Công tác kế toán vật liệu trong Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải.DOC

Công tác kế toán vật liệu trong Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải

Lời nói đầu

Để có thể tồn tại và phát triển các đơn vị sản xuất kinh doanh phải tự mìnhtổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh “lời ăn lỗ chịu” Doanh nghiệp nào cómức giá thành thấp hơn mức trung bình xã hội thì sẽ thu đợc nhiều lợi nhuậnhơn.Để thực hiện đợc yêu cầu này các đơn vị sản xuất kinh doanh phải quan tâmđến tất cả các khâu trong quá trình sản xuất, kể từ khi bỏ vốn đến khi thu hồi vốnvề và phải chọn các phơng án tối u sao cho với chi phí ít nhất nhng thu đợc nhiềulãi nhất.

Muốn vậy doanh nghiệp phải áp dụng tổng hợp các biện pháp trong đóbiện pháp quan trọng hàng đầu không thể thiếu là quản lý mọi hoạt động sảnxuất kinh doanh của doanh nghiệp nói chung và tổ chức tốt công tác kế toán vậtliệu nói riêng.

Tổ chức tốt kế toán vật liệu sẽ giúp cho ngời quản lý doanh nghiệp lập dựtoán chi phí nguyên vật liệu đảm bảo cho việc cung cấp đủ, đúng chất lợngnguyên vật liệu và đúng lúc cho sản xuất, giúp cho quá trình sản xuất diễn ranhịp nhàng đúng kế hoạch và xác định nhu cầu về nguyên vật liệu dự trữ (tồnkho) hợp lý tránh làm ứ đọng vốn và phát sinh những chi phí không cần thiết.

Công ty thơng mại và sản xuất vật t thiết bị GTVT là một đơn vị hạch toánkinh tế độc lập Sản phẩm của công ty là các loại xe gắn máy 02 bánh đợc hìnhthành từ các nguồn vật liệu (Linh kiện) nhập ngoại (Nguồn gốc từ Trung quốc)và sản xuất trong nớc, với nhiều kiểu mẫu mã và chi tiết phụ tùng xe máy Đây làmặt hàng gặp phải sự cạnh tranh rất lớn từ các doanh nghiệp trong nớc cũng nhhàng ngọai nhập (Nguyên chiếc) Làm thế nào để hạch toán đúng, đủ chi phí vậtliệu góp phần tích cực vào việc giảm chi phí hạ thấp giá thành sản phẩm, tăngkhả năng cạnh tranh tạo sức hấp dẫn thu hút vốn đầu t nớc ngoài áp dụng côngnghệ hiện đại là vấn đề nóng bỏng mà Công ty đặc biệt quan tâm.

Trong thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty thơng mại và sản xuấtVTTB.GTVT cùng với sự hớng dẫn chỉ bảo của Thầy Trần Văn Dung - Giáoviên bộ môn Kế toán - Học Viện Tài Chính, em đã mạnh dạn chọn đề tài này vàđóng góp một số ý kiến nhỏ với mong muốn hoàn thiện hơn nữa công tác kế toánvật liệu trong Công ty thơng mại và sản xuất VTTB GTVT.

Mặc dù rất cố gắng tuy nhiên do quỹ thời gian có hạn nên chuyên đề nàykhông tránh khỏi thiếu sót Em rất mong nhận đợc sự chỉ dẫn của thầy cô giáo vànhững ngời quan tâm đến đề tài này

1

Nội dung cơ bản của đề tài này gồm 3 chơng chính nh sau :

Chơng I : Lý luận chung về kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản

Ch ơng I

Lý luận chung về kế toán vật liệu trongcác doanh nghiệp sản xuất

1.1 Vị trí vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất:

Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tợng laođộng đã đợc thể hiện dới dạng vật hoá nh : sắt thép trong doanh nghiệp cơ khíchế tạo, bông trong doanh nghiệp dệt do lao động có ích của con ngời tácđộng vào.

Về mặt giá trị khi tham gia sản xuất, vật liệu chuyển dịch một lần giá trịcủa chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.

Do vậy vật liệu thuộc tài sản lu động, giá trị vật liệu theo vốn dự trữ củadoanh nghiệp, nên vật liệu là một yếu tố cơ bản không thể thiếu đợc của quátrình sản xuất.

1.2 Yêu cầu quản lý:

Để quá trình sản xuất kinh doanh đợc tiến hành bình thờng, các doanhnghiệp cần phải có kế hoạch mua và dự trữ các loại vật t, hàng hoá hợp lý Đốivới doanh nghiệp sản xuất phải đảm bảo việc cung cấp vật t đầy đủ kịp thời cả vềsố lợng và chất lợng, trong đó vật liệu chiếm tỷ trọng lớn và là đối tợng lao độngcấu thành thực thể sản phẩm.

