Nghiên cứu xây dựng hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp xây dựng việt nam triển khai thử nghiệm tại công ty đầu tư xây dựng và thương mại đất việt tt

Năm 2017, khi cả thế giới đang bước vào cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, kỷ nguyên mà các công nghệ mới ứng dụng trong việc xây dựng hệ thống thông tin như: Internet vạn vật The Internet

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong giai đoạn hội nhập kinh tế thế giới hiện nay, doanh nghiệp Việt

Nam không chỉ phải chịu sức ép cạnh tranh với các doanh nghiệp trong nước mà

còn từ các tập đoàn đa quốc gia hùng mạnh cả về vốn, thương hiệu và trình độ

quản lý Kế toán là một công cụ sắc bén và hiệu quả trong hoạch định chính sách

và điều hành tác nghiệp Doanh nghiệp muốn phát triển bền vững đòi hỏi nhiều

yếu tố, trong đó yếu tố không thể thiếu là một bộ máy kế toán tốt, hiệu quả

Trong bối cảnh toàn cầu hoá ngày càng gia tăng, việc ứng dụng công nghệ thông

tin trong công tác kế toán đã trở thành phổ biến Tin học hóa kế toán không chỉ

giải quyết vấn đề xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác, thuận lợi

mà còn làm tăng năng suất lao động, nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán Thực

tế cho thấy trong những năm gần đây, Đảng và Nhà nước hết sức quan tâm đến

việc đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp

công nghiệp hoá, hiện đại hoá và đã xác định: “Tin học hoá quản lý là một bộ

phận hữu cơ quan trọng, là nhiệm vụ thường xuyên của các cơ quan nhằm tăng

cường năng lực quản lý, nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả Các doanh

nghiệp cần đầu tư cho việc ứng dụng tin học, coi đó là biện pháp cơ bản để đổi

mới quản lý” (Bộ Chính trị ,2000) Điều này thể hiện qua những thông tư, nghị

quyết nhằm xác định rõ nhiệm vụ cụ thể của các đơn vị có liên quan trong việc

xây dựng kế hoạch hành động, tổ chức triển khai, kiểm tra, đánh giá nhằm mục

đích đưa ứng dụng tin học trở thành phương thức phát triển mới, nâng cao hiệu

quả hoạt động và năng lực cạnh tranh với các nước trên thế giới Trong đó, hệ

thống thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc nắm bắt các cơ hội phát triển

mới, đẩy nhanh quá trình hội nhập kinh tế khu vực và kinh tế thế giới và làm

biến đổi nền sản xuất Điều này kéo theo sự thay đổi lớn trong các lĩnh vực kinh

doanh cũng như trong quản lý của mỗi doanh nghiệp Hệ thống thông tin làm

tăng năng suất lao động, cung cấp thông tin chính xác, giảm thời gian thực hiện,

giảm nhân sự, nâng cao hiệu quả hoạt động Việc triển khai hệ thống này là nhu

cầu khách quan, có ý nghĩa thiết thực trong việc nâng cao chất lượng quản lý

doanh nghiệp

Bên cạnh đó, sự cần thiết triển khai hệ thống thông tin bắt nguồn từ nhu

cầu hội nhập với nền kinh tế thế giới Việt Nam đã chính thức gia nhập các diễn

đàn kinh tế thế giới như AFTA (1995), APEC (1998), là thành viên thứ 150 của

tổ chức thương mại thế giới WTO từ cuối năm 2006; gia nhập ASEM năm 2010,

ký kết Hiệp định thương mại tự do FTA Việt Nam - EU năm 2015 và FTA Việt Nam - liên minh kinh tế Á Âu năm 2015, chính thức ký kết Hiệp định đối tác xuyên Thái Bình Dương năm 2016 Năm 2017, khi cả thế giới đang bước vào cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, kỷ nguyên mà các công nghệ mới ứng dụng

trong việc xây dựng hệ thống thông tin như: Internet vạn vật (The Internet of things), trí tuệ nhân tạo (Artificial Intelligence), thực tế ảo (Virtual Reality), tương tác thực tại ảo (Augmented Reality), mạng xã hội, điện toán đám mây, di

động, phân tích dữ liệu lớn nhằm chuyển hóa toàn bộ thế giới thực thành thế giới số trong mọi lĩnh vực của đời sống, kinh tế, xã hội Hệ thống thông tin ngày càng đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của xã hội, là nhân tố quan trọng giúp kết nối và trao đổi với toàn thế giới trong việc việc tạo ra, lưu trữ, truyền dẫn thông tin, xử lý, khai thác thông tin Cuộc cách mạng này là một xu thế lớn có tác động đến phát triển kinh tế - xã hội mỗi quốc gia, từng khu vực và toàn cầu, trong đó có Việt Nam Các tập đoàn kinh tế nước ngoài sẽ đến tham gia thị trường Việt Nam ngày càng nhiều Nếu các doanh nghiệp Việt Nam không triển khai những hệ thống thông tin hỗ trợ quản lý thì sẽ bị các doanh nghiệp nước ngoài chiếm thị phần và dần trở lên lạc hậu

Xây dựng là một trong những ngành kinh tế lớn trong nền kinh tế quốc dân của Việt Nam Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, quy mô, thị trường của ngành xây dựng được mở rộng, tính xã hội của quá trình sản xuất ngày càng được nâng cao Trên thế giới tuỳ theo trình độ phát triển kinh tế của mỗi nước

mà những đóng góp của ngành xây dựng đối với nền kinh tế là khác nhau và thường chiếm từ 3%-10% GDP, riêng tại Việt Nam tỷ lệ này là từ 6%-7% theo

Phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam (2016)

