Tổ chức công tác kế toán vật tư tại Công ty Xây dựng điện 1.DOC

Tổ chức công tác kế toán vật tư tại Công ty Xây dựng điện 1

giới thiệu chung về Công ty t vấn xây dựng điện I

I Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty :

Công ty t vấn xây dựng điện I với tên giao dịch quốc tế là “PowerEngineering Consulting Company” đợc thành lập ngày 01-7-1982 trên cơsở sát nhập hai đơn vị là Công ty khảo sát địa chất Sông Đà và Viện quyhoạch thiết kế điện theo nghị định 87-HĐBT của Hội đồng Bộ trởng ngày27-4-1982 nay là Chính phủ

Từ khi thành lập đến 19-6-1993, theo nghị quyết số 34-ĐL/TCCBngày 21-6-1982 của Bộ điện lực, Công ty có nhiệm vụ chủ yếu là thiết kếcác công trình thuỷ điện, nhiệt điện, lới điện (các đờng dây tải điện và trạmbiến áp) và các công trình công nghiệp dân dụng khác thuộc ngành quảnlý.

Từ ngày 19-6-1993 đến nay, nhằm thực hiện luật doanh nghiệp nhànớc (DNNN) và chơng trình cải cách hành chính để phù hợp với yêu cầucủa nền kinh tế thị trờng của nớc ta hiện nay, thực hiện nghị định 388-HĐBT về việc thành lập lại DNNN, Công ty đã thành lập lại theo quyếtđịnh số 350-NL \TCCBĐ ngày 19-6-1993 của Bộ năng lợng nay là Bộ côngnghiệp với các ngành nghề kinh doanh chính là :

- Khảo sát và thiết kế các công trình thuỷ điện - Gia công thử nghiệm các cột điện bằng thép - Xây dựng và sửa chữa thuỷ điện nhỏ

- Xây dựng lới điện từ 35 KV trở xuống

Do yêu cầu tổ chức lại sản xuất của nhà nứơc, Thủ tớng Chính phủ đãra quyết định 91-TTg về thí điểm thành lập tập đoàn kinh doanh, chọnngành điện, ngành than thuộc Bộ năng lợng để tổ chức lại thành Tổng Côngty

Hiện nay, Công ty t vấn xây dựng điện I hoạt dộng trực thuộc TổngCông ty điện lực Việt Nam.Vốn của Công ty từ khi thành lập lại theo nghịđịnh 388-HĐBT là 6.374.200.300 Trong đó vốn cố định là 5.859.300.000,vốn lu động là 515.900.300 nguồn vốn ngân sách nhà nớc cấp4.792.500.300, nguồn vốn tự có là 1.581.700.300

Để thực hiện đờng lối phát triển điện lực của Đảng và Nhà nớc tậptrung và mở rộng hợp tác quốc tế, ngành điện lực Việt Nam nói chung,Công ty t vấn xây dựng điện I nói riêng đã từng bớc khẳng định mình phụcvụ có hiệu quả các nhiệm vụ có chiến lợc kinh tế xã hội Kể từ khi thành lập

đến nay Công ty đã thiết lập đợc nhiều chi nhánh ở nhiều nơi trên đất nớcnh: Hoà Bình, Đà Nẵng, Lâm Đồng, Tây Nguyên… rất nhiều công trình lớn rất nhiều công trình lớncủa đất nớc nh: Thuỷ điện Hoà Bình, thuỷ điện Vĩnh Sơn, thuỷ điện Trị An,thủy điện Yaly, hay các nhà máy nhiệt điện nh: Phả Lại, Phú Mỹ 2… rất nhiều công trình lớn và rấtnhiều các công trình lới điện từ 35 KV đến 500 KV (tiêu biểu là đờng dây500 KV Bắc Nam dài 1700KM) và nhiều trạm điện khác có sự góp mắt củaCông ty t vấn xây dựng điện I Ngoài ra Công ty còn tham gia vào một côngtrình điện ở nớc bạn Lào.

Là một đơn vị đầu ngành về thiết kế và khảo sát các công trình điện,Công ty không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũcán bộ để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trờng.

Hàng năm, Công ty thờng trú trọng đầu t những trang thiết bị đồng bộ hiệnđại Nhờ đó, công tác khảo sát thiết kế luôn hoàn thành đúng tiến độ và cóchất lợng cao và tạo đựợc uy tín với khách hàng Hiện nay Công ty đã trangbị hệ thống máy khoan tự hành có khả năng khoan sâu vào lòng đất đến500m, hệ thống máy đo đạc bằng địa hình bằng quang học có chất lợngcao, kỹ thuật tiên tiến nhất, hệ thống máy cắt xén ba trục hiện đại Ngoài raCông ty còn có phòng thí nghiệm đầy đủ hiện đại về trang thiết bị có khảnăng phân tích toàn bộ các chỉ tiêu của tất cả các loại mẫu cần thiết phục vụcác công trình dân dụng và công nghiệp chất lợng quốc tế Đối với các đơnvị kinh tế trực thuộc, các phòng ban đều đựơc trang bị đầy đủ nh: máy vitính, máy in, máy fax… rất nhiều công trình lớn Máy tính đợc cài đặt các phần mềm tính toán cầnthiết cho công việc thiết kế, Công ty còn trang bị một hệ thống xuất bản tàiliệu hoàn chỉnh hiện đại nh: máy sao chụp cỡ lớn, máy vẽ, máy phóng thuđảm bảo độ chính xác cao Hệ thống cơ sở vật chất, nhà xởng hoàn chỉnh vàđồng bộ các phơng tiện đi lại cơ động góp phần nâng cao năng xuất chất l-ợng và hiệu quả công tác góp phần thực hiên công nghiệp hoá, hiện đại hoáđất nớc