Vì vậy cần đẩy mạnh phát triển nghành cung cấp nguyên vật liệu cho sảnxuất công nghiệp, và tìm biện pháp sử dụng vật liệu hợp lý, muốn vậy cần phảiquản lý tốt vật liệu Trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải quản lý vậtliệu ở mọi khâu từ thu mua, bảo quản tới khâu sử dụng và dự trữ

1.3 Nhiệm vụ kế toán vật liệu :

- Ghi chép phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyểncủa vật t hàng hoá cả về giá trị và hiện vật Tính toán đúng đắn trị giá vốn thực tếcủa vật t hàng hoá nhập, xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xácphục vụ cho yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

- Tổ chức đánh giá phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầuquản lý thống nhất của nhà nớc là yêu cầu quản trị doanh nghiệp.

- Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kế toánhàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép phân loại, tổng hợp số liệu về tìnhhình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu trong quá trình sản xuất kinhdoanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sảnphẩm.

3

- Thực hiện việc phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua,tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh.

1.4 Phân loại đánh giá vật liệu :

1.4.1 Phân loại vật liệu:

* Căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của chúng trong quá trình sản xuấtkinh doanh, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, vật liệu đợc chia thành các loạisau:

- Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài) là đối ợng của lao động cấu thành lên thực thể của sản phẩm.

t Vật liệu phụ: là loại vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất chếtạo sản phẩm nh làm tăng chất lợng NVL chính, chất lợng sản phẩm hoặc tạođiệu kiện cho máy móc hoạt động đợc bình thờng.

- Nhiên liệu: dùng để cung cấp năng lợng cho sản xuất có thể ở thể rắn,thể lỏng, thể hơi.

- Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại phụ tùng chi tiết để thay thế máymóc thiết bị sản xuất.

- Thiết bị xây dựng cơ bản: gồm các loại thiết bị, phơng tiện dùng để lắpđặt nh thiết bị xây lắp, công cụ, vật kết cấu dung cụ để lắp đặt vào các côngtrình.

- Các loại vật liệu khác: gồm các lại vật liệu loại ra trong quá trình sảnxuất chế tạo sản phẩm, quá trình thanh lý TSCĐ.

* Căn cứ vào mục đích công dụng của vật liệu cũng nh nội dung quyđịnh phản ánh chi phí vật liệu trên các tài khoản kế toán thì vật liệu của doanhnghiệp đợc chia thành các loại sau:

- Vật liệu dùng trực tiếp cho quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm.

- Vật liệu dùng cho các nhu cầu khác nh phục vụ quản lý ở các phân ởng, tổ đội sản xuất cho nhu cầu bán hàng và nhu cầu quản lý doanhnghiệp

* Căn cứ vào nguồn nhập nguyên vật liệu của doanh nghiệp đợc chiathành:

- Nguyên vật liệu mua ngoài

- Nguyên vật liệu tự gia công chế biến, tự sản xuất.

- Nguyên vật liệu nhập từ nguồn khác nh nhận vốn góp liên doanh, thunhập trong quá trình sản xuất.

Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý kế toán chi tiết vật liệu, nên chia vật liệuthành từng nhóm, thứ một cách chi tiết hơn Việc phân loại cần thành lập sổ

danh điểm cho từng loại vật liệu, trong đó mỗi nhóm vật liệu đợc sử dụng mộtký hiệu riêng hay tên gọi, nhãn hiệu, qui cách.

1.4.2 Đánh giá vật liệu :

Đánh giá vật liệu là xác định giá trị của chúng theo những qui tắc nhấtđịnh Về nguyên tắc kế toán nhập-xuất-tồn kho vật liệu phản ánh theo giá thựctế.

1.4.2.1 Giá thực tế nhập kho: Giá trị nguyên vật liệu nhập kho là giá

mua căn cứ vào các loại hoá đơn của ngời bán cộng với tất cả chi phí bỏ ra để cóđợc lô hàng đó nhập kho.

1.4.2.2 Giá thực tế xuất kho:

Giá trị nguyên vật liệu xuất kho đa vào chi phí sản xuất sản phẩm hoặcxuất kho để nhợng bán, để sử dụng nội bộ, đợc tính theo giá thực tế đã nhập kho.Khi xuất nguyên vật liệu kế toán xác định giá thực tế theo một trong cácphơng pháp sau :

- Tính theo đơn giá bình quân tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ.