Theo báo cáo của Bộ Xây dựng năm 2017, hoạt động xây dựng duy trì tăng trưởng khá cao, tăng 8,7% so với năm 2016, đóng góp 0,54 điểm phần trăm vào mức tăng trưởng chung, đứng thứ ba trong số các ngành đóng góp điểm phần trăm vào mức tăng GDP cả nước Theo dự báo của BMI, ngành xây dựng ước tính tăng trưởng bình quân 6,6%/năm trong giai đoạn 2017 - 2025 Doanh nghiệp xây dựng thuộc doanh nghiệp kinh doanh trong ngành sản xuất ra cơ sở

hạ tầng cho toàn bộ nền kinh tế quốc dân Ngành xây dựng ngày càng được mở rộng và phát triển với nhiều hình thức khác nhau như: nhà nước, cổ phần, tư nhân, trách nhiệm hữu hạn, phi chính thức Để hội nhập với nền kinh tế thế giới,

3

doanh nghiệp xây dựng cần tăng cường các giải pháp quản lý tài chính kinh tế

và tiết kiệm chi phí trong mỗi công trình

Ngành xây dựng với những đặc thù riêng đã chi phối đến quá trình ứng

dụng tin học trong công tác kế toán như sản phẩm là những công trình xây dựng

và vật kiến trúc có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, thời gian thực hiện lâu Ngoài

các hoạt động nghiệp vụ của kế toán thông thường, kế toán xây dựng cần có

chức năng lập dự toán (dự toán thiết kế, dự toán thi công), quản lý tài sản cố

định, điều chỉnh khấu hao tài sản và hao mòn lũy kế hàng năm Hơn nữa, sản

phẩm được tính theo giá thỏa thuận với chủ đầu tư hoặc giá dự toán Sản phẩm

cố định tại công trình thi công trong khi trang thiết bị, vật tư, nhân công đi theo

từng công trình Đặc điểm này làm cho hoạt động kiểm soát chất lượng, số

lượng vật tư đã xuất kho khó thực hiện; hoạt động quản lý tài sản, nhân công,

vật tư tại hiện trường thi công cũng như hạch toán chi phí sản xuất phụ thuộc

vào nhiều yếu tố khác nhau Ngoài ra, sau khi hoàn thành, sản phẩm được sử

dụng lâu dài, khó thay đổi nên khi nghiệm thu nếu không đạt chất lượng như

thiết kế thì phải xây dựng lại làm chi phí sản xuất tăng lên Do đó hoạt động

quản lý, giám sát quá trình thi công và hạch toán cần được thực hiện chi tiết,

chặt chẽ, đảm bảo chất lượng công trình phù hợp với dự toán thiết kế Đặc biệt,

hoạt động kế toán tại các doanh nghiệp xây dựng thường tập trung vào quy trình

hoạch toán chi phí sản xuất xây dựng, được thực hiện qua sự kết hợp của ba hình

thức hạch toán: hạch toán kỹ thuật nghiệp vụ, hạch toán thống kê và hạch toán kế

toán Vì vậy, giải pháp tối ưu được nhiều doanh nghiệp sử dụng hiện nay là nghiên

cứu và triển khai ứng dụng hệ thống thông tin kế toán nhằm nâng cao hiệu quả hoạt

động kế toán tại các doanh nghiệp xây dựng

Theo thống kê của Viện nghiên cứu xây dựng, năm 2017 có khoảng trên

1000 doanh nghiệp xây dựng trực thuộc Bộ Xây dựng Hầu hết các doanh

nghiệp được trang bị cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin (CNTT), có kết nối

mạng LAN và mạng Internet Tuy nhiên việc triển khai hệ thống thông tin còn

nhiều hạn chế Một số doanh nghiệp thường xuyên gặp khó khăn trong việc xử

lý, phân tích, tổng hợp số liệu kế toán nhằm tạo ra báo cáo tài chính và các loại

báo cáo thống kê nhằm hỗ trợ việc ra quyết định của ban lãnh đạo Mặt khác, do

yêu cầu kiểm soát và sử dụng thông tin của người sử dụng là khác nhau nên

thông tin kế toán thường phân thành hai loại: báo cáo tài chính và báo cáo quản

trị Theo kết quả khảo sát thì các doanh nghiệp chủ yếu hướng đến kế toán tài

4

chính nhằm cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính cho nhà quản lý và các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp như cơ quan thuế, ngân hàng, nhà đầu tư mà thiếu hẳn thông tin báo cáo quản trị phục vụ cho hoạt động quản

lý và điều hành trong nội bộ doanh nghiệp

Mặt khác, trước áp lực hội nhập với nền kinh tế toàn cầu trong sự phát triển công nghệ ngày càng nhanh và mạnh, doanh nghiệp xây dựng có nhu cầu thay đổi phần mềm kế toán cho phù hợp hoặc nâng cấp hệ thống với nhiều chức năng thêm mới nhằm quản lý toàn diện hoạt động tài chính kế toán Việc loại bỏ hoàn toàn phần mềm cũ để triển khai một hệ thống mới tốn nhiều chi phí, thời gian thực hiện Phương án nâng cấp hệ thống xảy ra trường hợp phần mềm cũ và phần mềm mới có sự khác biệt lớn về công nghệ, cách thức truy cập và xử lý dữ

liệu Giải pháp tích hợp ứng dụng doanh nghiệp (Enterprise Application Integration - EAI) được đề xuất nhằm đồng nhất được ứng dụng mới với các

chương trình ứng dụng đã có thành một hệ thống nhất, có khả năng chia sẻ dữ liệu giữa các ứng dụng, sử dụng cơ sở hạ tầng đã có, tái sử dụng các phần mềm

cũ, đem lại hiệu quả kinh tế cao EAI giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí xây dựng toàn bộ hệ thống mới, đồng thời ứng dụng được nhiều giải pháp mới bằng việc tích hợp ứng dụng của nhiều hãng sản xuất khác nhau