1 Tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty 1 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh

Công ty t vấn xây dựng điện I chịu trách nhiệm quản lý tập trungthống nhất toàn bộ các mặt công tác quy hoạch, khảo sát thiết kế các côngtrình điện Ngoài ra, Công ty còn thực hiện các nhiệm vụ khác trong lĩnhvực sửa chữa, xây dựng các công trình thủy điện nhỏ, lới điện từ 35KV trởxuống và chế tạo cột điện bằng thép theo kế hoạch đề ra.

Biểu 1: Tình hình sử dụng vốn kinh doanh của Công ty

Đơn vị: Đồng Việt nam

Chỉ tiêuNăm

Vốn ngân sáchVốn tự có1998 168.063.899.171 13.688.043.360 10.322.425.196- Vốn cố định 5.386.553.704

- Vốn lu động 18.598.914.852- Vốn ĐTXDCB

- Vốn khác 251.128.450

1999 159.430.556.183 13.801.300.850 12.612.050.642- Vốn cố định 5.377.611.194

- Vốn lu động 21.035.740.298

2000 180.399.459.138 13.801.300.850 14.308.331.036- Vốn cố định 6.614.696.510

- Vốn lu động 21.494.935.376

1.3 Thị trờng

Công ty t vấn xây dựng điện I là một doanh nghiệp có đặc điểm riêngvới chức năng chính là khảo sát và thiết kế các công trình điện Sản phẩmcủa Công ty mang tính đặc thù không giống nh sản phẩm của các ngành sản

xuất kinh doanh khác Những sản phẩm sau khi hoàn thành là các bản vẽ,thiết kế mẫu thăm dò địa chất… rất nhiều công trình lớn Sẽ đợc chuyển đến cho các Công ty xâylắp khác thực hiện tiếp việc xây dựng công trình Thị trờng cung cấpnguyên vật liệu hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trớc kia do nhànớc cấp Hiện nay, Công ty đứng ra nhận thầu các công trình vì vậy nguyênvật liệu đợc mua ngoài Thị trờng cung cấp nguyên vật liệu chủ yếu là cácdoanh nghiệp nhà nớc khác Công ty cũng mua ở ngoài thị trờng để đáp ứngkịp thời nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất kinhdoanh.

1.4 Kết quả kinh doanh

Sự lớn mạnh không ngừng của Công ty đợc thể hiện qua một số chỉtiêu sau:

Biểu 2: Kết quả kinh doanh

Đơn vị: Đồng Việt nam Chỉ tiêu

Doanh thu Lợi nhuận Tiền lơng bq 1CNV/tháng1998 217.647.699.689 7.709.050.293 1.560.0001999 119.527.764.708 3.622.522.468 1.695.0002000 115.944.580.220 3.827.179.759 1.706.000

2 Cơ cấu tổ chức hệ thống sản xuất kinh doanh và quy trìnhcông nghệ:

2.1 Cơ cấu tổ chức hệ thống sản xuất kinh doanh

Công ty t vấn xây dựng điện I tổ chức sản xuất thành 2 bộ phận sảnxuất chính là khảo sát và thiết kế.

* Bộ phận khảo sát: có nhiệm vụ khảo sát các công trình điện Bao

3 Phòng thí nghiệm: chuyên đảm nhận việc phân tích các mẫu đấtđá, cát sỏi, nớc, phục vụ cho công tác khảo sát các công trình, các lới điện.

4 Phòng địa hình: có nhiệm vụ đo vẽ bản đồ địa hình phục vụ chocông tác thiết kế các công trình thuỷ điện Ngoài ra, còn có chức năng thẩmđịnh công tác của các đơn vị khác nh phòng thí nghiệm, đội khảo sát địa,vật lý.

