HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH PMIS

Mục tiêu thực hiện chương trình PMIS là sử dụng các ứng dụng CNTT đểnâng cao chất lượng quản lý, chỉ đạo và điều hành trong công tác TCCB của BộGD&ĐT, các trường đại học, cao đẳng, các S

MỤC LỤC

PHẦN A HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH PMIS 3

I PHIÊN BẢN 3.4.5 4

I.1 Ngôn ngữ: 4

I.2 Yêu cầu phần cứng: 4

II HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG: 5

II.1 Đăng nhập chương trình: 5

II 2 Các chức năng hệ thống trong PMIS: 8

1 Đăng nhập: 8

2 Đổi mật khẩu: 8

3 Chọn đơn vị làm việc: 9

4 Thông tin đơn vị sử dụng: 10

5 Thoát: 10

II 3 Các chức năng xử lý nghiệp vụ trong PMIS: 10

1 Nhập thông tin hồ sơ : 11

2 Đổi số hồ sơ 14

3 Đánh giá cán bộ công chức : 14

4 Quản lý nâng lương : 16

5 Nhận cán bộ: 20

6 Thuyên chuyển cán bộ: 21

7 Lập kế hoạch biên chế: 22

8 Lập danh sách nghỉ hưu: 26

9 Quản lý Đào tạo bồi dưỡng: 30

10 Bổ nhiệm ngạch: 35

II.4 Các loại báo cáo trong PMIS: 39

1 Báo cáo về lương: 39

2 Báo cáo niên giám thống kê: 42

3 Báo cáo tổng hợp: 45

II.5 Các chức năng công cụ tiện ích trong PMIS: 49

1 Tra cứu thông tin: 49

2 Lấy số liệu thống kê từ EMIS: 52

3 Bảng tham chiếu nhiêm vụ, môn dạy - cấp học: 53

4 Trích chọn thông tin đơn vị: 53

5 Ghép nối thông tin đơn vị: 54

6 Xoá thông tin đơn vị: 55

II.5 Công cụ quản trị hệ thống: 57

1 Quản trị người sử dụng: 57

2 Sao lưu và khôi phục dữ liệu: 61

3 Quản lý truyền dữ liệu: 63

4 Dọn dẹp dữ liệu: 65

5 Tham số hệ thống: 65

6 Thông tin đơn vị sử dụng: 67

PHẦN B HƯỚNG DẪN XỬ LÝ MỘT SỐ TÌNH HUỐNG 68

I Hướng dẫn khắc phục các lỗi hệ thống: 68

I.1 Lỗi kết nối dữ liệu 68

I.2 Kiểm tra xem đã có CSDL PEMIS hay chưa? 68

II Hướng dẫn khắc phục một số lỗi về dữ liệu: 69

II.1 Các danh mục: 69

1 Công việc được giao: 69

2 Công việc hiện nay: 70

3 Mức lương tối thiểu chung: 70

4 Ngạch công chức: 71

5 Nhóm ngạch: 72

II.2 Điều chỉnh, bổ sung các bảng định mức trong chức năng Lập kế hoạch biên chế: 74

1 Sửa thông tin định mức các tiết dạy, môn học: 74

2 Định mức CB, GV các trường mầm non: 75

3 Định mức cán bộ, giáo viên, nhân viên phổ thông: 75

4 Nhập số lớp, số học sinh: 76

III Công cụ hỗ trợ: 78

LỜI GIỚI THIỆU

Năm 1998, Bộ Giáo dục và Đào tạo (sau đây viết tắt là GD&ĐT) đã đượcChính phủ giao thực hiện dự án cơ sở dữ liệu (CSDL) cán bộ, công chức (sau đâyviết tắt là CBCC), thí điểm tại 4 đơn vị trực thuộc Bộ Sau 1 năm thực hiện(tháng 6/1999), Dự án đã xây dựng được một chương trình phần mềm quản lýnhân sự (phiên bản 1.0) dùng trong các trường đại học, cao đẳng trực thuộc Bộ

Năm 2000, xét mức độ cần thiết của việc tin học hoá công tác tổ chức cán

bộ (TCCB), trước hết là tin học hoá công tác quản lý nhân sự, Bộ GD&ĐT đãphê duyệt kế hoạch triển khai chương trình quản lý công chức, viên chức (sauđây viết tắt là CCVC) trên phạm vi toàn ngành Ngày 13/01/2000, Bộ trưởng đã

ký Quyết định số 136/QĐ-BGD&ĐT-TCCB phát hành chương trình phần mềmquản lý nhân sự ngành GD&ĐT (gọi tắt là PMIS) và giao cho Vụ Tổ chức cán bộchủ trì triển khai theo kế hoạch của Bộ nhằm xây dựng Cơ sở dữ liệu CCVC toànngành, làm cơ sở cho việc đổi mới phương thức quản lý trong lĩnh vực TCCB,đáp ứng không chỉ các yêu cầu về lưu trữ và quản lý thông tin nhân sự mà còn hỗtrợ các hoạt động nghiệp vụ quản lý cán bộ của Bộ

Mục tiêu thực hiện chương trình PMIS là sử dụng các ứng dụng CNTT đểnâng cao chất lượng quản lý, chỉ đạo và điều hành trong công tác TCCB của BộGD&ĐT, các trường đại học, cao đẳng, các Sở GD&ĐT cũng như các cơ sở đàotạo khác; giảm thời gian giải quyết các công việc sự vụ để tập trung vào công táchướng dẫn chỉ đạo cơ sở và hoạch định chính sách nhằm đáp ứng những yêu cầucấp bách về cải cách hành chính, tinh giản biên chế của Nhà nước; góp phần tíchcực vào việc chuẩn hoá cán bộ, nâng cao chất lượng đội ngũ Nhà giáo và cán bộquản lý giáo dục theo tinh thần Chỉ thị số 40-CT/TW ngày 15/6/2004 của Ban Bíthư Trung ương Đảng