Như vậy một nghiên cứu cơ bản, đồng bộ về tin học hóa HTTT kế toán trong các doanh nghiệp xây dựng Việt Nam, từ đó đề xuất các giải pháp và khuyến nghị nhằm hoàn thiện HTTT kế toán trong bối cảnh phát triển và hội

nhập là rất cần thiết Vì vậy đề tài “Nghiên cứu xây dựng hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp xây dựng Việt Nam - Triển khai thử nghiệm tại Công

ty đầu tư Xây dựng và Thương mại Đất Việt” có ý nghĩa lý luận và thực tiễn

nhằm thúc đẩy hơn nữa sự phát triển HTTT kế toán trong bối cảnh của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0

2 Mục tiêu nghiên cứu và câu hỏi nghiên cứu

Mục tiêu tổng quát: Trên cơ sở đánh giá thực trạng mức độ tin học hóa trong các doanh nghiệp xây dựng hiện nay và nhu cầu cần thiết phải hoàn thiện vấn đề này, luận án tiến hành nghiên cứu thiết kế một hệ thống thông tin kế toán tin học hóa đồng bộ cho các doanh nghiệp xây dựng Việt Nam

Mục tiêu nghiên cứu cụ thể:

− Nghiên cứu các công trình khoa học trong và ngoài nước có liên quan

đến vấn đề đặt ra

− Nghiên cứu cơ sở lý luận về HTTT kế toán, vấn đề tin học hóa trong

các HTTT kế toán, các phương pháp tiếp cận việc nghiên cứu HTTT

kế toán

− Đánh giá thực trạng mức độ tin học hóa của các HTTT kế toán trong

các doanh nghiệp xây dựng Việt Nam hiện nay

− Đề xuất mô hình HTTT kế toán tin kế toán tin học hóa đồng bộ từ

cách tiếp cận các phần hành kế toán, có khả năng tích hợp với các

ứng dụng khác đã triển khai trong doanh nghiệp trên cơ sở công

nghệ tích hợp ứng dụng doanh nghiệp EAI

− Tiến hành thiết kế và lập trình các phần hành kế toán bằng phương

pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng

− Triển khai thử nghiệm hệ thống tại Công ty đầu tư Xây dựng và

Thương mại Đất Việt

Câu hỏi nghiên cứu: Để đạt được mục tiêu trên, luận án đã đặt ra và giải

đáp những câu hỏi nghiên cứu sau:

− Các công trình nghiên cứu trong và ngoài nước đã đề cập như thế nào

đến vấn đề này?

− Cơ sở lý luận về HTTT kế toán gồm những nội dung gì? Đặc điểm

hạch toán kế toán trong doanh nghiệp xây dựng và ảnh hưởng của nó

đến HTTT kế toán như thế nào?

− Thực trạng mức độ tin học hóa của các HTTT kế toán trong doanh

nghiệp xây dựng Việt Nam hiện nay như thế nào? Bài học về những

thành công và thiếu sót của quá trình này là gì?

− Mô hình HTTT kế toán tin học hóa đồng bộ theo cách tiếp cận các

phần hành kế toán có cấu trúc như thế nào?

− Qui trình phân tích, thiết kế và lập trình hướng đối tượng HTTT kế

toán tin học hóa đồng bộ được tiến hành như thế nào?

− Quá trình triển khai thử nghiệm HTTTKT tin học hóa đồng bộ tại

Công ty xây dựng Đất Việt như thế nào?

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: hệ thống thông tin kế toán và mức độ tin học hóa

HTTT kế toán tại doanh nghiệp xây dựng Việt Nam, gồm các yếu tố: con người, phần cứng, hệ thống mạng, phần mềm, dữ liệu, quy trình, thủ tục, hiệu quả ứng dụng

Phạm vi nghiên cứu: Không gian nghiên cứu gồm các doanh nghiệp xây

dựng trong phạm vi lãnh thổ Việt Nam Tuy nhiên, do khó khăn về thời gian và địa lý nên số lượng doanh nghiệp trên địa bàn Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh chiếm đa số Đây là những địa điểm tập trung nhiều loại hình doanh nghiệp xây dựng khác nhau Thời gian nghiên cứu từ năm 2014 đến năm 2017

4 Phương pháp nghiên cứu 4.1 Xác định phương pháp nghiên cứu

Một phương pháp nghiên cứu được sử dụng rất phổ biến trong lĩnh vực

CNTT hiện nay là phương pháp luận khoa học phân tích thiết kế HTTT (Design Science Research Methodology for Information Systems Research - DSRM) Đề

tài luận án thuộc chuyên ngành HTTT quản lý, là sự kết hợp hai lĩnh vực quản trị kinh doanh và CNTT Hơn nữa, xây dựng là một ngành công nghiệp lớn tại Việt Nam có hoạt động liên quan đến nhiều lĩnh vực sản xuất và kinh doanh

khác Do đó, tác giả lựa chọn phương pháp nghiên cứu DSRM (Hever, 2004) để

xây dựng và triển khai HTTT kế toán tại các doanh nghiệp xây dựng với những phương pháp cụ thể như sau:

- Phương pháp tiếp cận hệ thống

- Phương pháp đặc tả quy trình nghiệp vụ

- Phương pháp phân tích, thiết kế và xây dựng hệ thống

- Phương pháp triển khai thử nghiệm hệ thống

Phương pháp nghiên cứu định tính và định lượng được tác giả sử dụng trong giai đoạn đầu của luận án nhằm làm rõ nội dung nghiên cứu và thu thập đầy đủ thông tin về yêu cầu của người sử dụng mà một phần mềm kế toán trong doanh nghiệp xây dựng cần đáp ứng trước khi xây dựng HTTT kế toán

4.2 Quy trình thực hiện nghiên cứu

7

Nghiên cứu tổng quan và xác định vấn đề nghiên cứu

Tổng hợp nghiên cứu lý luận về hệ thống thông tin kế toán

Thực hiện nghiên cứu định tính

- Tìm hiểu qua tài liệu hệ thống

- Quan sát trực tiếp hệ thống

- Phỏng vấn chuyên gia

Thực hiện nghiên cứu định lượng

- Thiết kế phiếu khảo sát

- Thu thập dữ liệu sơ cấp bằng phiếu khảo sát

- Xử lý dữ liệu khảo sát

- Phân tích dữ liệu

Kết quả nghiên cứu định tính

- Đánh giá ưu nhược điểm của các phần mềm

kế toán hiện nay

- Tổng hợp nhu cầu ứng dụng hệ thống thông

tin kế toán

- Phân tích những phân hệ kế toán cần thiết

trong doanh nghiệp xây dựng.