* Bộ phận thiết kế:

1 Bộ phận thiết kế lới điện: lập báo cáo khả thi thiết kế kỹ thuật vàbản vẽ thi công, lập và xét các hồ sơ mời thầu, giám sát các bản vẽ, chất l-ợng thi công công trình đờng dây và trạm Bộ phận này gồm các đơn vị:

- Phòng t vấn phát triển tại địa phơng- Phòng thiết kế đờng dây

- Phòng thiết kế trạm

2 Bộ phận thiết kế thuỷ điện và nhiệt điện

Đoàn thiết kế thuỷ điện I và II: có nhiệm vụ lập báo cáo khả thi thiếtkế kỹ thuật, nghiên cứu quy hoạch thuỷ điện Hai đoàn thiết kế này tuycùng chức năng nhng khác nhau là phân định hoạt động theo khu vực:

Đoàn thiết kế I: hoạt động ở khu vực miền Bắc.

Đoàn thiết kế II: hoạt động ở khu vực miền Trung và miền Nam- Đoàn thiết kế YALY và ban t vấn giám sát Sông Hinh: có nhiệmvụ thay mặt chủ nhiệm đề án giám sát các bản thiết kế chi tiết nh các bản vẽcông trình, giám sát chất lợng kỹ thuật xây dựng công trình thuỷ điệnYALY và Sông Hinh.

- Phòng nhiệt điện: Lập báo cáo khả thi, thiết kế kỹ thuật và lập bảnvẽ thi công, lập và xét hồ sơ mời thầu, giám sát chất lợng thi công, kỹ thuậtxây dựng các công trình, nhà máy nhiệt điện.

- Ngoài ra, Công ty còn có các đơn vị khác nh xởng tài liệu phục vụquá trình sản xuất và quản lý của Công ty nh: phòng đánh máy vi tính,photocopy, in ấn tài liệu theo tiêu chuẩn và 4 xí nghiệp thành viên có t cáchpháp nhân không đầy đủ hoạt động theo chế độ hạch toán phụ thuộc có condấu riêng Đó là:

* Xí nghiệp khảo sát I: đóng tại Phờng Phúc La – Thị xã Hà

* Xí nghiệp khảo sát III: Trụ sở tại Đà Nẵng

Nhiệm vụ: giống xí nghiệp I nhng hoạt động ở địa bàn khu vựcmiền Trung.

* Xí nghiệp dịch vụ khoa học kỹ thuật (Xí nghiệp IV): đóng tạiThanh Xuân – Hà Nội.

Nhiệm vụ: xây lắp các đờng dây 5kv, 10kv, và sửa chữa đờng dâyđiện, sửa chữa ôtô, gia công chế tạo các cột điện bằng thép từ 35-200kv.

2.2 Quy trình công nghệ

Căn cứ vào nhiệm vụ do Tổng Công ty Điện lực giao (đối với cáccông trình do nhà nớc cấp vốn và giao chỉ tiêu pháp lệnh) hoặc căn cứ vàonhu cầu của thị trờng (đối với các công trình mà Công ty có nguồn vốn thuhút đợc) Công ty lập đề cơng sơ bộ về nội dung, khối lợng công việc cầnthực hiện cùng dự toán chi phí sơ lợc làm cơ sở để thảo luận và ký kết hợpđồng kinh tế với cơ quan chủ đầu t Sau khi hợp đồng kinh tế đợc ký kếtCông ty phải xây dựng đề cơng chi tiết về yêu cầu, nội dung, khối lợng,tiến độ các công việc cần thực hiện và các dự toán chi phí tơng ứng để trìnhchủ đầu t phê duyệt làm cơ sở lập kế hoạch triển khai công việc và thanhtoán sau khi thực hiện xong các công việc.

Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết và nội dung đề cơng, dự toánđợc phê duyệt, Công ty lập kế hoạch sản xuất và giá thành kế hoạch (theodự toán đợc duyệt) phân giao từng nhiệm vụ cụ thể cho từng đơn vị để bố trílực lợng thực hiện.

Nhiệm vụ sản xuất cho từng đơn vị bao gồm nội dung, khối lợng,tiến độ và giá trị theo từng định mức thi công do phòng kinh tế kế hoạchxác định, yêu cầu kỹ thuật do phòng kỹ thuật xác định, kế hoạch tài chínhdo phòng tài chính kế toán và đơn vị đó cùng lập Nhiệm vụ kế hoạch sảnxuất kỹ thuật – tài chính do giám đốc Công ty phê duyệt và là chỉ tiêupháp lệnh đối với các đơn vị thi công.

Căn cứ vào nhiệm vụ đợc giao, từng đơn vị khảo sát, thiết kế lập ơng án thi công thông qua các phòng quản lý chức năng chủ động bố trí,sắp xếp tổ chức lực lợng và thi công các công việc đợc giao dới sự giámsát, theo dõi, chỉ đạo của các phòng ban, ban quản lý, kỹ thuật có liên quan.

ph-Với bộ máy tổ chức sản xuất nh trên, quy trình sản xuất sản phẩmcủa Công ty có thể tóm tắt bằng sơ đồ sau:

Sơ đồ 1: quy trình sản xuất sản phẩm của Công ty t vấn xây dựng điện I

Sau khi hoàn thành việc khảo sát và đề án thiết kế, phòng kế hoạchthay mặt Công ty giao nộp toàn bộ số tài liệu khảo sát và thiết kế cho cơquan chủ đầu t (bên A) phê duyệt dự án lập nghiệm thu và thanh quyết toánvới cơ quan chủ đầu t, với các đơn vị tham gia thi công công trình.