Chương trình PMIS, khi đó, được viết dựa trên ngôn ngữ Visual Foxpro6.0 với hệ quản trị cơ sở dữ liệu Foxpro, yêu cầu đối với phần mềm hệ thống vàphần cứng không cao Chương trình PMIS có hai phiên bản, được sử dụng trong

hai khối khác nhau: 01 phiên bản dùng trong khối các Sở Giáo dục và Đào tạo;

01 phiên bản dùng trong khối các Trường đại học, cao đẳng và các đơn vị trựcthuộc Bộ

Chương trình PMIS được triển khai trong khối Sở GD&ĐT từ tháng11/2001, khi Dự án Hỗ trợ Bộ Giáo dục và Đào tạo (SMOET) bắt đầu Tính đếntháng 4/2006, 64 Sở GD&ĐT đã cơ bản nhập xong dữ liệu Đầu mối quản lýchính là 670 Phòng GD&ĐT và 64 Sở GD&ĐT Ở một số nơi có điều kiện như:Hải Dương, Hải Phòng, chương trình còn được triển khai xuống các trường phổthông từ tiểu học đến trung học phổ thông Gần một triệu hồ sơ đã được nhập vào

hệ thống, trong đó có cả dữ liệu của giáo viên các trường ngoài công lập Các SởGD&ĐT đã sử dụng CSDL này để phục vụ quản lý, tham mưu cho lãnh đạo cáccấp và phục vụ đắc lực cho công tác điều tra CCVC của ngành tại địa phươngtheo Nghị quyết 09 của Chính phủ Một số Sở GD&ĐT còn thử nghiệm việccung cấp thông tin đội ngũ trên mạng phục vụ các cơ quan quản lý liên quan

Tháng 4 năm 2006 Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) bắt đầuthực hiện theo Hiệp định Tài chính AIDCO/VNM/2004/016-841 ký giữa cộng đồngChâu Âu và Chính phủ nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam Một trongnhững hoạt động quan trọng của Dự án là củng cố và hoàn thiện Hệ thống thôngtin quản lý giáo dục EMIS và xây dựng Hệ thống thông tin quản lý trường họcV.EMIS Hệ thống PMIS, theo đó, cũng đã được Dự án nâng cấp để đồng bộ vớiEMIS và cập nhật các nhu cầu quản lý mới

Được sự ủng hộ của Lãnh đạo Bộ và các Sở GD&ĐT, chương trình PMISphiên bản 3.4.5 đã được hoàn thiện Ban Quản lý Dự án xin giới thiệu bản Hướngdẫn sử dụng PMIS đến với những người sử dụng

Chúng tôi hy vọng bản in này sẽ giúp ích cho các hiệu trưởng, cán bộ làm công tác tổ chức cán bộ tại các Phòng GD&ĐT, Sở GD&ĐT và Bộ GD&ĐT

Xin gửi lời cảm ơn trân trọng tới tất cả các cán bộ trong và ngoài ngành, những người đã cùng Dự án hoàn thiện phần mềm này

BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN

Phần A.

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH PMIS

I PHIÊN BẢN 3.4.5 I.1 Ngôn ngữ lập trình:

Hệ thống được xây dựng trên nền window form với ngôn ngữ C# Cơ sở

dữ liệu của hệ thống sử dụng CSDL Microsoft SQL Server 2005

I.2 Yêu cầu phần cứng:

+ CPU: P.IV trở lên

+ RAM: ít nhất 512 MB

+ Đĩa cứng (ổ C: ): Tối thiểu trống 2Gb

+ Hệ điều hành: Windows, thấp nhất là Service Pack 2

II HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG:

II.1 Đăng nhập chương trình:

Sau khi cài đặt, trên màn hình máy tính có biểu tượng của chương trình ,bấm đúp chuột vào biểu tượng hoặc chọn chức năng Start/Programs/He thongquan ly PEMIS/PMIS để khởi động chương trình

Lần đăng nhập đầu tiên sẽ có thông báo của hệ thống:

Sau khi Enter hoặc bấm OK, giao diện Khai báo thông số hệ thống xuất

Thực hiện lại bước đăng nhập chương trình PMIS Những lần khởi độngPMIS sau sẽ không phải làm các bước ở trên, chương trình đi thẳng vào giao diệnđăng nhập.

Trên màn hình xuất hiện thông báo yêu cầu nhập thông tin đăng nhập vàmật khẩu

Giao diện đăng nhập vào chương trình

- Tên đăng nhập(*) : mặc định lần đầu là admin.

- Mật khẩu: mặc định lần đầu là 1234567

- : NSD tích chọn thì mật khẩu được lưu trữ, lần saukhông phải khai báo lại Ngược lại, mỗi lần đăng nhập phải khai báo tên đăngnhập và mật khẩu Trường hợp máy tính nhiều người sử dụng (sau đây viết tắt là

NSD) thì không nên chọn tùy chọn nhớ mật khẩu đăng nhập.