Kết quả nghiên cứu định lượng

- Phân tích, tổng hợp thực trạng tin học hóa hệ thống thông tin kế toán

- Đánh giá mức độ cần thiết ứng dụng hệ thống dựng

- Xác định những phân hệ kế toán còn thiếu trong các phần mềm trên thị trường hiện nay

Nghiên cứu xây dựng hệ thống thông tin kế toán

- Đề xuất mô hình hệ thống thông tin kế toán

- Đặc tả quy trình nghiệp vụ

- Phân tích, thiết kế hệ thống

- Xây dựng hệ thống thông tin kế toán

Triển khai thử nghiệm hệ thống

Kết luận Hình 1 Quy trình thực hiện nghiên cứu

Nguồn: tác giả đề xuất

4.3 Phương pháp thu thập dữ liệu

Ba kỹ thuật được sử dụng trong nghiên cứu định tính gồm: tìm hiểu tài

liệu hệ thống, quan sát hệ thống điển hình và phỏng vấn chuyên sâu

Nghiên cứu định lượng chính thức sử dụng phiếu điều tra bằng bảng hỏi

Thời gian tiến hành khảo sát từ năm 2015 đến năm 2016 Người trả lời điền vào

bảng hỏi được gửi qua đường dẫn trên Google doc trên mẫu khảo sát gồm 350

bảng hỏi Có 2 hình thức gửi phiếu khảo sát tới người trả lời: Gửi trực tiếp bảng

khảo sát tới đúng người được khảo sát và gửi gián tiếp bảng khảo sát thông qua

phần mềm Forms – Google Docs tới các doanh nghiệp xây dựng

4.4 Phương pháp xử lý dữ liệu

Trong phương pháp nghiên cứu định tính, tác giả chủ yếu sử dụng phương

pháp phân tích và tổng hợp tài liệu nhằm tập hợp và phân tích, thống kê dữ liệu

nhằm mô tả thực trạng triển khai ứng dụng tin học trong công tác kế toán và

phát hiện ra những xu hướng công nghệ và kỹ thuật mới được sử dụng trong

hoạt động xây dựng hệ thống

8

Đối với phương pháp nghiên cứu định lượng, sau khi thu về 280 phiếu khảo sát trong tổng số 350 phiếu phát ra Các số liệu thứ cấp và sơ cấp thu thập được tổng hợp và thống kê, biểu diễn bằng các biểu đồ, đồ thị hoặc các bảng dữ liệu trên Excel với các giá trị cụ thể làm căn cứ cho những đánh giá và nhận xét

5 Các đóng góp mới của luận án

Trên cơ sở kế thừa các nền tảng lý luận và thực tiễn của các công trình nghiên cứu trước đó về HTTT kế toán, luận án có một số đóng góp mới như sau:

Thứ nhất, luận án đã hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về HTTT

kế toán, về tin học hóa trong HTTT kế toán trong khung cảnh cách mạng 4.0 để

có cách tiếp cận một cách phù hợp

Thứ hai, luận án đã khái quát những vấn đề cơ bản về doanh nghiệp xây

dựng và vai trò của HTTT kế toán trong doanh nghiệp xây dựng

Thứ ba, luận án đã phân tích, đánh giá một cách toàn diện vấn đề tin học

hóa trong các doanh nghiệp xây dựng hiện nay dựa trên các số liệu đã được công

bố và kết quả khảo sát của tác giả

Thứ tư, luận án đề xuất mô hình HTTT kế toán tin học hóa đồng bộ cho

các doanh nghiệp xây dựng Việt Nam bao gồm cả phần thông tin kế toán quản trị hầu như chưa được đề cập đến trong các phần mềm kế toán trước đây Hệ

thống bao gồm các phần hành: (1)- Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ; (2)- Kế toán chi phí sản xuất và giá thành công trình; (3) Kế toán tiền lương; (4)- Kế toán tài sản cố định; (5)- Kế toán doanh thu; (6)- Kế toán phân phối kết quả hợp đồng kinh doanh; (7)- Báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, báo cáo thuế Đây là các phần hành kế toán phù hợp với điều kiện quản lý trong các

doanh nghiệp xây dựng Việt Nam hiện nay và có khả năng tích hợp với các ứng dụng khác trong doanh nghiệp dựa trên nền tảng công nghệ tích hợp ứng dụng doanh nghiệp EAI

Thứ năm, luận án đã tiến hành thiết kế và lập trình (Design and Coding)

các phần hành kế toán bằng phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng tạo nên một HTTT kế toán tin học hóa đồng bộ

6 Kết cấu luận án

Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, luận án gồm 3 chương:

Chương 1. Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp xây dựng

Chương 2. Thực trạng tin học hóa hệ thống thông tin kế toán trong các doanh nghiệp xây dựng Việt Nam

Chương 3. Thiết kế hệ thống thông tin kế toán tin học hóa đồng bộ cho các

doanh nghiệp xây dựng Việt Nam và triển khai thử nghiệm tại Công ty xây dựng Đất

Việt

7 Tổng quan về các nghiên cứu trong và ngoài nước

7.1 Tình hình nghiên cứu trên thế giới

Những công trình nghiên cứu về HTTT kế toán được công bố chủ yếu tập

trung trong các tạp chí hàng đầu về kế toán và hệ thống thông tin HTTT kế toán

được biết đến như là sự giao thoa của hai lĩnh vực HTTT và kế toán (Nasser,

2012) Nghiên cứu của Romney và Steinbart(2015) đã tiếp cận xem HTTT kế

toán là hệ thống con của HTTT quản lý, trong đó hoạt động xử lý nghiệp vụ

phục vụ cho mục đích kế toán tại doanh nghiệp Nguồn lực cấu thành của HTTT

kế toán gồm tập hợp con người, phần mềm, phần cứng, hệ thống mạng, thông tin

kế toán và quá trình thiết lập thông tin kế toán và tình hình sản xuất kinh doanh

