám sát tác giả (bản quyền) theo quy định, tránh làm sai hồ sơ phải chỉnh sữa thời gian lãng phí Trong q trình đưa cơng trình vào sử dụng cần bảo trì chất lượng cơng trình vận hành khai thác cơng trình theo thiết kế, có cố xẩy cần giám sát khắc phục sửa chữa đảm bảo cho cơng trình vận hành sử dụng hiệu quả, tránh hư hỏng hay xuống cấp làm giảm tuổi thọ cơng trình 2a.Những nội dung mơn học Quản trị Tác nghiệp áp dụng vào công việc doanh nghiệp : Sau học xong môn học quản trị sản xuất tác nghiệp tơi nhận thấy thu nhiều kiến thức bổ ích áp dụng kiến thức vào cơng việc hàng ngày tơi Cơng ty Các nội dung áp dụng kể đến sau : - Trước hết giúp hiểu quản trị tác nghiệp chức tổ chức với Marketing tài - Giúp hiểu khái niệm chất quản trị sản xuất tác nghiệp Sản xuất tác nghiệp trình tạo sản phẩm dịch vụ - Phân biệt khác hàng hóa dịch vụ (thực tế Cơng ty tơi hoạt động hai lĩnh vực trên) Đặc điểm hàng hóa dịch vụ - Phân biệt sản lượng suất, yếu tố quan trọng làm tăng suất lao động Chỉ có tăng suất kinh tế phát triển mức sống tốt lên - Trong trình sản xuất ngồi yếu tố tạo cơng ăn việc làm, tăng suất lao động tạo thu nhập cao đạo đức trách nhiệm xã hội thách thức khong nhỏ người quản lý - Nắm khái niệm quy trình chiến lược, triển khai sứ mệnh chiến lược - Nắm yếu tố cạnh tranh quản trị sản xuất ( bao gồm cạnh tranh chi phí ,chất lượng, linh hoạt, tốc độ sản xuất) từ xây dựng thực chiến lược - Nắm loại lãng phí theo quan điểm sản xuất LEAN, từ biết trongCơng ty cịn tồn loại lãng phí loại lãng phí để tìm cách khắc phục - Hiểu rõ chất lượng quản trị chất lượng, yếu tố định chất lượng dịch vụ công cụ quản trị chất lượng tổng thể cơng ty - Nắm cơng tác, q trình lập kế hoạch tác nghiệp sản xuất theo phương pháp khác 2b.Áp dụng kiến thức vào hoạt động áp dụng : - Cơng ty tơi có nhiều lĩnh vực sản xuất kinh doanh, nhiên việc định hướng tổng thể chiến lược kinh doanh hướng phát triển cụ thể lâu dài cho lĩnh vực chưa có chiến lược rõ ràng cụ thể kế hoạch sản xuất, tài phụ thuộc khả tham gia đấu thầu trúng thầu dự án Nhưng việc trúng thầu nhiều lại phụ thuộc vào chủ đầu tư nhà thầu khác Mặt khác trình sản xuất trọng cơng tác lập kế hoạch, nhiên việc thực kế hoạch, giám sát kiểm tra việc thực kế hoạch chưa trọng Vì sản xuất kinh doanh cần có chiến lược kinh doanh đắn, có kế hoạch tác nghiệp tốt, đồng thời cần phải trọng giám sát kiểm tra việc thực chiến lược, kế hoạch đề thường xuyên đánh giá điều chỉnh chiến lược, kế hoạch phù hợp tình hình thực tế - Do Công ty hoạt động lĩnh vực sản xuất hàng hóa (xây lắp cơng trình xây dựng) dịch vụ ( tư vấn lập dự án, thiết kế…) nên việc phân biệt hàng hóa dịch vụ, chất lượng hồng hóa dịch vụ qua trọng nhằm đưa hàng hóa dịch vụ phù hợp với nhu cầu khách hàng, mang lại hiệu cho doanh nghiệp - Các yếu tố ảnh hưởng đến suất cơng tác quản lý, nguồn nhân lực vốn cơng tác quản lý chiếm tỉ trọng lớn yếu tố