Sau khi khai báo thông tin đầy đủ, NSD nhấn nút chương trìnhchính thức hoạt động

Lưu ý: Trong khi đang mở chương trình PMIS, NSD có thể thay đổi tài

khoản đăng nhập bằng cách sử dụng mục Đăng nhập của menu Hệ thống Việc

này hữu ích khi cần kiểm tra ở các mức quyền khác nhau

Màn hình chính của chương trình:

Giao diện chương trình PMIS

Giao diện được chia làm 03 phần chính: menu chương trình, thanh công

cụ và thanh trạng thái

a Trên cùng là thực đơn chính (Menu chính) chứa các modul chính củachương trình:

+ 1.Hệ thống: gồm các chức năng đăng nhập, đổi mật khẩu, chọn đơn vị

làm việc, thông tin đơn vị sử dụng và kết thúc làm việc với chương trình

+ 2.Danh mục: là chức năng liên quan đến việc cập nhật, bổ sung, điều

chỉnh danh mục NSD được phép chỉnh sửa cũng như thêm mới danh mục, tuynhiên, do các bảng danh mục trong phần này đã được chuẩn hóa trước khi đưachương trình vào sử dụng nên NSD không nên điều chỉnh các thông tin trongphần này Trong trường hợp cần thay đổi thì nên thống nhất quy trình thực hiệnnhư lưu đồ đã đưa ra

+ 3.Nghiệp vụ: là chức năng hỗ trợ việc cập nhật dữ liệu và quản lý một số

quy trình nghiệp vụ gồm: đổi số hồ sơ, đánh giá công chức, quản lý nâng lương,nhận cán bộ, thuyên chuyển cán bộ, lập kế hoạch biên chế, lập danh sách nghỉhưu, quản lý đào tạo bồi dưỡng, bổ nhiệm ngạch

+ 4.Báo cáo: là chức năng tạo các báo cáo từ dữ liệu đã thu thập được, bao

gồm: các biểu báo cáo về lương, 4 biểu báo cáo niên giám thống kê, các biểu báocáo tổng hợp theo mẫu của Bộ Nội vụ và mẫu của Bộ GD&ĐT

+ 5.Công cụ: là chức năng hỗ trợ NSD trong việc tra cứu thông tin, lấy dữ

liệu từ EMIS sang, quản lý bảng tham chiếu nhiệm vụ-môn học-cấp học (hỗ trợtrong việc lập kế hoạch biên chế), trích chọn thông tin đơn vị, ghép nối thông tinđơn vị, xóa thông tin đơn vị

+ 6.Cửa sổ: là chức năng cho phép hiển thị các cửa sổ theo nhiều dạng

khác nhau, cũng như đóng nhanh các cửa sổ

+ 7.Trợ giúp: là chức năng hỗ trợ NSD trong suốt quá trình làm việc với

chương trình Tình trạng chương trình giúp tìm ra các lỗi của chương trình Trợgiúp trực tuyến giúp người dùng hiểu thêm các chức năng khi cần và Thông tin

về chương trình giúp xác định phiên bản chương trình đang sử dụng

b Tiếp ngay dưới là thanh công cụ Có 7 chức năng sử dụng thường xuyên

đã được tạo sẵn các biểu tượng, NSD có thể mở nhanh bằng cách nhấp chuột vàocác biểu tượng trên thanh công cụ như dưới đây:

Các chức năng này xếp theo thứ tự như sau:

- Nhập thông tin hồ sơ,

- Đánh giá cán bộ, công chức,

- Tìm kiếm hồ sơ (chỉ có tác dụng khi đã vào chức năng nhập hồ sơ),

- Quản lý nâng lương,

- Tra cứu thông tin,

- Báo cáo tiền lương,

- Báo cáo tổng hợp

c Dưới cùng màn hình là thanh trạng thái: cung cấp một số thông tin vềtrạng thái của chương trình như tên đăng nhập và đơn vị đang được sử dụng

II 2 Các chức năng hệ thống trong PMIS:

Module "Hệ thống" trong phân hệ PMIS bao gồm 5 chức năng như hìnhdưới đây

1 Đăng nhập:

Chức năng này hỗ trợ NSD khi muốn đăng nhập chương trình (các bướcthực hiện tương tự như các bước được hướng dẫn trong phần đăng nhập chươngtrình ở trên)

2 Đổi mật khẩu:

Chương trình cung cấp chức năng đổi mật khẩu để giúp NSD có thể tự thayđổi khi đã vào chương trình bằng tài khoản được cung cấp bởi người quản trị hệthống nhằm đảm bảo an toàn tài khoản sử dụng của NSD Ngay cả đối với tàikhoản Admin đã công bố tài khoản ngầm định cũng nên thay đổi mật khẩu đểđảm bảo an toàn ngay sau khi đăng nhập lần đầu

Các bước thực hiện:

Bước 1: Từ menu hệ thống NSD lựa

chọn Hệ thống/Đổi mật khẩu, xuất

Bước 3: Chọn để lưu lại kết

quả vừa thay đổi

Lưu ý: Chương trình không chấp nhận

để trống mật khẩu (không mật khẩu)

3 Chọn đơn vị làm việc:

Chương trình sau khi cài đặt sẽ xuất hiện một đơn vị mặc định đang làmviệc Để làm việc được với đơn vị khác thì cần phải thay đổi đơn vị làm việc.Chức năng này cũng chính là chức năng thông tin đơn vị làm việc trong phầnquản trị PEMIS

Các bước thực hiện:

Bước 1: Từ menu hệ thống NSD chọn

Hệ thống, chọn Chọn đơn vị làm việc

Bước 2: Chọn để mở giao diện

chọn đơn vị, sau đó chọn đơn vị cần làm

việc Ví dụ: Phòng GD&ĐT Huyện Kỳ

Anh

Bước 3: Chọn để lưu lại kết

quả vừa chọn

Lưu ý: Việc thay đổi chỉ thực sự cần

thiết cho các cấp quản lý giáo dục

4 Thông tin đơn vị sử dụng:

Chức năng này cho NSD biết các thông tin về đơn vị sử dụng bao gồm: Mã đơn

vị, Tên đơn vị, Tỉnh/Thành phố, Cấp sử dụng NSD không thể sửa được cácthông tin này

5 Thoát:

Thoát khỏi chương trình PMIS

II 3 Các chức năng xử lý nghiệp vụ trong PMIS:

Module "Nghiệp vụ" trong phân hệ PMIS bao gồm 10 chức năng như hìnhdưới đây

Có 7 chức năng sử dụng thường xuyên đã được tạo sẵn các biểu tượng,NSD có thể mở nhanh bằng cách nhấp chuột vào các biểu tượng trên thanh côngcụ:

Các chức năng này xếp theo thứ tự như sau:

- Nhập thông tin hồ sơ,

- Đánh giá cán bộ, công chức,

- Tìm kiếm hồ sơ (chỉ có tác dụng khi đã vào chức năng nhập hồ sơ)

- Quản lý nâng lương,

- Tra cứu thông tin,

- Báo cáo tiền lương,

- Báo cáo tổng hợp

1 Nhập thông tin hồ sơ:

Chức năng "Nhập thông tin hồ sơ" bao gồm các hoạt động cập nhật cơ sở

dữ liệu: Nhập, Sửa, Xoá, In hồ sơ Muốn thực hiện công việc nào, NSD nhấpchuột vào nút tương ứng xếp dưới màn hình

Các thông tin hồ sơ nhân sự được trình bày trên màn hình gồm có 3 phần:

+ Phần đầu: là các thông tin cơ bản như họ tên, ngày tháng năm sinh,

nơi sinh, và hình ảnh cán bộ

+ Phần thân: là các thông tin chi tiết Các thông tin này được chia làm 4

nhóm: 1.Thông tin cá nhân, 2.Tuyển dụng- Đoàn- Đảng; 3.Trình độ chuyên môn;4.Tiền lương-Phụ cấp Muốn điều chỉnh hồ sơ, NSD nhấp chuột vào nút "Sửa".Sau khi sửa, nhấp chuột vào nút "Ghi" để ghi lại kết quả đã sửa

bộ Muốn nhập ảnh mới, NSD nhấp chuột vào từ "Chọn ảnh" phía dưới khungảnh, màn hình yêu cầu NSD chọn 1 tập tin ảnh đã lưu trữ Nếu kích thước tập tinảnh lớn hơn 10 Kb, chương trình sẽ cảnh báo trước khi nhập vào CSDL

(Chương trình không cho nhập ảnh lớn hơn 50KB)

+ Phần chân: liệt kê thông tin của 18 bảng quá trình Trong đó có 7 quá

trình mới đưa vào như: Lịch sử bản thân, Quá trình tham gia hoạt động xã hội,Quá trình giảng dạy, Sáng kiến kinh nghiệm, Quy hoạch đào tạo, Quá trìnhThanh tra, Đang học đào tạo- bồi dưỡng

Muốn tra cứu, cập nhật thông tin cho quá trình nào, NSD nhấp chuột vàoquá trình đó Muốn sửa thông tin trong 1 dòng nào trong quá trình, NSD dichuyển đến dòng đó rồi nhấp chuột vào nút "Sửa", tiếp theo thực hiện sửa thôngtin trong các ô nhập phía trên bảng dữ liệu Sau đó nhấp chuột vào nút "Ghi" đểghi lại Muốn thêm 1 dòng thông tin mới, nhấp chuột vào nút "Thêm" và thựchiện như trên để ghi lại

Muốn in một hồ sơ, nhấp chuột vào nút "In" trong hàng nút phía dướimàn hình, sẽ xuất hiện hộp thoại như sau:

Chương trìnhcho phép in 4 mẫu hồ

sơ lý lịch Trước tiênchọn mẫu in (ví dụ trênhình bên là mẫu "Tiểu

sử tóm tắt"), nhấpchuột vào nút "In", sẽxuất hiện trên màn hìnhmẫu in Tiểu sử tóm tắt.Chương trình cho phép

in trực tiếp ra giấy hoặc

in ra tập tin Nếu muốn

in ra tập tin, nhấp chuột vào biểu tượng , và sẽ có được 2 lựa chọn là in ra tậptin Excel hoặc tập tin pdf.

2 Đổi số hồ sơ:

Cho phép sửa đổi mã hồ sơ của những hồ sơ bị trùng mã vì lý do nào đó Cấu tạo

mã hồ sơ gồm: MADONVI và SOTHUTU hồ sơ Chức năng này chỉ cho phépđổi “SOTHUTU” hồ sơ Ví dụ: XY000701.000123 thì chỉ đổi phần “000123”thành “000124” với điều kiện XY000701.000124 chưa tồn tại

3 Đánh giá cán bộ công chức:

Chức năng "Đánh giá CBCC" cho phép liệt kê danh sách của cả đơn vị,đồng thời cho phép gán các giá trị xếp loại hàng loạt cho cả đơn vị, NSD chỉ sửacác trường hợp cá biệt (không giống như hầu hết các trường hợp khác) Ví dụ:Xếp loại hầu hết là Tốt, chỉ cá biệt một số ít trường hợp là xếp loại khác Thao tácnhư sau:

- Chọn đơn vị cần đánh giá (Ví dụ: hình trên là đơn vị "Văn phòng phòngGD")

Gõ số năm vào ô "Năm đánh giá"; chọn kỳ đánh giá (chọn kỳ 15/06

-Do việc đánh giá CB,CC trong ngành GD mỗi năm chỉ thực hiện 1 lần vào cuốinăm học)

- Nhấp chuột vào nút "Lập danh sách", sẽ đưa ra danh sách như hình trên

giá", sẽ xuất hiện hộp

thoại sau (xem hình

bên):

NSD chọn

giá trị đánh giá của từng nội dung, đánh giá Ví dụ: Xếp loại sức khoẻ: Tốt ; Xếploại đạo đức: Tốt ; Xếp loại chuyên môn: Khá, Xếp loại chung: Khá Sau đó nhấpchuột vào nút "Cập nhật", các giá trị đó sẽ được tạm gán cho tất cả các hồ sơtrong đơn vị Thực hiện rà soát danh sách, sửa lại giá trị trong các hồ sơ cá biệt

- Nhấp chuột vào nút "Ghi", nội dung đánh giá sẽ được ghi vào cơ sở dữliệu.

Thực hiện chức năng này sẽ giảm bớt rất nhiều thời gian phải cập nhật dữliệu từng hồ sơ như phương thức cũ

4 Quản lý nâng lương:

Phần nghiệp vụ của PMIS chỉ thực hiện tác nghiệp Xử lý nâng lương,còn việc in bảng lương và tổng hợp tiền lương được tách ra thành một chức năngriêng: Báo cáo về lương đặt trong menu Báo cáo

Giao diện chức năng Quản lý nâng lương như hình sau:

NSD có thể thực hiện các động tác tuần tự như sau:

- Chọn phạm vi đơn vị cần xử lý (Hình trên cho thấy đang chọn các đơn

vị "Phòng GD&ĐT huyện Kỳ Anh")

- Chọn thời gian mà chương trình sẽ tính đến (Ví dụ trên hình:31/12/2011)

- Các mục chọn về loại cán bộ, loại bảng lương, loại thời gian nâng lươngthường xuyên: chương trình chọn mặc định là "Tất cả" Có tất cả xxx người đượcnâng lương đợt này (NSD có thể chọn lọc lại từng loại nếu muốn)

- Nhấp chuột vào nút "Lập danh sách" ở góc trên bên phải màn hình.Khung bên dưới sẽ liệt kê toàn bộ danh sách thoả mãn điều kiện được nânglương

- Để in danh sách kiểm tra, đánh dấu vào ô "Chọn toàn bộ", nhấp chuộtvào nút "In DS", chương trình sẽ liệt kê toàn bộ danh sách những người đủ điềukiện nâng lương.

Nên thực hiện kết xuất danh sách này ra 1 tập tin Excel để kiểm tra (nhấpchuột vào biểu tượng hình chiếc đĩa vi tính, chọn kết xuất ra tập tin Excel) Nếuthấy có sai sót, hãy nhấp chuột vào nút "Hiển thị hồ sơ" để mở màn hình nhậpliệu và thực hiện chỉnh sửa các chi tiết sai sót)

Sau khi sửa chữa hoàn chỉnh, thực hiện lại chức năng "Lập danh sách", sẽ

có danh sách nâng lương chính xác để đề nghị cấp có thẩm quyền ra quyết địnhnâng lương

Nếu được phân cấp in quyết định nâng lương, NSD có thể nhấp chuộtvào nút "In quyết định", chương trình sẽ in ra các quyết định nâng lương theomẫu đã lưu sẵn trong phần mềm

- Muốn cập nhật chi tiết lương mới vào CSDL, nhấp chuột vào nút "Cậpnhật", Chương trình sẽ liệt kê danh sách yêu cầu NSD chọn người cần cập nhật,

hoặc nhấp vào nút “Toàn bộ HS” để cập nhật tất cả những người trong danh

sách:

Các chi tiết tiền lương mới sẽ được cập nhật vào CSDL (trên phần sơ yếu

và trong quá trình lương)

* Ghi chú:

- Chương trình còn cho phép thực hiện việc cập nhật nâng lương sớm.

Khi nhấp chuột vào nút "Nâng lương sớm", màn hình sẽ liệt kê danh sách củanhững người có thời gian còn thiếu đến 12 tháng so với thời gian nâng lươngthường xuyên NSD có thể chọn lọc trong danh sách những người thực sự đượcnâng lương sớm để bổ sung vào danh sách nâng lương thường xuyên

- Danh sách dự kiến nâng lương do chương trình xuất ra không có cộtTên đơn vị, nên chỉ thích hợp đối với cấp trường, còn nếu thực hiện ở cấp PhòngGD&ĐT thì rất bất tiện Chúng ta có thể dùng chức năng In quyết định để tạodanh sách dự kiến nâng lương có cả cột tên trường Cách thực hiện như sau:

a/- Thực hiện In Quyết định lương: Chương trình sẽ xuất ra 1 tập tin

Word in ra mỗi trang là 1 quyết định Để in được mẫu quyết định đó, chươngtrình đã sử dụng 1 danh sách Excel để trộn (Merge) Chúng ta có thể dùng danhsách Excel này cho mục đích của mình

b/- Mở danh sách Excel In quyết định lương: Tập tin này có tên

dsluong.xls có trong thư mục cài đặt PMIS (thư mục mặc định C:\ProgramFiles\SREM\PMIS (hình dưới):