Hệ thống thông tin kế toán tập trung giải quyết các vấn đề liên quan tới thông tin

kế toán và tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

(1) Những nghiên cứu về khái niệm, vai trò và các thành phần trong hệ thống

thông tin kế toán

- Nghiên cứu khái niệm và các thành phần của HTTT kế toán

- Nghiên cứu vai trò và ảnh hưởng của HTTT kế toán trong các doanh

nghiệp

- Nghiên cứu chất lượng thông tin kế toán

- Nghiên cứu HTTT kế toán trong hệ thống hoạch định nguồn lực doanh

nghiệp

- Nghiên cứu các nhân tố tác động đến chất lượng thông tin kế toán

- Nghiên cứu tác động của thương mại điện tử (TMĐT) đến hệ thống

ghi nhận nghiệp vụ kế toán, kiểm soát nội bộ, tạo báo cáo trực tuyến

(2) Những nghiên cứu về công nghệ, kỹ thuật xây dựng hệ thống thông tin kế

toán

- Nghiên cứu ứng dụng máy tính kỹ thuật số

- Nghiên cứu giải pháp xây dựng phần mềm kế toán

- Nghiên cứu giải pháp xây dựng hệ thống thông tin kế toán theo mô hình

Client - Server

- Nghiên cứu giải pháp xây dựng hệ thống thông tin kế toán theo mô hình

Web-Based

- Nghiên cứu giải pháp xây dựng hệ thống thông tin kế toán theo mô hình

hướng dịch vụ trên nền điện toán đám mây

8.2 Tình hình nghiên cứu tại Việt Nam

(1) Những nghiên cứu tổng quan về hệ thống thông tin kế toán và phần mềm kế

toán

- Nghiên cứu lý thuyết về khái niệm, vai trò và các nguồn lực trong HTTT

kế toán

- Nghiên cứu chất lượng thông tin kế toán

- Nghiên cứu kiểm soát HTTT kế toán

- Nghiên cứu quy trình xây dựng phần mềm kế toán

(2) Những nghiên cứu về công nghệ, kỹ thuật xây dựng hệ thống thông tin kế toán

- Hệ thống kế toán xử lý bán thủ công

- Hệ thống thông tin kế toán tin học hóa từng phần

- Hệ thống thông tin kế toán tin học hóa đồng bộ

8 Khoảng trống nghiên cứu

Tổng hợp những công trình trong và ngoài nước cho thấy số lượng công trình nghiên cứu về HTTT kế toán rất phong phú cả về lý luận và thực tiễn và đề cập đến rất nhiều khía cạnh khác nhau cả về khái niệm, nguồn lực, quy trình xây dựng và triển khai hệ thống Đây là những tài liệu tham khảo rất có giá trị cho các nhà quản lý, nhà nghiên cứu và giảng dạy trong lĩnh vực HTTT kế toán Hệ thống thông tin kế toán đã có vai trò rất quan trọng trong công tác quản lý của các Công ty xây dựng, đặc biệt là các công ty xây dựng lớn như Tổng công ty Sông Đà, Tổng công ty xây dựng Hà Nội, Tổng công ty xây dựng số 1, LICOGI, Tổng công ty xây dựng Bạch Đằng, Tổng công ty xây dựng Lũng Lô Tuy nhiên, những nghiên cứu trên thế giới về việc xây dựng HTTT kế toán còn chung chung, không có giải pháp cho ngành nghề đặc thù, loại hình doanh nghiệp cụ thể Những nghiên cứu về hoạt động xây dựng một HTTT kế toán tại Việt Nam còn hạn chế về số lượng và phần lớn đều do những tác giả chuyên

ngành kế toán nghiên cứu như Hoàng Văn Ninh (2010), Hồ Mỹ Hạnh (2014), Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2014) nhằm hoàn thiện bộ máy kế toán trong doanh

nghiệp mà không có giải pháp cụ thể xây dựng HTTT kế toán hiệu quả Có thể đưa ra một số nhận xét như sau:

- Mức độ tin học hóa HTTT kế toán trong các doanh nghiệp xây dựng còn

chưa cao, chủ yếu còn ở mức sử dụng bảng tính EXCEL hay phần mềm kế toán riêng lẻ, rất ít doanh nghiệp triển khai HTTT kế toán tin học hóa đồng bộ Mặc

dù một số ứng dụng kế toán đã được triển khai ngay khi doanh nghiệp thành lập nhưng nhiều nhà cung cấp xây dựng phần mềm cho mọi ngành nghề sản xuất kinh doanh, trong đó có phân hệ hạch toán kế toán xây dựng như Misa, Bravo,

11

Fast, Effect, SmartPro, AccNet nên một số nghiệp vụ kế toán xây dựng không

được hạch toán chi tiết Một số phần mềm chuyên nghiệp cho ngành xây dựng

như Ame Construction, Amis.Vn, CicAccount, Vacom lại thiếu nhiều phân hệ

chức năng chính và những nhà cung cấp phần mềm chưa có cơ sở lý luận để tư

vấn mô hình nào là phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp xây dựng