III) Tổ chức bộ máy quản lý, chức năng và nhiệm vụ cácphòng ban.

Do đặc điểm của ngành điện và do nhu cầu về việc quản lý nên tổchức bộ máy của Công ty T vấn xây dựng điện I đợc tổ chức theo mô hìnhtrực tuyến chức năng, giám đốc là ngời chỉ huy trực tiếp toàn bộ bộ máyquản lý, các bộ phận sản xuất khác của Công ty Các phó giám đốc cùngcác phòng ban tham mu cho giám đốc theo chức năng nhiệm vụ của mìnhgiúp giám đốc ra các quyết định, chỉ thị công tác đúng đắn.

Bộ máy quản lý của Công ty bao gồm:

* Ban Giám đốc: có 4 ngời

Giám đốc: là ngời điều hành sản xuất kinh doanh của toàn Công ty,làm việc theo nguyên tắc chế độ thủ trởng đề cao trách nhiệm cá nhân, tăngcờng kỷ luật hành chính, là đại diện pháp nhân của Công ty trong các quanhệ kinh tế với các đối tác trong và ngoài nớc Giám đốc là đại diện phápnhân của Công ty trớc pháp luật, chịu trách nhiệm trớc Tổng Công ty điệnlực Việt nam, Bộ công nghiệp, Nhà nớc và tập thể lao động về điều hànhsản xuất kinh doanh của Công ty.

Ba phó giám đốc gồm có:

- Một phó giám đốc kỹ thuật phụ trách khối khảo sát.

- Một phó giám đốc kỹ thuật phụ trách thuỷ điện và nhiệt điện.

Hợp đồngký nhận

Khảo sát sơ bộnghiên cứuBáo cáotiền khả thi

Báo cáonghiên cứu

khả thi

Giám sát thi côngĐề án bản vẽ

thiết kế thi côngKhảo sát thiết kế kỹ thuật

- Một phó giám đốc kỹ thuật phụ trách khối lới điện.

Các phó giám đốc là ngời giúp giám đốc điều hành công việc theo sựphân công và uỷ quyền của giám đốc trong từng công việc cụ thể.

3 Phòng tổ chức cán bộ lao động: chịu trách nhiệm về công tác tổchức cán bộ lao động, hợp đồng lao động, tuyển dụng lao động, các chế độphân phối tiền lơng, tiền thởng cho ngời lao động, các chế độ đào tạo nângbậc lơng giúp giám đốc trong công tác đề bạt, miễn nhiệm cán bộ, bảohiểm cho ngời lao động.

4 Phòng tài chính kế toán: chịu trách nhiệm trớc giám đốc Công tyvề công tác tài chính kế toán theo chế độ sản xuất và các khoản khác đợcphân phối.

5 Phòng t vấn hợp tác quốc tế: giao tiếp và tham gia các dự án với ớc ngoài về khảo sát thiết kế các công trình điện.

n-6 Phòng khoa học và công nghệ môi trờng: chịu trách nhiệm giámsát kỹ thuật, nghiên cứu khoa học kỹ thuật và một số công tác về đánh giátác động của môi trờng trong các công trình thuỷ điện.

7 Ban thanh tra: là đơn vụ quản lý tham mu và tổ chức thực hiệncông tác thanh tra toàn Công ty.

8 Tổ kiểm toán nội bộ Công ty: kiểm tra tính phù hợp hiệu lực vàhiệu quả của hệ thống kiểm soát Kiểm tra và xác nhận chất lợng báo cáotài chính, báo cáo kế toán quản trị trớc khi trình giám đốc ký để cấp trênphê duyệt.

Kiểm tra việc tuân thủ các nguyên tắc hoạt động quản lý kinh doanh,đặc biệt là việc tuân thủ pháp luật, chính sách tài chính kế toán, phát hiệnnhững sơ hở yếu kém trong gian lận quản lý, trong bảo vệ tài sản của Côngty, xí nghiệp, các đơn vị trực thuộc, từ đó để ra các giải pháp nhằm hoànthiện hệ thống quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh của Công ty và cácđơn vị trực thuộc.

Thực hiện quyền hạn và phạm vi thực hiện, phơng pháp kiểm toánnội bộ theo quyết định số 832TC – QĐ/CĐKT chế độ kế toán ngày 28-10/1997 của Bộ Tài chính.

9 Trung tâm thông tin:

Là nơi cung cấp các tài liệu giúp cho việc đọc và tìm hiểu các vấn đềliên quan đến công việc của Công ty.

IV) Tổ chức Bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán đợc tổ chức hoạt động theo nguyên tắc: phân quyềntập trung dới sự chỉ đạo của kế toán trởng.

