Quy trình tác nghiệp hoạt động đấu thầu cho VPDD nước ngoài về dược phẩm

QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP HOẠT ĐỘNG ĐẤU THẦU CHO VPDD NƯỚC NGỒI VỀ DƯỢC PHẨM Hiện tại, tơi cơng tác VPĐD nước dược phẩm phận đấu thầu Do phần này, đề cập đến quy trình đấu thầu thực công ty Phần 1: Tổng quan quản trị sản xuất tác nghiệp Khi nói đến quản trị sản xuất tác nghiệp, thường nghĩ đến việc áp dụng phổ biến đơn vị sản xuất kinh doanh,nhưng áp dụng hiệu cho đơn vị dịch vụ hành nghiệp Chúng ta nhắc lại khái niệm quản trị sản xuất tác nghiệp trước tìm hiểu quy trình tác nghiệp doanh nghiệp thực tế trình bày phần Quản trị sản xuất tác nghiệp bao gồm tất hoạt động liên quan đến việc quản trị yếu tố đầu vào, tổ chức, phối hợp yếu tố nhằm chuyển hóa chúng thành sản phẩm vật chất dịch vụ với hiệu cao Để tao sản phẩm dịch vụ, doanh nghiệp phải thực 03 chức bản: marketing, sản xuất tài Hoạt động quản trị marketing chịu trách nhiệm tạo nhu cầu cho sản phẩm dịch vụ tổ chức, quan hệ với khách hàng đảm bảo hàng hóa đầu đưa tới khách hàng cách nhanh nhất, tốn khách hàng hài lòng Hoạt động quản trị tài chịu trách nhiệm việc đạt mục tiêu tài doanh nghiệp, giúp cung cấp nguồn tài để đảm bảo yếu tố đầu vào ln sẵn sàng phục vụ q trình tác nghiệp sản xuất, chẳng hạn nguyên vật liệu mua sắm đầy đủ; máy móc thiết bị công nghiệp trang bị đại; nguồn nhân lực không thiếu hụt để phục vụ sản xuất Hoạt động quản trị tác nghiệp khơng tốt khơng có sản phẩm dịch vụ tốt Nó liên kết chặt chẽ với hoạt động quản trị khác doanh nghiệp để đạt mục tiêu chung cho tổ chức lợi ích, tồn tăng trưởng điều kiện kinh doanh động Hoạt động quản trị tác nghiệp có tầm quan trọng đặc biệt hoạt động doanh nghiệp Nếu quản trị tốt, ứng dụng phương pháp quản trị khoa học tạo khả sinh lợi lớn cho doanh nghiệp Phần vừa khái quát chung hoạt động quản trị sản xuất tác nghiệp Phần tơi trình bày đơn vị mà tơi cơng tác Phần 2: Văn phòng đại diện dược phẩm nước ngồi Việt Nam Hiện tại, tơi cơng tác văn phòng đại diện dược phẩm đa quốc gia, công ty dược phẩm hàng đầu giới Văn phòng đại diện có mặt Việt Nam khoảng gần 20 năm Hiện nhân viên văn phòng nước gồm 300 nhân viên, có 02 văn phòng đại diện thành phố Hồ Chí Minh Hà Nội Chức năng, nhiệm vụ Việt Nam xúc tiến thương mai (theo quy định luật Việt Nam) Việc phân phối hàng thực công ty dược phẩm Việt Nam Tại Việt Nam, có khoảng 80 loại dược phẩm công ty lưu hành Mặc dù có hoạt động xúc tiến thương mại có nhiều quy trình tác nghiệp, tơi đề cập đến quy trình tác nghiệp tơi có liên quan trực tiếp, quy trình thầu Càng ngày việc đấu thầu trở nên quan trọng doanh nghiệp dược phẩm, công ty tơi cơng tác 50% doanh số có từ hoạt động thầu, hoạt động đấu thầu doanh nghiệp ngày có vai trò quan trọng Quy trình thầu gì? Là trình hoạt động nhằm đưa sản phẩm công ty vào danh mục thuốc sử dụng sở y tế có tổ chức đấu thầu (bệnh viện, sở y tế, trung tâm y tế, ) Phần 3: Quá trình đấu thầu Thông thường sở y tế đấu thầu có giá trị 12 tháng, kế hoạch chúng tơi lên thực theo quy trình này, hoạt động diễn năm Chúng chủ động lên kế hoạch đưa sản phẩm vào đơn vị y tế đấu thầu năm, lên kế hoạch hàng động tác nghiệp để đạt mục tiêu Tơi tóm tắt quy trình 02 sơ đồ sau: 3.1.Quá trình