- Phần lớn doanh nghiệp chưa thiết lập được HTTT kế toán theo hướng

cung cấp thông tin kế toán quản trị phục vụ cho nhà quản lý mà chủ yếu là cung

cấp thông tin tài chính Một số hệ thống triển khai có chức năng báo cáo kế toán

quản trị nhưng không đầy đủ, nội dung đơn giản, mang tính rời rạc, chưa phân

tích sâu sắc về hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp, thông tin do

các báo cáo kế toán mang lại cho nhà quản lý còn rất hạn chế

- Hệ thống thông tin kế toán thiếu linh hoạt trong việc định dạng báo cáo,

không tự động cập nhật chế độ kế toán mới Mỗi khi Bộ Tài chính thay đổi mẫu

báo cáo thì người sử dụng phải cập nhật thủ công hoặc phải chờ nhà cung cấp

phần mềm cập nhật Sổ sách, phiếu kế toán chưa đúng chuẩn theo chế độ kế toán

hiện hành Chưa có một nghiên cứu về khung lý thuyết đầy đủ và tiến hành xây

dựng một mô hình HTTT kế toán toàn diện đáp ứng đầy đủ các hoạt động

nghiệp vụ kế toán và các báo cáo cần có cho doanh nghiệp ngành xây dựng

Ngoài ra, tốc độ xử lý của hệ thống còn chậm, gây khó khăn cho người sử dụng,

đặc biệt là khi cập nhật giá xuất hoặc tìm kiếm dữ liệu

- Kỹ thuật thu thập và xử lý thông tin chưa hiện đại, chưa tạo được sự kết

nối và tính ổn định giữa yêu cầu của ban giám đốc và thông tin phục vụ quản lý

Các phòng ban có chức năng quản lý trong doanh nghiệp chưa được tổ chức

theo mô hình các trung tâm kế toán trách nhiệm

Ngoài ra, chưa có cuộc khảo sát thực trạng ứng dụng tin học trong công

tác kế toán tại doanh nghiệp xây dựng Việt Nam (ngoài những khảo sát hàng

năm của VCCI về ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông trong các

doanh nghiệp nói chung) để phân tích những ưu nhược điểm của ứng dụng đó và

khả năng đáp ứng nhu cầu hạch toán kế toán như hiệu quả triển khai ứng dụng,

từ đó xác định được những nghiệp vụ hạch toán kế toán ngành xây dựng nào đã

được tin học hóa, những nghiệp vụ nào cần được triển khai nhằm hỗ trợ hoạt

động quản lý tài chính trong doanh nghiệp có hiệu quả

Như vậy, cho đến nay chưa có một công trình nào nghiên cứu một cách có

hệ thống về tin học hóa của các HTTT kế toán trong các doanh nghiệp xây dựng

12

Việt Nam, đánh giá thực trạng mức độ tin học hóa và đề xuất mô hình HTTT kế toán tin học hóa đồng bộ cho loại hình doanh nghiệp này Đây chính là khoảng trống nghiên cứu mà luận án hướng tới giải quyết

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

TRONG DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG 1.1 Tổng quan hệ thống thông tin kế toán

1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin kế toán

Trình bày những khái niệm khác nhau và các nguồn lực trong hệ thống thông tin kế toán

1.1.2 Vai trò của hệ thống thông tin kế toán

HTTT kế toán được đánh giá có vai trò thiết thực trong việc: (1) nâng cao hiệu quả khai thác các thiết bị, cơ sở hạ tầng hiện có; (2) thông tin kịp thời cho khách hàng, cung cấp cho khách hàng thông tin chính xác và chi tiết về tình hình tài chính kế toán; (3) tăng năng suất lao động; (4) là chất xúc tác trong quá trình cải thiện các quá trình tác nghiệp, loại bỏ công việc không cần thiết và tránh những việc lặp lại

1.1.3 Quy trình hoạt động của hệ thống thông tin kế toán

Quy trình hoạt động của HTTT kế toán bao gồm ba hoạt động chính là thu thập, xử lý và truyền phát thông tin, lưu trữ dữ liệu, điều khiển và kiểm soát hệ thống

1.1.4 Nguyên tắc xây dựng hệ thống thông tin kế toán

Quá trình xây dựng HTTT kế toán cần đảm bảo nguyên tắc: hệ thống, tích hợp, hiệu quả

1.2 Đặc trưng hệ thống thông tin kế toán ngành xây dựng

1.2.1 Đặc điểm ngành xây dựng Việt Nam 1.2.2 Đặc điểm kế toán ngành xây dựng

Hạch toán kế toán ngành xây dựng phụ thuộc bởi: Sản phẩm là những công trình mang tính đơn lẻ, được xây dựng trong thời gian dài và bị ảnh hưởng bởi môi trường xã hội; địa điểm sản xuất phụ thuộc vào địa điểm thi công; giá thành công trình thay đổi theo thị trường

1.2.3 Đặc điểm hệ thống thông tin kế toán ngành xây dựng

Việc hạch toán kế toán khác so với các ngành nghề khác ở: kế toán chi phí sản xuất và giá thành công trình, kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ, kế

toán doanh thu, kế toán tài sản cố định, kế toán xác định kết quả kinh doanh, kế

toán quản trị

1.3 Những mức độ tin học hóa hệ thống thông tin kế toán

Trình bày đặc điểm hệ thống kế toán thủ công, hệ thống kế toán bán thủ

công (trên file Excel), HTTT kế toán tin học hóa từng phần, HTTT kế toán tin

học hóa đồng bộ và HTTT kế toán trong ERP

1.4 Công nghệ xây dựng hệ thống thông tin kế toán

Trong luận án này, tác giả kế thừa mô hình kiến trúc hướng dịch vụ (Service

Oriented Architecture - SOA) dựa trên công nghệ dịch vụ Web do IBM (2004) đề

xuất

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trong chương này tác giả đã trình bày những vấn đề lý luận cơ bản về kế

toán và hệ thống thông tin kế toán, vai trò và nguyên tắc xây dựng HTTT kế

toán Tiếp đó tác giả tiến hành phân tích các đặc thù của công tác kế toán trong

ngành xây dựng và những đặc trưng của HTTT kế toán xây dựng Tác giả đã

tổng hợp, đánh giá những mức độ tin học hóa HTTT kế toán và phân tích công

nghệ xây dựng HTTT kế toán hiện nay Kết quả chương 1 là căn cứ khoa học

cho tác giả nghiên cứu thực trạng tin học hóa HTTT kế toán tại doanh nghiệp

xây dựng trong chương 2 và các giải pháp xây dựng hệ thống trong chương 3

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TIN HỌC HÓA HỆ THỐNG THÔNG TIN

KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG VIỆT NAM

2.1 Mô tả mẫu

Mô tả thông tin về doanh nghiệp đã tham gia khảo sát

2.2 Phân tích thực trạng tin học hóa hệ thống thông tin kế toán tại các

doanh nghiệp xây dựng

2.2.1 Thực trạng về phần cứng và hệ thống mạng

Trang thiết bị phần cứng được khảo sát chủ yếu tập trung vào các nhóm

sản phẩm chính gồm: máy chủ, máy tính để bàn, máy tính xách tay, máy in, điện

thoại, fax, máy quét, máy chiếu đa năng

2.2.2 Thực trạng về phần mềm kế toán

- Về mong muốn của người sử dụng đối với phần mềm kế toán: Giao diện

màn hình thân thiện, việc trao đổi dữ liệu giữa các kế toán viên cần được thực

hiện tự động, mẫu báo cáo phù hợp với yêu cầu, tuân thủ các quy định và chế độ

kế toán Việt Nam

- Về khả năng nâng cấp, mở rộng: một số phần mềm cho phép người sử dụng có thể tùy biến cao như Misa, Omega.GL

- Về các thông số kỹ thuật trong phần mềm: nền tảng công nghệ, kỹ thuật, ngôn ngữ lập trình, hệ quản trị CSDL

- Về khả năng đáp ứng nhu cầu nghiệp vụ kế toán: các phần mềm kế toán

hiện nay trên thị trường thường hỗ trợ nghiệp vụ kế toán nguyên vật liệu, kế

toán CPSX, kế toán tài sản cố định và các biểu mẫu báo cáo tài chính

- Về ưu nhược điểm của phần mềm: có nhiều chức năng dư thừa trong khi

lại thiếu những nghiệp vụ kế toán xây dựng cần thiết, phần mềm không hỗ trợ tạo báo cáo quản trị hoặc báo cáo không đáp ứng các yêu cầu của Bộ Tài chính hoặc chưa cập nhật Luật kế toán mới, thao tác phức tạp, người sử dụng hạch toán sai nhưng phần mềm không báo lỗi

2.2.3 Thực trạng về dữ liệu kế toán

- Về nội dung đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu

- Về hệ quản trị cơ sở dữ liệu

- Về chức năng đảm bảo an toàn thông tin trong phần mềm

2.2.4 Thực trạng về quy trình nghiệp vụ và chế độ kế toán

Một số doanh nghiệp chưa có quy định cụ thể việc in sổ, báo cáo, lưu trữ

dữ liệu, thao tác chỉnh sửa số liệu chứng từ được sửa trực tiếp và không lập chứng từ sửa sai Vấn đề khử trùng các bút toán của doanh nghiệp rất khác nhau, chưa có phương pháp nào đảm bảo khoa học và có tính hệ thống, chủ yếu dựa trên việc loại trừ chứng từ đã nhập dữ liệu có cùng nội dung theo cách thủ công, hoặc hạch toán qua tài khoản trung gian, không đúng với bản chất nghiệp vụ kế toán Thực tế khi triển khai ứng dụng tin học, doanh nghiệp thường kết hợp giữa chương trình phần mềm và thực hiện thủ công bằng tay

2.2.5 Thực trạng về người sử dụng

Người sử dụng hầu hết là kế toán viên, những người có chuyên môn kế toán được đào tạo tại các trường đại học, cao đẳng hoặc trung cấp trong cả nước (người có trình độ trên đại học chiếm 26,34%, người có bằng đại học chiếm 54,20%) Kỹ năng sử dụng và thao tác máy tính thường do kinh nghiệm hoặc tự học Nhà quản lý hiếm khi thao thác trực tiếp trên các ứng dụng này, họ được cung cấp các bản BCTC kế toán theo định kỳ hoặc khi có yêu cầu đột xuất

15

Hệ thống thông tin kế toán

1 Quản lý thiết lập

5 Quản lý nghiệp vụ

Lập BC tài chính

Lập BC quản trị

Lập BC thuế

Quản lý hàng hóa

Quản lý đơn vị tính

Quản lý thông tin TSCĐ

Quản lý kho hàng

Quản lý phòng ban

Quản lý nhà cung cấp

Quản lý khách hàng

Quản lý nhân viên

Quản lý tiền tệ

Quản lý loại thuế

Quản lý ngân hàng

Quản lý ghi tăng TSCĐ

Quản lý ghi giảm TSCĐ

Quản lý phiếu bán hàng

Quản lý hóa đơn mua hàng

Quản lý phiếu ghi nợ

Quản lý phiếu xuất

Quản lý phiếu nhập

Quản lý phiếu thu

Quản lý phiếu chi

Quản lý sổ chi tiết tài khoản

Quản lý sổ chi tiết bán hàng

Quản lý sổ chi tiết NVL CCDC

Quản lý sổ cái

Quản lý sổ kho

Quản lý sổ quỹ tiền

mặt

Quản lý sổ quỹ tiền gửi ngân hàng

Quản lý sổ nhật kí chung

Kế toán NVL và CCDC

Kế toán chi phí SX

và giá thành SP

Kế toán lương

Kế toán TSCĐ

Kế toán doanh thu

HĐ xây dựng

Thiết lập thông

tin doanh nghiệp

Thiết lập tài

khoản

Thiết lập kì kế

toán

Thiết lập số dư

HH ban đầu

Thiết lập chứng

từ

Thiết lập định

dạng hiển thị

Thiết lập bút

toán kết chuyển

Thiết lập bút

toán

Thiết lập định

dạng báo cáo

Kế toán xác định kết quả kinh doanh

Hình 3.1 Các phân hệ chức năng trong hệ thống thông tin kế toán

Nguồn: Tác giả đề xuất

18

3.1.2 Mô hình công nghệ hệ thống thông tin kế toán

Tầng Cơ sở dữ liệu

Quản lý

dữ liệu

Cơ sở dữ liệu thành phần (dạng quan hệ)