Theo phơng pháp này, trớc hết phải tính đơn giá bình quân của hàng luânchuyển trong kỳ theo công thức:

Trị giá mua thực tế + Trị giá mua thực tếĐơn giá của hàng còn đầu kỳ của hàng nhập trong kỳ bình =

quân Số lợng hàng + Số lợng hàng còn đầu kỳ nhập trong kỳ

Sau đó, tính trị giá mua thực tế của hàng xuất kho bằng cách lấy số lợnghàng hoá xuất kho nhân với đơn giá bình quân của hàng luân chuyển trong kỳ.

- Tính theo phơng pháp nhập trớc, xuất trớc

Theo phơng pháp này, giả thiết số hàng nào nhập kho trớc thì xuất kho

tr-ớc và lấy trị giá mua thực tế của số hàng đó để tính.

- Tính theo phơng pháp nhập sau, xuất trớc.

Theo phơng pháp này, giả thiết số hàng nào nhập kho sau thì xuất kho trớc.Hàng xuất thuộc lô hàng nào thì lấy đơn giá mua thực tế của lô hàng đó để tính.

- Tính theo phơng pháp giá thực tế đích danh.

Theo phơng pháp này căn cứ vào số lợng xuất kho và đơn giá nhập kho của

lô hàng xuất kho để tính.

- Tính trị giá mua vật liệu xuất kho theo phơng pháp cân đối.

1 5 Kế toán chi tiết vật liệu :

1.5.1 Chứng từ sử dụng:

5

Theo chế độ chứng từ kế toán qui định, ban hành theo QĐ 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trởng bộ Tài chính cùng với các văn bảnqui định bổ sung, sửa đổi khác Ngoài ra các doanh nghiệp còn sử dụng cácchứng từ khác tuỳ thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thể của từng doanh nghiệpthuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế khác nhau :

Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải đợc lập kịp thời,đầy đủ theo đúng qui định về mẫu biểu, nội dung, phơng pháp lập Ngời lậpchứng từ phải chịu trách nhiệm về việc ghi chép, tính chính xác của các số liệuvề nghiệp vụ kinh tế.

Mọi chứng từ kế toán về vật liệu phải đợc tổ chức luân chuyển theo trìnhtự thời gian do kế toán trởng qui định, phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép, tổnghợp kịp thời của các bộ phận cá nhân có liên quan.

1.5.2 Sổ kế toán chi tiết vật liệu :

Tuỳ thuộc vào phơng pháp hạch toán áp dụng trong doanh nghiệp mà sửdụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau :

1.5.3 Các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu :

Việc ghi chép, phản ánh của thủ kho và kế toán cũng nh việc kiểm tra đốichiếu giữa hạch toán nghiệp vụ ở kho và ở phòng kế toán đợc tiến hành theo cácphơng thức sau:

- Phơng pháp ghi thẻ song song

Phơng pháp này đợc hạch toán ở kho và phòng kế toán theo các chỉ tiêu số lợng,số tiền của từng thứ ( danh điểm vật t hàng hoá)

* Ơ kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hìnhnhập - xuất - tồn kho của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lợng

- Thẻ kho do phòng kế toán lập cho từng thứ vật liệu và lập cho từng kho saukhi ghi đầy đủ các yếu tố ở phần trên nh tên nhãn hiệu, quy cách danh điểm,định mức dự trữ tối đa tối thiểu, kế toán giao cho thủ kho, thẻ kho phải đ ợc xắpxếp theo từng loại nhóm, thứ để tiện cho việc ghi chép, đối chiếu, quản lý.

- Hàng ngày khi nhận đợc các chứng từ về nhập xuất vật liệu thủ kho tiến hànhkiểm tra tính hợp lý và hợp pháp của chứng từ sau đó tiến hành nhập - xuất vàghi số lợng vào cột thực tế của chứng từ , phát lại chứng từ cuối ngày ghi vào thẻkho tính ra số tồn kho và ghi ngay vào thẻ kho đó , lập phiếu giao nhận chứng từvà chuyển những chứng từ đó cho phòng kế toán.

* Ơ phòng kế toán, kế toán vật liệu sử dụng sổ chi tiết vật t hàng hoá để ghichép tình hình nhập xuất và tồn kho hàng ngày theo chỉ tiêu số lợng, sổ chi tiếtđợc mở cho từng thứ vật liệu và mở cho từng kho

Khi nhận đợc các chứng từ nhập-xuất vật liệu do thủ kho gửi đến, kế toán tiếnhành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ và hoàn chỉnh chứng từ Phânloại chứng từ và ghi vào sổ chi tiết vật liệu tính ra số tồn kho cuối ngày, cuốitháng hay vào một thời điểm cần thiết nào đó kế toán và thủ kho tiến hành đốichiếu số liệu trên thẻ kho và sổ chi tiết vật liệu.