1 Kế toán trởng

- Thực hiện công việc quản lý phòng tài vụ hàng ngày,chịu tráchnhiệm trớc giám đốc Công ty về nghiệp vụ chuyên môn kế toán, tài chính.Ngoài ra có thể uỷ nhiệm cho phó phòng kế toán trong thời gian đi côngtác.Thay mặt nhà nớc kiểm tra việc thực hiện chế độ,thể lệ quy định củanhà nớc về lĩnh vực kế toán cũng nh lĩnh vực tài chính

2 Kế toán phó (phó phòng kế toán):Lập kế hoạch tài chính hàngnăm báo cáo Tổng Công ty Lập và giao kế hoạch tài chính hàng năm chocác xí nghiệp trực thuộc Công ty ,xem xét kế hoạch tài chính hàng quý củacác đơn vị khoán.

3 Kế toán tổng hợp

- Quản lý toàn bộ bảng kê ,chứng từ ,sổ sách kế toán khối cơ quanCông ty, kiểm tra tổng hợp toàn bộ báo cáo tài chính hàng quý ,hàng nămcủa hai đơn vị : Đoàn I,Đội địa vật lý,các xí nghiệp ,các đơn vị khác.Hàngngày ghi các nghiệp vụ vào sổ kế toán dựa trên các chứng từ của các phầnhành.

- Cuối tháng, mỗi quỹ tổng hợp số liệu kế toán để lập các báo cáocó liên quan.

5 Kế toán giá thành

-Theo dõi đề cơng dự toán đợc duyệt của các công trình để cùngphòng Kế hoạch xem xét nghiệm thu cho các đơn vị,xí nghiệp cũng nh giảitrình với Cục Đầu t khi thanh toán.Theo dõi chi tiết về hợp đồng nghiệm thuA-B,các công trình và lập báo cáo giá thành khối cơ quan Công ty hàng quý Tổng hợp các chứng từ liên quan đến quá trình sản xuất để từ đó tập hợpchi phí và tính ra giá thành của các công trình, giúp cho việc nghiệm thucác công trình diễn ra nhanh chóng Đây là mảng kế toán hết sức quantrọng đòi hỏi bộ phận kế toán này phải có đủ trình độ chuyên môn về

nghiệp vụ và thành thạo sử dụng máy tính để đáp ứng kịp thời nhu cầu củaCông ty.

6 Kế toán tài sản cố định

- Có nhiệm vụ ghi chép, quản lý các loại tài sản trên sổ sách kế toán(chi tiết theo từng loại tài sản).Đồng thời theo dõi nguồn vốn toàn Côngty ,báo cáo tổng hợp kiểm kê về tài sản cố định theo định kỳ hàng năm.Phốihợp với phòng Kế hoạch trình Hội đồng kiểm kê và thanh lý, nhợng bán tàisản cố định về tài sản thừa thiếu cũng nh thanh lý hoặc nhợng bán theo quyđịnh của nhà nớc và của Tổng Công ty

7 Kế toán về thuế

- Hàng ngày tập hợp các chứng từ có liên quan sau đó ghi chép vàosổ chi tiết TK 133 Cuối tháng tiến hành cộng dồn và tiến hành khấu trừthuế.Cuối quý chuyển số liệu cho kế toán tổng hợp để kế toán tổng hợp lậpbáo cáo.

8 Kế toán công nợ.

- Công ty t vấn xây dựng điện 1 trực thuộc Tổng Công ty Điện lựcViệt Nam cho nên việc hạch toán nội bộ tại Công ty cũng đợc hết sức chútrọng Hơn nữa trong Công ty lại có 14 đơn vị thành viên cho nên càng đòihỏi cao hơn.

- Nhiệm vụ của kế toán công nợ là theo chỉ từng trờng công nợ củaCông ty trên các tài khoản: 131, 136, 336 Cuối tháng tính ra số d cuối kỳ và cuối quý chuyển số liệu cho kế toán tổng hợp lập báo cáo

9 Kế toán ngân hàng

- Do quy mô hoạt động của Công ty là rất lớn cho nên thờgn xuyêncó các nghiệp vụ liên quan đến vấn đề thanh tra Do đó Công ty đã đặt tàikhoản tại ngân hàng Và nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng đợc Công tythực hiện nhanh chóng, tơng đối thuận tiện.

- Hàng ngày kế toán ngân hàng tập hợp các chứng từ về thanh toán:báo nợ, báo có ghi các nghiệp vụ vào sổ chi tiết, sổ cái Cuối tháng tiếnhành tính ra số d cuối kỳ và lập bảng kê gửi cho ngân hàng để đối chiếu,cuối quý chuyển số liệu cho kế toán tổng hợp để lập báo cáo.

10 Kế toán tiền mặt: kiểm tra các thủ tục chứng từ trớc khithanh toán các khoản chi bằng tiền mặt Lập, đóng chứng từ, lên bảngkê,vào sổ chi tiết TK 111,002 Hàng tháng cùng thủ quỹ, kế toán tổng hợpvà phó Phòng tổ chức kiểm kê quỹ xác định số d cuối tháng ,lập biên bảnkiểm kê quỹ đóng cùng với bảng kê cuối tháng.