Tập tin

Báo cáo kế toán Danh mục

từ điển

Tập tin trung gian

Hệ Quản trị CSDL (Oracle, FireBird, SQL Server)

Quản lý truy vấn/Tìm kiếm

Quản lý giao dịch

Quản lý lưu trữ Đồng bộ dữ

liệu

Quản lý thư mục

Quản lý đối tượng

Tầng ứng dụng

1 Quản lý

6 Quản lý báo cáo

Tầng trình diễn

.Net Framework, DevExpress, Javascript,HTML,CSS

LAN, WAN, VPN,

Cơ sở hạ tầng Công nghệ

Tầng phần cứng và mạng

Máy chủ

Thành phần giao diện người dùng

Máy chủ Web

3 Quản lý

Báo cáo Thuế

Báo cáo tài chính

Kiến trúc hướng dịch vụ (SOA) Giao diện lập trình ứng dụng chuyển đổi trạng thái đại diện (REST API)

Tích hợp ứng dụng doanh nghiệp (EAI)

5 Quản lý nghiệp vụ kế toán xây dựng

Kế toán NVL

và CCDC

Kế toán chi phí SX

Kế toán

Kế toán doanh thu

Kế toán xác định KQKD

Hình 3.2 Mô hình công nghệ hệ thống thông tin kế toán

Nguồn: Tác giả đề xuất

19

Dựa trên hướng dẫn xây dựng HTTT theo mô hình kiến trúc hướng dịch

vụ của Thomas Erl (2005), căn cứ vào 6 nghiệp vụ kế toán và 3 loại báo cáo đặc

trưng của doanh nghiệp ngành xây dựng, tác giả đề xuất quy trình xây dựng

HTTT kế toán gồm 8 bước sau:

Bước 1 Khảo sát các phân hệ kế toán hiện có

Bước 2 Xác định các phân hệ kế toán mới

Bước 3 Phân tích quy trình nghiệp vụ kế toán

Bước 4 Phân tích và thiết kế hệ thống

Bước 5 Lập trình và kiểm thử

Bước 6 Xây dựng trục tích hợp doanh nghiệp

Bước 7 Tích hợp các phân hệ cũ vào hệ thống mới

Bước 8 Bảo trì và nâng cấp hệ thống

Hình 3.3 Quy trình xây dựng hệ thống thông tin kế toán

Nguồn: tác giả đề xuất

3.2 Giải pháp xây dựng hệ thống thông tin kế toán

- Hoàn thiện hệ thống mạng và phần cứng: Hệ thống phần cứng được

thiết lập phụ thuộc vào điều kiện tổ chức nhân lực trong phòng kế toán Nhằm

đảm bảo tính an toàn và bảo mật dữ liệu, cần tổ chức sao cho không có hai kế

toán viên nào sử dụng chung một máy tính Bộ phận kế toán được phân chia một

20

dải mạng riêng để kế toán viên làm việc nội bộ, tránh được sự xâm nhập trái phép từ các thiết bị ở phòng ban khác hoặc ở bên ngoài Máy tính được kết nối với nhau theo mô hình mạng kết hợp Các máy trạm sẽ làm việc trực tiếp trên CSDL tại máy chủ Vào cuối ngày, máy chủ sẽ thực hiện thao tác sao lưu dữ liệu

để phòng ngừa rủi ro mất dữ liệu Máy trạm và máy chủ gửi thông tin sang các phòng ban khác thông qua thiết bị định tuyến Router hoặc định tuyến bằng máy chủ Các thiết bị khác như điện thoại, máy in, máy fax sử dụng hệ thống bằng cách gửi yêu cầu đến máy chủ Hệ thống máy chủ được kết nối Internet để tăng cường hiệu quả chia sẻ và được bảo mật bằng các thiết bị chuyển mạch như

Switch, Router hay tường lửa (Firewall)

- Xây dựng phần mềm kế toán: Điểm khác biệt lớn nhất so với các phần mềm kế toán có trên thị trường hiện nay là phần mềm AISC (Accounting Information System in Construction company) do tác giả đề xuất có đầy đủ chức

năng kế toán độc lập và các loại báo cáo giúp cho kế toán viên xử lý thao tác nghiệp vụ nhanh chóng, chính xác Phần mềm có chế độ phân quyền và chạy dưới sự giám sát của phần mềm diệt Virus nhằm tăng cường khả năng bảo mật

dữ liệu kế toán Phần mềm khi triển khai không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định bởi các văn bản pháp luật có hiệu lực hiện hành Ngoài những phân hệ cần thiết của một phần mềm kế toán thông thường như quản lý hệ thống, quản lý danh mục, quản lý chứng từ, quản lý sổ kế

toán, quản lý báo cáo; luận án xây dựng phân hệ Quản lý kế toán xây dựng hỗ

trợ trực tiếp những nghiệp vụ kế toán liên quan đến lĩnh vực xây dựng và phân

hệ Quản lý báo cáo nhằm tự động tạo các loại báo cáo theo yêu cầu của người

sử dụng Điểm mới của phần mềm so với những phần mềm trên thị trường hiện nay là tác giả xây dựng phần mềm dưới dạng các mô đun chương trình có thể hoạt động độc lập hoặc tích hợp với những phân hệ chức năng trong phần mềm khác

- Xây dựng cơ sở dữ liệu kế toán: Trong mô hình này, CSDL là tập hợp

dữ liệu có cấu trúc, được tạo nên từ những file dữ liệu kế toán lưu trữ nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày Dữ liệu kế toán thu thập được sẽ được cập nhật và lưu trữ vào các bảng quan hệ Phần mềm tự động nhập dữ liệu từ các bộ phận liên quan và tính toán phân bổ tập hợp CPSX Cơ sở dữ liệu mã hóa các khoản mục, đối tượng chịu chi phí Bảng kết quả sẽ thống kê tập hợp CPSX theo đối