Mặt khác, kế toán vật liệu còn phải lập bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn để đốichiếu với kế toán tổng hợp có thể khái quát bằng sơ đồ sau đây:

7

Ghi chú: Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu

+ Ưu điểm: ghi chép sổ thẻ đơn giản, rõ ràng, rễ hiểu, rễ kiểm tra đối chiếusố lợng và phát hiện các sai sót.

+ Nhợc điểm: ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số ợng.

l-Việc kiểm tra đối chiếu tiến hành cùng vào cuối tháng cho nên hạn chế chứcnăng kiểm tra.

+ Phạm vi áp dụng: đợc áp dụng trong các doanh nghiệp có chủng loại vật thàng hoá ít, khối lợng các nghiệp vụ (chứng từ) nhập - xuất không thờng xuyên,trình độ kế toán còn hạn chế.

- Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

* Ơ kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngàytình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu số lợng giống nh phơngpháp ghi thẻ song song.

Thẻ kho

Sổ chi tiết

Báo cáo tổng hợp N - X - T

N - X - T

* Ơ phòng kế toán: Kế toán vật liệu sử dụng sổ đối chiếu luânchuyển để ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu của vật liệu luân chuyển trongtháng và số tồn kho cuối tháng của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lợng vàsố tiền.

Sổ đối chiếu luân chuyển đợc mở cho cả năm và mở cho từng kho và từng ời chịu trách nhiệm vật chất, mỗi thứ vật t hàng hoá đợc ghi vào một dòngtrong sổ và đợc ghi một lần vào cuối tháng Khi nhận đợc các chứng từ nhậpxuất kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ, hoànchỉnh chứng từ, xắp xếp phân loại chứng từ theo từng thứ

ng-Cuối tháng hoặc vào thời điểm nào đó kế toán và thủ kho tiến hành đối chiếugiữa sổ đối chiếu luân chuyển và số liệu trên thẻ kho.

9

Khái quát sổ đối chiếu luân chuyển chứng từ theo sơ đồ sau:

Ghi chú: Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu

+ Ưu điểm : Khối lợng ghi chép của kế toán đợc giảm hết do chỉ ghi mộtlần vào cuối tháng.

+ Nhợc điểm : Việc ghi sổ vẫn còn trùng lặp (ở phòng kế toán vẫn theodõi cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị ) việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kếtoán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra trong công tácquản lý.

+ Phạm vi áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp khối lợng nghiệp vụnhập xuất không nhiều, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu, dovậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày.

Thẻ kho

Bảng kê nhập

Sổ đối chiếuluân chuyển

Bảng kê xuất

Sổ số d do kế toán mở và đợc mở cho từng kho, đợc dùng cho cả năm để ghi sốtồn kho cuối tháng của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lợng và số tiền, thủ khoghi cột số lợng, còn phòng kế toán ghi cột số tiền, sau khi ghi vào cột số lợng thủkho chuyển sổ số d cho phòng kế toán.

* Ơ phòng kế toán : kế toán vật liệu sử dụng bảng kê luỹ kế nhập và bảng kê luỹ kế xuất vật liệu để ghi chép hàng ngày hoặc định kỳ tình hình nhậpxuất theo chỉ tiêu số tiền theo từng nhóm vật liệu, theo từng kho và sử dụngbảng tổng hợp xuất tồn kho của vật liệu để phản ánh tổng số vật liệu luân chuyểntrong tháng và số tồn kho cuối tháng theo chỉ tiêu số tiền, theo từng nhóm.

Trình tự: Khi nhận đợc chứng từ kế toán tiến hành kiểm tra chứng từ và phânloại chứng từ theo nhóm và ghi vào bảng luỹ kế nhập , luỹ kế xuất, cuối thángtổng hợp số liệu trên bảng luỹ kế nhập- xuất để ghi vào bảng tổng hợp nhâp-xuất-tồn, mặt khác khi nhận đợc sổ số d do thủ kho gửi đến, kế toán phải tính racột số tiền theo giá hạch toán, cuối tháng tiến hành kiểm tra, đối chiếu số lợngcột số tiền trên sổ số d với bảng kê tổng hợp nhập-xuất-tồn.