Danh sách In quyết định lương có dạng như sau:

(Lưu ý: Cột X có ghi tên trường)

- Sửa mẫu quyết định: Chương trình sử dụng 1 mẫu quyết định chưa

đúng thể thức và không thể phù hợp với từng địa phương Do đó NSD cần phảisửa mẫu trước khi thực hiện lệnh "In quyết định"

Chương trình chứa các mẫu quyết định trong thư mục C:\Program Files\SREM\PMIS (Xem hình trên) Các mẫu quyết định đã lưu trữ sẵn trong

chương trình bao gồm:

+ Quyết định nâng lương (Qdluong.doc)

+ Quyết định thuyên chuyển (Qdtchuyen)

+ Quyết định bổ nhiệm ngạch (Nangngach.doc)

+ Quyết định nghỉ hưu (QDnghihuu.doc)

+ Thông báo nghỉ hưu (Thongbao_nghihuu.doc)

5 Nhận cán bộ:

Chức năng này thực hiện khi nhận hồ sơ của một người từ nơi khácchuyển đến Hồ sơ này phải là fiel Xml được xuất ra từ chức năng "Chuyển đinơi khác" như trên đã nêu

Chương trình yêu cầu NSD chọn đơn vị nhập vào, xác định ngày nhận vềđơn vị mới, đánh dấu chọn vào tên người chuyển đến, nhấp chuột vào nút "Ghi"

Hồ sơ này sẽ được nhập vào đơn vị mới

6 Thuyên chuyển cán bộ:

Chức năng Thuyên chuyển cán bộ gồm: Thuyên chuyển nội bộ, Chuyển

đi nơi khác, Về hưu, Thôi việc

Một số điểm cần lưu ý:

- Dữ liệu những người chuyển đi nơi khác, về hưu, thôi việc vẫn tồn tạitrong CSDL, chỉ ghi chú thời gian và lý do trong bảng sơ yếu Khi nhìn trên mànhình nhập dữ liệu sẽ không thấy được những người này Nếu muốn, NSD có thể

xem được danh sách các cán bộ đã thuyên chuyển, nghỉ hưu, thôi việc bằng cáchnhấp chuột vào lựa chọn “Chỉ hiểnn thị CB đã chuyển đi nơi khác”, “Chỉ hiển thị

CB đã nghỉ hưu” hoặc “Chỉ hiển thị CB đã thôi việc” ở phía dưới bên phải trongmàn hình của chức năng này Khi hiển thị danh sách này, NSD cũng có thể thựchiện nút “phục hồi” để phục hồi lại các cán bộ đã thực hiện chuyển đi nơi khác,

về hưu hoặc thôi việc Ngoài ra, có thể xem danh sách Chuyển đi nơi khác, Nghỉhưu và Thôi việc trong phụ lục 27, 29 phần “Báo cáo Tổng hợp”

- Danh mục lý do nghỉ việc được mở rộng ra nhiều loại, phục vụ yêu cầumẫu báo cáo thống kê phân tích theo lý do nghỉ việc (xem chức năng báo cáotổng hợp)

- Chương trình có chức năng "Tìm kiếm" và "Hiển thị" hồ sơ để giúp xácđịnh đúng người cần thực hiện thuyên chuyển

- Khi thực hiện Thuyên chuyển nội bộ, Chuyển đi nơi khác, Về hưu:chương trình cho phép in quyết định tương ứng (cách thực hiện giống như Inquyết định nâng lương mô tả ở trên)

- Chương trình cho phép hiển thị những người mới thuyên chuyển, vềhưu, nghỉ việc,… giúp người dùng khôi phục dữ liệu đối với các trường hợpchuyển nhầm

- Lưu ý quan trọng: Khi thực hiện lệnh "Chuyển đi nơi khác", chương

trình sẽ tạo ra 1 tập tin dữ liệu dạng Xml Người chuyển đi (có thể là thuyênchuyển khác tỉnh, khác huyện, khác đơn vị…) mang tập tin dữ liệu này nộp chođơn vị chuyển đến

7 Lập kế hoạch biên chế:

Đây là một chức năng khá phức tạp, đòi hỏi NSD phải nhập và xử lýnhiều thông tin đầu vào theo yêu cầu của chương trình

Các yêu cầu thông tin đầu vào bao gồm:

+ Xác định cấp học và hạng trường: cập nhật trong danh mục trường.+ Xác định định mức bố trí cán bộ, giáo viên, nhân viên của từng cấphọc

+ Nhập số lớp - học sinh của từng trường (theo kế hoạch phát triển, làm

cơ sở để tính nhu cầu giáo viên)

+ Xác định định mức tiết dạy của từng môn đối với cấp THCS và THPT

+ Trong hồ sơ nhân sự phải được nhập đầy đủ thông tin Môn dạy (hoặc

Nhiệm vụ) để xác định số CB, GV, NV hiện có

Các định mức này đã được chương trình nhập sẵn Người dùng cần ràsoát lại để chỉnh sửa cho chính xác và phù hợp với địa phương (ví dụ: bố trí cáctiết tăng cường cho môn tự chọn, phân ban, ) Lưu ý: Bảng tỉ lệ bố trí tiết dạycủa giáo viên chương trình nhập sẵn chưa chính xác, cần phải được điều chỉnh:

Muốn điều chỉnh ô nào, người dùng nhấp đúp chuột vào ô đó Sau khichỉnh sửa hết, nhấp nút "Ghi" để ghi lại kết quả chỉnh sửa.