11.Kế toán thanh toán lơng và các khoản phải thu phảitrả khác:

Hàng quý đối chiếu số d với các cá nhân(TK141) và các đơnvị(TK138,338) sau khi đã vào sổ chi tiết các tài khoản trên.Báo cáo số d chitiết để lập báo cáo quyết toán khối cơ quan Công ty Kiểm tra tổng hợp báocáo tài chính hàng quý của hai đơn vị là : Phòng thí nghiệm,Phòng điện địaphơng.

V) Hình thức sổ kế toán đang áp dụng

Hiện nay Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật Ký Chung vàcông việc kế toán chủ yếu thực hiện trên máy tính dựa trên phần mềm kếtoán Các loại sổ sách và chứng từ chủ yếu hiện nay Công ty đang sử dụng:

+ Sổ sái

+ Nhật ký chung+ Các loại sổ chi tiết + Các bảng kê

+ Bảng tính giá thành … rất nhiều công trình lớn

Sơ đồ: Trình tự ghi sổ kế toán của Công ty t vấn xâydựng điện I theo hình thức “nhật ký chung”

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángQuan hệ đối chiếu

VI- Chức năng nhiệm vụ của tổ kiểm toán nội bộ Công ty t vấn xây dựng điện I

Chứng từ gốc

Nhật ký chung Các sổ (thẻ) kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiếtNhật ký

Bảng cân đối số phát sinhBáo cáo tài chính

Căn cứ quyết định số 350 NL/TCCB - LĐ ngày 19/6/1993 của Bộnăng lợng quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy củaCông ty khảo sát thiết kế điện I và quyết định 832 TC/QĐ KT ngày28/10/1997 của Bộ Tài chính về quy chế kiểm toán nội bộ Ngày 1/4/1998Giám đốc Công ty khảo sát thiết kế điện I (Nay là Công ty t vấn xây dựngđiện 1) ra quyết định số 47 ĐVN/KSTK1.3 quyết định thành lập Ban kiểmtoán nội của Công ty.

Ngày 1/6/1998 Ban kiểm toán nội bộ đợc đổi thành Tổ kiểm toán nội bộđộc lập Tổ kiểm toán nội bộ có chức năng, nhiệm vụ sau:

1.Kiểm tra tính phù hợp, hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soátnội bộ của Công ty và các xí nghiệp, đơn vị trực thuộc.

2 Kiểm tra và xác nhận chất lợng, độ tin cậy của thông tin kinh tế, báocáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị trớc khi trình giám đốc ký để báocáo cấp trên phê duyệt.

3- Kiểm tra sự tuân thủ các nguyên tắc hoạt động quản lý kinh doanh,đặc biệt là sự tuân thủ pháp luật, chính sách, chế độ tài chính kế toán vànghị quyết, quyết định của giám đốc Công ty.

4- Phát hiện những sơ hở, yếu kém, gian lận trong quản lý, trong bảo vệtài sản của Công ty và các xí nghiệp, đơn vị trực thuộc Đề xuất các giảipháp nhằm cải tiến, hoàn thiện hệ thống quản lý điều hành kinh doanh củaCông ty và các xí nghiệp, đơn vị trực thuộc.

5- Thực hiện quyền hạn, phạm vi thực hiện, nội dung, trình tự và phơngpháp kiểm toán nội bộ theo quyết định số 382TC/QĐ/CĐKINH Tế ngày28/10/1997 thuộc Bộ Tài chính.

Tổ kiểm toán nội bộ của Công ty bao gồm 4 ngời:

- Một tổ trởng phụ trách chung, kiểm tra công tác hạch toán kế toán, chiphí giá thành.

- Một tổ viên chịu trách nhiệm kiểm tra chi phí nguyên vật liệu, thiết bị,hợp đồng kinh tế, cập nhật tài liệu văn bản pháp quy hiện hành.

- Một tổ viên chịu trách nhiệm kiểm tra chi phí về nhân công, tiền lơng,chế độ công tác phí, công tác ký kết hợp đồng và thực hiện hợp đồng laođộng.

- Một tổ viên về công tác văn th, lu giữ công văn đi, đến, tập hợp số liệuVAT từ các đơn vị.

Các thành viên trong tổ kiểm toán nội bộ là những ngời có trình độ,năng lực, kinh nghiệm trong công tác kế toán cũng nh các lĩnh vực mà họđảm nhiệm.