Khái quát phơng pháp sổ số d theo sơ đồ sau:

B kê xuất Sổ số d

B kê luỹ kế nhập

B kê luỹ kếxuất

Ghi chú: Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu

+ Ưu điểm : Giảm bớt số lợng ghi sổ kế toán, công việc đợc tiến hành đềutrong tháng.

+ Nhợc điểm : Do kế toán chỉ ghi theo giá trị nên qua số liệu kế toánkhông thể biết trớc số lợng có và tình hình tăng giảm về lợng của loại vật liệu màphải xem số lợng trên thẻ kho Ngoài ra việc kiểm tra phát hiện sai sót nhầm lẫnsẽ khó khăn.

+ Phạm vi áp dụng : Phù hợp trong các doanh nghiệp có khối lợng cácnghiệp vụ kinh tế xuất nhập vật liệu diễn ra thờng xuyên, nhiều chủng loại vậtliệu và đã xây dựng đợc hệ thống danh điểm vật liệu dùng giá hạch toán đểhạch toán, yêu cầu quản lí và trình độ kế toán của doanh nghiệp tơng đối cao.

1.6 Kế toán tổng hợp vật liệu:

Việc mở các tài khoản tổng hợp, ghi chép sổ kế toán và xác định giá trịhàng tồn kho, giá trị hàng hoá bán ra hoặc xuất dùng tuỳ thuộc vào việc doanhnghiệp thực hiện kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên hayphơng pháp kiểm kê định kỳ.

1.6.1 Kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên:

Phơng pháp kê khai thờng xuyên là việc nhập, xuất vật t, hàng hoá ợc thực hiện thờng xuyên liên tục căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho đểghi vào TK nguyên vật liệu tơng ứng.

đ-Tài khoản sử dụng :

- TK 152 Nguyên liệu, vật liệu- TK 331 Phải trả ngời bán

Ngoài các tài khoản trên kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quankhác nh TK 111,112, 141, 128, 222, 241 , 411, 627, 641 , 642

Trình tự kế toán vật t, hàng hoá theo phơng phápkê khai thờng xuyên

TK 111,112,141,331 TK 152, 156 TK 621

Tăng do mua ngoài Xuất dùng để chế tạo SP nhập kho

( Trờng hợp tính VAT : - Trực tiếp : giá nhập là tổng giá thanh toán - Khấu trừ : giá nhập không bao gồm VAT )

TK 222, 228, 411 TK 627, 632, 641, 642

Tăng vật t, hàng hoá từ Xuất dùng để phục vụ nguồn khác n/cầu khác & xuất bán

1.6.2 Kế toán vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ :

Phơng pháp kiểm kê định kỳ không phản ánh thờng xuyên liên tục tìnhhình nhập, xuất kho vật t, hàng hoá ở các TK hàng tồn kho.

Tài khoản sử dụng :

TK 152 khác với phơng pháp kê khai thờng xuyên đối với các doanhnghiệp kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ thì TK 152 (151)không dùng để theo dõi tình hình nhập xuất trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển

13

giá trị thực tế vật liệu và hàng mua đi đờng lúc đầu kỳ, cuối kỳ vào TK 611-muahàng.

Ngoài ra kế toán cũng sử dụng đợc các TK liên quan khác nh phơng phápkê khai thờng xuyên

Sổ kế toán tổng hợp vật liệu :

- Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán ( TK 331)- Bảng kê số 3 : Tính giá thành thực tế vật liệu.- Nhật ký chứng từ số 5.

- Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu.

Trình tự kế toán vật t, hàng hoá theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

TK 152, 153, 156 TK 611 TK 627, 641, 642

Kết chuyển hàng tồn Vật t, hàng hoá xuất đầu kỳ dùng cho SXKD

TK 111, 112, 141, 331 TK 157, 632 Nhập kho vật t Vật t, hàng hoá bán ra

hàng hoá ( cuối kỳ )

Cuối kỳ, kết chuyển hàng tồn cuối kỳ

Đến năm 1993 theo sự sắp xếp lại các DNNN, Bộ GTVT ra quyết định số 602QĐ/ TCCB-LĐ ngày 05/4/1993, thành lập DNNN : Công ty vật t thiết bị cơ khíGTVT trên cơ sở Công ty vật t thiết bị cơ khí GTVT cũ và trực thuộc Liên hiệpxí nghiệp cơ khí GTVT Doanh nghiệp đợc tổ chức theo hình thức Quốc doanhhạch toán độc lập, với ngành, nghề kinh doanh chủ yếu là sản xuất và cung ứngvật t thiết bị cơ khí GTVT.