tác nghiệp hoạt động thầu: 1.1 Lập kế hoạch đưa sản phẩm vào danh mục thuốc sở y tế: • Việc lập kế hoạch phận đấu thầu làm đầu mối, để có kế hoạch hồn chỉnh cần hỗ trợ phận marketing, phận bán hàng Bộ phận marketing biết chiến lược phát triển sản phẩm, phận sales nắm tiềm địa bàn để phát triển sản phẩm Kế hoạch lập chi tiết cho sở y tế, chia làm nhóm sản phẩm: trì, đưa trở lại (nếu sử dụng), bổ sung thêm 1.2 Các hoạt động địa bàn xây dựng hình ảnh cơng ty, thơng tin sản phẩm: Cần có bàn bạc trao đổi thông tin phận thầu – bán hàng – marketing để lựa chọn hoạt động nhằm xây dựng hình ảnh cơng ty, cung cấp thơng tin sản phẩm, tạo dựng quan hệ với khách hàng Những hoạt động đảm bảo nằm qui định công ty, cần can thiệp phận y khoa Do ngân sách có hạn, nên chúng tơi định đầu tư hoạt động vào địa bàn tiềm để tạo hiệu Do sách cơng ty nghiêm ngặt nên hoạt động mang tính chất khoa học tài trợ hội nghị, hội thảo, tổ chức hội nghị khoa học chuyên ngành, tổ chức buổi giới thiệu sản phẩm, mời tham dự hội nghị khoa học quốc tế… 1.3 Phối hợp theo sát quy trình thầu có hoạt động kịp thời: Quy trình thầu áp dụng nhiều đơn vị y tế, cần phải có phối hợp chặt chẽ phận để có thơng tin, kịp thời cung cấp để nắm tiến trình thầu có hoạt động kịp thời 3.2.Các bước quy trình thầu đơn vị y tế: 3.2.1.Lấy y kiến đóng góp khoa phòng điều trị danh mục sản phẩm sử dụng: Danh mục thuôc sử dụng hàng năm bệnh viện thay đổi, tỷ lệ bệnh tật thông tin thuốc cập nhật, cần phải lấy ý kiến khoa phòng điều trị 3.2.2.Khoa dược tổng hợp, xây dựng danh mục thuốc sử dụng: Khoa dược đơn vị có trách nhiệm việc cung cấp thuốc sử dụng cho khoa phòng bệnh viện, họ đơn vị đầu mối tập hợp xây dựng lại danh mục thuốc sử dụng cho năm a Gửi danh mục lên cấp xét duyệt: Các đơn vị y tế hoàn thành danh mục thuốc sử dụng, gửi lên cấp xét duyệt, đơn vị trực thuộc sở y tế gửi lên cho sở y tế, đơn vị y tế trực thuộc y tế gửi lên cho y tế Sau khoảng 1- tháng, y tế sở y tế xem xét đồng ý danh mục thức b Đơn vị y tế tổ chức đấu thầu: Sau chấp thuận đơn vị cấp danh mục thuốc, đơn vị y tế tổ chức bán hồ sơ thầu tiến hành bước quy trình thầu Phần – Tác nghiệp quy trình thầu Để có kết đấu thầu tốt, cần phải có phối hợp nhịp nhàng phận Vấn đề dòng thơng tin kịp thời hướng xử lý Bộ phận thầu chịu trách nhiệm tất khâu trình thầu: 4.1.Xây dựng kế hoạch đưa sản phẩm vào danh mục thuốc: tùy theo sở y tế, có kế hoạch trì, đưa sản phẩm trở lại bổ sung thêm sản phẩm vào danh mục thuốc sử dụng.Ví dụ: chúng tơi có 02 sản phẩm sử dụng Fortum, Zinacef (kháng sinh) sử dụng bệnh viện sở y tế thời gian dài, thay đổi nước sản xuất mà phải tạm dừng thời gian, sản phẩm có mặt Việt Nam, lên kế hoạch đưa sản phẩm trở lại, kháng sinh dùng phổ biến nên phải đưa trở lại hầu hết đơn vị y tế Nhưng nguồn lực vật lực có hạn nên chúng tơi phải có lựa chọn trao đổi với phận bán hàng, phận marketing, phận marketing cho chúng tơi biết nguồn lực có cân nhắc để phân bổ vào địa bàn tiềm năng, phận bán hàng cho biết phân bổ nguồn lực bao phủ đơn vị y tế họ người hỗ trợ chúng tơi việc đưa sản phẩm vào danh mục Mặt khác lên kế hoạch cụ thể cho việc chịu trách nhiêm địa bàn bước trình thầu 4.2 Các hoạt động xây dựng hình ảnh công ty, cung cấp thông tin