Tổ kiểm toán hoạt động dới sự điều hành và giám sát trực tiếp của giámđốc Công ty Chơng trình kiểm toán nội bộ đợc quy định nh sau:

1- Đối với các đơn vị khoán khối cơ quan Công ty: tổ kiểm toán nội bộkiểm tra mỗi quý 1 lần Hàng quý các đơn vị phải gửi báo cáo quyết toán tàichính về tổ kiểm toán theo đúng với điều mẫu, thời gian quy định củaphòng tài chính kế toán Sau khi xem xét báo cáo quyết toán, tổ kiểm toánsẽ thông báo (bằng lịch tuần hoặc điện thoại), từng đơn vị đem chứng từ sổsách và các hồ sơ liên quan trong quá trình kiểm tra về tổ kiểm toán để làmviệc

2- Đối với xí nghiệp: Tổ kiểm toán nội bộ kiểm tra 6 tháng 1 lần, hàngquý các xí nghiệp gửi báo cáo quyết toán tài chính về tổ kiểm toán đúng vớibiểu mẫu và thời gian quy định của Công ty, Nhà nớc Tổ kiểm toán sẽthông báo thời gian kiểm tra và làm việc tại xí nghiệp.

Để tạo điều kiện thuận lợi cho tổ kiểm toán làm việc, giám đốc Công tyđã có những văn bản đa xuống các đơn vị cơ sở hớng dẫn và quy định chocác đơn vị phải đáp ứng đầy đủ sổ sách, chứng từ và các tài liệu liên quankhi Tổ kiểm toán yêu cầu Khi phát hiện các đơn vị có sai phạm Tổ kiểmtoán sẽ trao đổi với thủ trởng đơn vị cùng xem xét và báo cáo giám đốcCông ty xin ý kiến giải quyết.

Kết luận

Nhìn chung bộ máy kế toán tại Công ty T vấn xây dựng điện I khá hoànchỉnh và chặt chẽ, với sự phân công, phân việc rõ ràng không trùng lắp vàcó điều kiện đối chiếu kiểm tra chéo lẫn nhau Hệ thống chứng từ của Côngty đợc đánh số thứ tự trớc và có chu trình luân chuyển chứng từ chặt chẽ.Khi một nghiệp vụ phát sinh phải có đầy đủ các chứng từ nhân chứng hợp lệmới đợc ghi sổ và xuất tiền Các kế toán viên là những ngời có trình độchuyên môn nghiệp vụ hơn nữa lại đợc sự hớng dẫn của Tổng Công ty điệnlực Việt Nam trong cách hạch toán, ghi chép sổ sách nên công tác kế toántại Công ty đợc thực hiện tốt Bên cạnh đó cùng với sự kiểm tra của Tổkiểm toán và ban thanh tra Công ty, hoạt động tài chính kế toán của Côngty ngày càng đợc hoàn thiện và hoạt động có hiệu quả hơn

Phần hai

Thực trạng tổ chức công tác hạch toán nguyênvật liệu tại Công ty t vấn xây dựng điện I

I) Nhận xét:

Công ty t vấn xây dựng điện I là một Công ty hạch toán độc lập trựcthuộc Tổng Công ty điện lực Việt nam Nhiệm vụ chính của Công ty làkhảo sát và thiết kế điện Trong công tác hạch toán thì Công ty đã áp dụngkế toán trên máy đối với mọi phần hành kế toán.

Hình thức sổ kế toán mà Công ty áp dụng là : hình thức nhật kýchung Công ty cũng sử dụng các hình thức nhật ký đặc biệt nh :

- Nhật ký về tiền gửi ngân hàng - Nhật ký về tiền mặt

-Nhật ký về vật t

Vì các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến vật t phát sinh hàngngày là rất nhều cho nên để đơn giản cho việc hạch toán tổng hợp nguyênvật liệu, công cụ dụng cụ thì Công ty đã sử dụng phơng pháp hạch toán tổnghợp vật t theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.

1/Đặc điểm nguyên vật liệu:

Do đặc điểm của Công ty cho nên việc sử dụng vật t là hết sức đadạng và nhu cầu sử dụng lớn chính vì vậy Công ty đã tiến hành theo dõi vậtt trên hệ thống sổ sách kế toán với việc mã hoá vật t bằng sổ danh điểmtheo quy định của tổng Công ty

Nguyên vật liệu trong Công ty đợc chia thành bốn loại chính : +Vật liệu chính: văn phòng phẩm, dụng cụ khoan, vật t khoan.

+Vật liệu phụ: cáp, sắt thép các loại, các loại công tắc, đồng hồ các loại;vật liệu điện, dây côroa.

+Nhiên liệu: xăng, dầu, mỡ.

+Phụ tùng: bao gồm phụ tùng máy Vĩ C100, Cẩu ADK, máy bơm 250/50… rất nhiều công trình lớn

2/Quản lý nguyên vật liệu:

Để thực hiện tốt việc hạch toán vật t thì Công ty đã áp dụng việc mãhoá danh điểm đối với các loaị vật t do Tổng Công ty đa ra và nh vậy nếuCông ty có những loại vật t nào thì quy định đúng theo mã của loại vật t đó

Hiện nay nếu tính riêng văn phòng phấm thì Công ty cũng đã có 110loại Nh vậy thì việc quản lý cần phải chú trọng và vấn đề mã hoá là hết sứccần thiết.