Năm 1998 với sự phát triển mạnh mẽ của cơ chế thị trờng, cùng với nhữngquy định về chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm quản lý Nhà nớc và cơ cấu tổchức bộ máy của Bộ GTVT, để đáp ứng kịp thời yêu cầu của một nền kinh tế mở, Bộ GTVT đã ra quyết định số 2195/1998/QĐ-BGTVT ngày 01/9/1998 đổi tênDNNN: “ Công ty vật t thiết bị cơ khí GTVT “ thành: “Công ty thơng mại vàsản xuất vật t thiết bị GTVT “ trực thuộc Tổng công ty cơ khí GTVT Đây là thờikỳ thay đổi cơ bản về tổ chức và hoạt động sản xuất kinh doanh, chuyển đổi từmô hình quản lý “Liên hiệp xí nghiệp“ sang mô hình quản lý “Tổng công ty” vớingành, nghề bổ sung: Kinh doanh xuất nhập khẩu vật t , thiết bị, phụ tùng, phơngtiện vận tải, nông sản và hàng tiêu dùng; Đại lý, kinh doanh vật t, thiết bị, phụtùng, vật liệu xây dựng và dịch vụ vận tải hàng hoá.

Với chức năng và nhiệm vụ của một DNNN, nhất là trên lĩnh vực sản xuất vàthơng mại trong cơ chế thị trờng cạnh tranh quyết liệt, bên cạnh đó những tồntại do cơ chế cũ để lại không ít, nhng Công ty luôn chủ động tìm kiếm thị trờngdần khắc phục những khó khăn bất cập để tìm chỗ đứng trong hoàn cảnh mới

15

Với ngành nghề phong phú và đa dạng, cùng với sự nỗ lực của toàn thể ban lãnh đạo vàcán bộ công nhân viên trong toàn Công ty, Công ty đã từng bớc khẳng định mình và ngày càngphát triển Các chỉ tiêu nh : Doanh thu, nộp ngân sách và thu nhập bình quân của Công ty luôntăng trởng, năm sau cao hơn năm trớc.

Năm

- Doanh thu 68 tỷ đồng 164 tỷ đồng 333 tỷ đồng 380 tỷ đồng- Nộp NSNN 10 tỷ đồng 40 tỷ đồng 58 tỷ đồng 60 tỷ đồng- TNBQ 1,2 tr.đ 1,8 tr.đ 2,0 tr.đ 2,2 tr.đ

Nhìn chung, Công ty thơng mại và sản xuất vật t, thiết bị GTVT là mộtdoanh nghiệp có quy mô nhỏ với số vốn kinh doanh ban đầu là: 190 triệu đồng.

Trong đó: - Vốn lu động: 76 triệu đồng - Vốn cố định: 114 triệu đồng.

Theo nguồn vốn: - Vốn ngân sách cấp: 115 triệu đồng

- Nguồn vố công ty tự bổ sung: 75 triệu đồng.

Cùng với sự phát triển của nền kinh tế quốc dân, Công ty cũng từng bớc đi lênvà đạt đợc những thành công rực rỡ.

Sau nhiều năm hoạt động, số vốn kinh doanh của công ty tăng lên đáng kể.Năm 1999, tổng tài sản của công ty là 27.551.624.254 đồng, trong đó: - Tài sản lu động : 25.408.078.066 đồng

- Tài sản cố định : 2.143.546.188 đồng Theo nguồn vốn:

- Nợ phải trả : 25.708.607.643 đồng - Nguồn vốn chủ sở hữu : 1.843.016.611 đồng

Trong năm, nguồn vốn kinh doanh là: 1.316.939.650 đồng Trong đó: - Vốn ngân sách : 524.124.510 đồng - Vốn tự bổ sung của công ty : 792.815.140 đồng

Năm 2000, tổng tài sản của công ty là : 62.138.256.261 đồng, trong đó: - Tài sản lu động : 57.951.606.794 đồng

- Tài sản cố định : 4.186.649.467 đồng Theo nguồn vốn:

- Nợ phải trả : 60.692.752.947 đồng - Nguồn vốn chủ sở hữu: 1.445.503.314 đồng

Trong năm 2001, nguồn vốn kinh doanh là : 1.205.157.442 đồng Trong đó: - Vốn ngân sách: 724.124.510 đồng

- Còn lại là số vốn tự bổ sung của công ty.

Về lợi nhuận, từ khi bắt đầu hoạt động đến nay, lợi nhuận hàng năm của côngty luôn cho thấy hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty có hiệu qủa.