Sau khi đã nhập đầy đủ các nội dung theo yêu cầu nêu trên, người dùng

có thể thực hiện chức năng Lập kế hoạch biên chế như sau:

- Chọn phạm vi đơn vị cần xử lý: Ví dụ các trường THCS thuộc PhòngGD&ĐT Tri Tôn

- Chọn năm học cần lập kế hoạch biên chế

- Chọn loại cán bộ cần tính toán (mặc định là chọn tất cả)

- Thực hiện lệnh "Tính toán và lập kế hoạch"

Kết quả tính toán xuất ra màn hình như sau:

Khuyến nghị người dùng nên xuất ra Excel để dễ xem xét, sử dụng Tập tinExcel có dạng như sau:

Chương trình tổng hợp số nhân sự "Biên chế hiện có" (đếm từ CSDL) và

"Biên chế kế hoạch năm sau" (tức nhu cầu giáo viên cần để đáp ứng cho số lớp

đã khai báo) Các dòng trên cùng là số tổng hợp cả khối Trung học cơ sở thuộcPhòng GD&ĐT Các dòng sau đó liệt kê số liệu tổng hợp của từng trường Căn

cứ vào các số liệu này, ta có thể quyết định số lượng giáo viên cần tuyển dụng

* Ghi chú: Nhu cầu giáo viên các môn do chương trình tính toán bao gồm

cả số làm công tác chủ nhiệm, kiêm nhiệm tổ trưởng, dạy sinh hoạt tập thể v.v (giả định GV môn nào cũng có thể bố trí làm các công việc này)

8 Lập danh sách nghỉ hưu:

Chức năng này cho phép NSD lập danh sách những người sắp nghỉ hưu đểchủ động bố trí nhân sự thay thế và kịp thời giải quyết các chế độ chính sách theoquy định

Ví dụ: Muốn biết trong 6 tháng cuối năm 2011 ở Phòng GD&ĐT Tri Tôn

có bao nhiêu người sẽ nghỉ hưu ? Hãy thực hiện các động tác như sau:

- Chọn đơn vị Phòng GD&ĐT Tri Tôn

- Xác định ngày bắt đầu tính: 30/06/2011

- Xác định ngày kết thúc: nhập số 6 vào ô "Nghỉ trước (tháng)" - Tính đến

6 tháng nữa -> Tức là ngày 31/12/2011

- Nhấp nút lệnh "Lập danh sách": màn hình sẽ đưa ra danh sách có 3 người

sẽ nghỉ hưu như sau:

Đánh dấu chọn, rồi nhấp vào nút "Ghi", 3 hồ sơ trên sẽ được đưa sang

Khi nhấp vào nút "Chọn", Nếu như người mà chúng ta chọn không

có đủ ngày-tháng-năm sinh, chương trình sẽ hiển thị thông báo:

Ngược lại, hồ sơ sẽ được đưa vào danh sách, trong đó cột "Ngày sẽ nghỉhưu" còn trống, yêu cầu NSD nhập bổ sung Sau khi nhập ngày nghỉ hưu, hãy

nhấp tiếp nút "Ghi", hồ sơ này sẽ được đưa tiếp vào danh sách xác nhận nghỉhưu.

Từ thẻ "Danh sách nghỉ hưu đã xác nhận", NSD có thể in danh sách hoặc

in thông báo nghỉ hưu Nếu chọn "In danh sách", chương trình sẽ xuất ra danhsách như sau:

Từ danh sách này, NSD xác định được thời điểm phải gửi thông báo nghỉhưu cho các đối tượng (theo quy định là trước ngày nghỉ hưu 6 tháng) Nếu ngườinào đủ điều kiện quy định nâng lương sớm (kể từ ngày được thông báo nghỉ hưunếu còn thiếu từ 1 - 12 tháng sẽ đến hạn nâng bậc lương thường xuyên), chươngtrình sẽ đánh dấu vào cột "Được nâng lương sớm" lưu ý Thủ trưởng đơn vị thựchiện theo quy định

Nếu chọn In thông báo nghỉ hưu, chương trình sẽ in ra thông báo theo mẫunhư sau:

NSD có thể sửa mẫu in chứa trong thư mục C:\Program

Files\SREM\PMIS cho phù hợp với quy định của địa phương như phần trên đã

trình bày

9 Quản lý Đào tạo bồi dưỡng:

a/- Nhập hồ sơ cử đi học đào tạo, bồi dưỡng:

NSD có thể nhập các trường hợp đi học đào tạo bồi dưỡng tại màn hìnhnhập hồ sơ, mục cuối cùng trong các “Quá trình”: Các khoá đào tạo Bồi dưỡngđang theo học

Nhập các chi tiết về khoá đào tạo như màn hình trên, nhấp chuột vào nút

"Ghi", khung nội dung các khoá đào tạo-bồi dưỡng bên dưới sẽ được nhập thêm

Nhấp chuột vào nút "Thêm" để thêm người vào danh sách Ví dụ: đ/cPhạm Kỳ Sơn, đơn vị VP Phòng GD&ĐT Tri Tôn, được cử đi học Cử nhânChính trị tại Trường Chính trị Tôn Đức Thắng từ 01/09/2010.

Khi nhấp chuột vào nút "Thêm", màn hình liệt kê danh sách các đơn vị,chọn đơn vị sẽ liệt kê danh sách những người trong đơn vị Hãy chọn tên "Phạm

Kỳ Sơn"

Thực hiện nhập các chi tiết về khoá đào tạo, nhấp nút "Ghi" Khung danhsách bên dưới sẽ bổ sung 1 người.