Tổng Công ty điện lực Việt Nam

Công ty t vấn xây dựng điện I

3/Tính giá nguyên vật liệu:

Hiện nay Công ty đang áp dụng phơng pháp tính giá vật t xuất theophơng pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập Do làm công tác kếtoán chủ yếu trên máy vi tính cho nên việc tính giá theo phơng pháp này đ-ợc tiến hành dễ dàng

Khi nhập hàng về kho thì Công ty vẫn tính giá vật t theo đúng giá ghitrên hoá đơn nhng chi phí vận chuyển bốc giỡ và các chi phí khác có liênquan thì Công ty lại không hạch toán vào giá mua mà lại đa vào chi phíquản lý doanh nghiệp lý do là vì Công ty đã có bộ phận vận tải phục vụ chocông tác vận chuyển vật t và lấy quỹ cơ quan để chi

Các đơn vị hàng tháng cần phải có kế hoạch thu mua, khi mua với sốlợng lớn thì Công ty làm thủ tục nhập kho chứ không mua xuất sử dụng trựctiếp

Đối với việc nhập xuất thẳng thì Công ty thờng làm hợp đồng đối vớibên nhà cung cấp (hai bên thoả thuận và sau đó xác nhận chữ ký của ngờicó thẩm quyền ,khi mua hàng căn cứ vào chữ ký đó để xuất hàng) Khimuốn mua vật liệu thì cần phải có hoá đơn và chữ ký đầy đủ của nhãng ng-ời có thẩm quyền, sau đó đa cho nhà cung cấp và trên cơ sở hoá đơn đó thìnhà cung cấp sẽ xuất bán nguyên vật liệu cho Công ty Cuối tháng nhà cungcấp sẽ viết hoá đơn tổng hợp cả tháng gửi cho Công ty, Công ty đối chiếuhoá đơn trên máy xem có trùng khớp hay không ,sau khi xem xét song thìcông ty tiến hành thanh toán với nhà cung cấp.Thông thờng thì vật t xuấtthẳng theo từng công trình, theo công tác chung hay xuất cho công tác quảnlý doanh nghiệp

Phiếu xuất đợc lấy thành 3 liên : 1 liên để lại Công ty, lái xe mang 2liên đi mua hàng, khi mua hàng thì giao cho nhà cung cấp 1 liên và cầm 1liên còn lại về giao cho phòng Kế hoạch

Trên thực tế thì xuất thẳng vẫn đợc hạch toán qua TK 152, 153 vàghi đồng thời với bút toán xuất :

Nợ TK152,153 : giá mua trên hoá đơn Nợ TK 133(nếu có) : thuế gtgt đầu vào

Nợ TK 6425 : các chi phí liên quan(nếu có) Có TK 141 : tổng tiền thanh toán

Đồng thời ghi :

Nợ TK 621,627,642: sản xuất,chung, quản lý Nợ TK336 : nội bộ

Đồng thời ghi: Nợ TK6211: 714.051Nợ TK6272: 1.026.740Nợ TK6422: 9.940.419Nợ TK336 : 3.637.640 Có TK1523 : 15.318.850

II) Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu:1 Hạch toán chi tiết:

Đối với kế toán chi tiết về vật t thì Công ty sử dụng phơng pháp thẻsong song Đây là phơng pháp khá đơn giản và dễ sử dụng

Sơ đồ hạch toán chi tiết về vật t nh sau :

Chứng

từ gốctoán chi tiếtSổ (thẻ) kế hợp chi tiếtBảng tổng

Đối với vật t xuất :

Các đơn vị mang phiếu xuất (có đầy đủ chữ ký của ngời có thẩmquyền ) đa xuống cho thủ kho Sau đó trên cơ sở phiếu đó thủ kho sẽ xuấthàng theo đúng số lợng trên phiếu xuất cho đơn vị đó

Hàng ngày thủ kho phải tiến hành ghi số thực nhập, thực xuất vào thẻvà cuối mỗi ngày tính ra số lợng tồn ở trên thẻ kho

Công thức tính hàng tồn kho cuối kỳ nh sau :

Ví dụ: ngày 09 tháng 01 năm 2001 có nghiệp vụ xuất vật t (giấy kẻ ngang), thủ kho tiến hành ghi thẻ kho nh sau:

Doanh nghiệp : CTTVXDĐI

Tên kho: Phợng Mẫu 06 - VT

Thẻ kho

Ngày lập thẻ: 09/01/2001Tờ số: 01

Tên nhãn hiệu quy cách vật t, sản phẩm, hàng hoá: Giấy kẻ ngang Đơn vị tính: thếp Mã số: 88

nhận củakế toán Số phiếu Ngày

06 09/01 Thuận P21-lĩnh VPP tháng 1/2001

Hàng tồn cuốikỳ(ngày )

Hàng tồn

đầu kỳ (ngày) trong kỳ (ngày)Hàng nhập

Hàng nhậptrong kỳ

(ngày )