sản phẩm, xây dựng quan hệ với khách hàng: Từ nguồn lực có hạn, chúng tơi có bàn bạc trao đổi phận maketing, phận bán hàng, phận thầu cố vấn phận y khoa để lựa chọn hoạt động phù hợp địa bàn để tốt đa hóa hiệu Các hoạt động thực liên quan đến hoạt động khoa học kỹ thuật tài trợ hội nghị, hội thảo bệnh viện, tổ chức buổi hội thảo chuyên đề, tổ chức hội thảo nhóm, buổi giới thiệu sản phẩm để cung cấp thông tin sản phẩm, khách hàng có lựa chọn hợp lý sản phẩm vào danh mục thuôc sử dụng Theo sát quy trình thầu có hoạt động kịp thời: Quy trình thầu đơn vị y tế gồm nhiều bước: a) Lấy ý kiến khoa phòng điều trị: Cần phối hợp phận bán hàng phận marketing Bộ phân marketing có mối quan hệ hợp tác với giáo sư, bác sĩ chuyên khoa đầu ngành Họ người có kiến thức chun mơn tốt tiếp cận với phương pháp điều trị mới, họ người có tiếng nói định việc lựa chọn sản phẩm điều trị danh mục bệnh viện Bộ phận bán hàng phận cung cấp thông tin sản phẩm cho bác sĩ điều trị, họ có thơng tin chứng để thuyết phục bác sĩ trưởng khoa đề nghị thuốc cần sử dụng vào danh mục chung bệnh viện Vấn đề quan trọng có thơng tin kịp thời phận để thông tin cho biết thời gian xây dựng danh mục, tiếp cận thuyết phục phận điều trị đề nghị thuốc sử dụng vào danh mục b) Tổng hợp, xây dựng danh mục thuốc sử dụng: Thông tin thời điểm, người thực người có vai trò tác động quan trọng vào tổng hợp, xây dựng danh mục vấn đề quan trọng Để có thơng tin này, cần phối hợp phận bán hàng – phận thầu để đảm bảo sản phẩm danh mục xác tên hoạt chất, hàm lượng, nước sản xuất, cơng ty sản xuất (nếu gói biệt dược), quy cách đóng gói, giá kế hoạch c) Xin xét duyệt đơn vị cấp trên: thường tác động vào giai đoạn d) Tổ chức thầu: Nắm bắt thời điểm bắt đầu bán hồ sơ thầu, kết hợp nhà phân phối chuẩn bị đầy đủ tài liệu tham gia thầu (do chúng tơi văn phòng đại diện nên không trực tiếp phân phối sản phẩm Việt Nam nên phải kết hợp nhà phân phối chuẩn bị hồ sơ thầu) Quá trình thầu: cần phải theo sát xem có vấn đề tài liệu kỹ thuật, cần bổ sung Phần - Ứng dụng quản trị tác nghiệp vào quy trình thầu 5.1 Những thiếu sót cần phải cải thiện: - Kế hoạch đưa sản phẩm vào thầu: tham vọng đưa sản phẩm vào danh mục đơn vị y tế điều kiện nguồn lực ngân sách hạn chế - Thông tin đấu thầu cung cấp chưa kịp thời (trong số trường hợp) - Thông tin tài trợ hoạt động nhóm kinh doanh công ty chưa chia sẻ để tối đa hóa nguồn lực - Chưa có phân định rõ ràng trách nhiệm phận 5.2 Ứng dụng quản trị tác nghiệp: * Áp dụng kỹ thuật JIT (just in time) nguyên lý LEAN vào tác nghiệp quy trình thầu: - Thời điểm: nắm bắt thông tin kịp thời thời gian thầu, chủ động tác động VD: phận bán hàng gặp bác sĩ điều trị xin ý kiến đề nghị họ từ khoa phòng lên ban giám đốc khoa dược Bộ phận thầu tác động đến khoa dược, phận tổng hợp xây dựng danh mục - Đúng nhu cầu: sử dụng lợi ích sản phẩm để đáp ứng nhu cầu điều trị khách hàng - Đúng chủng loại: đáp ứng hàm lượng thuốc mà khách hàng cần VD: quy trình tác nghiệp đưa sản phẩm điều trị HIV/AIDS vào danh mục thuốc mua cho chương trình Hiện họ cần loại thuốc Zidovudine 300mg, chúng tơi đăng ký sản phẩm Việt Nam với loại 100mg, không đáp ứng chủng loại họ cần Vì chúng tơi đề nghị phía cơng ty có kế hoạch đăng ký loại sản