ảnh hưởng đến suất Vì để nâng cao suất trước hết cần nâng cao hiệu công tác quản lý - Cả loại lãng phí nhiều xẩy cơng ty tơi, loại lãng phí cần phải hạn chế để nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh, xẩy nhiều lãng phí : + Đợi chờ : Trong công tác lập dự án, thiết kế thường phải đợi chờ nhiều giai đoạn chuẩn bị thủ tục: Giải phóng mặt chậm không tiến hành khảo sát được, tiến độ duyệt thông qua phương án chậm, điều chỉnh thay đổi phương án Trong hoạt động xây lắp xẩy đợi chờ nhiều bất cập qui trình tác nghiệp như: Chậm tiến độ thi công, cung cấp vật tư thiết bị chậm, nghiệm thu toán chậm, xử lý cố cơng trình thi cơng chậm, + Lưu kho: Sản phẩm sản xuất không tiêu thụ hết ví dụ: Cọc ép BTCT sản xuất nhiều khơng sử dụng hết có nhiều ngun nhân như: Trong trình ép cọc phải xử lý cố gãy cọc, lệch cọc ,địa chất, thời tiết gí ,bão, cọc ép số lượng thiết kế ban đầu Sản phẩm thi công xây dựng xong không tốn kịp thời để dở dang tồn đọng nhiều coi sản phẩm để lưu kho nhiều, gây hiệu + Sản phẩm hỏng: Trong trình lập dự án không trọng công tác kiểm tra giám sát dẫn đến sai sót thay đổi chủ đầu tư phải làm làm lại Vì cần trọng bám sát yêu cầu nhiệm vụ lập dự án, kiểm tra giám sát thường xuyên để tránh hư hỏng Trong thi công xây dựng vật tư thiết bị gia công thừa nhiều để rơi vãi nhiều khơng sử dụng lại gây lãng phí hiệu Quản trị chất lượng sản phẩm dịch vụ: Giúp hiểu rõ tiêu chí đánh giá chất lượng để quản trị tốt chất lượng sản phẩm dịch vụ Công ty áp dụng tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9000; ISO 14000 vào quản trị sản xuất để nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ, nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Chương trình Đào tạo Thạc sĩ Quản trị kinh doanh quốc tế, Đại học Griggs (Hoa Kỳ) Giáo trình Quản trị hoạt động- Tháng 9/2009 2.Chương trình Đào tạo Thạc sĩ Quản trị kinh doanh quốc tế, Đại học Griggs (Hoa Kỳ) Slide giảng Quản trị hoạt động- Năm 2011 Quản trị sản xuất dịch vụ- Nhà xuất LD-XH năm 2010 Tác giả GS.TS Đồng Thị Thanh Phong 4.Giáo trình Quản trị kinh doanh GS.TS Nguyễn Thành Độ PGS.TS Nguyễn Ngọc Huyền Nhà xuất Đại học KTQD năm 2007 Các nguồn số liệu Công ty Cp Tư vấn thiết kế XD Hà Giang 6.Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 - 2008 ISO 14000 ... động tư vấn xây dựng nói chung thường chủ đầu tư tự cho quy? ??n lớn doanh nghiệp, khơng thực bình đẳng việc ký kết hợp đồng Vì doanh nghiệp tư vấn xây dựng ký kết hợp đồng tư vấn lập dự án, thiết kế. .. Mơ tả quy trình theo bước cơng việc thực hiện nay: Tìm hiểu thơng tin gói thầu tư vấn Tham gia dự thầu, đấu thầu Ký hợp đồng Tư vấn Triển khai tổ chức lập dự án, thiết kế Nghiệm thu, bàn giao... bảo hiệu định tham gia dự thầu, khơng hiệu quả(Khi xét thấy độ phức tạp lớn, nguồn vốn khơng rõ ràng…) khơng tham gia dự thầu Bước Tham gia dự thầu, đấu thầu: Khi định tham gia dự thầu, Công ty