Năm 1999, con số đó là 544.530.553 đồng Nộp cho ngân sách nhà nớc:9.671.111.166 đồng

Đến năm 2000, doanh thu của công ty tăng cao so với năm trớc nhng lợi nhuậnlại giảm, do khoản chi phí lãi vay quá cao đã làm cho lợi nhuận của công tygiảm và đạt : 230.753.812 đồng, song tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nớccủa công ty vẫn tốt đẹp: 39.705.065.828 đồng nộp cho ngân sách nhà nớc.

Cùng với sự tăng trởng không ngừng của công ty, đời sống của cán bộ công nhânviên cũng ngày càng đợc cải thiện Khi mới đi vào hoạt động tiền lơng tháng củamột cán bộ CNV là 300.000 đồng/tháng.

- Năm 1998 : 575.838 đồng /tháng- Năm 1999 : 728.515 đồng/tháng- Năm 2000 : 1.267.777 đồng/tháng- Năm 2001 : 1.454.860 đồng/tháng.

Năm 1999, nhờ vào sự phát triển trên công ty đã đầu t xây dựng mới và chuyểntrụ sở tới 199B Minh Khai - Hai Bà Trng - Hà Nội.

Hiện nay, công ty vẫn tiếp tục đảy mạnh việc thực hiện tốt các kế hoạch sản xuấtdo Tổng công ty cơ khí GTVT giao, đồng thời tự khai thác công việc, nâng caohiệu quả sử dụng vốn, tăng tỷ suất lợi nhuận để tái sản xuất mở rộng, tăng thunhập và nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên.

2.1.2 Đặc điểm tổ chức công tác quản lý và bộ máy sản xuất của Côngty thơng mại và sản xuất VTTB.GTVT

Sau quá trình nghiên cứu và cải tiến bộ máy quản lý đến nay Công ty tổchức bộ máy quản lý theo sơ đồ trực tuyến gồm 3 phòng ban, 2 trung tâm, 1 chinhánh và 1 xí nghiệp.

17

Sơ đồ bộ máy quản lý sản xuất của công ty

Ban Giám đốc gồm Giám đốc và phó Giám đốc gồm:

- Giám đốc: Là ngời đứng đầu trong Công ty, có quyền điều hành cao nhấttrong Công ty, vừa đại diện cho nhà nớc, vừa đại diện cho cán bộ công nhân viêntrong Công ty Giám đốc chịu trách nhiệm về mọi hoạt động và kết quả sản xuấtkinh doanh của Công ty, các khoản giao nộp nhà nớc, bảo toàn và phát triển vốncũng nh đời sống của cán bộ công nhân viên toàn Công ty.

Bên cạnh đó, Giám đốc chịu trách nhiệm trớc Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốcvà pháp luật về điều hành công ty, là đại diện pháp nhân của công ty.

- Phó Giám đốc: Giúp Giám đốc điều hành Công ty theo sự phân công, uỷquyền của Giám đốc Chịu trách nhiệm trớc Giám đốc và pháp luật về nhiệm vụđợc Giám đốc giao.

Các phòng ban khác có chức năng: - Phòng tổ chức hành chính:

+ Có chức năng hành chính, bảo vệ, pháp chế + Tổ chức đời sống, khám chữa bệnh cho CB CNV

+ Tổ chức lao động - tiền lơng, tuyển dụng, bố trí, đào tạo cán bộ quảnlý nhân sự, chế độ chính sách, đào tạo bồi dỡng huấn luyện CB CNV.

+ Thực hiện thi đua khen thởng và bảo hộ lao động - Phòng kinh doanh XNK:

+ Lập kế hoạch sản xuất, tổ chức phối hợp với các phòng ban khác đểhoàn thành nhiệm vụ, kế hoạch đặt ra.

+ Ký kết, thực hiện các hợp đồng kinh tế đầu ra, đầu vào theo kếhoạch.

+ Tổng hợp, thống kê, báo cáo tình hình sản xuất của xí nghiệp - Phòng tài chính kế toán:

+ Thực hiện chức năng tài chính, hạch toán kế toán, thống kê.

+ Thực hiện chức năng kiểm tra, phân tích kết quả hoạt động kinhdoanh.

- Trung tâm xuất khẩu lao động:

- Trung tâm bảo hành sản phẩm: Một cửa hàng bán lẻ hàng hoá xe gắn máy.- Xí nghiệp lắp ráp xe máy: Gồm 2 phân xởng sản xuất chính là phân xởng lắpráp động cơ và phân xởng lắp ráp xe máy Có nhiệm vụ lắp ráp thành xe thànhphẩm theo kế hoạch của phòng kinh doanh đề ra.