phẩm để cung cấp sản phẩm chủng loại khách hàng cần • Trao quyền cho nhân viên: quyền định số trường hợp chưa phân định ro ràng nên đơi nhiều thời gian để có định cuối Nếu có phân định rõ ràng rút ngắn thời gian để định - Cung cấp thông tin phản hồi lập tức: nhiều phận kết hợp thu thập nhiều thông tin phản hồi nhan để có tác động kịp thời • Kế hoạch đưa sản phẩm vào thầu: tùy địa bàn có lựa chọn để đưa vào danh mục, đưa q nhiều khơng sản phẩm có tiềm cao, số lượng sản phẩm danh mục giới hạn nên khó tham vọng đưa tồn sản phẩm cơng ty vào Do cần phải xây dựng kế hoạch chi tiết phù hợp • Thơng tin hoạt động thúc đẩy sản phẩm sản phẩm nâng cao kiến thức cho nhân viên y tế để xây dựng mối quan hệ hình ảnh cơng ty cần phải thông báo cho phận để tối đa hóa nguồn lực phát huy hiệu quả, đặc biệt phận thầu cần phải nắm thông tin Để có thơng tin xác kịp thời hoạt động thầu, mối quan hệ với khách hàng đóng vai trò quan trọng Một mục tiêu hoạt động cơng ty nhằm vào việc xây dựng mối quan hệ với khách hàng • Cần phải phân định trách nhiệm rõ ràng cho phận: - Khách hàng khoa phòng điều trị: phận bán hàng - Khách hàng khoa dược, ban giám đốc: phận thầu Trong giai đoạn tại, phận thầu thiếu nhân nên phận thầu chịu trách nhiệm khoảng 15 bệnh viện lớn Hà Nội tỉnh phía Bắc, bệnh viện lại, phận bán hàng phải chịu trách nhiệm Bộ phận marketing phải chịu trách nhiệm chuyên gia đầu ngành lĩnh vực họ quản lý 5.3 Khó khăn cải tiến quy trình tác nghiệp: - Phân định trách nhiệm vai trò phận chưa rõ ràng, chưa có phân định trách nhiệm phận đóng vai trò - Bộ phận bán hàng đẩy trách nhiệm cho phận thầu - Các chương trình hỗ trợ chưa đáp ứng nhu cầu khách hàng (do sách cơng ty q cứng nhắc) KẾT LUẬN Viêc áp dụng quản trị tác nghiệp vào quy trình thầu tăng hiệu cơng việc, điển hình tỉ lệ thắng thầu cao đặc biệt nguồn lực, nguồn vật hạn chế phải tối đa hóa nguồn lực đầu tư để đạt hiệu tốt công viêc Việc áp dụng quản trị tác nghiệp tiết kiệm lãi phí khơng đáng có, tiết kiệm thời gian không cần thiết gián tiếp tác động nên hiệu trình thầu tác động đến doanh số Việc quản trị tác nghiệp chứng tỏ tính chun nghiệp cơng việc, áp dụng quy trình, đặc biệt đề cập đến quy trình đấu thầu chứng tỏ tính chuyên nghiệp hoạt động nghề nghiệp Tài liệu tham khảo: Giáo trình: “Quản trị hoạt động” – Chương trình đào tạo thạc sỹ quản trị kinh doanh quốc tế - Đại học Griggs – Hoa Kỳ Giáo trình: “Tác nghiệp hoạt động sản xuất dịch vụ” – Tác giả: GS.TS Đồng Thị Thanh Hương – Nhà xuất lao động – xã hội Bài viết: “Quản trị, quản lý tác nghiệp, chìa khóa để mở chiến lược” – Tác giả: Nguyễn Công Phú – Thời báo kinh tế Sài Gòn  ... quan trực tiếp, quy trình thầu Càng ngày việc đấu thầu trở nên quan trọng doanh nghiệp dược phẩm, công ty công tác 50% doanh số có từ hoạt động thầu, hoạt động đấu thầu doanh nghiệp ngày có vai... cơng ty dược phẩm Việt Nam Tại Việt Nam, có khoảng 80 loại dược phẩm công ty lưu hành Mặc dù có hoạt động xúc tiến thương mại có nhiều quy trình tác nghiệp, đề cập đến quy trình tác nghiệp tơi... cơng việc, áp dụng quy trình, đặc biệt đề cập đến quy trình đấu thầu chứng tỏ tính chun nghiệp hoạt động nghề nghiệp Tài liệu tham khảo: Giáo trình: “Quản trị hoạt động – Chương trình đào tạo thạc