Nhấp chuột vào nút “In danh sách”, NSD có thể in danh sách này ra giấyhoặc in ra tập tin Excel để sử dụng cho các yêu cầu quản lý (Ví dụ: Thông báotriệu tập đi học,…).

b/- Cập nhật dữ liệu sau khi kết thúc khoá đào tạo, bồi dưỡng:

Sau khi kết thúc khoá đào tạo/bồi dưỡng, hồ sơ điện tử cần được cập nhậttrình độ đào tạo mới trên trang Sơ yếu và thêm 1 dòng vào quá trình đào tạo,đồng thời xoá khỏi danh sách đang theo học

Ví dụ: Anh Hồ Văn Dũ, GV Tiểu học B Châu Lăng, được cử đi học Đại

học TDTT từ ngày 01/09/2008 Đến 01/12/2010 anh tốt nghiệp NSD cần thựchiện cập nhật dữ liệu như sau:

Thực hiện chức năng Quản lý Đào tạo bồi dưỡng, màn hình trình bày danhsách những người đang đi học loại đào tạo NSD nhấp chuột vào ô mở rộng hết

cỡ (Maximize) ở góc trên bên phải cửa sổ màn hình để mở rộng khung hình Quản

lý đào tạo bồi dưỡng, sẽ thấy nút “Cập nhật” ở cột cuối cùng Đánh dấu chọn vàodòng tên của anh Hồ Văn Dũ, nhấp chuột vào nút “Cập nhật”

Khi nhấp nút “Cập nhật”, chương trình sẽ gọi màn hình quản lý Quá trìnhđào tạo của anh Hồ Văn Dũ và yêu cầu NSD bổ sung một số chi tiết để ghi bổsung vào Quá trình đào tạo: Năm tốt nghiệp, Chuyên ngành đào tạo (các chi tiết

số văn bằng, ngày cấp có thể nhập bổ sung sau)

Sau khi nhấp nút “Ghi”, quá trình đào tạo sẽ bổ sung thêm dòng trình độđại học đồng thời xoá tên Hồ Văn Dũ trong danh sách đang đi học

Tuy nhiên, khi kiểm tra trong màn hình nhập liệu, chúng ta sẽ thấy trình độĐại học vẫn không được cập nhật (Chương trình cũ thì thực hiện luôn việc cậpnhật) NSD phải tiếp tục điều chỉnh thủ công Lý do: Trình độ vừa được đào tạochưa hẳn là trình độ cao nhất (Ví dụ: đối với người học Đại học bằng thứ hai), do

đó nếu tự động cập nhật thì không hợp lý

10 Bổ nhiệm ngạch:

Chương trình cho phép liệt kê những người đến hạn bổ nhiệm ngạch.Trước tiên, chương trình lọc ra danh sách những người còn "Tập sự - Thử việc",tiếp theo sẽ chọn tiếp những người từ ngày tuyển dụng đến ngày khai báo lậpdanh sách đã quá hạn tập sự - thử việc theo quy định

Trong thực tế, có nhiều người đã được bổ nhiệm và nâng 1 - 2 bậc lương,nhưng do thiếu sót trong cập nhật dữ liệu, NSD vẫn chưa chuyển loại từ "Tậpsự/Thử việc" sang "Biên chế" hay "Hợp đồng không thời hạn", nên chương trìnhcũng sẽ liệt kê cho chúng ta điều chỉnh loại cán bộ

Hãy thực hiện các thao tác Chọn đơn vị, khai báo ô "Tính đến ngày", nhấpchuột vào nút "Lập danh sách", chương trình sẽ liệt kê danh sách những ngườicòn thử việc mà đã hết hạn bổ nhiệm ngạch như sau:

Trước hết, hãy đánh dấu chọn tất cả hồ sơ, rồi nhấp chuột vào nút "Hiện sơyếu" để kiểm tra và sửa lại mã loại từ "Tập sự/Thử việc" sang "Hợp đồng khôngthời hạn" đối với những trường hợp thực tế đã được bổ nhiệm ngạch nhưng dữliệu chưa được cập nhật điều chỉnh.

Cần sửa lại thông tin ở ô: “Thuộc loại cán bộ” Ví dụ:

Sau đó lập lại danh sách (những hồ sơ này không còn xuất hiện), đánh dấuchọn toàn bộ, nhấp vào nút "In danh sách" Đơn vị sử dụng danh sách này để đềnghị cơ quan có thẩm quyền ra quyết định bổ nhiệm ngạch

Để cập nhật vào CSDL, NSD đánh dấu chọn vào các hồ sơ cần cập nhật(chương trình chỉ chấp nhận thực hiện hàng loạt các hồ sơ có cùng mã ngạch vàcùng ngày đến hạn bổ nhiệm ngạch), nhấp chuột vào nút "Bổ nhiệm ngạch",chương trình yêu cầu NSD xác định loại cán bộ sau khi bổ nhiệm ngạch ("Biênchế", "Hợp đồng có thời hạn", hoặc "Hợp đồng không thời hạn" tuỳ theo loại cơquan: Quản lý hành chính, sự nghiệp có thu, hoặc sự nghiệp do ngân sách cấpkinh phí)

Nếu đơn vị đã được phân cấp ra quyết định bổ nhiệm ngạch, NSD có thểnhấp vào nút "In quyết định" để thực hiện in quyết định Tuy nhiên, cần sửa mẫuquyết định cho phù hợp trước khi ra lệnh In quyết định.