- Chi nhánh TP HCM: Hiện nay là 1 cửa hàng giới thiệu và bán hàng hoá cho công ty tại TP HCM.

2.1.3 Đặc điểm qui trình công nghệ chế tạo sản phẩm và tổ chức sảnxuất kinh doanh của Công ty thơng mại và sản xuất VTTB GTVT :

* Nhiệm vụ chính của Công ty là kinh doanh XNK và lắp ráp xe gắn máy02 bánh hoàn chỉnh, sau đó tiêu thụ trên thị trờng Công ty chủ yếu thuê ngoàisản xuất lắp ráp xe, do vậy công tác tổ chức sản xuất của công ty khá đơn giản.Tổ chức sản xuất ở công ty gồm 2 phân xởng sản xuất chính là phân xởng lắp rápđộng cơ và phân xởng lắp ráp xe máy Mỗi phân xởng có chức năng nhiệm vụkhác nhau, kết hợp với nhau trong việc chế tạo xe máy thành phẩm Sản phẩm xegắn máy 2 bánh trải qua 2 giai đoạn chủ yếu: Từ lắp ráp động cơ chuyển sanglắp ráp xe máy hoàn chỉnh Máy móc trang thiết bị phục vụ cho sản xuất là dâychuyền lắp ráp động cơ và dây chuyền lắp ráp xe máy Quá trình đó có thể kháiquát nh sau:

Các linh kiện, bộ phận của xe đợc nhập từ 2 nguồn: Nhập khẩu và sản xuấttrong nớc Khi xuất kho để lắp ráp, xuất theo từng lô vật liệu nhập, xuất cho xínghiệp lắp ráp theo kế hoạch của phòng KD XNK Mọi hoạt động ở xí nghiệp docác tổ nhóm lắp ráp xe tự quản lý, Công ty giao khoán cho từng tổ, khoán cho 1xe lắp ráp hoàn thiện.

* Về trang bị kỹ thuật : Sản phẩm của Công ty trải qua hai giai đoạn chủyếu, vì vậy máy móc thiết bị phục vụ cho sản xuất là dây chuyền lắp ráp động cơvà dây chuyền lắp ráp xe máy.

19

* Về nguyên vật liệu chính : Là các linh kiện xe máy đợc cung cấp từhai nguồn: Nhập khẩu và sản xuất trong nớc.

Nh vậy nguồn cung cấp vật liệu cho Công ty là rất phong phú cho phépcông ty chủ động trong sản xuất kinh doanh.

2.1.4 Tổ chức công tác kế toán của Công ty Thơng mại và sản xuất vật t thiết bị GTVT

Để phù hợp với quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh và quản lý, phùhợp với khả năng, trình độ của nhân viên kế toán đồng thời để xây dựng bộ máykế toán tinh giản nhng đầy đủ về số lợng, chất lợng nhằm làm cho bộ máy kếtoán là một tổ chức phục vụ tốt mọi nhiệm vụ của công tác kế toán cũng nhnhững nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty Công ty đâ lựa chọn phơngthức tổ chức bộ máy kế toán tập trung.

Với phơng thức này, toàn bộ công tác kế toán trong công ty đều đợctiến hành tập trung tại phòng kế toán ở các bộ phận trực thuộc khác nhau nh cácchi nhánh, trung tâm, xí nghiệp không tổ chức bộ phận kế toán riêng mà chỉ bốtrí các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hớng dẫn, kiểm tra hạch toán ban đầu, thuthập chứng từ chuyển về phòng kế toán tập trung.

Phòng kế toán có chức năng thu thập, xử lý và cung cấp các thông tinkinh tế phục vụ cho công tác quản lý qua đó kiểm tra tình hình thực hiện kếhoạch giám đốc bằng đồng tiền, việc sử dụng vật t lao động tiền vốn và mọi hoạtđộng sản xuất kinh doanh trong Công ty, thúc đẩy thực hiện tốt chế độ hạch toánkinh tế, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh

Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty:

- 01 kế toán trởng quản lý chung toàn bộ hệ thống kế toán của Công ty,chịu trách nhiệm trớc giám đốc về toàn bộ công tác tài chính kế toán, điều hànhcông việc chung của phòng kế toán, có nhiệm vụ theo dõi tất cả các phần hành

Kế toán trởng

Kế toán tổng hợp

- Thủ quỹ- Kế toán: TSCĐ Lơng

- Kế toán Vật t- Kế toán ZTP

- Kế toán T.toán- Kế toán công nợ- Kế toán tiêu thụ

- Kế toán XN- Kế toán CN